Time e Travel ManagementManuale per il Supporto TM/TV

Roma, aprile 2005Roma, aprile 2005

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Uso: AZIENDALE

PremessaPremessa

Il progetto SAP HR Time e Travel nasce dall’esigenza di snellire e ottimizzare le attività di rilevazione delle presenze (Time Management) e di gestione delle trasferte e rimborsi (Travel Management), coinvolgendo direttamente i Dipendenti nella gestione dei propri dati.

A tal fine il sistema SAP HR è stato sviluppato in ottica web grazie ad uno strumento innovativo e di facile utilizzo: il WAS (Web Application Server).

Questa infrastruttura consente al Dipendente di accedere alle nuove funzionalità SAP HR di Time e Travel direttamente dalla Intranet aziendale e di inserire on line, in modalità assistita, i dati di propria competenza.

I dati inseriti ed approvati dal responsabile di riferimento passano direttamente all’Amministrazione del Personale che, effettuati i controlli necessari, procede alla chiusura e al consolidamento mensile per poi passarli alla Gestione Paghe.

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Uso: AZIENDALE

PremessaPremessa

Ogni singolo Dipendente (che utilizza una postazione elettronica) diventa così responsabile della gestione dei suoi dati di presenza e trasferta.

La razionalizzazione dei processi di Time e Travel Management consente di adottare una procedura univoca per tutta Enel, eliminando duplicazioni di attività e flussi cartacei superflui, nonché di risolvere il problema delle informazioni disomogenee che pervengono all’Amministrazione del Personale in formati difformi a seconda della provenienza.

Il presente documento ha l’obiettivo di guidare l’utente all’utilizzo della nuova applicazione per la Gestione presenze e trasferte

attraverso l’illustrazione delle schermate di competenza.

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Uso: AZIENDALE

Accesso al sistemaPer accedere al sistema per la Gestione Tempi e Spese:1. Aprire Internet Explorer (NB: verificare che la versione di Internet Explorer presente sul proprio computer

sia quella richiesta. Per il corretto utilizzo dell'applicazione è necessaria una versione di Internet Explorer 5.5 Service Pack 2 o superiore).

2. Digitare l’indirizzo presente nella comunicazione di accesso al sistema (mitt.: sap system administrator).3. Nella maschera che appare, inserire le proprie Username e Password, presenti nella comunicazione di

accesso al sistema. ATTENZIONE: se l’utente commette degli errori nell’inserimento della password o della propria utenza per 3 volte di seguito, anche se al quarto tentativo il Dipendente la inserisce correttamente, il sistema per motivi di sicurezza, blocca l’utenza non consentendo l’accesso. In tal caso, è necessario segnalare l’anomalia al proprio Supporto TM/TV che inoltrerà la richiesta di sblocco.

4. Premere “OK” (oppure dare invio/enter da tastiera).

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Nota

Il presente manuale è strutturato in modo tale da guidare il Supporto TM/TVattraverso il flusso del processo “Gestione dati tempo e nota spese”.

Seguendo le indicazioni sarà pertanto possibile comprendere le attività da svolgere e come interagire con gli altri attori.

I Dirigenti Enel sono coinvolti esclusivamente nelle fasi di approvazione(nelle funzioni di Responsabile o di Delegato).

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Suggerimenti per la navigazionePer navigare facilmente il sistema, è consigliato seguire i suggerimenti indicati nella figura. È importante sottolineare che spesso è necessario attendere qualche secondo affinché il sistema renda effettivo il caricamento dei dati inseriti. ATTENZIONE: dopo 2 minuti di inattività, la pagina automaticamente scade: per continuare è necessario accedere nuovamente al sistema.

Funzione X pereliminare un inserimento

Una volta terminati gli inserimenti, utilizzare sempre il tasto “Salva” e attendere il

caricamento dei dati

Apertura pagina

Utilizzare SEMPRE il tasto “Aggiungi” per rendere

effettivo l’inserimento delgiustificativo selezionato

Funzione per visualizzare alcuni

contenuti fondamentali

Selezionare “Indietro” o, dove presente, “Esci” per tornare

alla pagina precedente

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Uso: AZIENDALE

Struttura delle pagine

Nei box arancio vengonoinseriti suggerimenti,

note esplicative e puntidi attenzione

Nei box arancio vengonoinseriti suggerimenti,

note esplicative e puntidi attenzione

Sezione dedicata

alla gestione dei dati di presenza/ assenza

>

Questo tasto fornisce informazioni utili per

giustificare: Info Dipendente, Info giornata, Riepilogo

saldi

In basso viene indicatal’attività da svolgere

a sistema

In basso viene indicatal’attività da svolgere

a sistema

Viene evidenziato il giorno selezionato

Il cerchio blu con il simbolo > indica il

punto da cui accedere per eseguire l’attività

indicata

Il cerchio blu con il simbolo > indica il

punto da cui accedere per eseguire l’attività

indicata

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Uso: AZIENDALE

Supporto TM/TV

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Uso: AZIENDALE

Supporto TM/TV: Indice

• Gestione attività di Supporto TM/TV• Gestione ritardo chiusura mese• Monitoraggio attività Responsabili e Delegati • Monitoraggio attività Dipendente• Tasto “Sostituto presenze e rimborsi”• Sostituzione del Dipendente nell’inserimento giustificativi TM/TV • Inserimento giustificativi tipici del Supporto TM/TV• Sostituzione orario di lavoro• Sblocco giustificativi

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Uso: AZIENDALE

Gestione attività di Supporto TM/TVIl supporto TM/TV svolge un’attività di assistenza e di monitoraggio relativa alla gestione dei ritardi nelle chiusure mese dei Dipendenti e dell’attività svolta dai Responsabili/Delegati. Ha, inoltre, la possibilità di sostituirsi ai Dipendenti di sua competenza nella compilazione dei dati tempo e di trasferta.

I criteri di accesso al sistema sono comuni a quelli relativi alle altre tipologie di Dipendenti, così come, ad esempio, l’attività di compilazione dei propri dati tempo e spese che deve, comunque, svolgere in qualità di Dipendente (vedi Manuale TM/TV per il Dipendente).

Il Supporto TM/TV potrebbe svolgere anche il ruolo di Supporto TV Planning:

in questo caso avrebbe un altro box,oltre a “Attività Supporto TM/TV, come

indicato (per maggiori dettagli sulle modalità operative si rimanda al

Manuale TV Planning)

>

> Seleziona il box “Attività Supporto TM/TV”.

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Gestione ritardo chiusura meseRelativamente al monitoraggio dei ritardi nella chiusura mese dei Dipendenti (Responsabili/Delegati e Dipendenti)associati al Supporto TM/TV, in prossimità della fine del mese (e fino al 4° giorno lavorativo del mese successivo) il Supporto TM/TV avrà visione dei Dipendenti in ritardo sulla conferma e sull’autorizzazione della chiusura mese. L’attività, pertanto, dovrà concentrarsi nel SOLLECITARE i Dipendenti a regolarizzare il mese, per evitare che si accumulino ritardi.

>

Sezione dedicata alla visualizzazione dei

Responsabili/Delegati e Dipendenti in ritardo. Viene

riportato il numero di persone in ritardo. Per

visualizzarle nel dettaglio, si seleziona “Visualizza

nomi”.

> Clicca sul pulsante “Visualizza nomi”.

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Uso: AZIENDALE

Gestione ritardo chiusura meseÈ possibile visualizzare l’elenco dei Dipendenti in ritardo e quali sono i loro Responsabili/Delegati.

All’occorrenza, si può anche inviare al Dipendente e/o al suo Responsabile una e-mail di sollecito.

Nota bene: nell’elenco dei Dipendenti in ritardo il nome del Responsabile potrebbe comparire due volte, sia come Responsabile del Dipendente in ritardo nelle sue attività, sia come Dipendente in ritardo. Ad es. Marzo Salvatore che compare nella colonna di destra in quanto Responsabile del Dipendente Caltano Giulio, in ritardo nella chiusura mese, potrebbe comparire anche nella colonna di sinistra in quanto in ritardo nella gestione della sua chiusura mese.

Per inviare una mail a tutti i Dipendenti in elenco, si clicca su “Seleziona tutto” (viceversa per deselezionare tutti i

nominativi si clicca sul tasto accanto).

Si utilizza il tasto “Invio e-mail” per inviare un sollecito.

Nota che l’e-mail parte in modo automatico e con un

testo predefinito.

Si seleziona il box accanto al nominativo del Dipendente a cui si vuol inviare una mail di

sollecito

>

>

> Seleziona il Dipendente “Rossiniani Andrea”, poi il pulsante “Invio e-mail” ed, infine, “Chiudi”.

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Uso: AZIENDALE

Gestione ritardo chiusura meseNelle sezioni “Gestione Responsabile” e “Gestione Delegato” si monitora l’attività del Responsabile e del Delegato rispetto ai Dipendenti che gli sono stati assegnati (tale attività è consentita in sola visualizzazione).Nella sezione “Gestione Dipendente” si può, invece, effettuare il controllo degli errori, lo sblocco dei giustificativi e sostituirti al Dipendente nell’inserimento dei dati tempo e trasferta/rimborsi.

>

Sezioni dedicate al monitoraggio delle

attività di: Responsabile,

Delegato e Dipendente.

> Clicca sul pulsante “Gestione Responsabile”.

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Uso: AZIENDALE

Monitoraggio attività Responsabili e DelegatiDa questa schermata si può verificare, attraverso gli appositi pulsanti, quali siano i Responsabili/Delegati di propria competenza e monitorare la loro attività nei confronti dei Dipendenti assegnati.

> Clicca sul nominativo del Responsabile, quindi, visualizza l’elenco dei Dipendenti a lui assegnati e, poi, seleziona il nominativo del Dipendente non ancora autorizzato.

>

I dati dei Dipendenti con il simbolo rosso nella colonna “Status giustificativi”, non sono ancora

stati elaborati e autorizzati dal Responsabile/Delegato. Si clicca sul nominativo

per vedere il dettaglio dei tempi/spese inviati e non ancora autorizzati.

>

Le attività mostrate per monitorare il Responsabile sono le stesse da seguire per il monitoraggio

sull’attività del Delegato.

>

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Uso: AZIENDALE

Monitoraggio attività Responsabili e DelegatiÈ così possibile visualizzare il dettaglio dei dati tempo e delle spese inseriti dal Dipendente e inviati al Responsabile/Delegato. Se lo status dei giustificativi è “Confermato/Da Autorizzare”, vuol dire che è il Responsabile/Delegato non ha ancora svolto la sua attività di autorizzazione o di rifiuto.

Leggere il valore riportato nella colonna “Stato”: Confermato (dal Dipendente)/Da Autorizzare (da parte del Responsabile/Delegato); nota il “flag” in corrispondenza della colonna “Da Autorizzare”.

Cliccando su “Riepilogo rilasci giustificativi” è possibile

visualizzare le date dei rilasci effettuati dal Dipendente.

> Clicca su “Riepilogo rilascio giustificativi”, controlla le date e premi “Chiudi”. Infine, premi “Indietro” fino a tornare alla maschera “Attività Supporto TM/TV”.

>>

>

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Uso: AZIENDALE

Monitoraggio attività DipendenteLa sezione “Gestione Dipendente” ti permette di sostituirti al Dipendente nella gestione dei dati TM/TV, inserire giustificativi propri del Supporto TM/TV, effettuare la sostituzione oraria del Dipendente (Box: “Sostituto presenze e rimborsi”), sbloccare i dati TM/TV del Dipendente (Box: “Sblocco giustificativi”) ed, infine, monitorare le anomalie del Dipendente visualizzate dal sistema nel corso del mese e di tipo non bloccante (Pulsante colonna “Riepilogo errori”).

Nota bene: che in questa sezione non è più presente il Box: “Sostituto gestione viaggi” in cui il Supporto TM/TV andava a sostituirsi al Dipendente nella pianificazione viaggi. L’accesso a tale attività avviene ora dalla schermata “Gestione servizi” solo se il Supporto TM/TV svolge anche il ruolo di Supporto TV Planning.

Si seleziona il box accanto al nome di un Dipendente per

monitorarne l’attività

>

>

Il box “Sostituto presenze e rimborsi” consente la sostituzione oraria del

Dipendente

Il pulsante “Riepilogo errori” consente di monitorare le anomalie non bloccanti rilevate sul Dipendente

> Seleziona il box accanto al nome di un Dipendente (es. “Rossi Annibale”) e premi il tasto “Sostituto presenze e rimborsi”.

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Uso: AZIENDALE

Tasto “Sostituto presenze e rimborsi”Attraverso il tasto “Sostituto presenze e rimborsi” si può svolgere le seguenti attività:• Sostituzione del Dipendente per inserire i dati TM al suo posto (ad es. nel caso in cui il Dipendente sia malato e

non possa farlo personalmente) e/o i dati di trasferta/rimborso.• Inserimento dei giustificativi tipici del Supporto TM/TV.• Sostituzione TEMPORANEA dell’orario di lavoro del Dipendente.

Il supporto inserisce nei

singoligiorni o per

lunghi periodi i dati TM

Dipendente.

Sezione dedicata alla

visualizzazione dei principali Dati

anagrafici del Dipendente Sezione dedicata

all’inserimento dei giustificativi di lungo periodo

Sezione dedicata all’inserimento

delle indennità di lungo periodo

In colore grigio le giornate rilasciate al Responsabile/Delegato. La

“Legenda” fornisce informazioni sul significato dei diversi colori.

>

> Clicca su un giorno della settimana nella sezione “Calendario” (es. il giorno 01 aprile).

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Uso: AZIENDALE

Sostituzione del Dipendente nell’inserimento giustificativi TM/TVCliccando su una giornata in verde si può sostituirsi al Dipendente nell’inserimento dei giustificativi di presenza/assenza e nell’inserimento dei dati di trasferta/rimborso: nell’esempio si prende in considerazione il giorno 01 aprile.

Entrambi i tasti consentono l’attribuzione contabile dei

giustificativi di presenza (FS00 e straordinario) e prestazione

ordinaria (come da orario di lavoro teorico) per eccezione, ossia su

altro centro di costo (per maggiori dettagli sulle modalità operative si

rimanda al Manuale TM/TV del Dipendente)

Sezione dedicata alla gestione manuale delle timbrature di ingresso/uscita (per maggiori dettagli sulle modalità operative

si rimanda al Manuale TM/TV del Dipendente)

Sezione dedicata all’inserimento dei giustificativi di rimborso spese di trasferta (per

maggiori dettagli sulle modalità operative si rimanda al Manuale TM/TV del Dipendente)

Sezione dedicata all’inserimento dei giustificativi di presenza/assenza (per maggiori

dettagli sulle modalità operative si rimanda al Manuale TM/TV del Dipendente)

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Uso: AZIENDALE

Inserimento giustificativi tipici del Supporto TM/TVUtilizzando il tasto “Sostituto presenze e rimborsi” e cliccando in corrispondenza di un giorno del calendario (per esempio, il giorno 01 aprile), si può inserire tutti i giustificativi al posto del Dipendente. Tra questi ne esistono alcuni il cui utilizzo è esclusivo del Supporto TM/TV e risulta, pertanto, inibito al Dipendente.

Si seleziona uno tra i cinque giustificativi indicati come propri del Supporto TM/TV e si seleziona “Aggiungi”. Quindi, si salva

l’inserimento.

> Effettua gli inserimenti come indicato, poi, seleziona “Aggiungi” e “Salva”.

I giustificativi tipici del Supporto TM/TV sono:

•A200 Infortunio sul lavoro•A210 Ricaduta infortunio sul lavoro•A220 Malattia professionale•A410 Mancata prestazione lavorativa•A820 Assenza ingiustificata

>

>

>

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Uso: AZIENDALE

Inserimento giustificativi tipici del Supporto TM/TVÈ importante ricordare che, dopo il salvataggio dell’inserimento, lo stato del giustificativo diventa automaticamente “Autorizzato” e sarà visibile sia al Dipendente che al suo Responsabile. Eventuali modifiche potranno essere svolte solo dal Supporto TM/TV.

>

Dopo il salvataggio, lo status del giustificativo viene automaticamente

impostato su “Autorizzato” (sia il Responsabile che il Dipendente lo

vedranno in tale “status”).L’eventuale modifica potrà essere

effettuata SOLO dal Supporto TM/TV.

> Clicca sul pulsante “Indietro”.

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Uso: AZIENDALE

Sostituzione orario di lavoro

>

Nella videata “Riepilogo dati tempo” si può, anche, effettuare la sostituzione dell’orario di lavoro di un Dipendente.

Il supporto può sostituire l’orariodi lavoro del Dipendente nella

apposita sezione“Sostituzione orario di lavoro”

> Seleziona il pulsante “Sostituzione orario di lavoro”.

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Uso: AZIENDALE

Sostituzione orario di lavoroIn questo modo viene visualizzato l’elenco degli orari di lavoro di quel Dipendente per il mese in esame (es. il mese di aprile). Supponiamo che si voglia cambiare l’orario di lavoro del Dipendente per i giorni che vanno dal 26 al 29 aprile.

Nota che la sostituzione di un orario di lavoro vale solo ed

esclusivamente per i giorni o per il periodo prescelti: essa, quindi, ha

natura temporanea.

>

> Seleziona nuovamente il pulsante “Sostituzione orario di lavoro”.

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Uso: AZIENDALE

Sostituzione orario di lavoroSi seleziona, utilizzando il calendario, le date dal 26 al 29 aprile e, nel campo “Tipo sostituzione”, si indica la tipologia di orario di riferimento (es. normalista, turnista occasionale, etc.). A seconda del tipo di sostituzione scelta, il sistema ti chiederà di valorizzare il campo “PGOL” o, in alternativa, la “Regola POL”, in quanto i menu a tendina posti in corrispondenza di questi due campi sono dinamici e, quindi, si aggiornano automaticamente in base al tipo di sostituzione scelta.Nell’esempio, si è scelto di effettuare la sostituzione con un orario di tipo Normale, flessibile senza pausa pranzo, con riposo al sesto giorno (Regola POL: Regola Pianificazione Orario di Lavoro).

>

>>

>

> Inserisci le date dal 26 al 29 aprile, seleziona il Tipo di sostituzione “Normalista” e compila uno dei due campi “PGOL” o “Regola POL” presentati dal sistema. Infine, “salva” gli inserimenti.

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Uso: AZIENDALE

Sostituzione orario di lavoroCompiute le attività della pagina precedente, si riceve un messaggio di conferma dell’avvenuta sostituzione, a questo punto è possibile inviare una e-mail al Dipendente per avvisarlo della avvenuta sostituzione.

Viene utilizzato il tasto “Invio e-mail” per inviare una e-mail di notifica al Dipendente.

Messaggio di conferma di avvenuta sostituzione dell’orario di lavoro del Dipendente

>

In corrispondenza delle giornate indicate nella

sostituzione dell’orario di lavoro, sarà possibile

visualizzare in più: il codice del nuovo orario di lavoro e

la nuova Regola POL(ossia, la tipologia di orario

di lavoro associato al Dipendente per le giornate

di riferimento). Infine, è possibile verificare, anche, la data in cui è avvenuta la

modifica dell’orario.

Il tasto “X” consente di cancellare la sostituzione. Non è possibile cancellare la sostituzione dell’orario in un singolo giorno se la sostituzione effettuata riguarda un periodo ma, in questo caso la cancellazione riguarderà tutto il

periodo oggetto di sostituzione (nell’esempio: dal 26 al 29 aprile).

>

> Clicca su “Invio e-mail” oppure su “Chiudi”. Infine, clicca su “Indietro”.

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Sblocco giustificativi

È possibile che il Dipendente o il Responsabile/Delegato richiedano di sbloccare i loro giustificativi. Questo può rendersi necessario per diverse ragioni:

• il Dipendente ha già rilasciato il giorno per l’approvazione del Responsabile/Delegato ma vuole fare una modifica e riattivare quindi la funzionalità di rilascio al Responsabile/Delegato; • il Dipendente, che ha già confermato la chiusura mese rilasciando contemporaneamente dei giustificativi, si vede rifiutare dal Responsabile/Delegato un giustificativo e, sebbene possa entrare nella giornata per regolarizzare lo scostamento, al momento del rilascio viene richiesto lo sblocco del giorno e conseguentemente del cartellino.

In questi casi si chiede al Supporto TM/TV di sbloccare il giorno (o il periodo) indicato.È da sottolineare che, durante il mese in corso e fino a 4 giorni lavorativi del mese successivo, il Dipendente può sempre chiedere al Supporto TM/TV lo sblocco dei propri giustificativi.

Dopo il 4° giorno lavorativo del mese successivo non è più possibile rivolgersi al Supporto TM/TV in quanto eventuali anomalie verranno regolarizzate direttamente dalla Amministrazione del Personale (APE) sul sistema SAP R/3.

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Sblocco giustificativiSempre all’interno della sezione “Gestione Dipendente”, si seleziona il Dipendente al quale si deve sbloccare i giustificativi TM/TV e, di seguito, il Box “Sblocco giustificativi”.

Si seleziona il box accanto al nome di un Dipendente per sbloccare i suoi giustificativi.

>

>

Il box “Sblocco giustificativi” consente di sbloccare i dati

TM/TV del Dipendente.

> Seleziona il box accanto al nome di un Dipendente (es. “Rossi Annibale”) e premi il tasto “Sblocco giustificativi”.

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Sblocco giustificativiNella maschera che appare, si inseriscono le date da sbloccare (utilizzare, a tale fine, il tasto “Calendario” posto accanto ai campi “Da/a”) e si clicca sul pulsante “Sblocca”. In tal modo, si permette al Dipendente, dopo aver effettuato le opportune modifiche, di procedere a un nuovo rilascio al Responsabile/Delegato e di effettuare la chiusura mese.

ATTENZIONE: nel caso in cui venga effettuato lo sblocco dei giustificativi riferiti ad un determinato arco temporale e all’interno di questo periodo sia compresa una o più trasferte (di una o più giornate), non verranno sbloccati solo i giustificativi di TM, ma anche le relative trasferte. Partendo da questa premessa, il sistema visualizzerà un messaggio di avvertimento come quello indicato, al quale dare “Conferma” o annullare l’operazione con il tasto “Chiudi”.

> > >

>

> Inserisci il periodo prescelto nei campi “Da/a” e clicca su “Sblocca”. Visualizza l’eventuale messaggio di avvertimento (se sono presenti delle trasferte) ed, infine, clicca su “Conferma”.

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Uso: AZIENDALE

Sblocco giustificativiDopo il messaggio di conferma dell’avvenuto sblocco dei giustificativi, si può inviare al Dipendente una e-mail (automatica) di conferma dello sblocco dei dati e tornare alla schermata principale.

>

> Dopo la visualizzazione del messaggio di conferma, seleziona il pulsante “Invio e-mail” ed, infine, clicca su “Chiudi” per tornare alla schermata principale.