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SAI EIM
ERP Implementation Methodology
SAP Business One 8.81
VILLA FULVIA
Guida utilizzo dell’add-on del Payment
Engine per la generazione dei file banca
con modalità di addebito diretto tramite
bonifico bancario.
Versione 1.0
NOVEMBRE 2011
Manuale Utente
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DRQ_EIM_10_Manuale_pagamentiautomaticibonifici.pdf
LISTA VARIAZIONI
DATA AUTORE VERSIONE RIFERIMENTO PAGINA MODIFICATA
LISTA REVISIONI
NOME FIRMA
ACRONIMI, LEGENDA E DEFINIZIONI
ICONE DESCRIZIONE
Attenzione
Informazione
Esempio
Sintassi
Manuale Utente
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Sommario
1. INTRODUZIONE ............................................................................................................................... 4
2. PARAMETRIZZAZIONE...................................................................................................................... 6
2.1 Definire banche interne ....................................................................................................................... 6
2.2 Definire le banche di clienti e fornitori ................................................................................................ 6
2.3 Definire la banca interna ...................................................................................................................... 7
2.5 Definire le modalità di pagamento ...................................................................................................... 8
2.6 Definire lo standard per le modalita di pagamenti automatici ............................................................ 9
3. ESECUZIONE DEL PAYMENT WIZARD……………………….………………………………………………………………………10
Manuale Utente
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1. INTRODUZIONE
Il manuale utente è un documento fondamentale per l’implementazione di SAP. Viene utilizzato per
definire e documentare le informazioni importanti necessarie per l’inizializzazione e la configurazione del
sistema SAP. È importante analizzare questo documento insieme con i dirigenti dei team funzionali del
cliente.
L’obiettivo è quello di acquisire una completa padronanza degli argomenti trattati, al fine di aumentare la
produttività sul lavoro.
Il manuale contiene:
• istruzioni operative mirate a rendere immediatamente produttivi;
• videate atte ad illustrare le procedure da eseguire.
Nello specifico, l’oggetto del presente documento consiste nell’illustrare la procedura di utilizzo dell’add-on
del Payment Engine per la generazione dei file banca per i pagamenti in entrata o in uscita con modalità di
addebito diretto tramite bonifico bancario.
In particolare i pagamenti verranno eseguiti sulla base dei criteri di selezione e delle modalità di pagamento
definiti ex-ante.
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2. PARAMETRIZZAZIONE
Prima di procedere con la generazione dei pagamenti automatici è necessario effettuare delle
parametrazioni iniziali per permettere al sistema di estrarre i documenti da bonificare.
2.1 DEFINIRE LE BANCHE INTERNE
Devono essere caricati gli ABI (5 car), CAB (5car), Conto Corrente (12 Car) e IBAN (27 car) e la chiave di
controllo (CIN) di tutte le banche interne.
Da Amministrazione Configurazione Banche e pagamenti Conti banca interna.
2.2 DEFINIRE LE BANCHE DI CLIENTI E FORNITORI
Le banche di Clienti e Fornitori vanno inserite complete di ABI (5 car), CAB (5car), Conto Corrente (12 Car),
IBAN(27 car) e CIN (1 Car).
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2.3 DEFINIRE LA BANCA INTERNA
Va definita la Banca interna di riferimento per il pagamento/incasso; vanno selezionate le modalità di
pagamento operative per il Business Partner e definita quella standard.
N.B. Nei pagamenti massivi verranno estratti con il wizard i documenti relativi alla modalità di pagamento
impostata in fattura. E’ quindi necessario impostare in ogni anagrafica BP tutte la modalità di pagamento
che si vorranno visualizzare e utilizzare in fattura.
Se la fattura non è chiusa è possibile modificarne la modalità di pagamento. Al momento dell’esecuzione
del wizard verranno estratte le fatture collegate con la modalità di pagamento impostata in fattura. E’
quindi consigliabile non impostare la modalità di pagamento in fattura cosi che nel wizard possa essere
scelta di volta in volta la banca su cui effettuare il bonifico.
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Se nella fattura non è stata inserita nessuna modalità di pagamento, il documento potrà essere estratto con
i pagamenti massivi (e quindi pagato/incassato) con tutte le modalità di pagamento impostate in anagrafica
BP.
3. ESECUZIONE DEL PAYMENT WIZARD
L’assistente di pagamento consente di pareggiare le fatture creando un’esecuzione di pagamento che
genera pagamenti e registra transazioni.
Assicurarsi che sia attivo l’add-on del Payment Engine.
Da Banche e pagamenti Pagamenti automatici, attiviamo il Payment Wizard.
STEP 1-9: SCEGLIAMO “AVVIARE NUOVA ESECUZIONE DI PAGAMENTO”.
In “Caricare esecuzione di pagamento salvato” è possibile risalire alle esecuzioni avviate in precedenza.
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STEP 2-9: SCEGLIAMO LA MODALITÀ DI PAGAMENTO, IL METODO DI PAGAMENTO (BONIFICO)
LA DATA DI REGISTRAZIONE E LA SERIE DI NUMERAZIONE DEI DOCUMENTI DA UTILIZZARE.
Tutti i pagamenti eseguiti con il wizard avranno la stessa data di registrazione impostata nei parametri
generali.
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In “Nome esec. Pagamento” inserire una descrizione da inserire all’esecuzione del pagamento
eseguita. Tale descrizione verra inserita nel campo “Osservazioni” sulla corrispondente prima nota.
STEP 3-9: PROCEDIAMO CON LA SCELTA DEL/DEI BUSINESS PARTNER DA BONIFICARE.
Cliccare su Aggiungere per selezionare i gruppi fornitori/clienti specifici e/o specificando le proprietà legate
ai business partner interessati.
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STEP 4-9: INDICHIAMO I PARAMETRI DI SELEZIONE DEI DOCUMENTI DA BONIFICARE.
E’ necessario inserire una data di scadenza.
STEP 5-9: VERIFICA E SCELTA DEL METODO DI PAGAMENTO AZIENDALE PER BONIFICARE I
DOCUMENTI DEI BP SCELTI IN PRECEDENZA.
In questo step è possibile scegliere il conto e quindi la banca su cui effettuare il pagamento.
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In questo step è possibile modificare la Banca Interna associata alla Modalità di pagamento (nel caso in cui
utilizzo solo un metodo per tutte le banche aziendali e non tanti metodi quante sono le banche aziendali).
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STEP 6-9: APRENDO LE POSIZIONI PER BP, È POSSIBILE SELEZIONARE O DESELEZIONARE TUTTE LE
FATTURE DA BONIFICARE. PROCEDERE COME CONCORDATO CON IL BP.
Supponiamo di pagare tutte le fatture estratte con il wizard.
N.B. Se raggruppiamo i documenti da bonificare al termine del wizard avremo tante distinte quanti sono i
pagamenti raggruppati.
Cliccando su il sistema propone un report delle transazioni non estratte con
la relativa descrizione dell’errore.
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STEP 7-9: IN QUESTO STEP POSSIAMO SCEGLIERE UNA DELLE TRE OPZIONI, SCEGLIAMO DI
ESEGUIRE IL PAGAMENTO E PROCEDERE.
Se si decide di salvare esecuzioni di pagamento non eseguite (“Salvare solo i criteri di selezione” o
”Salvare le raccomandazioni”) queste potranno essere rielaborate (step 1).
STEP 7-9: IN QUESTA FASE VENGONO VERIFICATI I CODICE BANCA ED IBAN E IN CASO DI ERRORE
NELL’ELABORAZIONE VENGONO ESPOSTI DEI MESSAGGI DI WARNING RELATIVI AI CODICI.
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STEP 8-9: ATTIVANDO L’OPZIONE FILE BANCA E SELEZIONANDO CREARE FILES VIENE ELABORATO
IN PROVA IL FILE DEI BONIFICI.
Il file .txt per le Ri.Ba viene generato nella gestione del portafoglio effetti.
Nel Tab Registro si vede l’elaborazione eseguita.
In Selezionare percorso è possibile definire il percorso di salvataggio del file banca.
N.B. La massima attenzione deve essere data al percorso di salvataggio perché SBO non consente di
ricreare nuovamente il file banca.
Inoltre l’esecuzione di pagamenti successivi sovrascrive i file precedenti se il percorso di salvataggio non
è stato precedentemente modificato.
Nel Tab File di pagamento è possibile visualizzare il file .txt da inviare alla banca.
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Un secondo click sul tasto avvia l’Esecuzione effettiva.
Selezionare e poi .
N.B. Se il codice IBAN, sul Codice Banca Interna o sul BP, risultasse vuoto verrà visualizzato un apposito
messaggio nel Tab Registro dopo aver selezionato .
Ciò significa che, se si selezionasse non si otterrebbe nessuna creazione del file bonifici a
fornitori.
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A questo punto selezionare e quindi selezionare .
Campo Attività / Descrizione
N.B. Dato l’impatto contabile delle scritture si consiglia di eseguire la procedura
prima in ambiente di Test e, dopo le opportune verifiche contabili, in quello di
produzione.
