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La Sala Situazione Del Giubileo
Gestione della complessità di un sistema urbano
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Sala Situazione• Il progetto
– Contesto– Obiettivi
– Organizzazione e Struttura Organizzativa
– Processi
– Risorse Umane
– Struttura Architettonica e infrastrutture tec.
– Architettura Informatica e TLC
• Le prime esperienze– I grandi eventi del Giubileo (Gennaio - Giugno)
– Trasferimento temporale , ricontestualizzazione• esigenze
• Nuove tecnologie (Hardware, communication, modelli)
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Contesto
L'Agenzia romana per la preparazione del Giubileo è una società per azioni a capitale totalmente pubblico, nata nel 1995 per fornire il necessario supporto tecnico e progettuale alle amministrazioni pubbliche incaricate di realizzare interventi e servizi per milioni di visitatori attesi a Roma per le celebrazioni dell’anno 2000.I suoi azionisti sono il Comune di Roma, la Provincia di Roma, la Regione Lazio, la Camera di Commercio di Roma, lo Stato (attraverso la Cassa depositi e prestiti del Ministero del Tesoro), il Comune di Firenze e il Comune di Napoli.Presidente e amministratore delegato è Luigi Zanda.
Spesso si pensa che il dibattito attorno alle opere pubbliche, agli interventi infrastrutturali, alle iniziative per l'accoglienza, l'adeguamento della rete sanitaria e dell'assistenza, la formazione professionale degli addetti ai servizi di pubblica utilità o i restauri conservativi e le ristrutturazioni di chiese e monumenti possa far dimenticare che l'appuntamento con il 2000 è un appuntamento sacro prima che un'occasione di crescita economica o di sviluppo per il territorio.Badaloni
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Contesto
L'organizzazione e la gestione dell'anno 2000, con i suoi 582 appuntamenti in calendario, di cui ben 256 tra celebrazioni religiose ordinarie e straordinarie, 304 eventi culturali e 22 sportivi. Nel complesso saranno interessati 152 giorni dell'anno, con picchi eccezionali nei periodi di alta stagione e in occasione di particolari eventi come il Giubileo dei giovani (20 agosto: previsto l'arrivo di un milione e mezzo di persone), il Giubileo dei lavoratori (1° maggio), il Congresso eucaristico internazionale (18-25 giugno), il Giubileo delle famiglie (14-15 ottobre) e naturalmente la messa di Pasqua (23 aprile).
L'impegno della Regione Lazio, a questo proposito, si è indirizzato in molti campi, per lo più attinenti a quelle che sono le sue specifiche competenze istituzionali. I 155 interventi proposti, di cui hanno beneficiato la stessa amministrazione regionale, le Asl, le Aziende ospedaliere, i Comuni del Lazio e altri enti pubblici, riguardano l'assistenza sociosanitaria, la riqualificazione delle strutture ricettive, la viabilità e i trasporti, la valorizzazione del patrimonio culturale, artistico, religioso, ambientale e produttivo, la formazione degli operatori nei diversi servizi di accoglienza e lo sviluppo dei sistemi informativi di assistenza ai pellegrini. Badaloni
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Con i due piani per il Giubileo sono stati avviati 1.926 interventi per un investimento complessivo di oltre 7.200 miliardi di cui 5.500 a carico dello stato e 1.700 di cofinanziamenti (pari al 5% nel Giubileo Lazio e al 45% per il Giubileo fuori Lazio).Daniela Barbato : Direttore dell’Ufficio per Roma Capitale e Grande Eventi
Contesto
Il quadro istituzionale è dunque rimasto, per la realizzazione delle opere e dei servizi e per la gestione del 2000, inalterato. In questo contesto il principale istituto per il coordinamento delle scelte progettuali è stata la Conferenza di servizi (art. 14 della legge 241/90) “un tavolo unico” per le decisioni delle molteplici Amministrazioni e soggetti pubblici che si è andato nel tempo
affinando come strumento di superamento dei veti. Ciro dell’Acqua
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La fase di definizione: inizio 1995 - giugno 1995
Il documento traccia inoltre le linee fondamentali del “Piano degli interventi” per il Giubileo: un complesso di azioni mirate al rafforzamento dei principali sistemi infrastrutturali collegati alla mobilità, al miglioramento dei servizi nelle aree di visita, alla valorizzazione del patrimonio culturale e infine, nello spirito del Giubileo, alla solidarietà sociale.
Le Fasi di Lavoro dell’Agenzia•pre-costitutiva (inizio 1995 - giugno 1995), •avvio (luglio 1995 - settembre 1997) nella quale sono stati messi a fuoco i progetti e gli strumenti operativi,•preparazione (settembre 1997 - dicembre 1999), avviata al momento della prima disponibilità effettiva dei finanziamenti.
La fase di avvio: luglio 1995 - dicembre 1996
•La definizione del Piano degli interventi•Le istruttorie tecniche preliminari•L’avvio delle progettazioni
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Progetti specialinel maggio del 1996, su commessa del Comune di Roma, alcuni progetti preliminari che, fin dalla fase iniziale, erano stati definiti come prioritari per lo sviluppo successivo degli interventi finalizzati all’accoglienza dei pellegrini e dei visitatori:• il Progetto informatico e telematico a) il sistema di previsione dei flussi di visitatori
b) il sistema di informazione e comunicazione telematico c) i modelli di simulazione a supporto delle decisioni dei soggetti istituzionali
d) il sistema coordinato di prenotazione e) il sistema di monitoraggio e gestione della mobilità• i Piani di coordinamento e gestione delle aree delle basiliche e degli itinerari giubilari.•L’avvio del piano di accoglienza
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La fase di preparazione del Giubileo: gennaio 1997 - dicembre 1999
•la realizzazione del “piano di accoglienza” per il Giubileo•l’informazione e la comunicazione•la realizzazione dei servizi informatici e telematici per la preparazione del Giubileo•le iniziative culturali•altre attività di supporto alla preparazione del Giubileo ( tor Vergata)
Il Piano di Accoglienza e il “Master Plan”•la gestione la Sala Situazione, gli strumenti informatici e telematici, i sistemi informativi (banche dati) il volontariato, le attività di coordinamento e gestione dei cantieri;•l’informazione: Centri informativi, la rete informativa, il centro servizi stampa, la segnaletica, e le campagne informative rivolte a operatori e visitatori;•l’organizzazione: Mobilità, sicurezza, protezione civile, sanità, igiene urbana la formazione e i programmi culturali.
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•servizi concretamente operativi nel territorio di Roma •“cultura” e esperienza di integrazione tra istituzioni, enti erogatori di servizi, soggetti privati, terzo settore, residenti
Ingegneria di sistema per la gestione
Tempo e formazione mirata
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L’AGENDA INFORMATIZZATA
DEL 2000
SCENARI E SIMULAZIONE
PER LA SALA SITUAZIONE
SISTEMA COORDINATO
DI PRENOTAZIONE
BANCA DATI ESISTEMA
INFORMATIVO TERRITORIALE
SISTEMA DICONTROLLO
CIRCOLAZIONE E SOSTA
AUTOBUS TURISTICI
RETE TELEMATICA DIINFORMAZIONE E COMUNICAZIONE
SALA SITUAZIONE
PREVISIONE DEGLI ARRIVI NEL 2000
CENTRO DEL VOLONTARIATO PER L’ACCOGLIENZA GIUBILARE
PIANI DEI SERVIZI NELLE AREE DI VISITA E LUNGO I PERCORSI
DI INTERESSE GIUBILARE
INFORMAZIONE ECOMUNICAZIONE
OSPITALITA’ E SERVIZI
AREA PER I GRANDI EVENTICOMPRENSORIO DI TOR VERGATA
CENTRI INFORMATIVI
CENTRO STAMPA
STRUMENTI OPERATIVI
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Pilgrims & Tourists ;Incoming Flows,
needs, preferences
Residents :internal
flows, needs
Our Customers
CooperativeSubjectsOffering
Quality of Experience of staying inRome
+
Aggregated Demand+
+
-
Crowding,queues, access
-
-
+
Mobility,housing,security,
environment,places
+
Services andResourcesutilization
+
+
Info channels(SAC, Phone.
etc)
Info hannels(Papers, tele,
radio etc)
Satisfaction
Jubileum 2000 Self regulating system
DEMAND Offer
Models
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2.100.000
StranieriStranieri
Ospiti di strutture ricettiveOspiti di strutture ricettivealberghiere ed extra-alberghiere alberghiere ed extra-alberghiere
EscursionistiEscursionisti
1.000.000
ItalianiItaliani
6.400.000 7.000.000
3.100.000
13.400.000
16.900.000TotaleTotale 9.100.000 26.000.000
TotaleTotale
8.400.000 1.100.000 9.500.000
Ospiti in casa Ospiti in casa di parenti o amicidi parenti o amici
Arrivi a Roma e provincia suddivisi per per tipo di alloggio
Arrivi: secondo la definizione dell’Organizzazione Mondiale del Turismo, si riferiscono a visitatori pernottanti (persone che alloggiano in strutture ricettive alberghiere, extra alberghiere e come ospiti in case private) e non pernottanti (escursionisti). Non sono compresi i residenti a Roma e provincia.
Il Sesto rapporto di previsione dei flussiIl quadro di previsione per l’anno 2000: gli arrivi
lungobreve
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INDAGINI SUL COMPORTAMENTO ATTUALE DI VISITATORI-Indagine sulla mobilità dei visitatori nella città di Roma - Aprile 1996
-Campione: 2.700 interviste -Popolazione di riferimento: visitatori italiani e stranieri della città di Roma maggiori di 14 anni
-Indagine sui partecipanti al 23° Congresso Eucaristico Nazionale di Bologna - Settembre 1997-Campione: 1.200 interviste -Popolazione di riferimento: partecipanti italiani al 23° CEN
-Indagine sui consumi turistici a Roma e nel Lazio - Maggio e Novembre 1998-Campione: 4.000 interviste -Popolazione di riferimento: visitatori italiani e stranieri della regione Lazio maggiori di 18 anni
-Indagine sulla mobilità dei visitatori nella città di Roma - Aprile 1998-Campione: 2.000 interviste -Popolazione di riferimento: visitatori italiani e stranieri della città di Roma maggiori di 14 anni
LE PRINCIPALI INDAGINI REALIZZATE
INDAGINI SULLE INTENZIONI DI VIAGGIO E SULLE MODALITA’ DI PARTECIPAZIONE-Indagine sulle preferenze della popolazione italiana nei confronti della partecipazione al Giubileo del 2000 - Novembre 1997
-Campione: 2.000 interviste -Popolazione di riferimento: popolazione italiana non residente a Roma maggiore di 18 anni
-Indagine sulle preferenze della popolazione italiana nei confronti della partecipazione al Giubileo del 2000 - Dicembre 1998-Campione: 1.000 interviste. Sub-campione degli intervistati nella precedente realizzazione-Popolazione di riferimento: popolazione italiana non residente a Roma maggiore di 18 anni
-Indagine sulle preferenze della popolazione mondiale nei confronti della partecipazione al Giubileo del 2000 - Maggio 1999-Campione: 20.500 interviste. -Popolazione di riferimento: popolazione maggiore di 18 anni dei seguenti paesi: Argentina - Australia - Austria - Belgio
Brasile - Canada - Croazia - Francia - Germania - Giappone - Polonia - Regno Unito - Spagna Stati Uniti - Ungheria-Indagine sulle preferenze della popolazione italiana nei confronti della partecipazione al Giubileo del 2000 - Maggio 1999
-Campione: 3.000 interviste. -Popolazione di riferimento: popolazione italiana maggiore di 18 anni
-Indagine sull’offerta di viaggio organizzato in Italia e a Roma nel corso dell’anno 2000 - Giugno 1999-Campione: 330 interviste. -Popolazione di riferimento: tour operator e agenzie di viaggio dei seguenti paesi: Italia - Spagna - Polonia - Francia
Germania - Stati Uniti - Giappone
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Obiettivi
La Sala Situazione, ideata e allestita dall'Agenzia romana per la preparazione del Giubileo nell’edificio di proprietà dell’Agenzia stessa in viale Guido Baccelli n. 10, è stata formalmente istituita con Decreto del Prefetto della Provincia di Roma in data 16 febbraio 1999.
Le principali funzioni della Sala Situazione sono:la raccolta ed elaborazione di dati e informazioni relativi a tutti gli eventi previsti in calendario;la predisposizione di tutti gli scenari connessi agli avvenimenti ordinari e predisposizione
dei piani per fronteggiare situazioni di emergenza;il coordinamento, durante i grandi eventi, delle iniziative e delle attività dei vari enti interessati,
nel rispetto delle specifiche competenze e responsabilità istituzionali facenti capo agli enti stessi; il collegamento diretto con tutte le centrali operative “istituzionali” già esistenti
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Stato della pianificazione degli eventi
Eventi con pianificazione
conclusa
Enti con pianificazione
effettuata
Enti abilitati alla
pianificazione
Eventi in corsodi
pianificazione
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Risorse Umane
Liaisons con attori (competenze settoriali)
Planners
Operatori di sala
Esperti SIT
Gestione CED e reti
Gestione Sito
Esperti mobilità
Amministrativi
Project managers
Esperti di comunicazione (media e siti web)
Esperti Data Base e trattamento informazioni
Esperti ricerca operativa AllocazioneRetiTrafficoSimulazione
Urbanisti
Statistici (campionamento e previsioni)
Controllisti
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Architettura
Requisiti
Conoscenza
ObiettiviVincoli Strumenti di
modellazioneconcettuale (UML)
Concezione
Progettazione
Sala situazione
Data Bases
Interfaccia
Gestione
Processi Info. Comunic. Progetti
Interfaccia
Uso
Applicaz
Workflow Portali
WEB Proj Manag
Monitoraggio, Controllo,Informazioni
Sale Operative
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Struttura Architettonica e infrastrutture tec.
Caratteristiche infrastruttura fisica (sale, aule per gli attori, Backoffice)
Alimentazione energia elettrica
Collegamenti telematici dedicati
Computers
Presentazione e resa informazioni (visualizzazioni e stampe)
Reti radio
Centralino
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Architettura Informatica e TLC
Base Cartografica
Base dati distribuita (vedi www.romagiubileo.it)
Applicativi per sintesi dati ed elaborazione piani
Base documentale (piani, documenti ufficiali)
Protocollo
Eventi previsti e processo di approvazione (eventi giubilari e no)
Gestione e distribuzione piani
Monitoraggio e gestione
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Data Bases
Modeling Technologies & I/S Environment
A.I. ToolsDiscrete Simulation
Mathematical Models
System Dynamic
Conceptual Model
Documents Base
Information Systems :
Applications, User interface
S.I.T.
Geographical
Transportation
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Romani
info sicurezzaSanità
Capacitàservizi
escursionisti
<Arrivi turistipellegrini e
lavoro>
offertaturistica
offerta aipellegrini
<Arrivi turistipellegrini e
lavoro>
<Pellegrini>
R
R
localizz capacricett turisti
pellegr inprov o regsatur traff far
sat inbound prov
residenti nellevicinanza
saturaz luoghidi visits
capacitaricettiva luoghi
di culto
Arrivi turistipellegrini e
lavoro
scuola
modo dilucrare ilGiubileo
aspettoeconomico
altri alberghialberghi di lusso
attrattivitaambiente
attrattivitaculturale
Capacitatraffico a lungo
raggio inb
saturazione traffico
Capacitadi mobilita
interna
Percorsi in Romache interess pellegr
Indicedi
soddisfazione
saturazione capac ricettiva
altro
ostelli e campeggi
Stutture religiose
Case priv
Alberghi
Capacita ricettiva romana
Necessita di mobilita in Roma
Capacitatraffico
locale inb
Romani
motiv cultudivertimento
motiv relig
Istituz Vat
Istituz Ita
Business
lavoro
cattolici per paese
Pellegrini
Turisti
Il sistema Giubileo e le risorse romane basilari
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tot tot stran pr vettorevettori preferiti per paese
tot gen stran senza esc per vettore
<visitatori stranieriregistrati in assenza di
Giubileo>
<totale dei visitatoristranieri non registrati in
assenza di Giubileo>
domandapotenzialetotale porti
delta lineeferroviarie delta portidelta aeroportidelta strade
e autostrade
percentuale diutilizzo strade eautostrade degli
stranieri
totale generale deglistranieri senzaescursionisti
domanda potenzialedei porti degli
stranieridomanda potenziale
aeroporti deglistranieri
domanda potenzialelinee ferroviarie degli
stranieri
domanda potenzialestrade e autostrade
degli stranieri
domandapotenzialetotale lineeferroviarie
domandapotenziale
totaleaeroporti
domandapotenziale
totale stradee autostrade
percentuale diutilizzo linee
ferroviarie degliitaliani
domandapotenziale lineeferroviarie degli
italiani
domanda potenzialeaeroporti degli
italiani
domanda potenzialestrade e autostrade
degli italiani
capacità residualinee ferroviarie
capacitàresidua porti
capacitàresidua
aereoporti
capacitàresidua stradee autostrade
domandapotenziale porti
degli italiani
percentuale diutilizzo dei portidegli stranieri
percentualeutilizzo aeroporti
degli stranieri
percentuale diutilizzo delle lineeferroviarie degli
stranieri
Analisi della capacità residua delle risorse di mobilitàdi penetrazione dall'esterno verso la città di Roma
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orario uscita
orario entrata
con carico ogni 2 ore a partire dalle 8 fino alle 18( fine alle 20)
caso delle funzioni a orari prefissati
tempo percorrenza
durata funzione
escono dabasilica
entrano in basilica
max personein basilica
In Basilica
distribuzione orariaarrivi giornalieri
Arrivi orari
Piazza
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Code e tempi di attesa
10,0004
7,5003
5,0002
2,5001
00
0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24Time (Month)
Piazza - CURRENTarrival rate - CURRENTtempo percorrenza - CURRENT
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Prototipo “Freccia del Pellegrino” (Extend)
trasporto
b
a
t
a bt m n
bl
bl
pubbl
entro in roma
alberghi
t
b
a
au
na
escursionisti
escono da Roma
tornano a paese
stat trasportirientrano in albergo
arrivano visitatori
in roma
u #
persone in roma
genera
mezzi in
viaggio