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SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILIDocFlow Italia Spa Tel 02 57 50 33 66 [email protected] www.docflow.com
Servizio diServizio diAUDIT DEL PROCESSO AUDIT DEL PROCESSO DIDICONSERVAZIONE SOSTITUTIVACONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
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Il Responsabile della ConservazioneAssume un ruolo chiave per tutti gli aspetti del regime di conservazione sostitutiva.
In particolare deve riassumere le competenze seguenti:
LEGALE E FISCALE
LEGALE E FISCALE
ITIT
ORGANIZZATIVAORGANIZZATIVA
SECURITYSECURITY
CONTROLLOCONTROLLO
PRIVACYPRIVACY
Chiamato a un continuo presidio su norme, leggi, interpretazioni, sentenze e interpelli riferibili al regime di conservazione sostitutiva dei documenti.
Chiamato a mantenere un archivio del software di gestione, a prevenire casi di obsolescenza tecnologica e a far condurre le manutenzioni evolutive indotte dalle modificazioni di legge.
Chiamato a definire nei dettagli il processo di conservazione sostitutiva e di archiviazione adottato.
Chiamato a definire, documentare e adottare le procedure di sicurezza fisica e logica.
Chiamato a condurre verifiche periodiche sulla effettiva leggibilità dei documenti.
Attraverso la raccolta, la registrazione, l’organizzazione delle informazioni cui è preposto, egli compie un’operazione di trattamento dei dati personali.
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Il Responsabile della Conservazione
“Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva può delegare, in tutto o in parte, lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate.”(delib. CNIPA 11/2004)
Tramite il meccanismo di delega, il Responsabile della Conservazione può quindi affidare a persone, fisiche o giuridiche, i compiti che ritiene opportuno.
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Scopo degli accertamenti
• La regolare istituzione e conservazione dei documenti tributari e delle scritture contabili
• La tenuta dei medesimi documenti e scritture in conformità alle norme di legge
• L’osservanza delle norme concernenti la regolarità formale dei documenti elementari
LA POLIZIA TRIBUTARIA CONDUCE ISPEZIONI ALLO SCOPO DI:
• L’eventuale sussistenza dei presupporti in virtù dei quali è consentito il ricorso all’accertamento induttivo
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• Controllo sull’avvenuto intervento del pubblico ufficiale, ove previsto dalla normativa
• Controllo sull’esistenza, sul contenuto e sulla data dell’eventuale accordo stipulato per la fatturazione elettronica
Modalità delle ispezioni
• Controllo sull’osservanza delle garanzie richieste e della tempistica del processo di conservazione sostitutiva, e della tempistica nella emissione, ricezione e registrazione e conservazione delle fatture attive e passive
• Verifica sull’effettuazione delle comunicazioni presuntive e consuntive alle agenzie fiscali prescritte dalla norma
• Verifica a campione sulle garanzie richieste dalla normativa fiscale e tecnica di riferimento
MODALITA’ DI CONDUZIONE DELLE ISPEZIONI
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Illeciti fiscali relativi alla documentazione
Violazione degli obblighi di “documentazione”
Irregolarità nella tenuta delle scritture contabili
Mancata esibizione o sottrazione alla verifica di documenti
Mancata o scorretta bollatura dei registri
Altri illeciti
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Compiti del Responsabile della conservazione
• definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione, in funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) da conservare, e organizzare gli stessi in modo da garantire la corretta conservazione e la sicurezza dei dati, anche al fine di poterli prontamente produrre, ove necessario
• archiviare e rendere disponibili relativamente a ogni supporto di memorizzazione utilizzato, le seguenti informazioni: descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti, estremi identificativi del responsabile della conservazione, estremi identificativi delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione, con l'indicazione dei compiti alle stesse assegnati, indicazione delle copie di sicurezza
• mantenere e rendere accessibile un archivio del software di gestione, nelle eventuali diverse versioni
• verificare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi di gestione
• adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema preposto al processo di conservazione sostitutiva e delle copie di sicurezza dei supporti di memorizzazione
• richiedere la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto il suo intervento
• definire e documentare le procedure di sicurezza da rispettare per l'apposizione del riferimento temporale
• verificare periodicamente, con cadenza non superiore a cinque anni, l'effettiva leggibilità dei documenti conservati, provvedendo, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti.
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IL SERVIZIO DI AUDIT
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Obiettivi
1. Verificare la rispondenza agli adempimenti e alle prescrizioni di legge– Manuale della conservazione
– Lettere di Nomina e di delega
– Altra documentazione disponibile
2. Valutare i rischi da: – Obsolescenza tecnologica
– Illeggibilità dei dati
– Invalidazione degli archivi ottici
– Sicurezza fisica e logica
– Privacy
3. Proporre possibili azioni migliorative del processo di conservazione sostitutiva: – Mutuate dalle esperienze DocFlow
– Offerte dallo specifico contesto del Cliente
4. Certificare i risultati ottenuti– Da osservazione del contesto
– Tramite operazioni di campionamento
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Metodologia
I risultati emersi e valutati a ciascun livello sono poi aggregati e valutati con approccio olistico
ArchivioAttività finalizzate alla certificazione del corretto stato di generazione e mantenimento dell’archivio ottico.Vengono condotti gli opportuni campionamenti sull’archivio e verificate le azioni correttive previste dallaprocedura adottata.
Macchina Operativa Tramite osservazione diretta, sono condotte le attività finalizzate a comprendere, analizzare e valutare le operazioni svolte dal personale preposto alla conservazione sostitutiva. Sono inoltre analizzati i documenti a supporto in termini di completezza, correttezza e rispondenza a quanto osservato. Particolare attenzione è posta ai casi limite stabiliti dalla norma
Simulazioni e Riscontri praticiVengono simulate le operazioni ispettive, limitatamente a quanto previsto dal regime di conservazione
sostitutiva. Sono esclusi gli ambiti squisitamente tributari.
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Deliverables
REPORT DELLE RILEVAZIONI– Da osservazione del contesto
• Fornendo un documento riepilogativo con le osservazioni e le conclusioni raggiunte in merito alle valutazioni quantitative e qualitative sulle procedure analizzate.
– Tramite operazioni di campionamento
• Misurazione delle discrepanze rispetto ai risultati attesi.
• Verifica della qualità delle immagini dei documenti analogici sottoposti a processo di conservazione
• Calcolo un indice di qualità ottenuto assegnando un peso ad ogni singola tipologia di discrepanza, che servirà per il calcolo di una media pesata delle difformità.
AZIONI CORRETTIVE– Correlate al report delle rilevazioni
– Scomposizione dei benefici lungo le dimensioni “osservanza normativa”, “efficienza di processo”,”efficacia di governo”
– Richiamo e illustrazione delle relative best practice raccolte da DocFlow
– Piano di intervento coerente con le priorità proposte
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Presidio delle azioni correttive
A garanzia dei risultati dell’audit, DocFlow è disponibile a:
trasferire la conoscenza tematica al Responsabile della conservazione e/o ai suoi delegatipartecipare al reengineering dei processi coinvoltiaddestrare gli operatori assumere in formula outsourcing tutte o parte delle attività del processo di conservazione sostitutivacondurre audit periodicoincludere il cliente nell’osservatorio normativoristrutturare gli archivi pregressi per adeguarli alla normativa vigente
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Tempistica e visione di insieme
Ente
rpris
ePe
rfor
man
ce
Cosa èsuccesso?
Perchè èsuccesso?
Cosa potrebbe succedere?
Qual è la cosache dovrà
succedere?
Cosa conviene che succeda?
ProactivityReactivity Governance
Availability
Continuity
Effectiveness
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Cosa potrebbe succedere?
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Cosa potrebbe succedere?
Qual è la cosache dovrà
succedere?
Cosa conviene che succeda?
ProactivityReactivity Governance
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Continuity
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Tempi• La prima sessione di audit richiede un tempo compreso tra 1 e 2 settimane lavorative e impegna tra i 2 e i 3 consulenti DocFlow
• Le successive sessioni di audit, condotte a cadenza almeno annuale, hanno una durata compresa tra 3 e 5 giorni lavorativi e impegnano 1 consulente DocFlow
Visione di insieme• L’audit è parte della linea Effective Care, pensata per la massimizzazione del ROI sui processi digitalizzati e content‐enabled.
• A completamento dell’audit, che coprecompletamente l’area “Availability” eparzialmente quella “Continuity”, si trovano i servizi di Compliance (“Effectiveness”) con l’accesso al blog tematico e a convegni tematici organizzati da DocFlow.
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