VademecumUdienze civili da

remotoa cura della Commissione Informaticadell'Ordine degli Avvocati di Verona

Aggiornato alProtocollo del

06.05.2020

QUADRO NORMATIVO  Ai sensi dell’art. 83 del D.L. 18 del 17.03.2020, dell'art. 36 del D.L. 23 del 08.04.2020 e dell'art. 3 co. 1 lett. i) del D.L. 28 del 30.04.2020 il calendario delle udienze in questo periodo di crisi sanitaria sarà scandito in due fasi:  fino all' 11 maggio:le udienze dei procedimenti civili e penali (non urgenti) pendenti presso tutti gli uffici giudiziari sono rinviate d’ufficio a datasuccessiva all'11 maggio 2020.  dal 12 maggio al 31 luglio 2020:possono essere svolte udienze anche non urgenti, a tal fine il capo dell’Ufficio Giudiziario adotta le misure organizzative necessarieper consentire il rispetto delle indicazioni igienico-sanitarie fornite dal Ministero della salute.  Tra queste misure, è espressamente prevista (al co. 7 lett. f) dell’art. 83 D.L. 18/2020) la possibilità di svolgere le udienze civili chenon richiedono la presenza di soggetti diversi dai difensori e dalle parti*  mediante collegamenti da remoto individuati eregolati con provvedimento del Direttore generale dei sistemi informativi e automatizzati del Ministero della giustizia. Il decreto prescrive che lo svolgimento dell’udienza debba in ogni caso avvenire con modalità idonee a salvaguardare ilcontraddittorio e l'effettiva partecipazione delle parti. Prima dell’udienza il giudice fa comunicare ai procuratori delle parti e al pubblico ministero, se è prevista la sua partecipazione,giorno, ora e modalità di collegamento. All’udienza il giudice dà atto a verbale delle modalità con cui si accerta dell’identità deisoggetti partecipanti e, ove trattasi di parti, della loro libera volontà. Di tutte le ulteriori operazioni è dato atto nel processo verbale. *la Legge di conversione del D.L. 18/2020 estende il novero di soggetti che possono partecipare all'udienza da remoto agli ausiliaridel giudice.

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Il provvedimento della DGSIA

MVC3 (Piattaforma Skype for Business)MVC2 (Piattaforma Microsoft Teams)

Con provvedimento pubblicato in data 21.05.2020 la DGSIA haemanato il provvedimento che individua e regola i sistemi informativie automatizzati da utilizzare per le udienze civili e penali da remoto,stabilendo altresì che il collegamento da remoto sia organizzato dalgiudice.Per le udienze civili sono previsti i seguenti due strumenti, già in usoai Magistrati:

Per le udienze penali è previsto invece l'utilizzo dei sistemi per ildibattimento a distanza di cui all'art. 146 bis D.Lgs. 28 luglio 1989 n.271 ovvero, possono essere utilizzati i medesimi strumenti previstiper le udienze civili nell'ipotesi in cui non sia necessario garantire lafonia riservata tra la persona detenuta, internata o in stato dicustodia cautelare ed il suo difensore e qualora il numero degliimputati, che si trovano, a qualsiasi titolo, in stato di detenzione inluoghi diversi, consenta la reciproca visibilità.

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Con provvedimento organizzativo del 29.04.2020 (O.I. 14/2020) il Tribunale di Verona ha emanato ilprovvedimento che individua e regola le modalità per lo svolgimento delle udienze civili dacelebrarsi fra il 12 maggio e il 30 giugno (la cui efficacia è stata prorogata al 31 luglio consuccessivo O.I. 17/2020). Il provvedimento afferma che le udienze civili urgenti possano essere celebrate con strumenti divideoconferenza ovvero con trattazione scritta ovvero ancora con modalità ordinarie. Per quanto riguarda le udienze civili non urgenti: Le udienze di conferimento incarico al CTU verranno tenute in videoconferenza. Le udienze sulla decisione delle istanze istruttorie, quelle di p.c., di esame della C.T.U., leseconde udienze ex art. 309 c.p.c. e le udienze a seguito di rinvio per trattative verrannotenute con trattazione scritta. Per le altre udienze queste potranno essere celebrate con strumenti di videoconferenza ovverocon trattazione scritta ovvero ancora con modalità ordinarie solo se sia possibile osservare lenorme sanitarie vigenti, o infine verranno rinviate a data successiva al 31.07.2020.

Il provvedimento del Tribunale di Verona

O.I. 14/2020

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si utilizzino dispositivi aggiornatisi utilizzino dispositivi di protezione (antivirus e firewall)si utilizzino reti di connessione private (con esclusione di WiFi pubbliche o di hotspot pubblici aperti)

Con Protocollo siglato in data 06.05.2020 (che sostituisce il precedente siglato in data 29.04.2020), il Consigliodell'Ordine e il Tribunale hanno individuato alcune indicazioni per il corretto svolgimento dell'udienza daremoto. Tra questi in particolare si evidenzia la disposizione che prevede la partecipazione all'udienza degli assistiti soloin compresenza dell'avvocato (presso lo Studio e rispettando le prescrizioni sanitarie). I giudici partecipano all'udienza dall'Ufficio giudiziario. Gli altri soggetti (difensori, ausiliari del giudice) possono invece connettersi da qualsiasi luogo, a condizioneche:

Il link per la partecipazione all'udienza può essere comunicato con il provvedimento che la fissa, ovvero conprovvedimento ad hoc 7 giorni prima dell'udienza ovvero infine via email dopo l'adesione dei difensori. N.B. in caso di comunicazione del link all'udienza via email, è capitato che il messaggio finisse nella cartella SPAM. Siraccomanda quindi di tenere monitorata la cartella SPAM se si è in attesa di ricevere il link per partecipare all'udienza.

Il Protocollo siglato dal Tribunale e dal Consiglio

Protocollo

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Il sottoscritto __________, quale difensore di __________manifesta la propria adesione allo svolgimento dell'udienza del __________ con modalità da remoto come preannunciate e disciplinate nelprovvedimento del __________.L'indirizzo email a cui inviare il link per la partecipazione all'udienza è il seguente:_____________________In caso di necessità e di urgenza sarà possibile contattare il sottoscritto al n.:_____________________[IN CASO DI PARTECIPAZIONE DI SOSTITUTO PROCESSUALE O PRATICANTI]Si dà atto che all'udienza prenderà parte __________ in veste di sostituto processuale / praticante.L'indirizzo email a cui inviare a quest'ultimo/a il link per la partecipazione all'udienza è il seguente:_____________________In caso di necessità e di urgenza sarà possibile contattarlo/a al n.:_____________________Lo scrivente si impegna, per tutta la durata dell'attività istituzionale, a non far accedere alla stanza da cui opera soggetti esterni non autorizzati e adinterrompere immediatamente la connessione in caso di accesso da parte di soggetti esterni non autorizzati.Lo scrivente si impegna a non registrare la videochiamata e a non divulgare immagini e/o registrazioni della stessa.[Lo scrivente si impegna altresì a rendere edotti degli impegni appena descritti il sostituto processuale/praticante indicato/i]Con osservanzaData, luogo

Firma

Il Protocollo siglato dal Tribunale e dal Consiglio Con il provvedimento di fissazione dell'udienza da remoto il giudice invita le parti a produrre un atto di adesione da dimetteretelematicamente almeno tre giorni prima dell'udienza, di seguito una proposta di modello da utilizzare:

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N.B.: in alternativa è possibile negli stessi termini dimettere un'istanza di trattazione dell'udienza nelle forme ordinarie, dandoatto dell'indisponibilità di strumenti idonei ovvero la sussistenza di altra giusta causa.

Microsoft TeamsMicrosoft Teams è lo strumento pensato da Microsoft per l'organizzazione, laprogrammazione e la comunicazione aziendale. Si tratta di un'ambiente completo edorganizzato per flussi e gruppi di lavoro, che consente di scambiare informazioni edocumenti in un ambiente condiviso. All'interno di Microsoft Teams è presente una funzionedi videoconferenza che consente di programmareriunioni a cui possono partecipare un massimo di 250persone. Secondo il Protocollo Microsoft Teams sarà lostrumento utilizzato in via prioritaria per lacelebrazione delle udienze da remoto.

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Microsoft TeamsUtilizzare Microsoft Teams per partecipare ad una udienza da remoto èestremamente semplice, tanto che, non è nemmeno necessario installareTeams sul proprio PC!

una casella email (non serve una casella sudominio Microsoft -sarà probabilmenteutilizzata la casella NON PEC pubblicatadall'Ordine sul proprio sito-).un PC con webcam, microfono e casse (ocuffie, preferibile)un browser CHROME o EDGE

Per partecipare alle udienze è infatti sufficienteavere:1.

2.

3.e cliccare il link sull'email che Vi invierà ilmagistrato.

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Microsoft TeamsSecondo il Protocollo il Giudice ricorderà ai difensori, nel provvedimento di fissazione diudienza, che non è necessario installare Teams per partecipare all'udienza. La versione di Teams disponibile al Magistrato (come la diversa versione non free  adisposizione dell'utenza privata) consente di organizzare riunioni pianificate. Quando il Magistrato pianifica la riunione, ottiene un link per invitare le parti alla riunione(link che verrà inserito nel provvedimento per la celebrazione dell'udienza da remotoovvero nell'email inviata successivamente all'adesione dei legali.

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Microsoft Teams Nel caso in cui il magistrato inserisca il link per la partecipazione all'udienza nel provvedimentoche la fissa o che dispone la trattazione da remoto, il provvedimento conterrà un link di questotipo:

Da copiare ed incollare nel proprio browser.

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Microsoft Teams Nel caso di invio via mail è possibile ricevere, oltre al semplice link, l'invito ad una riunione pianificata, comequello di seguito:

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Microsoft Teams Cliccando sul link fornito dal magistrato si accede alla seguente schermata*:*il provvedimento del magistrato ricorderà alle parti di connettersi con anticipo di 15 minuti, così da verificareche non ci siano problemi di connessione o altro

N.B.: Verificate diutilizzare i browserCHROME o EDGE, chenon presentanoproblemi dicompatibilità nell'utilizzodi Teams.

N.B.:  Se appare unpopup che propone dieffettuare il downloaddell'app Teams o diaprire il programmaTeams (se l'avete giàscaricato) è sufficientechiudere il popup perproseguire seguendoil tutorial, altrimenti sipotrà scaricare oaccedere all'app perpartecipare tramitel'applicativo per PC(vedi pag. 19)

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Microsoft Teams A questo punto, dopo aver cliccato su "Partecipa sul Web", si accede alla schermatadi seguito, in cui inserire il proprio nome e verificare che tutto funzioni:

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Microsoft Teams Cliccando su "Dispositivi" si può selezionare l'input per Altoparlanti, Microfono e Videocamera:

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Microsoft Teams Clicchiamo quindi su "Partecipa ora" (in prossimità dell'orario di udienza) e al Magistratoapparirà un messaggio di questo tipo:

N.B.: Se il Magistrato non ciammette entro 15 minuti allariunione (magari perché cisiamo connessi con troppoanticipo rispetto all'udienza),verremo esclusi dalla salad'attesa e dovremosemplicemente cliccare dinuovo sul link nell'email cheabbiamo ricevuto.

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Microsoft Teams Una volta che saremo stati ammessi dal Magistrato avremo accesso alla videochat con le altreparti dell'udienza. Un menù a scomparsa posizionato in basso al centro della nostra schermataci darà accesso a diverse opzioni:

Durata riunione

Attiva/Disattiva

Video*

Attiva/Disattiva

AudioCondividiSchermo

Apri Chat

VisualizzaPartecipanti

TerminaRiunione

*Il  Protocollo (art. 5 punto 5) prescrive che le partidebbano sempre tenere attivo il video durante l'udienza.

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Microsoft TeamsCliccando sul tasto "..." si accede invece alle ulteriori opzioni, come da schermata di seguito:

Consente diaccedere alleimpostazioni relativeagli imput audio evideo cui erapossibile accedereanche nellaschermata iniziale.

Disattiva il segnalevideo in arrivo dalMagistrato e dallealtre parti.

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Microsoft Teams La funzione "Condividi Schermo" può essere utilizzata, secondo il Protocollo, qualora vi sia lanecessità di richiamarsi ad uno o più documenti durante lo svolgimento dell'udienza (fermarestando la necessità di loro deposito telematico), per una loro più immediata visualizzazione.

CondividiSchermo

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Microsoft TeamsE' poi possibile, ma non necessario, installare l'intera appliazione Teams (nella versione free) perpoter gestire la videoconferenza dall'applicazione stessa invece che dal browser. Per farlo è sufficiente creare un account cliccando a questo link: e scaricare l'applicazione. Per creare un account è necessario un indirizzo mail su dominio Microfost (es. live.it, outlook.it,etc.) che può anche essere creata al momento. La gestione della videoconferenza dall'app permette di accedere ad alcune funzionalità avanzate(es. sfocamento dello sfondo) comunque non necessarie per la gestione dell'udienza.

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Lo svolgimento dell'udienzadichiarano la propria identità (su richiesta del magistrato);dichiarano che non sono presenti nel luogo da cui si connettono soggetti non legittimati.

Una volta ammesse alla stanza virtuale del giudice, le parti:

Terminate queste operazioni preliminari può darsi corso all'udienza, nel corso della quale idifensori hanno l'onere di mantenere il collegamento video attivo ma possono (su indicazionedel giudice) disattivare il microfono per evitare sovrapposizioni con gli altri partecipantiall'udienza o brusii.

Per il richiamo a documenti nel corsodell'udienza (fermo l'obbligo di depositotelematico) è possibile utilizzare la funzionecondividi schermo.

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La conclusione dell'udienzaAl termine dell'udienza il magistrato invita i difensori delle parti a dichiarare a verbale di averpartecipato effettivamente all'udienza nel rispetto del contraddittorio e ad attestare che losvolgimento dell'udienza stessa mediante l'applicativo è avvenuto regolarmente. Il giudice dà quindi lettura del verbale (eventualmente tramite condivisone dello schermo).

N.B.:  I partecipanti devono aver cura di nonuscire dalla riunione/udienza, ma diattendere che il giudice proceda alla "puliziadella stanza virtuale".

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Secondo l'art. 1 del Protocollo siglatodal Consiglio dell'Ordine e dal Tribunaledi Verona, Skype for Business verràutilizzato per la trattazione delleudienze da remoto solamente in caso diimpossibilità di utilizzo dell'applicativoTeams.

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Skype è uno strumento in via didismissione e verrà completamenteassorbito da Microsoft Teams entro il 31luglio del 2021.

o

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Skype for Business è la soluzione pensatada Microsoft per l'utilizzo di Skype inambito aziendale, ed è legato ai pacchettibusiness di Microsoft Office. E' pensatoper l'utilizzo all'interno di un'aziendama consente di effettuare e riceverechiamate da utenti esterni dotati diaccount Skype "ordinari".

o

Il suo funzionamento è altrettantosemplice. E' sufficiente infatti che illegale sia in possesso del client Skype"ordinario" (accessibile via app o viaweb) e che indichi il proprio ID Skype omail al Magistrato, il quale "chiamerà" illegale al momento dell'udienza.

o

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Divieto di effettuare collegamenti con soggetti terzi non legittimati a prendereparte all'udienza. Obbligo di garantire che nei luoghi da cui avviene il collegamento non sianopresenti soggetti terzi non legittimati a partecipare all'udienza. Come per le udienze in presenza, impegno dei difensori a prendere la parolanel rispetto delle indicazioni del giudice, in modo da garantire l'ordinatosvolgimento dell'udienza. Divieto di registrazione dell'udienza. Obbligo di mantenere attivo il collegamento video durante l'udienza; il giudicedisciplina l'uso della funzione audio ai fini dell'ordinato svolgimentodell'udienza.

Il Protocollo contiene, all'articolo 5, una serie di raccomandazioni per ipartecipanti all'udienza da remoto: 1.

2.

3.

4.5.

Raccomandazioni

Protocollo

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Oltre a quanto disciplinato dal protocollo: Si raccomanda ai Colleghi di utilizzare cuffie e microfono dedicati per partecipare all'udienza invideoconferenza, così da garantire una miglior qualità audio. Si ricorda che, di fatto, il luogo da cui ci si connette all'udienza da remoto è equiparato all'aula diudienza "fisica" e che pertanto valgono le stesse regole (ad esempio in tema di riservatezza edecoro) previste per la partecipazione all'udienza de visu. Si raccomanda di utilizzare dispositivi propri oltre che aggiornati (se condivisi va il PC andràsettato a livello di utenze e l'udienza andrà fatta dal profilo del legale). Si raccomanda di utilizzare reti di connessione privata (reti domestiche proprie a cui connettersivia WiFi o LAN), evitando altre connessioni o trasmissioni (es. download) per tutta la duratadell'udienza (è possibile fare uno speed test prima dell'udienza digitando la chiave di ricerca"speed test" sul motore di ricerca Google, tenete presente che per una videochiamata di gruppoè raccomandata una velocità minima di 8mb/s in download e di 4mb/s in upload).

Raccomandazioni25

Per quanto riguarda il browser: Si raccomanda di utilizzare i browser Edge o Chrome  (in quanto meglio predisposti per l'utilizzo diTeams) e di settare il profilo privacy del proprio browser così da limitare i cookie nel momento dellaconnessione. Per fare questo è possibile aprire il link in una finestra di navigazione in incognito oppure: su browser Edge (nuova versione) andare sul menù (...) in alto a destra e quindi su: -> impostazioni ->privacy e servizi -> selezionare il profilo "RIGIDO" su browser Chrome andare sul menù (...) in alto a destra e quindi su: -> impostazioni -> privacy esicurezza -> altro -> attivare "Invia una richiesta "Non tenere traccia" con il tuo traffico di navigazione"ed attivare "Navigazione sicura (protegge te e il tuo dispositivo da siti pericolosi)".

Raccomandazioni26

DISCLAIMER - Le informazioni fornite e gli esempi costruiti nel presente vademecum sonoda intendersi come di natura generale ed a scopo puramente divulgativo ed illustrativo. Èvietata ogni forma di riproduzione senza l’autorizzazione degli Autori.Per eventuali dubbi, suggerimenti o chiarimenti in relazione al presente vademecumcontattare la Commissione Informatica dell'Ordine degli Avvocati di Verona al seguenteindirizzo email: comm.informatica.vr@gmail.com