•Strumenti per affrontare progetti consulenziali

A cura di Palo Vallicelli

Le basi del Project Management

Se ho tre ore per abbattere un albero, passo la prima ad affilare la lama

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Il project management è l’applicazione di conoscenze, abilità, strumenti e tecniche che aiutano a gestire, organizzare e controllare le varie fasi di un progetto.

ll project management ha oggi un ruolo sempre più importante nelle organizzazioni private e pubbliche come disciplina di governo dei progetti per la fornitura di prodotti e servizi oppure per il miglioramento organizzativo.

DefinizioniProject Management

Fonte: A. Bove, Project Management

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Definire gli obiettivi (gestione dello scopo) Dare una visione realistica del progetto durante

tutto il ciclo di vita (gestione integrata) Creare una tempistica ed un piano dei costi

(gestione del tempo e dei costi) Responsabilizzare, motivare, gestire la conflittualità

(gestione delle risorse umane) Identificare e prevenire i rischi (gestione del rischio) Controllare e valutare gli scostamenti (gestione della

qualità)

DefinizioniGLI OBIETTIVI del Project Management

Fonte: A. Bove, Project Management

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TEMPO

LE FASI del Project Management

CHIUSURA

• Consegna

• Esame critico dei risultati

• Apprendimento

• Fattibilità

• Definizione obiettivi

• Project Charter

DEFINIZIONE

PIANIFICAZIONE

• W.B.S.

• Gannt

• …

CONTROLLO

RILEVAZIONE• Tempi effettivi• Costi effettiviVERIFICA• Analisi degli scostamenti• Analisi delle causeRIPIANIFICAZIONE• Attuazione dei correttivi• Nuove stime a finire

T inizio T fine

Fasi del P.M.

ESECUZIONE

09/04/2023 Nome del relatore

I compiti del project manager

area manageriale, legata alle metodologie, agli strumenti e alle tecniche di lavoro per realizzare al meglio gli obiettivi del progetto;

area relazionale, concernente le dinamiche interpersonali e di comunicazione;Il ruolo del project manager richiede ottime competenze organizzative e metodologiche, ma non una profonda conoscenza dei dettagli tecnici del progetto di cui è responsabile.

Come gestire al meglio un Progetto ?

09/04/2023 Nome del relatore

I nostri strumenti

Project CharterW.B.S. (Work Breakdown

Structure)Diagramma di Gannt

09/04/2023 Nome del relatore

Nasce un’opportunità: il Project charter (documento di partenza)

L’articolazione dei contenuti dipenderà dalle specificità dell’azienda e del progetto. In termini generali potrà avere la seguente struttura:

1. Nome del progetto2. Obiettivi del progetto3. Benefici in termini di business4. Stakeholders individuati 5. Ipotesi sulle modalità di realizzazione6. Risorse coinvolte (PM e team di lavoro)7. Stime preliminari riguardo tempi e costi8. Vincoli9. Rischi10. Dipendenze da altri progetti, iniziative, attività

Attività – Fasi – Milestone Deliverables

•L’attività è un passaggio concreto, necessario per

raggiungere l’obiettivo del progetto.

•Le giuste dimensioni: se queste fossero troppo

ampie, non sarebbero ben gestibili e controllabili.

•Verificare da quali attività dipende l’attività presa in

considerazione (predecessore e successore)

•In alcuni casi un’attività deve iniziare o terminare in

una data specifica. In questo caso si parla di vincolo

di programmazione dell’attività messa in relazione con

una data specifica

I concetti chiave: le attività

09/04/2023 Nome del relatore

Fasi sono raggruppamenti di attività del progetto e con importanti implicazioni dal punto di vista del controllo e del raggiungimento degli obiettivi

Milestones (traguardi) sono gli snodi chiave di un progetto. Definiscono i punti di controllo all’interno di ciascuna fase oppure di consegna di specifici deliverables.

Sono attività a durata zero che servono per isolare i principali momenti di verifica. Esempi: riunioni di presentazione, firma di verbali di accettazione, consegna di un prodotto, telefonate per la conferma di un accordo, ecc

I concetti chiave: fasi e milestone

09/04/2023 Nome del relatore

In fase di pianificazione occorre definire i prodotti e servizi da rilasciare per rispondere agli obiettivi di progetto. Ogni prodotto e servizio rilasciato/da rilasciare è appunto “deliverable”.

Un deliverable può essere di due tipi: fisico: corrisponde ai prodotti realizzati od installati o

servizi erogati; documentale: corrisponde a documentazione

prodotta durante la realizzazione di tali prodotti e servizi per facilitarne la produzione

I concetti chiave: deliverables

W.B.S. e GANNTil cuore della Pianificazione

La lista di tutte le attività utili alla realizzazione del progetto vengono definite attraverso uno strumento denominato WBS (Work Breakdown Structure – Struttura Esplosa delle Attività).

E’ una struttura ad “albero” che dall’obiettivo finale del progetto procede per suddivisioni successive in sotto-obiettivi fino al livello del “work package” (unità minima di attività)

Definisce le attività da svolgere nel dettaglioPer non dimenticare parti di lavoro

Per fare chiarezza e trasparenza da subito

WBS - Work Breakdown Structure

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WBS - Work Breakdown StructurePianificazione - WBS

Preparare in 30 minuti gli spaghetti alla

carbonara

Spaghetti

Cuocere Aggiungere sale

Pancetta

Tagliare Cuocere

Uova

Sbattere …

Mix

Esempi di W.B.S.

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WBS - Work Breakdown StructurePianificazione - WBS

Lancio di un nuovo prodotto

Sviluppare

Disegni e specifiche Test

Produrre

Assemblaggio linea produttiva

Lancio produzione

Acquistare

Ricerca fornitori …

Esempi di W.B.S.

Gli elementi previsti nel livello “n” dipendono da quelli del livello “n-1”e ne rappresentano la loro disaggregazione.

Accanto alla descrizione la W.B.S. presenta un codice al quale si fa riferimento per l’attribuzione delle responsabilità e alla codifica delle attività stesse.

Una volta definiti i task si vanno a definire, durata, costi e responsabilità.

WBS - Work Breakdown Structure

1.2 ANALISI DI DETTAGLIO

8 gg Paolo Rossi

Titolo Progetto

Sottobietivo da svolgere

Attività da svolgere

Attività da svolgere

Compito Compito

Sottobiettivo da svolgere

Attività da svolgere

Attività da svolgere

3 gg 100 e 3 gg 100 e

200 e6 gg2 gg 300 e

500 e8 gg

400 e10 gg 3 gg 50 e

13 gg 450 e

950 e21 gg

WBS - Work Breakdown Structure

09/04/2023 Nome del relatore

Il post-it per la costruzione della WBS

Diagramma di GANTT: cos’è?

•Il diagramma di Gantt è lo strumento ufficiale per gestire la pianificazione temporale del progetto.

•Mostra la ‘collocazione’ temporale delle attività pianificate

•Permette di indicare le attività critiche di progetto, quelle attività il cui ritardo sposta in avanti la consegna del progetto rispetto alla data di consegna definita.

Diagramma di GANTT: perchè?• Per pianificare la tempistica delle attività di progetto

• Per verificare la fattibilità temporale del progetto

• Per permettere a tutti gli interpreti del progetto di avere un quadro generale ed integrato delle date di inizio e fine delle attività di progetto

•Per controllare durante l’avanzamento del progetto gli scostamenti temporali (ritardi/anticipi) rispetto alle date pianificate

• Per verificare continuamente le nuove stime a finire del progetto o di sue parti a fronte dei consuntivi e per facilitare le relative correzioni

SCALA CRONOLOGICA

ATTIVITA’ ROSSE SONO LE ATTIVITA’ CRITICHE

Esempio di Gannt con MS PROJECT

Il controllo: a che punto siamo ?

09/04/2023 Nome del relatore

Controllo del progetto

Lo scopo del monitoraggio e controllo di un progetto è evidenziarne le deviazioni rispetto al Piano e individuare l’esigenza di possibili azioni correttive prima che la situazione diventi irrecuperabile.

Ogni risorsa deve quindi indicare periodicamente: il tempo speso sulle attività assegnate; gli eventuali costi sostenuti; la percentuale di completamento delle

corrispondenti attività.

09/04/2023 Nome del relatore

Cosa misuro ? Le Metriche tempistiche – il confronto tra i tempi spesi e qualli

pianificati alla data e le conseguenti stime a finire; impegno – il confronto tra l’impegno di risorse

effettivo e pianificato alla data; costi – il confronto tra i costi effettivamente

sostenuti e quelli pianificati alla data; ambito – il confronto tra i deliverables pianificati e

quelli effettivamente prodotti alla data; rischi – la situazione dei rischi rispetto al piano

definito in fase di pianificazione.

09/04/2023 Nome del relatore

Il format del Report Intestazione – che deve anticipare e rinforzare i messaggi

chiave invogliando alla lettura; Stato complessivo – che deve evidenziare la performance

del progetto rispetto ai vari elementi del piano anche facendo riferimento a colori (semaforiche verde rosso, giallo) con commenti e spiegazioni;

Progressi – che devono evidenziare sia ciò che è stato fatto nell’ultimo periodo, sia ciò che rimane da fare;

Criticità di progetto – che devono evidenziare gli interventi correttivi e le responsabilità nell’attuare le correzioni;

I rischi – che deve evidenziare quali rischi sono emersi, le azioni intraprese e le responsabilità;

09/04/2023 Nome del relatore

Frequenza del report

L’aspetto più importante consiste nel definire e soprattutto mantenere un intervallo costante tra un report e l’altro

Verrà così percepito come uno strumento da discutere all’interno degli incontri di analisi dello stato di avanzamento

In tal senso la frequenza può essere settimanale o quindicinale ed il documento dovrebbe essere inviato preventivamente rispetto agli incontri

In questo modo l’incontro avrà una finalità prevalentemente decisionale e non solo informativa.

I PRINCIPALI VANTAGGI DEI SUPPORTI INFORMATICI accelerano e facilitano le dinamiche dei

flussi informativi permettono di comunicare con linguaggi

e simbologie condivise permettono di integrare le attività bilanciare i carichi di lavoro in maniera

razionale e ponderata

09/04/2023 Nome del relatore

SMARTSHEETwww.smartsheet.com

09/04/2023 Nome del relatore

XMIND

XMind, è un software open source per il brainstorming e la gestione delle mappe mentali o concettuali (rif. Tony Buzan)

Questo strumento è utile per acquisire idee, organizzarle sotto forma di grafici (rif. visual thinking) di natura diversa, condividerle con altre persone e svilupparle in modo collaborativo.Ad una mappa mentale possono essere aggiunti poi ulteriori aspetti come relazioni, marcatori, etichette, note, appunti audio, allegati, collegamenti ipertestuali e grafici.

http://www.xmind.net/

Bigliografia e fontiProject Management: la metodologia dei 12 step – Antonello Bove, ed.

HoepliInnovazione Lean – Luciano Attolico, ed. HoepliProject Management – Marco Artusi, materiale didatticohttp://www.humanwareonline.com/project-management/http://www.brighthubpm.com/templates-forms/80544-a-collection-of-pm-forms-and-templates/

http://www.projectsmart.co.uk/work-breakdown-structure-purpose-process-pitfalls.html

http://www.brighthubpm.com/project-planning/

http://www.cioarchives.ca.gov/itpolicy/pdf/pm3.3_planning_definition_and_sequencing.pdf

09/04/2023 Nome del relatore

Grazie per l‘attenzione !

paolo.vallicelli@gruppolen.it www.gruppolen.it

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