Strumenti di back office per la gestione documentale

Cristina Franceschi – Dirigente Servizio Informatico, Provincia di Ferrara

Prologo…

La Provincia di Ferrara ha avviato un percorso che coniuga certificazione di qualità e innovazione tecnologica, mettendo a punto strumenti tecnici e organizzativi che hanno permesso di cambiare davvero il modo di lavorare dell’Ente:

ripensamento delle metodologie di lavoro interne (in particolare gestione documentale);messa a punto strumenti tecnologici adeguati a

supportare il cambiamento

Obiettivi: risparmi economici, miglioramento di efficienza, migliore condivisione ed utilizzo del patrimonio informativo

Ambiti di piena digitalizzazione

documentazione ad uso interno (gestione del personale – ferie, permessi, timbrature; stipendi; richieste interne – auto a guida libera, accesso ai sistemi, richieste di beni, fornitura di beni e servizi; comunicazioni e circolari, ecc.)

comunicazioni da e con l’esterno (mandato digitale, richiesta carburante agevolato in agricoltura, comunicazioni ai Centri per l’impiego, autorizzazioni per trasporti eccezionali, modulistica ecc.)

documentazione ufficiale (gestione atti e fascicoli digitali, corrispondenza, ecc.)

Qualche numero sulla dematerializzazione...

sul totale dei documenti protocollati in entrata e uscita, nel 2008 il 14% sono documenti firmati digitalmente, nel 2009 la percentuale è salita al 17% e nel 2010 al 18%.

il numero di lettere in partenza inviate via PECrispetto al numero totale di lettere in partenza (ogni documento viene contato una sola volta indipendentemente dal numero di destinatari) è salito dal 7% nel 2008 al 14% nel 2010.

Gli strumenti – Intranet e scrivania virtuale

La intranet è l'ambiente condiviso, nel quale confluiscono TUTTI i principali strumenti di LAVORO QUOTIDIANO

Ciascun utente dispone di una home pagepersonalizzabile con gli strumenti di interesse e di una scrivania virtuale dove transita tutta la documentazione protocollata e non, prodotta dagli uffici o in entrata verso di essi.

La suite di gestione documentale in Plone

Per garantire la piena gestione della documentazionee delle pratiche d'ufficio – anche in modalitàdigitale e mista - è stato sviluppato negli anni un tool di applicativi, modulare:

intranet - scrivania virtuale - protocollo e atti - gestionedella documentazione grigia (non protocollata), schede processo e pratiche amministrative, ecc.

Dal punto di vista tecnico, all'iniziale utilizzo di tecnologie proprietarie si è sostituito lo sviluppo di software open source su piattaforma Plone

Perché sviluppare “in casa” una suite per la gestione documentale?

La Provincia di Ferrara ha sempre cercato di massimizzare le sinergie tra gli uffici, incentivando la trasversalità delle applicazioni e l'utilizzo di prassi condivise.

Necessità di mantenere il pieno controllo e la massima flessibilità negli ambiti più esposti ai cambiamenti organizzativi dell'ente e alle sue peculiarità organizzative.

La gestione documentale è una delle leve strategiche per la riorganizzazione della PA: acquisire competenze e know how - anche a vantaggio degli altri enti del territorio - significa far crescere 'dal di dentro' e radicarela cultura dell'amministrazione digitale.

Perchè Plone?

indirizzo politico verso l'open source; minori costi di impianto, nessun costo di licenza;opportunità di RIUSO del software da e con altre P.A.;affidabilità della soluzione Plone;fiducia nel partner tecnologico;comunità internazionale di riferimento;autonomia nella manutenzione evolutivavantaggi economici per i riusatori che beneficiano

dell'esperienza maturata dalla Provincia e possonocontribuire a futuri sviluppi (es. Accordo con Comune di Padova e Provincia di Prato)

Benefici del sistema

Disponibilità di strumenti 'su misura' (anche grazie allapresenza di un commitment forte) Maggiore elasticità e autonomia per personalizzazioni/ interventi evolutivi (team internoappositamente formato)Diverso approccio per lo sviluppo di integrazioni: “ciaggiungo un pezzo” e non: “acquisto un'altra applicazioneseparata”Economia di tempo derivata dalle possibilità combinate di workflow e organigramma: adattabilità ed estensibilità deiprocessiUna nostra peculiarità: la gestione integrata delladocumentazione non protocollata

Quanto ci costa?

Quali ricadute sugli utenti finali?

Disponibilità dei servizi su web (attraverso modulistica, PEC e firma digitale, e percorsi di compilazione guidata)

La disponibilità di strumenti adeguati ed integrati per la gestione interna rende più immediata la messa a disposizione della modulistica e dei percorsi di compilazione guidata per gli utenti esterni; facilita inoltre la gestione di documentazione digitale proveniente dall'esterno da parte degli uffici

I percorsi di compilazione guidata riducono la possibilità di errore con risparmi di tempo e migliore fruibilità dei dati

Un esempio il servizio UMA online…

i destinatari sono gli agricoltori che possono inoltrare richieste digitali di buoni per carburante agevolato;grazie alla collaborazione con i Centri di Assistenza agli Agricoltori (CAA), le pratiche digitali sono circa i 2/3;i tempi massimi di risposta della Provincia sono passati da 30 a 7 giorni (tempo medio 24 ore);

Quali ricadute sull'organizzazione?

Negli ambiti in cui si chiude il cerchio e i processi vengono gestiti in modalità digitale da tutti gli attori coinvolti (utenti esterni ed interni), i vantaggi sono evidenti, es.:

UMA on-line: gli addetti impiegati si sono ridotti da 11 (2004) a 6.

Ufficio personale: da 15 ad 11 unità in tutto. Sulla gestione presenze da 3 a 2 unità.

Mandato informatico: risparmiata una unità di personale e liberate parzialmente altre risorse

La vera sfida...

Ad oggi, la vera sfida è quella di estendere gli ambitiin cui si chiude il cerchio della piena digitalizzazione.

Il prossimo appuntamento: messa a disposizione dei servizi on-line per imprese,

professionisti e intermediari di tutti i SUAP Comunali (26) del territorio ferrarese

Grazie per l’attenzione e a presto…

Cristina FranceschiServizio InformaticoProvincia di Ferraracristina.franceschi@provincia.fe.it