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Via Gregorio VII, 172 - 00165 Roma Italy Tel. + 39-06 97616717 [email protected]

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European Business AssociatesEuropean project management and consultancy

FINANZIAMENTI EUROPEI PER LA RICERCA E L’INNOVAZIONE TECNOLOGICA

La rendicontazione dei costi in un progetto del 7PQ GSE, 3 ottobre 2011, Roma

mailto:[email protected]


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European Business AssociatesEuropean project management and consultancy

Breve presentazione della Società



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EBA ha il ruolo di "think-tank" per l‘industria, l‘amministrazione ed il mondo dell‘innovazione, promuovendo lo sviluppo di strategie, progettazione, management e monitoraggio di progetti: • definizione della strategia d'innovazione e di internazionalizzazione; • identificazione dei programmi di finanziamenti a livello di europeo • definizione delle linee progettuali e del project financing; • assistenza nella strategia progettuale manageriale, finanziaria e tecnica.

La European Business Associates Srl (EBA) è un' Agenzia di project financing di project management, presente a livello di CE, specializzata nell’acquisizione e nella gestione di grandi progetti europei nei settori dell' ICT, eGovernment, eInclusion, Energia ed Ambiente, Salute e Sicurezza, e più globalmente nel mondo dei servizi innovativi soprattutto per le PMI.



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La EBA opera dal 1995 nel mercato italiano ed europeo; gli uffici dellaEBA sono principalmente a Roma, con partner a Bruxelles, Monaco diBaviera e Bucharest, in networking con altre aziende a livello europeo.

Rome

Brussels

Munchen

Bucharest

MEURNSEER ASSOCIATES GMBH

EUROPEAN BUSINESS ASSOCIATES SRL

INCLUSION ALLIANCE EUROPE



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I servizi offerti sono gestiti secondo due business lines:

SERVIZI OFFERTI

SERVIZI STANDARDIZZATISU PORTALE

SERVIZI CUSTOMIZZATIPER CLIENTE

Servizi standardizzati su portale Networking Banche Dati di organizzazioni

pubbliche e private operanti in ambiti specifici della innovazione

Partnership Servizi di Ricerca di Partner per la preparazione di iniziative e di progetti

Knowledge Newsletters su avvisi di bandi CE e BM, pubblicazioni, ecc…

Servizi customizzati per cliente Posizionamento Definizione degli obiettivi che il

Cliente intende raggiungere

Relazionale Contatti con la CE e la BM per la identificazione delle opportunità

Management & Training

Supporto nella preparazione delle proposte e tutoring

Project financing

Supporto al modello di sostenibilità finanziaria e analisi costi/benefici



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• 2011 , ICT PSP ECRN Rete dello Stato Civile in Europa • 2006, FP6 EPISTEP, partecipazione delle PME alle piattaforme tecnologiche europee. • 2006, FP6 OPERA, I e II reti di energia e connettività in Europa • 2008, FP7, SENIOR, consiste in una roadmap sugli aspetti etici e della privacy nell’ICT • 2010, FP7, HIDE analisi dello sviluppo delle tecnologie biometriche nel campo della sicurezza• 2009, MARE, studi di prospettiva strategica sullo sviluppo delle Tecnologie Assistive• 2007, FP6 EPIST supporto agli attori del mercato dell’inclusione sociale;• 2005 FP6 FINANCE-NMS-IST supporto per I partecipanti al 7PQ per gli aspetti finanziari • 2004, TEN-Telecom EURODONOR, EUROCET, reti europea nel settore della donazione e dei trapianti di organi

ECRN European Civil Registry Network



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FINANZIAMENTI EUROPEI PER LA RICERCA E L’INNOVAZIONE TECNOLOGICA

La rendicontazione dei costi in un progetto del 7PQ 3 ottobre 2011

Temi presentati:

Requisiti per una buona progettazione e management di progetti europei

Il sistema di rendicontazione per la corretta gestione dei finanziamenti CE

Il sistema dei controlli della CE - Audit finanziari

Management e gestione informativa per la corretta gestione dei progetti CE

Contatti : Dr Antonio D’Amico [email protected] 4273000




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Requisiti per una buona progettazione e management di progetti europei



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1. Posizionamento: monitoraggio dei bandi

3. Elaborazione progetti: consorzio di alto livello e qualità del progetto

4. Presentazione / Approvazione

5. Fine tuning: negoziazione del contratto 7. Conclusione del progetto: massima cura della gestione finanziaria e della comunicazione dei risultati

2. Identificazione opportunità: selezione dei bandi più in linea con le competenze

8. Valorizzazione dei risultati: attivare cooperazioni ed investire su nuove opportunità

Project Life cycle

1. Requisiti per una buona progettazione e management di progetti europei.

6. Messa in opera dei progetti: dotarsi del management adeguato



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Per le Università, i Centri di ricerca e le Imprese e PMI, la partecipazione ai programmi CE è fondamentale:• per sviluppare una strategia innovativa • per internazionalizzarsi • per ottenere risorse economiche indispensabili per far fronte ai costi dell’innovazione

2. Strategia e costi-benefici della partecipazione ai programmi della CE – concetti generali

Entrare a far parte delle reti di cooperazione di Enti e Centri di Ricerca è l’investimento indispensabile per sviluppare una strategia sostenibile di partecipazione ai Programmi

Europei.

Una struttura di project management interna o esterna all’organizzazione è inoltre indispensabile per svolgere le attività di project management e finance management

richiesto dai programmi della CE



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3. Strategia e costi-benefici della partecipazione ai programmi del 7PQ della CE – principi di preparazione di una proposta

Iniziare la scrittura del progetto e la predisposizione dei moduli amministrativi e finanziari. Si tenga presente che un progetto a livello transnazionale o interregionale presenta specifiche problematiche per : i) differenze culturali, ii) differenze linguistiche;iii) differenze nei processi organizzativi ed aziendali.

Se la verifica è positiva: • Pianificare la fase di preparazione della proposta;• Fare una analisi SWOT(strengths-weaknesses-opportunities-threats) del progetto • Identificare il coordinatore ed i partner del consorzio; • Accertarsi che vi sia una tempistica adeguata prima della scadenza del bando; • Allocare le risorse professionali necessarie alla preparazione della proposta.

La preparazione di un progetto, a prescindere dalla natura, è un processo complesso che richiede una serie di azioni preliminari: • inserire l’iniziativa progettuale all’interno del proprio piano di attività; • analizzare il contesto di riferimento del bando in rapporto alla propria idea progetto; • verificare che la stessa idea progetto non sia stata finanziata recentemente.• verificare l’interesse della CE a tale riguardo



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4. Strategia e costi-benefici della partecipazione ai programmi del 7PQ della CE – principi di management

Per una buona gestione di un progetto di ricerca e di innovazione, proprio in relazione al suo carattere di specificità di rischio, è importante tener conto quanto segue: • identificare un percorso progettuale ambizioso ma attuabile• disporre di risorse professionali multidisciplinari e provenienti da diversi paesi• creare dei meccanismi che incoraggino lo spirito di condivisione e di consenso sulle

attività del progetto• visualizzare e pianificare le diverse attività relative al progetto ed i risultati attesi

• individuare e descrivere in dettaglio le attività, i rispettivi contenuti, la loro durata e le condizioni che ne determinano il completamento

• programmare logicamente le attività, utilizzando grafici Gannt o PERT, così da definire il metodo migliore per la loro implementazione• distribuire le responsabilità e le mansioni tra i partner

• avere un costante monitoraggio delle dinamiche finanziarie del progetto • prevedere la gestione di rischi e deviazioni dai piano iniziali• prevedere il massimo della comunicazione sui risultati raggiunti



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Il sistema di rendicontazione per la corretta gestione dei finanziamenti CE



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5. Il sistema di rendicontazione per la corretta gestione dei finanziamenti CE – i concetti

1. Principi generali

2. Quadro

giuridico

4. Gestione Informati

va

3. Principi contabili

4. Controllo



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Dal punto di vista finanziario, il modello di gestione e rendicontazione del progetto deve essere pianificato sin dalla proposta all’interno di un modello che consideri il ciclo completo del progetto.

Project preparation

Proposal Submission

Contract Negotiation

GA signature

Project execution

Project kick-off

Advance payment

Financial Reports

Projectconclusion Final Financial

Report

Final Financial consolidation

5. Il sistema di rendicontazione per la corretta gestione dei finanziamenti CE – principi generali



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Nella definizione del budget può essere utile seguire i principi seguenti: • le risorse finanziarie previste sono calcolate con precisione, quindi realistiche e non

sotto o sopra stimate; • i budget attribuiti ai vari partner sono motivati in termini di necessità finanziarie ed

impegno nel progetto; • la distribuzione finanziaria tra i partner è equilibrata e rispecchia i rispettivi ruoli;• il budget è stato definito in base alle attività e non il contrario;• ci sia un budget per coprire le attività di implementazione e divulgazione;• le spese aggiuntive relative ai viaggi e soggiorni siano sufficienti;• siano stati considerati i costi aggiuntivi associati all’aspetto gestionale e

amministrativo; • sia previsto e garantito il cofinanziamento (se richiesto) per la durata del progetto;• sia stato previsto un budget per consulenze esterne

La definizione del quadro finanziario rappresenta una fase cruciale nel processo di sviluppo di un progetto; un budget sbagliato, che non rifletta la realtà della situazione, può portare al fallimento del progetto stesso o a seri problemi durante la fase di implementazione.

5. Il sistema di rendicontazione per la corretta gestione dei finanziamenti CE – principi generali



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La base giuridica del contratto (Grant Agreement) tra Beneficiari e la CE

• Il Bando di gara • Il Grant Agreement, che è il contratto tra la CE ed il Consorzio, • Gli allegati al Grant Agreement e le Financial Guide (raccomandazioni) • Il Documento di lavoro (DoW), che risulta dopo la fase di negoziazione e che

dettaglia le attività da svolgere, gli attori, i tempi, i costi ed i risultati da raggiungere• Il Consortium Agreement che è tra il Consorzio, ma la CE lo richiede in cado di Audit

5. Il sistema di rendicontazione per la corretta gestione dei finanziamenti CE – quadro giuridico



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La CE finanzia in generale il 50% dei costi sostenuti dai partecipanti al progetto chiamati Beneficiari. Per essere riconosciuti, i costi devono rispondere ai requisiti seguenti:

• Reali, economici e necessari per il progetto • Effettuati sulla base delle procedure di rendicontazione e della contabilità del Beneficiario e riscontrabili nel bilancio • Sostenuti durante il periodo di realizzazione del progetto • Non portatori di profitti.• Essere in linea con I principi contabili nazionali

6. Il sistema di rendicontazione per la corretta gestione dei finanziamenti CE – principi contabili

Le tre categorie principali :

1. Costi diretti: sono i costo di tutto il personale, interno ed esterno 2. Costi indiretti: sono i costi generali collegati alla realizzazione del progetto 3. Altri costi: viaggi, soggiorni, apparecchiature, ecc…



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La complessità della gestione dei costi di progetto

Esistono diverse procedure per la gestione e la rendicontazione dei costi di progetto

• Richiedere ed effettuare il processo di certificazione come definito dalla CE

• Sottoporre alla rendicontazione i costi reali

• Utilizzare l’approccio dei costi standard (per alcune voci di costo)


GESTIONE COSTI DI PROGETTO

COSTI REALI

COSTI ANALITICI

COSTI STANDARD

CERTIFICAZIONE



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GESTIONE COSTI DI PROGETTO

COSTI REALI

COSTI ANALITICI

COSTI STANDARD

CERTIFICAZIONE


La scelta del sistema di rendicontazione

Vantaggi ?

Svantaggi ?



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Approccio • La certificazione copre le metodologie utilizzate dai beneficiari per il calcolo dei costi diretti ed indiretti• Si effettua sui costi del personale e sui costi indiretti • Si effettua sui “costi medi” del personale (se il Beneficiario applica un sistema di tassi orari medi) - Vedasi l’Allegato VII Form E del G.A

6. Il sistema di rendicontazione per la corretta gestione dei finanziamenti CE – principi contabili : procedura per la certificazione dei costi

Obiettivi: • Permette di prevenire la maggior parte degli errori che si trovano nei costo del

personale e ei costi indiretti • Promuove l’uso delle metodologie corrette del GA• Può applicarsi ai Beneficiari che usano il Flat rate per i Costi indiretti

Vantaggi.• Una volta accettato il certificato è valido per tutte le dichiarazione finanziarie in PQ 7 • Riduce lo scopo degli audit per i costi del personale ed i costi indiretti • Alleggerisce il peso amministrativo delle procedure



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COSTI REALI (analitici)La presentazione dei costi reali si basa :Per i costi diretti, sulla rendicontazione dei costi reali del personale che ha lavorato sul progetto considerando i costi lordi per l’azienda (costo del personale netto + oneri fiscali e previdenziali a carico del personale + oneri fiscali e previdenziali a carico del Beneficiario). Il sistema dei costi del personale in fase di controllo vengono calcolati sulla base degli elementi seguenti: • contratto di lavoro o collaborazione (con indicazione della tariffa oraria e numero di ore ) • timesheet (debitamente firmati)• busta paga o fattura attestante l’avvenuto pagamento (nei tempi del progetto)• estratto bancario • riconciliazione con le registrazioni contabili

6. Il sistema di rendicontazione per la corretta gestione dei finanziamenti CE – principi contabili : procedura dei costi reali



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COSTI REALI (analitici)

La presentazione dei costi reali si basa :Per i costi diretti, sulla rendicontazione dei costi di viaggio, soggiorni, attrezzature per il laboratorio, da utilizzare per il progetto; per questi costi si consideri il calcolo degli ammortamenti del materiale, ed il non riconoscimento dell’IVA

Per i costi indiretti, diversi sistemi sono possibili anche in funzione se il beneficiario è una impresa o una PMI oppure un ente Pubblico.




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COSTI REALI (standard)

La presentazione di costi reali standard è prevista per i costi diretti del personale, nei casi degli amministratori delle PMI che lavorano sui progetti (ma non percepiscono un vero e proprio stipendio mensile); in questo caso la CE ha definito un modello di costi orari di riferimento (secondo una matrice per paese, anni di esperienza, ecc…) che vanno utilizzate sulla base del reporting (time sheet) delle ore lavorate sul progetto.


Per i costi diretti dei viaggi e soggiorni, la CE ha definito dei rimborsi standard per alberghi e viaria.

Per i costi indiretti, la CE ha definito delle percentuali fisse di rimborso sia il settore privato come le PMI sei per il settore pubblico soprattutto nei casi di contabilità semplificata.



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Il sistema dei controlli della CE Audit finanziari



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La CE realizza dei controlli a campione sulle dichiarazione dei costi presentati dai Beneficiari, controlli che vengono realizzati sia durante l’esecuzione dei progetti ma molto spesso dopo alcuni anni dalla conclusione degli stessi progetti I controlli finanziari si possono essere di tre tipi: • Controlli ex–ante • Controllo durante la realizzazione del Grant• Audit finanziari entro i 5 anni dalla fine del progetto

Obiettivi :• valutare la regolarità e la legalità delle transazioni che originano i pagamenti, per la dichiarazione annuale del Direttore Generale • misurare il tasso di errore statisticamente accettabile • correggere una parte significativa del bilancio dagli errori sistematici, (estrapolazione + follow-up audits, liquidated damages)• aumentare la consapevolezza generale tra i Beneficiari riguardo ai controlli, contribuendo alla protezione degli interessi finanziari dell’Unione• prevenire la lotta alle irregolarità e frodi.

7. I controlli della CE audit finanziari



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Nel PQ5 la CE richiedeva alla fine di ogni progetto tutta la documentazione afferente ai costi sostenuti nel progetto; ma l’efficacia di questa pratica non fu soddisfacente;

Nel PQ6 si inaugurò la procedura di richiedere ad ogni Beneficiario non più la documentazione dei costi, ma un Certificato di Audit “indipendente” che ne attestasse la veridicità; ma anche questa pratica non fu considerata adeguata.

Nel PQ7, come sappiano, i Certificati di Audit non sono più richiesti, ma la CE ha rinforzato, in una politica di semplificazione, la realizzazione diretta di controlli a campione presso i Beneficiari oppure a Bruxelles.

Perché questa strategia di controlli rinforzata? • I controlli ex-ante hanno limiti nel fornire un livello sufficiente di

assicurazione che le transazioni sono realizzate in conformità e nelrispetto delle regole;

• Il livello di errore riportato dalla Corte dei Conti è percepito come elevato• la copertura statistica limitata e la scarsa rappresentatività del tasso di errore.




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I documenti da sottoporre a controllo contabile - finanziario :

• Costi diretti: sono i costo di tutto il personale (interno ed esterno) Curriculum vitae, contratto per progetto con indicazione della tariffa oraria ed il numero delle ore da lavorare, timesheet per ogni collaboratore

debitamente firmati, fatture, bonifici bancari, registrazione dei costi in bilancio per progetto o se possibile contabilità per progetto, estratti bancari, riconciliazione tra costi di progetto e costi in contabilità

• Costi indiretti: sono i costi collegati alla realizzazione del progetto Spese di viaggio, spese di conferenze, ecc.., il motivo della partecipazione nel DoW, gli inviti per la partecipazione agli eventi, le agende o i programmi, i documenti progettuali presentati, copie del biglietto aereo o treno, ecc.. sono richiesti in fase di controllo

• Altri costi: apparecchiature, informatica; il ricorso a sottocontraenti deve essere chiaramente giustificato, limitato, e deve essere precisata la

procedura di procurement

7. I controlli della CEaudit finanziari



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Effetti degli “errori sistematici ” e della “estrapolazione: (figura 1)

1: elaborazione doc. CE DG Research DG A4 Vi.MORELLI M. DAL TOSO




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LE POSSIBILE CONSEGUENZE NEGATIVE UN AUDIT FINANZIARIO

La CE può trarre le conclusioni di richiedere la restituzione parziale e/o totale dei fondi erogati al Beneficiario anche dopo 4 o 5 anni dalla conclusione del progetto.

Le tipologie possono essere:

• In caso in cui la CE ipotizzi un mancato riscontro di alcuni costi effettuati con i costi richiesti: rimborso parziale

• In caso la CE ipotizzi che la contabilità di inattendibile perché basata su errori ricorrenti: rimborso totale

• l’Intervento dell’ufficio dell’OLAF in caso di frode

7. I controlli della CEaudit finanziari



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Management e gestione informativa per la corretta gestione dei progetti CE



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Come sostenere le Imprese ed le PMI di CORRENTE per una migliore partecipazione ai progetti CE?

8. Management e gestione informativa per la corretta gestione dei progetti CE



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La gestione finanziaria ed il management di un progetto Europeo vanno gestiti all’interno di un processo di qualità che ci permetta di assicurarci i migliori risultati

Oltre alla diffusione tempestiva delle Informazioni relative ai bandi – realizzata in modoeccellente da APRE su tutto il territorio nazionale -i futuri Beneficiari di un finanziamento CE devono potersi assicurare:

• essere messi in contatto con i Consorzi europei più qualificati• pianificare il progetto dal punto di vista tecnico e finanziario sin dall’inizio• avere a disposizione le competenze necessarie • definirsi un ruolo nel progetto in linea con le loro strategia aziendali • curare in modo adeguato il processo di comunicazione delle attività svolte • ottenere i migliori ritorni possibili in termini di strategia aziendale




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Sul piano tecnico, a valle del bando di gara pubblicato della CE ed al valle delle attività di informazione e comunicazione sulle opportunità, le aziende si aspettano:

• Semplificazione delle norme di partecipazione e consulenza legale per il GA e CA• Riferimenti a progetto simili finanziati dalla CE negli stessi settori • Supporto nella definizione del loro ruolo più idoneo nel consorzio• Consulenza negli aspetti gestionali e finanziari • Valorizzazione dei risultati in una logica di assets e di internazionalizzazione


L’approccio sistematico e innovativo è di prevenire gli errori che purtroppo si trovano in questo processo, soprattutto nel caso nel quale i

Beneficiari siano le PMI.



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L’approccio sviluppato dalla EBA offre una modello di gestione manageriale e finanziaria di interfaccia tra i requisiti del “Participant Portal” della CE sino al Sistema Gestionale aziendale. Solo un tale approccio di gestione può infatti assicurare la piena e positiva gestione di una progetto medio o grande che sia.




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DISCUSSIONE ?



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Mille grazie Antonio D’Amico


Date post:	02-May-2015
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