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19_20160301_FAS_ATTIVITA_STRUMENTALI_FINAL
PROGETTO AGGIORNAMENTO DEL MODELLO 231 DI FASCINO
P.G.T. S.R.L.
DOC. NUM. 19
STATO DEFINITIVO
DATA 1 MARZO 2016
NUM. COPIE 1 ELETTRONICA
MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO
ADOTTATO AI SENSI DEL D. LGS. 231/01
PARTE SPECIALE – ATTIVITÀ STRUMENTALI ALLA COMMISSIONE
DI ILLECITI IN CONCORSO
DESTINATARI
FUNZIONE NOME
REFERENTE INTERNO STEFANO CAPANNA
COMITATO GUIDA GIUSEPPE DE FILIPPI
STEFANO CAPANNA
I destinatari del presente documento sono autorizzati all’utilizzo dello stesso limitatamente per le finalità di esecuzione
dell’incarico progettuale e nel solo ambito di Fascino P.G.T. S.r.l.
Questo documento non potrà essere da Voi utilizzato per altri fini diversi da quelli previsti nell’ambito dell’incarico, né è
permessa la divulgazione a terzi non destinatari dei documenti stessi.
PARTE SPECIALE – ATTIVITÀ STRUMENTALI ALLA
COMMISSIONE DI ILLECITI IN CONCORSO (ART. 6, COMMA 2,
LETT. C))
2
INDICE
1 INTRODUZIONE .......................................................................................................... 4
2 LE ATTIVITÀ STRUMENTALI ALLA COMMISSIONE DI ILLECITI IN CONCORSO .............. 4
3 I DESTINATARI DELLA PARTE SPECIALE .................................................................... 5
4 LE MODALITÀ DI GESTIONE DELLE RISORSE FINANZIARIE IDONEE AD IMPEDIRE LA
COMMISSIONE DEI REATI .................................................................................................... 6
4.1 ORGANIZZAZIONE DELLA STRUTTURA DI DELEGHE ORGANIZZATIVE PER LA
GESTIONE DEI FLUSSI FINANZIARI ................................................................................... 6
4.1.1 I PRINCIPI GENERALI DI COMPORTAMENTO ................................................. 6 4.1.2 I PROTOCOLLI DI CONTROLLO A PRESIDIO DEI RISCHI-REATO .................... 6 4.1.3 I FLUSSI INFORMATIVI VERSO L’ORGANISMO DI VIGILANZA ..................... 7
4.2 PAGAMENTI E MOVIMENTAZIONE DEI CONTI CORRENTI BANCARI ........................ 7
4.2.1 I PRINCIPI GENERALI DI COMPORTAMENTO ................................................. 7 4.2.2 I PROTOCOLLI DI CONTROLLO A PRESIDIO DEI RISCHI-REATO .................... 7
4.2.3 I FLUSSI INFORMATIVI VERSO L’ORGANISMO DI VIGILANZA ..................... 9 4.3 GESTIONE DEGLI ORDINI...................................................................................... 9
4.3.1 I PRINCIPI GENERALI DI COMPORTAMENTO ................................................. 9
4.3.2 I PROTOCOLLI DI CONTROLLO A PRESIDIO DEI RISCHI-REATO .................... 9 4.3.3 I FLUSSI INFORMATIVI VERSO L’ORGANISMO DI VIGILANZA ................... 10
4.4 GESTIONE DELLE SPESE DI TRASFERTA DEL PERSONALE E DEL CAST DEI
PROGRAMMI TELEVISIVI ............................................................................................... 10
4.4.1 I PRINCIPI GENERALI DI COMPORTAMENTO ............................................... 10 4.4.2 I PROTOCOLLI DI CONTROLLO A PRESIDIO DEI RISCHI-REATO .................. 10
4.4.3 I FLUSSI INFORMATIVI VERSO L’ORGANISMO DI VIGILANZA ................... 11 4.5 GESTIONE DELLE SPESE DI RAPPRESENTANZA ................................................... 11
4.5.1 I PRINCIPI GENERALI DI COMPORTAMENTO ............................................... 11 4.5.2 I PROTOCOLLI DI CONTROLLO A PRESIDIO DEI RISCHI-REATO .................. 11 4.5.3 I FLUSSI INFORMATIVI VERSO L’ORGANISMO DI VIGILANZA ................... 12
4.6 GESTIONE DI SPONSORIZZAZIONI, LIBERALITÀ, DONI E/O OMAGGI ..................... 12 4.6.1 I PRINCIPI GENERALI DI COMPORTAMENTO ............................................... 12
4.6.2 I PROTOCOLLI DI CONTROLLO A PRESIDIO DEI RISCHI-REATO .................. 13 4.6.3 I FLUSSI INFORMATIVI VERSO L’ORGANISMO DI VIGILANZA ................... 13
4.7 SELEZIONE E GESTIONE DEL PERSONALE ........................................................... 13
4.7.1 I PRINCIPI GENERALI DI COMPORTAMENTO ............................................... 13 4.7.2 I PROTOCOLLI DI CONTROLLO A PRESIDIO DEI RISCHI-REATO .................. 14 4.7.3 I FLUSSI INFORMATIVI VERSO L’ORGANISMO DI VIGILANZA ................... 15
4.8 SELEZIONE DEI FORNITORI ................................................................................ 15
4.8.1 I PRINCIPI GENERALI DI COMPORTAMENTO ............................................... 15 4.8.2 I PROTOCOLLI DI CONTROLLO A PRESIDIO DEI RISCHI-REATO .................. 15 4.8.3 I FLUSSI INFORMATIVI VERSO L’ORGANISMO DI VIGILANZA ................... 15
PARTE SPECIALE – ATTIVITÀ STRUMENTALI ALLA
COMMISSIONE DI ILLECITI IN CONCORSO (ART. 6, COMMA 2,
LETT. C))
3
4.9 SELEZIONE DEI COMPONENTI DEL CAST DEI PROGRAMMI TELEVISIVI
(PROTAGONISTI, COMPARSE, ETC.) ............................................................................... 16 4.9.1 I PRINCIPI GENERALI DI COMPORTAMENTO ............................................... 16 4.9.2 I PROTOCOLLI DI CONTROLLO A PRESIDIO DEL RISCHIO REATO ................ 16
4.9.3 I FLUSSI INFORMATIVI VERSO L’ORGANISMO DI VIGILANZA ................... 16
PARTE SPECIALE – ATTIVITÀ STRUMENTALI ALLA
COMMISSIONE DI ILLECITI IN CONCORSO (ART. 6, COMMA 2,
LETT. C))
4
1 INTRODUZIONE
L’art. 6, comma 2, lett. c) del D.Lgs. 231/2001, stabilisce che le Società debbano
“individuare modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee ad impedire la
commissione dei reati”.
Tale norma, in considerazione della rilevanza attribuita ai fini dell’applicazione del
D.Lgs. 231/2001 dei processi dell’area finanziaria, presuppone una trattazione separata
di quelle attività che concernono la gestione di risorse finanziarie che potrebbero
astrattamente essere utilizzate quale strumento per la commissione di una variegata
tipologia di illeciti.
Pertanto, in fase di analisi preliminare, si è reso opportuno identificare le cosiddette
“attivià strumentali” alla comissione di reati, ovvero alle diverse modalità di gestione
delle risorse finanziarie – e non – della Società che risultano come potenzialmente idonee
a consentire la creazione di fondi neri o di altre forme di vantaggio, utilizzabili allo scopo
di corrompere uno o più soggetti o di retribuirli, allo scopo di persuaderli a commettere
un reato nell’interesse o a vantaggio della Società1.
2 LE ATTIVITÀ STRUMENTALI ALLA COMMISSIONE DI ILLECITI IN CONCORSO
Di seguito sono analizzate nel dettaglio le attività che pur non costituendo direttamente
occasioni di reato, sono state individuate durante il workshop operativo come
potenzialmente idonee a consentire la creazione di fondi neri o di altre forme di vantaggio
utilizzabili allo scopo di corrompere uno o più soggetti, persuadendoli a commettere un
reato nell’interesse o a vantaggio della Società.
Ref. Attività Strumentali alla commissione di illeciti in concorso
1STR Organizzazione della struttura di deleghe organizzative per la gestione dei
flussi finanziari
2STR Pagamenti e movimentazione dei conti correnti bancari
3STR Gestione degli ordini
4STR Gestione delle spese di trasferta del personale e del cast dei programmi
televisivi
1 Nell’ambito della categoria dei reati contro la Pubblica Amministrazione, ad esempio, vengono in rilievo
alcuni processi di selezione e gestione del personale, Scelta del contraente per l'affidamento di lavori,
forniture e servizi che, pur non comportando contatti o rapporti diretti con la P.A., potrebbero assumere
carattere strumentale e/o di supporto ai fini della commissione dei reati di corruzione e di induzione indebita
a dare o promettere utilità. Si tratta, infatti, di processi che, anche se svolti nell’ambito di rapporti tra privati,
possono risultare strumentali ai fini della costituzione di una “provvista” da impiegarsi per successive
attività corruttive (ovvero consentono il riconoscimento di un’utilità diversa dal denaro a titolo di favore
verso un soggetto della P.A.).
PARTE SPECIALE – ATTIVITÀ STRUMENTALI ALLA
COMMISSIONE DI ILLECITI IN CONCORSO (ART. 6, COMMA 2,
LETT. C))
5
Ref. Attività Strumentali alla commissione di illeciti in concorso
5STR Gestione delle spese di rappresentanza
6STR Gestione di sponsorizzazioni, liberalità, doni e/o omaggi
7STR Selezione e gestione del personale
8STR Selezione dei fornitori
9STR Selezione dei componenti del cast dei programmi televisivi (protagonisti,
comparse, etc.)
3 I DESTINATARI DELLA PARTE SPECIALE
Sono destinatari (di seguito i “Destinatari”) della presente Parte Speciale del Modello di
organizzazione, gestione e controllo ai sensi del D. Lgs. 231/01 della Società e si
impegnano al rispetto del contenuto dello stesso:
gli amministratori e i dirigenti della Società (cosiddetti soggetti apicali);
i dipendenti della Società (cosiddetti soggetti interni sottoposti ad altrui
direzione);
In forza di specifica accettazione o in forza di apposite clausole contrattuali possono
essere destinatari di specifici obblighi per il rispetto del contenuto della Parte Generale o
della presente Parte Speciale i seguenti soggetti esterni (di seguito i “Soggetti Esterni”):
i collaboratori, i consulenti e in generale i soggetti che svolgono attività di lavoro
autonomo;
i fornitori e i partner (anche sottoforma di associazione temporanea di imprese,
comprese le società di somministrazione di lavoro nonché di joint-venture);
nella misura in cui essi operino per conto o nell interesse della Società nell ambito delle
aree di attività individuate come sensibili all interno del Modello di Organizzazione,
gestione e controllo.
PARTE SPECIALE – ATTIVITÀ STRUMENTALI ALLA
COMMISSIONE DI ILLECITI IN CONCORSO (ART. 6, COMMA 2,
LETT. C))
6
4 LE MODALITÀ DI GESTIONE DELLE RISORSE FINANZIARIE IDONEE AD IMPEDIRE LA
COMMISSIONE DEI REATI
Di seguito, per ciascuna delle attività strumentali identificate, sono descritte le modalità
di gestione delle risorse finaziarie2 individuate dalla Società e poste presidio dei rischi di
reato.
4.1 ORGANIZZAZIONE DELLA STRUTTURA DI DELEGHE ORGANIZZATIVE PER LA
GESTIONE DEI FLUSSI FINANZIARI
4.1.1 I PRINCIPI GENERALI DI COMPORTAMENTO
STR.A.1 i Destinatari devono effettuare le operazioni finanziarie in forza dei poteri
di firma previsti dalle procure, a seguito di adeguata autorizzazione al
pagamento come previsto dalle deleghe organizzative interne;
STR.A.2 è fatto espresso divieto ai Destinatari di compiere operazioni finanziarie
per cui non siano stati espressamente autorizzati tramite procura o delega
organizzativa;
STR.A.3 è fatto espresso divieto ai Destinatari di svolgere compiti operativi per i
quali non siano stati espressamente autorizzati, anche in violazione delle
profilature delle utenze per l'utilizzo dei sistemi gestionali e del sistema
contabile.
4.1.2 I PROTOCOLLI DI CONTROLLO A PRESIDIO DEI RISCHI-REATO
STR.B.1 il sistema di deleghe e procure è sottoposto a revisione con cadenza
perlomeno triennale, in occasione del rinnovo del Consiglio di
Amministrazione;
STR.B.2 il Consiglio di Amministrazione assicura che la distribuzione dei poteri di
impegno e di spesa prevista dal sistema delle procure e delle deleghe della
Società sia basata su un meccanismo di soglie volto a richiedere un diverso
livello di approvazione a seconda del valore e della tipologia dell’operazione;
STR.B.3 il Direttore Amministrativo, avvalendosi del supporto di Soggetti Esterni
specializzati, assicura che i sistemi gestionali ed il sistema contabile impiegati
dalla Società siano protetti da un meccanismo di profilatura che limiti le
abilitazioni e la possibilità di compiere alcuni tipi di operazioni in relazione ai
compiti e alle responsabilità di ciascun utente;
STR.B.4 il Direttore Amministrativo, avvalendosi del supporto di Soggetti Esterni
specializzati, assicura che il meccanismo di profilatura ai sistemi gestionali ed
al sistema contabile siano formalmente rivisti con cadenza quantomeno
triennale ed ogni volta che se ne intraveda la necessità3.
2Per ciascuna “attività strumentale” identificata, sono stati previsti: i) i principi generali di comportamento
ii) i protocolli di controllo a presidio dei rischi-reato iii) i flussi informativi verso l’Organismo di Vigilanza. 3 Per esempio in presenza di riorganizzazioni, assunzioni, dimissioni, cambio ruolo, etc.
PARTE SPECIALE – ATTIVITÀ STRUMENTALI ALLA
COMMISSIONE DI ILLECITI IN CONCORSO (ART. 6, COMMA 2,
LETT. C))
7
4.1.3 I FLUSSI INFORMATIVI VERSO L’ORGANISMO DI VIGILANZA4
STR.C.1 il Direttore Amministrativo fornisce all’Organismo di Vigilanza copia del
sistema di deleghe e procure approvato dal Consiglio di Amministrazione e lo
informa degli eventuali aggiornamenti e variazioni;
STR.C.2 il Direttore Amministrativo fornisce all’Organismo di Vigilanza un
prospetto riassuntivo del meccanismo di profilatura previsto per i sistemi
gestionali ed il sistema contabile impiegati dalla Società e, con cadenza
annuale, lo informa degli eventuali aggiornamenti e variazioni.
4.2 PAGAMENTI E MOVIMENTAZIONE DEI CONTI CORRENTI BANCARI
4.2.1 I PRINCIPI GENERALI DI COMPORTAMENTO
STR.A.4 i Destinatari devono in ragione del proprio ruolo e responsabilità,
assicurare l’adeguata tracciabilità delle operazioni finanziarie, segnalando
qualsiasi irregolarità riscontrata nelle gestione dei flussi finanziari;
STR.A.5 è fatto espresso divieto ai Destinatari di effettuare pagamenti o
movimentazioni di denaro, qualora queste non siano giustificate da specifiche
motivazioni o da un rapporto contrattuale con il beneficiario dell’operazione.
4.2.2 I PROTOCOLLI DI CONTROLLO A PRESIDIO DEI RISCHI-REATO
STR.B.5 il Direttore Amministrativo, anche per il tramite di altro soggetto
specificamente incaricato, assicura che prima di procedere al pagamento, tutte
le fatture pervenute alla Società a fronte di acquisti di beni e servizi, noleggi
ed appalti contrattualizzati sia verificata la corrispondenza delle stesse con i
costi fissi e gli eventuali costi variabili indicati nel contratto e registrati
all’interno del sistema contabile e gestionale;
STR.B.6 nel caso in cui le fatture pervenute alla Società a fronte di acquisti di beni
e servizi, noleggi ed appalti necessari alla produzione contrattualizzati risultino
di importo superiore a quello determinabile in applicazione dei costi fissi e
degli eventuali costi variabili indicati nel contratto e registrati all’interno del
sistema contabile e gestionale, il Direttore Amministrativo, anche per il tramite
di altro soggetto specificamente incaricato, assicura che prima di processare la
fattura sia stipulata e registrata all’interno del sistema contabile e gestionale
un’integrazione contrattuale;
4 Al fine di fornire all’Organismo di Vigilanza gli strumenti per esercitare le sue attività di monitoraggio e
di verifica puntuale dell’efficace esecuzione dei protocolli di controllo previsti dalla presente Parte
Speciale, di seguito sono descritti i flussi informativi che devono essere a questi assicurati, utilizzando
l’indirizzo di posta elettronica [email protected] o le diverse forme di trasmissione che
verranno comunicate dall’Organismo di Vigilanza o dai soggetti incaricati di fornire allo stesso supporto
operativo.
Si specifica che, nel caso in cui i flussi informativi non prevedano una periodicità di invio, ma debbano
essere trasmessi al verificarsi di determinate circostanze, i soggetti destinatari dovranno, con cadenza
quantomeno semestrale, riferire all’Organismo di Vigilanza sul mancato verificarsi delle circostanze
previste nel periodo di riferimento.
PARTE SPECIALE – ATTIVITÀ STRUMENTALI ALLA
COMMISSIONE DI ILLECITI IN CONCORSO (ART. 6, COMMA 2,
LETT. C))
8
STR.B.7 il Direttore Amministrativo, anche per il tramite di altro soggetto
specificamente incaricato, assicura che prima di procedere al pagamento, tutte
le fatture pervenute alla Società a fronte di acquisti di beni e servizi operati in
attuazione di scelte editoriali nella fase realizzativa della produzione e,
pertanto, non contrattualizzabili, siano supportate da ordine di servizio
autorizzato dal Direttore Generale;
STR.B.8 i pagamenti, in tutti i casi in cui non vi siano ragioni di comprovata
urgenza, vengono effettuati a mezzo di bonifico bancario. Il sistema contabile
gestionale elabora automaticamente l’ordine di pagamento che viene
processato da un Addetto Amministrativo, validato dal Direttore
Amministrativo e approvato dall’Amministratore Delegato;
STR.B.9 nel caso in cui sussistano ragioni di comprovata urgenza, i pagamenti
possono essere effettuati a mezzo di carta prepagata aziendale. Il Produttore
Esecutivo responsabile della risorsa che necessita di essere temporaneamente
abilitata all’utilizzo di una carta prepagata provvede a richiedere tramite mail
al Direttore Generale o all’Amministratore Delegato l’autorizzazione,
indicando le motivazioni della richiesta;
STR.B.10 il Direttore Generale o l’Amministratore Delegato, verificate le
motivazioni esposte dal Produttore Esecutivo, autorizza l’utilizzo della carta
prepagata aziendale;
STR.B.11 l’Amministratore Delegato provvede se necessario all’integrazione del
plafond disponibile sulle carte prepagate autorizzate;
STR.B.12 il Direttore Amministrativo assicura che le carte di credito aziendali siano
date in dotazione esclusivamente ai soggetti autorizzati a disporre pagamenti a
mezzo di delega del Consiglio di Amministrazione o dell’Amministratore
Delegato, nei limiti dei poteri di quest’ultimo, al cui interno sono altresì
puntualizzati i limiti di pagamento a cui il singolo soggetto è autorizzato;
STR.B.13 nel caso in cui il singolo ordine sia stato pagato a mezzo di carta di credito
aziendale, il Direttore Amministrativo, anche per il tramite di altro soggetto
specificamente incaricato, verifica la corrispondenza tra quanto addebitato
nell’estratto conto e quanto previsto nell’ordine di servizio autorizzato dal
Direttore Generale e si assicura che il soggetto non abbia ecceduto i limiti di
spesa a cui risulta autorizzato;
STR.B.14 il Direttore Amministrativo assicura, anche per il tramite di altro soggetto
specificamente incaricato, che le operazioni finanziarie di pagamento per
contanti siano effettuate in rispetto delle limitazioni imposte dalla normativa
antiriciclaggio in materia di utilizzo dei contanti e, in ogni caso, siano
adeguatamente motivate e supportate da idonea documentazione di ricezione
del denaro da parte della controparte ricevente.
PARTE SPECIALE – ATTIVITÀ STRUMENTALI ALLA
COMMISSIONE DI ILLECITI IN CONCORSO (ART. 6, COMMA 2,
LETT. C))
9
4.2.3 I FLUSSI INFORMATIVI VERSO L’ORGANISMO DI VIGILANZA5
STR.C.3 il Direttore Amministrativo, con cadenza annuale, trasmette all'Organismo
di Vigilanza il riepilogo delle risorse temporaneamente abilitate all’utilizzo di
carta prepagata aziendale, indicando sinteticamente le motivazioni alla base
dell’autorizzazione rilasciata;
STR.C.4 il Direttore Amministrativo, con cadenza annuale, trasmette all'Organismo
di Vigilanza l’elenco dei soggetti dotati di carta di credito aziendale.
4.3 GESTIONE DEGLI ORDINI
4.3.1 I PRINCIPI GENERALI DI COMPORTAMENTO
STR.A.6 i Destinatari devono garantire che le richieste di acquisto di beni e servizi
presentate siano ragionevoli e motivate da effettive esigenze di carattere
produttivo;
STR.A.7 è fatto espresso divieto ai Destinatari di richiedere l’acquisto di beni e
servizi in assenza di effettive esigenze di carattere produttivo, al solo fine di
avvantaggiare un determinato fornitore o un soggetto terzo.
4.3.2 I PROTOCOLLI DI CONTROLLO A PRESIDIO DEI RISCHI-REATO
STR.B.15 con riferimento agli acquisti di beni e servizi, ai noleggi ed agli appalti
necessari alla produzione che risultino contrattualizzabili, il Produttore
Esecutivo provvede a richiedere all’Area Amministrativa la predisposizione di
una bozza di contratto da sottoscrivere;
STR.B.16 con riferimento agli acquisti di beni e servizi, ai noleggi ed agli appalti
necessari alla produzione che risultino contrattualizzabili, il Direttore
Amministrativo, esamina la bozza di contratto predisposta dagli Addetti
Amministrativi e, avvalendosi della collaborazione dei legali incaricati dalla
Società, apporta le modifiche eventualmente necessarie, infine dopo averla
autorizzata, la trasmette all’Amministratore Delegato per la sottoscrizione;
STR.B.17 con riferimento agli acquisti di beni e servizi, ai noleggi ed agli appalti
necessari alla produzione che risultino contrattualizzabili, i contratti sottoscritti
dall’Amministratore Delegato e dal legale rappresentante del fornitore o dal
lavoratore autonomo sono archiviati a cura della Segreteria Amministrativa;
STR.B.18 con riferimento agli acquisti di beni e servizi operati in attuazione di scelte
editoriali nella fase realizzativa della produzione e, pertanto, non
contrattualizzabili, il Produttore Esecutivo, verificato quanto previsto
all’interno del budget autorizzato ed evidenziando se la spesa da sostenere
rientra o meno all’interno dello stesso, provvede a richiedere la preventiva
autorizzazione del Direttore Generale;
STR.B.19 con riferimento agli acquisti di beni e servizi operati in attuazione di scelte
editoriali nella fase realizzativa della produzione e, pertanto, non
5 Si veda nota 4.
PARTE SPECIALE – ATTIVITÀ STRUMENTALI ALLA
COMMISSIONE DI ILLECITI IN CONCORSO (ART. 6, COMMA 2,
LETT. C))
10
contrattualizzabili, il Direttore Generale, valutata la richiesta del Produttore
Esecutivo, e la autorizza con l’ordine di servizio;
STR.B.20 il Direttore Generale, anche tramite altro soggetto specificamente
incaricato, assicura che copia degli ordini di servizio sia trasmessa all’Area
Amministrativa per poter consentire le verifiche di contabilità;
STR.B.21 con riferimento agli ordini non direttamente collegati con l’attività di
produzione, gli ordini autorizzati dal Direttore Amministrativo sono
sottoscritti dall’Amministratore Delegato ed archiviati a cura della Segreteria
Amministrativa.
4.3.3 I FLUSSI INFORMATIVI VERSO L’ORGANISMO DI VIGILANZA6
STR.C.5 il Direttore Amministrativo, al termine della contabilizzazione dei costi di
produzione, trasmette all'Organismo di Vigilanza il consuntivo dettagliato
della produzione.
4.4 GESTIONE DELLE SPESE DI TRASFERTA DEL PERSONALE E DEL CAST DEI
PROGRAMMI TELEVISIVI
4.4.1 I PRINCIPI GENERALI DI COMPORTAMENTO
STR.A.8 i Destinatari devono assicurare che le note spese siano congrue ed
adeguatamente giustificate da documentazione scritta attestante la spesa
effettuata;
STR.A.9 è fatto espresso divieto ai Destinatari di utilizzare i fondi e i rimborsi per
le spese di trasferta per finalità differenti a quelle cui tali fondi o rimborsi sono
destinati.
4.4.2 I PROTOCOLLI DI CONTROLLO A PRESIDIO DEI RISCHI-REATO
STR.B.22 in occasione delle trasferte, il dipendente accede alla propria posizione
personale all’interno del sistema gestionale “Zucchetti” ed inserisce il numero
di ore effettivamente lavorate;
STR.B.23 i pagamenti a fronte di spese di trasferta possono essere effettuati a mezzo
di carta prepagata aziendale. Il Produttore Esecutivo responsabile della risorsa
che necessita di essere temporaneamente abilitata all’utilizzo di una carta
prepagata provvede a richiedere tramite mail al Direttore Generale o
all’Amministratore Delegato l’autorizzazione, indicando le motivazioni della
richiesta;
STR.B.24 il Direttore Generale o l’Amministratore Delegato, verificate le
motivazioni esposte dal Produttore Esecutivo, autorizza l’utilizzo della carta
prepagata aziendale;
6 Si veda nota 4.
PARTE SPECIALE – ATTIVITÀ STRUMENTALI ALLA
COMMISSIONE DI ILLECITI IN CONCORSO (ART. 6, COMMA 2,
LETT. C))
11
STR.B.25 l’Amministratore Delegato provvede se necessario all’integrazione del
plafond disponibile sulle carte prepagate autorizzate;
STR.B.26 con cadenza quantomeno mensile i lavoratori predispongono e
sottoscrivono le note spese relative al periodo di riferimento e le trasmettono
al proprio Responsabile7 per approvazione, allegando tutta la documentazione
scritta attestante le spese di trasferta sostenute;
STR.B.27 le note spese approvate dai Responsabili e tutta la documentazione scritta
attestante le spese di trasferta sostenute sono trasmesse agli Addetti
amministrativi;
STR.B.28 gli Addetti amministrativi conducono le opportune verifiche circa la
regolarità formale della compilazione e la corrispondenza con i giustificativi
presentati a fronte delle spese di trasferta. Qualora sia accertata
l’incompletezza della documentazione relativa alle spese di trasferta sostenute
informa il soggetto che ha predisposto la nota spese ed il suo Responsabile,
nonché il Direttore Amministrativo che sospende il reintegro di tali spese fino
al ricevimento dei giustificativi fiscali mancanti.
4.4.3 I FLUSSI INFORMATIVI VERSO L’ORGANISMO DI VIGILANZA8
STR.C.6 il Direttore Amministrativo comunica senza indugio all'Organismo di
Vigilanza qualsiasi situazione di potenziale anomalia o criticità – valutata
secondo la diligenza professionale richiesta – riscontrata in fase di verifica
della corrispondenza tra le note spese ed i giustificativi che possa configurare
una situazione potenzialmente a rischio di illecito.
4.5 GESTIONE DELLE SPESE DI RAPPRESENTANZA
4.5.1 I PRINCIPI GENERALI DI COMPORTAMENTO
STR.A.10 è fatto espresso divieto ai Destinatari di utilizzare i fondi e i rimborsi per
le spese di rappresentanza per finalità differenti a quelle cui tali fondi o
rimborsi sono destinati.
4.5.2 I PROTOCOLLI DI CONTROLLO A PRESIDIO DEI RISCHI-REATO
STR.B.29 i pagamenti a fronte di spese di rappresentanza possono essere effettuati a
mezzo di carta prepagata aziendale. Il Produttore Esecutivo responsabile della
risorsa che necessita di essere temporaneamente abilitata all’utilizzo di una
carta prepagata provvede a richiedere tramite mail al Direttore Generale o
all’Amministratore Delegato l’autorizzazione, indicando le motivazioni della
richiesta;
7 Le note spese predisposte e sottoscritte dai soggetti impiegati all’interno della produzione sono sottoposte
all’approvazione e firma del Produttore Esecutivo competente o, nel caso in cui la nota spese sia predisposta
da un Produttore Esecutivo, dal Direttore di Produzione. 8 Si veda nota 4.
PARTE SPECIALE – ATTIVITÀ STRUMENTALI ALLA
COMMISSIONE DI ILLECITI IN CONCORSO (ART. 6, COMMA 2,
LETT. C))
12
STR.B.30 il Direttore Generale o l’Amministratore Delegato, verificate le
motivazioni esposte dal Produttore Esecutivo, autorizza l’utilizzo della carta
prepagata aziendale;
STR.B.31 l’Amministratore Delegato provvede se necessario all’integrazione del
plafond disponibile sulle carte prepagate autorizzate;
STR.B.32 con cadenza quantomeno mensile i lavoratori predispongono e
sottoscrivono le note spese relative al periodo di riferimento e le trasmettono
al proprio Responsabile9 per approvazione, allegando tutta la documentazione
scritta attestante le spese di rappresentanza sostenute;
STR.B.33 le note spese approvate dai Responsabili e tutta la documentazione scritta
attestante le spese di rappresentanza sostenute sono trasmesse agli Addetti
amministrativi;
STR.B.34 gli Addetti amministrativi conducono le opportune verifiche circa la
regolarità formale della compilazione e la corrispondenza con i giustificativi
presentati a fronte delle spese di rappresentanza. Qualora sia accertata
l’incompletezza della documentazione relativa alle spese di rappresentanza
sostenute informa il soggetto che ha predisposto la nota spese ed il suo
Responsabile, nonché il Direttore Amministrativo che sospende il reintegro di
tali spese fino al ricevimento dei giustificativi fiscali mancanti.
4.5.3 I FLUSSI INFORMATIVI VERSO L’ORGANISMO DI VIGILANZA10
STR.C.7 il Direttore Amministrativo comunica senza indugio all'Organismo di
Vigilanza qualsiasi situazione di potenziale anomalia o criticità – valutata
secondo la diligenza professionale richiesta – riscontrata in fase di verifica
della corrispondenza tra le note spese ed i giustificativi che possa configurare
una situazione potenzialmente a rischio di illecito.
4.6 GESTIONE DI SPONSORIZZAZIONI, LIBERALITÀ, DONI E/O OMAGGI
4.6.1 I PRINCIPI GENERALI DI COMPORTAMENTO
STR.A.11 i Destinatari, in ragione del proprio ruolo e responsabilità, devono
assicurare che le sponsorizzazioni e gli atti di liberalità siano oggetto di
regolare autorizzazione e di documentazione;
STR.A.12 i Destinatari, in ragione del proprio ruolo e responsabilità, devono
assicurare che i doni e/o gli omaggi siano regolarmente autorizzati e
documentati;
STR.A.13 è fatto espresso divieto ai destinatari di offrire o correspondere, in via
diretta o indiretta, doni e/o omaggi, ogni volta che possano essere interpretati,
9 Le note spese predisposte e sottoscritte dai soggetti impiegati all’interno della produzione sono sottoposte
all’approvazione e firma del Produttore Esecutivo competente o, nel caso in cui la nota spese sia predisposta
da un Produttore Esecutivo, dal Direttore di Produzione. 10 Si veda nota 4.
PARTE SPECIALE – ATTIVITÀ STRUMENTALI ALLA
COMMISSIONE DI ILLECITI IN CONCORSO (ART. 6, COMMA 2,
LETT. C))
13
da un osservatore imparziale, come finalizzati ad influenzarne l’autonomia di
giudizio o ad ottenere trattamenti di favore o vantaggi impropri.
4.6.2 I PROTOCOLLI DI CONTROLLO A PRESIDIO DEI RISCHI-REATO
STR.B.35 le richieste relative alle erogazioni di omaggi vengono trasmesse al
Direttore Amministrativo, e sottoposte all’Amministratore Delegato o al
Direttore Generale per l’autorizzazione delle erogazioni stesse;
STR.B.36 il Direttore Amministrativo, anche per il tramite di soggetto
specificamente incaricato, cura l’ordinata archiviazione della documentazione
inerente l’erogazione degli omaggi;
STR.B.37 le richieste di spese di liberalità vengono gestite direttamente
dall’Amministratore Delegato;
STR.B.38 il Direttore Amministrativo, anche per il tramite di soggetto
specificamente incaricato, cura l’ordinata archiviazione della documentazione
inerente le spese di liberalità.
4.6.3 I FLUSSI INFORMATIVI VERSO L’ORGANISMO DI VIGILANZA11
STR.C.8 il Direttore Amministrativo invia con cadenza annuale all’Organismo di
Vigilanza l’ammontare dei doni e/o omaggi elargiti, accompagnato da una
breve descrizione delle motivazioni sottostanti l’erogazione;
STR.C.9 il Direttore Amministrativo invia con cadenza annuale all’Organismo di
Vigilanza l’elenco e l’ammontare delle sponsorizzazioni e liberalità elargite,
accompagnato da una breve descrizione delle motivazioni sottostanti
l’erogazione.
4.7 SELEZIONE E GESTIONE DEL PERSONALE
4.7.1 I PRINCIPI GENERALI DI COMPORTAMENTO
STR.A.14 i Destinatari devono garantire che il processo di ricerca e selezione del
personale non sia strumentalizzato allo scopo di favorire soggetti esterni,
soprattutto appartenenti alla Pubblica Amministrazione, da cui ci si attende in
cambio il compimento di azioni volte a favorire la Società;
STR.A.15 i Destinatari, in ragione del proprio ruolo e responsabilità, devono
garantire che la definizione dei criteri di determinazione dei compensi
integrativi in favore dei dipendenti sia definita in forma scritta;
STR.A.16 è fatto divieto ai Destinatari di assumere dipendenti della Pubblica
Amministrazione o parenti o affini entro il secondo grado, nei tre anni
successivi al compimento di un atto di competenza e responsabilità del
soggetto candidato ed espressione del suo potere discrezionale, da cui sia
derivato un vantaggio o un interesse per la Società.
11 Si veda nota 4.
PARTE SPECIALE – ATTIVITÀ STRUMENTALI ALLA
COMMISSIONE DI ILLECITI IN CONCORSO (ART. 6, COMMA 2,
LETT. C))
14
4.7.2 I PROTOCOLLI DI CONTROLLO A PRESIDIO DEI RISCHI-REATO
STR.B.39 la decisione di sottoporre al Consiglio di Amministrazione proposte per
l’ampiamento della pianta organica della Società è adottata congiuntamente
dal Direttore Generale e dall’Amministratore Delegato;
STR.B.40 nell’ambito dell’attività di selezione di personale dell’area amministrativa,
il Direttore Amministrativo definisce il profilo professionale ricercato e, nel
caso in cui non vi siano risorse interne disponibili al trasferimento, anche per
il tramite di altro soggetto specificamente incaricato, individua i candidati
idonei tramite selezione dei curricula ricevuti via e-mail/posta da parte dei
candidati, oppure a seguito di ricerche mirate, anche tramite società di
selezione;
STR.B.41 nell’ambito dell’attività di selezione di personale dell’area di produzione,
il Produttore Esecutivo, unitamente ai Responsabili di Area Produttiva
definisce il profilo professionale ricercato e, nel caso in cui non vi siano risorse
interne disponibili al trasferimento, valuta preventivamente la disponibilità di
risorse che precedentemente hanno già lavorato per la società. Nel caso in cui
tra le risorse già conosciute e precedentemente impiegate non si rinvenga un
candidato idoneo, ai fini della ricerca di personale specializzato, a seconda del
grado di esperienza richiesto, sono condotte ricerche mirate sui principali
centri ed istituti di formazione dei professionisti per lo spettacolo o tra i
professionisti di cui si siano ricevuti feedback positivi da altre imprese operanti
nel settore della produzione televisiva;
STR.B.42 l’Addetta amministrativa, avvalendosi della collaborazione dei legali
incaricati dalla Società, redige i contratti di assunzione del personale e li
trasmette al Direttore Amministrativo per revisione;
STR.B.43 i contratti di assunzione del personale, validati dal Direttore
Amministrativo, vengono sottoscritti dall’Amministratore Delegato; in caso si
tratti di contratti a tempo indeterminato, gli stessi vengono preventivamente
approvati dal Consiglio di Amministrazione;
STR.B.44 il Direttore Generale, valutando la professionalità, competenza ed
affidabilità dimostrate dal personale dell’area produttiva, valuta l’opportunità
di proporre mutamenti di livello, categoria o funzione, e l’eventuale erogazione
di premi;
STR.B.45 i mutamenti di livello, categoria o funzione, e l’eventuale erogazione di
premi proposti dal Direttore Generale, dopo attenta valutazione delle ragioni
poste a fondamento della proposta, sono approvati dall’Amministratore
Delegato.
PARTE SPECIALE – ATTIVITÀ STRUMENTALI ALLA
COMMISSIONE DI ILLECITI IN CONCORSO (ART. 6, COMMA 2,
LETT. C))
15
4.7.3 I FLUSSI INFORMATIVI VERSO L’ORGANISMO DI VIGILANZA12
STR.C.10 il Direttore Amministrativo, anche per il tramite di altro soggetto
specificamente incaricato, trasmette con cadenza annuale all'Organismo di
Vigilanza un prospetto riepilogativo del personale assunto a tempo
indeterminato o con contratto a tempo determinato superiore a sei mesi nel
periodo di riferimento, indicando per ciascuna risorsa l’area di appartenenza;
STR.C.11 il Direttore Amministrativo, anche per il tramite di altro soggetto
specificamente incaricato, trasmette con cadenza annuale all'Organismo di
Vigilanza un prospetto riepilogativo dei premi erogati al personale assunto nel
periodo di riferimento, indicando per ciascuna risorsa l’area di appartenenza.
4.8 SELEZIONE DEI FORNITORI13
4.8.1 I PRINCIPI GENERALI DI COMPORTAMENTO
STR.A.17 i Destinatari devono garantire che il processo di selezione dei fornitori non
sia strumentalizzato allo scopo di favorire soggetti esterni, soprattutto
appartenenti alla Pubblica Amministrazione, da cui ci si attende in cambio il
compimento di azioni volte a favorire la Società.
4.8.2 I PROTOCOLLI DI CONTROLLO A PRESIDIO DEI RISCHI-REATO
STR.B.46 la selezione dei fornitori è operata dal Produttore Esecutivo e validata dal
Direttore Generale con l’approvazione del contratto o dell’ordine di servizio;
STR.B.47 con riferimento agli acquisti di beni e servizi, ai noleggi ed agli appalti
necessari alla produzione che risultino contrattualizzabili, i contratti sottoscritti
dall’Amministratore Delegato e dal legale rappresentante del fornitore o dal
lavoratore autonomo sono archiviati a cura della Segreteria Amministrativa;
STR.B.48 con riferimento agli acquisti di beni e servizi operati in attuazione di scelte
editoriali nella fase realizzativa della produzione e, pertanto, non
contrattualizzabili, il Direttore Generale, valutata la richiesta del Produttore
Esecutivo, e la autorizza con l’ordine di servizio.
4.8.3 I FLUSSI INFORMATIVI VERSO L’ORGANISMO DI VIGILANZA14
STR.C.12 il Direttore Amministrativo, al termine della contabilizzazione dei costi di
produzione, trasmette all'Organismo di Vigilanza il consuntivo dettagliato
della produzione.
12 Si veda nota 4. 13 L’attività sensibile in esame si riferisce esclusivamente ai fornitori di lavori, forniture e servizi destinati
alla produzione. Ciò in quanto la selezione di fornitori di lavori, forniture e servizi non direttamente
collegati alla produzione è attività del tutto marginale. 14 Si veda nota 4.
PARTE SPECIALE – ATTIVITÀ STRUMENTALI ALLA
COMMISSIONE DI ILLECITI IN CONCORSO (ART. 6, COMMA 2,
LETT. C))
16
4.9 SELEZIONE DEI COMPONENTI DEL CAST DEI PROGRAMMI TELEVISIVI
(PROTAGONISTI, COMPARSE, ETC.)
4.9.1 I PRINCIPI GENERALI DI COMPORTAMENTO
STR.A.18 i Destinatari devono garantire che il processo di selezione dei componenti
del cast dei programmi televisivi non sia strumentalizzato allo scopo di favorire
soggetti esterni, soprattutto appartenenti alla Pubblica Amministrazione, da cui
ci si attende in cambio il compimento di azioni volte a favorire la Società.
4.9.2 I PROTOCOLLI DI CONTROLLO A PRESIDIO DEL RISCHIO REATO
STR.B.49 il Produttore Esecutivo avvia le attività di ricerca dei componenti del cast
dei programmi televisivi, in funzione delle caratteristiche richieste dalla
puntata o dalla produzione specifica, mediante messaggi pubblicizzati durante
le trasmissioni televisive, account di posta elettronica dedicato, numero di
telefono dedicato;
STR.B.50 con riferimento al cast dei programmi “Uomini & Donne”, “Tu si que
vales” e “Pequenos Gigantes” il Produttore Esecutivo, anche per il tramite di
altri soggetti specificamente incaricati, procede alla selezione dei componenti
del cast del programma in seguito al periodico svolgimento di appositi casting;
STR.B.51 con riferimento ai partecipanti al programma “C’è Posta per te”, il
Produttore Esecutivo, anche per il tramite di altri soggetti specificamente
incaricati, procede allo screening delle storie inviate alla redazione del
programma ed invitano i protagonisti delle storie selezionate per le puntate da
produrre;
STR.B.52 con riferimento agli allievi della scuola, selezionati per il programma
“Amici”, l’attività di selezione prevede ulteriori fasi di selezione effettuate
davanti ad una commissione di diverse persone (principalmente composta da
professionisti nel campo artistico) che sulla base di una votazione decidono il
relativo inserimento dell’artista nel programma.
4.9.3 I FLUSSI INFORMATIVI VERSO L’ORGANISMO DI VIGILANZA15
STR.C.13 il Produttore Esecutivo comunica senza indugio all'Organismo di
Vigilanza qualsiasi situazione di potenziale anomalia o criticità – valutata
secondo la diligenza professionale richiesta – riscontrata in fase di selezione
del cast di programmi televisivi che possa configurare una situazione
potenzialmente a rischio di illecito.
15 Si veda nota 4.