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Corsi 2013

Conservazione degli archivi digitali

A cura di Mauro Livraga

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La normativa italiana in tema di conservazione digitale

La normativa italiana in materia comincia a prendere forma con il c. 15 art. 2 L 537/93 (finanziaria 1994), che prevedeva la possibilità di esibizione dei documenti anche in forma digitale.

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La normativa italiana in tema di conservazione digitale

• AIPA n. 15/94, G.U. n. 216/94. Archiviazione ottica sostitutiva; incompleta standard obsoleti; copie digitali di documenti cartacei.

• AIPA n. 15/94, G.U. n. 192/98. Molto complessa e di difficile realizzazione; documento formato all’origine su supporto informatico/Firma digitale; conservazione anche dei metadati, responsabile della conservazione.

• AIPA n. 42/01, G.U. n. 296/01. Conservazione digitale; riversamento sostitutivo; supporti differenti da quelli ottici per la conservazione; documenti analogici (originali copie); conservazione per gruppi di documenti.

• CNIPA 11/04, adeguamento della 42/01 alla normativa europea in materia di firme digitali.

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Il ruolo della Soprintendenza archivistica per la Lombardia

• L'attività della Soprintendenza Archivistica per la Lombardia consiste nella vigilanza sugli archivi di tutti gli enti pubblici e su quelli privati che siano giudicati di interesse storico, presenti nella regione di competenza; tale vigilanza si esplica attraverso una attività di tutela e di valorizzazione degli archivi medesimi, mediante l'accertamento delle loro condizioni di conservazione e l'organizzazione del loro ordinamento.

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Il sistema di gestione dei documenti

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Archivio 1

• Complesso dei documenti prodotti o comunque acquisiti da un ente durante lo svolgimento della propria attività: corrente, deposito e storico.

• Si chiama archivio anche il locale in cui un ente conserva i propri documenti.

• Si chiama archivio anche l’istituto nel quale vengono concentrati archivi di provenienza diversa.

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Archivio 2

• Per garantire la conservazione dei documenti informatici bisognerà dotarsi di strutture di archivio informatico, che abbiano impianti tecnologici idonei ad assicurare la custodia ininterrotta dei documenti e assicurino il regolare svolgimento delle procedure di conservazione, inoltre la struttura di gestione dell’archivio deve essere dotata di personale qualificato.

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La creazione di un Sistema di gestione dei documenti

• Il sistema si deve basare sulla normativa vigente e sulla cultura e storia dell’organizzazione.

• La struttura del servizio è composta da :– risorse umane;

– risorse fisiche:• fondi di bilancio per attuare e gestire il sistema

• spazio fisico

• le attrezzature

• la tecnologia

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Modello organizzativo/1

• Sistema centralizzato/decentralizzato.

• Sistema centralizzato è ideale per gli enti piccoli e omogenei che trovano vantaggi maggiori nella centralizzazione.

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Modello organizzativo/2

• In un’organizzazione che si avvale di un sistema ibrido (manuale ed informatico) la scelta di quello parzialmente decentralizzato diventa obbligatorio per il funzionamento del sistema stesso.

• Controllo dei sistemi elettronici di gestione documentale.

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Modello organizzativo/3

• Il sistema informatico/tecnologia utilizzata deve essere:– Sicuro– Interoperativo– Utilizzare standard aperti– Obsolescenza

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Modello organizzativo/4

• Il sistema documentale scelto deve essere compatibile con l’intera “architettura tecnologica dell’organizzazione” (Duranti) e dialogare con la tecnologia utilizzata da altre organizzazioni.

• “… la sicurezza è una di quelle aree in cui le regole procedurali imposte dal vertice dell’organizzazione, insieme alla loro attuazione sistematica, sono un complemento essenziale della tecnologia” (Duranti).

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Modello organizzativo/5

• Il sistema documentale scelto deve permettere di produrre e gestire (vedi sistemi di autenticazione) i documenti in spazi di lavoro individuale condivisibili a vari livelli (gruppi, uffici, settori) da tutta l’organizzazione.

• Lo spazio centrale condiviso (archivio informatici) non deve contenere documenti virtuali o in bozze, ma solo documenti stabili e immutabili. Le bozze dei documenti devono essere gestire negli spazi di lavoro condivisi.

• Lo spazio centrale è gestito e controllato dal servizio archivio avvalendosi della collaborazione del servizio sistemi informativi.

• Tutte le operazioni sono gestite sul server centrale.

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Il protocollo informatico

• Il sistema di protocollo informatico non è la riproduzione informatizzata del registro cartaceo, ma un insieme integrato e coordinato di azioni relative alla produzione, gestione e conservazione dei documenti cartacei e informatici di un ente pubblico.

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Conservazione informatica e altro

• In fase di organizzazione del sistema documentario devono essere affrontate anche le problematiche della selezione e conservazione della documentazione analogica/informatica.

• Conservazione informatica permanente: costi e benefici.

• Conservazione, scarto e outsourcing.

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Conservazione

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Conservazione/analogico

• Organizzazione archivio: corrente, deposito, storico.

• Non solo carta.

• Luoghi di conservazione.

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Conservazione/analogico

• Corrente: produzione e gestione dei documenti, dei fascicoli; procedure e operazioni manuali.

• Deposito: organizzazione e versamenti/scarto.

• Storico: organizzazione, riordino, inventariazione e consultazione.

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Conservazione/analogico

• Per documento analogico si intende il documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta, le immagini su film, le magnetizzazioni su nastro (articolo 1, comma 1, lettera b) del Dm del 23 gennaio 2004).

• Non solo carta: pergamene, fotografie, cilindri, dischi di vinile, musicassette, nastri magnetici ecc.

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Non solo carta

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Luoghi di conservazione

• L’archivio corrente: gli uffici; i depositi settoriali.

• L’archivio di deposito e storico: i depositi; la sezione separata d’archivio; il piano per gli archivi.

• Vedi: http://www.sato-archivi.it/pdf/requisiti-archivio-comunale.pdf

• Accesso e consultazione.

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Conservazione/digitale

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Conservazione/digitale

• Il processo di conservazione dei documenti informatici inizia fin dal momento della loro produzione nell’ambito del sistema documentario e avviene principalmente attraverso il meccanismo delle copie (detto anche back-up). (Gambetta)

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Conservazione/digitale

• Organizzazione archivio: corrente, deposito, storico.

• L’archivio digitale è molto complesso è un insieme di di documenti propri dell’Information Technology: messaggi PE, documenti Office, PDF, pagine html filmati, copie digitalizzate di documenti cartacei ecc.

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I sistemi di conservazione della memoria digitale/1

• Hanno l’obbiettivo di garantire sicurezza, autenticità alle informazioni e ai documenti, renderne possibile l’accesso e la comprensione anche in tempi lunghi.

• Devono permettere di ri-leggere correttamente i bit così come erano stati originariamente registrati, su supporti anche diversi da quelli di registrazione.

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I sistemi di conservazione della memoria digitale/2

• Devono mantenere la possibilità di comprensione dei dati anche quando le tecnologie utilizzate, l’hardware, i sistemi operativi ecc., sui quali sono stati registrati potrebbero non essere più disponibili.

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I sistemi di conservazione della memoria digitale/3

• Gli elementi su cui poggia il sistema sono:

• Documento digitale/Formati: standard (vedi Diapositive n. 2).

• Responsabile della conservazione

• Integrità e autenticità delle informazioni: regole e interrotta custodia.

• Metadati: regole.

• Integrità delle registrazioni.

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I sistemi di conservazione della memoria digitale/Responsabile conservazione

• Il Responsabile della conservazione svolge il ruolo ( Leggi di riferimento) di conservare i documenti che gli vengono assegnati all’interno di un sistema di protocollo informatico a norma.

• Il responsabile della conservazione può essere interno o esterno alla P.A.

• L’ente pubblico rimane comunque responsabile di eventuali perdite di documenti anche se conservati all’esterno.

• La delega all’esterno per la conservazione.

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I sistemi di conservazione della memoria digitale/Integrità

• Per mantenere nel tempo:

• Organiche procedure e modalità di gestione, mix di tecnologie. Operazioni di duplicazione e replica, back-up/recovery, disaster recovery.

• Virtualizzazione

• Claud: fino a 200 gb (basta bk su cd); è realizzabile per un PA?.

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I sistemi di conservazione della memoria digitale/Integrità

• Appropriate politiche e procedure per:– sicurezza fisica e logica;– continuità operativa;– disaster recovery;– rigorosi processi e procedure per accessi, presa

in carico di informazioni /documenti, possibilità di verifiche sui certificati legati ai documenti;

– documentabilità delle procedure e dei processi di gestione e di controllo.

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I sistemi di conservazione della memoria digitale/Storage

• In ambito informatico con il termine storage si identificano i dispositivi hardware, i supporti per la memorizzazione, le infrastrutture ed i software dedicati alla memorizzazione non volatile di grandi quantità di informazioni in formato elettronico (Wikipedia).

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Storage/Le tecnologie per la conservazione digitale

• I dischi magnetici.• I nastri magnetici.• I dischi ottici.• La virtualizzazione.Le prime tre tecnologie garantiscono una

conservazione di medio e lungo periodo con l’onere però di continue migrazioni per allungare nel tempo il ciclo di vita della risorsa per la conservazione.

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Storage/Le tecnologie per la conservazione digitale

• L’esigenza di conservare nel tempo i dati e i documenti si scontra con il ciclo di vita dell’infrastruttura tecnologica di conservazione.

• Hardware 3-10 anni; dischi 3-5 anni; i sistemi su nastro 5-20 anni.

• Sistemi eterogenei.

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Storage/Virtualizzazione

• Affidarsi a un unico fornitore.

• Virtualizzazione: utilizzo di storage differenti e renderli visibili al server e/o applicativi come un’unica risorsa indipendentemente dalla loro utilizzazione fisica.

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Strumenti archivistici per la conservazione

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Selezionare per conservare

• La selezione della documentazione per la conservazione è motivata da esigenze di carattere giuridico/amministrativo e intellettuale/culturale piuttosto che da quelle pratiche.

• Non tutto si può conservare.• Non necessariamente si deve “scartare”.• Ogni amministrazione a norma del DPR 445/00 si

deve dotare di un piano di conservazione integrato con il piano di classificazione.

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Piani di conservazione/1

• Il piano di conservazione è uno strumento che serve per la selezione e per l’organizzazione documentaria.

• Non è esaustivo dei documenti.• Nell’incertezza conservare.• Agire per tipologia o analogia documentaria.• La selezione dei documenti non deve essere

automatica rispetto al piano di conservazione, ma graduata su ogni tipo di archivio.

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Piani di conservazione/2

• Tipologie di piani di conservazione si possono trovare in:

http://www.archivi.beniculturali.it/servizioII/progetti.html

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Manuale di gestione

• Il manuale descrive il sistema di organizzazione e di conservazione dei documenti e fornisce istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la gestione documentale.

• Nell’ambito di ogni Amministrazione pubblica deve essere adottato un modello generale, da specificare sulla base delle particolarità dell’ente.

• Vedi Diapositive n. 3.

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Conservazione sostitutiva

• Il concetto di conservazione sostitutiva è enunciato solo in CNIPA N. 11/04 (altra normativa di riferimento CAD).

• Si tratta di un concetto impreciso che si presta a equivoci di interpretazione.

• La conservazione sostitutiva è la somma di due distinti processi: riproduzione sostitutiva e conservazione.

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Conservazione sostitutiva/Riproduzione

• Da documento analogico a documento informatico.

• Da documento informatico a documento informatico con modifica del formato.

• Cambia il modo della rappresentazione, ma non il contenuto.

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Conservazione sostitutiva/Esibizione 1

• La normativa di riferimento è rappresentata dall'articolo 6 del Dm 23 gennaio 2004 e dall'articolo 6 della delibera CNIPA n. 11/04. Il combinato disposto delle norme citate dispone che il documento conservato su supporto informatico deve essere reso leggibile (in qualunque momento presso il sistema di conservazione o conservazione sostitutiva) e disponibile, a richiesta degli organi di controllo, su supporto cartaceo. In merito a questo aspetto, occorre evidenziare, che l'articolo 3, comma 1, lettera d), del Dm pone, in capo al soggetto responsabile della conservazione, l'obbligo di predisporre funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici

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Conservazione sostitutiva/Esibizione 2

• Vista l'immaterialità dei documenti da esibire, la prima operazione da porre in essere riguarderà il controllo della regolare creazione e conservazione degli stessi. Sarà, quindi, cura del responsabile della conservazione collaborare con i verificatori e fornire loro tutto il supporto necessario. In particolare, anche se non previsto da nessuna norma, il responsabile dovrebbe esibire il manuale di gestione documentaria dell’ente.

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Grazie per l'attenzione