Allegato 1: Scheda standard di monitoraggio
Argomento n. 1- Obiettivi strategici
Variazioni rispetto alle evidenze del Rapporto individuale CiVIT di avvio del ciclo precedente:
□ peggioramento □ nessun cambiamento X lieve miglioramento □ significativo miglioramento
1. Definizione degli obiettivi strategici
1.1 Gli obiettivi strategici sono pertinenti con la missione istituzionale, con le strategie e con le priorità politiche dell’amministrazione?
X si, tutti
□ si, almeno il 50%
□ si, meno del 50%
□ no Esempi (max 140 parole):
1.2 Le modalità di coinvolgimento degli stakeholder esterni nel processo di definizione degli obiettivi, indicatori e target sono tali da assicurarne la rilevanza rispetto ai bisogni della collettività? C’è stato anche un coinvolgimento degli stakeholder interni?
Risposta (max 140 parole)
Tutti gli stakeholder (comunità
scientifica, studenti, MIUR) sono
tenuti in considerazione; gli
stakeholder interni sono stati
coinvolti.
Esempi (max 140 parole):
1.3 A cosa sono dovute eventuali variazioni degli obiettivi strategici rispetto all’anno precedente non indicate nel Piano?
Risposta (max 140 parole)
Non ci sono sostanziali
variazioni degli obiettivi
strategici; è prevista una
discontinuità a luglio per una
serie di eventi descritti nel
seguito che potrà portare ad
una parziale ridefinizione degli
obiettivi.
………………………………………
Esempi (max 140 parole):
1.4 Esistono significative differenze nelle modalità di definizione degli obiettivi strategici tra le diverse strutture di primo livello dell’amministrazione?
□ si
X no
Esempi (max 140 parole): La struttura organizzativa della Scuola è unitaria.
1.5 Se l’amministrazione ha redatto la Nota Integrativa o il Piano degli indicatori e risultati attesi di bilancio, a cosa sono dovute eventuali differenze rispetto al Piano della performance?
Risposta (max 140 parole)
Non è redatta. Attualmente non
c’è un collegamento significativo
fra i due strumenti di
programmazione.
Esempi (max 140 parole):
Eventuali ulteriori annotazioni ed evidenze quantitative:
2. Indicatori associati agli obiettivi strategici
2.1 Gli indicatori sono adeguati per l’obiettivo di riferimento? Sono cioè tali da misurare le finalità che si intendono perseguire?
X si, tutti
□ si, almeno il 50%
□ si, meno del 50%
□ no Esempi (max 140 parole):
2.2 Gli indicatori sono alimentati da fonti dati affidabili? X si, tutti
□ si, almeno il 50%
□ si, meno del 50%
□ no Esempi (max 140 parole): in gran parte si tratta di statistiche ufficiali MIUR
2.3 La misurazione degli indicatori si avvale di applicativi informatici e basi dati sottostanti?
□ si, per tutti gli indicatori
X si, per almeno il 50% degli
indicatori
□ si, per meno del 50% degli
indicatori
□ no, per nessun indicatore
(se sì) specificare i 5 sistemi
informatici di maggior rilevanza ai
fini della misurazione:
1.
2.
3.
4.
Esempi (max 140 parole): banche dati del personale, della ricerca, basi dati pubblicazioni, banca dati studenti
2.4 Gli indicatori sono alimentati anche da fonti esterne □ si, per almeno il 10% degli indicatori
(es. statistiche ufficiali)? X si, per meno del 10% degli indicatori
□ no
(se sì) specificare le 5 più
importanti fonti esterne:
1. banche dati bibliometriche
2.
3.
4.
5.
Esempi (max 140 parole):
Eventuali ulteriori annotazioni ed evidenze quantitative:
3. Target associati agli indicatori degli obiettivi strategici
3.1 I target associati agli indicatori sono definiti sulla base di valori storici?
X si, tutti
□ si, almeno il 50%
□ si, meno del 50%
□ no Esempi (max 140 parole):
3.2 I target associati agli indicatori sono definiti sulla base di valori di benchmark (relativi a ripartizioni interne all'amministrazione stessa o anche ad amministrazioni nazionali, estere)?
□ si, tutti
X si, almeno il 50%
□ si, meno del 50%
□ no
Esempi (max 140 parole): Non esistono ripartizioni interne. Il benchmark nazionale e internazionale rileva per la ricerca e la formazione.
Eventuali ulteriori annotazioni ed evidenze quantitative:
4. Risorse assegnate agli obiettivi strategici
4.1 Come avviene il processo di assegnazione delle risorse finanziarie agli obiettivi?
Risposta (max 140 parole)
Da quest’anno sono stati redatti budget
autorizzatori per le tra aree scientifiche e
per le strutture principali; non sono
conteggiati i costi del personale. Non c’è
ancora un collegamento puntuale con gli
obiettivi. Ci si basa soprattutto sulle
evidenze precedenti.
4.2 Come avviene il processo di assegnazione delle
risorse umane agli obiettivi?
Risposta (max 140 parole)
Vedi punto 4.1
Argomento n. 2- Obiettivi operativi
Variazioni rispetto alle evidenze del Rapporto individuale CiVIT di avvio del ciclo precedente:
□ peggioramento □ nessun cambiamento X lieve miglioramento □ significativo miglioramento
5. Definizione degli obiettivi operativi
5.1 Gli obiettivi operativi contribuiscono al reale conseguimento del relativo obiettivo strategico?
X si, tutti
□ si, almeno il 50%
□ si, meno del 50%
□ no Esempi (max 140 parole): Servizi efficienti contribuisco al raggiungimento degli obiettivi strategici
5.2 Gli obiettivi, indicatori e target sono il frutto di un processo di negoziazione con il personale dirigente e non dirigente?
Risposta (max 140 parole)
Si: il primo incontro formale è
avvenuto il 21gennaio; il secondo
il 18 febbraio; gli incontri di
struttura entro il 5 marzo
……………………………………… Esempi (max 140 parole):
Eventuali ulteriori annotazioni ed evidenze quantitative:
6. Indicatori associati agli obiettivi operativi
6.1 Gli indicatori sono adeguati per l’obiettivo di riferimento? Sono cioè tali da misurare le finalità che si intendono perseguire?
□ si, tutti
X si, almeno il 50%
□ si, meno del 50%
□ no Esempi (max 140 parole):
6.2 Gli indicatori sono alimentati da fonti dati affidabili? X si, tutti
□ si, almeno il 50%
□ si, meno del 50%
□ no Esempi (max 140 parole):
7
6.3 La misurazione degli indicatori si avvale di applicativi informatici e basi dati sottostanti?
□ si, per tutti gli indicatori
□ si, per almeno il 50% degli indicatori
□ si, per meno del 50% degli indicatori
X no, per nessun indicatore
(se sì) specificare i 5 sistemi informatici
di maggior rilevanza ai fini della
misurazione:
1.
2.
3.
4.
5.
Esempi (max 140 parole):
6.4 Gli indicatori sono alimentati da fonti esterne (es. statistiche ufficiali)?
□ si, per almeno il 10% degli indicatori
□ si, per meno del 10% degli indicatori
X no
(se sì) specificare le 5 più importanti
fonti esterne:
1.
2.
3.
4.
5.
Esempi (max 140 parole):
Eventuali ulteriori annotazioni ed evidenze quantitative:
7. Target associati agli indicatori degli obiettivi operativi
7.1 I target associati agli indicatori sono definiti sulla base di valori storici?
□ si, tutti
□ si, almeno il 50%
X si, meno del 50%
□ no Esempi (max 140 parole):
7.2 I target associati agli indicatori sono definiti sulla base di valori di benchmark (relativi a ripartizioni interne all'amministrazione stessa o anche ad amministrazioni nazionali, estere)?
□ si, tutti
□ si, almeno il 50%
X si, meno del 50%
□ no 8
Esempi (max 140 parole):
Eventuali ulteriori annotazioni ed evidenze quantitative:
8. Risorse assegnate agli obiettivi operativi
8.1 Come avviene il processo di assegnazione delle risorse finanziarie agli obiettivi?
Risposta (max 140 parole)
Gli obiettivi rappresentano un
differenziale rispetto al passato. Si
procede alla richiesta e all’approvazione
del budget di struttura e/o di progetto, in
sede di bilancio di previsione.
……………………………………… Esempi (max 140 parole):
8.2 Come avviene il processo di assegnazione delle risorse umane agli obiettivi?
Risposta (max 140 parole)
Attraverso la programmazione del
personale per le risorse
incrementali (ad esempio per i
progetti); a cura del responsabile
di struttura per gli obiettivi di
struttura.
Esempi (max 140 parole):
Eventuali ulteriori annotazioni ed evidenze quantitative:
9. Analisi delle sedi territoriali [non completato perché la SISSA non ha sedi territoriali]
9.1 Sono assegnati specifici obiettivi operativi alle sedi territoriali?
□ si, a tutte
□ si, ad almeno il 50%
□ si, a meno del 50%
□ no Esempi (max 140 parole):
9.2 Gli obiettivi operativi assegnati alle sedi territoriali riguardano tutti i servizi dalle stesse erogati?
□ si, tutti i servizi
□ si, almeno il 50%
□ si, meno del 50%
□ no Esempi (max 140 parole):
9.3 Gli obiettivi e i relativi indicatori sono formulati in modo da consentire una valutazione comparativa
(benchmarking tra sedi territoriali)?
□ si, tutti
□ si, almeno il 50%
□ si, meno del 50%
□ no Esempi (max 140 parole):
Eventuali ulteriori annotazioni ed evidenze quantitative:
Argomento n. 3 - Qualità dei servizi
Variazioni rispetto alle evidenze del Rapporto individuale CiVIT di avvio del ciclo precedente:
□ peggioramento □ nessun cambiamento X lieve miglioramento □ significativo miglioramento
10. Standard di qualità dei servizi a domanda individuale
10.1 In che misura i servizi per i quali sono definiti gli standard sono rappresentativi dell’attività dell’amministrazione?
X alta
□ media
□ bassa
Esempi (max 140 parole): La SISSA ha definito una carta dei servizi.
10.2 Le modalità di coinvolgimento degli stakeholder chiave nel processo di definizione e aggiornamento degli standard di qualità sono state tali da assicurare l’adeguatezza degli indicatori e dei valori programmati?
Risposta (max 140 parole)
Si, attraverso un processo biennale di
rilevazione della customer satisfaction.
Gli stakeholders scientifici sono in ogni
caso rilevanti.
Esempi (max 140 parole):
Eventuali ulteriori annotazioni ed evidenze quantitative:
Argomento n. 4 - Pari opportunità
11. Promozione delle pari opportunità
11.1 Sono stati pianificati interventi di promozione delle pari opportunità non già presenti tra gli obiettivi?
Risposta (max 140 parole)
Si, attraverso la predisposizione
del piano delle azioni positive. Il
CUG si riunisce il 28 febbraio
2014.
……………………………………… Esempi (max 140 parole):
Eventuali ulteriori annotazioni ed evidenze quantitative:
Argomento n. 5 - Valutazione individuale
Variazioni rispetto alle evidenze del Rapporto individuale CiVIT di avvio del ciclo precedente:
□ peggioramento □ nessun cambiamento X lieve miglioramento □ significativo miglioramento
12. Obiettivi individuali dei dirigenti
12.1 Sono assegnati obiettivi specifici individuali ai dirigenti oltre a quelli organizzativi presenti nel Piano e a quelli relativi alle competenze professionali e manageriali dimostrate?
X si, a tutti
□ si, ad almeno il 50%
□ si, a meno del 50%
□ no
Esempi (max 140 parole): La SISSA ha un solo dirigente: il Segretario generale.
12.2 Gli obiettivi individuali sono stati il frutto di un processo di negoziazione tra il valutato e il valutatore?
Risposta (max 140 parole)
………………………………………
………………………………………
………………………………………
……………………………………… Esempi (max 140 parole):
Eventuali ulteriori annotazioni ed evidenze quantitative:
Argomento n. 6 - Processo di pianificazione
13. Coinvolgimento dei vari soggetti
13.1 Qual è stato il grado di coinvolgimento e condivisione dell’organo di indirizzo politico?
X alto
□ medio
□ basso Esempi (max 140 parole): Sono stati coinvolti sia il Senato accademico sia il Consiglio di amministrazione, oltre al Direttore (Rettore).
13.2 Qual è stato il grado di coinvolgimento e condivisione della dirigenza?
X alto
□ medio
□ basso Esempi (max 140 parole):
Eventuali ulteriori annotazioni ed evidenze quantitative:
14. Ruolo dell’OIV nel processo di pianificazione
14.1 Quale è stata la tipologia di interazione tra l'OIV e l’amministrazione? (possibile selezionare più risposte)
□ parziale sostituzione
X accompagnamento
□ controllo
□ altro, specificare Esempi (max 140 parole):
14.2 Qual è stato il contributo dell’OIV al miglioramento del processo di redazione del Piano?
Risposta (max 140 parole)
L’OIV ha formulato il proprio parere sul
piano 2013-2015. Ha inoltre fornito
suggerimenti sia metodologici sia di
processo relativamente ad alcuni aspetti
(es. obiettivi delle strutture scientifici,
budget, potenzialità della COEP per
fornire dati utili al miglioramento di
efficacia ed efficienza)
………………………………………
Esempi (max 140 parole):
Eventuali ulteriori annotazioni ed evidenze quantitative:
15. Integrazione tra il processo di redazione del piano e la programmazione
economico-finanziaria 15.1 I sistemi informatici sono adeguati a favorire l'integrazione tra i processi?
□ i processi utilizzano gli stessi sistemi
□ i processi utilizzano sistemi diversi,
ma con scambio automatico di
informazioni
□ i processi utilizzano sistemi diversi,
ma senza scambio automatico di
informazioni
X almeno uno dei due processi
non utilizza sistemi informatici
Esempi (max 140 parole):
15.2 Esiste una sequenza temporale dei processi tale da consentirne l’integrazione?
X si
□ no
Esempi (max 140 parole): Il processo di definizione dei budget e di allocazione delle risorse si fonda sulla definizione degli obiettivi macro delle strutture, che poi vengono integrati ed esplicitati con maggiore dettaglio nel piano della performance, in coerenza con i budget effettivamente assegnati; anche il processo di revisione del piano avviene in coincidenza con l’assestamento del budget. Entrambe le programmazioni hanno orizzonte triennale. Una limitazione rilevante è la comunicazione tardiva del finanziamento FFO.
15.3 Il coordinamento tra i vari soggetti/uffici coinvolti nei due processi è stato adeguatamente attuato?
Risposta (max 140 parole)
Le dimensioni di SISSA
consentono uno stretto
coordinamento tra le varie UO e
tra queste e le Aree scientifiche.
Tale coordinamento è anche
garantito dalla rappresentanze
delle Aree (coordinatori) nel
Senato accademico.
……………………………………… Esempi (max 140 parole):
Eventuali ulteriori annotazioni ed evidenze quantitative:
16. Informazioni ulteriori sul processo
16.1 E’ stato effettivamente implementato l’eventuale modello di misurazione previsto nel sistema di misurazione e valutazione della performance?
X si, specificare
quale: Valutazione della performance
individuale.
□ si parzialmente , specificare
quale:
□ no
Esempi (max 140 parole):
16.2 Quali modalità di informazione, formazione e comunicazione sono state adottate o sono previste
Risposta (max 140 parole)
Il Piano è stato presentato, oltre
che sul WEB e alla comunità
interna, anche nel corso della
giornata della trasparenza.
Per garantire la massima diffusione e comprensione del Piano all’interno ed all’esterno dell’Amministrazione?
………………………………………
………………………………………
……………………………………… Esempi (max 140 parole):
Eventuali ulteriori annotazioni ed evidenze quantitative:
Allegato 2:
Informazioni di sintesi sugli obiettivi operativi presenti nel Piano della performance e non desumibili dai dati inseriti dalle amministrazioni nel Portale della Trasparenza
N. obiettivi operativi tot.
|_|4_|8_
|
N. obiettivi operativi con indicatori
N indicatori tot
N. indicatori privi di formula di calcolo
N. indicatori privi di target annuale
N. obiettivi operativi con risorse economico-finanziarie assegnate
N. obiettivi operativi con risorse umane assegnate
Nota all’allegato 2
Gli obiettivi operativi sono definiti dal Piano della performance e assegnati dal Consiglio di amministrazione al Segretario generale
Successivamente (per l’operatività del Piano per l’annualità 2014 entro marzo) essi verranno ribaltati a livello degli uffici, tenuto conto delle rispettive competenze. In quella sede saranno individuati gli indicatori pertinenti. Ogni ufficio provvederà quindi ad assegnare le risorse a disposizione sulla base dei risultati attesi con riferimento agli obiettivi assegnati e in considerazione dei processi già attivati al proprio interno. Le risorse finanziarie (in alcuni casi puntuali, come è previsto per alcuni obiettivi del piano triennale per la prevenzione della corruzione) sono definite nei budget di struttura, allo stesso livello al quale sono assegnati gli obiettivi. La collocazione di risorse finanziarie, risorse umane, obiettivi operativi e loro target al medesimo livello organizzativo consente ai capi degli uffici di gestire la necessaria flessibilità operativa. Alla Scuola non è sembrato conveniente, date le sue ridotte dimensioni, assegnare ex ante, rigidamente, risorse e personale ai singoli obiettivi, anche perché essi sono in generale ridotti rispetto al trend di operatività storicamente consolidato.