SIPA / DFPSistema Informativo di Protocollo
e Archiviazione del DFP
Sommario
• Obiettivi
• Contesto
• Attività svolte
Obiettivi
• Efficienza.– Reingegnerizzazione dei processi.– Automazione.
• Trasparenza.– Identificazione univoca dei documenti.– Arricchimento del registro di protocollo.– Minimizzazione delle eccezioni nella gestione documentale.
• Sicurezza.– Integrità.– Disponibilità.– Riservatezza.
Contesto (1)
• Quadro tecnologico.– Informatizzazione disomogenea e spesso limitata agli strumenti di
produttività personale.
– Strumenti informatici utilizzati in parallelo alla gestione cartacea.
– Fusione delle funzioni di protocollo con funzioni di automazione di ufficio e di gestione di basi dati.
• Quadro organizzativo.– Sistemi di protocollo multipli e indipendenti, a volte ridondanti.
– Sistemi di classifica dei documenti incompatibili, a volte ridondanti.
– Servizio di protocollo centrale aggirato con variazioni estemporanee dei flussi documentali.
Contesto (2)
• Quadro normativo.– Regio decreto 27 maggio 1875, n.2552
– Regio decreto 25 gennaio 1900, n.35
– Decreto legislativo 7 agosto 1990, n.241
– Decreto legislativo 12 febbraio 1993, n.39
– Legge 15 marzo 1997, n.59
– Legge 23 agosto 1988, n.400, art.17, comma 1.
Contesto (3)
• Altre direttive.
– Studio di prefattibilità sul Sistema di gestione dei flussi di documenti (Sistema GEDOC), AIPA, 24 febbraio 1997.
– Schema di decreto del Presidente della Repubblica recante: “regolamento per la tenuta del protocollo amministrativo da parte delle Pubbliche Amministrazioni”, in corso di approvazione.
Attività svolte
• Analisi del contesto• Sintesi delle criticità• Individuazione delle linee guida• Definizione del modello organizzativo• Definizione dei flussi di lavoro• Definizione delle classi di documento• Progetto del sistema informatico
Attività svolte
Analisi del contesto (1)
• Studio della struttura organizzativa
• Censimento dei sistemi di protocollo Tecnologia (cartaceo, informatico, misto)
Contesto operativo (generale, ufficio, servizio)
Tipologie di documenti trattati Volume documentale trattato (e sua variabilità)
• Modellazione dei flussi documentali(per tipologia di documento)
Attività svolte
Analisi del contesto (2)
Ufficio di Gabinetto UG
Analisi e programmazione dell’aggiornamento del personale in attività di servizio. UG/AGG
Coordinamento e rapporti istituzionali – Relazione con il Parlamento UG/RAP
Ufficio per gli affari generali e per il personale UAGP
Affari generali e personale UAGP/GEN
Affari amministrativo-contabili UAGP/AMM
Affari internazionali UAGP/INT
Stampa, documentazione e biblioteca UAGP/DOC
Ufficio per l’organizzazione delle pubbliche amministrazioni UOPA
Strutture delle pubbliche amministrazioni UOPA/STR
Carichi di lavoro UOPA/CAR
Dotazioni organiche delle pubbliche amministrazioni UOPA/DOT
Monitoraggio delle linee di attività delle pubbliche amministrazioni UOPA/MON
Ufficio del personale delle pubbliche amministrazioni UPPA
Reclutamento UPPA/REC
Stato giuridico UPPA/GIU
Mobilità e disponibilità UPPA/MOB
Trattamento economico – Previdenza e quiescenza UPPA/TRA
Ufficio per le relazioni sindacali delle pubbliche amministrazioni URSPA
Contrattazione collettiva URSPA/CTR
Relazioni sindacali URSPA/REL
Studi e consulenza URSPA/STU
Contenzioso URSPA/CNT
Ufficio per i procedimenti e l’efficienza amministrativa UPEA
Procedimenti amministrativi, trasparenza, auto-certificazione UPEA/PRC
Qualità dei servizi pubblici UPEA/QUA
Studi e consulenza UPEA/STU
Progetti finalizzati al miglioramento dell’efficienza delle amministrazioni. UPEA/PRG
Informazione statistica e gestione del sistema automatizzato delle informazioni. UPEA/SIS
Ispettorato per la funzione pubblica ISP
Programmazione e analisi dell’attività ISP/PAN
ULUfficioLegislativo
UMUfficio delMinistro
UGUfficio diGabinetto
UPPAUOPA URSPA UPEA ISP
DFP - Dipartimento della Funzione Pubblica
UAGP
Ufficidirettamente
dipendentidal Ministro
Attività svolte
Analisi del contesto (3)
Nome Acronimo Gestore Clienti
Protocollo Informatizzato CentralePreliminare
PICP UAGP/GEN/UCPA Tutti gli uffici (anche se non per tutte letipologie di documento trattate) tranneUM ed UL.
ProtocolloCartaceo Centrale
PCC UAGP/GEN/UCPA UAGP (solo per UAGP/INT)UOPA (tutto tranne commiss. Parit.)UPPA (solo i ricorsi)URSPA (ricorsi, contratti e scioperi)
Protocollo Informatizzato CentraleDistacchi e Permessi
PICDP UAGP/GEN/UCPA URSPA/REL
Protocollo Informatizzato CentraleRilevazioni 47
PICR47 UAGP/GEN/UCPA URSPA/REL
Protocollo Informatizzato CentraleRilevazioni 54
PICR54 UAGP/GEN/UCPA URSPA/REL
Protocollo Cartaceo di ServizioUAGP/GEN
PCS(UAGP/GEN) UAGP/GEN Il gestore stesso
Protocollo Cartaceo di ServizioUAGP/AMM
PCS(UAGP/AMM) UAGP/AMM Il gestore stesso
Protocollo Informatizzato diUfficio UOPA CommissioneParitetica
PIU(UOPA)CP UOPA Il gestore stesso
Protocollo Cartaceo di UfficioUOPA
PCU(UOPA) UOPA Il gestore stesso
Protocollo Cartaceo di UfficioUPPA
PCU(UPPA) UPPA Il gestore stesso
Protocollo Cartaceo di UfficioUPEA
PCU(UPEA) UPEA Il gestore stesso
Protocollo Misto di ServizioUPEA/PRC
PMS(UPEA/PRC) UPEA/PRC Il gestore stesso
Protocollo Misto di ServizioUPEA/QUA
PMS(UPEA/QUA) UPEA/QUA Il gestore stesso
Protocollo Cartaceo di ServizioUPEA/STU
PCS(UPEA/STU) UPEA/STU Il gestore stesso
Protocollo Cartaceo di ServizioUPEA/PRG
PCS(UPEA/PRG) UPEA/PRG Il gestore stesso
Protocollo Cartaceo di ServizioUPEA/SIS
PCS(UPEA/SIS) UPEA/SIS Il gestore stesso
Protocollo Cartaceo di Ufficio ISP PCU(ISP) ISP Il gestore stesso
Protocollo Cartaceo di Ufficio UL PCU(UL) UL Il gestore stesso
Protocollo Cartaceo di Ufficio UG PCU(UG) UG Il gestore stesso
Protocollo Cartaceo di Ufficio UM PCU(UM) UM Il gestore stesso
Attività svolte
Analisi del contesto (4)
(13.1)Protocollopreliminare
doc. UL mat.varie
(13.2)Assegnaz.docum. UL
materievarie
PICP
(13)Gestione documenti ULafferenti a materie varie
(5)Prima
classificaz.documenti
Vaschetta ULpresso l’AG
(13.4)Fascicolaz.docum. UL
materievarie
PCC
(13.3)Esame.
docum. ULmaterie
varie
(13.5)Protocollodocum. UL
materievarie
Archivio Generale
(13.6)Processam.docum. UL
materievarie
(13.7)Archiviaz.
Docum. ULmaterie
varie
Il documentodeve esserefascicolato
presso l’AG.
Ricezione deldocumento viafax o corriere
Trasferimentoall’UCPA
Fascicolazionepresso l’AG
Il documentova protocollato con un
protocollo centralenon preliminare
Protocollocentrale nonpreliminare
Il documentova protocollato con un
protocollo centralenon preliminare
Trasferimentoall’UCPA
Il documentova eccezionalmenteprocessato prima di
essere protocoll.
Ricezione deldocumento via
posta elettronica
Stampa deldocumento
Processamento
Il documentova protocollato con un
protocollo diufficio/servizio
Protocollo diufficio/servizio
Il documentova archiviato nell’AG.
Trasferimentoall’UCPA
Archiviazionenell’AG
Il documentova (ancora)processato
Processamento
Archiviazione inun archivio diufficio/servizio
Trasferimentoall’ufficio
falso
falso
falso
falso
falso
falso
UCR UCASPosta,Corriere, Fax,Email
SegreteriaUfficio
SegreteriaServizio
UCPA
PP
P
A
P
F
L
A
Ricorsi (*)
L
Doc. UAGP/GENDoc. UAGP/AMMDoc. UPEA/Sx
PPDoc. UAGP/INT
E
P
S
S
A
Doc. UOPA comm. par.P
A
L
L
Doc. UOPA non CP
P
P
L
A
Doc. UPPA
P
PP
L
A
Posta personale
12
3
4
5
(*) Esempio di lettura del diagrammadi interazione relativo alla gestionedei ricorsi:
1. Il ricorso giunge in busta chiusaall’UCR via posta
2. L’UCR trasferisce la busta UCAS3. L’UCAS, dopo aver aperto la
busta, smista il ricorso all’UCPA4. L’UCPA inoltra il rocorso
all’Ufficio competente dopoaverlo fascicolato e protocollato.
5. L’ufficio restituisce il ricorsoall’UCPA dopo averlo lavorato.L’UCPA provvede ad archiviarlo.
Attività svolte
Sintesi delle criticità
• Il protocollo centrale non ha interesse diretto nel processare velocemente i documenti, e d’altra parte chi ha urgenza di processarli (i.e. il generico ufficio) non ha potere per modulare le risorse del protocollo centrale.
• Tendenza a gestire picchi nel carico di lavoro variando in modo estemporaneo il flusso documentale, piuttosto che modulando le risorse.
• Lo smistamento agli uffici di documenti non ancora protocollati diventa pericolosa nei casi di smistamento errato.
• Le funzioni di protocollo informatizzate sono talvolta inglobate in applicazioni legacy con funzionalità generiche di automazione d’ufficio (stampa di etichette, gestione di piccole basi dati locali).
• I registri informatici di protocollo sono privi dei requisiti previsti dalla normativa, specie quelli a protezione della integrità e della disponibilità.
Attività svolte
Individuazione delle linee guida (1)
• Sistema informatico con architettura a tre livelli, in grado di gestire centralmente un unico registro di protocollo, offrendo al contempo su rete locale un vasto insieme di servizi attraverso componenti client largamente e facilmente riconfigurabili.
• Gestione parallela ed integrata dei documenti sia in formato elettronico che in formato cartaceo, con utilizzo intensivo di codici a barre.
• Gestione integrata dei flussi documentali via fax e posta elettronica sia in ingresso che in uscita.
Attività svolte
Individuazione delle linee guida (2)
• Archivio cartaceo distribuito ma controllato centralmente dal sistema informatico.
• Modello organizzativo articolato adattabile a picchi nei volumi documentali da gestire. in grado di supportare efficacemente anche i funzionari non dotati di strumenti
informatici. In grado di nascondere ai funzionari la complessità della gestione del cartaceo
residuo.
• Suddivisione chiara (e facilmente controllabile) di compiti e responsabilità fra le varie unità organizzative.
• Processo di classificazione e caratterizzazione dei documenti distribuito in fasi successive al protocollo.
Attività svolte
Definizione del modello organizzativo (1)
• Unità organizzative centrali UCC Unità Centrale di Controllo
UCR Unità Centrale di Ricezione UCS Unità Centrale di Spedizione
UCP Unità Centrale di Protocollo UCA Unità Centrale di Archiviazione
• Unità organizzative periferiche (presenti in ciascun ufficio)
UPP Unità Periferica di Protocollo UPA Unità Periferica di Archiviazione
Attività svolte
Definizione del modello organizzativo (2)
• Archivi centrali AG Archivio Generale (cartaceo, unico e centrale)
AGDE Archivio Generale Documenti Elettronici (unico, centrale)
• Archivi periferici AU Archivio di Ufficio (cartaceo, uno per ufficio)
ATF Archivio Temporaneo di Funzionario (cartaceo, uno per funzionario)
ATDE Archivio Temporaneo dei Documenti Elettronici (uno per UPP)
LAP Lista delle Attività Pendenti (una per centro di responsabilità)
Attività svolte
Definizione del modello organizzativo (3)
DFPUAGP
UCR UCA
AGLAP
UCS
LAP
UCP
LAP
UCC
AGDE
Altro ufficioUPP
ATDELAP
UPA
LAP
Funzionario
LAP ATF
AU
Legenda
AB
A gestisce/controlla B
Attività svolte
Definizione del modello organizzativo (4)
UCC Unità Centrale di Controllo
Ruolo• Controllo di gestione
• Supervisione sistemistica
• Amministrazione e supporto dell’utenza
• Definizione e attuazione della politica di sicurezza
• Approvvigionamento e distribuzione di ricambi e materiali di consumo
Clienti• Tutte le altre unità
• Ciascun singolo utente
Attività svolte
Definizione del modello organizzativo (5)
UCR Unità Centrale di Ricezione
Ruolo• Ricezione e timbratura della buste• Smistamento delle buste indirizzate a persone• Smistamento delle buste indirizzate all’Ufficio di Gabinetto
Clienti• La UCP, per la posta da protocollare• Le segreterie degli uffici, per la posta personale dei dipendenti• Il Sig. Ministro e l’Ufficio di Gabinetto, per la posta riservata
Attività svolte
Definizione del modello organizzativo (6)
UCS Unità Centrale di Spedizione
Ruolo• Spedizione della posta ordinaria in uscita• Ripartizione, attraverso le funzionalità offerte dal sistema, dei costi di
spedizione.
Clienti• Le segreterie degli uffici, per la spedizione delle buste• Il servizio UAGP/GEN per il conteggio delle spese di spedizione
Attività svolte
Definizione del modello organizzativo (7)
UCP Unità Centrale di Protocollo
Ruolo• Creazione di nuovi numeri di protocollo per i documenti cartacei in
ingresso dalla UCR.• Inserimento dell’insieme minimo delle informazioni previste dalla
normativa per il protocollo.• Stampa ed applicazione, su ciascun documento protocollato, di una
etichetta autoadesiva con numero di protocollo in chiaro ed in codice a barre.
• Smistamento dei documenti protocollati nelle vaschette di ricezione dei vari uffici.
Clienti• Le UPP degli uffici
Attività svolte
Definizione del modello organizzativo (8)
UCA Unità Centrale di Archiviazione
Ruolo• Archiviazione e recupero di fascicoli memorizzati nell’AG per conto
delle UPA che decidono di usufruire di tale servizio. • Archiviazione di documenti in fascicoli già presenti nell’AG.• Scansionamento di documenti archiviati nell’AG.
Clienti• Le UPA degli uffici
Attività svolte
Definizione del modello organizzativo (9)
UPP Unità Periferica di Protocollo
Ruolo• Protocollo dei documenti giunti direttamente all’ufficio senza passare
per la UCP (fax, email, documenti cartacei via corriere, etc.)• Prelievo, dalla vaschetta di ricezione dell’ufficio, dei documenti già
protocollati e smistati dalla UCR.• Inserimento dei dati aggiuntivi (i.e. oltre a quelli di protocollo) necessari
per la classificazione e la gestione dei documenti.• Scansione dei documenti per i quali è prevista la consultazione a video.• Protocollo dei documenti in uscita.• Stampa delle buste e imbustamento dei documenti cartacei in uscita.
Clienti• I funzionari dell’ufficio di appartenenza.
Attività svolte
Definizione del modello organizzativo (10)
UPA Unità Periferica di Archiviazione
Ruolo• Archiviazione e recupero di fascicoli dall’AU locale.• Scansionamento e fascicolazione di documenti già protocollati (con
creazione del fascicolo nel caso di documenti con nuova classifica)• Interazione con le UPA di altri uffici per il recupero e la archiviazione di
fascicoli collocati presso i rispettivi AU.• Interazione con la UCA per il recupero e la archiviazione di fascicoli
collocati presso l’AG.
Clienti• I funzionari dell’ufficio di appartenenza.• Le UPA di altri uffici
Attività svolte
Definizione del modello organizzativo (11)
UCA
UCP UCS
UCR
UPA
UPP
Fnz FnzFnz
UPA
UPP
Fnz FnzFnz
UPA
UPP
Fnz FnzFnz
Legenda
BA
A offre servizi a B,cioè B è cliente di A.
Dipendenze funzionalifra unità organizzativeper il protocollo el’archiviazione
UAGP
Altroufficio
Altroufficio
Altroufficio
Attività svolte
Definizione dei flussi di lavoro (1)
• Gestione dei documenti cartacei Flusso in ingresso Flusso in uscita Flussi di archiviazione
Fascicolazione di documenti (ed eventuale creazione del fascicolo) Archiviazione di documenti Prelievo ed archiviazione di fascicoli Scansione di un documento archiviato
• Gestione dei documenti elettronici Flusso in ingresso
Documenti su supporto magnetico in allegato a documenti cartacei Documenti ricevuti via fax-modem Documenti elettronici in allegato a messaggi di posta elettronica
Flusso in uscita Trasmissione via posta elettronica Trasmissione via fax-modem
Attività svolte
Definizione dei flussi di lavoro (2)
UCRPosta,Corriere, Fax
UPP FunzionarioUCP
P2
Documenti per il MinistroDocumenti per UMDocumenti per UG
P1
VRUPP
P1
Documenti personali
P2
P1Altri documentidall’esterno
P2
1
2
3
P1Altri documentidall’esterno via corriere P2
4
VRPOP
P1 Creazione del numero di protocollo ed inserimento delle informazioni minime per identificare il documento
P2 Inserimento delle informazioni necessarie a completare il processo di protocollo.
Gestione del flusso cartaceo in ingresso
Attività svolte
Definizione dei flussi di lavoro (3)
P Protocollo del documento (con apposizione del numero di protocollo)
I Stampa della busta ed imbustamento del documento
S Spedizione della busta e registrazione della spedizione
T Trasmissione via fax della immagine elettronica del documento
1
2
Funzionario
Documento
UCS Posta,Corriere
Confermaspediz.
UPP
P
I
S
Documento P
T
Fax
Confermaspediz.
Gestione del flusso cartaceo in uscita
Attività svolte
Definizione dei flussi di lavoro (4)
UPA dellostesso ufficiodel funzionario
Funzionario VRUPA
1 E
Documento da fasc.
Fascic. con doc. F
2Documento da fasc.
Fascic. con doc. F
Richiesta fascicolo
Fascicolo
3 C
Documento da fasc.
Fascic. con doc. F
UCA
E
Fascicolo
E Estrazione del fascicolo dall’archivio (AU per l’UPA, AG per l’UCA)
F Fascicolazione del documento (cioè inserimento del documento nel fascicolo estratto)
C Creazione (logica e fisica) di un nuovo fascicolo
Fascicolazione di documenti cartacei
Attività svolte
Definizione dei flussi di lavoro (5)
UPA dellostesso ufficiodel funzionario
Funzionario UCA
1 EDocumento daarchiviare
Confermaarchiviaz.
F
2 EDocumento daarchiviare
F
A
A
3 Documento daarchiviare F
A
C
Confermaarchiviaz.
4 Documento daarchiviare F
A
C
Conferma archiviaz.
Confermaarchiviaz.
E Estrazione del fascicolo dall’archivio (AU per l’UPA, AG per l’UCA)
F Fascicolazione del documento
A Archiviazione del fascicolo (AU per l’UPA, AG per l’UCA)
C Creazione (logica e fisica) di un nuovo fascicolo
Archiviazione di documenti cartacei
Attività svolte
Definizione dei flussi di lavoro (6)
UPA dellostesso ufficiodel funzionario
Funzionario UCAUPA di un altroufficio
VRUPA dellostesso ufficiodel funzionario
1
2
3
Richiesta fascic.
Richiesta fascic.
Fascicolo
Fascicolo
Fascicolo
Fascicolo
Fascicolo
Richiesta fasc.
Fascicolo
Conferma arch.
Conferma arch.
Conferma arch.
VRUPAdell’altro ufficio
E
A
E
E
L
A
L
L
AE Estrazione del fascicolo dall’archivio
L Lavorazione del fascicolo
A Archiviazione del fascicolo
Prelievo ed archiviazione di un fascicolo cartaceo
Attività svolte
Definizione dei flussi di lavoro (7)
UPA dellostesso ufficiodel funzionario
Funzionario UCAUPA di un altroufficio
1
2
3
S
S
Richiesta scans.
Richiesta scans.
Conferma
Conferma
Richiesta scans.
S
Conferma
S Estrazione del fascicolo contenente il documento, scansione del documento ed archiviazione del fascicolo
Scansione di un documento cartaceo archiviato
Attività svolte
Definizione delle classi di documento (1)
• La classificazione dei documenti avviene principalmente per procedimento.
• L’analisi ha mostrato tuttavia come in taluni casi (e.g. la richiesta di chiarimenti relativamente ad una certa legge) il procedimento sia talmente banale (e.g. semplicemente la risposta al quesito) che risulta preferibile includere nello stesso fascicolo tutti i documenti relativi alla stessa materia, indipendentemente da chi li ha inviati. In questo modo è più facile controllare che il trattamento di quella materia sia uniforme rispetto ai vari interlocutori.
• In entrambe i casi, il numero di classifiche possibili (i.e. il numero di procedimenti e di materie specifiche) è talmente elevato da rendere indispensabile la loro organizzazione in una gerarchia con vari livelli di dettaglio e specializzazione.
Attività svolte
Definizione delle classi di documento (2)
1
1
1 2 … 6 12…
1 2 … 15 31…
1 2 … 251 788…
2
1 2 … 11 15…
1 2 … 16 21…
1 2 … 33 45…
1.1Documento DFP relativo a procedimento
1Documento DFP
1.1.6Documento DFP relativo a procedimento di richiestadistacco sindacale
1.1.6.15Documento DFP relativo a procedimento di richiestadistacco sindacale a tempo parziale
1.1.6.15.251Documento DFP relativo a procedimento di richiestadistacco sindacale a tempo parziale per Mario Rossi
Classificazioneper procedimento
Attività svolte
Definizione delle classi di documento (3)
1
1
1 2 … 6 12…
1 2 … 15 31…
1 2 … 251 788…
2
1 2 … 9 15…
1 2 … 16 21…
1 2 … 33 45…
1.2Documento DFP relativo a materia
1Documento DFP
1.2.9Documento DFP relativo alla materia “legislazione” (adesempio un quesito).
1.2.9.16Documento DFP relativo alla legslazione sullaconcessione di auto blu
1.2.9.16.33Documento DFP relativo alla legislazione sullaconcessione di auto blu a funzionari di X livello.
Classificazioneper materia
Attività svolte
Progetto del sistema informatico (1)
• Modello concettuale dei dati
• Requisiti funzionali
• Architettura software
• Architettura hardware
Attività svolte
Progetto del sistema informatico (2)
(1,1) (0,n)
27 Valoreammissibilepredefinito
(0,n)
(1,1)
(0,n)(0,n)
Obbligatorio
(1,1)
(0,n)
Valore
22 Tipo diattributo
20 Tipo didocumento
6Documento
21Tipo doc.ammette
16Documento
afferentea
(0,n)
8 Soggettoesterno
7Mittente /destinat.
11Valore attrib.
docum.
Valore
(0,n)
(1,1)
(0,n)
24 Tipo diprocedimento
13Procedimento
17Procedimento
afferentea
(0,n)(0,n)23
Tipo proc.ammette
9Procedimento
relativoa
(1,1)
(1,n)
19 File
(1,1)
(0,n)
(1,1) (0,n)
28Tipo doc.specifico
di
(0,n)
(0,n)
26Tipo attrib.ammette
(1,1) (1,n)
(0,n)12
Valore attrib.proced.
Valore
(0,n)14
Materia
5 Classifica
18Gerarchiamaterie
(0,n)
(1,1)
25Gerarchiatipi proc.
(1,1)
(0,n)
1 Fascicolocartaceo
(1,1)
(0,1)
2Fascicoloidentificato
da
15File immagine
di
Formato
Identif. AGDE
4Classificato
con
10File allegato
a
Inviato / Ricevuto
Num. protocollo DFP
Num. protocollo mittente
Data/ora di protocollo
(0,1)
(0,1)
3Replica a
Specializz.di
Special.di
Astrazione di
Astrazione di
Modello concettuale dei dati - Vista “Documenti e procedimenti”
Attività svolte
Progetto del sistema informatico (3)
(1,1)
39 Accountoperatore
42Centro di
responsabilità
36Attività
(1,1)
(0,n)
40Attività
assegnataa
46Unità
organizzativa
47Funzionario
11Procedimento
(0,n)(0,n)43
Proc. attualm.in carico
a
(0,n)(0,n)45
TP tipicam.in carico
a
Data/Ora inizio
24Tipo di
procedimento
(1,1)
(0,n)
17Procedimento
afferentea
(0,n)(0,n)44
Doc. attualm.in carico
a
6Documento
Data/Ora inizio
Processamentoconcluso
(0,n)
(1,1)
(0,n)
(1,1)
(0,n)
35Attività relativa
a doc.
Termini
Termini
Concluso
33 Creaz. edassegnazione
di attività
(1,1)
(1,2)
32 Marcaturaattività comecompletata
31Operazione su
attività
30Operazione
34Oggetto della
operaz.
Data/ora29Eseguita da
(1,1)
(0,n)
41Accountafferisce
a
60Ufficio
(1,1)(0,n)59
Ufficiocontrolla
37Attività
afferentea
38Tipo di attività
Stato
Modello concettuale dei dati - Vista “Supporto al workflow”
Attività svolte
Progetto del sistema informatico (4)
42Centro di
responsabilità
46Unità
organizzativa
47Funzionario
6Documento
Sorgente / Destinazione
5 Classifica1 Fascicolocartaceo
(1,1) (0,1)2
Fascicoloidentificato
da
(1,1)
(1,1)
54Archivio fisico
55Fasc. inarchivio
(1,1)(0,n)
49 Fascicolovirtuale
personale
(0,n)
(0,n)
(2,2)
(0,n)
52Trasferim.
da/a
50Trasferimentofascicoli e/odocumenticartacei
53Trasferim.
fascic.
(0,n)
(0,n)
30 Operazione
4Classificato
con
(1,n)
(0,1)
51Trasferim.
docum.
(0,n) (0,n)
(0,n) (0,1)56
Doc. non fasc.in arch.
57Arch. gestito
da
48Fasc. virtuale
include
Nome
58Funz.
possiede
(0,n)
(1,1)
Collocazione
Modello concettuale dei dati - Vista “Fascicoli e archivi”
Attività svolte
Progetto del sistema informatico (5)
13Procedimento
24Tipo di
procedimento
(1,1)
(0,n)
17Procedimento
afferentea
Data/ora
33 Creaz. edassegnazione
di attività
32 Marcaturaattività comecompletata
31Operazione su
attività
30Operazione
29Eseguita da
66 Diritto diaccesso
71 Diritto diaccessoa servizi
70 Diritto diaccesso
a dati
74Tipo proced.
esige
69Procedim.
esige
75Documento
esige
6Documento
20Tipo di
documento
(1,1)
(0,n)
16Documento
afferentea
76Tipo docum.
esige
(0,n)
(0,n)(0,n)
(0,n)(0,n)
(0,n)(0,n)
50 Trasferim.fascicoli e/odoc. cartacei
39Account
operatore
46Unità
organizzativa
47Funzionario
(1,1) (0,n)63
Opera con64 Classe di
utenza65
Dispone di(0,n)(0,n)
72Operatore
42 Centro diresponsabilità
(1,1)(0,n)41
Accountafferisce
a
68Utilizzato da
(1,1)
(1,n)
67 Personafisica
(1,1) (0,n)
Dati personali
60Ufficio
59Ufficio
controlla
Chiave privata
Username
Password
(1,1)
(0,n)
Modello concettuale dei dati - Vista “Sicurezza”
Attività svolte
Progetto del sistema informatico (6)
• Autenticazione e controllo degli accessi– Controllo sessione
– Auditing
• Protocollo dei documenti– Protocollo di un documento cartaceo in ingresso
– Protocollo di un documento cartaceo in uscita
– Protocollo di un documento elettronico in ingresso
– Protocollo di un documento elettronico in uscita
– Stampa del registro di protocollo
– Annullamento di un numero di protocollo– Riallineamento del registro di protocollo
Requisiti funzionali
Attività svolte
Progetto del sistema informatico (7)
• Caratterizzazione dei documenti– Classificazione di un documento
– Creazione di un nuovo procedimento
– Gestione dei dati associati ad un documento
– Gestione dei dati associati ad un procedimento
• Gestione dei fascicoli– Tracciamento dei trasferimenti di documenti e fascicoli cartacei
– Visualizzazione della scheda informativa relativa ad un fascicolo
– Creazione di un fascicolo cartaceo
– Creazione e gestione di un fascicolo virtuale personale
Requisiti funzionali
Attività svolte
Progetto del sistema informatico (8)
• Ricerca documenti, procedimenti e fascicoli– Ricerca di documenti
– Ricerca di procedimenti
– Ricerca di fascicoli
– Inventario di un archivio fisico
• Supporto al workflow– Gestione delle liste di attività
– Creazione ed assegnazione di una attività pendente
– Completamento, rigetto o riallocazione di una attività pendente
Requisiti funzionali
Attività svolte
Progetto del sistema informatico (9)
• Controllo e contabilizzazione delle spedizioni cartacee
• Interfaccia con sistemi esterni– Interfacciamento con G-NET
– Interfacciamento con motori esterni di workflow
• Sicurezza e controllo di gestione
• Configurazione
Requisiti funzionali
Attività svolte
Progetto del sistema informatico (10)Architettura software
(5)Protocollo
documenti egestione deidati associatia documenti eprocedimenti.
(4)Archiviazione
documentielettronici
(6)Gestione
fascicoli edarchivi
(2)Gateway per il
protocolloautomatico
Server DFPper posta el.ed invio fax
DBMSData Base Management System
Client G-NET (1) Client integrato configurabile Client PEMotore diworkflowesterno
(estensione)
Applicazioniesterne di
automazionedi ufficio
(estensione)
Operatore /
Sistema Operativo sulla stazione di lavoro
AGDEArchivio Gen.
Doc. Elettronici
Gestore deldispositivo diarchiviazione
RPDAReg. di Protoc.e Dati Associati.
RFARegistro.
Fascic. Archivi.
RSWRegistro per il
Supp. WorkflowModuloarchitetturale
Base dati /Repository
Connessione via rete locale
Connessione diretta
Legenda
(3)Autent. utenti egestione profili
di accesso
RSPARegistro Sicurez.e Profili di Acc.
(7)Configuraz.del modello
dei dati
RCMDRegistro di
Conf. Mod. Dati
(8)Supporto al
workflow
INTERNETRete telefonica commutata
Attività svolte
Progetto del sistema informatico (11)Architettura hardware
LAN - Local Area Network
Server S1Modulo (3)
Server S2Modulo (5)Modulo (6)Modulo (7)Modulo (8)DBMS
Server S3Modulo (4)
Dispositivo diarchiviazionedi massa (e.g.Juke Box didischi ottici).
Stazioni di lavoromulti-funzionali conmedesimo client (1)autoconfigurato sullabase dellla classe diutenzadell’operatore.