Scenari di Collaborazione Intranet

Alberto Polzonetti

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Agenda

• Scenari di Collaborazione Intranet• La soluzione SharePoint Portal Server

2003• Funzionalità di Gestione

Documentale• Integrazione con Office System 2003

Scenari

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L’Information Worker

• Attore della PA che partecipa attivamente alle procedure dicreazionemanipolazionegestionefruzione

delle informazioni.

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Il Team Work

• La produttività di un team può essere misurata dalla capacità che hanno i suoimembri di trasformare le informazioni gestite in qualcosa che l’aziendapuò utilizzare.

• La produttività di un team, quindi, impatta sulla produttività aziendale.

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Problematiche

• Sovraccarico di informazioni, soprattutto e-mail

• Duplicazione involontaria di informazioni esistenti.

• Informazioni aziendaliconservate in “Documenti”

• Informazioni aziendali che vengono perse e non tesaurizzate quando un dipendente lascia l’azienda

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Problematiche

• Difficoltà nella distribuzione degli aggiornamenti di pertinenza del singolo attore

• Difficoltà nella gestione delle versioni dei documenti

• Il valore delle informazioni si perde a causa della difficoltà di poter “cercare”

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Esigenze

• Non devono esistere troppe possibilità di archiviazione delle informazioni

• Per i team deve essere facile avere accesso alle informazioni ad alto valore collaborativo

• Il backup di dati frammentati non deve rappresentare un costo eccessivo a carico dell’infrastruttura IT

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Soluzione: Intranet Aziendale• Genericamente semplice da consultare• Ma:

Tipicamente “statica” nel tempoDifficile da aggiornareSpesso contiene informazioni

obsoleteNon sostituisce altri strumenti di

collaborazione (e-mail, server di file)

La Soluzione SharePoint Portal Server 2003

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Architettura

Applicazioni e Componenti WebApplicazioni e Componenti Webdi Office 2003di Office 2003

Infrastruttura Web PartInfrastruttura Web PartInfrastruttura Web PartInfrastruttura Web Part

Microsoft .NET FrameworkMicrosoft .NET Framework

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Panoramica

• Prodotto server della famiglia Office System 2003

• Obiettivi:Offrire funzionalità di ricerca e di

definizione di aree per trovare ed organizzare informazioni

Creare portali / bacheche tematiche: sindacale, ricreativa, news…

Inviare contenuti personalizzati a particolari utenti

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Cos’è un “Portale”?

• Servizio che opera da mediatore di informazioni (infomediario)

• Consente di raggiungere numerose informazioni contestualmente rilevanti tramite un unico punto di accesso

• Un portale è sostanzialmente un aggregatore di informazioni, che facilita il lavoro di ricerca, filtro ed accesso a dati, servizi ed applicazioni

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Componenti• Motore per la creazione di

siti SharePoint• Parte di Windows Server

2003• Supporta la team

collaboration

• Motore per la creazione di siti SharePoint

• Parte di Windows Server 2003

• Supporta la team collaboration

• Prodotto server per la creazione di portali

• Consente di creare siti web direttamente nel portale

• Consente all’azienda di creare e gestire siti web personali e di team

• Prodotto server per la creazione di portali

• Consente di creare siti web direttamente nel portale

• Consente all’azienda di creare e gestire siti web personali e di team

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• Integrati in Windows Server 2003• Soluzione per lavorare insieme su documenti,

task, contatti, eventi• Piattaforma scalabile• Personalizzabile attraverso l’infrastruttura

Web Part• Gestione del versioning e del check-in/check-

out dei documenti

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• Gestisce, organizza e aggrega siti SharePoint• Offre un punto di accesso unico a:

Informazioni, applicazioni, conoscenze• Offre funzionalità evolute di indicizzazione e

ricerca• Consente di personalizzare la fruizione dei

contenuti in base ad audience di appartenenza

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Interfaccia

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Web Parts

• Componenti riutilizzabili che consentono all’utente finale di personalizzare l’home page di SharePoint semplificando o aggiungendo il dettaglio richiesto

• Si possono facilmente costruire soluzioni personalizzate utilizzando Web Parts già esistenti

• Gli sviluppatori possono creare Web Parts personalizzate

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Caso Studio: Provincia di Ravenna

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Caso Studio: Provincia di Ravenna

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Caso Studio: Provincia di Ravenna

Costruzione del Portale

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Raccolte Web Part

ProprietàWeb Part

ProprietàWeb Part

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Pagine Web Part• Composte di una o più Web Part.• Consolidano in un’unica interfaccia utente molteplici funzionalità

organizzate.• Si parte da modelli preconfezionati successivamente personalizzabili.

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Aggiungere una pagina Web part

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Lavori in corso…

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Lavori in corso……

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Pagina Web Part completa!

Funzionalità di Gestione Documentale

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Le Raccolte Documenti (Library)

• Le Library consentono di condividere file con gli utenti del sito

• Il tipo di Library dipende dal tipo di file (immagini, documenti,…)

• Presentano gli oggetti con varie viste informative con hyperlink agli oggetti

• È disponibile anche una vista “explorer” che consente anche la manipolazione dei documenti

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Creazione di una Raccolta

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Raccolta Documenti

• Consente:Gestione approvazione documentiCheck-in/check-out dei fileGestione delle versioniUpload di file

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Raccolta documenti

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Upload documenti

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• Funzionalità attivata a livello di Raccolta documenti

• I documenti “approvati” appaiono nelle viste pubbliche

• I documenti “in sospeso” o “rifiutati” non appaiono nelle viste pubbliche

Approvazione dei documenti

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Approvazione dei documenti

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Approvazione/Rifiuto Documento

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Approvazione/Rifiuto Documento

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Stato Documenti della Raccolta

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Estrai (Check-out)

• Quando un autore vuole modificare un documento, lo sottopone ad estrazione (“check-out”).

• Una volta effettuate le modifiche, il documento viene salvato nella relativa Raccolta.

• Mentre un documento è in “check-out”, nessun altro potrà effettuarvi modifiche.

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Estrazione Documento

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Archivia (Check-In)

• Gli altri utenti vedranno la nuova versione quando:L’autore effettua il

“check-in”oppureL’autore effettua il

“check-in” delle sole modifiche e mantiene il documento in “check-out”

Gestione daArea di Lavoro Condivisa

Gestione daArea di Lavoro Condivisa

Gestione in chiusuradel documento

Gestione in chiusuradel documento

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Versioni

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Raccolta Immagini

• Offre varie viste:DettaglioAnteprimaPellicola

• Genera slide-show• Consente l’invio di immagini ad

applicazioni

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Raccolta Immagini

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Elenchi

• Simili alle Raccolte documenti (versioni, workflow)

• Possono essere generati da fonti di dati Excel

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Importazione da Excel

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Elenco con Somme

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“Modifica nel foglio dati”

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Lista Attività

• È possibile assegnare attività ai membri di un team, definire priorità, visualizzare lo stato di avanzamento .

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Lista Problematiche

• Per generare report delle problematiche di un progetto.

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Liste Calendario• Per gestire sia eventi singoli che ricorrenti.• Collegamento con Outlook.

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Connessioni fra Web Part

• Consentono ad una Web Part di ricevere/inviare dati.

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Avvisi• Consentono di ricevere una notifica

tramite e-mail in caso di modifiche apportate al contenuto del sito.

• È possibile creare avvisi per Liste e Raccolte, e per singoli elementi.

• È possibile specificare il tipo di modifiche di cui si desidera tenere traccia (aggiunta, modifica o eliminazione di un elemento o di un file).

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Impostazione Avviso

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Avvisato!

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Elenco Siti• Serve a dare accesso, elencare ed

indicizzare i siti SharePoint o esterni.• Gestisce i link a siti esterni.• Offre viste organizzate e personalizzate.

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Funzionalità di Ricerca

• SharePoint Portal Server 2003 aggrega dati da più fonti:Cartelle ExchangeCondivisioniPagine e siti webDatabase Lotus Notes

• Può inviare Avvisi quando vengono aggiunti nuovi elementi

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Filtri per l’Indicizzazione

• SharePoint Portal Server 2003 include nativamente filtri per:Microsoft Office + Publisher + VisioHTML, XML, MIME, MHTTIFFFile testo (.txt)

• Disponibili IFilter aggiuntivi:VisioAdobe Acrobat (.pdf)Autodesk Autocad (.dwg)

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Risultati Ricerca

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Caratteristiche

• Risultati raggruppabili per origine.

• Ricerche per ambiti.

• Salvataggio delle query nei Collegamenti Personali.

Gestione dei Contenuti rispetto agli Utenti

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Accesso al Portale

• Gli utenti possono accedere al sito portale quando vengono inseriti in Gruppi del Sito.

• Gruppi standard:LettoreMembroCollaboratoreDesigner Web AmministratoreGestore Contenuto

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Gestione Utenza

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Concetti Base

• Profili utente Informazioni dettagliate sui singoli individui

dell’organizzazione (proprietà)

• Aree Modalità alternative di navigare fra i contenuti e di

effettuare ricerche

• Gruppi di destinatari (audience) Gruppi dinamici di utenti che condividono una o più

proprietà. Con le audience è possibile determinare quale Web Part compare nella pagina e filtrare le informazioni che compaiono nelle web part.

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Profili Utente

Utenti:• Persone che possono

accedere al sito

Profili:• Metadati sulle persone

utili per ricerche e perottenere informazioni

• Si possono importare direttamente da Active Directory

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Gruppi di destinatari

• Creati in base ai profili utente• Servono a veicolare le informazioni• Alcune Web Part consentono il

targeting

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Definizione Gruppo di Destinatari

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Aree

• Obiettivo:Archiviare ed accedere alle

informazioni in modo intuitivo• Le aree possono essere

organizzate dopo la lorocreazione

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Creazione Area

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Targeting di informazioni

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Sito Personale

• Creato automaticamente la prima volta che si clicca “Sito Personale”

• L’utente ne ha pieno controllo• È dotato di una visibilità “pubblica” e di una

“privata”• L’utente può aggiungere Web Part e sub-siti• Gli elementi della vista pubblica possono

essere automaticamente aggiunti all’indice del portale

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Vista Personale e Vista Pubblica

Integrazione conOffice System 2003

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Aree di Lavoro Condivise

• Utilizzabili da Outlook, PowerPoint, Word, Excel, Visio

• Area ospitata da un server SharePoint dove colleghi possono condividere documenti e informazioni

• Fra le caratteristiche:• Raccolte Documenti• Liste di link• Liste di attività• Avvisi via e-mail

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Aree di Lavoro Condivise

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Discussioni Web

• Funzione collaborativa che consente agli utenti di avviare discussioni in thread a proposito di un documento, di una pagina web, di un paragrafo ecc.

• Sono disponibili per ogni documento salvato in un server SharePoint.

• Vengono salvate separatamente rispetto al documento nel database SharePoint.

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Discussioni Web da Word e da Browser

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Meeting Workspace• Sito web per centralizzare

informazioni e materialiinerenti un certomeeting (o serie dimeeting)

• Una richiestadi meeting inOutlook puòessere collegataad un MeetingWorkspace ocrearne uno

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Integrazione con FrontPage 2003

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Domande?