1° GIORNATA DELLE BIBLIOTECHE DEL PIEMONTE
Le Biblioteche nei nuovi scenari della contemporaneità:
crisi e nuove opportunità
Gianni StefaniniDirettore Generale del
Csbno
Oltre la soglia, come il Csbno aiuta le
biblioteche ad affrontare la crisi e a
crescere
Biblioteca Nazionale Universitaria di Torino27 febbraio 2012
2
IL TERRITORIO
Uffici amministrativi
Sede legale e magazzini
La grande dimensio
ne raggiunta
.
34 Comuni
Oltre 1.200.000
Euro di quote di adesione
3
IL CONSORZIO – OGGI 2011
769.963 abitanti34 Comuni
60 biblioteche (di cui 10 scolastiche)25.567 mq - 2.902 posti di lettura520 stazioni (196 di staff, 248 utenti, 50 per corsi)230 dipendenti (FTE) di cui 18 incarichi professionali, 27 volontari (20 servizio civile), 18 dipendenti Csbno 1.284.460 libri e audiovisivi
1.947.785 prestiti400.000 connessioni internet erogate per 25.000 utenti 370.196 prestiti interbibliotecari61.480 acquisti monografie, 13.790 acquisti multimediali
9.498.656 Euro (12,34 per abitante)Budget complessivo dei Comuni
4
ALCUNI INDICATORI
PARAMETRI 1997 2011 DIFF. INDICE
Abitanti 730.802 769.963 39.161 105
Personale 179 230 51 128
Posti di lettura 2.500 2.902 402 116
PC al pubblico 16 298 282 1.863
Superficie Totale 22.221 28.274 6.053 127
Iscritti 82.991 91.167 8.176 110
Prestito totale 684.376 1.947.785 1.263.409 285
Prestito Interbibliotecario 94.631 370.196 275.565 391
Fondo moderno 751.066 1.141.609 390.543 152
Accessioni 54.923 75.270 20.347 137
Costo del personale € 2.817.503 € 5.942.441 € 3.124.938 211
Acquisto documenti (libri + multimediale) € 502.531 € 801.422 € 298.891 159
Spesa totale per le biblioteche € 4.732.431 € 9.498.656 € 4.766.225 201
INDICATORI
Prestiti medi per utente 8,25 21,37 13,12 259
Costo medio del libro 9,15 10,65 1,50 116
Costo medio del personale 15.740,24 25.836,70 10.096,46 164
Costo del prestito 6,91 4,88 -2,04 71
CONSORZIO
PARAMETRI 1997 2011 DIFF. INDICE
Valore totale di bilancio € 365.789 € 3.711.962 € 3.346.173 1.015
Quota di adesione variabile per abitante € 0,36 € 0,70 € 0,34 194
Quota di adesione fissa € 3.098,74 € 4.000,00 € 901,26 129
Indice di penetrazione utenti 11,36% 11,84% 0,48% 104
5
Composizione dei costi per la biblioteca dei 34 comuni aderenti al
Csbno
Personale: € 5.942.441
Acquisto libri: € 717.396
Acquisto multimediali: € 84.026
Periodici: € 123.584
Iniziative culturali: € 290.906
Adesione al sistema: € 694.270
Manutenzione: € 177.595
Gestione della biblioteca: € 1.361.597
Varie: € 95.187
Totale spesa corrente: € 9.487.002
Spesa per abitante: € 12,32
6
STRUTTURA DELLE QUOTE DI ADESIONE DEI COMUNI
COMPOSIZIONE DELLA QUOTA CSBNO
Quota per abitante € 539.106
Quota per biblioteca € 158.000
Manutenzione rete € 89.110
Acquisto libri € 465.086
Promozione della lettura € 28.000
TOTALE COMUNI € 1.279.302
Struttura della quota:- quota variabile: 70 centesimi per abitante- quota fissa per biblioteca: € 4.000 per la prima e € 2.000 per le successive- Manutenzione della rete: € 650 per rete locale e € 150 per macchina (compreso il riacquisto- Acquisto libri: 30% dell’obiettivo dello standard regionale (*)- Promozione della lettura: € 500 biblioteca piccola, € 1.000 biblioteca media, € 2.000 biblioteca grande
(*) Standard Regione Lombardia (non vincolanti, tendenza indicata nei programmi regionali triennali):- 250 documenti ogni 1.000 abitanti fino a 20.000 abitanti- 50 documenti per abitante ogni 1.000 abitanti oltre i 20.000 abitantiIl valore numerico così rilevato per ogni Comune viene moltiplicato per il valore medio di acquisto registrato nell’anno precedente; la quota viene definita calcolando il 30% del valore così ottenuto
7
IL BILANCIO DEL CSBNO
Quote Comuni: € 1.252.631
Regione € 136.000
Provincia (Milano) € 116.000
Biblioteca digitale € 384.270
Scolastiche € 7.000
Patrimonio acquisti € 530.000
TOTALE ENTRATE € 2.425.901
Automazione € 316.094
Biblioteca digitale € 380.429
Nuovi moduli applicativo: € 10.000
Catalogazione: € 15.000
Scolastiche: € 5.000
Promolettura € 28.750
Gestione settore biblioteche € 40.244
Patrimonio acquisti € 1.004.118
Archivi € 8.000
Interprestito € 110.000
Amministrazione € 98.910
Direzione € 58.692
Costi generali € 164.471
Vertenze personale € 77.000
Interessi passivi € 29.505
Altri costi del personale € 57.500
Imposte e tasse € 73.500
TOTALE € 2.477.213
RICAVI COSTI
Bilancio delegato, ossia corrispondente ai servizi erogati a tutti gli aderenti e corrispondenti alle funzioni “base” del sistema bibliotecario.
(I servizi sono definiti dall’articolo 1 comma 3 dello Statuto)
8
IL BILANCIO DEL CSBNO
€ 10.069,15€ 1.352.959,15€ 1.342.890,00TOTALE GENERALE
€ 185.965,00Quota parte di costi generali
€ 196.034€ 1.352.959,15€ 1.156.925TOTALE
€ 1.900,00€ 36.555,00-€ 34.655,00Logistica
€ 6.000,00€ 139.000,00-€ 133.000,00Servizi culturali
€ 28.842,96€ 130.000,00-€ 101.157,04Formazione / corsi
€ 19.047,00€ 113.786,00-€ 94.739,00Archivi
€ 130.112,28€ 884.426,15-€ 754.313,87Biblioteche
€ 10.131,87€ 49.192,00-€ 39.060,13Automazione
MARGINERICAVICOSTIVOCE
€ 10.069,15€ 1.352.959,15€ 1.342.890,00TOTALE GENERALE
€ 185.965,00Quota parte di costi generali
€ 196.034€ 1.352.959,15€ 1.156.925TOTALE
€ 1.900,00€ 36.555,00-€ 34.655,00Logistica
€ 6.000,00€ 139.000,00-€ 133.000,00Servizi culturali
€ 28.842,96€ 130.000,00-€ 101.157,04Formazione / corsi
€ 19.047,00€ 113.786,00-€ 94.739,00Archivi
€ 130.112,28€ 884.426,15-€ 754.313,87Biblioteche
€ 10.131,87€ 49.192,00-€ 39.060,13Automazione
MARGINERICAVICOSTIVOCE
-€ 41.242,85€ 3.778.860,15€ 3.820.103,00Totale generale
€ 10.069,15€ 1.352.959,15€ 1.342.890,00Attività economiche
-€ 51.312,00€ 2.425.901,00€ 2.477.213,00Attività delegate
MARGINERICAVICOSTIVOCE
-€ 41.242,85€ 3.778.860,15€ 3.820.103,00Totale generale
€ 10.069,15€ 1.352.959,15€ 1.342.890,00Attività economiche
-€ 51.312,00€ 2.425.901,00€ 2.477.213,00Attività delegate
MARGINERICAVICOSTIVOCE
ATTIVITA’ ECONOMICHE DEL CSBNO
9
La funzione “storica” delle reti bibliotecarie è sempre stata quella di assicurare una serie di servizi di back office di secondo livello fermandosi (con un’espressione forte utilizzata spesso dagli amministratori nel Csbno) sulla soglia.
In questa logica venivano affidati alle reti alcuni servizi impossibili da realizzare per ogni singola biblioteca oppure la cui realizzazione comportava costi troppo elevati.
In questo ambito sono da inserire tradizionalmente la catalogazione, l’automazione, il prestito interbibliotecario e, meno spesso, il coordinamento degli acquisti.
LA SOGLIA DELLA BIBLIOTECA
Negli ultimi 20 anni (o forse anche di più) il processo che si è realizzato in Italia nell’ambito della cooperazione bibliotecaria è stato quello di automatizzare le biblioteche, costruire un catalogo collettivo, realizzare lo scambio dei documenti con il prestito interbibliotecario. Spesso abbiamo assistito a vere e proprie guerre di religione tra reti bibliotecarie sulla scelta di software applicativi o standard di catalogazione.
In realtà, nelle quasi 200 reti bibliotecarie presenti nel nostro Paese questo processo di razionalizzazione non è ancora stato completamente portato a termine. Il mercato, però, si è significativamente evoluto mettendo a disposizione strumenti e servizi che consentirebbero, oggi, alle reti di realizzare agevolmente il processo di integrazione a costi sensibilmente più bassi di quelli sopportati da coloro che hanno messo in moto il processo da molto tempo.
10
Quello che abbiamo rilevato in Csbno, da diversi anni di analisi e valutazione dei processi in corso sia nell’ambito della rete che in quello delle singole biblioteche, sono sostanzialmente due processi:
L’EVOLUZIONE DELLE STRUTTURE E DEI SERVIZI
L’assoluta necessità di ogni singola rete si superare in maniera forte e significativa il proprio ambito territoriale nell’organizzazione dei servizi. L’esempio più evidente che abbiamo oggi in Italia è Medialibraryonline
L’oggettivo superamento della soglia con l’ingresso sempre più massiccio e significativo dei servizi di rete nell’ambito della singola biblioteca. In sostanza la soglia non è più un limite (né, peraltro, un tabù)
Questi due processi, frutto di un’evoluzione dei modelli organizzativi ma anche figlia di una profonda crisi di cambiamento a cui il nostro mondo è sottoposto, impone, tra mille altre cose, l’assunzione di metodi di lavoro improntati all’estrema flessibilità e alla capacità di superare resistenze, inerzie, abitudini che, purtroppo, caratterizzano ancora fortemente il nostro lavoro e il nostro settore
11
LA TRASFORMAZIONE DEI SERVIZI DI RETE
Oggi se volessimo riportare il Csbno alla pura erogazione dei servizi cosiddetti di base di una rete bibliotecaria non avremmo più bisogno della presenza di una struttura complessa come un’azienda speciale:
L’automazione, intesa (come tutti la intendono) come applicativo di biblioteca per la gestione del patrimonio e la pubblicazione dell’Opac oggi costa al Csbno intorno ai 15.000 euro l’anno che potrebbero diventare 20.000 euro con il collegamento delle stazioni delle biblioteche alla server farm del fornitore
La catalogazione è stata affidata al rivenditore di libri e costa, sul bilancio del Csbno, 15.000 euro per il trattamento di quei documenti non acquistati né posseduti dal rivenditore (materiali locali, alcuni multimediali, ecc.)
Il prestito interbibliotecario, con 200 passaggi settimanali, 10.000 all’anno (e con il flusso dei materiali indicato nelle slide precedenti) costa circa 100.000 euro risolvibile con un’unica gara annuale
Il Csbno, cosciente di questa trasformazione, ha attivato, nel corso degli anni, alcune strategie di cambiamento e sviluppo nella direzione, da una parte, di intensificazione dei servizi a favore delle biblioteche (superando in tal modo la soglia) e sviluppando, dall’altra una sempre più forte relazione con altre reti per lo sviluppo di nuovi servizi e condivisione dei propri
12
LA TRASFORMAZIONE DEI SERVIZI DI RETE
ALL’INTERNO PER LE BIBLIOTECHE:
Gestione delle reti locali e di tutte le macchine con sostituzione di quelle obsolete. Risoluzione di tutti i problemi informatici
Supporto alla gestione con proprio personale o presa in carico completa di intere biblioteche
Organizzazione di corsi ed eventi culturali per gli utenti
Trasferimento di quote di acquisto documenti nel bilancio del Csbno
Gestione degli archivi e della storia locale
Integrazione con le biblioteche scolastiche
884.000 euro di valore economico
316.000 euro di valore economico465.000 euro di valore economico
269.000 euro di valore economico
7.000 euro di valore economico
113.000 euro di valore economico
13
LA TRASFORMAZIONE DEI SERVIZI DI RETE
ALL’ESTERNO CON ALTRE RETI:
CafèLib: software di gestione della navigazione internet in biblioteca (realizzato dal Csbno con risorse pubbliche)
MedialibraryOnline: realizzazione della biblioteca digitale
Realizzazione del software di gestione dei corsi e degli eventi. Progetto in corso finanziato da Cariplo
Gara unica per l’acquisto documenti (progetto in corso di valutazione)
PROGETTI IN CORSO DI STUDIO:
Progetto integrazione biblioteche scuole superiori – finanziato Cariplo
Oltre 30 reti (1.500 biblioteche) – 380.000 euro di valore
5/6 reti – 20/30.000 euro di valore 3 reti – 1.500.000 euro di valore
5 reti – 100.000 euro (prima tranche)
5 reti – 2 province – 30 scuole – 300.000 euro di valore
Magazzino unico di depositoCloud libraryPubblicitàOsservatorio della lettura
14
In una situazione in cui le singole biblioteche sono sempre più in sofferenza per il taglio, spesso rilevante, delle risorse, per l’impossibilità a garantire il turn over del personale che va in pensione, per l’oggettiva difficoltà ad investire sul cambiamento e l’innovazione, l’unica salvezza sta nel pieno superamento della soglia da parte delle reti e nella disponibilità a rimettere in gioco modelli organizzativi, stili di lavoro e abitudini troppo a lungo consolidate.
Facendo riferimento al modello organizzativo definito da Satef nell’ambito della ricerca sui processi e sulle competenze nelle biblioteche di pubblica lettura effettuato nel 2001 per conto della Regione Lombardia possiamo valutare quali siano i flussi organizzativi nelle biblioteche e quanto ridotti siano tuttora (nonostante il superamento della soglia in alcune occasioni).
Abbiamo provato a riportare sullo schema di flusso delle funzioni quali siano quelle totalmente gestite dalle reti e quelle in cui almeno in parte la rete interviene.
(vengono indicate con linea continua le gestioni totali e con linea tratteggiata quelle in cui vi è una parziale partecipazione della rete)
LA TRASFORMAZIONE DEI SERVIZI DELLE BIBLIOTECHE
15
FU
NZ
ION
I B
AS
E D
EL
LE
BIB
LIO
TE
CH
E
ANALISI DI BISOGNI
PROGETTAZIONE
DELL’OFFERTA
GESTIONE DELLE
RISORSE INFORMATIV
E
PROMOZIONE DELL’OFFERTA
GESTIONE SERVIZI ALL’UTENTE
GESTIONE SERVIZI
INTEGRATI
VERIFICA EFFICACIA
DELL’OFFERTA
Analisi del contesto locale
Definizione delle politiche e delle strategie generali
Gestione acquisti
Piano di promozione
Informazione e orientamento
Collaborazioni con la scuola
Progettazione del sistema di monitoraggio
Costruzione mailing list
Supporto alla fruizione del materiale stampato
Segmentazione e analisi dell’utenza
Progettazione pluriennale delle attività delle Biblioteche
Gestione del patrimonio librario
Pubblicazione articoli e servizi su stampa locale
Animazione culturale per bambini e ragazzi
Collaborazione tra agenzie formative
Pianificazione dell’impianto organizzativo
Creazione materiale propagandistico
Supporto alla comunicazione informatica
Confronto con altre realtà professionali
Piano annuale di Gestione Esecutiva della Biblioteca
Gestione risorse info. su supporti audio e video
Guide ai servizi Consulenza/supporto alla formazione
Collaborazione con enti, associazioni, istituzioni
Rilevazione dati e imputazione nel S.I.Promozione della
comunicazione
Progetti esplorativi sperimentali
Progetto di ogni singola attività – servizi previsti dal PEG
Gestione risorse info. su supporti informatici
Creazione sito web-pagina web
Altri servizi Collaborazioni con altri uffici comunali
Valutazione dei risultati
Servizi consolidati esternalizzati
Piano di ricerca sui progetti innovativi
Promozione attraverso servizi
Servizi per specifiche tipologie di utenti
Verifica degli out-come
16
L’esercizio che abbiamo provato a fare sullo schema è ancora molto impreciso e generale, ma fornisce un’idea chiara ed immediata di quanta sia ancora la strada da compiere per le biblioteche.
Nei 9.500.000 euro di spesa complessiva per le biblioteche sul territorio del Csbno circa 1.500.000 sono già trasferiti alla rete (700.000 di adesione e oltre 700.000 per gli acquisti di documenti), ciò significa che vi è ancora una spesa di quasi 8 milioni di euro che potrebbe essere utilmente razionalizzata.
Anche grazie alla recente stabilizzazione del personale del Csbno operante nelle biblioteche (10 operatori che si aggiungono agli altri 10 già a tempo indeterminato) riteniamo sia il momento di compiere quel significativo passo in avanti verso un nuovo modello organizzativo delle biblioteche che potrebbe essere così strutturato:
LA TRASFORMAZIONE DEI SERVIZI DELLE BIBLIOTECHE
17
LA TRASFORMAZIONE DEI SERVIZI DELLE BIBLIOTECHE
1. Chiara identificazione delle funzioni di front office e di back office al fine di distinguere con chiarezza le risorse necessarie all’apertura delle biblioteche e alla loro organizzazione.
2. Flessibilità e circolazione degli operatori tra le funzioni di front office e back office, sempre valutando e valorizzando le competenze professionali individuali, in modo da non creare ghetti.
3. Introduzione massiccia di elementi e strumenti di alleggerimento delle funzioni ripetitive nella gestione dei servizi e dei materiali: autoprestito generalizzato in tutte le biblioteche con introduzione della tecnologia rfid (nel Csbno si ipotizza un costo di circa 10 centesimi per abitante all’anno), gare di acquisto documenti comprensive del servizio di trattamento dei documenti stessi, altre tecnologie organizzative per l’abbattimento dei tempi di produzione dei servizi.
4. Integrazione di tutte le risorse che svolgono attività di back office in gruppi di lavoro integrati con tutte le biblioteche con modelli di lavoro cooperativo spinto. In tal modo l’attività di ogni operatore, nel back office, sarà sempre indirizzata alla produzione di servizi a favore di tutta la rete, ciò richiederà sia una forte integrazione di telelavoro (ma ormai gli strumenti ci sono tutti) che la flessibilità negli spostamenti e nella collaborazione.
18
LA TRASFORMAZIONE DEI SERVIZI DELLE BIBLIOTECHE
IPOTESI DI GRUPPI DI LAVORO
1. Lay out ed organizzazione dei materiali: valutazione dell’organizzazione fisica e materiale di ogni biblioteca con attenzione agli aspetti espositivi dei materiali e all’offerta di servizi. Sviluppo della cultura della caratterizzazione di ogni unità di servizio.
2. Organizzazione di mostre, bibliografie ed esposizioni di documenti: realizzazione di un’offerta continua e sempre rinnovata di argomenti, materiali e documenti (in biblioteca c’è sempre qualcosa di nuovo), attenzione agli interessi degli utenti ed alla contemporaneità (ciò di cui si parla ora).
3. Realizzazione dei punti di contatto esterni alla biblioteca: sviluppo di contatti con la realtà istituzionale, commerciale, associativa del territorio per la realizzazione di una fitta rete di nodi di servizio (dove, per esempio restituire i documenti o ritirare quelli prenotati, iscriversi agli eventi, ottenere informazioni, ecc.) vicini ai cittadini in grado di moltiplicare le occasioni di contatto della biblioteca.
4. Coordinamento acquisti: uno degli obiettivi più dichiarati nelle reti bibliotecarie e meno realizzati. Si tratta di costruire livelli specializzati (secondo le competenze dei bibliotecari che faranno parte di questo gruppo) per acquisti consapevoli ed organizzati.
19
LA TRASFORMAZIONE DEI SERVIZI DELLE BIBLIOTECHE
5. Comunicazione: impostazione di sistemi coordinati di comunicazione con il supporto alle singole biblioteche e alle iniziative. Sostegno e sviluppo della comunicazione di rete.
6. Nuove tecnologie: La biblioteca è già da tempo un luogo privilegiato per le nuove tecnologie, la loro presentazione e il supporto agli utenti ancora esclusi. Il gruppo dovrebbe curare l’introduzione in tutte le biblioteche di strumenti più complessi e di sistemi di supporto agli utenti (esempio promuovendo incontri tra utenti e tecnici informatici, oppure organizzando vetrine di esposizione di nuovi prodotti tecnologici).
7. Reference: sviluppo di servizi di rete (chiedi al bibliotecario) e di iniziative di consulenza diretta in biblioteca sul modello di quanto realizzato dal Comune di Torino con alcuni ordini professionali.
8. Bambini e biblioteca e scuola: sviluppo di tutti i servizi rivolti a questa fascia di utenza e rapporto con le istituzioni scolastiche del territorio per progetti coordinati ed integrati.
9. Eventi ed iniziative culturali: sviluppo di corsi per il tempo libero da offrire agli utenti (modello Idea Store), organizzazione di visite culturali d’arte e partecipazione a mostre, organizzazione a rete di incontri con gli autori, iniziative di collaborazione con le associazioni del territorio per la realizzazione di incontri direttamente curati dalle associazioni.
10.Volontariato: organizzazione di tutte le iniziative di gestione e sviluppo del volontariato nell’ottica indicata nel suo ultimo intervento su Aib-Cur da Stefano Parise, presidente dell’Aib. In particolare sollecitazione del volontariato per la messa a disposizione delle conoscenze e competenze degli utenti anziché far fare a loro i bibliotecari.
20
GRAZIE PER
L’ATTENZIONE