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REGOLAMENTO PER LA GESTIONE

DEL SERVIZIO CASSE

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Art. 1 – OGGETTO E CONTENUTO DEL REGOLAMENTO

Il presente regolamento disciplina le attività contabili e di cassa per prestazioni effettuate presso

gli sportelli CUP/Cassa.

Si applica a tutte le attività che comportano la gestione contabile nonché la riscossione di

somme di denaro e di rimborso da parte del personale agli sportelli CUP/Cassa.

Il presente regolamento disciplina in maniera uniforme ed omogenea le procedure di riscossione

e di custodia delle somme di denaro incassate per conto dell’Azienda Ospedaliera dagli operatori

di cassa.

Conseguentemente intende costituire un riferimento univoco per tutti gli operatori di sportello

che gestiscono le casse CUP nonché per tutti gli altri punti di prenotazione/riscossione. Inoltre lo

stesso intende rispondere ad un’esigenza di uniformità e di chiarezza di ruoli anche al fine di

individuare le rispettive responsabilità.

La funzione di cassa può essere effettuata:

• Mediante riscuotitori automatici;

• Mediante l’istituzione di sportelli misti di prenotazione e riscossione (CUP/cassa) al

fine di agevolare l’utenza e di attivare il pre-pagamento delle prestazioni.

L’istituzione di nuove casse avviene con deliberazione del Direttore Generale su proposta del

Responsabile dell’U.O. Economico Finanziaria, previo parere del Direttore della Direzione

Amministrativa di Presidio. Nella stessa delibera vengono individuati il numero di servizi e i relativi

ambiti di riferimento.

Alle casse interne compete la riscossione dei proventi e delle entrate così individuate:

• Proventi attività di ricovero a paganti in proprio a soggetti privati;

• Proventi da rette di degenza a confort alberghiero da privati paganti;

• Proventi da prestazioni specialistiche da privati paganti;

• Proventi da attività L.P.;

• Proventi da ticket;

• Proventi da acquisto buoni pasto;

• Proventi per il rilascio di cartelle cliniche, certificazioni sanitarie;

• Proventi per il rilascio di altra documentazione sanitarie in genere;

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• Proventi derivante da concorsi, rimborsi e recuperi diversi;

• Tutti gli altri proventi che possono essere convenientemente riscossi attraverso questo

servizio.

Relativamente agli aspetti organizzativi, si individuano le seguenti competenze a carico delle

diverse strutture:

• Aspetto gestionale del personale: Dirigente D.A.P. & Referente CUP;

• Disposizioni circa la corretta applicazione delle norme riferite ai ticket: Dirigente D.A.P. &

Referente CUP con supporto D.M.P.O.;

• Disposizioni circa la corretta applicazione della normativa fiscale: U.O. Economico

Finanziaria;

• Istituzione di nuovi punti cassa: deliberazione del Direttore Generale su proposta del

Responsabile dell’U.O. Economico Finanziaria, previo parere del Direttore della Direzione

Amministrativa di Presidio. Attivazione U.O. Economico Finanziaria per porre in essere i

conseguenti adempimenti contabili; attivazione D.A.P. per porre in essere i conseguenti

adempimenti organizzativi;

• Interventi ed integrazioni su applicativi degli sportelli CUP/CASSA: D.A.P. & Referente CUP

con supporto U.O. Economico Finanziaria se interventi correlati alla parte contabile e con

supporto dei Sistemi Informativi Aziendali in generale;

• Disposizione inerenti il maneggio di denaro pubblico: U.O. Economico Finanziaria.

Art. 2 – DISCIPLINA DEL SERVIZIO DI CASSA

Tutti gli operatori impiegati presso gli sportelli del CUP/CASSA, addetti alle operazioni di gestione

degli incassi, sono tenuti all’osservanza del presente regolamento.

L’attività degli sportelli dovrà svolgersi nel rispetto della vigente normativa contabile e fiscale.

L’incarico di cassiere è conferito agli operatori addetti alle operazioni di cassa mediante

deliberazione aziendale, con delibera predisposta dall’U.O. Economico Finanziaria.

Tale incarico è dato a tempo indeterminato ma può essere revocato per volontà aziendale.

L’operatore di cassa è personalmente responsabile della regolarità della gestione e delle somme

introitate. E’ fatto obbligo allo stesso di assumere le necessarie cautele per evitare la perdita dei

valori in custodia, in quanto risulta personalmente responsabile fino a quando non entri in

possesso del discarico.

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L’operatore di cassa in nessun caso può fare delle somme riscosse a qualsiasi titolo un uso diverso

da quello a cui sono destinate, inoltre, non è autorizzato né a cambiare denaro né assegni. E’ fatto

divieto, infine, di ricevere in consegna altri valori se non espressamente autorizzato. Pertanto,

nella cassa devono sempre trovarsi i soli valori che ne compongono la reale consistenza.

Art. 3 – RESPONSABILE DEL SERVIZIO DI CASSA

Le attività concernenti il servizio cassa nonché l’articolazione organizzativa delle casse/Cup sono

dirette dal Dirigente D.A.P. e coadiuvate dal Referente CUP.

Spettano, invece, all’ U.O. Economico Finanziaria le attività relative a:

• Controllo del flusso sia di denaro contante che delle operazioni effettuate tramite Pos o

altra modalità di pagamento;

• Gestione delle operazioni di versamento/accredito presso l’Istituto Tesoriere.

Al fine di garantire maggiore funzionalità al servizio di cassa, il Dirigente D.A.P. sulla base

dell’articolazione degli sportelli Cup/Cassa, individua il corrispondente Referente/Referenti e ne

da comunicazione all’ U.O. Economico Finanziaria.

Al Referente/Referenti di Cup/Cassa vengono attribuite le seguenti funzioni:

• Impartisce agli operatori le direttive circa la programmazione delle attività tipiche di

prenotazione/riscossione;

• Effettua le operazioni di verifica e controllo delle casse degli operatori per predisporne i

versamenti.

Art. 4– GESTIONE CONTABILE DEGLI INCASSI

La gestione contabile degli incassi avviene mediante l’utilizzo del programma software

contestualmente all’operazione di sportello che l’ha generata.

Le operazioni soggette a registrazione immediata tramite il suddetto software sono le seguenti:

- Incassi

- Rimborsi

La procedura software, di cui attualmente ci si avvale, permette di individuare con certezza

l’identità dell’operatore che esegue le operazioni su elencate in quanto l’accesso a tale procedura

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è consentito esclusivamente ai dipendenti muniti di credenziali di accesso, strettamente riservate

e personali.

L’operatore accede alla procedura all’inizio del proprio turno di lavoro, nel rispetto degli orari di

apertura degli sportelli all’utenza, e al termine del proprio turno di lavoro, provvede ad eseguire

tutte le operazioni di chiusura di cassa al fine di effettuare la riconciliazione tra i movimenti

registrati e la consistenza propria di cassa.

In Azienda è presente una procedura di cassa redatta in data 11/05/2012 che riporta tutte le

operazioni operative quotidiane degli operatori di cassa (Allegato 1).

Art. 5– FONDO CASSA

Al fine di consentire la chiusura giornaliera delle operazioni di incasso con contestuale versamento

delle somme introitate, ogni operatore cassa/Cup viene dotato di un fondo iniziale di cassa.

Il fondo cassa aziendale è attribuito al Referente Cup con atto deliberativo predisposto dall’ U.O.

Economico Finanziaria ed erogato mediante emissione di ordinativi di pagamento.

Il Referente Cup/Cassa e/o suo delegato è responsabile del fondo cassa complessivamente

assegnato e individua per ogni postazione di lavoro l’importo da attribuire in accordo con il

Dirigente dell’U.O. Economico Finanziaria.

Tale fondo è riservato esclusivamente alle operazioni previste dal presente regolamento ed è

finalizzato a facilitare la gestione dei resti. E’ escluso qualsiasi utilizzo del fondo cassa per reintegri

dovuti ad ammanchi di cassa.

Il Referente del servizio Cup/Cassa è tenuto a controllare periodicamente la consistenza del fondo

cassa in dotazione ad ogni postazione di lavoro.

Art. 6– MODALITA’ DI RISCOSSIONE

La riscossione delle somme presso gli sportelli Cassa/Cup potrà avvenire:

- Per contanti

- Tramite circuiti POS e carte di credito

- Bollettini c/c postali

- Bonifico bancario

- A mezzo assegno circolare

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Non è ammessa l’accettazione di assegni bancari, fatta eccezione per:

- Pagamenti di interventi in libera professione

- Pagamenti da rette di degenza a confort alberghiero da privati paganti

- Pagamenti per attività di ricovero a paganti in proprio

In quest’ultimo caso è richiesta fotocopia di idoneo documento di identità valido.

Sugli assegni bancari e circolari è obbligatorio apporre la clausola “NON TRASFERIBILE”.

Art. 7– RILASCIO DELLE RICEVUTE E DELLE FATTURE

L’operatore è tenuto ad emettere ricevuta o fattura per ciascuna operazione effettuata, mediante

l’utilizzo della procedura informatica.

L’operatore rilascia all’utente l’originale a titolo di quietanza del pagamento ricevuto.

Art. 8 – GESTIONE DEI RIMBORSI

Gli operatori degli sportelli Cup/Cassa non sono autorizzati ad eseguire operazioni di pagamento

ad eccezione delle operazioni di rimborso.

La procedura prevede che il rimborso possa essere effettuato nei seguenti casi:

• Per prestazioni prenotate e non effettuate, in quanto disdettate dall’assistito o dalla

azienda stessa tramite giustificazione dello specialista;

• Per prestazioni erroneamente tariffate in eccesso;

• Altro secondo le casistiche concordate (Allegato 2).

L’operatore addetto alla cassa , in tutti i casi sopra elencati, per poter effettuare il rimborso dovrà

farsi consegnare dall’utente:

• l’originale della ricevuta/fattura di pagamento

• la giustifica dello specialista.

Non è possibile procedere al rimborso se l’utente non è in grado di restituire l’originale della

ricevuta/fattura.

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Art. 9 – CHIUSURA, VERIFICA E CONTROLLO GIORNALIERO DELLA CASSA DEL SINGOLO

OPERATORE E MODALITA’ DI VERSAMENTO

Alla fine di ciascun turno di lavoro ogni singolo operatore di sportello effettua la chiusura di cassa

come da procedura redatta in data 11/05/2012 che riporta tutte le operazioni operative

quotidiane degli operatori di cassa (Allegato 1).

Art. 10 – GESTIONE DELLE DIFFERENZE DI CASSA

Qualora si evidenziassero discordanze di cassa derivate da:

1. errori e pagamenti indebiti

2. errori nella restituzione dei resti

queste devono essere segnalate al Referente Cup/Casse il quale a sua volta le trasmette tramite

mail all’ U.O. Economico Finanziaria per gli adempimenti di competenza.

In considerazione di quanto sopra, si procede al monitoraggio costante degli ammanchi di cassa

con particolare attenzione all’incidenza ed alla frequenza con cui tali episodi si verificano

relativamente ai singoli operatori.

L’Azienda, si riserva comunque di intraprendere ogni iniziativa di natura disciplinare nei confronti

dei dipendenti che abbiano riportato ammanchi di denaro in conseguenza di violazioni di direttive

aziendali o di norme di legge.

Art. 11 – SOTTRAZIONE O FURTO

Nel caso in cui si rilevi un furto, una rapina ovvero una sottrazione indebita dei valori custoditi, il

Referente Cup/Cassa, ne dà prontamente comunicazione al Dirigente D.A.P. che provvede a far

effettuare tutti gli adempimenti del caso, aprendo apposita istruttoria.

In particolare deve essere effettuata la denuncia all’Autorità competente, nei modi e nei termini

previsti dalla vigente polizza assicurativa, dando comunicazione dell’evento all’ufficio AA.GG.LL.

per i successivi adempimenti di competenza. Il Dirigente D.A.P. deve comunicare al Dirigente dell’

U.O. Economico Finanziaria l’importo dei valori sottratti.

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Art. 12 – VERIFICA E CONTROLLO DELLA CASSA

Giornalmente, l’.O. Economico Finanziaria, effettua i riscontri di competenza in base alla

documentazione trasmessa da ciascun punto di riscossione ed effettua le dovute segnalazioni nel

caso in cui vengano rilevate le anomalie.

Con scadenza trimestrale, e comunque ogni volta che venga richiesta dal Collegio Sindacale, i

funzionari incaricati dal responsabile dell’ U.O. Economico Finanziaria, sono tenuti ad effettuare

una verifica di cassa.

Di ciascuna verifica deve essere redatto apposito verbale sottoscritto dal referente Cup/Cassa e

dal verificatore.

Art. 13 – VALIDITA’ DEL REGOLAMENTO

Il presente regolamento ha validità dal momento della sua approvazione con atto del Direttore

Generale, e potrà essere modificato o integrato a seguito di variazioni dell’organizzazione

aziendale o per effetto di eventuali cambiamenti intervenuti per legge.

PROCEDURA di CASSA AZIENDALE

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INDICE PAGINA

Funzioni 1 di 9

Risorse Strumentali 1 di 9

Risorse Umane esterne 1 di 9

Cancelleria 2 di 9

Documentazione a supporto del personale addetto 2 di 9

Personale interno di riferimento 2 di 9

Fondo Cassa Iniziale 2 di 9

Premessa 3 di 9

Procedura Operativa Quotidiana 3-4-5-6-7 di 9

Manuale operativo per cassa continua 8-9 di 9

FUNZIONI

o Rimborso di prestazioni non eseguite,ma pagate;

o Rimborso per prenotazioni Camelia non corrette, ma pagate e da riaccettare;

o Storno di prestazioni di laboratorio accettate sia con “Concerto” che con “Camelia”che prevedono

all’atto del ritiro referto una variazione sul pagamento;

o Incasso per prestazioni sanitarie;

o Incasso di prestazioni non registrate/registrabili in Camelia (es: buoni pasto parenti, buoni pasto

dipendenti con dinamiche particolari, incasso addobbi… ecc).

RISORSE STRUMENTALI

o Cassacontinua con chiavette (transponder) numerate personalizzate;

o cassaforte con chiave;

o mini cassaforte con combinazione;

o cassetta metallica per contenere fondo cassa con chiave (una per postazione lavoro);

o rilevatore banconote false (n. 6);

o conta banconote (n. 2) e conta monete (n. 2);

o buste per versamento (con distinta di versamento stampata)

RISORSE UMANE ESTERNE

o personale qualificato per ritiro sacchi dalla cassa continua

PROCEDURA di CASSA AZIENDALE

N 1 Data 11/05/2012

Rev. 1 del 18/12/2014

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CANCELLERIA

o buste autosigillanti per gestione eccedenza in moneta del fondo cassa a fine giornata (1 giornaliera

per le 13 postazioni)

o Modello A (da compilarsi a chiusura CASSA )

o Distinta di versamento (impressa sulla busta di versamento)

DOCUMENTAZIONE A SUPPORTO DEL PERSONALE ADDETTO:

o Procedura di cassa di “Camelia” elaborata da SANTER;

o Procedura di cassa aziendale.

PERSONALE INTERNO DI RIFERIMENTO

o Supervisore CUP: per problematiche relative alle attività standard del CUP, per problematiche

inerenti il funzionamento e la gestione della cassa continua e della cassa forte, e per contattare gli

altri riferimenti (in via prioritaria sig.ra Angela Ghilardi, in assenza sig.ra Mara Bosco);

o Sig.ra Boffelli Patrizia (in assenza sig.ra Josè Moranti): per problematiche inerenti la fase di incasso

e chiusura di cassa (contattata in via preferenziale dal Supervisore CUP) ;

o Dr. Alessandro Cominelli: per problematiche inerenti il funzionamento e la gestione della cassa

continua (contattato in via preferenziale dal Supervisore CUP).

FONDO CASSA INIZIALE

Complessivamente verrà fornito un fondo cassa di 200 € per ogni postazione lavoro. Ogni “mini fondo

cassa per postazione lavoro” di 200 € dovrà essere posizionato in idonea cassettina metallica (che dovrà

riportare il riferimento della postazione lavoro).

Di seguito la composizione iniziale di ogni “mini fondo cassa per postazione lavoro”:

n.10 banconote da 10 euro

n.10 banconote da 5 euro

n.30 monete da 1 euro

n.20 monete da 50 centesimi

n.20 monete da 20 centesimi

n.20 monete da 10 centesimi

n.30 monete da 5 centesimi

n.100 monete da 2 centesimi

n.50 monete da 1 centesimo

PROCEDURA di CASSA AZIENDALE

N 1 Data 11/05/2012

Rev. 1 del 18/12/2014

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PREMESSA

1. Ad ogni potenziale operatore CUP verrà assegnato un transponder (chiavetta) cui è collegato un

numero di riconoscimento per la cassa continua. L’associazione transponder-operatore verrà

effettuata dal Supervisore CUP mediante elaborazione di “tabella operatore” con le seguenti

informazioni “Operatore – n. transponder - sigla operatore”. La sigla operatore viene richiesta

quale riconoscimento per la firma messa sul documento di pagamento (sulla dicitura “pagato”).

I transponder non possono assolutamente essere scambiati fra operatori in quanto il transponder

identifica in modo univoco l’operatore. Le variazioni in merito all’assegnazione del transponder

possono essere effettuate solo ed esclusivamente dal supervisore CUP con contestuale modifica

della “tabella operatore”.

Si raccomanda massima attenzione nella gestione del transponder:

- Non perderlo;

- Non dimenticarlo;

in quanto il transponder è lo strumento base e fondamentale per poter effettuare il versamento

nella cassa continua.

2. Ogni operatore verrà associato ad una cassa virtuale personale con l’utilizzo del Cognome e della

Password di accesso attualmente in uso (si ricorda di aggiornare le password di accesso e di non

comunicarle a nessuno).

PROCEDURA OPERATIVA QUOTIDIANA

1) L’operatore di apertura (identificato dal Supervisore CUP) deve essere il primo operatore ad entrare

nella struttura e deve:

- prendere le chiavi della cassaforte grande dalla minicassaforte con combinazione;

- aprire la cassaforte e controllare il ritiro della cassettine da parte degli altri operatori;

- sbloccare mediante apposita chiave la serratura della cassa continua;

- ritirare il riepilogo della giornata precedente (scontrino);

- consegnare scontrino e chiavi della cassa continua al supervisore CUP;

Ogni operatore deve:

2) Ritirare dalla cassaforte la cassettina metallica con il mini fondo cassa relativo alla postazione di

competenza;

3) Munirsi di una busta per versamento (con distinta di versamento stampata sulla busta)

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4) Verificare la presenza del transponder personale (in caso di perdita o di dimenticanza contattare il

supervisore CUP);

5) Attivare la postazione lavoro per inizio attività;

6) Eseguire l’attività (prenotazione, accettazione, storno, incasso…) come da manuali santer (si

specifica la necessità di siglare la dicitura “pagato” al fine di consentire l’omissione del timbro);

7) In caso di momentanea assenza nessun operatore può effettuare operazioni di incasso sulla

postazioni lavoro di un altro operatore (di fatto non è consentito l’utilizzo di una postazione lavoro

prima che il precedente operatore abbia effettuato la procedura di chiusura ed abbia compilato il

modulo A);

8) A fine turno intermedio (per cessazione attività con conseguente cessione della postazione lavoro

ad altro operatore) l’operatore deve procedere ad effettuare la procedura di chiusura cassa:

a. Dal menù CASSA entrare nella voce RAPPORTO DI CASSA. Questa funzione esegue il

rapporto di cassa dall’apertura della stessa, proponendo di default la data della giornata;

Dopo averlo visualizzato procedere alla stampa nel seguente modo:

b. flaggare il quadretto RICERCA LIBERA e quindi cliccare sul pulsante ALTRE STAMPE;

c. procedere alla stampa del CONSUNTIVO ANALITICO GIORNALIERO (2 COPIE: una da inserire

in apposito faldone CUP e l’altra da inviara all’U.O. Economico Finanziaria);

d. Cliccare sul tasto ritorna e procedere alla chiusura di cassa cliccando sul pulsante

PRELIEVO E CHIUSURA;

e. Selezionare (una per volta) le righe d’incasso con tipologia di pagamento (CONTANTI-

BANCOMAT);

f. Ad ogni selezione di riga, impostare la causale di prelievo dalla cassa (VERSA) e cliccare sul

pulsante “Aggiungi selezionato”. Proseguire finché non risulteranno più residui di cassa;

g. Cliccare sul pulsante CONFERMA E CHIUDI CASSA. Il programma procederà a stampare i

movimenti e ad azzerare la cassa;

h. Procedere al conteggio del contenuto della cassettina metallica, che dovrà essere pari al

fondo cassa di partenza incrementato dell’incassato a fine turno, e alla verifica con

Camelia;

i. Effettuata la verifica:

1. Provvedere a compilare la distinta di versamento (stampata direttamente

sulla busta) con i seguenti dati:

a. Data;

b. N. operatore (si riferisce al numero del transponder);

SINTESI

DELLA

PROCEDURA

DI CASSA

SANTER

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c. N. versamento (indicare il numero cronologico del versamento

personale giornaliero);

d. N. postazione di lavoro (indicare la postazione fisica);

e. Compilare la distinta;

f. Apporre la firma dell’operatore;

g. Fornirne copia all’U.O. Economico Finanziaria (mediante fotocopia

della busta di versamento);

2. Provvedere a versare l’incasso nella busta del versamento: tale busta non

deve contenere monete (rigidità correlata alla necessità di minimizzare il

rischio dell’effetto “sacchetto” nella busta con conseguente mancato

scorrimento della busta nella fessura della cassa continua con conseguente

blocco della cassa continua stessa). Pertanto si chiede di gestire la

disponibilità di cassa (monete/banconote) al fine di versare quanto più

possibile mediante banconote;

3. Conteggiare la composizione del minifondo di cassa residuale: il mini fondo

cassa sarà identico a quello di avvio nel caso in cui l’incasso non abbia

monete. In caso contrario (maggioranza dei casi) si avrà un nuovo mini

fondo cassa leggermente superiore alla partenza in quanto comprensivo

delle monete (che non si possono versare). Il fondo cassa, come ovvio, può

come tagli essere diverso dalla prima assegnazione;

4. Compilare, datare e firmare il modulo A per la parte di competenza a

seconda del turno intermedio (in questo caso il 1° turno) indicando mini

fondo iniziale, versamento (deve coincidere con il valore presente nella

distinta di versamento), eventuale eccedenza/ammanco, e mini fondo di

fine turno intermedio. Eventuale variazioni/correzioni del Modulo A

devono essere controfirmate dal Supervisore CUP;

5. Inserire il modulo A nella cassettina metallica: se la sovrapposizione è

immediata la cassettina rimane presso la postazione altrimenti verrà

collocata nella cassaforte e presa dall’operatore che subentrerà.

j. Effettuare il versamento in cassa continua (si rimanda al manuale proposto da pagina 8) ed

uscire dal programma;

9) l’operatore che subentra deve utilizzare la cassettina metallica della stessa postazione ma

effettuare le operazioni sulla propria cassa virtuale (apertura e chiusura)

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10) Da qui in poi si ripetono le operazioni effettuate dal punto 3 al punto 8, eccezion fatta per il sub

punto 8.i che si riporta e aggiorna di seguito:

j. Effettuata la verifica:

1. Provvedere a compilare la distinta di versamento (stampata direttamente

sulla busta) con i seguenti dati:

a. Data;

b. N. operatore (si riferisce al numero del transponder);

c. N. versamento (indicare il numero cronologico del versamento

personale giornaliero);

d. N. postazione di lavoro (indicare la postazione fisica);

e. Compilare la distinta;

f. Apporre la firma dell’operatore;

g. Fornirne copia all’U.O. Economico Finanziaria (mediante fotocopia

della busta di versamento);

2. Provvedere a versare nella busta del versamento: tale busta non deve

contenere monete (rigidità correlata alla necessità di minimizzare il rischio

dell’effetto “sacchetto” nella busta con conseguente mancato scorrimento

della busta nella fessura della cassa continua con conseguente blocco della

cassacontinua stessa). Pertanto si chiede di gestire la disponibilità di cassa

(monete/banconote) al fine di versare quanto più possibile mediante

banconote;

3. Conteggiare la composizione del minifondo di cassa residuale: il mini fondo

dovrà essere pari a 200,00 euro. La quota eccedente, relativa alla

differenza fra il fondo cassa di partenza e le monete incassate ma non

inserite nella busta di versamento, deve essere inserita in una busta

autosigillante (unica a fine turno per tutte le postazioni). Tali buste

vengono raccolte, messe in cassaforte e a fine settimana prelevate

dall’U.O. Economico Finanziaria che effettua direttamente il versamento;

4. Compilare, datare e firmare il modulo A per la parte di competenza a

seconda del turno intermedio (in questo caso il 2° turno – in linea teorica il

finale) indicando mini fondo iniziale, versamento (deve coincidere con il

valore presente nella distinta di versamento), eventuale

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eccedenza/ammanco, mini fondo finale e LA “QUOTA INSERITA NELLA

BUSTA AUTOSIGILLANTE A FINE GIORNATA”.

5. Consegnare il modulo A debitamente compilato al Supervisore CUP che lo

inserirà in apposito faldone;

j. Effettuare il versamento in cassa continua (si rimanda al manuale proposto da pagina 8) ed

uscire dal programma;

11) A questo punto l’operatore chiude la cassa metallica, chiude la postazione di lavoro, e posiziona la

cassettina metallica nella cassaforte.

12) L’operatore di chiusura (identificato dal Supervisore CUP), che è l’ultimo operatore ad uscire dal

CUP:

a. verifica la presenza del 13 cassettine metalliche nella cassaforte;

b. blocca la cassa continua e mette le chiavi della cassa continua nella cassaforte;

c. chiude la cassaforte;

d. inserisce la chiave della cassaforte nella mini cassaforte a combinazione.

A fine giornata dovrà essere predisposta una busta da inviare all’U.O. Economico Finanziaria (all’attenzione

di Patrizia Boffelli) con :

- copia per operatore del consuntivo analitico giornaliero (per ogni chiusura);

- copia della distinta di versamento;

- se presenti, copie delle fatture.

Si rammenta a tutti gli operatori che gestiscono la cassa che in caso di “rapina”, devono consegnare ciò che

viene loro richiesto, senza opporre resistenza e successivamente allertare il responsabile.

Si specifica che il denaro contenuto nella cassa continua non può essere prelevato dagli operatori;

pertanto, a tutela degli operatori stessi, verranno applicati appositi adesivi informativi sia sulla cassa

continua che sul vetro, ben visibili all’esterno.

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MANUALE OPERATIVO PER CASSA CONTINUA

1. Preparare la busta di versamento (distinta di versamento stampata sulla busta);

2. loggarsi con il transponder avvicinandolo al riconoscitore (pulsante rosso) fino ad ottenere un

segnale acustico di risposta;

3. Digitare l’importo versato (non indicare i decimali) e dare l’invio attraverso pulsante di

selezione;

4. Muovere con cautela (I° Step) la maniglia verso l’operatore (precedentemente sbloccata

dall’operatore di apertura, ma mantenuta in posizione di allineamento), inserire la busta di

versamento, muovere ancora la maniglia a destra (II° step), riportare la barra in posizione di

allineamento;

5. Ritirare lo scontrino personalizzato rilasciato dalla cassa continua con indicazione

dell’operatore, del giorno e del versamento effettuato. Conservare con cura lo scontrino in

quanto certificazione del versamento effettuato (dichiarato) confrontabile con la stampa

riepilogativa lanciabile dal Supervisore CUP.

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Si comunica che l’operazione di versamento, dopo aver digitato l’importo, deve essere effettuata in tempo

breve, altrimenti uscirà uno scontrino con l’indicazione del tentativo di operazione con importo pari ad €

0,00.

Ogni volta che l’utente si è fatto riconoscere con il transponder deve versare una sola busta.

Le buste non devono essere particolarmente gonfie.

Nel caso in cui le banconote da versare abbiano un volume notevole, si consiglia di dividere l’importo in 2 o

più buste e di ripetere l’operazione completa di versamento più volte, ossia:

- Farsi riconoscere;

- Digitare l’importo;

- Versare tramite movimento maniglia la prima busta;

- Ritirare lo scontrino;

- Rifarsi riconoscere;

- Digitare l’importo;

- Versare tramite movimento maniglia la prima busta;

- Ritirare lo scontrino;

- Rifarsi riconoscere;

- ….

Si ricorda di non versare monete e di inserire sempre le buste in verticale.

POSTAZIONE LAVORO N.

DATA (gg/mm/aa)

OPERATORE N. FIRMAMINI FONDO CASSA DI PARTENZA €

VERSATO IN CASSA CONTINUA € EVENTUALE AMMANCO € EVENTUALE ECCEDENZA € MINI FONDO CASSA DI ARRIVO €

TIPOLOGIA BANCONOTE NUMERO € TOTALI100 EURO50 EURO20 EURO10 EURO 5 EURO2 EURO1 EURO50 CENTESIMI20 CENTESIMI10 CENTESIMI5 CENTESIMI2 CENTESIMI1 CENTESIMOTOTALE

OPERATORE N. FIRMAMINI FONDO CASSA DI PARTENZA €

VERSATO IN CASSA CONTINUA € EVENTUALE AMMANCO € EVENTUALE ECCEDENZA € MINI FONDO CASSA DI ARRIVO €

TIPOLOGIA BANCONOTE NUMERO € TOTALI100 EURO50 EURO20 EURO

SUDDIVISIONE MINI FONDO CASSA DI ARRIVO

MODULO A

1° TURNO

2° T

SUDDIVISIONE MINI FONDO CASSA DI ARRIVO

20 EURO10 EURO 5 EURO2 EURO1 EURO50 CENTESIMI20 CENTESIMI10 CENTESIMI5 CENTESIMI2 CENTESIMI1 CENTESIMOTOTALE

OPERATORE N. FIRMAMINI FONDO CASSA DI PARTENZA €

VERSATO IN CASSA CONTINUA € EVENTUALE AMMANCO € EVENTUALE ECCEDENZA € MINI FONDO CASSA DI ARRIVO €

TIPOLOGIA BANCONOTE NUMERO € TOTALI100 EURO50 EURO20 EURO10 EURO 5 EURO2 EURO1 EURO50 CENTESIMI20 CENTESIMI10 CENTESIMI5 CENTESIMI2 CENTESIMI1 CENTESIMOTOTALE

€

QUOTA INSERITA NELLA BUSTA AUTOSIGILLANTE A FINE GIORNATA

TURNO

3° TURNO

SUDDIVISIONE MINI FONDO CASSA DI ARRIVO

DISTINTA DI VERSAMENTODISTINTA DI VERSAMENTO

DATA ( / / )DATA (gg/mm/aa)N OPERATOREN. OPERATOREN. VERSAMENTON. POSTAZIONE

TIPOLOGIA BANCONOTE NUMERO € TOTALITIPOLOGIA BANCONOTE NUMERO € TOTALI

500 EURO500 EURO

200 EURO200 EURO

100 EURO

50 EURO

20 EURO

10 EURO

5 EURO5 EURO

VIETATI INSERIRE MONETE 0 0VIETATI INSERIRE MONETE 0 0

TOTALETOTALE

Effettuato daEffettuato da__________________________

PROCEDURA PER LA GESTIONE RIMBORSI

CASISTICA APPLICATIVA

• Mancato resto riscuotitori

• Errato resto riscuotitori

• Pagamento tramite riscuotitori di una prestazione errata (prestazioni presenti in Camelia come

aperte ma chiuse in SGP)

PREMESSA

• L’Istituto Tesoriere autorizza il rimborso solo previa verifica degli errori risultanti da DATA4 e di

quanto versato da Fidelitas; ciò comporta tempi tecnici che oscillano dai 5 ai 15 giorni;

• Negli ultimi anni non si sono presentati casi di falsa testimonianza di errato/mancato resto;

• L’utenza ha lamentato, tramite reclami, malessere nel dover attendere per il rimborso e nel dover

recarsi in un secondo momento presso l’Economico Finanziaria per ottenere il dovuto.

CONDIZIONI OPERATIVE PER AVVIO:

• Deve essere variata la dicitura oggi presente sullo scontrino dell’errato/mancato resto; la dicitura

“Da consegnare alla funzione economico finanziaria di via gramsci 13 Crema (0373 280616) – orari

ufficio” deve essere variata in “Da consegnare alla segreteria CUP presso il Centro Unico di

Prenotazione – 0373 280222”.

CONDIZIONI NECESSARIE PER RIDURRE LA CASISTICA:

• Limitare la visualizzazione delle prestazioni da pagare tramite riscuotitori escludendo quelle

anteriori al 2011 fino a che anche in Camelia non verranno chiuse le prestazioni che risultano

pagate su SGP.

PROCEDURA OPERATIVA PER MANCATO RESTO O ERRATO RESTO DA RISCUOTITORI – IN PRESENZA DI

SCONTRINO DEL RISCUOTITORE

1. L’Utente si reca al riscuotitore per effettuare il pagamento della prestazione;

2. Nel caso in cui l’utenza verifichi un’anomalia nel pagamento e/o nel resto erogato:

a. Mancato resto ai riscuotitori

b. Errato resto ai riscuotitori

Si deve recare presso la segreteria CUP al fine di sottoporre il problema.

3. Nel caso in cui l’utente disponga di un riscontro (scontrino errore del riscuotitore) dal quale il CUP

possa verificare quanto sostenuto dall’utente, allora il CUP

a. Ritira lo scontrino errore dal paziente;

b. Eroga il resto non erogato dal riscuotitore al paziente;

c. Il paziente ha risolto la propria problematica in tempo reale;

d. In fase di chiusura di cassa, il CUP trattiene dall’importo che deve essere versato nella cassa

continua quanto consegnato all’utente per il mancato/errato resto;

e. Invia all’economico finanziaria una mail con i riferimenti del caso gestito (destinatari

Boffelli e Morandi);

f. Invia all’economico finanziaria, contemporaneamente alla solita documentazione

giornaliera, anche il cartaceo relativo alla problematica gestita (scontrino errore +

riferimenti utente).

4. A questo punto l’economico finanziaria (Boffelli e Morandi):

a. comunica all’istituto tesoriere gli estremi del caso che si è verificato;

b. L’istituto tesoriere effettuata le verifiche del caso e fornisce riscontro all’Economico

Finanziaria e contemporaneamente versa l’importo oggetto di errato/mancato resto;

c. L’economico Finanziaria verifica l’avvenuto versamento e incassa per chiudere la posizione

nella giornata in cui è avvenuto l’episodio.

PROCEDURA OPERATIVA PER MANCATO RESTO O ERRATO RESTO DA RISCUOTITORI – IN ASSENZA DI

SCONTRINO DEL RISCUOTITORE

1. L’Utente si reca al riscuotitore per effettuare il pagamento della prestazione;

2. Nel caso in cui l’utenza verifichi un’anomalia nel pagamento e/o nel resto erogato:

a. Mancato resto ai riscuotitori

b. Errato resto ai riscuotitori

Si deve recare presso la segreteria CUP al fine di sottoporre il problema.

3. Nel caso in cui l’utente non disponga di un riscontro (scontrino errore del riscuotitore) dal quale il

CUP possa verificare quanto sostenuto dall’utente, allora il CUP

a. Raccoglie le informazione dell’utente e compila l’allegato “DICHIARAZIONE

ERRATO/MANCATO RESTO IN ASSENZA DI UN RISCONTRO DOCUMENTALE”

b. Invia la richiesta del paziente all’economico finanziaria per consentire un riscontro con

quanto dichiarato; la documentazione necessaria deve essere compilata tramite l’allegato

“DICHIARAZIONE ERRATO/MANCATO RESTO IN ASSENZA DI UN RISCONTRO

DOCUMENTALE”

c. Indica al paziente che verrà contattato dall’economico finanziaria;

d. Fornisce al paziente un riferimento telefonico dell’economico finanziaria: 0373 280616.

4. A questo punto l’economico finanziaria (Boffelli e Morandi):

a. Tramite DATA4 effettua le verifiche del caso;

b. comunica all’istituto tesoriere gli estremi del caso che si è verificato;

c. L’istituto tesoriere effettuata le verifiche del caso e fornisce riscontro all’Economico

Finanziaria e contemporaneamente versa l’importo oggetto di errato/mancato resto;

d. L’economico Finanziaria verifica l’avvenuto versamento e incassa per chiudere la posizione

nella giornata in cui è avvenuto l’episodio;

e. L’economico finanziaria contatta telefonicamente l’utente e si accorda per la restituzione

dell’importo presso l’Economico Finanziaria.

PROCEDURA OPERATIVA PER PAGAMENTO TRAMITE RISCUOTITORI DI UNA PRESTAZIONE ERRATA

(PRESTAZIONI PRESENTI IN CAMELIA COME APERTE MA CHIUSE IN SGP)

1. L’Utente si reca al riscuotitore per effettuare il pagamento della prestazione;

2. Nel caso in cui l’utenza verifichi un’anomalia nel pagamento in quanto riscontra il pagamento di

una prestazione errata, si deve recare presso la segreteria CUP al fine di sottoporre il problema.

3. il CUP

a. verifica che si tratta della casistica “SGP”;

b. contatta immediatamente l’economico finanziaria (ove è presente una doppio accesso al

vecchio SGP).

4. L’economico finanziaria in tempo reale verifica che il pagamento effettuato non sia dovuto in

quanto già effettuato in SGP.

5. CUP:

a. Se il pagamento non risulta effettuato allora si informa l’utente e lo si invita a pagare anche

la prestazione recente;

b. Se il pagamento risulta effettuato allora:

• ritira lo scontrino di pagamento dal paziente;

• effettua il rimborso;

• incassa il nuovo documento.

c. Invia all’economico finanziaria una mail con i riferimenti del caso gestito (destinatari

Boffelli e Morandi);

d. Invia all’economico finanziaria, contemporaneamente alla solita documentazione

giornaliera, anche il cartaceo relativo alla problematica gestita.

Si specifica che nel caso in cui in Economico Finanziaria non sia rintracciabile (es. sabato mattina) nessuno

in grado di verificare tramite SGP la casistica in oggetto, allora il CUP è autorizzato ad effettuare il rimborso

e a seguire automaticamente l’iter. Sarà compito dell’Economico Finanziaria verificare a posteriore la

correttezza dell’iter seguito.

Sede Legale: 26013 Crema – Largo Ugo Dossena 2 – Tel. (0373) 2801 – fax (0373) 280512

Casella Postale n.144 - Ufficio Postale Crema Centro, 26013 Crema

C.F. e P.I. 01151550199

DICHIARAZIONE ERRATO/MANCATO RESTO IN ASSENZA DI UN RISCONTRO DOCUMENTALE

Data segnalazione:

Nominativo operatore CUP che gestisce la pratica:

NOME UTENTE:

COGNOME UTENTE:

DATA NASCITA UTENTE:

N. TELEFONO UTENTE PER SUCCESSIVO CONTATTO:

PRESTAZIONE OGGETTO DEL PAGAMENTO (N. PRENOTAZIONE):

DATA DELL’EPISODIO:

ORARIO INDICATIVO DELL’EPISODIO:

RISCUOTITORE OGGETTO DEL DISGUIDO (CUP/RADIOLOGIA/PS/LP):

ESPLICITAZIONE PROBLEMATICA (indicare quanto versato a fronte del dovuto e quanto eventualmente già

restituito; si deve evincere quanto è necessario riscontrare da parte della Banca come mancato resto):

Firma Utente

_________________________