La gestione del ciclo di progetto

1. La progettazione culturale – scientifica – di una ricerca 2. L’oggetto della programmazione 3. Il territorio della progettazione 4. Gli attori della progettazione

5. Le azioni della progettazione culturale

La progettazione culturale: le azioni di intervento sul patrimonio culturale.

Un progetto ha inizio nel momento in cui viene identificato,da parte del progettista culturale, il tipo di azione all’interno della quale l’idea progettuale può essere realizzata.

Azione, campo di azione dell’interventoAttività, le pratiche costitutive delle fasi del singolo progetto

Schema di riferimento generale per l’identificazione del tipo di azione

Il progettista culturale per identificare l’azione all’interno della quale costruire un progetto deve analizzare una serie di fattori:

- Il contesto di riferimento (provinciale, nazionale , internazionale)- L’oggetto a cui riferirsi- I beneficiari a cui le attività progettuali sono rivolte - Le attività progettuali che possono essere svolte- I soggetti giuridici pubblici e/o privati che possono essere coinvolti- Il quadro normativo al quale si fa riferimento- Il quadro di connessione con le politiche locali (promozione, sviluppo, …)- le linee di finanziamento che possono essere individuate (a chi ci si rivolge)- Gli standard di valutazione che devono essere applicati

Motivazioni all’origine della scelta dell’azione di riferimento per l’attività di progettazione culturale

Un’attività di progettazione culturale ha senso quando: - interviene a ottimizzare una situazione esistente o - corregge una situazione inadeguata- ideare qualcosa di nuovo di cui si conviene dell’opportunità, significatività, occorrenza,…

Esempio: Le azioni di riferimento per la progettazione culturale

Azione Definizione Esempio di attivitàTutela riconosce e protegge con strumenti

normativi il patrimonio culturaleAdoperarsi affinché un edificio sia dichiarato di interesse culturale

Conservazione Studia, mantiene, conserva e protegge il patrimonio culturale

Restaurare un palazzo, un quadro, un reperto archeologico

Valorizzazione Incentiva la conoscenza del patrimonio culturale

Realizzare un festival musicale, una mostra temporanea,…

Gestione Organizza le risorse umane e materiali delle strutture pubbliche e private

Optare per la realizzazione di una fondazione o di un’associazione

Promozione Suscita e sostiene il mercato della cultura Avviare un’attività di fund raising o si sponsorizzazione

Fruizione Suscitare, facilitare e incrementare il godimento del patrimonio culturale

Estendere l’orario di apertura del museo, ridurre i prezzi del biglietto

1. La progettazione culturale 2. L’oggetto della programmazione culturale 3. Il territorio della progettazione culturale 4. Gli attori della progettazione culturale 5. Le azioni della progettazione culturale

6. Ciclo di progetto

Il progetto come ciclo e sua gestione

Il progetto come ciclo e la sua gestione. Se:l’idea progettuale può essere definita come una visione di possibilità, il grado di manifestarsi sotto forma di capacità di previsione, anticipazione e creatività, il progetto rappresenta la connessione tra il possibile e il reale.

Aree di attività che scandiscono l’iter progettuale

A B c dFormulazione dell’idea progettuale enunciata dal soggetto proponente

Identificazione dell’azione principale di riferimento

Definizione delle operazioni del progetto e del modello dinamico di gestione

Gestione del progetto

Questo approccio fa riferimento alla metodologica del Project Cycle Management (PCM) adottato come standard dalla Unione Europea. Può essere utile saperlo usare nel caso dei progetti finanziati

dalla UE, ma è particolarmente utile ed efficace anche per la gestione dei progetti in senso più generale, perché aiuta a:

a- definire obiettivi chiari e realisticib- individuare le condizioni di contesto di progettoc- interpretare e implementare gli obiettivi di politica culturale richiesti dalla UE (in altri

casi, gli obiettivi di altri finanziatori)

Le motivazioni più frequenti dell’insuccesso progettuale sono dovute a fattori come:- individuazione inadeguata dell’azione di riferimento- assenza di coordinamento e di condivisione progettuale tra gli attori- incompatibilità tra l’identità del soggetto proponente e la proposta progettuale- mancata analisi del contesto di riferimento: sociale, economico, politico, culturale

Le sei fasi della gestione del ciclo di progettoLa metodologia di gestione del ciclo di progetto:

1. il ciclo di progetto è composto da sei fasi in progressione. Il completamento di ciascuna è propedeutico all’avviamento della successiva;

2. per ogni fase sono stabilite responsabilità, informazioni da produrre e “decisioni chiave” da prendere;

3. tutto il ciclo è basato sul criterio della valutazione per acquisire dai progetti realizzati esperienze utili a programmare meglio (pro futuro).

Ognuna delle sei fasi è contraddistinta dallo svolgimento di un processo, termine con il quale indichiamo:

- successione di fenomeni legati fra loro,- metodo da seguire per ottenere un determinato scopo

Fase a Analisi identificativa del soggetto progettuale di riferimento

Analisi dell’identità del soggetto proponente

Fase b Identificazione della proposta progettuale

Dall’analisi dei bisogni del soggetto proponente alla definizione degli obiettivi

Fase c Istruzione del progetto Dall’identificazione degli obiettivi di progetto alla redazione del documento di progetto

Fase d Finanziamento Dall’elaborazione del documento di progetto al reperimento delle risorse necessarie

Fase e Messa in opera Dal reperimento delle risorse al raggiungimento degli obiettivi progettuali

Fase f Valutazione Metaprocesso che si applica ricorsivamente alle varie fasi e relativi processi del ciclo di progetto

Come modello è un circuito che dalla valutazione (fase f), ripassa alla fase a (o ad altre fasi), ricorsivamente

Esercizio: Ciascuno pensi a un progetto e vediamo se riempiamo tutte le caselle!!!

Fase a - Analisi identificativa del soggetto proponente (soggetto progettuale di riferimento)Questa fase è in capo al progettista (il leader del progetto), il quale si assume la responsabilità della fase di implementazione del progetto (legale, politica, economica, gestionale)

Si mettono in luce i seguenti livelli di analisi identificativa:1. analisi delle motivazioni

razionalità, valori che si perseguono,… (dichiarati, latenti,…)2. analisi dei macro obiettivi:

motivazioni, interessi, aspettative, finalità che si possono estrinsecare in obiettivi territoriali, obiettivi economici, obiettivi formativi,…

3. analisi operativala dimensione temporale compatibile con l’idea progettuale, l’impegno economico, finanziario, i risultati attesi

Ciò permette di ricostruire la dimensione strategica dell’idea progettuale e i relativi criteri generali di realizzazione.

Il soggetto proponente: è il leader (e deve mettersi nelle condizioni di esserlo davvero); conosce la sua organizzazione e il suo rapporto con il territorio all’interno opera e recupera

le sue risorse; conosce il contesto all’interno del quale svolge le sue azioni

Fase b – Identificazione della proposta progettuale 1) Articolazione dell’idea progettuale in una proposta progettuale:

1. identificazione delle funzioni e delle competenze necessarie al progettoistituzionali, politiche, economiche, normative, promozionali, gestionali, comunicazionali, logistiche

2. identificazione degli attori: primari e secondaritra i primari: il soggetto progettuale di riferimento, il finanziatore, i partners di progetto, i rappresentanti dei beneficiari tra i secondari vi sono i soggetti complementari (subcontractors) e (l’alleato, la risorsa in termini di capacità (consulenza), attivatore di obiettivo o mediatore)

3. identificazione dei beneficiari: mirati e finalisono i soggetti influenzati positivamente dalla realizzazione concreta del progetto – implementazione (indipendentemente dalla natura diretta o indiretta del beneficio). Sono beneficiari mirati coloro che sono direttamente coinvolti dal progetto a livello di obiettivo specifico; beneficiari finali, quelli che beneficiano a lungo termine.

4. identificazione delle linee di finanziamentosaper ponderare il peso economico – finanziario della proposta progettuale e conoscere le condizioni di esistenza di un potenziale finanziatore, la sua sensibilità alle tematiche in oggetto, il metodo, …

5. incontri del soggetto progettuale di riferimento con gli attori

2) Stesura del piano di pre – fattibilità Documento di sintesi che raccoglie le informazioni di cui sopra

Fase C Istruzione del progetto

E’ la fase Clou della progettazione. Produce il Documento di progetto o il Piano di Fattibilità e definisce se il progetto è:

- Fattibile- Qualitativamente accettabile- Sostenibile (economicamente, socialmente, …)

a) Analisi del contesto generale e specificoIl contesto può essere definito come lo spazio – sia concreto che virtuale, percorso da processi differenti di natura politica, amministrativa, gestionale, economica,sociale, ambientale, culturale es: Patto territoriale: spazio geografico, economico, sociale, politico, …)

b) Identificazione delle strategie di interventoSi compone di una prima fase in cui si definiscono le motivazioni del soggetto progettuale o del project leader; la seconda è la definizione di un’ipotesi di progetto;la terza le finalità e le aspettative del progetto (componenti strategiche e tattiche analizzate mediante l’albero dei problemi e l’albero degli obiettivi – o “delle soluzioni”)

c) Identificazione dei livelli progettuali: obiettivi e attività.SI identificano: obiettivo generale (perché), obiettivo specifico (come), risultati (cosa), attività (chi). Ciò permette di definire gli elementi costitutivi del progetto: il target - a chi è rivolto; il luogo – dove si svolge; la definizione qualitativa – obiettivi generali e specifici; la definizione quantitativa – attività e risultati; spazio temporale.

Obiettivo generale: è un obiettivo al di là della portata del singolo progetto. Può considerarsi un condizione desiderata;Obiettivo specifico: è l’obiettivo che riguarda la definizione del progetto e identifica il settore di appartenenza del progetto. Spiega i vantaggi che ne trarranno i beneficiari mirati una volta che verranno raggiunti i risultati;Risultati: comportato le realizzazioni, sia materiali sia immateriali, conseguite come attività di progetto. Sono misurabili con metodi quantitativi e contribuiscono al raggiungimento dell’obiettivo specifico;Attività: sono consumatrici di inputs (mezzi) e budgetizzabili in quanto possono essere scomposte in voci di costo

d) Configurazione del Logical Framework

Si tratta di prefigurare il sistema di controllo del progetto: - Individuare le relazioni causali tra i differenti livelli di obiettivi- Verificare se questi obiettivi sono stati raggiunti- Stabilire in che modo ipotesi non previste dal progetto possono o meno ripercuotersi

sull’esito finale -

si tratta di incrociare:

Livelli di obiettivi

Indicatori obiettivamente identificabili

Fonte di verifica

Ipotesi di condizionamento esterno (verificare in corso d’opera)

Obiettivo GeneraleObiettivo Specifico RisultatiAttività

e) Configurazione della mappa delle interazioni tra gli attori: tavoli di confronto e lettera di intenti.

f) Definizione delle risorse per la pianificazione dell’interventoRisorse immateriali e risorse materiali ( risorse umane, rete di relazioni, laboratori,strumentazione)

g) Definizione degli accordi con gli attoridi natura politica e di natura tecnica (costruzione del team e sue modalità di contratto, affitti, logistica)

h) Costituzione dl budget economico,degli investimenti, finanziario, patrimoniale

i) Redazione del documento di progettoDal momento che è sottoscritto dagli attori, è un patto che vincola attori primari, leader del progetto, finanziatori, partners, rappresentanti dei beneficiari.

Fase D Finanziamento Pubblico e Privato

Fase E Messa in opera o implementazione Finito il momento dell’analisi si passa al momento esecutivo della pianificazione (cronogramma) lo si fa anche con strumenti informatici.

Chi fa cosaComeCon quali risorseQuando

Fase F Valutazione

La perfetta riunione

Da una società industriale dove pochi prendevano le decisioni e molti facevano Ora si va verso una società basata sull’informazione e i servizi, dove il processo decisionale è una necessità quotidiana. Per questo motivo le riunioni sono sempre più importanti.

Scopi delle riunioni- Prendere decisioni rapide- Diffusione delle informazioni- Cambiamenti interni- Cambiamenti esterni - Scambio di idee e di esperienze - Sviluppo del lavoro di gruppo

Perché un meeting fallisce e le soluzioni - La riunione non era necessaria- L’obiettivo della riunione non era chiaro- La riunione era stata convocata nel momento sbagliato e preparata male- La riunione si è svolta in un ambiente deprimente- La riunione è stata disturbata - Presenti le persone sbagliate, assenti quelle giuste!- Il presidente non era all’altezza- Non si è deciso niente!

La perfetta riunione: controllo preliminare- Obiettivo- Ordine del giorno - Partecipanti (aperta a tutti, inviti mirati)- Il presidente (ruolo vs. funzione coordinare, mediare, coinvolgere, …)- Rendicontare le azioni concordate- Follow – up

La perfetta riunione: pianificareSolitamente la responsabilità è in capo al “presidente” e al suo team

Tipi di riunione:

Informazione /controllo - Trasmettere e ricevere informazioni e in tal modo tenersi in contatto - Coordinare le iniziative- Registrare i progressi compiuti in merito a obiettivi prestabiliti

Consultazione- Risolvere divergenze e conflitti- Coinvolgere le persone in un cambiamento o in nuove strategie- Semplicemente “conoscersi meglio” e facilitare una più profonda conoscenza tra colleghi

Soluzione dei problemi

- Trovare idee- Identificare un modo di procedere alternativo- Dar avvio a un’azione particolare

Prendere decisioni- Promuovere l’impegno - Decidere- Condividere responsabilità

Negoziare

- Trovare un accordo o stipulare un contratto- Trovare la migliore soluzione possibile, anche se di compromesso

Promuovere una riunione: perché?Alternative a una riunione

1. Una decisione esecutiva (non serve la consultazione, basta la notificazione)2. Promemoria, lettera, fax, mail, telefono, video conferenza

Quale risultato si vuole raggiungere attraverso la riunione? Va pensato prima!!!Il risultato ideale?Il risultato realistico? La via di scampo?

Programmare

Chi deve intervenire ( chi deve essere invitato)Le persone cha hanno informazioni da trasmettereLe persone che devono ricevere le informazioniGli esperti che possono contribuire positivamente alla riunioneLe persone che …., per galateoLe persone capaci di mettere in equilibrio o capaci di mediareLe persone che saranno incaricate di mettere in atto le decisioni prese

La definizione dell’o.d.g.Coinvolge i partecipanti, assai prima dell’inizio della riunioneRappresenta un copione attraverso il quale il presidente orienta la riunionePermette di misurare il successo della riunione (ex post)

La redazione di un o.d.g. efficaceValutare con attenzione chi si deve invitareElencare i temi o i problemi più importanti che siano tra loro collegatiElaborare con scrupolo il programma ma dare spazio alla discussioneNon limitarsi a sottolineare i problemi ma far presenti anche le opportunitàStabilire i tempi da dedicare ai singoli problemi

Inoltre, nel caso di un verbale “ufficiale”Titolo, data, orario e luogo della riunionePartecipazione e giustificazione delle assenze Lettura e approvazione dei verbali precedentiI temi dell’o.d.g. Le varie ed eventuali Data, ora e luogo della prossima riunione Ora di conclusione dei lavori

Prima della riunioneMemento, gran parte delle decisioni o delle cose che rende una riunione perfetta, accadono prima della riunione ….

Preparare le personePrendersi il tempo di pensare con la testa dei partecipanti chiedendosi delle loro motivazioni, interessi, desideri e bisogni.

Preparare e gestire il luogo fisico Attenzione alla logistica e alla gestione dei tempi di lavoro Assegnazione dei posti con attenzione all’ubicazione delle “Persone problematiche”.

Nel corso della riunione

Capire il gruppo e comprendere il comportamento del gruppo Ciascuno mette in campo almeno queste categorie (di sé stesso)

- Benessere economico- Senso di appartenenza- Bisogno di riconoscimento - Autonomia

Accettazione e integrazione In misura più o meno grande tutti cercano all’interno del gruppo un’identità e un senso di appartenenza. (Occhio!! A volte c’è chi lavora all’incontrario perché non si sente del gruppo e tende a disfare!)

Approccio del presidenteNon solo è importante cosa dice ma anche come lo dice. Le doti fondamentali del presidente: come condurre la riunione, non cosa ottenere.

Gruppi di nuova formazione Tutti giocano o all’integrazione o ai distinguo

Comunicazione all’interno del gruppo Meglio è se il gruppo parla orizzontalmente e non solo subisce il capo.

Obiettivi del gruppo Mai trascurarli e trascurare le coalizioni al suo interno. A favore o in opposizione!

Controllo del gruppo Eccesso di complicazione, oppure rigidità, Bisogni del gruppo, le regole del gruppo

Compiti e metodiComportamenti orientati al fare Comportamenti orientati al metodo

Il processo decisionale Cercare l’accordo sugli argomenti o sui problemi fondamentali in discussioneDividere i problemi in un certo numero di categorie e decidere la sequenza con cui affrontarliEsporre i fatti (e non le interpretazioni che possono sempre essere oggetto di contestazione)Consentire la discussione e l’interpretazione dei dati di base già accettatiConsiderare le alternative Decidere sulle possibili alternative Assicurare che a qualcuno venga data la responsabilità di proseguire nell’azione concordata

Le doti del presidente

Compiti del presidente - Avviare la riunione- Guidare la riunione nelle fasi successive, rispettando l’ordine del giorno- Riepilogare ogni fase prima di passare alla successiva- Preoccuparsi che ogni fase sia adeguatamente verbalizzata - Portare la discussione fuori dalle aree dannose e conflittuali su un terreno di confronto

accettato da tutti- Assicurare a tutti i partecipanti la possibilità di dare il loro contributo personale

Approccio- Esordio - Presentazione - Preparazione - Fissare gli obiettivi- Fissare i tempi- Considerare gli altri - Stimolare la discussione - Limitare la conflittualità- Saper gestire l’inaspettato

Sintesi - Per segnalare a una persona che “il suo tempo è scaduto” e che deve cedere la parola- Per sottolineare la fine di una fase e per porre le premesse di un’altra- Per riannodare i fili della discussione- Per misurare il grado reale di accordo su di una particolare decisione- Per chiarire esattamente ciò che si è concordato- Per confermare un’azione concordata- Per aiutare il segretario a redigere un verbale preciso

Controllo Controllo delle procedure Controllo del processo

Facilitare la discussione Ascoltando Affrontando le persone difficili

- Quelli che parlano troppo - Quelli che pretendono decisioni immediate- I dogmatici - Quelli che ingaggiano duelli personali con gli altri- I distratti, i bisbigliatori e quelli che semplicemente non scoltano

Migliorare la partecipazione

Il presidente, da presidente diventa facilitatoreLe doti di un facilitatoreCreare un clima di sostegno e di apertura all’interno del gruppo Incoraggiare l’espressione degli stati d’animo e il contributo di ideeIncoraggiare la partecipazione attiva e condividere la leadership

Gruppi efficaci e il bisogno di cambiare Se fai quello che sempre hai fatto, otterrai quello che hai sempre ottenuto!

Decidere attraverso il consenso- Il ruolo creativo del facilitatore

“Il consenso è il processo attraverso il quale si raggiunge un accordo su di un particolare argomento in discussione senza arrivare a una votazione”.

- Individuare risorse e competenze

- Evitare o risolvere i conflitti (a volte conviene affrontarli, a volte meglio mantenere la barra sugli obiettivi della riunione)

- Un ordine del giorno concordato L’obiettivo di ogni argomento è esplicito e deve essere giustificato dalla persona che lo propone. Viene scelto un diverso facilitatore per ogni argomento all’ordine del giorno. I verbali vengono scritti durante la riunione e concordati (lavagna)

- Dichiarare gli obiettivi. il facilitatore dichiara:cosa può offrire per contribuire alla riunione che cosa in particolare desidera ottenere dalla riunione quale è in particolare il risultato finale che si aspetta

Infine, inutile negarlo: Sulla strategia di presentazione, persuasione, convincimento, ….

La perfetta comunicazione interna

“La comunicazione interna permette di mobilitare i giacimenti di produttività per la maggior parte del tempo inesplorata o poco sfruttata. La sua vocazione è divenire rapidamente una vera e propria tecnica di gestione. E’ allo stesso tempo il fondamento di tutte le strategie e di tutte le politiche di comunicazione globale” .

Le imprese e le istituzioni si trovano a dover fronteggiare i repentini cambiamenti di scenario che le costringono a rinnovare strategie, assetti organizzativi, approcci con i clienti e le conseguenti variabili che impattano sulla performance.La comunicazione interna ha il ruolo centrale di “allineare” tutte le attività verso il conseguimento degli obiettivi. Per l’impresa – e l’istituzione di ricerca - è lo strumento globale di governo e di accelerazione competitiva.

Obiettivi- Motivare- Coinvolgere- Agevolare lo svolgimento del lavoro- Aumentare la produttività- Favorire la collaborazione- Comunicare (“trapelare”) dall’interno all’esterno e viceversa

Strumenti

1. Prodotti stampati - Kit e opuscoli per l’accoglienza dei nuovi arrivati- Organigrammi, circolari, manuali operativi e comportamentali- Storia dell’istituto di ricerca, dell’azienda e case history- Newsletter, rassegna stampa e house organ- Bacheche

2. Eventi- riunioni e assemblee- convention, seminari e forum - attività di training, formazione e aggiornamento in aula

3. Prodotti duplicati- Video- cd- rom e dvd

4. Prodotti teletrasmessi- Canali satellitari- Digitale terrestre- Web tv- ?

5. Prodotti telematici - E mail e messaggistica interna- Newsgroup - Blogs- Applicazioni web- Sistemi di videoconferenza- ??

1. Dalla “Voce del padrone” alla comunicazione organizzativa

Storicamente, dalla Torre di Babele in poi ;- )))) , comunicare all’interno come: - strumento per la guida dell’istituto (nelle mani del padre- padrone – imprenditore)- comunicare la vox populi (rumors, voci informali e non strutturate, controinformazione)- scandire i cicli di vita dell’istituto (liturgia)

Oggi, nell’età dell’impresa partecipata: - comunicazione organizzativa - l’insieme dei processi di creazione e di scambio di

messaggi e di informazioni all’interno delle diverse reti di relazioni che costituiscono l’essenza dell’organizzazione.

- Comunicazione funzionale – operativa, necessaria a supportare le decisioni - Comunicazione informativa -interna ed esterna: dalla definizione dell’immagine alla

visibilità della stessa- Comunicazione formativa – interna ed esterna: per il coinvolgimento e la condivisione

della strategia- Comunicazione creativa – interna ed esteran: scambio e dialogo orizzontale e verticale,

per coltivare e trasmettere il sapere creativo

La comunicazione interna a secondo del tipo di organizzazioneIstituto gerarchico funzionale >> Ruolo autoconservativo Istituto organizzato in unità e task forces >> Ruolo espansivo, strumento di cambiamentoIstituto organizzato in rete >> Ruolo d’integrazione

Come cambia l’organizzazione dall’era industriale a quella digitale

Organizzazione virtualeEra industriale Era digitaleGerarchia di comando e controllo Organizzazione flessibileIncontri one to one Comunicazione virtuale I teams gestiscono i progetti I teams gestiscono gli affari Operare dalle 9 alle 17 Operare 24 ore su 24

Non puoi più aspettarti che le informazioni vengano a te

2. Il messaggio dei tamburiLe voci interne esistono, sono un fatto. Esse possono essere sia positive sia negative. Il loror controllo non necessariamente porta ad azioni, può essere una fase di ascolto e di rielaborazione interna da parte del management.

3. Gli stakeholders

Gli Stakeholders sono tutti i portatori di interesse per l’attività dell’Istituto, del Dipartimento, dell’impresa.

(nell’era post – accademica delle scienze, …)Tutti devono essere informati attorno alle cose che l’istituto di appartenenza sta facendo.

“Tre persone erano al lavoro in un antiere edile. Avevano il medesimo compito, ma quando fu chiesto loro quale fosse il loro lavoro, le risposte furono diverse: Spacco pietreMi guadagno da viverePartecipo alla costruzione di una cattedrale. “Anche gli operatori interni di una struttura divengono degli Stakeholders quando contribuiscono in mono innovativo e mediante consigli al procedere o al migliorare del progetto

4. Gli strumenti e le fonti di informazione

- Opuscolo di accoglimento- Opuscoli e manifesti a sostegno di campagne particolari- Multivisione – Infopoint - flat screens- E mail, blog, you tube, mailing lists- Banche dati - Codice etico- Fact book- Kit aziendale / binder - Manuale d’immagine – Corporate Identity Manual – Advertising book

o Logotipoo Simbolo o marchio o Posizionamento del logo, rapporto logo e sottotitoloo Colori istituzionali e codici cromatici o Famiglie e versioni di caratterio Carta da lettera (per alta direzione, operativa, ecc.)o Formati carta intestata e altri formati cartacei

- Video clip- Position paper- Video magazine, video web - Web

5. Gli eventi interniConvention Il management si confronta direttamente con i propri interlocutori per trasmettere informazioni, visioni ci medio lungo periodo, cambiamenti nelle politiche. Può essere organizzato in sessioni e dedicata a singole aree in forma di gruppi di lavoro. Solitamente è presente la figura del chairperson.

Forum Incontro dibattito con la presenza di esperti, anche esterni all’istituto, su specifici argomenti.

Feste aziendali, Altre iniziative “famigliari”

6. Il perfetto House Organ

Gestito dall’ufficio stampa sotto la responsabilità politica del comitato di redazione che risponde all’unità amministrativa interessata.

E’ in corso una rivoluzione negli House Organ che contano: dalle brochures alle riviste che assomigliano alle riviste in carta patinata

La rivoluzione è passata attraverso queste fasi: - Fase tradizionale amministrativo – disciplinare (il management comunica top – down)- Fase delle relazioni umane (punta al cuore, al senso di appartenenza) - Fase della gestione delle risorse umane (dal product al market orientation) - Fase dello sviluppo delle risorse umane (house organ orizzontali e partecipati)- Fase dello sviluppo organizzativo (strumento di informazione

circolare pluridirezionale) .

Es:Colors No limitsLe riviste delle linee aeree

7. La perfetta Newsletter a) non stabiliscono alcun clima di ufficialitàb) sono mezzi diretti di approccioc) sono ”importanti” agli occhi del collaboratore (dipendente, aggregato, strutturato, …)d) sono mezzi confidenziali e) sono rapide e a basso costo

8. Comunicare alle unità dell’istituto Fatti e notizie, la rassegna stampa

9. Internet e la comunicazione digitale E – mail Conferenza elettronicaChat & blogData base on lineStreaming tv Skype

Su tutti, il problema vero è la gestione degli indirizzi!!

10. Management e comunicazione interna

Differenti situazioni di leadership esigono differenti stili manageriali Per un buon manager saper ascoltare è altrettanto importante che saper parlare. Troppo spesso si dimentica che la comunicazione è uno scambio.

Da ciò; l’importanza del ruolo del coach e quello del team

I rapporti con i media 08

La disseminazione dei risultati è un obbligo contrattuale per i partecipanti alle iniziative sostenute dall’Unione europea. Le motivazioni sono relative alla:

- promozione della condivisione della conoscenza, - incrementare la public awarness, - trasparenza, - education

Le motivazioni? - Orientare l’attenzione dei governi, delle autorità locali e degli altri soggetti finanziatore,

pubblici e privati, sulle necessità e sugli eventuali benefici della ricerca; - Attirare partner o corrispondenti- Incoraggiare scienziati e studenti con talento a partecipare alla ricerca- Incrementare la reputazione delle istituzioni di ricerca- Sostenere i finanziamenti per la ricerca, per la brevettazione, per lo sfruttamento dei risultati- Generare richiesta di mercato per lo sviluppo di prodotti e di servizi

Siamo in grado di identificare delle altre motivazioni?

Principi base

I commenti sono liberi , i fatti sono sacriC.P Scott direttore The Guardian 1921

I rapporti con i media sono una forma indiretta di comunicazione. Il rapporto avviene con il giornalista, ma l’obiettivo è il pubblico.

Assicurarsi pertanto di entrare in buon rapporto con i media per assicurarsi che il nostro messaggio raggiunga poi il nostro “target audience”.

Gli editori esercitano un loro controllo indipendente. Decidono in modo autonomo cosa e come utilizzare il vostro materiale. Di conseguenza, devi fare ogni sforzo affinché il tuo messaggio sia efficace, sia interessante, arrivi in tempo, sia comprensibile, non contenga ambiguità, ….. sia presentato in modo da essere utilizzato nel modo più facile e immediato.

I giornalisti hanno poco tempo, i giornali hanno poso spazio, le televisioni contano i secondi, …E poi i giornalisti fanno il loro mestiere che è quello di informare e non fare pubblicità.

Definisci tuoi messaggi chiari

Scrivi semplice o per lo meno nel linguaggio del target audienceLa regola di base è che l’informazione abbia un soggetto chiaro e un fatto rilevante per il pubblico, e che ovviamente abbia rapporti con il progetto (in generale) che vuoi promuovere.

Quando scrivi fatti queste domande: cosa ricorderà la gente della tua relazione,? Cosa si porteranno via, da usare o da applicare. Oppure addirittura, per ringraziarti?

Questo è il Core Message, il nucleo del messaggio.Nella comunicazione questa è la prima cosa che deve essere messa a fuoco.

Chiarito il Core messaggio ci sono diversi modi di procedere nella comunicazione

Ci sono diversi modi per esporre una opinione o un fatto:

PREP Position: Core Message Reason Example Position Ripartire dal Core message e andare oltre

Per raccontare una storia adottando una Story line:

Passato – Presente – Futuro Problema – Causa - Soluzioni

Per persuadere:

AIDA Attenzione InteresseDesiderio Azione

la prima, la più importante, da non dimenticare mai:

KISS - Keep it Simple and Short

Target your audience / Individua il tuo pubblico Sono scienziati, tecnici, imprenditori, politici, cittadini, studenti, famiglie, …… ?

E usa il suo linguaggio

Seleziona i tuoi strumenti

Intendi comunicare per mezzo di: - riviste referate - websites specialistici - convegni – congressi -

oppure intendi rivolgerti ad un pubblico più vasto? In questo caso

TV 68%Stampa 42%Radio 30%Scuola/Università 24%Riviste scientifiche 20% Internet 18 % (dati “vecchi del 2001)

oppure sei interessato ad operare nell’ambito del marketing mix, ad esempio se sei interessato a fare divulgazione scientifica come prodott o di mercato:

Le variabili che tradizionalmente si includono nel marketing mix sono le 4P (in inglese four P's) teorizzate da Jerome McCarthy e riprese in seguito da molti altri:

Product (Prodotto) Price (Prezzo) Place (Distribuzione) Promotion (Promozione)

Osserviamo solo questa ultima parte:

PromozioneLa Promozione (Promotion) è l'insieme di attività volte a promuovere, pubblicizzare e far conoscere al mercato un'azienda o un suo determinato prodotto o servizio. Recentemente tra gli studiosi di marketing si preferisce sostituire il termine promozione con comunicazione aziendale, definita come il complesso di attività mediante le quale un'azienda si presenta al mercato:

pubblicità (advertising) propaganda (publicity)

direct marketing direct response advertising sponsorizzazioni (sponsorship) pubbliche relazioni (public relations) product placement licensing merchandising publicazioni economico-finanziarie promozione delle vendite vendita personale (ad esempio porta a porta) packaging

Evoluzione del concetto di marketing mixLe leve tradizionali del marketing mix sono state ampliate fino ad arrivare alle 6P che oltre ai quattro fattori sopra indicati considera anche il Personal Selling e il Positioning.

Il Personal Selling è l'insieme delle attività di supporto e informazione per il potenziale cliente. Possono essere intese come delle attività a valore aggiunto per l'acquirente, svolte per esempio dall'intermediario, o dal venditore stesso. Questa quinta P, propria del marketing business to business, sta prendendo piede anche nel marketing business to consumer.

Il Positioning è il posizionamento della marca, un fattore fondamentale nella percezione del consumatore. Una volta che il consumatore si è fatto un'idea su di una marca è quasi impossibile fargli cambiare avviso.

Esempio: una marca conosciuta per la fabbicazione di prodotti a basso prezzo, non riuscirà ad imporsi nel mercato del lusso senza cambiare posizionamento.

Le 4CSpostando il focus dalla prospettiva dell'impresa a quella del cliente si possono trasformare le 4P in 4C:

prodotto in Customer Value, valore del prodotto percepito dal consumatore prezzo in Customer Costs, costi sostenuti dall'acquirente (esborso) distribuzione in Customer Convenience, comodità del punto vendita promozione in Customer Communications, comunicazione

Processo di comunicazioneIl processo di comunicazione promozionale, nel marketing di un'impresa (anche tecno –scientifica, come nel nostro caso), si articola lungo queste fasi:

identificazione del pubblico-target definizione degli obiettivi della comunicazione

elaborazione di un messaggio definizione dei canali da utilizzare definizione del budget pianificazione del mix promozionale misurazione dei risultati conseguiti Manovre di Marketing coordinate. Profitto (si realizza) tramite la soddisfazione dei clienti.

Tramite una comunicazione mirata e adattata alle specifiche situazioni si possono creare attività di commercio migliori con ribassi nei costi di transazione e con una riduzione dei costi di coordinazione dei contendenti, per esempio l'acquisto in fabbrica mette direttamente in comunicazione l'impresa con il cliente mentre l'acquisto di generi alimentari richiede un intermediario, ad esempio un supermercato.

A cosa ci porta questo ragionamento del rapporto con i media se inserito nel settore della comunicazione scientifica?

I rapporti con i media

Perchè comunicare con i mass media?

Trarre vantaggio dall’offerta della copertura editoriale.I costi sono inferiori della pura pubblicità. Il giornalista e la testata hanno una loro credibilità.

Se il tuo obiettivo operativo è quello di entrare in contatto con il giornalista. Non dimenticare che l’obiettivo finale è quello di raggiungere i suoi lettori, ascoltatori, osservatori. E’ quindi

indispensabile assicurare che i messaggi rispondano ai criteri necessari per raggiungere la pronta accettazione degli editori e dei giornalisti ma che siano al contempo adatti ad essere colti dal pubblico target.

I giornalisti hanno sempre molto da fare …. Prepara materiali e informazioni organizzate in messaggi:

- interessati, - contenuti nel tempo, - comprensibili.

Presenta l’informazione in una forma che incontri le necessità del giornalistaPreparare dei Comunicati stampa. Se li devi inviare in anticipo mettere in campo l’”embargo”Nel caso di Inviti editoriali, rispondere esattamente alle richieste in termini di lunghezza del testo,figure e, soprattutto, tempestività.

Completezza Assicurati che il messaggio sia completo, “auto esplicativo”, che non lasci aperto domande ovvie senza risposta. Pensa con la testa del giornalista.

Comunicati stampaEducationalPresentazioni, inviti riservatiPress releases tramite mailing listsRiviste scientifiche vs. di ampia divulgazione ( posizionamento vs. notorietà)

Come produrre un Comunicato stampa efficace Un comunicato stampa è l’insieme dei materiali che si consegnano agli organi di stampa affinché sulla base di questi traducano il tuo messaggio in un’informazione trasferita sulle loro testate. Del tuo materiale i giornalisti useranno solo quello che riterranno più interessante.

Deciso che sia il contenuto, devi: - Rendere il “package”attraente e competitivo nel confronto della concorrenza costituita dalle

altre informazioni;- presentare la storia in un modo che emerga dal mare delle informazioni che giungono

quotidianamente ai media- Fare un editing il più semplice e chiaro possibile

Strutturare un comunicato stampaTitolo (Heading)Chiaro, corto, coinciso (max due righe), che susciti curiosità. Possibilmente con un verbo attivo, con termini comuni.

Paragrafo introduttivoTutti sono in gran fretta, dai giornalisti ai lettori. Le prime righe decretano la vita o la morte della notizia. Bisogna essere coincisi e arrivare al nocciolo delle questioni. Usare le 5W +1.

- Who?- What?- Why?- When?- Where?- e How?

TestoI paragrafi dovrebbero esser organizzati in ordine di interesse decrescente. (Verifica leggendo dall’ultimo al primo).

Ricordarsi sempre dei ringraziamenti, istituzionali e degli sponsors.

SottotitoliServono per organizzare con un richiamo tematico semplice, espresso in poche parole, i paragrafi intesi come blocchi di notizie con informazioni congruenti alloro interno

Elenchi puntati Serve per metter in lista una serie di opzioni, ma anche per stringere il testo.

Numerazione dei paragrafi

Fotografie, diagrammi, grafici, tabelle Nelle fotografie deve comparire un elemento umano che si rifletta nella storia che raccontate.

Informazioni di sfondoEvitatele, semmai aggiungetele come “note agli editori”.

Lo stile del comunicato stampa (quando parlate ai giornalisti) Lo stile Usare il linguaggio adatto al target audience, anche i giornalisti non sono dei specialisti.Non usare il gergo, l’eurospeak.

Quando si usa terminologia specifica,aggiungere brevi spiegazioniUsare confronti a “scala umana”La prima volta che sono usate, spiegare le abbreviazioniFai frasi piuttosto brevi. Una buona regola è non usare più di 30 parole per frase. Per rendere i paragrafi leggibili, limitali a due tre frasi.

Pianifica la circolazione del messaggioSolitamente siamo noi che andiamo alla stampa e non la stampa che viene a noi.Sviluppa rapporti con le redazioni, organizza conferenze stampa, …

Come organizzare una conferenza stampa di successo Serve nel caso di eventi importanti. A volte è la fiera delle vanità, a volte serve davvero. Comunque sia, pensa al luogo dove la tv può fare le sue interviste, le sue riprese, ….

Pianificare

Tempificare

Gestire gli inviti

Curare la location

La cartella stampa

La presentazione

Gestisci il follow up

Inoltre:

Costruisci buone relazioni con i giornalisti

Come andare in tvI giornalisti tv ricercano sempre le stesse cose: politicaCrisi e problemi sociali Salute e opportunità informative/educative Celebrità Cronaca

Valutare (evaluate) sempre i risultati Rassegna stampa (raccolta o servizio commerciale)

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