Descrizione deiSistemi di Gestione
e di ControlloAi sensi dell’articolo 21,
Regolamento (CE) n. 1828/2006
PROGRAMMA OPERATIVO REGIONALE 2007-2013FONDO SOCIALE EUROPEO
OBIETTIVO COMPETITIVITÀ REGIONALE E OCCUPAZIONE
15 novembre 2011Approvato con determinazione dir igenziale
n. 17002 del 29 dicembre 2011
Descrizione deiSistemi di Gestione
e di ControlloAi sensi dell’articolo 21,
Regolamento (CE) n. 1828/2006
PROGRAMMA OPERATIVO REGIONALE 2007-2013FONDO SOCIALE EUROPEO
OBIETTIVO COMPETITIVITÀ REGIONALE E OCCUPAZIONE
15 novembre 2011Approvato con determinazione dir igenziale
n. 17002 del 29 dicembre 2011
INDICE
1. DATI GENERALI ..................................................................................... 6
1.1. INFORMAZIONI PRESENTATE DA: .......................................................... 6
1.2. LE INFORMAZIONI FORNITE DESCRIVONO LA SITUAZIONE AL: ....................... 6
1.3. STRUTTURA DEL SISTEMA (Informazioni generali e diagramma indicante i rapporti
organizzativi tra gli organismi partecipanti al sistema di gestione e di controllo) ............... 6
1.3.1. Autorità di Gestione (Denominazione, indirizzo e referente
dell'autorità di gestione) ......................................................................... 8
1.3.2. Organismi Intermedi (Denominazione, indirizzo e referente degli
organismi intermedi) .............................................................................. 8
1.3.3. Autorità di Certificazione (Denominazione, indirizzo e referente
dell'autorità di certificazione) ................................................................. 10
1.3.4. Autorità di Audit e organismi di controllo (Denominazione, indirizzo e
referente dell'autorità di audit e degli altri organismi di controllo) ............... 10
1.4. ORIENTAMENTI FORNITI ALLE AUTORITÀ DI GESTIONE E DI CERTIFICAZIONE
NONCHÉ AGLI ORGANISMI INTERMEDI PER GARANTIRE LA SANA GESTIONE FINANZIARIA
DEI FONDI STRUTTURALI (DATA E RIFERIMENTO) ............................................... 10
2. AUTORITÀ DI GESTIONE ....................................................................... 12
2.1. L'AUTORITÀ DI GESTIONE E LE SUE FUNZIONI PRINCIPALI ........................... 12
2.1.1. Data e forma della designazione formale che autorizza
l'Autorità di Gestione a svolgere le proprie funzioni ........................... 12
2.1.2. Indicazione delle funzioni e dei compiti svolti direttamente
dall'Autorità di Gestione .................................................................... 12
2.1.3. Funzioni formalmente delegate dall'autorità di gestione
(funzioni, organismi intermedi, tipo di delega) .................................. 14
2.2. ORGANIZZAZIONE DELL'AUTORITÀ DI GESTIONE ....................................... 18
2.2.1. Organigramma e indicazione precisa delle funzioni delle unità
(compreso il numero approssimativo dei posti assegnati) .................. 18
2.2.2. Procedure scritte elaborate per il personale dell'Autorità di
Gestione/degli organismi intermedi (data e riferimento) ............................ 22
2.2.3. Descrizione delle procedure di selezione e di approvazione delle
operazioni nonché delle procedure destinate a garantirne la conformità alle
norme comunitarie e nazionali applicabili per l'intero periodo di attuazione
(articolo 60, lettera a) del regolamento (CE) n. 1083/2006) ........................ 26
2.2.4. Verifica delle operazioni (Articolo 60, lettera b) del regolamento (CE)
n. 1083/2006 del Consiglio) ................................................................... 29
2.2.5. Trattamento delle domande di rimborso ............................... 40
2.2.6. Descrizione del modo in cui l'autorità di gestione trasmetterà le
informazioni all'autorità di certificazione .................................................. 48
2.2.7. Norme di ammissibilità stabilite dallo Stato membro e applicabili al
programma operativo ............................................................................ 50
2.3. NEL CASO IN CUI LO STESSO ORGANISMO SIA DESIGNATO SIA COME AUTORITÀ
DI GESTIONE CHE COME AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONE DESCRIVERE IN CHE MODO
VIENE GARANTITA LA SEPARAZIONE DELLE FUNZIONI .......................................... 51
2.4. APPALTI PUBBLICI, AIUTI DI STATO, PARI OPPORTUNITÀ, NORME AMBIENTALI . 51
2.4.1. Istruzioni e orientamenti sulle norme applicabili .......................... 51
2.4.2. Provvedimenti previsti per assicurare il rispetto delle norme
applicabili, per esempio, controlli relativi alla gestione, verifiche, audit ......... 54
2.5. PISTA DI CONTROLLO ........................................................................ 56
2.5.1. Descrizione del modo in cui le prescrizioni dell'articolo 15 saranno
applicate al programma e/o a singole priorità ........................................... 56
2.5.2. Istruzioni date riguardo alla conservazione dei documenti
giustificativi da parte dei beneficiari (data e riferimento) ............................ 60
2.6. IRREGOLARITÀ E RECUPERI ............................................................. 61
2.6.1. Istruzioni relative alla segnalazione e alla rettifica delle irregolarità
nonché alla registrazione del debito e ai recuperi dei pagamenti non dovuti
(data e riferimento) .............................................................................. 61
2.6.2. Descrizione della procedura per conformarsi all'obbligo di segnalare le
irregolarità alla Commissione a norma dell'articolo 28 ................................ 62
3. ORGANISMI INTERMEDI ....................................................................... 66
3.1. L'ORGANISMO INTERMEDIO E LE SUE FUNZIONI PRINCIPALI ........................ 68
3.1.1. Indicazione delle funzioni e dei compiti principali svolti dagli
organismi intermedi .............................................................................. 68
3.2. ORGANIZZAZIONE DI CIASCUN ORGANISMO INTERMEDIO ........................... 68
3.2.1. Organigramma e indicazione precisa delle funzioni delle unità
(compreso il numero approssimativo dei posti assegnati) ........................... 68
3.2.2. Procedure scritte elaborate per il personale dell'organismo intermedio
(data e riferimento) ............................................................................ 114
3.2.3. Descrizione delle procedure di selezione e di approvazione delle
operazioni (se non già fornita al punto 2.2.3) .......................................... 116
3.2.4. Verifica delle operazioni (Articolo 60, lettera b) del regolamento (CE)
n. 1083/2006 del Consiglio) (se non già descritta al punto 2.2.4) ............... 116
3.2.5. Descrizione delle procedure relative al trattamento delle domande di
rimborso (se non già fornita al punto 2.2.5) ............................................ 116
4. AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONE ............................................................ 118
4.1. L'AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONE E LE SUE FUNZIONI PRINCIPALI ................ 118
4.1.1. Data e forma della designazione formale che autorizza l'autorità di
certificazione a svolgere le proprie funzioni ............................................ 118
4.1.2. Indicazione delle funzioni svolte dall'autorità di certificazione ...... 118
4.1.3. Funzioni formalmente delegate dall'autorità di certificazione
(funzioni, organismi intermedi, tipo di delega) ........................................ 119
4.2. ORGANIZZAZIONE DELL'AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONE ............................ 121
4.2.1. Organigramma e indicazione precisa delle funzioni delle unità
(compreso il numero approssimativo dei posti assegnati) ......................... 121
4.2.2. Procedure scritte elaborate per il personale dell'Autorità di
Certificazione (data e riferimento) ........................................................ 123
4.3. CERTIFICAZIONE DELLE DICHIARAZIONI DI SPESA ................................... 126
4.3.1. Descrizione delle procedure relative alla redazione, alla certificazione
e alla presentazione delle dichiarazioni di spesa alla Commissione ............. 127
4.3.2. Descrizione dei provvedimenti presi dall'Autorità di Certificazione per
assicurare il rispetto delle prescrizioni di cui all'articolo 61 del regolamento
(CE) n. 1083/2006 del Consiglio ............................................................ 132
4.3.3. Disposizioni riguardanti l'accesso dell'autorità di certificazione alle
informazioni dettagliate sulle operazioni, sulle verifiche e sugli audit effettuati
dall’autorità di gestione, dagli organismi intermedi e dall'autorità di audit ... 133
4.4. SISTEMA CONTABILE ....................................................................... 134
4.4.1. Descrizione del sistema contabile che va istituito e utilizzato come
base per la certificazione delle spese della Commissione ........................... 134
4.4.2. Grado di dettaglio del sistema contabile .................................... 140
4.5. IMPORTI RECUPERATI ...................................................................... 140
4.5.1. Descrizione del modo per garantire un rapido recupero del sostegno
comunitario ....................................................................................... 140
4.5.2. Disposizioni prese per tenere il registro dei debitori e per detrarre gli
importi recuperati dalla spesa da dichiarare. ........................................... 142
5. AUTORITÀ DI AUDIT E ORGANISMI DI CONTROLLO ................................ 143
5.1. DESCRIZIONE DEI PRINCIPALI COMPITI E DELLE INTERCONNESSIONI
DELL'AUTORITÀ DI AUDIT CON GLI ORGANISMI DI CONTROLLO SOTTO LA SUA
RESPONSABILITÀ ...................................................................................... 143
5.2. ORGANIZZAZIONE DELL'AUTORITÀ DI AUDIT E DEGLI ORGANISMI DI CONTROLLO
SOTTO LA SUA RESPONSABILITÀ .................................................................. 144
5.2.1. Organigrammi (compreso il numero di posti assegnati) ............... 144
5.2.2. Disposizioni volte a garantire l'indipendenza .............................. 146
5.2.3. Qualifiche o esperienze richieste .............................................. 147
5.2.4. Descrizione delle procedure per controllare l'attuazione delle
raccomandazioni e dei provvedimenti correttivi indicati nei rapporti di audit 149
5.2.5. Descrizione delle procedure relative alla supervisione del lavoro degli
altri organismi di controllo sotto la responsabilità dell'autorità di audit (se
pertinente) ........................................................................................ 150
5.3. RAPPORTO ANNUALE DI CONTROLLO E DICHIARAZIONI DI CHIUSURA ........... 152
5.3.1. Descrizione delle procedure relative alla redazione del rapporto
annuale di controllo e delle dichiarazioni di chiusura ................................ 152
5.4. DESIGNAZIONE DELL'ORGANISMO DI CONTROLLO COORDINATORE ... 156
5.4.1. Descrizione del ruolo dell'organismo di controllo coordinatore, se
pertinente ......................................................................................... 156
5.5. FLOW CHART DESCRIZIONE ADEMPIMENTI ATTIVITÀ PREVISTE DALL’ART. 62 DEL
REGOLAMENTO 1083/2006 .......................................................................... 156
5.6. DEFINIZIONE STRATEGIA DI AUDIT (ALLEGATO 5 DEL REGOLAMENTO 1828/2006)
158
6. SISTEMA INFORMATICO (ARTICOLO 60, LETTERA C) DEL REGOLAMENTO (CE)
N. 1083/2006 DEL CONSIGLIO) .................................................................. 159
6.1. DESCRIZIONE DEL SISTEMA INFORMATICO COMPRESO IL DIAGRAMMA (Sistema
centrale o comune di reti o sistema decentrato con collegamenti tra i sistemi) ............. 159
6.1.1. Modalità di accesso agli applicativi ........................................... 174
6.1.2. Rilascio delle credenziali di accesso .......................................... 175
6.1.3. Gestione dei profili autorizzativi ............................................... 176
6.1.4. Policy di backup per il SIF-ER .................................................. 177
1
PREMESSA
Il presente documento rappresenta la descrizione dei sistemi di gestione e controllo ai sensi del
Regolamento 1083/2006 redatto in conformità all’allegato XII del Reg. 1828/2006 “Descrizione
dei sistemi di gestione e di controllo”, aggiornata al 15.11.2011.
Nello specifico, rispetto alla versione trasmessa alla Commissione Europea via SFC in data
24.2.2009 insieme al parere dell’IGRUE (organo designato sulla conformità dei sistemi in base
agli artt.58-62 del Reg. 1083/2006) e successivamente approvata dalla Commissione Europea
con comunicazione Prot. 006086 del 14.04.2009, aggiornato al 19.10.2009 e al 30.10.2010,
sono intervenute le seguenti modifiche che riguardano sia l’Autorità di Gestione (AdG) che gli
Organismi Intermedi (OI):
• l’adeguamento dell’organigramma dell’AdG a seguito dei fisiologici processi di turn over e
l’aggiornamento delle denominazioni di alcuni Servizi;
• l’aggiornamento dei riferimenti degli Organismi Intermedi (§ 1.3.2 - nuovo referente di
Forlì-Cesena e Ravenna e modifica del Servizio del referente di Reggio Emilia e Piacenza) e
degli organismi responsabili dell’esecuzione dei pagamenti (§2.2.5 – nuova denominazione
del servizio di Forlì-Cesena e Piacenza, Ravenna e Rimini);
• le modifiche di organigramma, funzionigramma e/o piste di controllo degli O.I a seguito
dell’aggiornamento delle informazioni sulla struttura organizzativa (Provincia di Bologna,
Ferrara, Forlì-Cesena, Parma, Rimini), delle variazioni nella struttura organizzativa (Province
di Modena, Piacenza, Ravenna e Reggio Emilia e del Consorzio SPINNER), dell’inserimento
delle attività dei CPI relative alla politiche anticrisi (tutte le province);
• l’aggiunta di una pista di controllo per la gestione delle attività a costi standard (inserita
all’interno della pista Formazione) e di una pista di controllo relativa alla attuazione delle
politiche anticrisi per le attività svolte dai Centri per l’impiego sul territorio;
• la revisione della procedura PO_ 01 “Procedure di affidamento e selezione” nella quale sono
state dettagliate le modalità di selezione delle candidature per la definizione del Catalogo
dell’offerta regionale, per la realizzazione di attività nell’ambito dei percorsi a qualifica
rivolte ai giovani e per l’affidamento di incarichi professionali e le modalità di comunicazione
degli esiti di approvazione ai soggetti attuatori anche nei casi di approvazioni con modifiche;
• l’estensione dell’applicazione dei costi standard ai percorsi formativi a qualifica iniziale e
superiore e ai percorsi di aggiornamento e riqualificazione aziendale prevista dalla DGR
1568/2011;
• la revisione della PO_10 “Comunicazioni con AdC e AdA” per l’introduzione di una procedura
di gestione dei rilievi effettuati dall’AdA.
Per quanto riguarda l’Autorità di Certificazione (cap. 4) è stato aggiornato il referente della
struttura e l’organigramma.
2
Per quanto riguarda l’Autorità di Audit (cap. 5) è stato aggiornato in particolare l’organigramma
dell'Autorità di Audit.
Per quanto riguarda il Sistema Informativo (cap. 6), le modifiche hanno riguardato:
• D. Interfaccia Autorità di Audit
• E. Interfaccia Autorità di Certificazione
• F.7 Reingegnerizzazione dell’applicativo per la preiscrizione dei ragazzi a percorsi a qualifica.
Infine si ricordano le modifiche ed integrazioni regolamentari intervenute nel periodo 2009-2010
(di seguito segnalate solo dalla dicitura s.m.i.):
• Regolamento CE n.396/2009 (per estendere i tipi di costi ammissibili a un contributo del
Fse) che modifica il Regolamento CE n. 1081/2006;
• Regolamento CE n. 539/2010 (per quanto riguarda la semplificazione di taluni requisiti e
talune disposizioni relative alla gestione finanziaria) e Regolamento CE n. 284/2009 (per
quanto riguarda alcune disposizioni relative alla gestione finanziaria) che modificano il
Regolamento CE n. 1083/2006;
• Regolamento CE N. 846/2009 che modifica il Regolamento CE n. 1828/2006.
Si allegano alla presente:
Documentazione/atti:
Autorità di Gestione
• DGR n. 1681 del 12 novembre 2007 “Programma Operativo della Regione Emilia -
Romagna FSE Obiettivo 2 “competitività regionale e occupazione” 2007-2013 – Presa
d’atto della decisione di approvazione della Commissione Europea ed individuazione
dell’Autorità di Gestione e delle relative funzioni e degli Organismi Intermedi”;
• Determina n. 196 del 14 gennaio 2008 ”Struttura dell’Autorità di Gestione”;
• Determina n. 2874 del 17 marzo 2008 “Adeguamento della descrizione della struttura e
delle funzioni dell’Autorità di Gestione in coerenza alla delibera della Giunta Regionale n.
1681/07 ed a seguito del riassetto interno delle Direzioni Generali approvato con la
suddetta Delibera della Giunta Regionale n. 99/2008"; Determina n. 1377 del 20
settembre 2010 “Revisione dell'assetto organizzativo di alcune Direzioni Generali”;
• DGR n. 503 del 16 aprile 2007 “Linee di programmazione e indirizzi per il sistema
formativo e per il lavoro 2007/2010”;
3
• DGR n. 680 del 13 maggio 2007 “Accordo fra Regione e Province dell'Emilia-Romagna
per il coordinamento della programmazione 2007/2009 per il sistema formativo e per il
lavoro (L.R. 12/2003 – L.R. 17/2005)”;
• DGR n. 237 del 25 febbraio 2008 “Individuazione dell'Organismo Intermedio per la
gestione della sovvenzione globale, approvazione del progetto esecutivo e assegnazione
del finanziamento” in attuazione della DGR n. 1953/07;
• DGR n. 1646 del 2 novembre 2009 “Approvazione dei principi per il ricorso alle
semplificazioni previste dal Regolamento (CE) 396/2009 e del costo orario standard
dell'indennità di partecipazione alle politiche attive dei lavoratori interessati da
ammortizzatori sociali in deroga”;
• DGR n. 105 dell’1 febbraio 2010 a revisione delle Disposizioni in merito alla
programmazione, gestione e controllo delle attività formative e delle politiche attive del
lavoro, di cui alla DGR 140/2008; successiva integrazione con DGR 1428/2010,
pubblicata sul BUR n. 130 del 05.10.2010, per la realizzazione delle attività finanziate a
costi standard; DGR n.1568/2011 per l’applicazione e sperimentazione a partire dall'anno
2012 della standardizzazione dei contributi finanziari di ulteriori tipologie di percorsi
formativi;
• Criteri di selezione approvati dal Comitato di Sorveglianza 2007-2013 che si è svolto in
data 31 gennaio 2008;
• Piano dell’attività formativa svolta dal personale dell’AdG;
• Determina n. 15057 del 23 dicembre 2010 di adozione della Descrizione del Sistema di
gestione e Controllo , aggiornata al 2010, e del “Manuale delle procedure dell’Autorità di
Gestione” in revisione 3 quale allegato al suddetto documento.
Autorità di Certificazione
• Delibera della Giunta Regionale n. 99 del 28/01/2008 “Riassetto Interno delle Direzioni
Generali”;
• Determinazione n. 1369 del 14/02/2008 fra il Direttore Generale pro tempore
dell’Autorità di Certificazione ed il Direttore di AGREA;
• Legge regionale 21/2001 istitutiva di Agrea;
• Determina n. 5298 del 12/05/2008 “Individuazione collaboratori regionali per
l'espletamento delle funzioni relative all'Autorità di Certificazione;
• Determina n. 4082 del 14/04/2008 “Delega attività di funzioni relative all'Autorità di
Certificazione”;
• Determina del Direttore AGREA del 10/02/2010 n. 119, approvata con Delibera di Giunta
del 21/06/2010 n. 823;
4
• Delibera di Giunta n. 113 del 31/01/2011 (nomina del Direttore Generale della Direzione
Generale Centrale Risorse Finanziarie e patrimonio) e Determina n.1861 del 21/02/2011
(nomina del dirigente delegato delle funzioni dell'Autorità di certificazione in caso di
assenza o impedimento del titolare);
• Determina della Direzione Generale Risorse Finanziarie e Patrimonio n. 8242 del 11 luglio
2008, Determina della Direzione Generale Centrale Risorse Finanziarie e Patrimonio
n.13011 del 4 dicembre 2009 e Determina della Direzione Generale Centrale Risorse
Finanziarie e Patrimonio n.14162 del 6 dicembre 2010 di approvazione e revisione del
Manuale;
• “Manuale delle procedure dell’Autorità di Certificazione”;
• Pista di controllo per le funzioni dell’Autorità di Certificazione.
Autorità di Audit
• Delibera della Giunta Regionale n. 99 del 28/01/2008 “Riassetto Interno delle Direzioni
Generali”;
• Determina n. 3168 del 25 marzo 2008 “Definizione di funzioni e responsabilità all’interno
del servizio Autorità di Audit;
• Determina del Direttore Generale n. 8401 del 15/07/2008 di approvazione del Manuale
delle procedure dell’AdA e manuale allegato;
• Determina del Direttore Generale n. 7724 del 02/07/2008 di adozione della strategia di
audit;
• Determina del Direttore Generale n. 277 del 27.1.2009 “Presa d'atto delle modifiche
apportate alla strategia di Audit relativa al Fondo Sociale Europeo e alla strategia relativa
al Fondo Europeo di Sviluppo Regionale definite con determina n. 7724/08 .
Diagrammi:
• Allegato 1: Organigrammi dei Servizi che compongono l’Autorità di Gestione FSE;
• Allegato 2: Piste di controllo dell’AdG (formazione; acquisizione di beni e servizi;
erogazione di voucher, crisi, cataloghi di offerta, conferimento incarichi professionali);
• Allegato 3: Piste di controllo Provincia di Bologna (formazione; acquisizione di beni e
servizi);
• Allegato 4: Piste di controllo Provincia di Ferrara (formazione; acquisizione di beni e
servizi);
• Allegato 5: Piste di controllo Provincia di Forlì-Cesena (formazione; acquisizione di beni e
servizi; erogazione di voucher);
• Allegato 6: Piste di controllo Provincia di Modena (formazione; acquisizione di beni e
servizi; erogazione di voucher);
5
• Allegato 7: Piste di controllo Provincia di Parma (formazione; acquisizione di beni e
servizi; erogazione di voucher);
• Allegato 8: Piste di controllo Provincia di Ravenna (formazione);
• Allegato 9: Piste di controllo Provincia di Rimini (formazione; acquisizione di beni e
servizi; erogazione di voucher);
• Allegato 10: Piste di controllo Provincia di Piacenza (formazione; acquisizione di beni e
servizi; erogazione di voucher);
• Allegato 11: Piste di controllo Provincia di Reggio Emilia (formazione; acquisizione di beni
e servizi; erogazione di voucher);
• Allegato 12: Piste di controllo Consorzio Spinner (acquisizione di beni e servizi;
erogazione di voucher);
• Allegato 13: Organigrammi degli Organismi Intermedi dell’AdG;
• Allegato 14: Pista di controllo Autorità di Certificazione;
6
1. DATI GENERALI
1.1. INFORMAZIONI PRESENTATE DA:
• Stato membro: ITALIA-REGIONE EMILIA-ROMAGNA
Titolo del programma: Programma Operativo Obiettivo 2 Fondo Sociale Europeo Regione
Emilia Romagna – 2007-2013
CCI: 2007IT052PO002
• Denominazione del referente principale, compresi e-mail e numero di fax:
(organismo responsabile del coordinamento delle descrizioni)
Regione Emilia-Romagna - Assessorato Scuola, Formazione Professionale, Università e
Ricerca, Lavoro- Direzione Generale cultura, formazione e lavoro
Indirizzo: Viale Aldo Moro, 38 – 40127 Bologna
Posta elettronica: [email protected]
N° Fax: 051 5273954
Referente: Dirigente pro-tempore Dott.ssa Cristina Balboni
1.2. LE INFORMAZIONI FORNITE DESCRIVONO LA SITUAZIONE AL:
Il presente documento fornisce informazioni al 15/11/2011.
1.3. STRUTTURA DEL SISTEMA
(Informazioni generali e diagramma indicante i rapporti organizzativi tra gli
organismi partecipanti al sistema di gestione e di controllo)
Nel rispetto del principio della separazione delle funzioni di cui all’art. 58, lettera b), del
Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/2006 e s.m.i., al fine di garantire l’efficace e corretta
attuazione del Programma Operativo e il corretto funzionamento del sistema di gestione e
controllo, sono individuate tre Autorità: l’Autorità di Gestione, l’Autorità di Certificazione e
l’Autorità di Audit.
L’organigramma seguente riporta i rapporti organizzativi tra gli organismi partecipanti al sistema
di gestione e di controllo.
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1.3.1. Autorità di Gestione (Denominazione, indirizzo e referente
dell'autorità di gestione)
L’Autorità di Gestione è responsabile della gestione e attuazione del Programma Operativo
conformemente al principio di buona e sana gestione amministrativa e finanziaria.
Struttura competente: Direzione Generale cultura, formazione e lavoro
Indirizzo: Viale Aldo Moro, 38 – 40127 Bologna
Posta elettronica: [email protected]
Referente: Dirigente pro-tempore Dott.ssa Cristina Balboni
1.3.2. Organismi Intermedi (Denominazione, indirizzo e referente degli
organismi intermedi)
I riferimenti degli Organismi Intermedi sono di seguito riportati:
Organismo intermedio: Provincia di Bologna
Indirizzo: Via A. Zamboni, 13 - 40126 Bologna
Posta elettronica: laura.venturi@ provincia.bologna.it
Referente: Dott.ssa Laura Venturi - Settore Servizi alla Persona e alla Comunità
Organismo intermedio: Provincia di Reggio Emilia
Indirizzo: P.zza San Giovanni, 4 - 42100 Reggio Emilia
Posta elettronica: [email protected]
Referente: Dott.ssa Loredana Dolci - Servizio Lavoro Formazione Professionale e Risorse
Umane
Organismo intermedio: Provincia di Parma
Indirizzo: Viale Martiri della Libertà 15 (palazzo Giordani) - 43100 Parma
Posta elettronica:[email protected]
Referente: Dott. Gabriele Marzano - Servizio Formazione Professionale e Politiche Attive del
Lavoro
Organismo intermedio: Provincia di Piacenza
Indirizzo: Via Mazzini 62 - 29121 Piacenza
Posta elettronica: [email protected]
Referente: Dott.ssa Manuela Moreni - Settore Welfare, Lavoro e Formazione Professionale
9
Organismo intermedio: Provincia di Forlì-Cesena
Indirizzo: P.zza G.B. Morgagni, 9 - 47121 Forlì-Cesena
Posta elettronica: [email protected]
Referente: D.ssa Paola Monica Francesca Franchi - Servizio Istruzione, Formazione e Politiche
del Lavoro
Organismo intermedio: Provincia di Modena
Indirizzo: Via delle Costellazioni, 180 - 41100 Modena
Posta elettronica: [email protected]
Referente: Dott. Valerio Vignoli - Area Welfare
Organismo intermedio: Provincia di Ferrara
Indirizzo: Via Cairoli n. 30 e V.le Cavour 143 – 44121 Ferrara
Posta elettronica: [email protected]
Referente: Dott.ssa Barbara Celati - Servizio Politiche del Lavoro e Formazione Professionale
Organismo intermedio: Provincia di Rimini
Indirizzo: Via Dario Campana, 64 47922 Rimini
Posta elettronica: [email protected]
Referente: Dott.ssa Annamaria Diterlizzi - Servizio Sistema Educativo, Formativo e Politiche del
Lavoro
Organismo intermedio: Provincia di Ravenna
Indirizzo: P.zza Caduti per la Libertà, 2/4 -48100 Ravenna
Posta elettronica: [email protected]
Referente: Dott. Andrea Panzavolta - Settore Formazione, Lavoro e Istruzione
Organismo intermedio: Consorzio Spinner
Indirizzo: via Martelli n. 22/24, 40138 Bologna
Posta elettronica: [email protected]
Referente: Dott. Paolo Bonaretti
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1.3.3. Autorità di Certificazione (Denominazione, indirizzo e referente
dell'autorità di certificazione)
L’Autorità di Certificazione è responsabile della corretta certificazione delle spese erogate a
valere sui fondi comunitari/statali per l’attuazione del programma operativo.
Questa funzione è attribuita alla struttura sottoindicata:
Struttura competente: Direzione Generale Centrale Risorse Finanziarie e Patrimonio
Indirizzo: Viale Aldo Moro, 52 – 40127 Bologna
Posta elettronica: [email protected]
Referente: Dirigente pro-tempore Dott. Onello Pignatti
1.3.4. Autorità di Audit e organismi di controllo (Denominazione,
indirizzo e referente dell'autorità di audit e degli altri organismi di controllo)
L’Autorità di Audit è responsabile della verifica dell’efficace funzionamento del sistema di
gestione e di controllo.
Questa funzione è attribuita alla struttura sottoindicata:
Struttura competente: Direzione Generale Programmazione territoriale e negoziata, intese.
Relazioni europee e relazioni internazionali- Responsabile della Direzione Generale Programmi e
intese, relazioni europee e cooperazione internazionale
Indirizzo: Viale Aldo Moro, 52 – 40127 Bologna
Posta elettronica: [email protected]
Referente: Dirigente pro-tempore Dott. Enrico Cocchi
1.4. ORIENTAMENTI FORNITI ALLE AUTORITÀ DI GESTIONE E DI
CERTIFICAZIONE NONCHÉ AGLI ORGANISMI INTERMEDI PER GARANTIRE
LA SANA GESTIONE FINANZIARIA DEI FONDI STRUTTURALI (DATA E
RIFERIMENTO)
L’Organismo nazionale di coordinamento delle Autorità di Audit, individuato ai sensi dell’art. 73
del regolamento presso il Dipartimento della Ragioneria dello Stato del Ministero dell’Economia
e delle Finanze, svolge un’azione di orientamento e di impulso diretta a garantire la corretta
applicazione dei sistemi di gestione e di controllo previsti dalla normativa comunitaria, anche
11
attraverso l’emanazione di linee guida e manuali sugli adempimenti e sulle procedure e
metodologie, finalizzate ad assicurare una sana gestione finanziaria.
Di seguito si riportano i dati di identificazione della documentazione elaborata dall’Igrue:
• Ministero dell’Economia e delle Finanze. Ragioneria Generale dello Stato – IGRUE -
“Linee Guida sui sistemi di gestione e controllo per la Programmazione 2007-2013” Roma
19 aprile 2007;
• Ministero dell’Economia e delle Finanze – Manuale di Conformità dei sistemi di gestione e
controllo - Intervento 9 - Roma 27 aprile 2007;
• Circolare n. 34 del 8 novembre 2007 del Ministero dell’Economia e delle Finanze –
Dipartimento della Ragioneria Generale dello Stato – IGRUE.
Inoltre, la Regione Emilia-Romagna ha redatto le “Disposizioni in merito alla programmazione e
gestione delle attività formative e delle politiche attive del lavoro (comprensivo delle disposizioni
di cui al Capo II, sezione III della L.R. 12/03)”, condivise in sede di Commissione
Interistituzionale e Commissione Tripartita in data 24/1/2008, ed approvate con DGR n. 140
dell’11/02/2008. Successivamente le stesse sono state oggetto di revisione mediante la DGR n.
105 dell’1 febbraio 2010: quest’ultima è stata, inoltre, integrata dalla DGR n.1428/2010 per la
realizzazione delle attività finanziate a costi standard.
Tale documento contiene i riferimenti per la programmazione, la gestione fisico-finanziaria delle
operazioni cofinanziate con il Fondo Sociale Europeo e tutti gli aspetti trasversali (informazione
e pubblicità, irregolarità e sanzioni, aiuti di stato, ecc.).
Infine, con DGR n.1568/2011 è stata approvata l’estensione della standardizzazione dei
contributi finanziari a nuove tipologie di percorsi formativi.
Il documento è stato diffuso a tutti gli attori del sistema attraverso la pubblicazione sul
Bollettino Ufficiale, sul sito regionale della formazione www.emiliaromagnasapere.it e tramite
specifici incontri.
12
2. AUTORITÀ DI GESTIONE
2.1. L'AUTORITÀ DI GESTIONE E LE SUE FUNZIONI PRINCIPALI
2.1.1. Data e forma della designazione formale che autorizza
l'Autorità di Gestione a svolgere le proprie funzioni
La designazione dell’Autorità di Gestione è avvenuta con le seguenti deliberazioni:
• Delibera dell’Assemblea Legislativa della Regione Emilia-Romagna n. 101 del 1° marzo
2007 che approva la proposta del Programma Operativo regionale (in seguito POR FSE
2007-2013), formulata dalla Giunta regionale con deliberazione n. 159 del 12 febbraio
2007;
• Delibera di Giunta Regionale n. 1681 del 12/11/2007 “Programma Operativo della
Regione Emilia-Romagna FSE Obiettivo 2 “competitività regionale e occupazione” 2007-
2013 – Presa d’atto della decisione di approvazione della Commissione Europea ed
individuazione dell’Autorità di Gestione e delle relative funzioni e degli Organismi
Intermedi”.
2.1.2. Indicazione delle funzioni e dei compiti svolti direttamente
dall'Autorità di Gestione
L’Autorità di Gestione adempie a tutte le funzioni corrispondenti a quanto definito dal
Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/2006 e s.m.i., secondo le modalità attuative definite dal
Regolamento (CE) della Commissione n. 1828/2006 e s.m.i..
In particolare, come previsto al paragrafo 5.1.1 del POR, essa è tenuta a:
a) garantire che le operazioni destinate a beneficiare di un finanziamento siano selezionate
conformemente ai criteri applicabili al Programma Operativo e rispettino la vigente
normativa comunitaria e nazionale per l’intero periodo di attuazione;
b) informare il Comitato di Sorveglianza sui risultati della verifica di cui al par. 5.3.1. del
POR FSE 2007-2013;
c) accertarsi, se del caso, anche mediante verifiche in loco su base campionaria,
dell'effettiva fornitura dei prodotti e dei servizi cofinanziati, dell'esecuzione delle spese
dichiarate dai beneficiari e della conformità delle stesse alle norme comunitarie e
nazionali;
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d) garantire l'esistenza di un sistema informatizzato di registrazione e conservazione dei
dati contabili relativi a ciascuna operazione attuata nell'ambito del Programma Operativo,
e assicurare la raccolta dei dati relativi all'attuazione necessari per la gestione finanziaria,
la sorveglianza, le verifiche, gli audit e la valutazione;
e) garantire che i beneficiari e gli altri organismi coinvolti nell'attuazione delle operazioni
adottino un sistema di contabilità separata o una codificazione contabile adeguata per
tutte le transazioni relative all'operazione, ferme restando le norme contabili nazionali;
f) garantire che le valutazioni del Programma Operativo siano svolte conformemente all’art.
47 del Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/2006 e s.m.i.;
g) stabilire procedure tali per far sì che tutti i documenti relativi alle spese e agli audit
necessari per garantire una pista di controllo adeguata siano conservati, sotto forma di
originali o di copie autenticate, secondo quanto disposto dall’art. 90, per i tre anni
successivi alla chiusura del programma operativo o, qualora si tratti di operazioni
soggette a chiusura parziale, per i tre anni successivi all'anno in cui ha avuto luogo la
chiusura parziale;
h) garantire che l’Autorità di Certificazione riceva tutte le informazioni necessarie in merito
alle procedure e verifiche eseguite in relazione alle spese ai fini della certificazione;
i) guidare i lavori del Comitato di Sorveglianza e trasmettergli i documenti per consentire
una sorveglianza qualitativa dell'attuazione del Programma Operativo;
j) elaborare e presentare alla Commissione, previa approvazione del Comitato di
Sorveglianza, i Rapporti annuali e finale di esecuzione, nei termini previsti e in accordo
con le richieste della Commissione;
k) garantire il rispetto degli obblighi in materia di informazione e pubblicità previsti
all'articolo 69 del Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/2006 e s.m.i.;
l) nel quadro dell’iniziativa “Regions for economic change”:
○ prevedere, i necessari dispositivi per integrare nel processo di programmazione i
progetti innovativi derivanti dai risultati delle reti nelle quali la Regione è coinvolta;
○ consentire la presenza, nel Comitato di Sorveglianza, di un rappresentante (in
qualità di osservatore) di tali reti per riferire sullo stato delle attività della rete;
○ prevedere almeno una volta l’anno un punto all’OdG del Comitato di Sorveglianza
nel quale si illustrano le attività della rete e si discutono i suggerimenti pertinenti per
il Programma.
L'Autorità di Gestione assicura altresì l'impiego di sistemi e procedure per garantire l'adozione di
un'adeguata pista di controllo, nonché di procedure di informazione e di sorveglianza per le
irregolarità e il recupero degli importi indebitamente versati.
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L’Autorità di Gestione, per esercitare le proprie funzioni di gestione e attuazione del Programma
Operativo compreso il coordinamento delle attività delle strutture implicate nell’attuazione, si
avvale del supporto dell'assistenza tecnica e di adeguate risorse umane e materiali.
2.1.3. Funzioni formalmente delegate dall'autorità di gestione
(funzioni, organismi intermedi, tipo di delega)
Nel POR FSE “Obiettivo competitività regionale ed occupazione” 2007-2013, la Regione Emilia-
Romagna ha esplicitato di attribuire la qualifica di Organismo Intermedio alle nove
Amministrazioni Provinciali.
Successivamente con DGR n. 503 del 16 aprile 2007 “Linee di programmazione e indirizzi per il
sistema formativo e per il lavoro 2007/2010” e con DGR n. 680 del 13/5/2007 “Accordo fra
Regione e Province dell'Emilia-Romagna per il coordinamento della programmazione 2007/2009
per il sistema formativo e per il lavoro (L.R. 12/2003 – L.R. 17/2005)”, sono state definite le
azioni di competenza di Regione e Amministrazioni Provinciali in qualità di Organismi Intermedi.
Con le “Linee di programmazione” è stato delineato il sistema di governance regionale per la
nuova programmazione comunitaria, indicando le funzioni di programmazione territoriale delle
province e riservando alla Regione Emilia-Romagna le funzioni di monitoraggio, valutazione e
assistenza tecnica seppur in partenariato con le Amministrazioni Provinciali.
Al capitolo 2 dell’“Accordo” è riaffermato il ruolo di programmazione territoriale delle Province,
ma sono indicate anche le competenze di attuazione sulla rispettiva programmazione; queste
funzioni riguardano gli Assi di intervento del POR FSE 2007-2013 Adattabilità, Occupabilità e
Inclusione Sociale.
Con il termine “attuazione” indichiamo la gestione fisico-finanziaria delle attività, ad esclusione
delle azioni di controllo in itinere in loco e rendicontuale che la Regione attua anche per gli OI.
Il dettaglio delle funzioni di competenza delle Amministrazioni Provinciali, in quanto Organismi
Intermedi, di seguito riportate, sono contenute nel capitolo 3 dell’Accordo “Ruoli e funzioni
delegate dall’autorità di gestione agli organismi intermedi per l’attuazione del Programma
Operativo Fondo Sociale Europeo”:
• garantire che le azioni destinate a beneficiare di un finanziamento siano selezionate
conformemente ai criteri, approvati in sede di Comitato di Sorveglianza, applicabili al
Programma Operativo e siano conformi alle norme comunitarie e nazionali applicabili per
l’intero periodo di attuazione;
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• garantire che i beneficiari e gli altri organismi coinvolti nell'attuazione delle azioni
adottino un sistema di contabilità separata o una codificazione contabile adeguata per
tutte le transazioni relative all'operazione, ferme restando le norme contabili nazionali;
• stabilire procedure tali che tutti i documenti relativi alle spese e agli audit necessari per
garantire una pista di controllo adeguata siano conservati, sotto forma di originali o di
copie autenticate, secondo quanto disposto dall’art. 90 del Regolamento generale n.
1083/2006 e s.m.i., per i tre anni successivi alla chiusura del programma operativo o,
qualora si tratti di operazioni soggette a chiusura parziale, per i tre anni successivi
all'anno in cui ha avuto luogo la chiusura parziale;
• garantire il rispetto degli obblighi in materia di informazione e pubblicità previsti
all'articolo 69 del Regolamento generale n. 1083/2006 e s.m.i. attenendosi a quanto
previsto dalla Delibera di Giunta Regionale n. 1263/2004 e successive modificazioni e
integrazioni;
• sorvegliare l’attuazione degli interventi di propria competenza al fine di garantire
un’evoluzione della spesa in linea con l’esigenza di evitare il disimpegno automatico delle
risorse comunitarie previsto alla Sezione 7 del Regolamento generale n. 1083/2006 e
s.m.i.;
• adottare un sistema di gestione e controllo coerente con quanto previsto nel
Regolamento generale n. 1083/2006 e s.m.i. e nel Regolamento di applicazione n.
1828/2006 e s.m.i.;
• garantire l’applicazione della normativa comunitaria sugli aiuti di Stato, secondo le
disposizioni adottate al riguardo dalla Regione;
• procedere alla programmazione degli interventi e delle risorse finanziarie secondo il
quadro delle competenze e risorse assegnate e nel rispetto della normativa comunitaria
e nazionale in materia di appalti. In particolare gli Organismi intermedi, in linea con il
sistema di accreditamento, ricorrono sempre a procedure ad evidenza pubblica per
l’attribuzione di finanziamenti relativi ad attività formative, nel rispetto della normativa
comunitaria, nazionale e regionale relativa alla concorrenza. Per le attività diverse dalla
formazione, si applicano le norme in materia di concorrenza e appalti pubblici richiamate
nel paragrafo 5.5 del POR FSE 2007-2013, nel rispetto delle direttive comunitarie e
nazionali in materia di appalti;
• programmare gli interventi e le risorse di propria competenza nel rispetto degli ambiti di
intervento disciplinati dall’Accordo, e tenendo conto delle priorità indicate nel POR FSE
2007-2013;
• operare, quando necessario, la revoca totale o parziale dell’impegno e/o della
liquidazione del pagamento, e, se pertinente, il recupero degli importi indebitamente
16
versati ai soggetti attuatori informando tempestivamente l’Autorità di Gestione per gli
adempimenti di sua competenza;
• garantire la stabilità delle operazioni di cui all’art. 57 del Regolamento (CE) n. 1083/2006
così come modificato dal Regolamento CE n. 539/2010, cioè il mantenimento per cinque
anni ovvero tre laddove lo Stato membro eserciti l’opzione di ridurre il termine, dal
completamento delle operazioni finanziate dal Programma Operativo del vincolo di
destinazione, per consentire all’Autorità di gestione di svolgere i controlli di cui al par.
5.5 del POR FSE 2007-2013;
• adoperarsi per collaborare ai controlli documentali, in loco e di altro tipo che saranno
disposti dalle competenti autorità comunitarie e nazionali;
• garantire l’implementazione del sistema informatizzato di registrazione dei dati contabili
relativi a ciascuna operazione attuata nell’ambito del Programma Operativo, e assicurare
la raccolta dei dati relativi all’attuazione necessari per la gestione finanziaria, la
sorveglianza, le verifiche, gli audit e la valutazione.
Inoltre, alla fine del 2007, come previsto dal POR FSE 2007-2013, la Regione Emilia-Romagna
ha deciso di affidare parte della gestione del POR ad un Organismo Intermediario della
Sovvenzione Globale.
Con DGR n. 1953 del 06/12/2007 è stato emanato un avviso pubblico per la selezione
dell’Organismo Intermediario della Sovvenzione Globale “Interventi per la qualificazione delle
risorse umane nel settore della ricerca e della innovazione tecnologica”.
Successivamente, con DGR n. 237 del 25/02/2008 (allegata alla presente) si è proceduto
all’individuazione dell'Organismo Intermedio per la gestione della sovvenzione globale, il
Consorzio Spinner, all’approvazione del progetto esecutivo e all’assegnazione del finanziamento
in attuazione della DGR n. 1953/07
Con lo stesso atto è stato approvato anche lo schema di convenzione che esplicita gli obblighi
dell'Organismo Intermedio per la gestione della Sovvenzione Globale – il Consorzio Spinner - in
quanto tale. Nello specifico all’art. 4 della suddetta convenzione sono precisati i seguenti
obblighi e responsabilità dell’Organismo Intermedio che corrispondono alle funzioni delegate
alle Amministrazioni provinciali nell’Accordo (DGR 680/2007):
• garantire che le azioni destinate a beneficiare di un finanziamento siano selezionate
conformemente ai criteri, approvati in sede di Comitato di Sorveglianza, applicabili al
Programma Operativo e siano conformi alle norme comunitarie e nazionali applicabili per
l’intero periodo di attuazione;
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• garantire che i beneficiari e gli altri organismi coinvolti nell'attuazione delle azioni
adottino un sistema di contabilità separata o una codificazione contabile adeguata per
tutte le transazioni relative all'operazione, ferme restando le norme contabili nazionali;
• stabilire procedure tali che tutti i documenti relativi alle spese e agli audit necessari per
garantire una pista di controllo adeguata siano conservati, sotto forma di originali o di
copie autenticate, secondo quanto disposto dall’art. 90 del Regolamento generale n.
1083/2006 e s.m.i., per i tre anni successivi alla chiusura del programma operativo o,
qualora si tratti di operazioni soggette a chiusura parziale, per i tre anni successivi
all'anno in cui ha avuto luogo la chiusura parziale;
• garantire il rispetto degli obblighi in materia di informazione e pubblicità previsti
all’articolo 69 del Regolamento generale n. 1083/2006 e s.m.i. attenendosi a quanto
previsto dalla Delibera di Giunta Regionale n. 105/2010 e successive modificazioni e
integrazioni;
• sorvegliare l’attuazione degli interventi di propria competenza al fine di garantire
un’evoluzione della spesa in linea con l’esigenza di evitare il disimpegno automatico delle
risorse comunitarie previsto alla Sezione 7 del Regolamento generale n. 1083/2006 e
s.m.i., e nel rispetto dei target di spesa che saranno successivamente individuati;
• adottare un sistema di gestione e controllo coerente con quello Regionale a norma del
Regolamento generale n. 1083/2006 e s.m.i. e nel Regolamento di applicazione n.
1828/2006 e s.m.i.;
• procedere alla programmazione degli interventi e delle risorse finanziarie secondo il
quadro delle competenze e risorse assegnate e nel rispetto della normativa comunitaria
e nazionale in materia di appalti. In particolare gli Organismi intermedi, in linea con il
sistema di accreditamento, ricorrono sempre a procedure ad evidenza pubblica per
l’attribuzione di finanziamenti relativi ad attività formative, nel rispetto della normativa
comunitaria, nazionale e regionale relativa alla concorrenza. Per le attività diverse dalla
formazione, si applicano le norme in materia di concorrenza e appalti pubblici richiamate
nel paragrafo 5.5 del POR FSE 2007-2013, nel rispetto delle direttive comunitarie e
nazionali in materia di appalti;
• operare, quando necessario, la revoca totale o parziale dell’impegno e/o della
liquidazione del pagamento, e, se pertinente, il recupero degli importi indebitamente
versati informando tempestivamente l’Autorità di Gestione per gli adempimenti di sua
competenza;
• adoperarsi per collaborare ai controlli documentali, in loco e di altro tipo che saranno
disposti dalle competenti autorità comunitarie e nazionali;
• garantire un sistema per la raccolta dei dati relativi all’attuazione necessari per la
gestione finanziaria, la sorveglianza, le verifiche, gli audit e la valutazione; nonché
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l’implementazione del sistema informatizzato di registrazione dei dati contabili relativi a
ciascuna operazione attuata nell’ambito della Sovvenzione Globale.
Inoltre, all’articolo 8 “Sorveglianza, valutazione e controllo” è specificato che “all’Organismo
Intermedio sono attribuiti i controlli di primo livello limitatamente alle attività selezionate dallo
stesso tramite avviso a supporto dei controlli che saranno operati dall’Autorità di Gestione”.
Come previsto dal POR FSE 2007-2013, la Regione Emilia-Romagna durante il prossimo
Comitato di Sorveglianza darà l’informativa in merito all’individuazione di questo nuovo
Organismo Intermedio e lo espliciterà anche nel Rapporto Annuale di Esecuzione.
Una più chiara descrizione dei rapporti tra l’Autorità di Gestione e gli organismi a cui sono
delegate le funzioni, in particolare relativamente al sistema di reporting e di monitoraggio, è
contenuto nelle “Disposizioni attuative” che, al capitolo 19, disciplina il “Sistema di relazione tra
Regione e Organismi Intermedi”.
2.2. ORGANIZZAZIONE DELL'AUTORITÀ DI GESTIONE
2.2.1. Organigramma e indicazione precisa delle funzioni delle
unità (compreso il numero approssimativo dei posti assegnati)
Le funzioni dei singoli Servizi di cui si avvale l’Autorità di Gestione per lo svolgimento dei propri
compiti sono riportate nella Determina del dirigente n. 2874 del 17/03/2008.
Al fine di chiarire con un maggior grado di dettaglio le responsabilità affidate a ciascuna unità
allocata nei Servizi, si riporta l’elencazione delle posizioni organizzative poste al loro interno
(formalizzate con le seguenti Determine dirigenziali: DGR 99/2008 “Riassetto interno delle
Direzioni Generali” e con DGR n. 2488 del 30/3/2009).
Le posizioni organizzative poste all’interno dei servizi sono state successivamente modificate con
le Determine dirigenziali n. 3313 del 31/03/2010, n. 4500 del 30/04/2010 per il Servizio
Programmazione, determina n.7313 del 17/06/2001 per il Servizio Monitoraggio. Il Professional
del Servizio Istruzione è posto in quiescenza dal 21/12/2009.
Con la DGR n. 1377/2010 “Revisione dell'assetto organizzativo di alcune Direzioni Generali”
sono state modificate le denominazioni ed aggiornate le declaratorie di alcuni Servizi (la
declaratoria del Servizio “Gestione e controllo delle attività realizzate nell’ambito delle politiche
della formazione e del lavoro” è stata successivamente integrata nella DGR 1950/2010).
19
SERV. PROGRAMMAZIONE, VALUTAZIONE E INTERVENTI REGIONALI NELL’AMBITO
DELLE POLITICHE DELLA FORMAZIONE E DEL LAVORO
• PO: presidio dei processi di attuazione degli interventi: procedure e relativi atti
• PO: presidio dei processi di programmazione di politiche e di risorse
• PO: coordinamento interistituzionale per la programmazione del FSE
SERV.GESTIONE E CONTROLLO DELLE ATTIVITÀ REALIZZATE NELL’AMBITO DELLE
POLITICHE DELLA FORMAZIONE E DEL LAVORO
• PO: attività di controllo amministrativo e di regolarità dell'esecuzione dei progetti
finanziati
• PO: struttura di controllo di I livello
• PO: coordinamento delle procedure dell’Autorità di gestione e controlli di sistema
Organismi Intermedi
• PO: coordinamento delle “Irregolarità comunitarie”: sezione raccolta dati di controllo
• PO: coordinamento e monitoraggio della gestione delle attività finanziate
• PO: coordinamento tecnico e amministrativo degli atti, dei pagamenti, delle fideiussioni e
delle restituzioni.
SERV. MONITORAGGIO E COORDINAMENTO DEI SISTEMI INFORMATIVI
DELL'ISTRUZIONE, DELLA FORMAZIONE E DEL LAVORO
• PO: sviluppo analisi sistema informativo lavoro
• PO: sviluppo informativo a supporto del Programma Operativo FSE
• PO: sistema informativo istruzione
SERV. LAVORO
• PO: osservatorio regionale del mercato del lavoro
• PO: il sistema dell'apprendistato
• PO: sviluppo e implementazione delle statistiche del lavoro
• PO: presidio e qualificazione del sistema regionale dei servizi per il lavoro
• PO: il sistema degli ammortizzatori sociali e le politiche attive del lavoro
• PO: incentivi per il lavoro e vouchers conciliativi
• PO: integrazione lavorativa dei migranti
SERV. FORMAZIONE PROFESSIONALE
• PO: accreditamento e autorizzazione degli organismi gestori di attività formative
• PO: qualifiche, standard professionali e standard formativi
• PO: Certificazione di competenze e sistemi di supporto alle decisioni
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SERV. ISTRUZIONE E INTEGRAZIONE FRA I SISTEMI FORMATIVI
• PO: diritto allo studio scolastico
• PO: diritto allo studio universitario
• PO: poli tecnici
• PO: istruzione
• PO: sostegno autonomia scolastica e arricchimento offerta formativa
L’organigramma dell’Autorità di Gestione con l’elencazione degli Organismi Intermedi è di
seguito rappresentato.
In Allegato 1 sono presentati gli organigrammi dei singoli servizi che compongono l’Autorità di
Gestione.
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2.2.2. Procedure scritte elaborate per il personale dell'Autorità di
Gestione/degli organismi intermedi (data e riferimento)
Come anticipato al punto 1.4, la Regione Emilia-Romagna ha redatto le “Disposizioni in merito
alla programmazione e gestione delle attività formative e delle politiche attive del lavoro
(comprensivo delle disposizioni di cui al Capo II, sezione III della L.R. 12/03)” condivise con le
Amministrazioni Provinciali, le parti sociali e gli enti del sistema, approvate con DGR n.
140/2008 e successivamente oggetto di revisione mediante la DGR 105/2010 e s.m.i.
Tale documento rappresenta la base di riferimento per l’ attuazione del Programma Operativo
Regionale FSE 2007-2013 sia per la Regione, in qualità di Autorità di gestione, sia per gli
Organismi Intermedi.
Le “Disposizioni”, allegate alla presente, sono articolate secondo il seguente indice:
TITOLO I - INTRODUZIONE 1. PREMESSA 2. FINANZIAMENTO DELLE ATTIVITÀ 2.1. Descrizione delle attività oggetto di avviso pubblico 2.2. Descrizione delle attività e servizi oggetto di appalto pubblico di servizio TITOLO II - PROCEDURE DI AFFIDAMENTO E SELEZIONE 3. OPERAZIONI FINANZIABILI 3.1. Operazioni e progetti 3.2. Appalti di servizio 3.2.1. Contenuti minimi degli appalti 3.2.2. Selezione delle operazioni 3.3. Avvisi di diritto pubblico per la selezione delle operazioni 3.3.1. Contenuti minimi degli avvisi 3.3.2. Selezione delle operazioni 3.4. Avvisi di diritto pubblico per la selezione di soggetti attuatori 4. SOSTEGNO ALLA DOMANDA INDIVIDUALE 4.1. Assegni formativi 4.1.1. Contenuti minimi degli avvisi 4.1.2. Selezione delle candidature 4.2. Voucher di servizio 5. ATTIVITÀ E SERVIZI AUTORIZZATI 5.1. Avvisi di diritto pubblico per l’autorizzazione di attività formative non finanziate e finalizzate al conseguimento di un certificato di qualifica o certificato di competenze 5.1.1. Contenuti minimi degli avvisi 5.1.2. Individuazione delle operazioni autorizzate 5.2. Interventi formativi identificati come "Formazione Regolamentata” 5.2.1. Contenuti minimi degli avvisi 5.2.2. Individuazione delle operazioni autorizzate 5.3. Autorizzazione del Servizio di formalizzazione e certificazione TITOLO III - PROCEDURE DI ATTUAZIONE 6. OPERAZIONI SELEZIONATE CON APPALTI DI SERVIZIO 6.1. Norme per l’attuazione 6.2. Modalità di erogazione dei finanziamenti 6.3. Flussi informativi e documentali 6.4. Sistema dei controlli
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7. OPERAZIONI SELEZIONATE E FINANZIATE TRAMITE AVVISI 7.1. Norme generali per l’attuazione 7.1.1. Requisiti di accesso alle attività formative e selezione dei partecipanti 7.1.2. Durata dei corsi ed orari di svolgimento 7.1.3. Frequenza alle attività 7.1.4. Modalità didattiche 7.1.5. Coordinamento didattico organizzativo e tutoraggio 7.1.6. Materiale didattico prodotto nell’ambito di progetti finanziati 7.1.7. Valutazione degli apprendimenti 7.2. Norme finanziarie 7.2.1. Regole di finanziamento di un’operazione 7.2.2. Parametri di costo 7.2.3. Voci di costo e articolazione dei preventivi 7.2.4. Regole di ammissibilità rendicontuale dei costi 7.2.4.1.Principi generali 7.2.4.2.Costi diretti 7.2.4.3.Costi indiretti 7.2.4.4.Costi indiretti su base forfettaria 7.2.4.5.Tipologie di costi non ammissibili 7.2.4.6.Documentazione dei costi 7.2.4.7.Massimali di costo 7.2.4.8.Ricavato delle vendite dei prodotti realizzati 7.2.5. Modalità di erogazione dei finanziamenti 7.3. Flussi informativi e documentali: avanzamento fisico e finanziario 7.3.1. Fase di avvio e gestione delle operazioni 7.3.2. Fase di realizzazione dell’attività 7.3.3. Conclusione delle attività 7.3.4. Diffusione dei risultati 7.4. Variazioni progettuali 7.4.1. Variazioni finanziarie 7.5. Sistema dei controlli 7.5.1. Tipologie di controllo 7.5.2. Metodologia campionaria e analisi del rischio 8. ASSEGNI INDIVIDUALI 8.1. Norme per l’attuazione 8.2. Modalità di erogazione 8.3. Flussi informativi e documentali 8.4. Sistema dei controlli 9. OPERAZIONI NON FINANZIATE AUTORIZZATE TRAMITE AVVISI 9.1. Norme generali per l’attuazione 9.1.1. Requisiti di accesso alle attività formative 9.1.2. Specifiche relative alla durata 9.1.3. Frequenza alle attività 9.1.4. Coordinamento didattico organizzativo e tutoraggio 9.1.5. Valutazione degli apprendimenti 9.2. Flussi informativi e documentali 9.2.1. Fase di avvio e gestione delle operazioni 9.2.2. Fase di realizzazione dell’attività 9.2.3. Conclusione dell’operazione 9.3. Variazioni in corso d’opera 9.4. Sistema dei controlli sulle operazioni autorizzate 9.4.1. Tipologie di controllo 9.5. Sistema dei Controlli sui soggetti autorizzati TITOLO IV - DISPOSIZIONI GENERALI 10. TIPOLOGIE D’AZIONE: DEFINIZIONE E STANDARD
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11. ACCREDITAMENTO E AUTORIZZAZIONI 11.1. Accreditamento 11.2. Autorizzazione soggetti attuatori 12. STANDARD PROFESSIONALI, DI CERTIFICAZIONE E FORMATIVI 12.1. Il Sistema Regionale delle Qualifiche (SRQ) 12.1.1.Progettazione ed attuazione di attività formative finalizzate all’acquisizione di un certificato di qualifica professionale e di competenze 12.1.2.Riconoscimento crediti 12.2. Il Sistema Regionale di Formalizzazione e Certificazione 12.2.1.Principi per la copertura dei ruoli previsti dal SRFC da parte delle persone inserite negli elenchi regionali 12.2.2.Progettazione ed attuazione dell’SRFC 12.3. I percorsi afferenti i profili regolamentati 13. INFORMAZIONE E PUBBLICITÀ DEGLI INTERVENTI 14. AIUTI DI STATO 15. DIRITTI E RESPONSABILITÀ DEI SOGGETTI ATTUATORI 15.1. Definizione di Partenariato 15.2. Definizione di delega 15.3. Mera fornitura di beni e servizi non caratteristici 15.4. Procedure di affidamento di beni e servizi a soggetti terzi 16. STANDARD INFORMATIVI ED INFORMATICI 17. SISTEMI DI GESTIONE E CONTROLLO 18. IRREGOLARITÀ E SANZIONI 18.1. Sospensione cautelativa dell’erogazione del finanziamento 18.2. Procedure di recupero 18.3. Soppressioni 18.4. Obblighi di comunicazione delle irregolarità 19. SISTEMA DI RELAZIONE TRA REGIONE E ORGANISMI INTERMEDI 19.1. Gli organismi intermedi per l’attuazione del Programma Operativo Fondo Sociale Europeo 20. NORME TRANSITORIE E FINALI
In particolare si precisa che con DGR 1428 del 27 settembre 2010 le Disposizioni attuative di cui
alla DGR 105/2010 sono state così integrate:
• TITOLO II – “Procedure di affidamento e selezione” - Capitolo 3 - “Operazioni finanziabili”,
parte del paragrafo 3.3. Avvisi di diritto pubblico per la selezione delle operazioni;
• TITOLO III – “Procedure di Attuazione” – Capitolo 7 – “Operazioni selezionate e finanziate
tramite avvisi”, parte dei seguenti paragrafi: 7.2. Norme finanziarie; 7.3. Flussi informativi e
documentali: avanzamento fisico e finanziario e 7.5. Sistema dei controlli;
• TITOLO IV - “Disposizioni generali”, - Capitolo 10 - “Tipologie di azione: definizione e
standard” e Capitolo 15 - “Diritti e responsabilità dei soggetti attuatori”, relativamente a
quest’ultimo capitolo parte dei seguente paragrafi: 15.1. Definizione di partenariato e 15.2.
Definizione di delega.
Tali procedure sono ulteriormente approfondite nel “Manuale delle procedure dell’Autorità di
Gestione”, allegato al presente documento, che costituisce un aggiornamento del “Manuale di
Qualità della Direzione Generale Cultura Formazione Lavoro della Regione Emilia-Romagna” che
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costituiva la base di riferimento dei sistema di gestione e controllo della Programmazione FSE
2000-2006.
Tale manuale è stato adottato in revisione 3 con determinazione dirigenziale n. 15057 del 23
dicembre 2010 nella quale è altresì specificato:
• che il suddetto manuale costituirà riferimento operativo, anche per gli Organismi
Intermedi, i quali potranno adottare propri Manuali procedurali non in contrasto con il
richiamato Manuale dell’Autorità di Gestione al fine di declinare con un maggior grado di
dettaglio e specificità le proprie procedure interne;
• che il Manuale potrà essere revisionato, di norma, annualmente, in funzione di particolari
esigenze operative o per finalità indirizzate all’efficienza e alla semplificazione.
Il manuale comprende le seguenti procedure:
1. Procedure di affidamento e selezione
2. Valutazione della domanda di Accreditamento e gestione dell’Accreditamento
3. Controlli amministrativi di gestione
4. Controlli di I° livello
5. Liquidazione finanziamenti
6. Monitoraggio
7. Circuito finanziario
8. Analisi del rischio e campionamento
9. Gestione delle irregolarità e recuperi
10. Comunicazioni con AdC e AdA
11. Rapporti con O.I.
12. Verifiche nel caso in cui la PA e’ soggetto beneficiario
13. Gestione e controllo delle politiche anticrisi
Ogni procedura descrive modalità, tempi, responsabilità e luoghi di conservazione della
documentazione.
Si sottolinea come nel capitolo 17 “Sistemi di Gestione e controllo” delle Disposizioni attuative di
cui alla DGR 105/2010 e s.m.i. siano già indicate le finalità del Manuale, la periodicità del suo
aggiornamento, nonché le modalità di relazione con gli OI. Questo aspetto è ribadito nella
procedura 11 del suddetto Manuale, che individua i flussi informativi tra AdG e OI, oltre agli
obblighi della delega e le modalità di controllo dell’AdG sugli OO.II.
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Un ulteriore elemento qualificante le modalità di lavoro e le competenze del personale
dell’Autorità di Gestione è rappresentato dall’attenzione posta dalla Regione alle attività
formative del personale della Direzione Cultura, Formazione e lavoro.
In particolare si allega il programma del percorso formativo svolto sulla nuova programmazione
comunitaria 2007-2013 dai funzionari regionali con l’obiettivo di trasmettere loro:
• il nuovo quadro di riferimento normativo e del contesto comunitario;
• capacità di interpretazione e applicazione della normativa in un’ottica di applicazione
snella e semplificata dei processi di gestione e di controllo delle risorse comunitarie.
2.2.3. Descrizione delle procedure di selezione e di approvazione delle
operazioni nonché delle procedure destinate a garantirne la conformità alle
norme comunitarie e nazionali applicabili per l'intero periodo di attuazione
(articolo 60, lettera a) del regolamento (CE) n. 1083/2006)
L’Autorità di Gestione ricorre sempre a procedure aperte per la selezione dei progetti relativi ad
attività formative da finanziare. Al fine di garantire la qualità delle azioni finanziate agli utenti,
l'accesso ai finanziamenti per le attività formative - fermo restando il rispetto delle norme in
materia di concorrenza - è in linea con il sistema di accreditamento, secondo la normativa
comunitaria, nazionale e regionale vigente.
Nella misura in cui le azioni finanziate danno luogo all’affidamento di appalti pubblici, si
applicano le norme in materia di appalti pubblici richiamate nel paragrafo 5.5 del POR FSE
2007-2013, nel rispetto delle direttive comunitarie e nazionali in materia di appalti, ivi compresa
la giurisprudenza europea in materia.
Nel rispetto delle norme e dei principi nazionali e comunitari in materia di appalti pubblici e di
concessioni, eventuali situazioni specifiche di rilevanza generale sono preventivamente
esaminate e sottoposte all'approvazione del Comitato nazionale del QSN dedicato alle risorse
umane, d’intesa con la Commissione Europea. Laddove abbiano una dimensione solo regionale,
sono preventivamente esaminate e sottoposte all’approvazione del Comitato di Sorveglianza del
Programma Operativo, d'intesa con la Commissione Europea.
L’Autorità di Gestione del FSE, nelle “Disposizioni” di cui alla DGR 105/2010 e s.m.i., ha
disciplinato lo svolgimento delle attività di selezione ed approvazione dei progetti a seconda
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della tipologia delle iniziative (appalti, avvisi, voucher)1, definendo, per ciascuna, le rispettive
procedure di selezione e criteri assicurando il rispetto delle norme comunitarie e nazionali in
materia di appalti pubblici2 e in materia di informazione e pubblicità.
In particolare per quanto concerne l’Autorità di Gestione, i capitolati tecnici e la gestione degli
appalti sono attribuiti ai servizi secondo le specifiche competenze; il servizi “Gestione e controllo
delle attività” effettua esclusivamente le attività di verifica e controllo.
Conseguentemente la separazione di cui all’art. 13.5 del Reg. di applicazione 1828/2006 e s.m.i.
è attuata a livello di servizio, quindi a livello dirigenziale.
Nelle “Disposizioni” sono riportati i criteri di selezione approvati in via provvisoria nel Comitato
di Sorveglianza 2000-2006 del 24 maggio e in via definitiva nel corso del Comitato di
Sorveglianza 2007-2013 del 31/01/2008 (vedi allegato), a garanzia dell’utilizzo degli stessi sia
dall’AdG sia da parte degli Organismi Intermedi.
Nello specifico il processo di selezione prevede le seguenti fasi:
A) Verifica di ammissibilità: prevede l’analisi dei requisiti di ammissibilità posseduti dagli
organismi che partecipano alla procedura rispetto al bando e al D.Lgs. 163/2006 (codice dei
contratti pubblici), ed in particolare al Capo II Requisiti dei partecipanti alle procedure di
affidamento, per quanto concerne gli appalti; alle indicazioni dell’avviso pubblico e comunque
dalla normative regionali per quanto non specificato;
B) Istruttoria tecnica e definizione delle graduatorie: ogni operazione in possesso dei requisiti
formali di ammissibilità viene sottoposta alla fase successiva di istruttoria tecnica sulla base di
specifici criteri di valutazione.
1 Nella procedura 01 del manuale sono presenti ulteriori specifiche di dettaglio relative all’affidamento e selezione di soggetti per la costruzione di cataloghi, per la realizzazione di attività formative nell’ambito di percorsi a qualifica, e per l’affidamento di incarichi (incarichi professionali a collaboratori esterni e/o interni secondo quanto previsto dall’art. 9 comma 2 del DPR 196/2008). 2 Per la Regione Emilia-Romagna gli appalti di beni e servizi sono gestiti tramite l’Agenzia Regionale Intercent – ER, Agenzia regionale di sviluppo dei mercati telematici – che costituisce una nuova modalità per gestire gli acquisti di beni e servizi attraverso strumenti telematici innovativi. Intercent-ER, oltre a sviluppare iniziative indirizzate a tutte le Amministrazioni della Regione Emilia-Romagna, ha il compito di espletare gare in nome e per conto dell'Ente Regione Emilia-Romagna e di altri enti che abbiano stipulato accordi di servizio. I diversi Assessorati/Direzioni/Servizi della Regione, mantengono il ruolo di definizione dei contenuti delle gare sulle base dei loro fabbisogni, ma delegano ad Intercent-ER le procedure di gestione delle gare.
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Nel caso degli appalti, il riferimento è:
il Decreto Legislativo 163/2006 (Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e
forniture in attuazione delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE), che alla sez. V “Criteri
di selezione delle offerte e verifica delle offerte anormalmente basse” e, più nello
specifico, agli artt. 82 e 83 descrive le due metodologie possibili di assegnazione di
appalti: “Criterio del prezzo più basso” (art. 82) e “Criterio dell’offerta economicamente
più vantaggiosa” (art. 83);
la Circolare del Dipartimento delle Politiche Comunitarie della Presidenza del Consiglio
dei Ministri dell’1 marzo 2007, riguardante i principi da applicare, da parte delle stazioni
appaltanti, nella scelta dei criteri di selezione e di aggiudicazione di un appalto pubblico
di servizi.
Nel caso degli avvisi in concessione si rimanda ai criteri di selezione delle operazione di cui
sopra. Si sottolinea la partecipazione al processo di istruttoria di nuclei di valutazione,
formalizzati con atto dell’Amministrazione competente.
C) Presentazione degli esiti della selezione: gli esiti della selezione sono sottoposti
all’approvazione degli organi competenti, entro 60 giorni dalla scadenza dei termini per la
presentazione delle candidature e comunque, se il numero e la complessità delle operazioni
pervenute richieda tempi più lunghi, non oltre i 120 giorni. Gli esiti dell’istruttoria verranno
pubblicati sul siti della formazione della Regione e degli Organismi Intermedi, sul Bollettino
Ufficiale della Regione e/o Albi pretori delle Amministrazioni provinciali.
Si ricorda, inoltre, che la valutazione e le procedure di approvazione sono gestite dai funzionari
regionali e degli Organismi Intermedi con il supporto del Sistema Informativo, che prevede una
specifica sezione relativamente a queste fasi, in cui sono registrate le schede di valutazione e gli
esiti della selezione e dell’approvazione (vedi successivo capitolo 6).
Nell’“Accordo” di cui alla DGR n. 680/2007 è specificato che, “nell’ambito dell’assistenza tecnica,
è attivato un servizio specifico di supporto a Regione e Province sulle procedure di accesso
finalizzato alla verifica del rispetto delle condizioni di finanziabilità poste dai nuovi Regolamenti
Comunitari”.
Il Servizio Programmazione e Valutazione progetti ha redatto e diffuso a tutti gli OI un bando
standard contenente gli elementi minimi presenti nelle “Disposizioni” ma descritti in modo più
dettagliato.
Inoltre, svolge la verifica tecnica degli avvisi sia degli OI sia degli altri servizi dell’AdG che
attuano la programmazione per le azioni di competenza (Servizio “Formazione Professionale”,
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Servizio “Istruzione e integrazione fra i sistemi formativi” e Servizio “ Lavoro”), al fine di
valutarne la coerenza con i regolamenti comunitari, l’ammissibilità delle azioni e il rispetto dei
criteri di selezione delle operazioni.
Per tale attività il Servizio Programmazione e Valutazione progetti si avvarrà di una struttura di
Assistenza tecnica.
RIFERIMENTI PER APPROFONDIMENTI:
• Disposizioni: Titolo II rispetto alle procedure di affidamento e selezione delle operazioni;
capitolo 13 rispetto all’”Informazione e pubblicità”; capitolo 14 rispetto agli “Aiuti di
stato”.
• Pista di controllo: Macroprocessi “Formazione”, “Acquisizione di beni e servizi”,
“Erogazione di voucher” - Processo “Selezione ed approvazione”;
• Manuale Procedure dell’AdG: Procedura 1 “Selezione e approvazione delle operazioni “ e
relativi allegati.
2.2.4. Verifica delle operazioni (Articolo 60, lettera b) del regolamento
(CE) n. 1083/2006 del Consiglio)
L’Autorità di Gestione, ai sensi dell’art. 60 del Reg. Generale 1083/2006 e s.m.i., nell’ambito del
sistema dei controlli integrato, esegue verifiche sulle operazioni e sui beneficiari per tutto il
periodo di attuazione del Programma.
All’interno della struttura dell’AdG, gli organismi deputati allo svolgimento delle verifiche di cui
all’art. 60 lett. b) del regolamento generale sono tre Posizioni Organizzative del Servizio
“Gestione e Controllo delle attività realizzate nell’ambito delle politiche della formazione e del
lavoro”, nello specifico:
• la PO “Attività di controllo amministrativo e di regolarità dell’esecuzioni dei progetti
finanziati”;
• la PO “Struttura controllo di I° livello ;
• la PO “Coordinamento delle procedure dell’Autorità di Gestione e Controlli di Sistema
Organismi Intermedi;
La separazione delle funzioni di gestione e controllo è garantita dalla struttura organizzativa
come da determina n. 2874/2008 in allegato.
Le nuove declaratorie delle Posizioni organizzative risultano dalla determina n.1528/2009 del
4.03.2009.
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Nello svolgimento delle proprie attività, l’Autorità di Gestione si avvale del supporto di specifiche
strutture di assistenza tecnica.
Per tutte le operazioni aggiudicate tramite appalto, si prevedono controlli volti a verificare che i
servizi acquisiti siano forniti conformemente al capitolato di gara e con il pieno rispetto delle
normative nazionali e comunitarie.
Si sottolinea come, all’interno dell’AdG, il Servizio “Gestione, controllo delle attività realizzate
nell’ambito delle politiche della formazione e del lavoro” non ha funzioni programmatorie
rispetto agli appalti, ma si occupa della verifica della corretta applicazione dell’iter
amministrativo e contabile di gestione degli appalti programmati dagli altri Servizi dell’AdG,
come sotto specificato.
In fase di realizzazione/esecuzione degli appalti, il Servizio beneficiario dell’attività oggetto
dell’appalto prima di procedere all’erogazione dei pagamenti effettua verifiche amministrative
sulle relazioni di stato di avanzamento dei lavori, sulla corrispondenza delle
attività/prodotti/servizi rispetto al capitolato e su eventuali materiali intermedi consegnati. In
particolare accerta:
• il rispetto dei tempi richiesti dal capitolato di gara per l’erogazione del servizio;
• la corretta esecuzione delle attività previste;
• la conformità degli elaborati/prodotti/servizi consegnati alle previsioni del capitolato di
gara;
• nel caso di progetti a corpo, la realizzazione delle fasi previste dal progetto o operazione
e le giornate uomo impiegate.
Il Servizio dell’AdG beneficiario dell’attività oggetto dell’appalto procede con la liquidazione della
fattura e comunica al Servizio Gestione, Controllo delle attività realizzate nell’ambito delle
politiche della formazione e del lavoro la conformità delle attività/prodotti/servizi e la regolarità
del pagamento effettuato tramite il sistema informativo.
Nei casi di operazioni assegnate con procedura d’appalto che abbiano come beneficiari gli OI o
un Servizio dell’AdG, l’AdG attraverso la PO “Coordinamento delle procedure dell’Autorità di
Gestione e Controlli di Sistema Organismi Intermedi” e secondo le PO.12_”Verifiche nel caso in
cui la PA è soggetto beneficiario” e la PO.7_ Circuito finanziario procederà alla validazione dei
dati derivanti dai controlli effettuati dagli uffici competenti per ciascun O.I. e per ciascun
Servizio dell’AdG.
Nel caso in cui l’operazione preveda l’erogazione di servizi ad utenti dovranno essere condotte
verifiche di conformità in loco.
Per le operazioni che si configurano come assegni individuali, il destinatario del voucher e
l’erogatore del servizio devono garantire una corretta ed efficace gestione dei voucher. A tal
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fine, l’Amministrazione potrà effettuare visite e verifiche nelle diverse fasi di svolgimento delle
attività (ex ante, in itinere) o successive al termine delle attività stesse (ex post). Nel dettaglio:
Controllo di gestione degli adempimenti amministrativi e finanziari riguardanti l’attività
Si tratta del controllo di conformità in itinere degli adempimenti di comunicazione relativi al
monitoraggio fisico di avanzamento dei lavori all’avvio, in itinere ed al termine delle attività,
finalizzato all’esame di conforme esecuzione delle attività previste.
Verifiche ispettive di conformità di esecuzione
Sono effettuate senza preavviso, su un campione del 5% dei progetti presso le sedi
operative/formative e sono finalizzate al riscontro dell’effettivo e regolare svolgimento delle
attività. Durante il controllo viene somministrato un questionario di gradimento ai frequentanti
la cui elaborazione statistica viene effettuata al raggiungimento della percentuale di controlli
prevista.
Verifica di corrispondenza standard formativi
Su un campione dei voucher erogati è effettuata la verifica di conformità di esecuzione circa il
rispetto degli standard operativi/formativi di realizzazione delle attività, definiti nell’operazione
formativa approvata. Ciò in particolare per quanto concerne professionalità e risorse strumentali
impiegate. La verifica viene realizzata attraverso la somministrazione di un questionario
all’utente (anche attraverso modalità informatica a mezzo posta elettronica) e l’eventuale
confronto degli esiti negativi con l’ente erogatore responsabile del servizio. Tale verifica è
effettuata in stretto collegamento con gli uffici di programmazione dell’Amministrazione
responsabile del sistema di gestione del catalogo di riferimento.
Verifica finale
La verifica avviene su base campionaria (almeno per il 5%) ed è finalizzata al controllo
rendicontuale della effettiva frequenza alle attività formative erogate attraverso voucher e delle
eventuali spese vive sostenute dai destinatari. Tale verifica è effettuata su tutti i voucher
conclusi per i quali l’AdG ha erogato il saldo. Il controllo consiste in una verifica in loco presso i
soggetti attuatori volta a verificare attraverso l’esame documentale dei registri e/o delle schede
individuali di presenza, l’effettiva erogazione del servizio formativo dichiarato. Il controllo dei
voucher prosegue poi con la verifica dell’ammissibilità delle eventuali spese vive, se previste,
presentate a rimborso.
Per ogni voucher campionato e controllato viene redatto apposito Verbale del controllo.
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Per le operazioni approvate tramite avvisi in concessione, con riferimento ai beneficiari, l’AdG
si assicura che questi dispongano di un sistema di contabilità separata o di una codificazione
contabile adeguata per le transazioni relative alle singole operazioni. Per le attività formative,
conformemente ai dispositivi regionali in materia di accreditamento ed in attuazione del D.M.
166/2001, verifica anche l’esistenza degli standard specifici di riferimento.
Riguardo alle operazioni, si illustrano in dettaglio le modalità di verifica previste per tutto il
periodo di attuazione del programma. Si precisa che, così come disposto dall’art. 13 del
Regolamento (CE) n. 1828/2006 e s.m.i., l’Autorità di Gestione è tenuta ad effettuare verifiche
che consentono di accertare che: le spese dichiarate siano reali, i prodotti e i servizi siano stati
forniti conformemente alla decisione di approvazione, le domande di rimborso del beneficiario
siano corrette; le operazioni e le spese siano conformi alle norme comunitarie e nazionali; le
spese non siano state finanziate anche da altri programmi nazionali o comunitari o da altri
periodi di programmazione.
Fase/momento
Sede di realizzazione dei controlli
In ufficio In loco
Fase di avvio
1a) Controlli di conformità amministrativa: controlli di correttezza, completezza e
conformità rispetto all’operazione approvata di quanto contenuto
nelle comunicazioni di avvio
In corso di esecuzione
1b) Controlli di conformità amministrativa: controlli di conformità/correttezza nella
realizzazione rispetto all’attività approvata e ai relativi adempimenti previsti
2) Controllo di conformità e regolarità di esecuzione
Al ricevimento delle domande di rimborso
3) Verifica contabile amministrativa sul 100% delle
domande di rimborso
4) Verifica campionaria in itinere sulle domande di
rimborso
100%
DELLE OPERAZIONI
Al termine dell'attività 5) Controllo della documentazione
probante l’attività realizzata e Definizione del Valore Maturato
6) Verifica delle domande di rimborso su operazioni non campionate in itinere
Alla fine dell'esercizio contabile in cui termina
l'operazione
7) Validazione contabile di fine esercizio mediante
verifica di conformità degli allegati al bilancio di
esercizio
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Fase/momento
Sede di realizzazione dei controlli
In ufficio In loco
Alla chiusura amministrativa dell'operazione
8) Controllo del rendiconto
e definizione del saldo finanziario
Nello schema che precede i controlli sono suddivisi a seconda:
• della fase o momento di realizzazione dell’operazione in cui avviene il controllo;
• della sede in cui avviene il controllo (uffici regionali o in loco presso il beneficiario).
Le tipologie di verifiche attuate dall’Adg (da 1 a 8) sono di seguito esplicitate:
Controlli Amministrativi di Gestione: hanno come obiettivo verificare il rispetto della
realizzazione dell’operazione con la previsione progettuale e garantire il corretto impiego dei
finanziamenti lungo tutto l’arco di svolgimento dell’operazione. Tali controlli si suddividono in:
1) Controlli di conformità amministrativa effettuati sul 100% delle operazioni attraverso
riscontri e verifiche di merito sull’avanzamento fisico-tecnico delle operazioni e relativo esame
degli adempimenti amministrativi richiesti al beneficiario. In caso di operazioni finanziate a costi
unitari standard, i controlli del presente punto non hanno a riferimento i preventivi economici di
dettaglio in quanto non previsti;
2) Controlli di conformità e regolarità di esecuzione svolti in loco su un campione di
operazioni (controlli effettuati sul 15% delle operazioni campionate su bandi provinciali, e sul
30% delle operazioni totali approvate con bandi regionali per operazioni a costi reali e il 15%
del totale della spesa richiesta a titolo di rimborso per le operazioni a costi standard) hanno
l’obiettivo di accertare in loco che l’attività venga svolta correttamente e che vi sia piena
corrispondenza fra l’operazione approvata e quella effettivamente realizzata, sia con riferimento
ai parametri fisico tecnici descrittivi del progetto, sia con riferimento ai requisiti di ammissibilità.
In caso di operazioni finanziate a costi unitari standard, tali controlli sono ulteriormente
finalizzati ad assicurare la corrispondenza dell’avanzamento fisico dichiarato nell’ultima
domanda di rimborso presentata rispettivamente con i calendari inviati e con le registrazioni
ufficiali. Nel caso in cui l’avanzamento dichiarato risulti superiore a quello effettivo sarà attuata
una rettifica finanziaria ai fini della certificazione di spesa e verrà decurtata la quota finanziaria
eccedente rispetto all’effettiva realizzazione a titolo definitivo.
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Controlli Amministrativo Contabili: hanno per oggetto la verifica in itinere e finale della
regolarità delle richieste di rimborso e la verifica di conformità economico-finanziaria relativa
alla realizzazione dell’operazione:
3) Verifica contabile amministrativa sulle domande di rimborso:
Nel caso di operazioni finanziate a costi reali, è effettuato sul 100% delle domande di rimborso
inviate telematicamente sotto forma di elenchi estratti dalle contabilità analitiche separate del
soggetto attuatore e documenti in formato digitale di un 15% delle spese giustificate da fatture.
Il controllo a campione delle fatture mediante acquisizione di copia del 15% delle spese è
giustificato da un controllo in loco al 100% delle operazioni e dal controllo finale mediante gli
allegati al bilancio d’esercizio per la validazione del rendiconto effettuato sul 100% delle
operazioni.
In caso di operazioni finanziate a costi unitari standard, il controllo è effettuato sul 100% delle
domande di rimborso periodiche inviate telematicamente dal beneficiario. Tali domande di
rimborso sono presentate in forma di valorizzazione progressiva degli indicatori di
servizio/prodotto realizzate nell’ambito di ciascun progetto interessato, alla data della
presentazione, effettuata ai valori di costo standard per le stesse previste.
L’esito positivo di questo controllo è condizione necessaria per il pagamento del contributo al
beneficiario. Il controllo ha l’obiettivo di verificare l’ammissibilità contabile amministrativa delle
spese elencate nelle domande di pagamento, comunicate periodicamente per via telematica
all’Amministrazione dall’ente beneficiario con riferimento alle singole operazioni. Il controllo di
avanzamento economico delle spese certificate è esaminato anche con riferimento al preventivo
approvato ed agli scostamenti massimi ammissibili.
Il dettaglio di tale verifica è riportato nel paragrafo seguente 2.2.5 relativo al “Trattamento delle
domande di rimborso”.
4) Verifica campionaria in itinere sulle domande di rimborso: si tratta di un controllo in
loco a carattere documentale e contabile effettuato sui giustificativi probanti delle spese
elencate nelle domande di pagamento presentate dei beneficiari. La verifica è effettuata per un
campione di operazioni estratto sulla base della metodologia statistica elaborata in base
all’analisi del rischio associata a ciascun beneficiario e risultante dagli esiti delle diverse forme di
controllo intervenute sulle operazioni di sua titolarità. Le operazioni sono campionate su base
bimestrale, vale dire prendendo a riferimento l’universo delle domande di rimborso presentate e
controllate nel bimestre di riferimento.
Il controllo ha per oggetto le spese dell’operazione ricomprese nella domanda di pagamento
campionata (dai documenti di spesa con data di pagamento più recente fino a concorrenza di
Pagina n. 35
un importo di imputazioni complessive almeno pari alla differenza tra totale del progressivo di
spese della domanda di rimborso ed il totale di spese già certificato) ed è effettuato sulla base
della documentazione probante presentata in originale o in forma equivalente.
La verifica comprende anche l’accertamento dell'esistenza di un sistema di contabilità separata
o una codificazione contabile adeguata per tutte le transazioni relative all'operazione.
In caso di operazioni finanziate a costi unitari standard, il controllo verrà effettuato
contestualmente alla realizzazione dei controlli campionari di Conformità e regolarità
dell’esecuzione.
5) Controllo della documentazione probante l’attività realizzata e Definizione del
Valore Maturato:
Nel caso di operazioni finanziate a costi reali, il controllo ha per oggetto le registrazioni ufficiali
relative all’attività svolta ed è finalizzato a definire il valore maturato e cioè l’importo massimo
riconoscibile in sede di rendiconto finale della spesa ed è effettuato sul 100% delle operazioni.
Per le operazioni finanziate a costi standard, il controllo ha per oggetto le registrazioni ufficiali
relative all’attività svolta ed è finalizzato a definire il valore maturato e cioè il valore economico
corrispondente alle unità di servizio/prodotto rese misurate a costi standard come risultante in
sede di verifica finale di conforme realizzazione dell’attività finanziata.
6) Verifica delle domande di rimborso su operazioni non campionate in itinere: si
tratta di un controllo documentale e contabile effettuato sui giustificativi originali relativi alle
spese elencate nella domanda di pagamento presentata dai beneficiari al termine dell’attività.
La verifica è effettuata con riferimento a tutte le operazioni non ancora controllate in itinere ed
è di norma realizzata attraverso verifiche in loco organizzate in modo da ridurre al minimo gli
incontri (accorpando i controlli di più operazioni nell’ambito della medesima sessione di
controllo).
La verifica comprende anche l’accertamento dell'esistenza di un sistema di contabilità separata
o una codificazione contabile adeguata per tutte le transazioni relative all'operazione.
Il controllo ha per oggetto giustificativi di spesa in originale od in forma equivalente relativi a
costi diretti per almeno il 20% del progressivo al termine dell’attività, escludendo di norma le
spese già esaminate in copia o pdf in verifica amministrativa di cui al punto 4) ed è effettuato
sul 100% delle operazioni non campionate in itinere.
A seguito di tale controllo si definisce il saldo finanziario da erogare.
Si sottolinea, che con i controlli in itinere e al termine dell’attività di cui ai punti 4) e
6), si garantisce il controllo in loco del 100% delle operazioni.
Pagina n. 36
7) Validazione contabile di fine esercizio: l’obiettivo di tale controllo è quello di verificare
le risultanze rendicontuali delle spese elencate nelle domande di rimborso dai soggetti gestori
accreditati con riferimento all’esercizio amministrativo-contabile.
Tale verifica consiste dell’esame contabile e documentale di conformità degli allegati di
rendicontazione al bilancio d’esercizio ed in particolare con riferimento alla corrispondenza della
situazione contabile derivante dal bilancio riclassificato e la contabilità analitica delle operazioni.
I principali oggetti della verifica riguardano:
• la corretta determinazione ed aggiornamento a consuntivo del costo del personale e dei
costi riferiti ai centri di servizio e relativa verifica documentale (ricostruzione
documentale del costo di almeno due dipendenti e almeno 50% dei costi di un centro di
servizio);
• la conformità del criterio di ripartizione utilizzato per l’attribuzione dei costi indiretti alle
diverse attività, nel caso in cui non sia stata effettuata la scelta “a forfait” dei costi
indiretti.
8) Controllo del rendiconto e definizione del saldo finanziario: il controllo del rendiconto
consiste nell’esame generale di ammissibilità delle spese e di conformità delle fonti di
cofinanziamento dell’operazione.
La verifica prende inizio dall’esame di conformità del consuntivo dell’operazione riguardo agli
scostamenti massimi ammissibili rispetto al preventivo ed al rispetto dei massimali unitari di
costo. Segue l’esame della conformità delle fonti di cofinanziamento con particolare riguardo
alla quota privata in denaro o figurativa (mancato reddito).
Tale controllo è pertanto effettuato sul 100% delle operazioni.
In caso di operazioni finanziate a costi unitari standard, il rendiconto deve essere presentato in
forma di relazione finale sui processi e gli esiti dell’attività realizzata. Non è dovuta la
presentazione della documentazione attestante l’effettivo sostenimento dei costi. Inoltre,
l’organismo accreditato (soggetto alla presentazione degli allegati previsti in quadratura tra
contabilità generale ed analitica) non è tenuto alla distinta presentazione di centri di costo
relativo alle operazioni finanziate a costi standard.
Per tali operazioni, il controllo ha per oggetto il riepilogo fisico/finanziario complessivo
dell’operazione e l’articolazione delle fonti finanziarie a loro copertura.
L’obiettivo della verifica è quello di determinare il valore finanziario massimo maturato
dell’operazione, quale risultante degli indicatori di esito riferibili alla: durata di effettivo
svolgimento, al successo formativo riferibile all’utenza coinvolta ed alla conformità tecnico-
didattica di erogazione della formazione.
Pagina n. 37
Il sistema informativo consente la registrazione degli esiti dei controlli eseguiti sulle operazioni e
fornisce informazioni circa le verifiche eseguite (data, luogo, nominativo del controllore, ecc.).
La modulistica rispetto a tali tipologie di controllo è in corso di revisione e aggiornamento ed è
contenuta all’interno del “Manuale delle procedure dell’AdG”.
Per completezza si esplicano di seguito i criteri adottati per il campionamento delle domande di
rimborso e delle verifiche in itinere e la correlata analisi del rischio. Un maggior dettaglio è
contenuto nella specifica procedura 8 del “Manuale delle procedure dell’AdG”.
A) METODO DI CAMPIONAMENTO PER I CONTROLLI IN LOCO DELLE DOMANDE DI RIMBORSO
Operazioni finanziate a costi reali – Verifiche Contabili
L’universo di riferimento è dato dall’insieme delle domande di rimborso pervenute relative alle
operazioni assegnate tramite avvisi in concessione; il campionamento viene effettuato con
cadenza bimestrale con riferimento alle domande pervenute in ogni bimestre dell’esercizio.
Le domande di rimborso vengono stratificate per piano di riferimento (Autorità di Gestione e 9
Province).
L’estrazione del campione viene effettuata mediante software statistico, utilizzando il metodo
MUS. Tale metodo di campionamento che associa a ciascuna unità monetaria (ciascun Euro), in
un universo di transazioni monetarie, uguale probabilità di essere selezionata, garantisce che le
transazioni con un valore elevato abbiano maggiore possibilità di essere selezionate rispetto a
quelle di basso valore monetario; ogni transazione ha, infatti, una probabilità di essere
selezionata proporzionale al proprio valore monetario.
L’importo totale dei pagamenti delle operazioni presenti nel campione estratto sarà pari ad
almeno il 7% del valore complessivo degli stessi. Tale percentuale sarà garantita annualmente
anche all’interno di ogni strato.
Si precisa inoltre quanto segue:
• saranno sempre esclusi dall’universo di riferimento di campionamento le domande di
rimborso degli enti già campionati nelle precedenti due sessioni bimestrali il cui
coefficiente di rischio non sia nel medesimo periodo incrementato;
• negli ultimi due campionamenti bimestrali (31/10 e 31/12) saranno estratte,
prioritariamente, le domande di rimborso facenti capo a operazioni di enti non ancora
estratti nelle precedenti sessioni (con l’obiettivo di assicurare che ogni ente sia verificato,
in loco, almeno una volta l’anno);
• la Sovvenzione Globale sarà controllata una volta all’anno;
• saranno escluse le domande di rimborso presentate su operazioni finanziate a costi
standard.
Pagina n. 38
Operazioni finanziate a costi standard - Verifiche in loco di regolarità di esecuzione
L’universo di riferimento è dato dall’insieme delle domande di rimborso pervenute relative alle
operazioni assegnate tramite avvisi in concessione, finanziate a costi standard.
Il campionamento viene effettuato con cadenza trimestrale con riferimento alle domande
pervenute nel periodo, controllate e validate dalla P.A..
Il metodo utilizzato è quello relativo al campionamento casuale semplice.
Tutte le domande di rimborso pervenute saranno stratificate per piano di riferimento (9
province e piano regionale) e per riferimento dell’operazione cui si riferiscono fino alla
concorrenza del 15 % del totale della spesa richiesta a titolo di rimborso. Poiché ogni
operazione è costituita da più progetti, il controllo in loco sarà effettuato sul progetto in
svolgimento al momento della programmazione e / o su quello al quale risultano associate le
domande di rimborso di quota più elevata.
Saranno comunque verificati tutti gli enti almeno una volta all’anno.
B) VERIFICHE ISPETTIVE IN LOCO SU OPERAZIONI A COSTI REALI
L’universo di riferimento è dato dalle operazioni approvate ed avviate. L’estrazione viene
effettuata con cadenza trimestrale. Le operazioni vengono stratificate per piano di riferimento
(Autorità di Gestione e 9 Province). All’interno di ciascuno strato viene effettuata l’estrazione del
campione delle operazioni, mediante software statistico, utilizzando il campionamento casuale
semplice. La percentuale annua dei controlli deve attestarsi sul 15% delle operazioni approvate
con finanziamento FSE su bandi provinciali mentre su quelli regionali in percentuale pari al 30%
sulle operazioni approvate con tutte le tipologie di finanziamento.
C) ANALISI DEL RISCHIO
L’analisi del rischio è collegata ai controlli effettuati sulle operazioni.
Le tipologie di controllo previste sono le seguenti:
1. Controlli di conformità amministrativa di gestione;
2. Controlli di conformità e regolarità dell’esecuzione;
3. Controlli amministrativo contabili.
Ciascuna tipologia è descritta nel Manuale delle procedure dell’AdG e si sviluppa in più check-
list, vale a dire elenchi ordinati di singoli controlli elementari.
Di seguito vengono riportati i criteri individuati per la valutazione della coerenza e correttezza
della realizzazione dell’operazione. Sono validi sia per operazioni affidate mediante avviso
pubblico che nel caso di appalto.
A. Corrispondenza dei requisiti degli utenti/destinatari
Pagina n. 39
B. Correttezza degli adempimenti pubblicitari
C. Correttezza degli adempimenti amministrativi
D. Conformità /correttezza della realizzazione
E. Conformità/ammissibilità della spesa
F. Accessibilità alla documentazione
Di seguito si riportano le diverse forme di controllo associate ad una singola operazione.
RIF. PA. Operazione MAPPA DEGLI INDICATORI DI ESITO
CRITERI
Controlli di conformità
amministrativa di gestione
Controlli di conformità e
regolarità dell’esecuzione
Controlli amministrativo
contabili
Corrispondenza dei requisiti A1 A2
Correttezza adempimenti pubblicitari B1 B2 B3
Correttezza adempimenti amministrativi C1 C2 C3
Conformità correttezza della realizzazione D1 D2
Conformità ammissibilità della spesa E3
Accessibilità alla documentazione di controllo F1 F2 F3
Ogni controllo elementare previsto nelle diverse check-list implica un esito di conformità o non
conformità.
Gli esiti di non conformità possono dare luogo a diversi possibili effetti, elencati in ordine
crescente di rilevanza:
• Prescrizione;
• Decurtazione finanziaria;
• Sospensione;
• Revoca del finanziamento.
Le non conformità vengono valorizzate rispetto alla gravità dell’effetto scaturito come
evidenziato nella tabella seguente.
Pagina n. 40
Esito controllo effetto valore conforme nullo 0 non conforme prescrizione 1-14 non conforme decurtazione finanziaria 15-59 non conforme sospensione 60-239 non conforme revoca 240
Il coefficiente sarà dato dalla somma delle non conformità riscontrate sul totale delle non
conformità riscontrabili.
I controlli effettuati sulle operazioni concorrono all’individuazione di un coefficiente di rischio
dell’Ente titolare dell’operazione; il coefficiente di rischio di ogni ente sarà dato dalla media di
tutti i coefficienti di rischio calcolati per ogni operazione.
Affinché tale tasso influenzi la probabilità dell’Ente di essere estratto in un campione di
domande di rimborso si procede in questo modo:
• si assegna il peso 1 (neutrale) alla domanda di rimborso di una operazione;
• ad esso si somma il coefficiente di rischio che ha un valore da 0 a 1;
• il peso delle domande di rimborso sarà proporzionalmente crescente rispetto alla gravità
delle non conformità, fino ad arrivare a 2, che implica il raddoppiamento della propria
probabilità di essere estratto.
Come indicato all’interno della procedura 8, saranno archiviati i verbali contenenti l’esito del
campionamenti effettuati.
RIFERIMENTI PER APPROFONDIMENTI:
• Disposizioni: Paragrafi 6.4, 7.5 e 8.4;
• Pista di controllo: Macroprocesso “Formazione”, Acquisizione di beni e servizi”,
“Erogazione di voucher” - Processo “Attuazione fisica e finanziaria”;
• Manuale Procedure dell’AdG e relativi allegati: procedure 3. “Controlli amministrativi di
gestione”; 4. “Controlli di I° livello”; 5. “Liquidazione finanziamenti”; 7 “Circuito
finanziario”; 8. “Analisi del rischio e campionamento”; 11 “Rapporti con OI”; 12
“Verifiche nel caso in cui la PA e’ soggetto beneficiario ”.
2.2.5. Trattamento delle domande di rimborso
I beneficiari trasmettono all’Autorità di Gestione le richiesta di acconto ad avvio, le domande di
rimborso in itinere e di saldo, di norma per via telematica.
Pagina n. 41
Operazioni finanziate a costi reali
La verifica contabile amministrativa sulle domande di rimborso è effettuata sul 100% delle
domande di rimborso inviate telematicamente sotto forma di elenchi estratti dalle contabilità
analitiche separate del soggetto attuatore e documenti in formato digitale di un 15% delle
spese giustificate da fatture3. L’esito positivo di questo controllo è condizione necessaria per il
pagamento del contributo al beneficiario.
Il controllo ha l’obiettivo di verificare l’ammissibilità contabile amministrativa delle spese
elencate nelle domande di pagamento, comunicate periodicamente per via telematica
all’Amministrazione dall’ente beneficiario con riferimento alle singole operazioni. Il controllo di
avanzamento economico delle spese certificate è esaminato anche con riferimento al preventivo
approvato ed agli scostamenti massimi ammissibili.
Il Controllo amministrativo contabile sul 100% degli elenchi estratti dalle contabilità degli enti
accreditati, consiste nei passaggi di seguito elencati:
• esame automatico di completezza dei campi informativi di certificazione;
• esame automatico di conformità dei campi a contenuto standard codificato a
prevenzione di errori materiali o di conversione informatica (codici fiscali, partite IVA del
fornitore, campi data, codifica-voce del formulario associate alle spese elencate);
• esame automatico di conformità del totale delle spese certificate rispetto al valore
finanziario approvato (in corso d’opera) ed al valore finanziario maturato (al termine
dell’operazione, a seguito di verifica dei registri dell’attività)
• esame automatico di segnalazione casi di doppia imputazione o, più in generale, di
registrazioni multiple associate al medesimo documento di spesa per importi superiori al
relativo pagato (ricerca su identificativo documento-fornitore effettuata nell'ambito di
tutte le certificazioni del soggetto gestore disponibili a sistema);
• esame automatico di conformità delle spese relative a fornitori diversi da persone fisiche
che risultano essere in regime di delega o partenariato, come indicato in fase
progettuale o in itinere (casi di autorizzazioni); controllo che le relative spese rientrino
nei valori di affidamento previsti;
• segnalazione di spese relative a fornitori, diversi da persone fisiche, che non risultano in
regime di partnership o delega per un immediato approfondimento a fini di prevenzione
casi di spesa non ammissibile in quanto non autorizzata;
3 Si procede all’acquisizione di un campione del 15% di giustificativi di spesa in considerazione del controllo in loco sul 100% delle operazioni e del riscontro formale del rendiconto con la verifica da bilancio.
Pagina n. 42
• controllo di avanzamento economico delle spese rispetto alle previsioni
progettuali per macrovoci ed alle regole di scostamento massimo rispetto al
preventivo (compreso il rispetto del massimale percentuale dei costi indiretti,
economie di spesa previste per alcune voci di costo protette, etc.);
Al termine della verifica sopra indicata, il sistema seleziona a campione giustificativi di spesa
per un importo pari ad almeno il 15% della spesa secondo la seguente metodologia:
• fatture di soggetti in delega e/o altre fatture = Priorità alto;
• giustificativi di spesa collaboratori (note e giustificativi derivanti da collaborazioni a
progetto, occasionali) = Priorità media;
• altri giustificativi (prospetti di contabilità analitica per l’imputazione dei costi personale,
giustificativi rimborsi spese, ecc) = Priorità bassa.
Il sistema seleziona automaticamente un campione del 15% della spesa secondo le variabili
sopra definite e selezionando i giustificativi di spesa dall’importo più elevato a quello meno
elevato secondo un ordine di priorità decrescente (dal giustificativo con importo più alto al
giustificativo con importo più basso).
Tali giustificativi sono acquisiti in formato pdf o copia conforme.
Effetto finale della verifica consiste nella validazione delle singole spese elencate nella domanda
di rimborso che abbiano superato gli esami effettuati. In caso di rilevazione di non conformità in
uno o più dei passaggi di controllo sopra elencati è necessario istruire un successivo
approfondimento attraverso richiesta di ulteriore documentazione probante e verbalizzazione
specifica degli esiti. Più in generale l’esigenza di maggiori chiarimenti in tale sede può essere
soddisfatta attraverso l’attivazione di una verifica in loco.
Tutte le forme di controllo sopra indicate sono effettuate nell’ambito dell’applicativo informatico
gestionale regionale registrandone gli esiti sia in caso di conformità che di non conformità.
Il medesimo processo di controllo è applicato anche sul rendiconto analitico aggiornato con
spese quietanzate al 100% che l’ente beneficiario è tenuto a presentare a 60 gg dalla
liquidazione del saldo finanziario.
Inoltre, su un campione di domande di rimborso vengono effettuate le verifiche in loco di
carattere documentale e contabile sui giustificativi probanti le spese presentate (come descritto
al precedente punto 2.2.4).
A seguito delle verifiche effettuate, gli importi rimborsati vengono validati dall’Autorità di
Gestione per la certificazione.
Pagina n. 43
In continuità con le metodologia di controllo contabile già attuate nel periodo di
programmazione FSE 2000-2006, la Regione Emilia-Romagna continuerà a richiedere ai
beneficiari dei finanziamenti, precisi standard di contabilità separata che possono essere
riconducibili alla tenuta di una contabilità analitica rendicontuale:
• finalizzata alla determinazione di una configurazione di costo pieno di
commessa/operazione (costi diretti e costi indiretti);
• in grado di assicurare la riconducibilità o tracciabilità dei costi imputati alle operazioni
finanziate con le registrazioni della contabilità civilistico-fiscale;
• tenuta sulla base di regole contabili definite dall’Amministrazione Regionale nell’ambito
della normativa di gestione e controllo in grado di indirizzare/limitare le imputazioni in
modo da ridurre e prevenire le non conformità riguardanti il mancato riconoscimento di
spesa dichiarata e richiesta a rimborso.
Pagina n. 44
Il diagramma relativo al trattamento delle domande di rimborso è di seguito riportato.
Pagina n. 45
Operazioni finanziate a costi unitari standard
Il controllo è effettuato sul 100% delle domande di rimborso inviate telematicamente dal
beneficiario a valere per le operazioni che contengono progetti finanziati a costi standard.
Tali domande di rimborso sono presentate in forma di valorizzazione progressiva degli indicatori
di servizio/prodotto realizzate nell’ambito di ciascun progetto interessato, alla data della
presentazione, effettuata ai valori di costo standard per le stesse previste. Le domande di
rimborso sono parzialmente precompilate dall’applicativo informatico regionale sulla base degli
indicatori di avanzamento attività/risultato già consuntivati dall’ente attuatore (questo è per
esempio quanto accade per le ore corso ricavate dai calendari già consuntivati). Qualora
l’operazione preveda progetti o componenti progettuali valorizzati a costi reali gli stessi non
entrano mai nella domanda di rimborso e sono destinati ad essere riconosciuti solo nella
domanda di saldo, a seguito del rendiconto conclusivo dell’operazione.
Le domande di rimborso finalizzate al riconoscimento dell’intero finanziamento di progetti
annuali relativi ad operazioni pluriennali devono essere precedute dal controllo della
documentazione probante in originale dei progetti dell’annualità terminata.
Nella domanda di rimborso devono essere allegati a cura dell’ente gestore documentazioni
probanti in formato digitale a supporto degli avanzamenti indicati secondo quanto di seguito
indicato:
• per l’avanzamento delle ore corso: scansioni digitali di pagina/pagine del registro sulla base
di campionamento di data effettuato dall’applicativo informatico. In caso di assenza del
periodo di riferimento di ore corso di aula l’applicativo non richiede di allegare giustificativi
ed in sede di controllo della domanda (nella fase di controllo è necessario richiedere almeno
una convenzione di stage/tirocinio di un partecipante da cui sia possibile controllare il
periodo di svolgimento).
• per quanto riguarda il conseguimento del successo formativo l’applicativo subordina la
presentazione a rimborso di questa componente di indicatore solo all’avanzamento minima
del 70% del percorso d’aula ed è richiesto di allegare un prospetto riepilogativo delle
informazioni relative ai partecipanti che risultano aver conseguito la qualifica di partecipanti
effettivi. (nella fase di controllo è possibile richiedere altra documentazione, ma evitando
sempre di richiedere documentazione che non può essere conservata su supporti informativi
in quanto riguardanti la sfera della privacy dei partecipanti).
• per il supporto alla disabilità è necessario allegare i diari di bordo / time sheet degli
operatori incaricati da cui siano desumibili le ore di servizio erogate relativi a tutto il
Pagina n. 46
progressivo consuntivato o solo al periodo intercorrente con la precedente domanda di
rimborso presentata, ma allegando in tale caso anche prospetti riepilogativi del totale ore
erogate nel progetto fino alla presentazione della domanda.
• per le convittualità l’applicativo subordina la presentazione a rimborso di questa
componente di indicatore solo all’avanzamento minima del 70% del percorso d’aula e deve
essere allegato in formato digitale un prospetto di riepilogo contenente i nominativi dei
convittori effettivi.
Il controllo amministrativo della domanda di rimborso comporta l’esame degli stati di
avanzamento dei progetti o delle componenti progettuali e la validazione delle quantità indicate
in domanda di rimborso attraverso l’esame degli allegati presentati e delle risultanze disponibili
nel sistema informativo. Possono essere richieste documentazione aggiuntive da conservarsi in
formato digitale nell’applicativo informatico limitatamente a quanto non risultante conforme
rispetto agli standard sopra indicati.
Qualsiasi non conformità rispetto ad uno degli indicatori di avanzamento presentati nella
domanda di rimborso deve dare luogo al respingimento della domanda.
A seguito della realizzazione della verifica consuntiva del valore maturato successiva al termine
dell’operazione, l’ente è abilitato alla presentazione di una domanda di rimborso finale,
denominata anche “domanda di saldo” che si differenzia rispetto alle precedenti dal momento
che l’applicativo informatico non richiede all’ente di presentare ulteriore documentazione
scansionata e che è esaminata con riferimento alla corrispondenza degli indicatori di
realizzazione dichiarati con le risultanze del verbale di controllo finale del valore maturato
dell’intera operazione.
Relativamente ai flussi finanziari verso i beneficiari, l’AdG opera al fine di favorire:
• il funzionamento del circuito finanziario del POR, l’efficienza delle procedure di
trasferimento delle risorse finanziarie a tutti i livelli, al fine di rendere le risorse stesse più
rapidamente disponibili per i beneficiari finali;
• l’efficienza del sistema contabile a livello regionale, per quanto riguarda in particolare le
relazioni fra l’Amministrazione regionale e gli organismi coinvolti a vario titolo
nell'attuazione finanziaria degli interventi.
L’AdG, infine, assicura che gli interessi generati dai pagamenti eseguiti a favore del PO siano ad
esso imputati, poiché sono considerati risorse per lo Stato membro in quanto contributo
Pagina n. 47
pubblico nazionale, e sono dichiarati alla Commissione al momento della chiusura definitiva del
PO (art. 83).
Le certificazioni di spesa da parte dell’Autorità di certificazione risultano dalla somma delle
dichiarazioni prodotte dai beneficiari, per le quali il corrispondente contributo pubblico può
essere stato versato oppure ancora da versare, ed attestanti spese da essi già sostenute e
giustificate da fatture quietanzate o da documenti contabili di equivalente valore probatorio.
Gli organismi responsabili dell’esecuzione dei pagamenti sono di seguito riportati:
Struttura competente: Direzione Generale Centrale Risorse Finanziarie e Patrimonio
– Regione Emilia-Romagna -
Indirizzo: Viale Aldo Moro, 18 – 40127 BOLOGNA
Posta elettronica: [email protected]
Struttura competente: Settore Bilancio e Provveditorato - Provincia di Bologna –
Indirizzo: Via A. Zamboni, 13 – 40126 BOLOGNA
Posta elettronica: [email protected]
Struttura competente: Settore Bilancio ed Economia – Provincia di Ferrara
Indirizzo: Castello Estense - 44100 Ferrara
Posta elettronica: [email protected]
Struttura competente: Servizio Bilancio, Finanze e Provveditorato – Provincia di
Forlì-Cesena
Indirizzo: P.zza G.B. Morgagni, 9 – 47100 FORLI’
Posta elettronica: [email protected]
Struttura competente: Servizio Ragioneria e Patrimonio – Provincia di Modena
Indirizzo: Viale Martiri della Libertà 34 – 41100 MODENA
Posta elettronica: [email protected]
Struttura competente: Servizio Bilancio programmazione finanziaria ed economica –
Provincia di Parma
Indirizzo: Viale Martiri della Libertà, 15 – 43100 PARMA
Posta elettronica: [email protected]
Pagina n. 48
Struttura competente: Settore Risorse Economiche, Finanziarie e Patrimoniali – PO
Bilancio e Contabilità – Provincia di Piacenza
Indirizzo: Via G. Garibaldi, 50 – 29121 PIACENZA
Posta elettronica: [email protected]
Struttura competente: Settore Bilancio, programmazione e controllo economico-
finanziario, risorse umane e politiche sociali – Provincia di
Ravenna
Indirizzo: P.zza Caduti per la Libertà, 2/4 – 48100 RAVENNA
Posta elettronica: [email protected]
Struttura competente: Servizio Bilancio – Provincia di Reggio Emilia
Indirizzo: P.zza Gioberti, 4 – 42100 REGGIO EMILIA
Posta elettronica: [email protected]
Struttura competente: Servizio Risorse Finanziarie – Provincia di Rimini
Indirizzo: Corso d’Augusto, 231 – 47922 RIMINI
Posta elettronica: [email protected]
L’Ufficio competente provvede alla gestione delle risorse finanziarie assegnate al Programma
Operativo sulla base della legislazione amministrativa e contabile comunitaria, nazionale e
regionale e dei criteri di buona gestione finanziaria.
RIFERIMENTI PER APPROFONDIMENTI:
• Disposizioni: Paragrafi 6.2, 7.2.5 e 8.2;
• Pista di controllo: Macroprocesso “Formazione”, Acquisizione di beni e servizi”,
“Erogazione di voucher” - Processo “Attuazione fisica e finanziaria”;
• Manuale Procedure dell’AdG: 4. “Controlli amministrativi-contabili”, procedura 5.
“Liquidazione finanziamenti” e allegati e 7. “Circuito finanziario”.
2.2.6. Descrizione del modo in cui l'autorità di gestione trasmetterà le
informazioni all'autorità di certificazione
In riferimento alle modalità di trasmissione dei dati relativi alle spese dei beneficiari da
certificare alla CE, l’Autorità di Gestione trasmetterà all’Autorità di Certificazione, nel rispetto
Pagina n. 49
delle tempistiche previste dal POR, i dati analitici per operazione delle spese sostenute dai
beneficiari e i dati aggregati per asse prioritario, su supporto informatico e con firma digitale.
Nello specifico l’Autorità di Gestione effettua la chiusura provvisoria dei conti di norma ogni
quadrimestre e invia la certificazione la proposta di certificazione all’Autorità di Certificazione
corredata di:
l’elenco delle domande di rimborso oggetto di certificazione, sulle quali sono già stati
effettuati al 100% i controlli di conformità amministrativa;
l’elenco dei pagamenti relativi alle operazioni (appalti e assegni individuali) per le quali il
beneficiario corrisponde alla Pubblica Amministrazione sui quali sono già stati effettuati i
controlli finalizzati alla loro certificazione;
Esiti da verifiche in loco concluse alla data della chiusura dei conti.
RIFERIMENTI PER APPROFONDIMENTI:
• Pista di controllo: Macroprocesso “Formazione”, Acquisizione di beni e servizi”,
“Erogazione di voucher” - Processo “certificazione e flussi finanziari”;
• Manuale Procedure dell’AdG: procedura 10. “Comunicazioni tra Adg e AdC”.
Pagina n. 50
2.2.7. Norme di ammissibilità stabilite dallo Stato membro e applicabili al
programma operativo
Ai sensi dell’art. 56 c. 4 del regolamento generale, e nel rispetto dell’art. 11 del regolamento
1081/2006 e s.m.i. e dell’art. 7 del regolamento 1080/2006, è in corso di approvazione la norma
generale sui costi ammissibili ai fondi strutturali.
Per la definizione della stessa, in conformità con la struttura programmatoria del Quadro
Strategico Nazionale (approvato con Decisione n. CCI 2007 IT 16 1 UNS 001 del 13 luglio
2007), è stato istituito un gruppo di lavoro sull’ammissibilità dei costi, composto da
rappresentanti delle Amministrazioni regionali e nazionali del FESR e del FSE, coordinato dal
Ministero per lo Sviluppo Economico e dal Ministero del Lavoro, che ha portato all’elaborazione
congiunta della “Norma generale per l’ammissibilità della spesa” approvata con Decreto del
Presidente della Repubblica n. 196 del 3 ottobre 2008 “Regolamento di esecuzione del
Regolamento 1083/2006 recante disposizioni generali sul FESR, sul FSE e sul Fondo di coesione,
recante norme in materia di ammissibilità delle spese per il periodo 2007/2013”, pubblicato sulla
Gazzetta Ufficiale n. 294 del 17.12.2008.
Inoltre, in considerazione del carattere generale della norma in materia di ammissibilità della
spesa, le Amministrazioni responsabili del Fondo Sociale Europeo hanno convenuto
sull’importanza di definire congiuntamente gli aspetti rilevanti connessi alla regolarità e
all’ammissibilità della spesa delle operazioni finanziate con risorse pubbliche e rientranti
nell’ambito di intervento del FSE.
Le Regioni, pertanto, hanno definito un Vademecum per l’ammissibilità della spesa al FSE”
approvato nella IX Commissione Politica “Istruzione, Lavoro, Ricerca e Innovazione”, presentato
ed approvato in Conferenza delle Regioni in data 7 luglio 2011.
Obiettivo principale del Vademecum è quello di offrire alle Amministrazioni responsabili dei PO
uno strumento pratico di ausilio e di accompagnamento nell’amministrazione degli interventi
FSE, in maniera complementare con le altre disposizioni a carattere trasversale.
Il Vademecum, da intendersi come un contenitore di definizioni, principi e criteri generali,
nonché come riferimento per l’individuazione di disposizioni e di soluzioni comuni a questioni e
problematiche trasversali che potranno emergere nel corso della programmazione, potrà
costituire un riferimento per tutti gli attori diversamente coinvolti della programmazione FSE
2007-2013.
Pagina n. 51
La Regione Emilia-Romagna, inoltre, ha disciplinato l’ammissibilità dei costi all’interno delle
“Disposizioni” (di cui alle già citate DGR 140/2008, 105/2010 e 1428/2010 e 1568/2011) che
definiscono quanto segue:
• Regole di finanziamento di un’operazione - compreso il forfait - a costi reali e a costi
standard;
• Parametri di costo;
• Voci di costo;
• Regole di ammissibilità rendicontuale;
• Delega, fornitura, affidamenti a terzi.
RIFERIMENTI PER APPROFONDIMENTI:
• Disposizioni: paragrafi 7.2 e 7.5.1 e capitolo 15;
• Manuale delle procedure dell’AdG: Procedura 4 check list allegata 04
2.3. NEL CASO IN CUI LO STESSO ORGANISMO SIA DESIGNATO SIA COME
AUTORITÀ DI GESTIONE CHE COME AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONE
DESCRIVERE IN CHE MODO VIENE GARANTITA LA SEPARAZIONE DELLE
FUNZIONI
Non applicabile, in quanto l’Autorità di Gestione e l’Autorità di Certificazione sono organismi
distinti.
2.4. APPALTI PUBBLICI, AIUTI DI STATO, PARI OPPORTUNITÀ, NORME
AMBIENTALI
2.4.1. Istruzioni e orientamenti sulle norme applicabili
Aiuti di Stato
Regolamenti comunitari e norme nazionali:
• Regolamento (CE) n. 1998/2006, relativo all’applicazione degli articoli 87 e 88 del
trattato agli aiuti d’importanza minore («de minimis»);
• Orientamenti in materia di aiuti di stato a finalità regionale 2007-2013 (2006/C 54/08);
• Regolamento (CE) n. 1628/2006 relativo all’applicazione degli articoli 87 e 88 del trattato
agli aiuti di Stato per investimenti a finalità regionale;
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• Regolamento (CE) n. 1627/2006 che modifica il regolamento (CE) n. 794/2004
relativamente ai moduli standard per la notifica degli aiuti;
• Regolamento (CE) n. 1857/2006 relativo all'applicazione degli articoli 87 e 88 del trattato
agli aiuti di Stato a favore delle piccole e medie imprese attive nella produzione di
prodotti agricoli e recante modifica del regolamento (CE) n. 70/2001;
• Regolamento (CE) n. 794/2004 Disposizioni di esecuzione del Regolamento (CE) n.
659/99 del Consiglio recante modalità di applicazione dell'art.93 del Trattato CE;
• Regolamento (CE) n. 659/1999 del Consiglio, Modalità di applicazione dell’art. 93 del
Trattato CE;
• le Linee interpretative per i nuovi regolamenti CE in materia di aiuti di stato, predisposte
dal Coordinamento delle Regioni e condivise con il Ministero del Lavoro (Coord. 449/01,
Protocollo 109/01 inviato in data 07.05.01);
• le Linee interpretative del Regolamento (CE) n. 1998/2006 relativo agli aiuti di
importanza minore, condivise dal Coordinamento della IX Commissione. (inviato in data
19.04.07, allegato al prot. 1300/07/coord);
• Mappa degli aiuti di stato a finalità regionale 2007-2013 approvata dalla Commissione
europea con decisione C (2007)5618 del 28 novembre 2007;
• la Comunicazione della Commissione Europea “Quadro di riferimento temporaneo
comunitario per le misure di aiuto di Stato a sostegno dell’accesso al finanziamento
nell’attuale situazione di crisi finanziaria ed economica” del 22 gennaio 2009 e
conseguente modifica del 25 febbraio 2009 (di seguito ‘Comunicazione’);
• il decreto della Presidenza del Consiglio dei Ministri (di seguito ‘DPCM’o ‘direttiva’)
contenente la Direttiva che recepisce il quadro comunitario temporaneo di compatibilità
degli aiuti destinati a porre rimedio alle difficoltà provocate all’economia reale della crisi
finanziaria mondiale, basato sull’articolo 87, paragrafo 3, lettera b) del Trattato CE,
contenuto nella Comunicazione di cui al trattino precedente;
• le “Linee Guida per l’applicazione del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del
3 giugno 2009” relativi alla direttiva di cui al trattino precedente (di seguito le “Linee
Guida”);
• la Decisione della Commissione Europea del 28 maggio 2009 C(2009)4277 sull’aiuto n. N
248/2009 sugli aiuti temporanei di importo limitato e compatibile (art. 3 del DPCM) (di
seguito la “decisione di approvazione della Commissione Europea”).
Atti regionali:
• DGR n. 332/2007 con la quale la regione ha disciplinato gli aiuti di Stato di importanza
minore (de minimis) in attuazione del Regolamento CE 1998/2006;
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• Delibera di Giunta Regionale n. 1915/2009 “Modifiche alla DGR n.1968/2008 -
Approvazione nuovo regime di aiuti alla formazione a seguito del Regolamento (CE) N.
800/2008”;
• Delibera di Giunta Regionale n. 1916/2009 “Approvazione regime di aiuti all’occupazione
a seguito del Regolamento (CE) N. 800/2008”;
• Delibera di Giunta Regionale n. 1033/2009 che ha definito le condizioni di compatibilità
degli aiuti temporanei di importo limitato.
RIFERIMENTI PER APPROFONDIMENTI:
• Disposizioni: capitolo 14.
Appalti
• Decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163, Codice dei contratti pubblici di lavori, forniture
e servizi e successive integrazioni e modifiche;
• Direttiva 2004/18/CE del 31 marzo 2004 relativa al coordinamento delle procedure di
aggiudicazione degli appalti pubblici di lavori, di forniture e di servizi;
• Decreto-Legge 4 luglio 2006, n.223 (Decreto Bersani) – articolo 13.
RIFERIMENTI PER APPROFONDIMENTI:
• Disposizioni: paragrafo 2.2.
Pari opportunità
• le Indicazioni operative del Dipartimento pari opportunità per l’integrazione della
dimensione di genere nella valutazione ex ante dei programmi operativi programmazione
2007-2013 (luglio 2006);
• le Linee guida - Attuazione del principio di pari opportunità per uomini e donne e
valutazione dell’impatto equitativo di genere nella programmazione operativa. fondi
strutturali 2000-2006, elaborate dal Dipartimento per le pari opportunità (giugno 1999);
• il documento ufficiale del Workshop "Pari Opportunità", definito dal Dipartimento per le
pari opportunità in collaborazione con le Amministrazioni Centrali capofila (Ministero
Economia e Finanze – Dipartimento per le Politiche di Sviluppo e Coesione e Ministero
del Welfare e delle Politiche Sociali, 3 novembre 2005);
• priorità regionali sulle Pari Opportunità declinate nelle “Linee di programmazione e
indirizzi, per il sistema formativo e per il lavoro 2007-2010”, approvate con D.G.R. n. 503
del 16 aprile 2007 e nell’Accordo tra Regione e Province dell’Emilia Romagna per il
Pagina n. 54
coordinamento della programmazione 2007-2009 per il Sistema formativo e per il
Lavoro” (D.G.R. n. 680/07).
Norme ambientali
• le Linee guida per la valutazione ambientale strategica (Vas) Fondi strutturali 2000-2006.
2.4.2. Provvedimenti previsti per assicurare il rispetto delle norme
applicabili, per esempio, controlli relativi alla gestione, verifiche, audit
Rispetto ai provvedimenti adottati per garantire il rispetto della normativa, si indica quanto
segue:
Aiuti di Stato
Per tutte le operazioni che si configurano come aiuti di Stato vengono richieste informazioni ad
hoc fin dalla fase di presentazione da parte del Servizio Programmazione e valutazione progetti.
In particolare, nella fase di presentazione si richiede l’autocertificazione attestante il rispetto del
de minimis per le aziende già individuate, oltre alle autodichiarazioni previste dal DPCM 23
maggio 2007, che attestano la situazione dell’impresa nei confronti di certi aiuti dichiarati
illegittimi dalla Commissione Europea. Inoltre, vengono richieste alle imprese tutte le
informazioni necessarie – nel caso degli aiuti alla formazione – per verificare la corretta
individuazione della quota di contributo concedibile, tenendo conto del tipo di formazione
impartita, della natura dell’impresa (grande o PMI), del tipo di destinatari (svantaggiati o
meno).
Ad avvio delle attività sono richiesti, da parte del Servizio Gestione, i dati di dettaglio delle
aziende coinvolte, che vengono inserite all’interno del Sistema Informativo regionale, oltre alle
autocertificazioni se non già presentate.
RIFERIMENTI PER APPROFONDIMENTI:
• Disposizioni: paragrafi 7.3.1 e 7.3.2.
• Manuale dell’AdG: Procedura 3 “Controlli amministrativi di gestione”
Normativa sugli appalti
Come anticipato al punto sui criteri di selezione 2.2.3, la Regione disciplina le modalità di
affidamento delle attività tramite appalto nelle Disposizioni attuative, indicando i riferimenti
normativi da seguire.
Pagina n. 55
Nel caso in cui l’appalto non venga direttamente gestito dalla AdG, ma dagli Organismi
Intermedi, la prassi prevede l’invio dei bandi da parte degli Organismi Intermedi all’Autorità di
Gestione, al fine di consentire la verifica da parte di quest’ultima della congruenza e conformità
alle normative. A tal fine, inoltre, all’interno delle disposizioni attuative l’Autorità di Gestione ha
disciplinato le modalità per il rispetto delle indicazioni fornite in materia dall’Autorità per la
vigilanza sui contratti pubblici di lavori, servizi e forniture, oltre che fornire standard di bandi e
avvisi pubblici coerenti con la normativa vigente.
RIFERIMENTI PER APPROFONDIMENTI:
• Disposizioni: paragrafo 3.2.
• Manuale dell’AdG: Procedura 5 “Liquidazione finanziamenti”+check list allegata,
Procedura 12 “Verifiche nel caso in cui la PA e’ soggetto beneficiario”
Pari opportunità
Come indicato nel POR, l'Autorità di gestione, ai sensi dell'articolo 16 del Reg. (CE) 1083/2006 e
s.m.i., assicura la parità di genere e le pari opportunità in tutte le fasi della programmazione,
attuazione, sorveglianza e valutazione del Programma, anche attraverso l'autorità regionale
preposta in materia di pari opportunità.
L’Amministrazione regionale adotta le misure necessarie per prevenire ogni discriminazione
fondata sul sesso, la razza o l’origine etnica, la religione o le convinzioni personali, la disabilità,
l’età o l’orientamento sessuale durante le varie fasi di attuazione dei Fondi, ed in particolare
nell’accesso agli stessi.
La Regione, nella sorveglianza dell’attuazione e nel sistema di monitoraggio, definisce gli
indicatori rilevabili e i criteri/modalità di verifica del rispetto del principio della pari opportunità.
Il Comitato di Sorveglianza ne sarà informato periodicamente, con cadenza almeno annuale.
A garanzia dell’impegno all’integrazione della prospettiva di genere e del principio di non
discriminazione, la Regione, fra l’altro, promuove la consultazione degli organismi di parità
presenti nelle sede istituzionali di confronto, nonché la partecipazione di rappresentanti delle
politiche di genere nel Comitato di Sorveglianza del PO, oltre ad avvalersi degli strumenti
sperimentati ed attuati anche nella precedente programmazione.
Inoltre, le operazioni presentate dai soggetti attuatori a seguito di avviso pubblico dovranno
esplicitare il loro impatto potenziale rispetto al genere e la ricaduta attesa sull’universo
femminile in termini di miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro delle donne, e saranno
valutati anche in base alla presenza di elementi che assicurino la parità di genere, quali la
presenza femminile che orientativamente deve riflettere la situazione del mercato del lavoro, la
presenza di un obiettivo quantificato della presenza di destinatari per genere, modalità attuative
Pagina n. 56
tali da favorire e consentire l’accesso e la fruizione da parte delle donne, l’eventuale
collegamento con azioni di sensibilizzazione, informazione, promozione e accordi tra le parti
sociali realizzate da altri soggetti già esistenti, il collegamento con servizi finalizzati a conciliare
la vita familiare con l’inserimento in misure attive (per tutte le misure), l’attivazione di servizi
finalizzati a rimuovere le condizioni di disagio e/o conciliare la vita familiare con l’inserimento in
misure attive.
Relativamente ai portatori di disabilità, l’accessibilità agli interventi del FSE sarà garantita
tramite l’applicazione della normativa regionale in materia e – in analogia a quanto attuato nella
programmazione FSE 2000-2006 – mediante la realizzazione di adeguate azioni di
accompagnamento che rimuovano le cause di marginalità di tale segmento di popolazione e
garantiscano pari condizioni di accesso agli interventi di politica attiva del lavoro di cui è
previsto il cofinanziamento tramite il FSE.
Norme ambientali
Data la natura del Fondo Sociale Europeo, che si concentra su operazioni di natura immateriale
legate allo sviluppo delle risorse umane, il Programma Operativo non costituisce un quadro per
la realizzazione di operazioni suscettibili di produrre effetti ambientali significativi, come progetti
infrastrutturali, in particolare quelli elencati negli allegati I e II della Direttiva 85/337/EEC come
modificata. Qualora nel seguito fossero previsti progetti infrastrutturali, in particolare nell’ambito
della clausola di flessibilità dell’articolo 34.2 del Regolamento (CE) 1083/2006 e s.m.i., la
necessità di una Valutazione Ambientale Strategica sarebbe rivista. Di conseguenza, l’Autorità di
Gestione considera – e le autorità nazionali concordano – che, al momento, non vi è necessità
di una Valutazione Ambientale Strategica per il Programma Operativo. Tale circostanza non
pregiudica eventuali determinazioni di screening che fossero considerate necessarie in base alle
leggi nazionali o ad altre misure per l’attuazione della Direttiva 2001/42/CE.
L’effettività dei provvedimenti previsti per assicurare il rispetto delle norme applicabili in materia
di aiuti di stato, appalti pubblici e pari opportunità è garantita dalla presenza di check list di
controlli di gestione/controlli di I livello/audit adeguatamente predisposte al fine di verificarne,
laddove risulti pertinente, il rispetto da parte dei beneficiari/soggetti attuatori.
2.5. PISTA DI CONTROLLO
2.5.1. Descrizione del modo in cui le prescrizioni dell'articolo 15 saranno
applicate al programma e/o a singole priorità
Pagina n. 57
L’AdG, conformemente a quanto previsto dall’art. 15 del Reg. (CE) 1828/2006 e s.m.i., assicura
un'adeguata pista di controllo mediante il rispetto dei seguenti criteri:
a) confrontare gli importi certificati alla CE con i documenti contabili e i documenti giustificativi
conservati dall'AdC, dall'AdG, dagli OO.II. e dai beneficiari;
b) verificare il pagamento del contributo pubblico al beneficiario;
c) verificare l'applicazione dei criteri di selezione stabiliti dal Comitato di Sorveglianza;
d) assicurare la conservazione, se pertinente, delle specifiche tecniche e del piano di
finanziamento, dei documenti riguardanti l’approvazione della sovvenzione, della
documentazione relativa alle procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici, delle
relazioni sui progressi compiuti e delle relazioni sulle verifiche e gli audit effettuati.
La Regione Emilia – Romagna ha redatto le seguenti piste di controllo:
• Formazione a titolarità;
• Acquisizione di beni e servizi a titolarità;
• Erogazione di voucher a titolarità;
• Cataloghi di offerta;
• Conferimento incarico professionale;
• Politiche anticrisi.
La formazione riguarda le iniziative rivolte alle persone, che sono programmate con avvisi in
concessione.
L’acquisizione di beni e servizi riguarda i servizi di cui la PA è beneficiario.
L’erogazione di voucher riguarda l’assegnazione di assegni individuali per la formazione.
I cataloghi, costituiti da un elenco di soggetti attuatori e relativa offerta, permettono l’accesso
individuale attraverso assegni formativi o di servizio (voucher).
Il conferimento di incarichi professionali riguarda servizi erogati da persone fisiche esterne
all’Amministrazione.
Nell’ambito delle politiche per attraversare la crisi, è stata predisposta una pista ad hoc relativa
sia alla politica attiva che all’indennità di partecipazione INPS.
Si allega copia delle piste di controllo afferente i Macroprocessi “Formazione a titolarità”,
“Acquisizione di beni e servizi” a titolarità, “Erogazione di voucher” a titolarità, “Cataloghi di
offerta” a titolarità e “Conferimento di incarichi” a titolarità, redatte secondo lo standard
predisposto dall’Igrue, compilata sulla base delle procedure descritte nel ”Manuale delle
procedure dell’AdG”.
Le piste prevedono la fase di “programmazione”, che contiene l’iter di approvazione del POR
FSE Obiettivo “Competitività regionale ed Occupazione” 2007-2013; “istruttoria e approvazione”,
in cui è esplicitato il riferimento all’uso dei criteri di selezione approvati in Comitato di
Pagina n. 58
Sorveglianza; “gestione fisica e finanziaria”, che definisce i flussi documentali durante
l’attuazione delle operazioni, le modalità di erogazione dei finanziamenti e di controllo attuate al
fine di verificare la correttezza della domande di rimborso; “certificazione e flussi finanziari”, che
descrive i flussi tra Commissione e Regione Emilia-Romagna e le relazioni tra AdG e AdC per
assicurare la correttezza delle certificazioni di spesa.
Si sottolinea che i processi di “programmazione” e “certificazione e flussi finanziari” sono uguali
per tutti i macroprocessi.
Le piste “Cataloghi di offerta” e “Conferimento di incarichi” hanno come riferimento la sola fase
di istruttoria.
Nel sistema informativo SIF –ER sono registrate per ciascuna operazione tutte le informazioni a
partire dalla fase di presentazione delle proposte e, a seguire, rispetto alle fasi di selezione e
approvazione, gestione, controllo, pagamenti e certificazione.
Pertanto le informazioni contenute nella sezione 4 della pista di controllo – Dossier di
operazione - come suggerito dalle Linee Guida sui sistemi di gestione e controllo per la
programmazione 2007 – 2013 del MEF – IGRUE, sono archiviate informaticamente nel Sistema
Informativo Regionale.
In particolare:
gli importi dei documenti giustificativi di spesa, i corrispettivi importi ritenuti ammissibili
dopo il controllo di I livello, il corrispondente contributo versato, gli importi rendicontati
dall’AdG e dall’AdC e certificati da quest’ultima alla CE;
i riferimenti della documentazione e degli atti attestanti l’applicazione dei criteri di selezione
approvati dal CdS;
altre informazioni rilevanti, quali, se pertinente, specifiche tecniche, piani di finanziamento,
la documentazione relativa alle verifiche e agli audit.
In sintesi le modalità attraverso le quali l’AdG assicura il rispetto dei criteri dell’art. 15 del Reg.
1828/2006 e s.m.i. sopra enunciati, sono di seguito riportati.
a) Confrontare gli importi certificati alla CE con i documenti contabili e i documenti giustificativi
conservati dall'AdC, dall'AdG, dagli OO.II. e dai beneficiari
L’AdG ha descritto nelle procedure 3, 4 e 7 del proprio Manuale ed in sintesi nella pista di
controllo, le modalità di controllo delle domande di rimborso e di predisposizione dei dati di
certificazione.
Tutte le informazioni sui controlli e sui dati finanziari e di spesa, per ogni operazione, sono
contenute nel Sistema Informativo Regionale SIF- ER, alimentato sia dall’Autorità di Gestione e
Pagina n. 59
Organismi Intermedi sia dai soggetti beneficiari per i dati di competenza, e condiviso con le
Autorità di Certificazione e Audit.
La procedura assicura la tracciabilità della spesa, ricostruendo l’intero flusso finanziario che,
secondo una logica bottom up, ha origine con la comunicazione delle spese sostenute dai
beneficiari/soggetti attuatori all’ADG e agli O.I.
Successivamente l’AdG provvede a selezionare, sulla base dei controlli descritti ai punti 2.2.4 e
2.2.5, le spese oggetto di certificazione che invia all’AdC secondo le modalità di cui al paragrafo
2.2.6 e dalla quale riceve le informazioni sugli esiti dei controlli di propria competenza che
alimentano il SIFE-ER.
Una volta predisposta la domanda di pagamento e la dichiarazione di certificazione delle spese,
l’AdC provvede alla loro trasmissione alla Commissione Europea per il tramite
dell’Amministrazione capofila del FSE (Ministero del Lavoro e della Previdenza Sociale –
Direzione Generale per le Politiche per l’Orientamento e la Formazione).
b) Verificare il pagamento del contributo pubblico al beneficiario
Questa verifica è garantita mediante l’adozione da parte dell’AdG di una procedura di
pagamento che prevede controlli sulle domande di rimborso, come descritta nel paragrafo 2.2.5
del presente documento.
c) Verificare l’applicazione dei criteri di selezione stabiliti dal CdS
L’AdG verifica l’applicazione dei criteri di selezione approvati, come riportato nel POR paragrafo
2.2.3 del presente documento.
d) Assicurare la conservazione, se pertinente, delle specifiche tecniche e del piano di
finanziamento, dei documenti riguardanti l’approvazione della sovvenzione, della
documentazione relativa alle procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici, delle relazioni
sui progressi compiuti e delle relazioni sulle verifiche e gli audit effettuati.
L’AdG e gli OI, come scritto al capitolo 17 delle Disposizioni, di cui alla DGR 105/2010 e s.m.i.,
assicurano la corretta conservazione della documentazione relativa a ciascuna operazione sulla
base di quanto disposto dall’art.90 del Reg.1083/2006 e s.m.i..
Tali adempimenti risultano anche tra le funzioni delegate agli OI, elencate al precedente punto
2.1.3.
Le piste di controllo dell’Autorità di Gestione sono riportate in allegato 2. Nel dettaglio:
• Formazione a titolarità;
• Acquisizione di beni e servizi a titolarità;
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• Erogazione di voucher a titolarità;
• Cataloghi di offerta;
• Conferimento incarico professionale;
• Politiche anticrisi.
Sulla base delle piste di controllo predisposte dalla Regione Emilia-Romagna, gli Organismi
Intermedi hanno predisposto le proprie piste (allegati da 3 a 12) sulla base delle tipologie di
attività che si prevede di programmare4; sostanzialmente i processi degli OI sono analoghi a
quelli dell’Autorità di Gestione ad eccezione delle modalità di pagamento.
2.5.2. Istruzioni date riguardo alla conservazione dei documenti
giustificativi da parte dei beneficiari (data e riferimento)
Nelle “Disposizioni” è indicato che “in riferimento alla conservazione dei documenti, l’Adg e gli
OI assicurano la conservazione dei documenti relativi alle spese e agli audit necessari per
garantire una pista di controllo adeguata, sotto forma di originali o di copie autenticate,
secondo quanto disposto dall’art. 90 del Regolamento generale n. 1083/2006 e s.m.i., per i tre
anni successivi alla chiusura del programma operativo o, qualora si tratti di operazioni soggette
a chiusura parziale, per i tre anni successivi all'anno in cui ha avuto luogo la chiusura parziale”.
Conseguentemente sono soddisfatte anche le condizioni di cui all’art. 19. paragrafo 2 del
Regolamento 1828/2006 e s.m.i.
La Regione Emilia-Romagna, nel 2005 ha inoltre attivato un progetto di archivio e
protocollazione informatica, basato su un software denominato E-grammata; dal 2006 questa
modalità è stata utilizzata anche in tutte le Direzioni Generali quindi anche nella Direzione
Cultura, Formazione, Lavoro.
Tal sistema permette di archiviare elettronicamente documenti assegnando un identificativo,
una classificazione in base alla materia e una fascicolazione (argomento all’interno della
materia); un insieme di documenti aventi la stessa classificazione compone un fascicolo.
E’ organizzato un sistema protetto di abilitazioni e accessi con livello di lettura e di “gestione”
della documentazione.
RIFERIMENTI PER APPROFONDIMENTI:
• Disposizioni: capitolo 17.
4 Per alcuni OI non sono presenti le piste relative all’ acquisizione di beni e servizi e all’erogazione voucher, in quanto si prevede al momento di non attuare tali tipologie di interventi.
Pagina n. 61
• Manuale Procedure: indicazione per ogni procedura; nella procedura 11 “Rapporti con
OI” è indicata come funzione delegata il rispetto degli obblighi di conservazione dei
documenti.
• Piste di controllo: sezione “Controlli”
2.6. IRREGOLARITÀ E RECUPERI
2.6.1. Istruzioni relative alla segnalazione e alla rettifica delle
irregolarità nonché alla registrazione del debito e ai recuperi dei pagamenti
non dovuti (data e riferimento)
Per la segnalazione e rettifica delle irregolarità, nonché alla registrazione del debito e ai recuperi
dei pagamenti non dovuti, si sono considerati i seguenti documenti:
• Regolamento (CE) n. 1681/1994, come modificato dal Regolamento (CE) n. 2035/05,
relativo alle irregolarità ed al recupero delle somme indebitamente pagate nell’ambito del
finanziamento delle politiche strutturali nonché all’organizzazione di un sistema
d’informazione in questo settore;
• Regolamento (CE) n. 1083/2006, art. 2, comma 7, e s.m.i., che definisce l’irregolarità
come “qualsiasi violazione di una disposizione del diritto comunitario, derivante da
un’azione o un’omissione di un operatore economico, che abbia o possa avere come
conseguenza un pregiudizio al bilancio generale delle Comunità europee mediante
l’imputazione di spese indebite al bilancio generale”;
• Regolamenti (CE) n. 1083/2006 e s.m.i. e n. 1828/2006 e s.m.i. che dispongono che è
competenza degli stati membri prevenire, individuare e correggere le irregolarità, con
l’obbligo di recuperare gli importi indebitamente versati, ivi compresi eventuali interessi
di mora, e notificarli alla Commissione informandola sistematicamente sull’andamento
dei pertinenti procedimenti amministrativi e giudiziari;
• Regolamento (CE) n. 2988/1995, in particolare gli art. 4-5-6;
• Accordo tra Governo, Regioni, Province autonome, Province, Comuni e Comunità
montane sulle modalità di comunicazione alla Commissione europea delle irregolarità e
frodi comunitarie, siglato in Conferenza Unificata del 20 settembre 2007;
• Circolare del 12 ottobre 2007 della Presidenza del Consiglio dei Ministri Dipartimento per
le politiche europee, pubblicata nella GU n. 240 del 15 ottobre 2007;
• CDRR/05/0012/01: Orientamenti in materia di deduzione degli importi recuperati dalla
successiva dichiarazione delle spese e domanda di pagamento e di compilazione della
Pagina n. 62
relativa appendice ai sensi dell’Art.8 del Reg.438/01 (Appendice 3 Orientamenti per la
chiusura degli interventi 2000-2006);
• Documento condiviso dal Coordinamento Tecnico delle Regioni nel 2006 “Gestione delle
somme soggette a procedure di recupero”;
• Vademecum per la spesa del FSE.
Si sottolinea, inoltre, la presenza di un Protocollo d’intesa tra la Regione Emilia-Romagna e la
Guardia di Finanza del 17/06/2002, “Modalità operative ed interscambio informativo con la RER
per l’attività di vigilanza nel settore dei fondi strutturali comunitari”.
2.6.2. Descrizione della procedura per conformarsi all'obbligo di
segnalare le irregolarità alla Commissione a norma dell'articolo 28
Nel POR FSE 2007-2013 della Regione Emilia-Romagna al paragrafo 5.3.5 è indicato che “La
Regione, attraverso le proprie strutture coinvolte ai diversi livelli nell’attività di implementazione
del POR, opera per prevenire, individuare e correggere le irregolarità e recuperare gli importi
indebitamente versati, in applicazione dell’art. 70 del regolamento generale e delle modalità di
applicazione adottate dalla Commissione.
In particolare la Regione, ogni qualvolta attraverso le proprie azioni di controllo individua una
violazione del diritto comunitario che possa arrecare pregiudizio al bilancio generale dell’Unione
europea, avendone fatto oggetto di un primo atto di accertamento amministrativo o giudiziario,
provvede ad informare la Commissione entro i due mesi successivi al termine di ogni trimestre
con una apposita scheda. La comunicazione trimestrale sulle irregolarità viene effettuata anche
se di contenuto negativo.
La struttura regionale incaricata di raccogliere le informazioni da tutti gli uffici e di comunicarla
alla Commissione attraverso la competente amministrazione centrale dello Stato è l’Autorità di
Certificazione del POR” .
Nell’espletamento delle sue prerogative di gestione e controllo del Programma Operativo FSE
2007-2013, l’Autorità di gestione individua e corregge le irregolarità del processo di attuazione
degli interventi.
Il processo di avvio della procedura di accertamento dell’irregolarità può verificarsi anche a
seguito di reclami e querele da parte di soggetti terzi e segnalazioni da parte di un’autorità
giudiziaria.
La normativa comunitaria impone agli Stati membri di effettuare in via elettronica una
comunicazione periodica alla Commissione europea di tutte le "irregolarità che sono state
oggetto di un primo verbale amministrativo o giudiziario" (si veda, ex plurimis, art. 3,
Pagina n. 63
Regolamento (CE) n. 1681/1994, art. 28 Regolamento (CE) n. 1828/2006 così come modificato
con Reg. 846/2009, e art. 3, Regolamento (CE) n. 1848/2006), utilizzando il sistema
informatizzato (IMS).
Inoltre, ai sensi del nuovo art. 30 Reg (CE) 1828/06 modificato dal Reg (CE) 846/09, entro due
mesi dal termine di ogni trimestre, occorrerà fornire informazioni dettagliate concernenti
l’apertura, la conclusione o l’abbandono di procedimenti sanzionatori amministrativi o penali in
relazione alle irregolarità segnalate nonché l’esito di tali procedimenti.
In proposito, i regolamenti comunitari (art. 1-bis Regolamento (CE) n. 1681/94; art. 27
Regolamento (CE) n. 1828/2006 e s.m.i.; art. 2 Regolamento (CE) n. 1848/2006) stabiliscono
che il primo verbale amministrativo o giudiziario è inteso come la prima valutazione scritta
stilata da un'autorità competente, amministrativa o giudiziaria, che, in base a fatti concreti o
specifici, accerta l'esistenza di un'irregolarità, ferma restando la possibilità di rivedere o
revocare tale accertamento alla luce degli sviluppi del procedimento amministrativo o
giudiziario.
Ai fini dell’assolvimento di tale obbligo di comunicazione, gli Organismi intermedi sono tenuti a
darne tempestiva notizia all’Autorità di Gestione entro un termine massimo di 20 gg dal
momento in cui tale accertamento è stato tradotto in un “un primo verbale amministrativo o
giudiziario”.
L’Autorità di Gestione eseguirà congiuntamente all’Organismo intermedio una successiva
istruttoria sui documenti trasmessi da parte dell’Organismo intermedio e sulle informazioni dallo
stesso ricevute.
Se la natura e l’importo del contributo indebitamente versato rientrano nelle fattispecie e nei
limiti previsti dai regolamenti per la compilazione e trasmissione della scheda OLAF, l’Organismo
intermedio fornirà l’Autorità di Gestione di tutte le informazioni al fine della compilazione della
scheda OLAF e la invierà all’Autorità di Gestione compilerà la scheda OLAF e la invierà
all’Autorità di Gestione, entro i tempi dalla stessa stabiliti, per il controllo e la successiva
trasmissione alla Commissione, per il tramite dell’Autorità di Certificazione.
Parimenti, entro i due mesi successivi alla 1° comunicazione OLAF, l’Organismo intermedio
dovrà dare comunicazione del seguito del procedimento amministrativo e/o giudiziario tramite
scheda OLAF all’Autorità di Gestione che le integrerà alle sue eventuali comunicazioni di
“mancato seguito” e le invierà all’Autorità di Certificazione per l’inoltro formale.
Ai fini di una gestione ottimale delle informazioni relative ai processi di verifica e controllo e per
poterne seguire adeguatamente l’andamento e registrarne continuativamente gli esiti, anche
sotto il profilo della gestione dei recuperi di somme indebitamente erogate, l’Autorità di gestione
si è dotata di un presidio organizzativo dedicato denominato Unità di raccolta dati di controllo e
gestione delle irregolarità (UGIR).
Pagina n. 64
La registrazione e l’aggiornamento delle informazioni relative ai processi di segnalazione,
accertamento e trattamento delle irregolarità sono effettuate attraverso una sezione del sistema
informativo che ricade sotto la responsabilità della sopracitata posizione organizzativa UGIR ed
è alimentata dai dati forniti dall’AdC, dall’AdA e dalla Posizione Organizzativa preposta ai
controlli di 1° livello, nonché dalle informazioni provenienti da organi esterni
all’Amministrazione.
La registrazione informatica è coperta da password autorizzata fornita agli operatori preposti
alle attività.
Attraverso un allegato, la PO inserisce a sistema tutte le informazioni previste dai Reg. (CE) n.
1828/06 art. 28 e successive modifiche apportate dal Reg. (CE) n. 846/09.
Tale sistema informativo sarà accessibile in modalità di scrittura all’UGIR ed in lettura
all’Autorità di Certificazione, all’Autorità di Audit e agli Organismi Intermedi, previo rilascio di
password di autorizzazione.
Il sistema informativo archivierà e gestirà tutte le informazioni relative alle visite ispettive sulle
attività finanziate, a semplici segnalazioni di irregolarità o sospetto di frode cui dar seguito con
un processo di accertamento e permetterà la preparazione dei dati anche ai fini della
comunicazione “Olaf” delle irregolarità alla Commissione come previsto dall’art. 28 del Reg. (CE)
n. 1828/06 (cfr. paragrafo 1.6) e successive modifiche apportate dal Reg (CE) 846/2009.
L’UGIR assicura le informazioni relative alle irregolarità all’ Autorità di Certificazione, all’Autorità
di Audit, agli Organismi intermedi e, quando di competenza, alle Autorità esterna
all’Amministrazione.
RIFERIMENTI PER APPROFONDIMENTI:
• Disposizioni: capitolo 18.
• Manuale Procedure dell’AdG: procedura 9 “Gestione delle irregolarità e recuperi”.
Il diagramma dei flussi è descritto nella pagina seguente.
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Pagina n. 66
3. ORGANISMI INTERMEDI
Le Amministrazioni Provinciali in quanto Enti locali dotati di propria autonomia sono strutturate
in modo organizzativo per rispondere ai diversi compiti a loro attribuiti dalla legge.
Ai fini della funzione di Organismi Intermedi FSE, esercitata su delega regionale, occorre
leggere i funzionigrammi avendo a riferimento non solo la denominazione dei settori, servizi ed
unità operative, ma anche i compiti operativi ad essi attribuiti per le attività cofinanziate.
A tal fine si sintetizza nello schema seguente il processo di controllo di primo livello degli O.I. .
SCHEMA RIEPILOGATIVO CONTROLLI I LIVELLO
Art.13, 2 comma lett. a): delegato agli O.I. con Deliberazione di Giunta Regionale del 14
maggio 2007, n. 680 “Approvazione di un Accordo fra Regione e Province dell'Emilia-Romagna
per il coordinamento della programmazione 2007/2009 per il sistema formativo e per il lavoro
(L.R. 12/03 - L.R. 17/05) in attuazione della delibera di G.R. 503/07”. Il controllo viene eseguito
sulla base di un software fornito dalla AdG, completo di Manuale delle procedure ed help-desk.
Gli O.I. eseguono i controlli amministrativi di gestione e le attività amministrative di
approvazione del rendiconto, la determinazione del saldo e la liquidazione del pagamento.
Art.13, 2 comma lett. b): eseguito dall’ AdG con il supporto dell’Assistenza tecnica sia sulle
domande di rimborso controllate come sopra indicato, sia sulle attività in corso anche degli O.I..
La rendicontazione delle attività è effettuata dall’AdG mediante un’unica Assistenza per le
attività degli O.I. e dell’AdG stessa mediante manuali e check controlli predisposte dall’AdG
medesima.
Art.13, 5 comma): gli appalti ed i voucher vengono validati dall’AdG prima della certificazione.
Pagina n. 67
A.d.G. + Assistenza Tecnica
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Pagina n. 68
3.1. L'ORGANISMO INTERMEDIO E LE SUE FUNZIONI PRINCIPALI
3.1.1. Indicazione delle funzioni e dei compiti principali svolti dagli
organismi intermedi
La denominazione e le funzioni dell’ Organismo Intermedio dell’Autorità di Certificazione sono
descritte al successivo punto 4.1.3.
La denominazione degli Organismi intermedi dell’Autorità di Gestione e relativi referenti sono
riportati al punto 1.3.2 mentre rispetto alle funzioni si rimanda al precedente punto 2.1.3.
3.2. ORGANIZZAZIONE DI CIASCUN ORGANISMO INTERMEDIO
3.2.1. Organigramma e indicazione precisa delle funzioni delle unità
(compreso il numero approssimativo dei posti assegnati)
L’organigramma e le funzioni delle unità dell’ Organismo Intermedio dell’Autorità di
Certificazione è riportato al punto 4.2.1.
Gli organigrammi dei singoli Organismi Intermedi dell’Autorità di Gestione sono allegati alla
presente (allegato 13).
Di seguito per ciascun OI dell’Autorità di Gestione (le nove Amministrazioni provinciali e il
Consorzio Spinner – OI della Sovvenzione Globale) si illustrano le specificità della struttura
organizzativa con le relative funzioni.
Organismo intermedio: Provincia di Bologna
La struttura organizzativa è stata formalizzata con i seguenti atti:
• Delibera di Giunta provinciale n. 608 del 28/12/2010 “Approvazione del Piano Esecutivo
di Gestione 2011. Approvazione ai Dirigenti degli obiettivi, delle risorse e delle
responsabilità gestionali”;
• Determinazione senza impegno di spesa n. 4/2010 del Direttore del Settore Servizi alla
Persona e alla Comunità “Modifica denominazione della U.O. certificazione e gestione
delle attività formative in U.O. programmazione, gestione e controllo e della U.O.
Pagina n. 69
inserimento lavorativo disabili e utenze svantaggiate” in U.O. inserimento lavorativo
disabili”– Prot. N. 36584 del 03/03/2010.
Per quanto riguarda l’ambito di attività finanziate tramite Fondo Sociale Europeo, si riporta
l’elencazione degli atti di conferimento di incarichi dirigenziali e relativi alle Posizioni
Organizzative (P.O.):
• Dirigenza: Atto della Presidente della Provincia di Bologna PG n. 376739 del 30/10/2009
(conferimento incarichi dirigenziali a seguito della revisione dell’assetto organizzativo
dell’Ente);
• P.O. Responsabile U.O. Programmazione, Gestione e Controllo – Settore Servizi alla
persona e alla comunità: Atto dirigenziale del Direttore del Settore Servizi alla persona e
alla Comunità PG n. 445214 del 30/12/2009 (rinnovo);
• P.O. Responsabile U.O. Contabilita’ – Settore Servizi alla persona e alla comunità: Atto
dirigenziale del Direttore del Settore Servizi alla Persona e alla Comunità PG n. 445226
del 30/12/2009 (rinnovo);
• P.O. Responsabile U.O. Programmazione Attività Formative - Servizio Scuola e
formazione: Atto dirigenziale del Direttore del Settore Servizi alla Persona e alla
Comunità PG n. 445320 del 30/12/2009 (modifica);
• P.O. Responsabili U.O. Centri per l’Impiego – Servizio Politiche attive del lavoro e
formazione:
- Bologna: Atto dirigenziale del Direttore del Settore Servizi alla persona e
alla comunità PG n. 445187 del 30/12/2009 (rinnovo);
- Imola: Atto dirigenziale del Direttore del Settore Servizi alla persona e
alla comunità PG n. 445213 del 30/12/2009 (rinnovo);
- San Lazzaro di Savena: Atto dirigenziale del Direttore del Settore Servizi
alla persona e alla comunità PG n. 445223 del 30/12/2009 (rinnovo).
Di seguito si riporta l’esplicitazione delle funzioni delle strutture che compongono
l’organigramma.
Struttura dell’Organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
Settore Servizi alla Persona e alla Comunità
UO Amministrativa e segreteria di direzione
Amministrazione
Formalizzazione Atti di competenza del Settore e protocollazione della corrispondenza in entrata/uscita;
Comunicazione esiti valutazione; Sottoscrizione Atto di impegno con
Soggetti attuatori. Attività svolte per Servizi: Inserimento nel sistema informatizzato
Pagina n. 70
Struttura dell’Organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
dedicato delle Determinazioni Dirigenziali per approvazione variazioni di gestione comportanti una modifica dell’impegno o una economia.
Settore Servizi alla Persona e alla Comunità
UO Programmazione, Gestione e Controllo (PO)
UO Gestione Tecnica, Ricerca e sviluppo
Programmazione
Supporto alla predisposizione dei documenti di programmazione delle azioni e delle risorse di Settore/Servizi;
Supporto e coordinamento nella predisposizione di documenti procedurali (“Manuale delle procedure POR FSE” e ulteriore documentazione attinente, procedure di dettaglio interne) per Settore/Servizi;
Programmazione attività sperimentali e/o relative a tematiche di settore, tramite Appalti e/o Avvisi di diritto pubblico.
Gestione
Attività svolte per Settore/Servizi:
Verifica della conformità e regolarità dell’esecuzione delle operazioni e analisi di compatibilità con le disposizioni vigenti in materia.
Attribuzione delle Non Conformità tramite Check List.
In particolare: Verifica delle richieste di variazione in
itinere delle attività rispetto all’approvato; verifica preventivi di dettaglio,
autorizzazioni variazioni finanziarie, autorizzazioni spese e servizi non previsti in fase progettuale.
L’U.O. Gestione Tecnica provvede ad acquisire il parere delle U.O. Programmazione/Istruttoria attività formative dei Servizi competenti, in merito ai primi preventivi di dettaglio, agli stati di avanzamento e alla relazione finale per attività non corsuali ed a richieste di variazione in itinere che costituiscano una modifica di sostanza rispetto all’approvato. Gestione delle comunicazioni da/per i
Soggetti attuatori. N.° persone coinvolte*: 2 + 1**
Settore Servizi alla Persona e alla Comunità
UO Programmazione, Gestione e Controllo (PO)
UO Monitoraggio
Gestione
Attività svolte per Settore/Servizi: Implementazioni dati sul sistema
informativo, monitoraggio fisico delle attività e verifica dello stato di avanzamento;
Attivazione/disattivazione accesso al finanziamento (“semaforo verde pagamenti”);
Controllo fidejussione, se prevista. N.° persone coinvolte*: 2
Settore Servizi alla Persona e alla Comunità
UO Programmazione, Gestione e Controllo (PO)
Programmazione
Attività svolte per Settore/Servizi: Supervisione e controllo budget
complessivo (anche in itinere); Elaborazione dati a supporto della
programmazione; Supporto informatico/informativo per la
valutazione e approvazione attività.
Pagina n. 71
Struttura dell’Organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
UO Sistema Informativo e Osservatorio offerta
formativa
Gestione
Attività svolte per Settore/Servizi: Implementazione ed aggiornamento del
sistema informativo regionale; Monitoraggio andamento budget
specifici; Supporto informativo alle variazioni di
bilancio; Elaborazione dati per la gestione delle
attività; Rilevazione periodica tramite SIFER dello
stato di avanzamento della spesa sostenuta, per la liquidazione del rimborso alla Provincia da parte della Regione;
Tenuta del sito dell’Osservatorio sull’Offerta Formativa della Provincia di Bologna per la pubblicizzazione delle attività e del Sito tematico provinciale della “Formazione Professionale”;
Programmazione e gestione software specifici per Settore/Servizi, funzionali a diversi ambiti di attività (gestione, autorizzazione attività autofinanziate, esami, certificazioni).
N.° persone coinvolte*: 3**
Settore Servizi alla Persona e alla Comunità
UO Programmazione, Gestione e Controllo (PO)
UO Attività autofinanziate
Programmazione
Istruttoria amministrativa attività autorizzate (regolamentate e a qualifica);
Approvazione ; Controllo sovrapposizione attività
finanziate e attività regolamentate da autorizzare
Supporto controllo standard formativi attività a qualifica finanziate (fase istruttoria).
Gestione Gestione in itinere attività autorizzate.
N.° persone coinvolte*: 1**
Settore Servizi alla Persona e alla Comunità
UO Programmazione, Gestione e Controllo
(PO)
UO Certificazioni
Gestione
Attività svolte per Settore/Servizi: Controlli e valutazioni di merito
riguardanti i requisiti sostanziali di accesso degli utenti alle attività formative;
Sessioni d’esame (nomina presidente di commissione, controllo documentazione d’esame e tenuta repertorio ufficiale informatizzato degli attestati), ex L. 845/1978;
Verifica, per le attività con SRFC, della predisposizione della documentazione d’esame (allegata dai Soggetti attuatori in SIFER) e della repertoriazione degli attestati finali nel Repertorio informatizzato regionale (ex L.R. 12/03);
Rilascio certificato sostitutivo degli attestati ufficiali, in caso di smarrimento, su richiesta dell’utenza.
N.° persone coinvolte*: 1**
Pagina n. 72
Struttura dell’Organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
Settore Servizi alla Persona e alla Comunità
UO Programmazione, Gestione e Controllo (PO)
UO Controlli Esterni
Controllo
Attività svolte per Settore/Servizi: Verifiche in itinere ed ispezioni in loco
sullo svolgimento dell’attività realizzata, a campione e su richiesta degli uffici interessati;
Controllo pubblicità, su richiesta dei soggetti attuatori e degli uffici tecnici;
Verifiche e risposte relative a reclami/esposti degli utenti delle attività formative.
N.° persone coinvolte*: 1**
Settore Servizi alla Persona e alla Comunità
UO Contabilità (PO)
UO Erogazioni
Erogazione
Attività svolte per Settore/Servizi: Monitoraggio dei pagamenti; Liquidazione dei contributi; Gestione contabile economie e
restituzioni; Implementazioni dati su sistema
informativo per la parte relativa ai pagamenti;
Protocollo pagamenti; Verifica variazioni finanziarie rispetto al
bilancio provinciale; Verifica budget rispetto al bilancio
provinciale. N.° persone coinvolte*: 2**
Settore Servizi alla Persona e alla Comunità
UO Contabilità (PO)
UO Rendiconti
Rendicontazione
Attività svolte per Settore/Servizi: Verifiche amministrativa sul 100% delle
domande di rimborso; Definizione Valore Maturato; Determinazione degli importi da
riconoscere a saldo ai soggetti attuatori; Approvazione Rendiconto
finale/consuntivo; Implementazioni dati su sistema
informativo per la parte relativa ai rendiconti/consuntivi;
Protocollo rendiconti/consuntivi; Svincolo fideiussione, se prevista
N.° persone coinvolte*: 4
Settore Servizi alla Persona e alla Comunità
Servizio Scuola e Formazione
UO Amministrativa
Amministrazione
Formalizzazione Atti di competenza del Servizio e protocollazione della corrispondenza in entrata e in uscita.
Redazione di Avvisi di diritto pubblico e Appalti pubblici per la parte di competenza;
Controllo del budget per la parte di competenza;
Istruttoria amministrativa; Elaborazione di atti di approvazione e di
impegno finanziario; Comunicazione esiti valutazione; Sottoscrizione atto di impegno con
soggetti attuatori. Attività svolte per Settore/Servizi: Vidimazione registri e schede.
Settore Servizi alla Persona e alla Comunità
Servizio Scuola e Formazione
Programmazione
Promozione, programmazione, progettazione e finanziamento delle attività. In particolare:
Predisposizione contenuti tecnici di Avvisi di diritto pubblico e capitolati;
Valutazione tecnica di progetti;
Pagina n. 73
Struttura dell’Organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
UO Programmazione attività formative (PO)
UO Diritto/Dovere all’Istruzione e Formazione,
disabilità e svantaggio
+
U.O. Orientamento, transizione, supporto alla
programmazione
Coordinamento del Nucleo di valutazione e raccolta pareri;
Approvazione e impegno finanziario; Inserimento nel sistema informativo dei
dati di modifica/integrazione in sede di istruttoria tecnica;
Supporto tecnico ai soggetti attuatori. Pareri su primi preventivi di dettaglio,
stati di avanzamento e relazioni finali di attività non corsuali e su richieste di variazioni in itinere che costituiscano una modifica di sostanza rispetto all’approvato.
Settore Servizi alla Persona e alla Comunità
Servizio Politiche Attive del Lavoro e Formazione
UO Gestione e amministrazione, segreteria di
direzione
Amministrazione
Formalizzazione/predisposizione Avvisi di diritto pubblico e Appalti pubblici;
Controllo del budget per la parte di competenza;
Istruttoria amministrativa. Elaborazione di atti di approvazione e di
impegno finanziario; Verifica della congruità delle dichiarazioni
effettuate dalle aziende relative a “de minimis”, aiuti di stato alla formazione, aiuti di importo limitato;
Sottoscrizione Atto di impegno con soggetti attuatori.
Attività svolte per Settore/Servizi: Vidimazione registri e schede.
Settore Servizi alla Persona e alla Comunità
Servizio Politiche Attive del Lavoro e Formazione
UO Istruttoria attività formative
Programmazione
Predisposizione Avvisi pubblici di chiamata di progetti;
Istruttoria tecnica delle operazioni/progetti e Coordinamento del Nucleo di valutazione e raccolta pareri;
Approvazione graduatorie e attribuzione dei finanziamenti;
Comunicazione esiti valutazione; Inserimento nel sistema informativo dei
dati di modifica/integrazione in sede di istruttoria tecnica;
Gestione delle comunicazioni da/per i soggetti attuatori;
Pareri su primi preventivi di dettaglio, stati di avanzamento e relazioni finali di attività non corsuali e richieste di variazioni in itinere che costituiscano una modifica di sostanza rispetto all’approvato.
La fase di programmazione relativa al Nuovo Circondario Imolese è svolta in collaborazione con quest’ultimo.
Settore Servizi alla Persona e alla Comunità
Servizio Politiche Attive del Lavoro e Formazione
UO Progettazione e acquisizione risorse
Controllo
Controllo periodico e finale delle attività appaltate dal Servizio, relativamente ai servizi provinciali per l’impiego, al fine della verifica di conformità quanti-qualitativa. N.° persone coinvolte: 1
Settore Servizi alla Persona e alla Comunità
Servizio Politiche Attive del Lavoro e Formazione
Centri per l’Impiego
Attuazione politiche anti-crisi
Azioni di politica attiva del lavoro erogate direttamente all’utenza (lavoratori beneficiari di strumenti di sostegno al reddito in deroga) nell’ambito delle politiche anticrisi previste dalla D.G.R. n. 1124 del 27/07/2009: azioni di orientamento e accompagnamento all’inserimento
Pagina n. 74
Struttura dell’Organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
professionale e alla formazione; avvio dell’utente verso percorsi di aggiornamento, specializzazione e formazione a qualifica.
* Al numero delle persone indicate va aggiunto il responsabile PO dell’UO complessiva. ** Le persone indicate, con contratto a tempo parziale o a tempo pieno, svolgono le mansioni descritte solo per una parte del proprio tempo.
Organismo intermedio: Provincia di Ferrara
La struttura organizzativa è stata formalizzata con i seguenti atti:
• Delibera G.P. nn. 141/35617 del 03/5/2011 (approvazione organigramma);
• Determina dirigente nomina PO – FORMAZIONE PROFESSIONALE n. 10368 del
09/02/2011;
• Determina dirigente nomina PO – CENTRO PER L’IMPIEGO DI FERRARA E
COORDINAMENTO POLITICHE ATTIVE DEL LAVORO n.50924 del 20/06/2011;
• Determina dirigente nomina Responsabile Unità Operativa Complessa CPI Alto Ferrarese
n.46039 del 06/06/2011;
• Determina dirigente nomina Responsabile Unità Operativa Complessa –CPI Medio
Ferrarese n.46037 del 06/06/2011;
• Determina dirigente nomina Responsabile Unità Operativa Complessa –CPI Basso
Ferrarese n.46035 del 06/06/2011;
• Determina dirigente nomina Responsabile Unità Operativa Complessa –Inserimento
lavorativo disabili n.46040 del 06/06/2011.
Di seguito si riporta l’esplicitazione delle funzioni delle strutture che compongono
l’organigramma.
Struttura dell’Organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
Servizio Politiche del Lavoro e Formazione
Professionale
UOS Programmazione, Selezione,
Approvazione progetti
Programmazione
n. persone coinvolte: 4
predisposizione Programma provinciale della formazione professionale;
predisposizione indicazioni attuative del Programma provinciale di f.p.;
predisposizione avvisi pubblici per la candidature delle operazioni ammesse al contributo del FSE e relativi atti amministrativi;
partecipazione ai nuclei di valutazione per le istruttorie delle operazioni candidate;
comunicazioni per i supplementi delle istruttorie;
predisposizione atti di approvazione delle
Pagina n. 75
Struttura dell’Organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
graduatorie e del piano annuale di f.p.; comunicazione ai Soggetti gestori degli
esiti della valutazione. comunicazione estremi atto di
approvazione e relativa documentazione delle operazioni approvate all’UOS Gestione Controllo Rendicontazione, Pagamenti.
Servizio Politiche del Lavoro e Formazione
Professionale
UOS Gestione, Controllo e Rendicontazione
Gestione, Controllo, Rendicontazione e
Pagamenti
n. persone coinvolte: 4
Gestione gestione telematica di tutti i dati relativi
ad allievi, calendari, preventivo di dettaglio mediante implementazioni dati su Sistema Informativo;
gestione dati finanziari corsi approvati; gestione di tutti i rapporti con gli Enti
gestori (es. vidima registri e schede, comunicazioni da/per gli enti, repertorio attestati, modifiche preventivi e progettuali);
L’attività di gestione viene svolta da n. 1 funzionario. Controllo
Verifiche amministrative sul 100% delle domande di rimborso;
Verifica amministrativa contabile e verifica documentale contabile sulle domande di rimborso (acconti, rimborsi e saldi);
Inserimento esiti controlli sistema informativo SIFER; Controllo dichiarazioni de minims aziende; Controllo ottemperanza legge 68/99
degli enti di formazione e delle aziende beneficiarie della formazione.
L’attività di controllo viene svolta da n. 1 funzionario. Rendicontazione controllo dei registri schede individuali time
sheet ecc. e corrispondenza allievi con dati comunicati da ente gestore in SIFER per determinazione del massimo rendicontabile sia per attività a costi standard che a costi reali;
inserimento del verbale nel Sistema Informativo e prima validazione telematica della proposta di rendiconto;
validazione del rendiconto con relativa definizione del saldo a seguito del controllo in loco/verifica di bilancio effettuata dell’assistenza tecnica regionale;
approvazione con atto dirigenziale delle risultanze rendicontuali.
Inserimento in SIFER dei riferimenti degli atti di approvazione delle risultanze rendicontali;
Inserimento in SIFER delle lettere di richieste di restituzioni agli enti gestori.
L’attività di controllo rendicontuale viene svolta da n. 1 funzionario. Pagamenti
regolarizzazione delle fatture pagate dal Tesoriere Provinciale in conto sospeso mediante liquidazione tecnica utilizzando la procedura informatica della Provincia;
registrazione dei mandati di pagamento nel Sistema Informativo;
verifiche contabili delle restituzioni degli enti di formazione ed inserimento in
Pagina n. 76
Struttura dell’Organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
SIFER delle note di accredito e riversali di incasso;
in caso di inadempienze, comunicazione al soggetto gestore nel rispetto dei termini previsti.
L’attività viene svolta da n. 1 funzionario
Servizio Politiche del Lavoro e Formazione
Professionale
P.O. Formazione Professionale
Coordinamento Uffici
FORMAZIONE PROFESSIONALE
persone coinvolte: n.1
Alla P.O. fanno capo gli Uffici: Programmazione Selezione, Approvazione progetti; Gestione, Controllo, Rendicontazione e Pagamenti, presso i quali si svolgono gli adempimenti di programmazione, approvazione, gestione controllo rendicontazione e pagamenti delle attività formative realizzate dalla Provincia con le risorse finanziarie trasferite dalla Regione FSE e altre risorse. In particolare sono assegnate le seguenti linee di attività e tutti gli atti conseguenti di:
Coordinamento delle attività degli Uffici in concerto con la Responsabile del Servizio;
Supporto alla stesura dei documenti programmatici della Formazione Professionale;
Supporto alla redazione degli atti pubblici per le attività formative e gli appalti di servizi;
Supporto alla valutazione dei progetti formativi;
Supporto alla dirigenza per la redazione delle azioni del bilancio annuale e pluriennali;
Referente per il monitoraggio e la rendicontazione delle spese delle attività formative;
Referente per il monitoraggio dei dati finanziari e fisici attività formative;
Referente per le verifiche in itinere delle attività formative;
Referente per le verifiche di efficacia occupazionale delle attività formative;
Referente Sistema Qualità per gli UOS F.P.;
Supervisione alla regolarizzazione delle fatture pagate dal Tesoriere Provinciale in conto sospeso;
Referente per i controlli presso gli Enti di Formazione della veridicità dei pagamenti dichiarati dai medesimi;
E’ di competenza della PO l’elaborazione di eventuali bandi di appalto con risorse FSE. In particolare:
Valutazione delle offerte; Atto di aggiudicazione dell’appalto e di
impegno di spesa Comunicazione degli esiti dell’appalto.
Servizio Politiche del Lavoro e Formazione
Professionale
PO - Centro per l’Impiego di Ferrara e
coord.Politiche Attive del lavoro;
Programmazione
n. persone coinvolte:13
(PO, UOC, Orientatori)
Alla P.O. fanno capo gli Uffici: UOC CPI ALTO FERRARESE UOC CPI BASSO FERRARESE UOC CPI MEDIOFERRARESE E’ di competenza della PO l’elaborazione di eventuali bandi di appalto con risorse FSE. In particolare:
Valutazione delle offerte;
Pagina n. 77
Struttura dell’Organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
Atto di aggiudicazione dell’appalto e di impegno di spesa
Comunicazione degli esiti dell’appalto. Erogazione delle politiche attive a sostegno dei percettori degli ammortizzatori sociali
Predisposizione delle attività di politiche attive da attuare modalità e termini;
Presa in carico dei lavoratori; Colloquio di orientamento e definizione
personalizzata del percorso di politica attiva,
Monitoraggio dell’attività proposta; Eventuale segnalazione alla RER di non
presentazione presso il CI. Tutte le politiche attive sopra descritte risultano essere erogate in tutti CI Alto, Medio, Basso e Ferrara L’attività viene svolta da n. 1 PO, n. 3 Uoc responsabili dei Centri e n.9 Orientatori
Servizio Politiche del Lavoro e Formazione
Professionale
UOC – Inserimento lavorativo disabili
Programmazione
Gestione
n. persone coinvolte 1
E’ di competenza dell’ UOC INSERIMENTO LAVORATIVO DISABILI l’elaborazione di eventuali bandi di appalto con risorse FSE asse Inclusione Sociale. In particolare Valutazione delle offerte; Atto di aggiudicazione dell’appalto e di
impegno di spesa Comunicazione degli esiti dell’appalto. Supporto all’Ufficio Programmazione
della Formazione Professionale nella stesura dei documenti di programmazione e dei bandi per la chiamata delle attività formative.
Supporto agli uff. Formazione Professionale per la stesura dei bandi asse Inclusione Sociale
Sottoscrizione del contratto d’appalto Gestione dell’esecuzione dell’appalto; Implementazione dati su SIFER; Liquidazione delle fatture Rilevazione e comunicazione dati per
monitoraggi. Supporto all’ufficio gestione della
Formazione Professionale per il controllo in SILER dei dati autocertificati dagli allievi dei corsi;
L’attività è svolta da n.1 funzionario
Organismo intermedio: Provincia di Forlì-Cesena
La struttura organizzativa è stata formalizzata con i seguenti atti:
• Delibera della Giunta Provinciale n. 100970/539 del 27.11.07, avente ad oggetto
”Riorganizzazione Uffici e Servizi Provinciali”;
• Delibera della Giunta Provinciale n. 65302/304 del 06/07/2010 ha approvato il nuovo
“Regolamento sull'ordinamento generale degli uffici e dei servizi” che disciplina le
Pagina n. 78
competenze degli Organi di Direzione e Coordinamento delle strutture amministrative
(Servizi, Uffici, ecc...);
• Delibera della G.P. n. 123027/665/2010, che approva per l'anno 2011 il Piano Esecutivo di
Gestione (PEG) e il Piano Dettagliato degli Obiettivi (PDO), che definiscono gli obiettivi e le
risorse assegnate ai Servizi e agli Uffici;
• Decreto del Presidente n. 117095/2010, che conferisce l'incarico di Dirigente del Servizio
Istruzione, Formazione e Politiche del Lavoro alla Dr.ssa Paola Monica Francesca Franchi;
• Determina Dirigenziale n. 15415/02 e successive modificazioni e integrazioni che adottano
l’articolazione organizzativa del Servizio, di cui all’organigramma di seguito precisato.
Per completezza di informazione si riporta di seguito l’elencazione degli atti di conferimento dei
relativi incarichi di responsabilità con durata fino al 31.12.2011:
• P.O. "Formazione", con Determina Dirigenziale n. 59224/1195/2011 è stato conferito
l’incarico alla dott.ssa Milena Garavini;
• P.O. "Verifiche in itinere", Gestione fondi e controlli rendicontali", con Determina
Dirigenziale n. 59228/1194/2011, è stato conferito l’incarico al dr. Giulio Bergamaschi;
• P.O. “Istruzione”, con Determina Dirigenziale n. 5379/170/2010 è stata riconfermata la
dr.ssa Maria Paola Monti;
• P.O. “Politiche del Lavoro e Servizi provinciali per l’Impiego”, con Determina Dirigenziale n.
5381/168/2010 è stata riconfermata la dr.ssa Paola Santini.
Di seguito si riporta l’esplicitazione delle funzioni delle strutture che compongono
l’organigramma.
Struttura dell’Organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
SERVIZIO ISTRUZIONE, FORMAZIONE E
POLITICHE DEL LAVORO
P.O. Formazione
Ufficio Programmazione pluriennale-
Pianificazione di azioni di formazione
Programmazione
. Partecipazione e contributo ai processi di definizione delle linee di indirizzo e di direttive regionali relative alla formazione professionale;
. Predisposizione di documenti di programmazione pluriennale e di documenti di attuazione annuale, previo recepimento delle istanze politico-sociali espresse, sia a livello istituzionale, che di organismi di concertazione;
. Coordinamento dei contributi degli Uffici interessati e stesura degli Avvisi di diritto pubblico multiasse per la selezione delle operazioni relative alle attività formative finanziate col FSE.
Pagina n. 79
Struttura dell’Organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
. Selezione dei soggetti attuatori (nell’ambito delle attività formative a qualifica per i giovani mediante Avvisi di diritto pubblico);
. Verifica dei requisiti formali dei Soggetti proponenti;
. Istruttoria e valutazione tecnica delle operazioni presentate dai Soggetti attuatori;
. Selezione delle operazioni in sede di Nucleo ai fini della elaborazione delle graduatorie e delle ipotesi di piano per gli ambiti di competenza;
. Approvazione delle graduatorie e degli stralci di piano, attribuzione dei finanziamenti ed impegno delle risorse assegnate per gli ambiti di competenza;
. Comunicazione degli esiti;
. Parere istruttorio a P.O “Verifiche in itinere, gestione fondi e controlli rendicontuali” su eventuali revoche/modifiche finanziarie con variazione dell’articolazione progettuale delle attività formative rientranti negli ambiti di competenza;
. Verifiche di merito e di qualità afferenti le attività formative di competenza;
. Consulenza ai soggetti attuatori.
. Attività finalizzate ad assicurare la corretta implementazione del Sistema Informativo della Formazione Professionale (SIFER) all’interno del Servizio;
. Attività di raccordo con la RER. L'attività è svolta da n. 2 collaboratori
SERVIZIO ISTRUZIONE, FORMAZIONE E
POLITICHE DEL LAVORO
P.O. Formazione
Ufficio Gestione dati Sistema integrato
Anagrafe studenti Pianifcaz. attività di f.c.
O.S.S. e stabilizzazione lavoro
Programmazione
. Raccolta, elaborazione dati informativi relativi ai sistemi locali e stesura di report finalizzati alla predisposizione dei documenti di programmazione;
. Gestione per la parte di competenza provinciale della SEZIONE banca dati SIFER per il monitoraggio delle iscrizioni ai percorsi di formazione professionale a qualifica per i giovani.
- Gestione della Banca Dati Anagrafe regionale degli studenti per la parte di competenza provinciale ai sensi della L.R.12/03
Programmazione delle attività formative per la stabilizzazione dei lavoratori precari, qualificazione e riqualificazione Operatori Socio Sanitari: . Verifica dei requisiti formali dei Soggetti
proponenti; . Istruttoria e valutazione tecnica delle
operazioni presentate dai Soggetti attuatori; . Selezione delle operazioni in sede di Nucleo ai
fini della elaborazione delle graduatorie e delle ipotesi di piano per gli ambiti di competenza;
. Approvazione delle graduatorie e degli stralci di piano, attribuzione dei finanziamenti ed impegno delle risorse assegnate per gli ambiti di competenza; Comunicazione degli esiti;
. Parere istruttorio a P.O “Verifiche in itinere, gestione fondi e controlli rendicontuali” su eventuali revoche/modifiche finanziarie con
Pagina n. 80
Struttura dell’Organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
variazione dell'articolazione progettuale delle attività formative rientranti negli ambiti di competenza;
. Verifiche di merito e di qualità afferenti le attività formative di competenza;
. Consulenza ai soggetti attuatori. L'attività è svolta da n. 2 collaboratori
SERVIZIO ISTRUZIONE, FORMAZIONE E
POLITICHE DEL LAVORO
P.O. Formazione
Ufficio Formazione individuale e incentivi
per l'occupazione
Programmazione
Approvazione cataloghi provinciali delle attività formative . Predisposizione e pubblicizzazione dell'Invito
pubblico rivolto ai soggetti attuatori presenti nel Catalogo Regionale dell'offerta formativa a qualifica;
. Ricezione dichiarazioni d'impegno;
. Verifica e nucleo di valutazione;
. Predisposizione determina dirigenziale di approvazione del Catalogo provinciale, validazione e comunicazione esiti.
Azione di sistema Welfare to Work: assegni formativi a sostegno delle azioni di re-impiego e di autoimpiego . Ricezione progetto formativo concordato sui
cataloghi; . Verifica e validazione progetto; . Predisposizione determina di assegnazione
voucher formativo e comunicazione al beneficiario e all'ente formativo interessato.
L'attività è svolta da n. 1 collaboratore
Gestione
. Ricezione comunicazione di avvio percorso formativo;
. Comunicazione alla RER per attivazione sostegno al reddito;
. Eventuali revoche/modifiche del voucher assegnato.
. Monitoraggio, controllo, verifica esiti percorso
formativo sul 100% dei voucher approvati. . Validazione del percorso svolto ai fini della
liquidazione. L'attività è svolta da n. 2 collaboratori.
SERVIZIO ISTRUZIONE, FORMAZIONE E
POLITICHE DEL LAVORO
Ufficio Pianificazione di azioni di sistema,
formazione per utenze femminili e
svantaggiate
Acquisizione di servizi attraverso procedura di Appalto ai sensi D.lgs 163/06 (in particolare per la gestione di servizi specialistici di politica attiva del lavoro) . Progettazione del servizio, elaborazione dei
documenti di gara e divulgazione degli stessi secondo le norme di legge;
. Espletamento delle procedure amministrative (gare aperte, ristrette, negoziate, in economia);
. Affidamento dell’appalto, stesura schema di contratto ed impegno delle risorse;
. Divulgazione esiti gara secondo le norme di legge e trasmissione al Servizio provinciale competente per la stipula del contratto;
. Svincolo parziale della polizza fidejussoria per stati di avanzamento;
Pagina n. 81
Struttura dell’Organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
. Svincolo finale a stesura del verbale di chiusura dell’attività;
. Presidio delle relazioni con Autorità esterne deputate alla vigilanza sui contratti pubblici;
. Implementazione per la parte di gestione del SIFER.
. Controllo amministrativo "in itinere" sul rispetto delle norme contrattuali da parte dei soggetti incaricati; eventuali applicazioni di penali;
. Rilascio di attestazione di regolarità esecuzione del servizio sotto il profilo amministrativo;
. Raccordo con la P.O. “Politiche del Lavoro” per la progettazione e le verifiche sullo stato di realizzazione;
. Verifiche amministrative sul 100% delle domande di rimborso (SAL).
Acquisizione di professionisti esterni, tramite l'emanazione di apposito Avviso Pubblico, (in particolare per la gestione di servizi specialistici di politica attiva del lavoro) D.lgs 165/01 . Elaborazione ed emanazione dell’avviso
Pubblico e relativi allegati; divulgazione dell’avviso e recepimento domande;
. Nomina Commissione e istruttoria delle domande, stesura graduatoria e divulgazione secondo le norme di legge;
. Conferimento incarichi e impegno delle risorse finanziarie;
. Predisposizione schede per funzione pubblica e Corte dei Conti e trasmissione delle stesse al Servizio Bilancio finanze e provveditorato;
. Pubblicazione dei nominativi degli esperti incaricati, ragione dell’incarico e relativi compensi, al fine di garantire l’efficacia del contratto;
. Espletamento dei controlli preventivi sui soggetti da incaricare.
. Presidio sullo stato di avanzamento tramite l’acquisizione e il controllo delle relazioni delle attività espletate controfirmate dal referente di merito P.O. “Politiche del Lavoro e Servizi per l'Impiego” e della documentazione allegata.
Progettazione ed approvazione progetti da realizzarsi tramite l'assunzione di personale Controllo stato avanzamento della spesa delle persone assunte con il F.S.E.. L'attività è svolta da n. 1 collaboratore
Gestione
. Implementazione per la parte di gestione del SIFER
. Acquisizione comunicazione avvio attività ed eventuale altra documentazione;
L'attività di gestione è svolta da n. 1 collaboratore
SERVIZIO ISTRUZIONE, FORMAZIONE E
POLITICHE DEL LAVORO
Programmazione
Programmazione delle attività formative rivolte ai lavoratori occupati e alle imprese, ai sensi LR. 12/03 . Collaborazione alla stesura degli Avvisi
Pagina n. 82
Struttura dell’Organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
Ufficio Pianificazioni di azioni di
formazione continua
Pubblici per le attività di competenza . Verifica dei requisiti formali dei Soggetti
proponenti; . Istruttoria e valutazione tecnica delle
operazioni presentate dai Soggetti attuatori; . Selezione delle operazioni in sede di Nucleo ai
fini della elaborazione delle graduatorie e delle ipotesi di piano per gli ambiti di competenza;
. Elaborazione atti di approvazione delle graduatorie e degli stralci di piano, attribuzione dei finanziamenti ed impegno delle risorse assegnate per gli ambiti di competenza;
. Comunicazione degli esiti;
. Verifiche di merito e di qualità afferenti le attività formative di competenza;
. Parere istruttorio a P.O “Verifiche in itinere, gestione fondi e controlli rendicontuali” su eventuali revoche/modifiche finanziarie e/o con variazione dell'articolazione progettuale delle attività formative rientranti negli ambiti di competenza
. Consulenza ai soggetti attuatori. L'attività è svolta da n. 1 collaboratore
Gestione
Nomina commissioni d'Esame finale e rilascio delle attestazioni ufficiali ai sensi della LR 12/03 . Individuazione del presidente e nomina della
commissione d’esame (L. 845/78); Rilascio degli attestati ufficiali e tenuta del relativo repertorio (L. 845/78). L'attività è svolta da n. 1 collaboratore
Pagina n. 83
Struttura dell’Organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
SERVIZIO ISTRUZIONE, FORMAZIONE E
POLITICHE DEL LAVORO
P.O. Verifiche in itinere, gestione fondi e
controlli rendicontali
Ufficio Verifiche in itinere gestione fondi e
controlli rendicontuali
Gestione
Gestione del bilancio relativamente agli ambiti funzionali Formazione e Politiche del lavoro e certificazione spesa a RER . Predisposizione bozza di bilancio di previsione
e relative variazioni/assestamento; . Accertamento delle entrate; . Verifica impegnato e pagato sui capitoli di
bilancio e predisposizione delle variazioni di bilancio;
. Certificazione spesa alla RER;
. Verifica copertura partite pendenti in Entrata
. .
. Verifica degli atti di impegno sottoscritti dai Soggetti attuatori;
. Vidimazione dei registri presenza allievi, schede individuali e diari di bordo (anche per attività approvate da altri enti);
. Verifica della correttezza e completezza degli adempimenti pubblicitari (eventuale);
. Implementazione dati di gestione nel SIF-ER e relativa validazione;
. Valutazione dei preventivi di dettaglio e istruttoria per l'autorizzazione a variazioni;
. Autorizzazione alla delega e al partenariato;
. Verifiche di conformità amministrativa nelle fasi di avvio, in itinere e di termine delle attività formative, mediante il controllo della documentazione cartacea/telematica obbligatoria trasmessa dai soggetti attuatori;
. Istruttoria ed eventuale autorizzazione delle proposte di modifiche di gestione delle attività pianificate presentate dai soggetti attuatori;
. Eventuali revoche/modifiche finanziarie con variazione dell'articolazione progettuale delle attività formative;
. Compilazione check list, controllo finale su documentazione pervenuta e archiviazione fascicoli;
. Elaborazione di report annuali da trasmettere alla Regione relativi alla gestione fisica delle operazioni approvate.
. Verifiche ispettive a campione ed in loco sulle attività approvate nei Piani Provinciali e in raccordo con la P.O. regionale, responsabile delle verifiche regionali;
L'attività è svolta da n.5 collaboratori
Pagamenti
. Predisposizione buoni d'ordine;
. Ricevimento fatture da Soggetti attuatori, società e aziende;
. Atti amministrativi di liquidazione e/o regolarizzazione contabile.
Per pagamento esternalizzato: . Verifiche amministrative sul 100% delle
domande di rimborso; . Richieste di Durc e verifiche Equitalia; . Controllo del giornale di cassa con quietanza
del Tesoriere;
Pagina n. 84
Struttura dell’Organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
Per pagamento non esternalizzato: . Verifiche amministrative sul 100% delle
domande di rimborso; . Verifica documentazione inerente
l'attestazione del referente di merito ed amministrativo per attività approvate in regime di appalto;
. Certificazione antimafia comune alle due
tipologie di pagamento per i Soggetti non accreditati
L'attività è svolta da n. 2 collaboratori
Rendicontazione
. Controllo documentale contabile sul 100% delle domande di rimborso;
. Monitoraggio dei progetti terminati;
. Esecuzione controlli sui registri e schede di presenza;
. Predisposizione del verbale del valore maturato;
. Gestione di eventuali contenziosi sugli esiti delle verifiche rendicontuali;
. Atti di approvazione dei rendiconti delle operazioni;
. Istruttoria sulla garanzia fidejussoria ed estinzione della stessa effettuata a seguito della dichiarazione finale dei pagamenti e delle verifica rendicontuale conclusiva;
. Accertamento delle economie e predisposizione dei relativi atti;
. Eventuale restituzione delle economie alla RER.
L’attività di rendicontazione è svolta da n. 2 collaboratori
SERVIZIO ISTRUZIONE, FORMAZIONE E POLITICHE DEL LAVORO
P.O. Politiche del Lavoro e Servizi per l'Impiego
Ufficio coordinamento linee di servizio
Gestione e controllo di merito su appalti
. Rilevazione del fabbisogno per l'acquisizione di servizi specialistici di politica attiva del lavoro e relativa implementazione nell'organizzazione dei CPI;
. coordinamento delle attività di orientamento
gestite nei CPI riferite a percorsi a qualifica per i giovani;
. Controllo di merito e di qualità in itinere sui progetti affidati mediante procedura d’appalto riguardanti il sistema delle politiche del lavoro e conseguente attività di coordinamento dei servizi specialistici appaltati e rilascio dichiarazione di regolare esecuzione del servizio.
L'attività è svolta da n. 2 collaboratori
SERVIZIO ISTRUZIONE, FORMAZIONE E
POLITICHE DEL LAVORO
P.O. Politiche del Lavoro e Servizi per l'Impiego*
Centro per l'impiego di Forlì
Ufficio aziende ***
Centro per l'impiego di Cesena Ufficio aziende
Gestione
. Gestione delle attività di presa in carico dei lavoratori percettori di ammortizzatori sociali in deroga;
. garantire il servizio di incrocio domanda/offerta di lavoro;
. Promozione dei tirocini formativi come strumento di transizione e politica attiva del lavoro;
. Espletamento colloqui con aziende e candidati tirocinanti;
. Verifica progetto formativo del tirocinio;
. Approvazione proposta di convenzione dei
Pagina n. 85
Struttura dell’Organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
*** Ufficio centro per l'impiego di Savignano
tirocini e conseguente comunicazione ai soggetti previsti per legge;
L'attività è svolta da n. 8 collaboratori
SERVIZIO ISTRUZIONE, FORMAZIONE E POLITICHE DEL LAVORO
P.O. Politiche del Lavoro e Servizi per
l'Impiego*
Ufficio adempimenti amministrativi relativi al collocamento ordinario
Gestione
. coordinamento attività in capo ai CPI relative alla raccolta disponibilità a percorsi formativi, approvati nei piani provinciali, riservati agli utenti dei CPI e successiva segnalazione agli enti di formazione.
. Coordinamento delle attività relative alla presa
in carico dei soggetti percettori di ammortizzatori sociali in deroga
L'attività è svolta da n. 2 collaboratori
SERVIZIO ISTRUZIONE, FORMAZIONE E POLITICHE DEL LAVORO
P.O. Politiche del Lavoro e Servizi per
l'Impiego* Centro per l'impiego di Forlì
Ufficio lavoratori ***
Centro per l'impiego di Cesena Ufficio lavoratori
*** Ufficio centro per l'impiego di Savignano
. Gestione dei colloqui di primo orientamento ai sensi del D. Lgs. 297/02;
. Organizzazione e coordinamento delle attività relative ai servizi specialistici gestiti con personale reperito attraverso procedura d'appalto.
L'attività è svolta da n. 13 collaboratori (si veda nota (***) nell’organigramma.
* non tutti i collaboratori indicati nell’organigramma si occupano di attività FSE
Organismo intermedio: Provincia di Modena
La struttura organizzativa è stata formalizzata con Deliberazione della Giunta provinciale n. 270
del 11/07/2007.
Con Atto del Presidente n. 39 del 24/10/2007 si è provveduto alla nomina del Responsabile del
Fondo Sociale Europeo per la Provincia di Modena.
Con Deliberazione della Giunta provinciale n. 314 del 05/06/2009 è stata approvata la
“Riorganizzazione dell’Area Lavori Pubblici e altri Servizi” dell’Amministrazione Provinciale di
Modena.
Con Atto del Direttore dell’Area Welfare Locale della Provincia di Modena 129 del 26/10/2009
rettificato con le determinazioni n. 143 del 05/11/2009 e n. 239 del 13/10/2011 è stato
approvato lo schema dell’organigramma dell’Organismo intermedio Provincia di Modena relativo
alle procedure di attuazione del POR Fondo Sociale Europeo 2007-2013.
Di seguito si riporta l’esplicitazione delle funzioni della strutture legate al POR FSE che
compongono l’organigramma.
Pagina n. 86
Struttura dell’Organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
AREA WELFARE
Servizio Formazione Professionale
U.O. Programmazione, formazione socio-sanitaria
e Referente SIFP
Programmazione
Elaborazione bandi; Recepimento della valutazione tecnica dei
progetti; Approvazione graduatorie; Attribuzione dei finanziamenti; Comunicazione esiti valutazione. L’attività viene svolta da n 1 funzionario e 1 operatore.
AREA WELFARE
Servizio Formazione Professionale
U.O. Gestione Fisica Attività
e vouchers
Gestione Fisica delle attività n. persone coinvolte: 4
Sottoscrizione atto di impegno con gli Enti attuatori;
Gestione delle comunicazioni da/per i soggetti attuatori;
Verifica dell’esecuzione del progetto; Alimentazione del sistema informativo; Gestione delle comunicazioni sulle spese
sostenute dei soggetti attuatori. L’attività viene svolta da n 1 funzionario e 3
operatori.
AREA WELFARE
Erogazione finanziamenti, controlli e segreteria d’area
U.O. Monitoraggio e Controlli
Gestione Finanziaria e controllo delle attività
n. persone coinvolte: 6
Attività svolte: Verifica Preventivi di dettaglio; Monitoraggio dei pagamenti; Liquidazione dei contributi; Gestione economie e restituzioni; Alimentazione del sistema informativo
per la parte relativa ai pagamenti; Variazioni finanziarie rispetto al
bilancio provinciale; Verifiche amministrative contabili a
campione sul 100% delle domande di rimborso;
Definizione Valore Maturato; Protocollo rendiconti Validazione Rendiconto finale; Determinazione degli importi da
riconoscere a saldo ai soggetti attuatori;
Alimentazione del sistema informativo per la parte relativa ai rendiconti
AREA WELFARE
Servizio Istruzione, Orientamento e
Programmazione socio assistenziale
U.O. Programmazione e Referente SIFP
Programmazione n. persone coinvolte: 1
Elaborazione bandi; Recepimento della valutazione tecnica dei
progetti; Approvazione graduatorie; Attribuzione dei finanziamenti; Comunicazione esiti valutazione. L’attività di programmazione viene svolta da n.1 funzionario a tempo parziale.
AREA WELFARE
Servizio Istruzione, Orientamento e
Programmazione socio assistenziale
U.O. Gestione fisica attività
Gestione n. persone coinvolte: 1
Sottoscrizione atto di impegno con gli Enti
attuatori; Gestione delle comunicazioni da/per i
soggetti attuatori; Verifica dell’esecuzione del progetto Alimentazione del sistema informativo;
Pagina n. 87
Struttura dell’Organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
AREA WELFARE
Servizio Politiche del Lavoro
U.O. Programmazione e Referente SIFP
Programmazione
n. persone coinvolte: 1
Elaborazione bandi; Recepimento della valutazione tecnica dei
progetti; Approvazione graduatorie; Attribuzione dei finanziamenti; Comunicazione esiti valutazione. L’attività di programmazione viene svolta da n.1 funzionario.
AREA WELFARE
Servizio Politiche del Lavoro
U.O. Gestione fisica attività
Gestione
n. persone coinvolte: 1
Sottoscrizione atto di impegno con gli Enti attuatori;
Gestione delle comunicazioni da/per i soggetti attuatori;
Verifica dell’esecuzione del progetto; Alimentazione del sistema informativo; L’attività di gestione viene svolta da n 1 funzionari.
Servizio Politiche del Lavoro
U.O. Centri per l’impiego
politiche anti-crisi
n.persone coinvolte: 61
Azioni di politica attiva del lavoro erogate direttamente all’utenza (lavoratori beneficiari di strumenti di sostegno al reddito in deroga) nell’ambito delle politiche anticrisi previste dalla D.G.R. n. 1124 del 27/07/2009: Erogazione di informazioni e accesso ai servizi, azioni di orientamento e accompagnamento all’inserimento professionale e alla formazione; avvio dell’utente verso percorsi di aggiornamento, specializzazione e formazione a qualifica, servizi di preselezione e incontro domanda offerta di lavoro
Organismo intermedio: Provincia di Parma
La struttura organizzativa è stata formalizzata con i seguenti atti:
• Delibera della Giunta Provinciale 811 dell’11 ottobre 2007 “Organizzazione -
approvazione della nuova macrostruttura dell'ente e del metodo per la pesatura delle
posizioni dirigenziali”;
• Delibera delle Giunta Provinciale n. 1051 del 13 dicembre 2007 “Piano esecutivo di
gestione (PEG) 2007 - modifica responsabilità centri di costo in base a disposizioni
presidenziali, a modifiche organizzative e di organigramma”;
• Delibera delle Giunta Provinciale N. 1142 del 20 dicembre 2007 “Sviluppo organizzativo -
approvazione individuazione delle nuove posizioni organizzative, della metodologia e
della relativa pesatura”;
• Delibera delle Giunta Provinciale N. 7 del 10 gennaio 2008 “Organigramma generale e
nuovo organigramma di dettaglio – approvazione”;
Pagina n. 88
• Delibera delle Giunta Provinciale N. 886 del 5 novembre 2009 “Sviluppo org.vo -
Approvazione della riorganizzazione dell'ente, della nuova macrostruttura e dei criteri di
valutazione delle posizioni dirigenziali”.
• Delibera delle Giunta Provinciale N. 899 del 12 novembre 2009 “Personale -
rideterminazione della dotazione organica a seguito dell'approvazione della nuova
macrostruttura dell'ente”.
La Provincia di Parma è organizzata per aree, servizi, uffici:
• le Aree si configurano come articolazioni organizzative di primo livello, con forti compiti
di coordinamento delle politiche strategiche dell’Ente, tese a garantire un costante
presidio sulla correlazione tra l’indirizzo politico indicato dell’Amministrazione e le azioni
messe in atto dalla struttura, nonché l’integrazione tra i Servizi appartenenti all’Area ma
anche quella tra materie che sono attribuite ad altre Aree. Alle Aree è preposto un
coordinatore d’Area, avente qualifica dirigenziale;
• la configurazione dei Servizi è, invece, di natura più gestionale. I Servizi sono
un’articolazione organizzativa di secondo livello e ad essi compete una missione
strettamente vocata alla materia che il servizio presidia e la buona ed efficace/efficiente
gestione. I Servizi possono essere autonomi o inseriti nell’ambito di un’Area o collegati al
Direttore Generale o al Segretario Generale. A capo dei Servizi di norma vi è una
posizione dirigenziale, che può coincidere o meno con quella a capo dell’Area;
• gli Uffici sono le articolazioni di base dei Servizi; possono essere semplici e complessi,
con o senza un responsabile diretto a seconda del grado di complessità e di
responsabilità delle procedure/attività gestite.
Di seguito si riporta l’esplicitazione delle funzioni della strutture legate al POR FSE che
compongono l’organigramma. Si rileva che il responsabile Fse nominato dal Presidente della
Provincia riveste il ruolo di dirigente del Servizio Formazione Professionale e Politiche attive del
lavoro, e che il Servizio è inserito nell’Area pianificazione territoriale sviluppo economico e
servizi alla comunità. L’Area aggrega i seguenti Servizi:
- Servizio Programmazione e Pianificazione Territoriale, Sviluppo Economico e Attività Produttive
- Servizio Scuola
- Servizio Formazione Professionale, Politiche Attive del Lavoro
- Servizio Turismo, Cultura, Sport e Tempo Libero, Europa
- Servizio Coordinamento Politiche Sociali
Pagina n. 89
Struttura dell’organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
Servizio Formazione Professionale e Politiche attive del
lavoro
Ufficio Bilancio e Amministrazione
(staff al Dirigente)
Amministrazione
Predisposizione bozza bilancio preventivo e variazioni;
Gestione e controllo capitoli di bilancio (in collaborazione con la funzione segreteria);
Gestione residui anni precedenti bilancio (in collaborazione con la funzione segreteria);
Aggiornamento prospetti contabili; Gestione Fondi per SPI– tranne
formazione – con redazione di tutti gli atti relativi (delibere, determine, redazione contratti, atti conseguenti alle chiamate di curricula, ecc.);
Gare per acquisti – compresa redazione capitolati (mobili, PC, ecc.);
Gestione pratiche Collaboratori esterni (co.co.co., partita IVA, occasionali, ecc.);
compresa redazione convenzioni (prestito di personale da Enti Formativi);
Gestione fondi derivanti da economie di esercizi pregressi per l’impiego di personale esterno nell’attività di assistenza tecnica e rendicontazione (in collaborazione con FR area Rendicontazione);
Commissioni d’esame L.845/78: ricerca e nomina presidenti (in collaborazione con la funzione segreteria).
Programmazione appalti di
servizio
Redazione atti di indizione gare con uff. contratti;
Espletamento gare con uff. contratti; procedure amministrative di affidamento degli appalti di servizio
Servizio Formazione Professionale e Politiche attive del
lavoro
P.O. Programmazione formazione professionale
Ufficio Programmazione formazione al lavoro
Ufficio Programmazione Formazione sul lavoro
Ufficio Programmazione interventi per fasce deboli
Ufficio Programmazione Progetti speciali: Azioni
innovative per il sistema FP e Azioni di sistemi
integrati
Programmazione
Predisposizione documenti di programmazione annuale e poliennale;
Predisposizione documenti di sintesi; Predisposizione avvisi di diritto pubblico
per la selezione delle operazioni; Valutazione operazioni; Predisposizione stralci di approvazione e
relative schede di approvazione; Supporto tecnico specifico ai Soggetti
Attuatori.
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Struttura dell’organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
Servizio Formazione Professionale e Politiche attive del
lavoro
P.O. Gestione, controllo e rendicontazione e sistemi
informativi FP e Lavoro
Ufficio amministrazione sistemi informativi FP e Lavoro
Informatica
interfaccia con gli Uffici Regionali competenti e le strutture di Assistenza Tecnica SIFER e SILER;
raccolta/elaborazione di dati finanziari e statistici affidabili su tutte le iniziative attuate direttamente o delegate, che consentono di rilevare gli indicatori per la sorveglianza del POR.
Servizio Formazione Professionale e Politiche attive del
lavoro
P.O. Gestione, controllo e rendicontazione e sistemi
informativi FP e Lavoro
Ufficio Gestione e pagamenti interventi finanziati
Gestione e pagamenti
n. persone coinvolte: 4
Gestione Gestione delle attività approvate con
avvisi di diritto pubblico per la selezione delle operazioni;
Analisi normativa; Informativa agli utenti e ai Soggetti
Attuatori; Raccolta dati; Inserimento dati; Archiviazione dati; Stesura ed emanazione circolari di
gestione; Supporto tecnico specifico ai Soggetti
Attuatori; Applicazione eventuali azioni correttive e
sanzioni; Vidimazione dei documenti (registri,
schede, diari di bordo ecc.). L’attività di gestione viene svolta da n. 3 collaboratori. Pagamenti Determinazione degli impegni finanziari al
Tesoriere Provinciale per i pagamenti esternalizzati e documenti di sintesi per gli Enti Gestori
Predisposizione di banche dati informatizzate e determinazione di budget per singolo corso, per Ente Gestore, per Esercizio Finanziario
Attivazione e gestione dei pagamenti esternalizzati e pagamenti metodo tradizionale
Determinazione degli impegni finanziari al Tesoriere Provinciale per i pagamenti esternalizzati e documenti di sintesi per gli Enti Gestori;
controllo dei pagamenti esternalizzati e pagamenti metodo tradizionale.
L’attività legata ai pagamenti viene svolta da n. 1 collaboratore.
Pagina n. 91
Struttura dell’organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
Servizio Formazione Professionale e Politiche attive del
lavoro
P.O. Gestione, controllo e rendicontazione e sistemi
informativi FP e Lavoro
Ufficio Rendicontazione e controllo interventi finanziati
Rendicontazione e controllo
n. persone coinvolte: 2
Controllo Controllo delle attività approvate con
avvisi di diritto pubblico per la selezione delle operazioni;
Attività di controllo in itinere sull’attività approvata;
Verifiche amministrative sul 100% delle domande di rimborso;
Controllo dell’andamento degli appalti di servizio (la Gestione degli appalti è demandato a Referenti di merito identificati formalmente dal Dirigente, nell’ambito dell’intero Servizio e in coerenza con i contenuti specifici dei servizi oggetto di appalto. L’ufficio svolge controlli formali e dispone i pagamenti);
Rendicontazione
Analisi normativa; Raccolta ed organizzazione dei dati
finanziari e contabili e documentazione specifica di Legge;
Organizzazione di tutto il materiale utile per il controllo rendicontuale;
Inserimento dati finanziari e contabili in SIFER;
Controllo dei rendiconti, determinazione dei saldi dei tagli rendicontuali e delle eventuali economie finanziarie;
Archiviazione dati rendicontuali in SIFER; Redazione ed emanazione ai Soggetti
Attuatori di circolari esplicative sulla gestione finanziaria e contabile;
Riporto dati di sintesi alla RER; Supporto tecnico specifico ai Soggetti
Attuatori.
Servizio Formazione Professionale e Politiche attive del lavoro
Centri per l’impiego
(Dirigente)
Politiche anticrisi
Contatto con i lavoratori beneficiari di aziende in crisi Convocazione dei lavoratori Presa in carico del lavoratore Erogazione di politiche attive
informazioni (accoglienza, informazione sui servizi disponibili, sulle opportunità formative e lavorative, rinvio ad altri servizi territoriali)
accesso ai servizi (rilevazione e verifica dati personali, presa in carico,iscrizione all‘elenco anagrafico, rilascio della dichiarazione di immediata disponibilità, sottoscrizione del patto di servizio)
Colloquio orientativo individuale (acquisizione/erogazione di informazioni, valutazione del "caso“ individuale, formalizzazione del patto di servizio se non già realizzato)
Colloquio orientativo di "gruppo" (acquisizione/erogazione di informazioni, formalizzazione del patto di servizio se non già realizzato). A gruppi da 6/15 lavoratori
Consulenza orientativa (attività di orientamento e autopromozione).
Seminari-laboratori per la ricerca attiva del lavoro (attività di orientamento e autopromozione realizzate in gruppi)
Attivazione di tirocini formativi/di
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Struttura dell’organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
orientamento professionale/ di inserimento lavorativo (azioni di accompagnamento all'inserimento professionale e alla formazione).
Percorsi personalizzati di accompagnamento al lavoro/ricollocazione (azioni di accompagnamento all'inserimento professionale e alla formazione).
Accesso all'intermediazione (colloquio di preselezione per la raccolta delle esperienze professionali pregresse, identificazione delle candidature ai fini della segnalazione ai datori di lavoro).
Incontro domanda-offerta (selezione di candidature coerenti con le richieste di personale, la verifica di disponibilità dei candidati, segnalazione della "rosa" di candidati ai datori di lavoro richiedenti)
Iscrizione alle liste di mobilità. (iscrizione alle liste di mobilità previste dalla normativa vigente per usufruire di misure di sostegno all‘inserimento lavorativo e formativo).
Colloquio di verifica (valutazione del percorso di consulenza orientativa o del piano di azione individuale).
Affidamento dei lavoratori al soggetto attuatore del percorso di politica attiva
Organismo intermedio: Provincia di Piacenza
La struttura organizzativa è stata formalizzata con l’Ordine di Servizio n.1 del 28/2/2008,
afferente l’assetto funzionale per l’espletamento delle funzioni di OI (Servizio Mercato del
Lavoro e Formazione – Provincia di Piacenza). Una fase di revisione dell’articolazione strutturale
della Provincia di Piacenza è stata formalizzata con i seguenti atti:
• Atto di G.P. n. 150 del 8/07/2011 "Atto G.P. 23/04/2010 n. 265 ad oggetto -
Regolamento di organizzazione. Articolazione strutturale organigramma funzionale.
Assegnazione del personale - Ulteriori modifiche";
• D.D. n. 1495 del 21/07/2011 "Atto G.P. 08/07/2011 ad oggetto - Atto G.P. 23/04/2010
n. 265 ad oggetto - Regolamento organizzazione. Articolazione strutturale e
organigramma funzionale. Assegnazione del personale. Ulteriori modifiche -
Determinazioni conseguenti”.
Di seguito si riporta l’esplicitazione delle funzioni delle strutture che compongono
l’organigramma.
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Struttura dell’Organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
Settore Welfare, lavoro e formazione professionale
Dirigente del Settore
Programmazione Pluriennale connessa
al nuovo POR-FSE Emilia-Romagna ai
sensi della L.R. 12/03
Partecipazione e contributo ai processi di definizione delle linee di indirizzo relative alla formazione professionale;
Predisposizione di documenti di programmazione pluriennale e di documenti di attuazione annuale;
Coordinamento dei contributi degli uffici interessati per la stesura dei documenti di programmazione;
Approvazione degli atti relativi all'emanazione degli avvisi pubblici
Coinvolta n. 1 persona a t.p.
Settore Welfare, lavoro e formazione professionale
Ufficio di supporto alla programmazione,
pianificazione, gestione e controllo delle attività
formative
Programmazione delle attività formative
finanziate con FSE, L. 236/93, L.53/00 e
altri fondi
Istruttoria delle operazioni presentate
sugli avvisi pubblici
Programmazione dell’offerta provinciale
di istruzione e formazione professionale
(IeFP)
Stesura degli Avvisi di diritto pubblico per la selezione delle operazioni relative alle attività formative finanziate col FSE, L.236/93, L.53/00 e altri fondi ;
Stesura degli Avvisi di diritto pubblico per la selezione delle operazioni relative alle attività afferenti la formazione regolamentata e in autofinanziamento;
Redazione dei relativi atti amministrativi;
******
Verifica dei requisiti formali dei Soggetti proponenti;
Istruttoria e valutazione tecnica delle operazioni presentate dai Soggetti attuatori;
Selezione delle operazioni in sede di Nucleo ai fini della elaborazione delle graduatorie;
Elaborazione atti di approvazione delle graduatorie e degli stralci di piano, attribuzione dei finanziamenti ed impegno delle risorse assegnate per gli ambiti di competenza;
Comunicazione degli esiti; Eventuali revoche/modifiche
finanziarie con variazione dell’articolazione progettuale delle attività formative rientranti negli ambiti di competenza;
Verifiche di merito e di qualità afferenti le attività formative di competenza;
Consulenza ai soggetti attuatori.
******
Predisposizione degli indirizzi per l’emanazione dell’avviso per la selezione dei soggetti attuatori per la realizzazione dei percorsi di istruzione e formazione professionale;
Stesura dell’avviso pubblico volto all’individuazione degli Enti di Formazione Professionale e degli Istituti Professionali che gestiscono i percorsi triennali a qualifica;
Verifica dei requisiti formali dei Soggetti proponenti;
Pagina n. 94
Gestione, per la parte di competenza
provinciale del Sistema Informativo
della Formazione Professionale
(SIFER)
Monitoraggio dei dati relativi alla
formazione e interventi attuati nella
formazione professionale
Gestione
Programmazione delle attività di
formazione individuale (voucher)
mediante finanziamenti L. 236/93 e L.
53/00
Istruttoria tecnica delle candidature dei Soggetti della I e FP e definizione delle graduatorie degli Enti di Formazione Professionale;
Approvazione dell’offerta provinciale di IeFP;
Selezione delle operazioni, elaborazione degli atti di approvazione e dello stralcio, attribuzione dei finanziamenti ed impegno delle risorse assegnate
Comunicazione degli esiti; Eventuali revoche/modifiche
finanziarie; Verifiche di merito e di qualità
afferenti le attività formative di competenza;
Consulenza ai Soggetti attuatori Istituzione e presidenza del Comitato
Territoriale per il coordinamento e la gestione del sistema regionale di IeFP;
******
Attività finalizzate ad assicurare la corretta implementazione del sistema all’interno del Servizio;
Attività di raccordo con la RER.
****** Raccolta, elaborazione dati
informativi relativi alla formazione e stesura di report finalizzati alla predisposizione dei documenti di programmazione;
******
Controlli di conformità amministrativa;
Controlli di conformità e regolarità dell’esecuzione del progetto;
Verifiche di conformità amministrativa nelle fasi di avvio, in itinere e di termine delle attività formative, mediante il controllo della documentazione cartacea/telematica obbligatoria trasmessa dai soggetti attuatori;
Customer satisfaction
Predisposizione e pubblicizzazione dell'avviso di diritto pubblico per la presentazione delle candidature;
attività di informazione e consulenza; Accoglimento e inserimento delle
domande sul SIFER; Istruttoria dei requisiti formali di
ammissibilità e di valutazione tecnica delle candidature;
Selezione candidature ai fini dell'elaborazione delle graduatorie;
Predisposizione atti amministrativi per l'assegnazione dei voucher mediante l'approvazione delle graduatorie;
Comunicazione esiti istruttoria; Monitoraggio/controllo sullo stato di
avanzamento dei voucher assegnati e revoca dei non fruiti;
Pagina n. 95
liquidazione ai soggetti beneficiari; registrazione dei dati sul SIFER.
Coinvolte n. 3 persone a t.p
Settore Welfare, lavoro e formazione professionale
Ufficio appalti e di supporto alle attività trasversali
Acquisizione dei servizi attraverso
procedura di appalto
Supporto nella progettazione del servizio, all'elaborazione dei documenti di gara e all'attivazione delle procedure di gara con supporto delle altre strutture Prov.li competenti;
espletamento delle procedure amministrative ;
Predisposizione atti di appalto; Supporto alle procedure di
affidamento sempre tenendo conto delle strutture prov.li competenti;
Divulgazione esiti di gara secondo le norme di legge e trasmissione al Servizio provinciale competente per la stipula del contratto;
Implementazione dei dati sul SIFER; Controlli amministrativi; Ricevimento fatture da parte dei
soggetti attuatori, società e aziende; verifica documentazione e
comunicazioni con soggetti attuatori; predisposizione buoni d'ordine e atti
amministrativi di liquidazione. Coinvolte n. 2 persone a t.p
Settore Welfare, lavoro e formazione professionale
Ufficio contabilità, rendicontazione, liquidazione
delle attività formative
Gestione attività Formative Legge
Regionale 12 2003
Coinvolte n. 3 persone a t.p
Verifica degli atti di impegno sottoscritti dai Soggetti attuatori;
Verifica preventivi di dettaglio; Vidimazione dei registri presenza
allievi, delle schede stage, project work e diari di bordo (anche per attività regionali);
Implementazione dati di gestione finanziaria nel SIF-ER e relativa validazione;
Istruttoria ed eventuale autorizzazione delle proposte di modifiche di gestione finanziaria e di spesa delle attività formative approvate;
Pratica richiesta codice CUP per ogni attività approvata;
Pratica richiesta controllo DURC (validità mensile ) per ciascun Ente Gestore di FP;
Pratica richiesta controllo Equitalia per pagamenti superiori ai € 10.000,00;
Monitoraggio/controllo sullo stato di avanzamento della spesa – comunicazione mensile, alla RER, dei dati di pagamento e di certificazione;
Raccordo informazioni con Ufficio Gestione e Controllo dati formativi;
Nomina Commissioni d'Esame finale e rilascio delle attestazioni ufficiali ai sensi della LR 12/03 REPERTORIO.
Settore Welfare, lavoro e formazione professionale
Ufficio contabilità, rendicontazione, liquidazione
Gestione documentazione e controllo
contabile e finanziario
Attività finalizzate all’organizzazione gestionale degli Uffici competenti ed attività di raccordo con la RER;
Normativa Regionale – contatti con
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delle attività formative
Ufficio coordinamento: contabilità
Responsabili Regionali; Consulenza ai soggetti attuatori.
Coinvolte n. 1 persone a t.p
Settore Welfare, lavoro e formazione professionale
Ufficio contabilità, rendicontazione, liquidazione
delle attività formative
Liquidazioni del sistema esternalizzato al tesoriere
Prov.le ed implementazione dei dati nel SIFER
Liquidazioni Attività Formative
Per pagamento esternalizzato: verifiche amministrative sul 100%
delle domande di rimborso; verifiche contabili, su estratto a
campione, della documentazione riferita alla spesa, delle domande di rimborso;
Validazione al Tesoriere per l’attuazione del pagamento esternalizzato;
ricevimento fatture protocollate dalla Ragioneria ed inserimento n° conto sospeso del Tesoriere;
atti amministrativi di regolarizzazione contabile, richiesta emissione Mandato di Pagamento;
Monitoraggio stato di pagamento (performance).
Per pagamento non esternalizzato:
ricevimento fatture da Soggetti attuatori, società e aziende su stati di avanzamento della spesa;
comunicazioni con Soggetti attuatori in caso di fatture errate;
verifica documentazione inerente l’attestazione del referente di merito ed amministrativo per attività approvate in regime di appalto;
Gestione dati SIFER per le attività specifiche;
Liquidazione dei voucher. Coinvolta n. 1 persona a t.p
Settore Welfare, lavoro e formazione professionale
Ufficio contabilità, rendicontazione, liquidazione
delle attività formative
Rendicontazione Attività formative ed
implementazione dei dati nel Sifer
Controllo Valore Maturato e controllo
documentale delle attività formative
Valutazione dei preventivi di dettaglio e istruttoria per l’autorizzazione a variazioni;
Monitoraggio dei progetti terminati; Esecuzione controlli sui registri e
schede di presenza; determinazione del massimo
rendicontabile e realizzazione Verbale del Valore Maturato;
Gestione di eventuali contenziosi sugli esiti delle verifiche rendicontuali;
Atti di approvazione dei rendiconti delle operazioni e rilevazione delle economie rendicontuali da riutilizzarsi in programmazione;
Controllo ed accertamento restituzioni finanziarie dagli Enti Gestori;
Attività di sollecito per scadenze termini di presentazione dei rendiconti e scadenze per le restituzioni finanziarie, conteggi interessi di mora;
Eventuali revoche/modifiche finanziarie con variazione dell’articolazione progettuale delle attività formative;
Elaborazione dati riferiti ai rendiconti
Pagina n. 97
definiti (verbali) regionali; Gestione dati SIFER per le attività
specifiche. Coinvolta n. 1 persona a t.p
Settore Welfare, lavoro e formazione professionale
P.O. di Struttura- Centri per l’impiego
Supporto alla rpogrammazione e allo sviluppo delle
misure anticrisi
Servizi alle persone in cerca di lavoro, ai
lavoratori e alle imprese
Supporto alla programmazione e allo sviluppo di welfare to work;
servizi di accoglienza e informazione; orientamento; tirocini formativi e di orientamento; seminari informativi; servizi amministrativi legati alla
gestione dei rapporti di lavoro. Coinvolte n. 5 persone a t.p
Settore Welfare, lavoro e formazione professionale
P.O. di Struttura - Politiche del lavoro
Supporto alla programmazione e allo sviluppo del
welfare to work
Gestione crisi aziendali e collocazione di
persone in situazione di svantaggio
Supporto alla programmazione e allo sviluppo di welfare to work;
gestione delle controversie collettive di lavoro;
procedure di mobilità; procedure di CIGS; gestione crisi aziendali e politiche
attive del lavoro finalizzate alla ricollocazione;
Collocamento e ricollocazione di persone in situazione di svantaggio;
Gestione degli incentivi all’occupazione.
Coinvolte n. 3 persone a t.p. e n. 1 welfare to
work (Italia Lavoro)
Organismo intermedio: Provincia di Ravenna
La struttura organizzativa è stata formalizzata con i seguenti atti:
• Deliberazione della Giunta Provinciale n. 660 del 28 dicembre 2007;
• Deliberazione della Giunta Provinciale n. 688 del 31/12/2008 - istituzione del settore
Formazione, Lavoro e Istruzione (a seguito dell’accorpamento del servizio Istruzione al
vecchio settore Formazione, Orientamento e Lavoro);
• Determina del Presidente della Provincia n. 116 del 31/12/2008 - attribuzione della
dirigenza del suddetto settore;
• Determina del dirigente del settore Formazione, Lavoro e Istruzione n. 8 del 16/01/2009
– nomina del responsabile della P.O. “Formazione Professionale”, con compiti di
coordinamento delle quattro U.O. descritte nell’organigramma;
• Provvedimenti del dirigente del Settore Processi di supporto – Servizio Personale n. 330
del 29/09/2009 e n. 366 del 29/10/2009 - collocamento a riposo rispettivamente delle
responsabili dell’Ufficio “Orientamento ed integrazione sistemi informativi” e dell’Ufficio
“Interventi formativi in ambito socio-assistenziale”;
Pagina n. 98
• Deliberazioni della Giunta Provinciale n. 143 del 31/03/2010 e n. 416 del 15/09/2010 –
approvazione rispettivamente del 1° e del 2° stralcio della dotazione organica
2010/2012, programmazione triennale del fabbisogno di personale della Provincia di
Ravenna ed assegnazione Al Settore Formazione Professionale di nove unità di personale
a tempo indeterminato;
• Delibera G.P. 344 del 07/09/2011: “Approvazione struttura organizzativa e relativi
trasferimenti di funzioni”;
• Provvedimento del presidente n. 76 del 01/06/2011: “Attribuzioni delle funzioni di
responsabile del Settore Formazione Lavoro e Istruzione al dott. Panzavolta Andrea,
qualifica unica dirigenziale”;
• Provvedimento del dirigente n. 2541 del 20/07/2011: “Proroga al dipendente Trolli
Andrea categoria D6, profilo professionale funzionario economico contabile
amministrativo, dell’incarico di posizione organizzativa conferito con provvedimento n. 8
del 16/01/2009;
• Provvedimento del dirigente n. 2547 del 20/07/2011: “Proroga alla dipendente Fabbri
Grazia categoria D6, profilo professionale funzionario economico contabile
amministrativo, dell’incarico di posizione organizzativa conferito con provvedimento n. 7
del 16/01/2009”.
Di seguito si riporta l’esplicitazione delle funzioni delle strutture che compongono
l’organigramma.
Struttura dell’Organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
Settore Formazione, Lavoro e Istruzione
P.O. Formazione Professionale
Coordinamento Uffici del Servizio Formazione Professionale
Coordinamento delle attività di Programmazione, Gestione e Rendicontazione in affiancamento al Responsabile del Servizio;
Supporto alla predisposizione dei documenti programmatici pluriennali della Formazione Professionale;
Supporto alla redazione degli avvisi pubblici per la selezione delle attività formative;
Supporto alla valutazione e selezione dei progetti formativi in sede di Nucleo;
Supporto al dirigente nella gestione del bilancio annuale e degli impegni di spesa delle risorse assegnate;
Referente per il monitoraggio e la rendicontazione delle attività formative;
Referente per il monitoraggio dei dati fisici delle attività formative;
Referente per le verifiche in itinere delle attività formative;
Referente del SIF-ER; Referente e supporto alla Ragioneria per la
regolarizzazione delle fatture pagate dal Tesoriere Provinciale in conto sospeso;
Pagina n. 99
Struttura dell’Organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
Responsabile del repertorio provinciale degli attestati ufficiali;
Settore Formazione, Lavoro e Istruzione
P.O. Formazione Professionale
Programmazione formativa
Programmazione
n. persone coinvolte: 3
elaborazione bandi in materia di formazione al lavoro e sul lavoro, formazione iniziale e integrata con la scuola, formazione in ambito socio-assistenziale, individuale, auto-finanziata, normata da particolari leggi;
valutazione dei progetti; comunicazione degli esiti della
valutazione; elaborazione atti di approvazione delle
graduatorie, attribuzione dei finanziamenti ed impegno delle risorse regionali assegnate;
monitoraggi trimestrali richiesti dalla RER;
consulenza ai soggetti gestori.
Settore Formazione, Lavoro e Istruzione
P.O. Formazione Professionale
Gestione rendicontazione attività formativa
Gestione, rendicontazione e
controllo
n. persone coinvolte: 6
Gestione verifica della corretta esecuzione dei
progetti; lavorazione delle comunicazioni da/per i
soggetti gestori; implementazione del sistema informativo
regionale (SIFP) e coordinamento con la ditta che si occupa del data entry;
visite di conformità in itinere presso i soggetti gestori e coordinamento con la P.O. Verifiche regionale;
valutazione delle richieste di modifiche fisiche e finanziarie ed elaborazione dei relativi atti di approvazione;
valutazione delle richieste di slittamento delle attività e di modifica dei preventivi di dettaglio;
nomina delle commissioni d’esame; tenuta del repertorio provinciale degli
attestati ufficiali rilasciati; liquidazione dei pagamenti in c/sospeso
effettuati dalla Tesoreria e predisposizione degli atti di regolarizzazione periodici (di norma mensili);
monitoraggi trimestrali richiesti dalla RER;
consulenza ai soggetti gestori. L’attività è svolta da n. 3 funzionari. Rendicontazione
monitoraggio dei progetti terminati e sollecito dei rendiconti non pervenuti;
controllo di ammissibilità delle spese; determinazione del massimo
rendicontabile per ogni progetto; approvazione dei rendiconti definitivi; gestione delle economie e delle
restituzioni. L’attività è svolta da n. 2 funzionari. Controllo controllo amministrativo e contabile sul
100% delle domande di rimborso nonché sugli stati di avanzamento delle attività svolto da funzionario dell’Ufficio
Pagina n. 100
Struttura dell’Organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
Rendicontazione. L’attività è svolta da n. 1 funzionario.
Settore Formazione, Lavoro e Istruzione
P.O. Coordinamento attività
amministrative dei Servizi per
l'impiego
Coordinamento Uffici e Centri per
l'impiego del Servizio Lavoro
consulenza ai datori di lavoro, ai lavoratori e alle parti sociali coinvolte nella crisi;
gestione degli incontri informativi Rivolti alle parti sociali e agli enti di formazione;
definizione delle procedure condivise in sede di coordinamento delle attività dei CpI;
supporto al dirigente di settore nella gestione delle attività connesse alla crisi;
gestione dei rapporti con la Regione Emilia-Romagna e partecipazione alle riunioni di coordinamento con le altre Province;
monitoraggio costante dell'andamento della crisi;
gestione dei rapporti con gli istituti bancari coinvolti nell'Accordo provinciale per l'erogazione del credito agevolato e dell'anticipazione dei trattamenti di sostegno al reddito.
Settore Formazione, Lavoro e Istruzione
Gestione delle politiche anticrisi
CpI Ravenna, Faenza, Lugo
Erogazione misure di politica attiva
del lavoro
n. persone coinvolte: 9
Misure di politica attiva erogate direttamente dai CpI erogazione di informazioni ai lavoratori
(accoglienza e informazione sui servizi disponibili - 30 min.);
accesso ai servizi (presa in carico e sottoscrizione del patto di servizio - 30 min.);
colloquio orientativo individuale (60 min.); colloquio orientativo di gruppo (240 min. x
6/15 lavoratori); consulenza orientativa (90 min.); seminari-laboratori per la ricerca attiva del
lavoro (300 min. x 6/15 lavoratori); attivazione di tirocini formativi/di
orientamento professionale/di inserimento lavorativo (720 min.)
percorsi personalizzati di accompagnamento al lavoro/ricollocazione (1200 min.);
accesso alla intermediazione (segnalazione ai datori di lavoro - 60 min.);
incontro domanda / offerta (selezione candidature coerenti con le richieste dei datori di lavoro - 300 min.);
iscrizione alle liste di mobilità (30 min.); colloquio di verifica (60 min.).
Misure di politica attiva erogate dai Soggetti attuatori i lavoratori sono indirizzati dai CpI presso i soggetti attuatori, che definiscono insieme ai lavoratori stessi il percorso più adatto a scelta fra i seguenti: azioni di aggiornamento e specializzazione di
40 ore; percorsi individuali per la qualificazione, la
riqualificazione e la riconversione professionale, collegati al SRQ, di durata compresa tra 50 e 300 ore.
Pagina n. 101
Organismo intermedio: Provincia di Reggio Emilia
La struttura organizzativa è stata formalizzata con i seguenti atti:
• Delibera della Giunta Provinciale n. 201 del 24/7/2007 (modifica della struttura
organizzativa dell’ente);
• Delibera della Giunta Provinciale n. 233 del 23/7/2009 (modifica della struttura
organizzativa dell’Ente);
• Delibera della Giunta Provinciale n. 232 del 23/7/2009 (Regolamento sull’ordinamento
degli Uffici e dei Servizi);
• Decreto del Presidente n. 54 del 16/10/2009 di nomina del responsabile del Fondo
Sociale Europeo per la Provincia di Reggio Emilia;
• Determinazione Dirigenziale n. 57 del 29/1/2010 e n. 1244 del 31/12/2010;
• Delibera della Giunta Provinciale n. 4 del 20/1/2010, n. 368 del 21/12/2010 e n. 14 del
1/2/2011 di modifica della struttura organizzativa dell’Ente.
Di seguito si riporta l’esplicitazione delle funzioni delle strutture che compongono
l’organigramma.
Struttura dell’Organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
Servizio Lavoro, Formazione Professionale e
Risorse Umane
U.O Programmazione e valutazione progetti di
Formazione professionale
Programmazione
n. persone coinvolte: 1
Programmazione predisposizione avvisi pubblici per la
candidatura delle operazioni ammesse al contributo del FSE e relativi atti amministrativi;
istruttoria delle operazioni pervenute e conseguente predisposizione graduatorie;
predisposizione atti di approvazione delle graduatorie ;
predisposizione degli atti di finanziamento delle attività approvate dalla Giunta;
comunicazione ai Soggetti gestori degli esiti della valutazione.
Servizio Lavoro, Formazione Professionale e
Risorse Umane
U.O. Obbligo Formativo e gestione
amministrativa del personale
Programmazione
Gestione finanziaria
n. persone coinvolte:3
Programmazione predisposizione avvisi pubblici per la
candidatura delle operazioni ammesse al contributo del FSE e relativi atti amministrativi per i percorsi legati all’Obbligo Formativo e all’Obbligo Formativo Integrato;
istruttoria delle operazioni pervenute e conseguente predisposizione graduatorie;
predisposizione atti di approvazione delle graduatorie;
predisposizione degli atti di finanziamento delle attività approvate dalla Giunta;
comunicazione ai Soggetti gestori degli esiti della valutazione.
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Struttura dell’Organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
L’attività di programmazione viene svolta da 1 funzionario, in raccordo con le UU.OO. dell’Area coinvolte con il supporto di un’ulteriore operatore/risorsa a tempo pieno. Gestione finanziaria
gestione finanziario-contabile delle attività approvate
registrazione dei mandati di pagamento nel Sistema Informativo;
L’attività di gestione finanziaria viene svolta da 1 funzionario, in raccordo con le UU.OO. dell’Area coinvolte.
Servizio Lavoro, Formazione Professionale e
Risorse Umane
U.O Controllo della Gestione dei corsi di
Formazione
Gestione e Controllo
n. persone coinvolte: 2
Gestione Analisi normativa sul 100% delle
operazioni presentate; Gestione delle attività approvate tramite
avvisi pubblici per la selezione delle operazioni e delle domande individuali (voucher);
Informativa agli utenti e ai Soggetti attuatori;
gestione telematica e manuale delle comunicazioni da/per i Soggetti attuatori di tutti i dati relativi ad allievi, calendari, e comunicazioni varie con gli Enti gestori mediante alimentazione del Sistema Informativo;
gestione dati fisici/finanziari corsi approvati;
gestione di tutti i rapporti con gli Enti/Aziende gestori (es. vidima registri e schede, comunicazioni da/per gli enti, nomina Presidenti commissioni d'esame, repertorio attestati, modifiche preventivi e progettuali);
Raccolta e inserimento dati; Stesura ed emanazione circolari/note di
gestione; Attivazione dei pagamenti esternalizzati
e pagamenti metodo tradizionale; nomina dei Presidenti e delle
Commissione d’esame e rilascio degli attestati di qualifica/specializzazione;
conservazione dati e Archivistica. L’attività di gestione viene svolta di 1 funzionario.
Controllo
Controllo di conformità amministrativa; Controllo di conformità e regolarità
dell’esecuzione del progetto; Attività di controllo in itinere sull’attività
approvata per verifica di coerenza della realizzazione con la previsione progettuale e garantire il corretto impiego dei finanziamenti; raccordo e analisi degli items con P.O. Regione Emilia-Romagna per i controlli in oggetto.
L’attività di controllo viene svolta da 1 funzionario, in raccordo con le UU. OO. dell’Area coinvolte.
Servizio Lavoro, Formazione Professionale e
Risorse Umane
Controllo
n. persone coinvolte: 3
Controllo Verifiche amministrative sul 100%
delle domande di rimborso mediante utilizzo del SIFER e registrazione dei mandati di pagamento nel Sistema
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Struttura dell’Organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
U.O contabile
Informativo; monitoraggio finanziario e gestione
delle risorse.
Servizio Lavoro, Formazione Professionale e
Risorse Umane
U.O. Rendicontazione
Rendicontazione
n. persone coinvolte 1
Controllo controllo finale delle presenze dei
docenti e degli allievi mediante la verifica dei registri per determinazione del valore maturato;
inserimento del verbale definitivo Nel Sistema Informativo e approvazione con atto del rendiconto.
Servizio Lavoro, Formazione Professionale e
Risorse Umane
U.O. Sistema informativo lavoro – formazione e
Pari Opportunità
Acquisizione di servizi attraverso procedura
di appalto ai sensi del D.Lgs. 163/06
(In particolare per la gestione di servizi
specialistici di politica attiva del lavoro)
n. persone coinvolte: 1
Progettazione del servizio, elaborazione dei documenti di gara (divulgazione secondo le norme di legge: Servizio Appalti e Contratti);
Espletamento delle procedure amministrative (procedure aperte, ristrette, negoziate, in economia);
Affidamento dell’appalto ed impegno delle risorse (stesura del contratto: l Servizio Appalti e Contratti);
Divulgazione degli esiti di gara secondo le norme di legge;
Svincolo della polizza per stati di avanzamento o per conclusione servizio;
Svincolo finale e stesura verbale di chiusura dell’attività. Espletamento dei controlli; Controllo amministrativo “in itinere” sul
rispetto delle norme contrattuali da parte dei soggetti incaricati, eventuali applicazioni penali;
Rilascio di attestazioni e di regolarità dell’esecuzione del servizio sotto il profilo tecnico e amministrativo/contabile, in raccordo con l’U.O. Amministrativo Contabile
Servizio Programmazione scolastica, educativa e
Interventi per la sicurezza sociale
U.O. Programmazione scolastica e attività
amministrative
Gestione finanziaria
n. persone coinvolte: 1
Gestione finanziaria gestione finanziario-contabile delle
attività approvate
Servizio Programmazione scolastica, educativa e
Interventi per la sicurezza sociale
U.O. Programmazione educativa, diritto allo
studio, orientamento e Giovani
Programmazione
n. persone coinvolte 1
Programmazione predisposizione avvisi pubblici per la
candidatura delle operazioni ammesse al contributo del FSE e relativi atti amministrativi;
istruttoria delle operazioni pervenute e conseguente predisposizione graduatorie;
predisposizione atti di approvazione delle graduatorie;
predisposizione degli atti di finanziamento delle attività approvate dalla Giunta;
comunicazione ai Soggetti gestori degli esiti della valutazione.
Servizio Lavoro, Formazione Professionale e
Risorse Umane n. persone coinvolte 80
Collocamento Mirato: rivolto a utenti disabili ai sensi della L.68/99
Accoglienza: primo colloquio
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Struttura dell’Organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
n. 6 UUO. Centri per l’impiego della Provincia di
Reggio Emilia e Collocamento mirato
informativo con l’utente Iscrizioni: rilascio dichiarazioni
immediata disponibilità ai sensi del d.lgs 181/00
Orientamento: colloquio specialistico sia a livello individuale che di gruppo
Preselezione: attività incrocio domada/offerta di lavoro
Servizi Gestionali/amm.vi: servizi di supporto e consulenza ai datori di lavoro
Organismo intermedio: Provincia di Rimini
La struttura organizzativa è stata formalizzata con i seguenti atti:
• Decreto del Presidente n. 29 del 17/09/2010 di definizione degli assetti organizzativi e
funzionali dell’Ente e incarichi dirigenziali;
• Decreto del Presidente n. 36 del 24/09/2010 con cui si conferisce l’incarico di dirigente
del Servizio Sistema educativo, Formativo e Politiche del Lavoro alla dott.ssa Annamaria
Diterlizzi fino al 30/06/2014;
• Nota Prot. N.2035/04.03.05/04-01 del 28/04/2011 con la quale é stata conferita al Dott.
Massimo Semprini l’incarico di Responsabile di Posizione Organizzativa “Gestione
Formazione Professionale e Scuola” e alla Dott.ssa Tatiana Giorgetti l’incarico di
Responsabile di Posizione Organizzativa “Politiche del Lavoro” dal 1/05/2011 fino al
31/12/2012.
• Provvedimento n. 118 del 23/8/2011 che modifica l’organigramma e la descrizione della
struttura organizzativa dell’OI.
Di seguito si riporta l’esplicitazione delle funzioni delle strutture che compongono
l’organigramma.
Struttura dell’Organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
Servizio “Sistema Educativo Formativo e
Politiche del Lavoro”
Ufficio Programmazione
Programmazione
n. persone coinvolte: 4
Operazioni da approvare a seguito di avvisi di diritto pubblico
Elaborazione bandi; Valutazione dei progetti; Atto di approvazione delle graduatorie e
di attribuzione dei finanziamenti; Comunicazione degli esiti della
valutazione. Appalti pubblici di servizio Elaborazione bandi di appalto per il Lavoro; Valutazione delle offerte; Atto di aggiudicazione dell’appalto e di
impegno di spesa Comunicazione degli esiti dell’appalto.
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Struttura dell’Organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
Sottoscrizione del contratto d’appalto L’attività di programmazione viene svolta da n.4 funzionari di cui 2 a tempo pieno e 2 part-time.
Servizio “Sistema Educativo Formativo e
Politiche del Lavoro”
PO Gestione F.P. e Scuola
Ufficio Gestione e controllo
Gestione e controllo
n. persone coinvolte: 5
Gestione Sottoscrizione atto di impegno con gli
enti attuatori; Gestione delle comunicazioni da/per i
soggetti attuatori; Implementazione dati sul sistema
informativo; Gestione delle comunicazioni sulle spese
sostenute dai soggetti attuatori; Liquidazione dei contributi.
L’attività di gestione viene svolta da n. 4 funzionari di cui 2 part-time. Controllo
Verifica dell’esecuzione del progetto; Controlli in itinere, in loco ed in ufficio, sui
progetti e controlli sulle spese. L’attività di controllo viene svolta da n. 1 funzionario part-time.
Servizio “Sistema Educativo Formativo e
Politiche del Lavoro”
PO Gestione F.P. e Scuola
Ufficio Rendicontazione
Rendicontazione
n. persone coinvolte: 1
Operazioni approvate a seguito di avvisi di diritto pubblico Controllo dell’ammissibilità delle spese; Determinazione degli importi da riconoscere
a saldo ai soggetti attuatori; Approvazione del rendiconto. L’attività viene svolta da n. 1 funzionario
Servizio “Sistema Educativo Formativo e
Politiche del Lavoro”
Ufficio Appalti
Gestione e controllo
n. persone coinvolte: 2
Appalti pubblici di servizio Gestione e verifica dell’esecuzione
dell’appalto Alimentazione del sistema informativo Liquidazione delle fatture Rilevazione e comunicazione dati per
monitoraggi L’attività è svolta da n. 2 persone di cui 1 part-time
Servizio “Sistema Educativo Formativo e
Politiche del Lavoro”
PO Politiche del Lavoro
Centri per l’Impiego
Servizi all’utenza
n. persone coinvolte: 10
Centri per l’impiego anagrafe del lavoro e presa in carico: rilascio
DID e colloquio di orientamento ai sensi del Dlgs 181/2000 e ss.mm.ii e attività amministrativa correlata (imprese e lavoratori)
centro studi e di documentazione: azioni di monitoraggio, analisi mercato del lavoro, indagine di customere satisfaction
servizi alle imprese e ai lavoratori: accesso al sistema di intermediazione, attività di incrocio domanda/offerta di lavoro
informazione: produzione e aggiornamento di materiale informativo,
colloqui informativi individuali e di gruppo
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OI Consorzio Spinner
Il Consorzio Spinner (Servizi per la Promozione dell’INNovazione e della Ricerca) è stato
costituito nel 2000 ed ha come soci fondatori Aster Cons.pa, Fondazione Alma Mater e Sviluppo
Italia Spa (ora Agenzia Nazionale per l’attrazione degli Investimenti e lo Sviluppo d’impresa
Spa).
Di seguito si riporta l’esplicitazione delle funzioni delle strutture che compongono
l’organigramma.
Struttura dell’Organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
CONSIGLIO DIRETTIVO Programmazione Strategica
Assume tutte le decisioni di carattere strategico, operativo e gestionale, sia di ordinaria che straordinaria amministrazione, afferenti alla gestione della Sovvenzione Globale (SG) ed alla conduzione del Consorzio Spinner, ad esclusione di quanto riservato dalla legge e dallo Statuto all’Assemblea
Garantisce la programmazione degli interventi e delle risorse finanziarie, che verrà effettuata secondo il quadro delle competenze e delle risorse assegnate e nel rispetto della normativa comunitaria e nazionale in materia di appalti. Garantisce che le azioni destinate a beneficiare di un finanziamento saranno selezionate conformemente ai criteri, applicabili al Programma Operativo e che saranno conformi alle norme comunitarie e nazionali applicabili per l’intero periodo di attuazione.
CONSIGLIO DIRETTIVO
Programmazione e Integrazione
Comitato per l’integrazione delle azioni
Programmazione
(Raccordo con il
Consiglio Direttivo,
supervisione ed
integrazione delle varie
azioni)
Condivide periodicamente lo stato di attuazione del progetto esecutivo rispetto alle diverse azioni, predisponendo, in accordo con l’Area Monitoraggio, eventuali appositi report al Consiglio Direttivo (CD).
Recepisce gli orientamenti e le direttive strategiche deliberate dal CD supervisionandone la corretta e coerente applicazione
Recepisce le direttive del Consiglio Direttivo (CD) sulla gestione ordinaria delle attività progettuali e ne assicura la coerente applicazione.
Recepisce le richieste delle unità funzionali che necessitino di interpretazioni del mansionario e, fatte le dovute verifiche, fornisce risposte e indicazioni.
Esamina le evoluzioni e le problematiche attuative che coinvolgono più unità e propone al CD eventuali azioni correttive.
Supervisiona le linee strategiche delle attività della funzione Azioni di Sistema condividendone poi le metodologie attuative
Propone al CD ed articola nuove azioni di sviluppo delle attività
Si interfaccia con gli organismi operativi regionali preposti alla supervisione degli indirizzi gestionali della Sovvenzione globale
in collaborazione con la funzione Monitoraggio, che fornisce gli appositi dati, effettua un’analisi dei risultati e degli impatti delle azioni Spinner sul contesto regionale
Garantisce l’integrazione delle attività svolte dalle singole funzioni per assicurare il conseguimento degli obiettivi qualitativi previsti dalla progettazione esecutiva della SG.
Cura la predisposizione di proposte al CD rispetto a possibili
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Struttura dell’Organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
azioni correttive e di approfondimento necessarie alla attuazione della SG.
CONSIGLIO DIRETTIVO
Azioni di sistema
Gestione
(Sviluppo di progettualità specifiche di valenza trasversale)
Definisce gli obiettivi specifici e le linee di azione principali relativamente agli ambiti di intervento identificati in fase di prima progettazione ovvero: ‘mobilità internazionale e internazionalizzazione’; ‘sostenibilità e radicamento nel territorio’; ‘innovazione nei servizi’
Definisce i piani di lavoro di dettaglio e le relative risorse necessarie
Attiva le relazioni interne al Consorzio ed esterne funzionali allo sviluppo delle azioni previste, da definire a seguito dell’attività di progettazione di dettaglio
Attiva le relazioni interne per la realizzazione degli study visit previsti e ne gestisce la procedura
Imposta un sistema di verifica dello stato di avanzamento dei lavori e di verifica in itinere del grado di raggiungimento degli obiettivi previsti
Redige report e documenti di sintesi delle attività realizzate
CONSIGLIO DIRETTIVO
Comunicazione
Gestione
(Gestione delle azioni volte a favorire la
visibilità, trasparenza e diffusione delle opportunità)
Predispone un piano di informazione e sensibilizzazione basato su metodologie e strumenti finalizzati ad informare i diversi target individuati, in accordo con la funzione Programmazione e Integrazione, e lo sottopone all’approvazione del CD e della Regione Emilia-Romagna.
Pianifica il format degli eventi e dei materiali di informazione concordandoli con la funzione Programmazione e Integrazione e con il CD e, ove opportuno, con la Regione.
Supporta l’attività di promozione territoriale, coordinandosi permanentemente con l’Area Azioni sul Territorio e la Rete degli Spinner Point e con i responsabili delle unità funzionali, curando la predisposizione degli strumenti di diffusione, la pianificazione l’organizzazione delle diverse tipologie di eventi (eventi di diffusione territoriale, seminari, conferenze, fiere altre iniziative di interesse).
Identifica modalità condivise con la Rete territoriale e con le unità funzionali per la raccolta e la diffusione delle informazioni sugli eventi previsti.
Supporta i Referenti delle Aree Territoriali nel curare il rapporto con enti e organizzazioni a livello locale per l’organizzazione di iniziative di interesse per i beneficiari Spinner.
Cura il rapporto con enti e organizzazioni a livello nazionale per l’organizzazione di iniziative di interesse per Spinner.
Cura il rapporto con i beneficiari relativamente al loro coinvolgimento nelle iniziative previste e alla promozione dei risultati.
. Elabora e realizza i materiali di informazione e sensibilizzazione su supporto cartaceo e multimediale e predispone gli strumenti utili agli Spinner Point e alle unità funzionali per la diffusione/presentazione del programma sul territorio.
Progetta e cura i contenuti e l’aggiornamento della parte pubblica del sito web e coordina l’aggiornamento della parte privata, in raccordo con il fornitore prescelto.
Realizza e gestisce una piattaforma on-line per la condivisione di materiale multimediale (Youtube, Slide share, Flickr, Calaméo).
Promuove le iniziative attraverso il sito e altri canali (siti di terzi,
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Struttura dell’Organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
newsletter, media, ecc.).
Redige settimanalmente la rassegna stampa su tematiche di interesse Spinner da divulgare presso la rete degli Spinner Point e da caricare sul sito, con il supporto dell’ufficio stampa preposto.
Cura, attraverso l’ufficio dedicato, i rapporti con la stampa.
Realizza, attraverso l’ufficio stampa preposto, la comunicazione stampa per singolo evento ove opportuno e la raccolta e diffusione di casi di successo.
Si occupa dell’organizzazione e della realizzazione delle conferenze stampa Spinner, ove richiesto e in accordo con la Regione.
CONSIGLIO DIRETTIVO
Amministrazione, Controllo di Gestione e Rendicontazione
Gestione
Amministrazione
Cura la tenuta della contabilità generale del Consorzio
Redige la bozza di Bilancio di esercizio, da sottoporre al Consiglio Direttivo ed all’Assemblea del Consorzio; cura i rapporti con il Collegio dei Revisori
Redige la Dichiarazione dei Redditi, la Dichiarazione dei sostituti di imposta e la Dichiarazione IVA
Attua la gestione finanziaria delle attività proprie del Consorzio
Gestisce l’erogazione delle risorse finanziarie ai beneficiari, in collegamento con le attività della Segreteria tecnica
Garantisce la gestione amministrativa degli atti di assegnazione delle agevolazioni concesse
Garantisce il controllo amministrativo/formale delle agevolazioni finanziarie (borse di ricerca, incentivi economici e servizi di consulenza ad alta specializzazione)
Cura l’iter procedurale concernente la revoca totale o parziale dell’impegno e/o della liquidazione del pagamento, quando necessario, e se pertinente il recupero degli importi indebitamente versati informando tempestivamente l’Autorità di Gestione per gli adempimenti di sua competenza
Controllo di Gestione- Rendicontazione
Predispone del budget iniziale della SG e di ogni revisione utile
Effettua un monitoraggio costante del rispetto delle previsioni dei budget approvati, acquisendo tutti i dati contabili ed amministrativi ritenuti indispensabili, verificandone la correttezza e gli eventuali scostamenti
Coordina la redazione della parte finanziaria dei rendiconti periodici da inoltrare alla Regione Emilia-Romagna, contenente sia la quota interna dell’OI che di tutte le attività finanziate
Gestisce, controlla ed implementa il sistema di rendicontazione
Garantisce il permanente monitoraggio finanziario delle attività e delle azioni afferenti alla SG riportando periodicamente al Consiglio Direttivo le risultanze e le eventuali problematiche
Stabilisce procedure tali che tutti i documenti relativi alle spese e agli audit necessari per garantire una pista di controllo adeguata siano conservati, sotto forma di originali o di copie autenticate, secondo quanto disposto dall’art. 90 del Regolamento generale n. 1083/2006, per i tre anni successivi alla chiusura del programma operativo o, qualora si tratti di operazioni soggette a chiusura parziale, per i tre anni successivi all'anno in cui ha avuto luogo la
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Struttura dell’Organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
chiusura parziale
Coordina le attività di verifica e controllo documentale in loco o di altro tipo che saranno disposte dalle competenti autorità comunitarie e nazionali, garantendo le verifiche con tutti i supporti necessari.
CONSIGLIO DIRETTIVO
Valutazione
Valutazione
(Definizione dei processi valutativi e il
coordinamento dei processi istruttori)
Definisce criteri, metodi e processi valutativi in accordo con i componenti di nuclei di valutazione;
Si raccorda con l’Area Monitoraggio per la definizione degli strumenti informatici di supporto al processo valutativo
Coordina i lavori Istruttori dei Nuclei
Comunica/Presenta gli esiti pre-istruttori al CD ed elabora la nota di accompagnamento dei progetti sospesi
Comunica gli esiti istruttori alla Rete e ai non ammessi
CONSIGLIO DIRETTIVO
Progetti Innovazione Capitale Umano
Gestione
Elabora, coordinandosi con la Segreteria Tecnica i contenuti dei bandi relativi alle azioni di competenza dell’Area
Supporta le attività della rete territoriale degli Spinner Point, con particolare riferimento alla gestione generale delle attività correlate alle azioni di competenza dell’Area favorendo la loro integrazione, l’individuazione delle criticità rispetto agli obiettivi di progetto e proponendo eventuali azioni correttive
Raccoglie e sistematizza fabbisogni formativi ed organizzativi della rete afferenti alle azioni di competenza dell’Area e ne cura - ove possibile - in autonomia la soddisfazione, trasmettendo ai livelli superiori i fabbisogni residui
Elabora linee guida generali per la predisposizione dei progetti di cui alle azioni di competenza dell’Area supportando la rete - in accordo con la segreteria tecnica - nella definizione dei fabbisogni di servizi dei proponenti le domande di agevolazione
Supervisione l’omogeneità qualitativa delle attività di tutoraggio erogata ai beneficiari dell’Azione Creazione di Impresa e attua eventuali azioni positive
Supporta la rete nella verifica qualitativa dei servizi reali erogati ai beneficiari delle azioni di competenza dell’Area (Servizi specialistici, Tutoraggio dell’innovazione)
Supporta la Segreteria Tecnica nelle verifiche di II livello dei risultati individuali finali raggiunti dai beneficiari
Effettua un monitoraggio costante sulle evoluzioni correlabili agli ambiti di intervento della S.G., elabora e redige studi di approfondimento e paper specifici, ingegnerizza i modelli di intervento con particolare riferimento alla tematica della creazione di impresa
CONSIGLIO DIRETTIVO
Azioni a favore dei beneficiari
Azioni Rafforzamento Competenze
Gestione
Elabora, coordinandosi con la Segreteria Tecnica, i contenuti dei bandi e delle gare relativi alle azioni di competenza dell’Area
Cura le relazioni con gli uffici preposti dei singoli Atenei dell’Emilia-Romagna ai fini dell’individuazione dei beneficiari dell’Azione 6- Piani di inserimento lavorativo e delle modalità di gestione dei voucher dell’Azione 7 –Master Inter-Universitario
Collabora con l’area Percorsi Accompagnamento all’Accrescimento delle Competenze per definire l’offerta PAAC a catalogo relativamente alle azioni di competenza dell’Area
Raccoglie e sistematizza i fabbisogni di accrescimento delle competenze dei beneficiari dell’Azione 8-Sviluppo Piano di Riprogrammazione Professionale raccordandosi con l’Area Percorsi Accompagnamento Accrescimento Competenze al fine di organizzarne l’erogazione e l’integrazione con i servizi facenti
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Struttura dell’Organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
parte dello stesso pacchetto agevolativo
Elabora e gestisce la metodologia per l’assegnazione delle sedi di stage e delle eventuali opportunità di lavoro temporaneo contrattualizzato ai beneficiari dell’Azione 6- Piani di Inserimento Lavorativo
Collabora con la Segreteria Tecnica per l’elaborazione dei documenti che regolamentano i rapporti con gli organismi ospitanti in stage i beneficiari dell’azione 6
Elabora in accordo con la Segreteria Tecnica, la documentazione per la tracciabilità/rendicontabilità delle attività svolte dai beneficiari dei servizi relativi alle azioni di competenza dell’Area e ne garantisce la distribuzione e la raccolta
Individua all’interno dell’Albo fornitori di Spinner 2013, gli esperti a cui assegnare lo svolgimento dei contenuti previsti dalle diverse azioni
Garantisce il coordinamento e la supervisione delle attività dei soggetti titolari dell’erogazione dei servizi interni ed esterni ai beneficiari delle azioni di competenza dell’Area
Definisce e indica i parametri qualitativi dell’erogazione dei servizi inerenti le azioni di competenza dell’Area e ne verifica periodicamente l’andamento al fine di implementare interventi correttive laddove se ne rilevasse l’opportunità.
CONSIGLIO DIRETTIVO
Azioni trasversali
Dottorati di Ricerca
Gestione
(Gestione generale delle attività di
progettazione ed implementazione della Azione 5-Dottorati di
Ricerca)
Progetta nel dettaglio l’azione con gli Atenei con particolare riferimento a tempi e modalità di attuazione
Attiva e coordina i tavoli con le università per l’individuazione delle macrotematiche di ricerca oggetto dei bandi
Seleziona le tematiche ritenute strategiche per il territorio regionale tenendo conto di quelli che sono i fabbisogni di competenze qualificate delle imprese e del sistema economico territoriale
Supervisiona la valutazione delle proposte inerenti i bandi dell'azione sul dottorato
Sviluppa delle azioni di raccordo con gli Atenei per il monitoraggio della potenziale ricaduta nel territorio delle attività oggetto dei dottorati
Cura la promozione specifica sullo strumento del dottorato coordinandosi con i servizi regionali, in particolare per la tipologia in alto apprendistato
CONSIGLIO DIRETTIVO
Azioni trasversali
Azioni sul territorio con istituzioni e forze sociali
Gestione
(Gestione delle relazioni con gli attori locali dello sviluppo sul territorio
regionale)
• Cura lo sviluppo, la gestione ed il consolidamento delle relazioni a livello locale con le istituzioni, le imprese, gli enti formativi e di ricerca, le associazioni datoriali e sindacali ed eventuali altri soggetti affini e complementari alle azioni della SG
• Sviluppa e coordina i piani operativi di intervento degli operatori degli SP per quanto attiene l’animazione territoriale e i piani di promozione e comunicazione della SG.
• Sviluppa e coordina il piano strategico di coinvolgimento delle imprese in tutte le azioni previste dalla SG
• Contribuisce alla predisposizione e all’attuazione dei piani di comunicazione e promozione della SG segnalando eventi organizzati da terzi di interesse per il Consorzio e recependo le istanze del territorio di interesse per la funzione di comunicazione
• Sviluppa strumenti informativi per la gestione condivisa delle informazioni sulle reti di relazioni e i contatti attivati a livello locale
• Effettua analisi di contesto e raccolta di dati, informazioni e
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Struttura dell’Organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
proposte scaturenti dal territorio rispetto alle evoluzioni della SG
CONSIGLIO DIRETTIVO
Azioni trasversali
Percorsi Accompagnamento Accrescimento Competenze- PAAC
Gestione
(Gestione operativa delle agevolazioni
relative ai percorsi di accrescimento delle
competenze)
Definisce in collaborazione con l’Area Azioni Rafforzamento Competenze e l’Area Progetti Innovazione le tematiche utili allo sviluppo dei progetti dei beneficiari e identifica percorsi di accrescimento delle competenze su tali tematiche definendone caratteristiche e modalità organizzative
Raccoglie e sistematizza i fabbisogni di accrescimento delle competenze dei beneficiari delle azioni di competenza dell’Aree per organizzarne l’erogazione e l’integrazione con i servizi facenti parte dello stesso pacchetto di agevolazioni
Costruisce, sulla base dei Piani di Intervento dei progetti approvati la programmazione dei Percorsi di Accompagnamento (PAAC) e di tutte le relative fasi di realizzazione
Individua all’interno dell’Albo Fornitori di SPINNER 2013, gli esperti a cui assegnare lo svolgimento dei contenuti previsti dai diversi percorsi
Individua le sedi per la realizzazione delle attività, stabilisce i calendari e formalizza e su indicazione degli uffici della RER e in accordo con la Segreteria Tecnica, la modulistica per la registrazione delle attività; comunica a ciascun beneficiario i calendari dei percorsi di sua competenza, con indicazione di orari e sedi
Rilascia al termine dell’attività ad ogni beneficiario l’ Attestato di partecipazione ai percorsi di accrescimento delle competenze, con l’indicazione dei titoli dei percorsi, la durata ed i principali contenuti trattati
Trasmette periodicamente i dati relativi alle attività dei percorsi (presenze dei beneficiari, ore svolte, esperti coinvolti) alla funzione Monitoraggio, alla Segreteria Tecnica ed agli Spinner Point per le verifiche degli stati di avanzamento
Definisce e indica i parametri qualitativi dell’erogazione dei servizi inerenti ai Percorsi e ne verifica periodicamente l’andamento al fine di implementare azioni correttive laddove se ne rilevasse l’opportunità
Collabora con l’Area Rafforzamento Competenze e l’Area Monitoraggio alla definizione degli strumenti per la rilevazione della customersatisfaction per ciò che attiene le attività dell’Area
Elabora gli esiti delle attività di customersatisfaction ed invia i dati alla Segreteria Tecnica ed alla funzione Monitoraggio per cio’ che attiene le attività dell’Area
Fornisce alla Comunicazione eventuali elaborati utili all’aggiornamento della sezione dedicata ai PAAC presente sul sito Spinner 2013;
Garantisce il coordinamento e la supervisione di tutte le attività legate all’erogazione dei Percorsi
CONSIGLIO DIRETTIVO
Azioni trasversali
Monitoraggio
Gestione
(Gestione dei processi di acquisizione dei dati dalla rete territoriale ed
elaborazione della reportistica interna ed
esterna)
Progetta, elabora e fornisce gli strumenti di raccolta dati e garantisce l’implementazione e la gestione del sistema di monitoraggio delle Azioni 1-Creazione di Impresa; 2- Ricerca, Sviluppo, Trasferimento tecnologico e mobilità ricercatori; 3- Innovazione Organizzativa e Manageriale e 4- Borse di Ricerca Paola Manzini e 8-Sviluppo Piani di Riprogrammazione Professionale.
Definisce in accordo con i rispettivi responsabili le modalità di reperimento delle informazioni relative alle Azioni Dottorati di Ricerca, 6- Piani di Inserimento Lavorativo, 7-Master interuniversitario e ne raccoglie e sistematizza i risultati.
Svolge la supervisione delle attività di monitoraggio svolte dalla
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Struttura dell’Organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
Rete degli Spinner Point per le Azioni 1, 2 e 3 per le diverse azioni Spinner.
Collabora con la Comunicazione rispetto degli utenti del sito Spinner 2013.
Cura la formazione interna sul tema.
Fornisce gli indicatori fisici di avanzamento.
Fornisce una valutazione di efficacia del progetto.
Fornisce dati ed elaborazioni quantitative e qualitative sullo stato di avanzamento della azioni in maniera periodica al Comitato per l’integrazioni delle azioni, alla Comunicazione ed alla funzione azioni sul territorio, nonché su specifica richiesta delle singole funzioni.
Cura la redazione delle relazioni periodiche di monitoraggio per la Regione Emilia-Romagna.
Progetta e realizza, in collaborazione con l’Area Rafforzamento Competenze e l’Area PAAC, indagini di customer satisfaction sui beneficiari delle azioni e presso gli stakeholder della Sovvenzione.
Segreteria Tecnica e Coordinamento
Operativo
Gestione
(Gestione operativa del processo documentale
di accesso, di assegnazione e verifica
delle agevolazioni)
Gestisce il protocollo e l’invio delle comunicazioni interne ed esterne, gli ordini di cancelleria, il libro firma.
Gestisce ed organizza l’archivio documenti.
Cura l’attivazione della consulenza legale per tutte le funzioni della SG e garantisce l’archiviazione e diffusione dei pareri legali acquisiti.
Cura, in accordo con l’Area Progetti Innovazione e l’Area Azioni rafforzamento competenze l’elaborazione e la pubblicazione dei bandi per l’attuazione della SG Spinner 2013.
Cura il controllo dei requisiti formali delle domande di agevolazioni.
Coordina l’operatività della rete degli Spinner Point nella gestione organizzativa e documentale del processo di presentazione e valutazione delle domande di agevolazioni.
Cura e gestisce gli atti di assegnazione delle agevolazioni concesse.
Cura, con il supporto tecnico dell’Area Valutazione, la pubblicizzazione interna ed esterna degli esiti delle sedute di valutazione.
Effettua, coordinando l’operatività della rete degli Spinner Point e in collaborazione con l’Area Monitoraggio, una verifica di secondo livello sulle relazioni finali di monitoraggio dei risultati individuali raggiunti dai beneficiari.
Cura tutti i servizi di segreteria richiesti dalle unità e funzioni della SG.
Gestisce in accordo con la rete degli Spinner Point, le richieste di proroga e di variazione incentivi finanziari
Fornisce il servizio di organizzazione dell’organo sociale “Assemblea” e “Consiglio Direttivo”.
Assicura la trasmissione delle decisioni del Consiglio Direttivo a tutta la struttura operativa del Consorzio Spinner.
Gestisce gli account di posta elettronica e garantisce il backup giornaliero dei dati contenuti nel server
Gestisce l’assistenza informatica per la sede centrale e quelle
Pagina n. 113
Struttura dell’Organigramma Macrofunzione Dettaglio Attività
degli Spinner Point
Cura la gestione degli affari di sede del Consorzio
Spinner Point
Gestione operativa delle attività di animazione, promozione,
accompagnamento, assistenza, tutoraggio e verifica delle domande agevolative
Spinner
Gestione
• Collabora con l’Area Azioni sul Territorio nella gestione del rapporto con i referenti istituzionali e forze sociali del territorio di riferimento (quali imprese, università e enti di ricerca, scuole, , enti locali)
• Collabora alle attività promozionali e di animazione territoriale, di concerto con l’Area Azioni sul Territorio e con la Area Comunicazione, garantendo la raccolta dei dati sui partecipanti attraverso la documentazione concordata (scheda di registrazione e foglio presenze)
• Comunica periodicamente. alla funzione Comunicazione, secondo modalità condivise, i dati sui partecipanti agli eventi di diffusione , per l’aggiornamento delle mailing list e dei data base;
• Contribuisce in accordo con l’Area Azioni sul Territorio, all’aggiornamento dei contenuti del sito fornendo proposte e indicazioni alla Comunicazione
• Contribuisce in accordo e su indicazioni dell’Area Azione sul Territorio alla realizzazione delle analisi di contesto, svolgendo visite, incontri, raccolta ed analisi di dati e documenti di supporto
• Contribuisce in accordo e su indicazioni dell’Area Azioni sul Territorio, alla predisposizione periodica del piano di lavoro per la realizzazione delle attività operative afferenti alle attività promozionali e di animazione territoriale
• Garantisce lo svolgimento delle attività di accoglienza e di primo orientamento per i potenziali beneficiari finali
• Garantisce la funzione di accompagnamento e assistenza iniziale ai potenziali beneficiari nella redazione della domanda di accesso alle agevolazioni e nella realizzazione dei piani individuali per tutte le azioni
• Si coordina con il tutor di creazione di impresa che opera all’interno dello Spinner Point con la funzione di referente per tutte le attività dedicate allo sviluppo delle idee imprenditoriali innovative
• Garantisce l’organizzazione della documentazione necessaria per la valutazione dei piani individuali afferenti all’area territoriale dello Spinner Point
• Garantisce il monitoraggio delle attività complessive afferenti lo Spinner Point secondo le procedure indicate dal Consorzio
• Contribuisce a tutta l’attività di reporting richiesta;
• Supporta l’organizzazione e l’erogazione della fornitura del sistema dell’offerta
• Garantisce l’inserimento dei dati necessari all’implementazione del sistema di monitoraggio e di rendicontazione
• Verifica ed implementa il processo di monitoraggio delle milestone previste dai Piani individuali
• Contribuisce all’identificazione di azioni correttive e di approfondimenti necessari alla corretta realizzazione dei lavori
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3.2.2. Procedure scritte elaborate per il personale dell'organismo
intermedio (data e riferimento)
In riferimento all’OI dell’AdC si rimanda al punto 4.2.2.
Rispetto agli OI dell’AdG, le “Disposizioni”, di cui alla DGR 105/2010 e s.m.i., contengono norme
e procedure che riguardano sia l’Amministrazione Regionale sia gli Organismi Intermedi, come
anticipato al punto 2.2.2.
Inoltre anche il “Manuale delle procedure dell’AdG” approvato con Determina n. 15057 del
23/12/2010 in revisione 3 costituisce il riferimento operativo anche per gli OI, e contiene gli
indirizzi precisi relativi alle procedure specifiche degli OI direttamente collegate con il sistema
integrato dei controlli, il circuito finanziario e la certificazione di spesa. Il Manuale è stato
condiviso con gli OI e l’applicazione delle procedure è supportata dal SIFER.
Si ricorda che la procedura 11 del manuale definisce la modalità di relazione tra AdG e gli OI.
Gli OI procederanno alla adozione della revisione 4 del Manuale delle procedure dell’AdG nei
primi mesi del 2012.
La Provincia di Bologna, in conformità con quanto previsto dal Cap. 17 “Sistemi di gestione e
controllo” delle Disposizioni Attuative regionali vigenti, ha approvato il proprio Manuale delle
procedure (revisione 0) per l’attuazione del POR FSE 2007-2013 (Determinazione senza
impegno di spesa N. 22/2009 del Direttore del Settore Servizi e alla Persona e alla Comunità -
Prot. n° 337930/2009 del 30/09/2009).
La Provincia di Ferrara ha adottato il “Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione”, con
Determina del dirigente del settore Politiche del Lavoro e Formazione Professionale del
28/10/2008, P.G. 91156/2008. E’ stato inoltre approvata la revisione 1 del manuale dell'AdG con
determina P.G.88957 del 06/11/2009.
La Provincia di Forlì-Cesena ha adottato con Determina del dirigente del servizio Istruzione,
Formazione e Politiche del Lavoro n. 169 del 16/10/2009, il “Manuale delle procedure
dell’Autorità di Gestione”, come modificato con determina del Direttore Generale Cultura,
Formazione e Lavoro della Regione Emilia Romagna n. 578 del 06/02/2009 (versione approvata
dalla Commissione Europea con comunicazione n. 006086 del 14.04.2009).
La Provincia di Modena ha adottato il “Manuale delle procedure dell’Autorità di Gestione” –
approvato dalla Direzione Generale Cultura Formazione e Lavoro della Regione Emilia-Romagna
con determinazione n. 15057/2010 con Determina del Direttore dell’Area Welfare n. 96 del del
27/4/2011.
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La Provincia di Ravenna, con Provvedimento del dirigente del settore Formazione, Orientamento
e Lavoro n. 256 del 09/10/2009, ha adottato il “Manuale delle procedure dell’Autorità di
Gestione” in revisione 1 del 05/02/2009” predisposto dalla Regione Emilia-Romagna,
contenente la revisione di alcune procedure incluse nel manuale approvato con Provvedimento
del dirigente del settore Formazione, Orientamento e Lavoro n. 343 del 11/12/2008. Con
Provvedimento del dirigente del settore Formazione, Lavoro e Istruzione n. 3185 del
21/09/2011 la Provincia ha adottato il “Manuale delle Procedure dell’Autorità di Gestione in
revisione 3 del 23 dicembre 2010”.
La Provincia di Rimini ha approvato, con provvedimento n°66 del 31/12/2008 del responsabile
del Servizio Sistema Educativo, Formativo e Universitario, l’adozione del “Manuale delle
Procedure dell’Autorità di Gestione”. E’ in corso la formalizzazione di un nuovo atto di
adeguamento al nuovo manuale dell'AdG (versione approvata dalla Commissione Europea con
comunicazione n. 006086 del 14.04.2009).
Con Determinazione dirigenziale n. 670 del 17/08/2011 la Provincia di Reggio Emilia ha adottato
il “Manuale delle Procedure dell’Autorità di Gestione in revisione 3 del 23 dicembre 2010”.
L’Organismo Intermedio Consorzio Spinner ha approvato, nell’ambito del Consiglio Direttivo del
5 giugno 2009, il proprio Manuale di gestione/rendicontazione. E’ in corso un processo di
revisione del Manuale che dovrebbe concludersi entro la fine del 2011.
Si sottolinea, inoltre, che le Province di Parma, Piacenza e Ferrara sono certificate Qualità e
quindi dispongono di specifiche procedure formalizzate.
In particolare:
• Il Servizio Formazione Professionale e Politiche Attive del Lavoro della Provincia di Parma
applica un sistema di gestione Qualità ISO 9001-2000 certificato CisqCert-IQNet 04.927;
• La Provincia di Piacenza ha un sistema di gestione della qualità, UNI EN ISO 9001:2000
(certificato n° 02.610) per il Servizio Mercato del Lavoro e Formazione della Provincia di
Piacenza il cui manuale di qualità e relative procedure sono in fase di revisione a seguito
dell'adozione delle nuove disposizioni attuative (Del.G.R. 105/2010 e s.m.i.).
• Dal 23/07/2003 la Provincia di Ferrara ha ottenuto la certificazione qualità per tutti i
servizi provinciali. Nel 2009, a sei anni dal primo certificato, il sistema ha superato le
verifiche per il secondo rinnovo triennale della certificazione. Negli anni di attivazione del
SGQ la Provincia di Ferrara si è impegnata a:
Pagina n. 116
○ mettere sotto controllo i vari processi lavorativi facendo leva sull’informatizzazione;
○ dematerializzare i documenti cartacei;
○ ridurre dei tempi di erogazione dei servizi;
○ migliorare la qualità dei servizi percepita dai clienti.
Il Sistema di Gestione per la Qualità è stato integrato nel corso del 2007 con riferimento
alla gestione degli aspetti ambientali, come previsto dalla normativa UNI EN ISO
14001:2004 e dal Reg. CE.1221:2009 (EMAS). Inoltre il 20/10/2008 la Provincia di
Ferrara è stata registrata EMAS da parte del comitato per l’Ecolabel e per l’Ecoaudit
sezione Emas Italia. La certificazione ISO 9001, 14001 e EMAS è stata convalidata per
l'anno 2011.
3.2.3. Descrizione delle procedure di selezione e di approvazione delle
operazioni (se non già fornita al punto 2.2.3)
Per questo punto si veda il paragrafo 2.2.3, in quanto le procedure sono le stesse per
l’Amministrazione Regionale e per gli Organismi Intermedi.
3.2.4. Verifica delle operazioni (Articolo 60, lettera b) del regolamento
(CE) n. 1083/2006 del Consiglio) (se non già descritta al punto 2.2.4)
Agli Organismi Intermedi competono le funzioni di controllo amministrativo e contabile sul
100% delle domande di rimborso nonché sugli stati d’avanzamento delle attività per le
operazioni dagli stessi approvate.
Al fine di uniformare le attività di controllo a garanzia del Sistema, l’Autorità di Gestione effettua
i controlli in loco sulle domande di rimborso ed i controlli ispettivi in loco sulle attività in corso
d’esecuzione anche con riferimento alle operazioni approvate dagli Organismi Intermedi.
Inoltre, in riferimento ai controlli di rendicontazione, l’Autorità di Gestione si avvale di un'unica
struttura di Assistenza Tecnica che supporla la stessa AdG ed anche gli Organismi Intermedi.
Relativamente al dettaglio delle procedure si rimanda al precedente paragrafo 2.2.4 sulle
verifiche delle operazioni.
3.2.5. Descrizione delle procedure relative al trattamento delle domande
di rimborso (se non già fornita al punto 2.2.5)
Rispetto al trattamento delle domande di rimborso, le procedure sono le stesse
dell’Amministrazione Regionale di cui al punto 2.2.5.
Pagina n. 117
• Disposizioni: Paragrafi 6.2, 7.2.5 e 8.2;
• Manuale Procedure dell’AdG: procedura 5 “Liquidazione finanziamenti”.
Pagina n. 118
4. AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONE
4.1. L'AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONE E LE SUE FUNZIONI PRINCIPALI
4.1.1. Data e forma della designazione formale che autorizza l'autorità di
certificazione a svolgere le proprie funzioni
• Delibera dell’Assemblea Legislativa della Regione Emilia-Romagna n. 101 del 1/03/2007
che approva la proposta del Programma Operativo regionale (in seguito POR FSE 2007-
2013), formulata dalla Giunta regionale con deliberazione n. 159 del 12/02/2007;
• Delibera della Giunta regionale n. 1681 del 12/11/2007 “Programma Operativo della
Regione Emilia-Romagna FSE Obiettivo 2 “Competitività regionale e occupazione” 2007-
2013 – Presa d’atto della decisione di approvazione della Commissione Europea ed
individuazione dell’Autorità di Gestione e delle relative funzioni e degli Organismi
Intermedi”;
• Delibera della Giunta Regionale n. 99 del 28/01/2008 “Riassetto Interno delle Direzioni
Generali”.
4.1.2. Indicazione delle funzioni svolte dall'autorità di certificazione
L’Autorità di Certificazione adempie a tutte le funzioni corrispondenti a quanto definito dal
Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/2006 e s.m.i., secondo le modalità attuative definite dal
Regolamento (CE) della Commissione n. 1828/2006 e s.m.i..
In particolare, essa è incaricata dei compiti seguenti:
a) elaborare e trasmettere alla Commissione, per il tramite dell’Organismo responsabile per
l’esecuzione dei pagamenti, le dichiarazioni certificate delle spese e le domande di
pagamento;
b) certificare che:
i) la dichiarazione delle spese è corretta, proviene da sistemi di contabilità affidabili ed
è basata su documenti giustificativi verificabili;
ii) le spese dichiarate sono conformi alle norme comunitarie e nazionali applicabili e
sono state sostenute in rapporto alle operazioni selezionate per il finanziamento
conformemente ai criteri applicabili al programma e alle norme comunitarie e
nazionali;
Pagina n. 119
c) garantire di aver ricevuto dall'Autorità di Gestione informazioni adeguate in merito alle
procedure seguite e alle verifiche effettuate in relazione alle spese figuranti nelle
dichiarazioni di spesa;
d) operare conseguentemente ai risultati di tutte le attività di audit svolte dall'Autorità di
Audit o sotto la sua responsabilità;
e) mantenere una contabilità informatizzata delle spese dichiarate alla Commissione;
f) tenere una contabilità degli importi recuperabili e degli importi ritirati a seguito della
soppressione totale o parziale della partecipazione a un'operazione. Gli importi recuperati
sono restituiti al bilancio generale dell'Unione europea prima della chiusura del
Programma Operativo detraendoli dalla dichiarazione di spesa successiva.
L’Autorità di Certificazione predispone le proprie attività in modo che le domande di pagamento
siano inoltrate, per il tramite dell’Amministrazione capofila di Fondo, alla Commissione Europea
con cadenza periodica, nella misura possibile di almeno tre volte all’anno. Perché la
Commissione possa procedere a un pagamento entro l’anno in corso, la domanda di pagamento
è presentata al più tardi entro il 31 ottobre, con la possibilità di presentare una ulteriore
domanda di pagamento, solo ove necessaria, entro il 31 dicembre di ogni anno, per evitare il
disimpegno automatico delle risorse.
Inoltre, l’Autorità di Certificazione trasmette alla Commissione europea, per il tramite
dell’Organismo nazionale di coordinamento per la trasmissione delle domande di pagamento,
entro il 30 aprile di ogni anno, una previsione estimativa degli importi inerenti le domande di
pagamento per l’esercizio finanziario in corso e per quello successivo.
4.1.3. Funzioni formalmente delegate dall'autorità di certificazione
(funzioni, organismi intermedi, tipo di delega)
Con la Delibera n. 99/2008 la Giunta Regionale ha individuato AGREA come Organismo
Intermedio dell’Autorità di Certificazione.
La convenzione stipulata in data 19 febbraio 2008 in attuazione della determinazione
dirigenziale n. 1369 del 14/02/2008 fra il Direttore Generale pro tempore dell’Autorità di
Certificazione ed il Direttore di AGREA ha definito puntualmente le funzioni delegate (che in
ogni caso non contemplano lo svolgimento di compiti di gestione delle risorse del FSE) e
l’esercizio di controllo da parte dell’ADC.
L’avvalimento dell’Agenzia Regionale per le Erogazioni in Agricoltura (AGREA), agenzia
interamente pubblica della Regione Emilia-Romagna, da parte dell’Autorità di certificazione
Pagina n. 120
viene effettuato ponendo a base di riferimento il dettato normativo previsto dalla L.R. 23 luglio
2001 n. 21 istitutiva dell’Organismo.
Il riferimento della tecno-struttura di AGREA è il seguente:
Agenzia Regionale “AGREA”
Largo Caduti del Lavoro 6 – 40122 BOLOGNA
Responsabile: Direttore Dott. Nicodemo Spatari
Numero telefono: 051-284921
Numero fax: 051-284910
Posta elettronica: [email protected]
Le funzioni che verranno svolte da AGREA sono le seguenti:
a) elabora e trasmette alla Autorità di Certificazione le dichiarazioni certificate delle spese e
le domande di pagamento;
b) verifica che:
i) la dichiarazione delle spese sia corretta, provenga da sistemi di contabilità affidabili
e sia basata su documenti verificabili;
ii) le spese dichiarate siano conformi alle norme comunitarie e nazionali applicabili e
siano state sostenute in rapporto alle operazioni selezionate per il finanziamento
conformemente ai criteri applicabili al programma e alle norme comunitarie e
nazionali;
c) verifica che l'Autorità di Gestione abbia fornito informazioni adeguate in merito alle
procedure seguite e alle verifiche effettuate in relazione alle spese figuranti nelle
dichiarazioni di spesa;
d) tiene conto per l’elaborazione delle domande di pagamento e per i controlli dei risultati di
tutte le attività di audit svolte dall'Autorità di Audit o sotto la sua responsabilità
trasmesse dall’Autorità di Certificazione;
e) cura il mantenimento di una contabilità informatizzata delle spese dichiarate alla
Commissione;
f) supporta dal punto di vista tecnico-operativo il mantenimento di una contabilità degli
importi recuperabili e degli importi ritirati a seguito della soppressione totale o parziale
della partecipazione a un'operazione.
La convenzione stipulata da Regione Emilia-Romagna ed Agrea, allegata al presente
documento, definisce all’art.5 i documenti e i report che l’Organismo Intermedio deve
Pagina n. 121
consegnare all’autorità di certificazione. Le date e le modalità di consegna di questi rapporti
sono definiti dalle procedure di cui al presente documento e nel manuale dell’ADC.
In particolare si prevede che l’Organismo Intermedio fornisca:
• una relazione a conclusione del lavoro istruttorio da cui si evincano:
• le somme previste dalle Dichiarazioni di Spesa per Programma operativo e asse prioritario
consegnate dalle Autorità di Gestione;
• le spese non ritenute ammissibili;
• le somme che si propone di certificare;
• l’elenco delle operazioni su cui si è effettuato il controllo a campione documentale;
• l’elenco degli importi ritirati e recuperati.
• la proposta di Dichiarazione delle spese certificate e la domanda di pagamento;
• la proposta di Dichiarazione annuale relativa agli importi ritirati e recuperati.
4.2. ORGANIZZAZIONE DELL'AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONE
4.2.1. Organigramma e indicazione precisa delle funzioni delle unità
(compreso il numero approssimativo dei posti assegnati)
L’articolazione organizzativa dell’Autorità di Certificazione risulta formalizzata a partire da
quanto stabilito dalla Delibera di Giunta Regionale n. 99/2008 citata precedentemente.
Relativamente alla composizione dell’Autorità di Certificazione, vengono riportati i collaboratori
assegnati con funzioni di sostituzione del Direttore Generale preposto ed i collaboratori inseriti
in staff a supporto delle funzioni attribuite in attuazione delle determinazioni dirigenziali n. 4082
del 14/04/2008 e n. 5298 del 12/05/2008 (allegate alla presente). Relativamente all’Organismo
Intermedio, con Determina del Direttore Generale di Agrea n. 3364 del 28/03/2008 (anch’essa
allegata) recepita con Delibera di Giunta n. 1183 del 28/07/2008 si è provveduto a modificare
l’organizzazione attraverso apposita variazione del proprio regolamento interno.
Successivamente con Determina del Direttore Generale n. 119 del 10/02/2010 recepita dalla
Delibera di Giunta n. 823 del 21/06/2010 è stata approvata la versione vigente del regolamento
interno di Agrea.
L’organigramma dell’Autorità di Certificazione è quello rappresentato nella figura seguente.
Pagina n. 122
L’Autorità di Certificazione svolge direttamente:
a) l’attività di certificazione della spesa e di previsione estimativa degli importi per l’esercizio
in corso e quello successivo;
b) la comunicazione delle irregolarità, così come previsto dal Programma Operativo al punto
5.3.5;
c) l’attività di verifica della corretta esecuzione delle attività delegate all’Organismo
Intermedio.
La struttura dell’Autorità di Certificazione è dotata, oltre al responsabile, Direttore Generale
Risorse Finanziarie e Patrimonio, da 17 collaboratori, di cui 2 collaboratori (Annarosa Brini
Responsabile della P.O. “Controllo, gestione dei titoli di pagamento e contabilità speciale”;
Dott.ssa Barresi Stefania “Funzionario esperto in sviluppo risorse e servizi di integrazione”)
collocati nel servizio “Gestione della spesa regionale“ della Direzione generale, assegnati per
l’espletamento delle attività di diretta responsabilità. La struttura prevede altresì l’inserimento,
Supporto alla certificazione
Michela Scanavacca (resp. PO contabilizzazione)
Autorità di Certificazione Onelio Pignatti Direttore Gen. Direzione Generale Centrale Risorse Fin. e Patrimonio Marcello Bonaccurso (sostituto) Responsabile Servizio Gestione della Spesa Regionale Annarosa Brini (resp. PO Controllo, gestione dei titoli di pagamento e contabilità speciali) Servizio Gestione della Spesa Regionale (Staff Direz. Gen. Ris. Fin. e Patrim) Stefania Barresi (funzionario) Servizio Gestione della Spesa Regionale (Staff Dir. Gen. Ris.
Fin. e Patrim)
DIRETTORE Spatari Nicodemo
Coordinamento
Donato Metta (Dirigente responsabile del servizio
controllo interno)
Controllo interno
Ilario Nascetti (resp. PO controllo interno)
Controlli FSE
Laura Ferrari (resp. PO attività di controllo FSE)
Maria Antonietta De Luca
Davide Cuppini (anche controlli FESR)
Giorgia Poli
Controlli FESR
Mario Bugiani (resp. PO attività di controllo FESR)
Maria Antonietta De Luca
Davide Cuppini (anche controlli FSE)
Organismo Intermedio AGREA
Pagina n. 123
in qualità di sostituto del Direttore Generale Risorse Finanziarie e Patrimonio, del Responsabile
del Servizio Gestione della Spesa Regionale, Marcello Bonaccurso.
Le strutture individuate all’interno di Agrea hanno il compito di fornire, a partire dai dati
trasmessi dall’Autorità di Gestione, supporto tecnico-specialistico sui due tipi principali di
verifica:
a) verifica della correttezza e della fondatezza della spesa;
b) verifica a campione delle operazioni su base documentale.
L’articolazione della struttura secondo quanto sopra raffigurato si pone due obiettivi:
a) attraverso l’attribuzione di competenze per fondo, di giungere ad una forte
specializzazione degli operatori così da favorire la capacità di lettura della
programmazione e dell’attuazione dei singoli Programmi Operativi;
b) una chiara definizione delle diverse responsabilità e la separazione delle funzioni a
supporto della certificazione da quelle di controllo all’interno dell’Organismo Intermedio.
La struttura dell’Organismo Intermedio dedicata a queste attività è composta, così come si
evince dalla modifica apportata al Regolamento Interno, oltre che dal Direttore, da 7
collaboratori. In particolare, alla P.O. Controllo Interno compete una funzione di supporto
tecnico-operativo ad integrazione e completamento delle unità organizzative individuate per
l’espletamento dei controlli sui fondi. Il personale che verrà utilizzato per svolgere le funzioni di
cui sopra ha una esperienza consolidata sui fondi strutturali e sulle procedure che portano
all’erogazione di fondi ed ai controlli relativi.
A integrazione di quanto già indicato e con riferimento alle responsabilità delle diverse unità di
Agrea, si vedano i flow-chart presentati nel Manuale delle procedure di cui al punto 4.2.2,
accluso al presente documento.
4.2.2. Procedure scritte elaborate per il personale dell'Autorità di
Certificazione (data e riferimento)
L’Autorità di Certificazione ha predisposto il manuale sulle procedure da seguire per il personale
della certificazione.
Il processo di redazione del manuale è stato il seguente:
a) definizione della struttura del manuale
b) prima descrizione delle procedure da parte dei relativi responsabili
Pagina n. 124
c) valutazione e validazione finale da parte dell’Autorità di Certificazione
d) approvazione con Determina del Dirigente Responsabile
e) trasmissione del manuale a tutti gli operatori dell’ADC, all’Organismo Intermedio, all’Autorità
di gestione e all’Autorità di Audit
Il manuale è stato sottoposto a revisione in dicembre 2009 e la nuova versione è stata
approvata con determina del Direttore Generale n. 13011 del 04/12/2009. Un’ulteriore revisione
è stata approvata con determina n. 14162 del 06/12/2010. La versione definitiva del manuale
viene allegata al presente documento.
Il manuale ha il seguente indice:
1. Inquadramento generale e richiami normativi
1.1. Introduzione
1.2. Soggetti
1.3. Riferimenti normativi e regolamentari
1.4. Approvazione e modifiche del Manuale
2. Linee generali delle procedure
2.1. Le funzioni dell’Autorità di Certificazione
2.2. Individuazione processi ex art. 61 del Reg. (CE) n. 1083/06 e rapporti tra
Autorità
2.2.1. Certificazione della spesa e domanda di pagamento
2.2.2. Controlli sulle dichiarazioni di spesa e su completezza delle informazioni ricevute
2.2.3. Produzione della dichiarazione annuale sugli importi ritirati, recuperati e recuperabili
2.2.4. Produzione delle previsioni di spesa annuali
2.2.5. Primo invio schede OLAF e trasmissione aggiornamenti
2.2.6. Rapporti tra le Autorità e dell’AdC con l’organismo intermedio di certificazione
3. Linee generali dei controlli
3.1. Classificazione dei controlli
3.1.1. Controllo delle richieste di rimborso e della loro completezza
3.1.2. Controllo del contenuto delle informazioni fornite
3.2. Requisiti minimi dell’attività di controllo
4. Procedure operative
PO ADC 01. Predisposizione della certificazione delle spese e domande di
pagamento
Allegato PO_01.A. Check List relativa alla Proposta di certificazione delle spese
Pagina n. 125
PO ADC 02. Gestione delle informazioni relative a importi ritirati, recuperati e
recuperi pendenti
Allegato PO_02.A. Check List Comunicazione delle irregolarità
Allegato PO_02.B. Comunicazione trimestrale sulle irregolarità
PO ADC 03. Controlli documentali di certificazione FSE
Allegato PO_03.A. Check List FSE – Controlli generali
Allegato PO_03.B. Check List FSE – Stato delle informazioni a sistema
Allegato PO_03.C. Check List FSE – Controllo domande di rimborso
Allegato PO_03.D. Check List FSE – Controllo domande giustificativi
Allegato PO_03.E. Check List FSE – Controlli periodici sulle informazioni ricevute
Allegato PO_03.F. FSE – Modello di relazione sulla metodologia e sugli esiti dei controlli
effettuati
Allegato PO_03.G. FSE – Note metodologiche ed operative per l’estrazione del campione
PO ADC 04. Controlli documentali di certificazione FESR
Allegato PO_04.A. Check List FESR – Controlli generali
Allegato PO_04.B. Check List FESR – Controlli operazioni/progetti
Allegato PO_04.C. Check List FESR – Controllo documenti giustificativi
Allegato PO_04.D. Check List FESR – Controlli periodici sulle informazioni ricevute
Allegato PO_04.E. FESR – Modello di relazione sugli esiti dei controlli effettuati
Allegato PO_04.F. FESR – Note metodologiche per il campionamento dei progetti
PO ADC 05. Previsioni relative alle domande di pagamento probabili
Allegato PO_05.A. Modello dell’allegato XVII al Reg. (CE) n. 1828/06
Allegato PO_05.B. Check list Previsione delle domande di pagamento probabili
Allegato PO_05.C.Check list Previsione delle domande di pagamento probabili (FESR)
PO ADC 06. Rapporti fra Autorità di Certificazione e Autorità di Gestione (FSE)
Allegato PO_06.A. Timing della procedura di certificazione
PO ADC 07. Rapporti fra Autorità di Certificazione e Autorità di Gestione (FESR)
Allegato PO_07.A. Timing per la trasmissione dei dati fra AdG ed AdC
PO ADC 08. Rapporto fra Autorità di Certificazione ed Organismo Intermedio
Allegato PO_08.A. Check list per Sorveglianza e controllo sull’OI
PO ADC 09. Certificazione della spesa e domanda di pagamento
Allegato PO_09.A.Check list di trasmissione della proposta di certificazione all’OI (FSE)
Allegato PO_09.B.Check list di trasmissione della proposta di certificazione all’OI (FESR)
Allegato PO_09.C.Check list per Proposta di Certificazione (FSE)
Allegato PO_09.D.Check list per Proposta di Certificazione (FESR)
Allegato PO_09.E.Check list per Certificazione della spesa (FSE)
Allegato PO_09.F.Check list per Certificazione della spesa (FESR)
Pagina n. 126
PO ADC 10. Redazione ed invio dell’Allegato XI e trasmissione schede OLAF
Allegato PO_10.A.Check List per Trasmissione delle irregolarità (FSE)
Allegato PO_10.B.Check List per Trasmissione delle irregolarità (FESR)
Allegato PO_10.C.Check List Elenco importi ritirati e recuperati all.to XI (FSE)
Allegato PO_10.D.Check List Elenco importi ritirati e recuperati all.to XI (FESR)
Allegato PO_10.E.Check list per Dichiarazione annuale importi ritirati e recuperati (FSE)
Allegato PO_10.F.Check list per Dichiarazione annuale importi ritirati e recuperati (FESR)
5. Allegati: Piste di controllo
Nella determina di approvazione del manuale e in quelle successive di revisione (Det. DG
Risorse Finanziarie e Patrimonio n° 8242 del 11/07/2008) sono state definite le modalità per il
controllo della modifica, dell’introduzione o dell’abbandono di procedure. Questa procedura è
riportata anche al punto 1.4 del Manuale allegato.
La copertina del manuale riporta gli estremi dell’atto di approvazione del manuale, la data di
approvazione ed il numero della versione. La procedura riporta la data dell’ultima revisione.
Il manuale, qualora richieda modifiche, viene revisionato annualmente tramite medesimo atto di
approvazione. Variazioni urgenti o integrazioni, in ragione di modifiche legislative o di precise
indicazioni da parte del Comitato di Sorveglianza o di altri soggetti coinvolti nel processo, sono
comunicate tempestivamente agli operatori dall’Autorità di Certificazione. La procedura
revisionata viene inviata nel suo complesso con indicate le variazioni rispetto alla versione
precedente ed i tempi e modi per la sua attuazione, secondo le modalità di cui al punto 1.4 del
Manuale allegato.
Il manuale è trasmesso (preferibilmente per e-mail) ai Responsabili e collaboratori dell’ADC, ai
responsabili e collaboratori dell’Organismo Intermedio (AGREA) ed alle altre Autorità (Gestione,
Audit).
L’Autorità di Certificazione riceve e trasmette all’Organismo Intermedio (AGREA) ed agli
operatori della propria struttura anche le manualistiche redatte dall’ Autorità di Gestione e
dall’Autorità di Audit.
4.3. CERTIFICAZIONE DELLE DICHIARAZIONI DI SPESA
Pagina n. 127
4.3.1. Descrizione delle procedure relative alla redazione, alla
certificazione e alla presentazione delle dichiarazioni di spesa alla
Commissione
Il processo di invio delle domande di rimborso da parte dei beneficiari e i successivi controlli
dell’Autorità di Gestione rispetto alle stesse è stato descritto nei precedenti punti 2.2.4 e 2.2.5.
Le informazioni relative ai dati di spesa per la certificazione vengono trasmesse dall’Autorità di
Gestione all’Autorità di Certificazione e successivamente verificati come al successivo punto
4.3.2.
La modalità adottata dall’Autorità di Certificazione per la compilazione, e presentazione delle
dichiarazioni di spesa alla Commissione europea, già contenute al par.5.3.6 del Programma
Operativo, è la seguente:
“L’Autorità di Certificazione predispone le domande di pagamento (utilizzando i modelli di cui al
Regolamento (CE) della Commissione n. 1828/2006 e s.m.i. di applicazione dei Regolamenti
(CE) del Consiglio n. 1083/2006 e s.m.i. e 1080/2006), le firma digitalmente e provvede all’invio
per il tramite dell’Amministrazione centrale capofila di Fondo ed il supporto del Sistema
Informativo Nazionale, alla Commissione Europea e al Ministero dell’Economie e delle Finanze –
IGRUE, specificando sia la quota comunitaria che la quota nazionale.
Il diagramma delle procedure di redazione, certificazione e presentazione delle dichiarazioni di
spesa e delle domande di pagamento è il seguente:
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Pagina n. 129
Un’ulteriore esplicitazione del diagramma di flusso indicato sopra per quanto riguarda le
modalità operative dell’Autorità di certificazione e dell’Organismo intermedio nel processo di
certificazione della spesa è riportato nel manuale delle procedure è riprodotto nella seguente
figura.
Il work-flow evidenzia:
a) la presenza di un processo specifico volto a garantire che le spese ritenute non
ammissibili in base alle verifiche effettuate e completate non siano inserite nella
dichiarazione certificata della spesa e nella domanda di pagamento;
b) il processo attraverso cui vengono gestite le rettifiche di importi già precedentemente
inseriti nelle certificazioni della spesa.
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Pagina n. 132
4.3.2. Descrizione dei provvedimenti presi dall'Autorità di Certificazione
per assicurare il rispetto delle prescrizioni di cui all'articolo 61 del
regolamento (CE) n. 1083/2006 del Consiglio
Le principali funzioni dell’Autorità di Certificazione, in relazione a quanto stabilito dall’articolo 61,
sono relative alla certificazione della spesa del Programma Operativo ed alla contabilizzazione
degli importi recuperabili o ritirati a seguito della soppressione totale o parziale della
partecipazione ad un’operazione.
Per quanto riguarda la certificazione delle spese, l’attività dell’Autorità può essere così
sintetizzata:
a) verifica della correttezza delle certificazioni ricevute: si tratta di verificare la coerenza fra
i dati analitici a livello di operazione e la certificazione aggregata per asse prioritario;
b) verifica a campione su base documentale:
b.1) verifica della “tracciabilità” della spesa: si tratta di verificare attraverso l’accesso al
sistema informativo dell’Autorità di Gestione, per un campione di operazioni, che
l’importo di spesa dichiarato corrisponda:
1. alla somma degli importi delle singole domande di rimborso;
2. all’importo di spesa ammissibile risultante dal processo di controllo del 100%
delle domande di rimborso;
3. al valore del contributo ammissibile erogato.
Si tratta inoltre di controllare se l’operazione rientri fra quelle approvate da un atto
dell’Autorità di Gestione;
b.2) verifica documentale. Questa attività è volta ad accertare: la completezza dei
documenti presentati dal beneficiario e la loro correttezza rispetto alla normativa;
l’ammissibilità della spesa; che il contributo erogato sia coerente con le previsioni
della procedura di selezione e rispetto all’importo della spesa considerata
ammissibile; che siano presenti le check-list del controllo di primo livello e sia
corretto l’inserimento dei dati e di eventuali irregolarità; la corretta rilevazione dei
dati di spesa e la loro imputazione nel sistema informatizzato dell’Autorità di
gestione; accerta le modalità di archiviazione dei documenti contabili;
c) tiene conto dei risultati di tutte le attività di audit svolte dall’Autorità di Audit o sotto la
sua responsabilità;
d) a conclusione del processo descritto, l’Autorità di Certificazione elabora e certifica la
dichiarazione di spesa.
Pagina n. 133
L’Autorità di Certificazione provvederà a trasmettere all’Autorità di Gestione (che ne darà
comunicazione ai relativi Responsabili) la spesa certificata e le spese non ritenute certificabili,
indicandone le motivazioni. Il medesimo report viene inviato anche all’Autorità di Audit, in una
logica di integrazione e non duplicazione delle attività di controllo.
Le spese certificate vengono conservate all’interno del sistema informatizzato dell’Autorità di
Certificazione. Le spese non certificabili vengono mantenute in una apposita sezione del
medesimo sistema. Nelle fasi di certificazione successiva, qualora venga presentata una spesa
afferibile all’operazione non certificata, l’Autorità di Certificazione inserisce questa spesa fra
quelle da verificare da parte della struttura di controllo.
Le attività di supporto tecnico operativo relative ai punti precedenti sono svolte dall’Organismo
Intermedio che assicura, come evidenziato nell’organigramma presentato, la separazione
funzionale fra supporti alla certificazione e controllo.
Con riferimento invece alla contabilità degli importi recuperabili o ritirati, l’Autorità di Gestione
dà comunicazione delle rettifiche all’Autorità di certificazione, la quale:
• se la spesa oggetto di rettifica è stata già inserita in una domanda di pagamento,
decurta l’importo rettificato nella prima domanda di pagamento successiva al ricevimento
della comunicazione di rettifica;
• se la spesa oggetto di verifica non è stata ancora inserita in una domanda di pagamento,
procederà a inserire nella domanda solo l’importo al netto della rettifica.
L’Autorità di Certificazione tiene all’interno del proprio sistema informativo la contabilità degli
importi da considerare recuperabili o ritirati e compila l’apposita scheda di comunicazione per la
Commissione, accompagnata dall’attestazione degli importi in attesa di recupero. Il supporto
tecnico-operativo a questa procedura è svolto dall’Organismo Intermedio.
4.3.3. Disposizioni riguardanti l'accesso dell'autorità di certificazione alle
informazioni dettagliate sulle operazioni, sulle verifiche e sugli audit
effettuati dall’autorità di gestione, dagli organismi intermedi e dall'autorità
di audit
L’Adc potrà accedere al sistema informativo regionale, descritto nel dettaglio al successivo
capitolo 6, attraverso una specifica password di accesso in sola lettura che permetterà di
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visualizzare tutte le informazioni fisico-finanziari e procedurali, nonché le visite svolte in itinere,
relative alle operazioni.
4.4. SISTEMA CONTABILE
4.4.1. Descrizione del sistema contabile che va istituito e utilizzato come
base per la certificazione delle spese della Commissione
L’Autorità di Certificazione gestirà con l’ausilio ed il supporto tecnico-operativo delle procedure e
transazioni impiegate a livello di controllo contabile interno all’Ente Regione, un sistema di
contabilità centralizzato delle dichiarazioni di spesa e sulle irregolarità e recuperi. Il sistema farà
tesoro delle esperienze realizzate nel periodo precedente (pur apportando le modifiche
necessarie conseguenti all’approvazione dei nuovi regolamenti) e consentirà di elaborare i dati
di cui al punto 4.4.2 dell’indice previsto dall’allegato XII del Regolamento (CE) n. 1828/2006 e
s.m.i.. L’Autorità di Certificazione disporrà inoltre dell’accesso al sistema informativo dell’AdG e
dell’Organismo di Pagamento della Regione (Servizio Gestione della Spesa regionale).
Il sistema di contabilità dell’Autorità di Certificazione consente di gestire i dati relativi:
a. alle dichiarazioni di spesa totali e disaggregate per operazione, presentate dall’Autorità di
Gestione;
b. alle diverse dichiarazioni certificate delle spese e domande di pagamento;
c. al piano finanziario dei singoli fondi, con gli avanzamenti collegati alla certificazione della
spesa;
d. alla sezione finanziaria dei rapporti di esecuzione;
e. alle previsioni contabili, di cui all’allegato XVII del Reg (CE) n. 1828/2006 e s.m.i.;
f. agli importi recuperati, di cui alla dichiarazione annuale relativa agli importi ritirati e
recuperati (Allegato XI del Reg (CE) n. 1828/2006 e s.m.i.);
g. al sistema di gestione e comunicazione delle irregolarità.
Il sistema contabile utilizzato dall’Autorità di Certificazione poggia le sue basi operativo-
gestionali sul complesso delle transazioni contabili eseguite nelle diverse fasi in cui si articola il
processo di spesa, a livello centrale della struttura regionale deputata al controllo contabile
interno, nonché sul complesso delle operazioni contabili effettivamente eseguite dall’Autorità di
Gestione che danno origine alla certificabilità della spesa sostenuta dai beneficiari finali.
Va peraltro detto che il ciclo passivo che porta alla definizione del rimborso (sistema informativo
dell’AdG) e quello che porta al pagamento (sistema informativo dell’Ente) sono perfettamente
allineati ed interconnessi e consentono in ogni fase in cui si articola il processo di gestione della
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spesa la tracciabilità delle transazioni contabili eseguite quale base di riferimento per le
operazioni realizzate.
L’Autorità di Gestione dispone di un sistema di reportistica contabile che consente già oggi, ma
in misura ancora più efficace con gli upgrade sistema informativo, di arricchire i contenuti
amministrativo-contabili per la perfetta identificazione delle singole operazioni e delle
movimentazioni finanziarie ad essa associate, nonché degli estremi degli atti previsti dalla
procedura. Si è previsto che l’Autorità di Gestione fornisca all’Autorità di Certificazione non solo i
dati contabili aggregati per asse prioritario ma anche i dati contabili disaggregati per operazione
e la loro composizione per tipologia, priorità, fondo. Il sistema consente inoltre di ripartire i
pagamenti effettuati dai beneficiari secondo l’anno interessato. Attraverso i controlli di cui al
punto 4.3.1, l’Autorità di Certificazione è in grado di verificare ogni singola operazione nel
sistema di reportistica contabile e di accertarsi che il dato trasmesso corrisponda a quello
presente sul sistema dei report contabili dell’AdG. In questo modo è possibile gestire inoltre
all’interno del processo di certificazione di cui sopra, casi in cui si ritenga, a seguito di controlli,
di non certificare domande di rimborso o le revoche ed i rimborsi. La trasmissione dei dati
all’Autorità di certificazione avverrà attraverso la costituzione di una copia dell’Archivio
dell’Autorità di gestione alla data di riferimento sul sistema informativo dell’ADG ma utilizzabile
dall’ADC. Questa modalità consente di costruire una sola banca dati da cui vengono derivati i
dati della certificazione, che risulta perfettamente allineata a quella presente sul sistema
gestionale dell’ADG alla data di riferimento.
Il sistema contabile impiegato viene integrato attraverso l’implementazione della reportistica dei
dati contabili ottenuti dal complesso delle operazioni eseguite che danno origine a
movimentazioni contabili sul sistema gestionale della procedura di pagamento dell’Ente
Regione. Invero, per quanto concerne il sistema di contabilità dell’ente Regione, gli obblighi
discendenti dalle disposizioni ministeriali (Art. 28, comma 5, L. 27/12/2002 n.289; Art. 1,
comma 79, L. 30/12/2004 n. 311) hanno infatti reso necessaria la rivisitazione complessiva del
meccanismo di iscrizione delle risorse finanziarie nel bilancio regionale allo scopo di ottenere già
nella procedura di controllo contabile sul ciclo ordinario della spesa (controllo interno) una
perfetta tracciabilità delle diverse spese che vengono sostenute per dare applicazione ai
Programmi Operativi Regionali.
La gestione delle risorse finanziarie ascrivili al POR FSE 2007-2013 già in fase di predisposizione
del bilancio di previsione regionale riceve una collocazione sistemica che tiene conto:
a) all’interno della sezione relativa alla parte delle entrate del bilancio regionale, le risorse
comunitarie e nazionali relative al POR vengono iscritte, per competenza e cassa, in due
differenti capitoli riservati alle quote di cofinanziamento rispettivamente comunitario e
nazionale. Tale iscrizione viene effettuata dal Servizio regionale Bilancio e Finanze su
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segnalazione dell’AdG e sulla base del piano finanziario approvato dalla Commissione
europea e dallo Stato per le rispettive competenze;
b) all’interno della parte relativa alle spese del bilancio di previsione regionale, il
finanziamento delle operazioni previste dal POR viene attivato con lo stanziamento per
competenza e cassa in favore dell’AdG dell’intero fabbisogno annuale e triennale ad
esso relativo, con applicazione del principio dello scorrimento, cui seguono le
autorizzazioni di impegno disposte con l’adozione, in fase di gestione, di delibere della
Giunta regionale o determine dirigenziali ai sensi delle prescrizioni indicate dall’art. 49
della L.R. n. 40/2001, nonché i provvedimenti di liquidazione (determinazioni
dirigenziali) ai fini dell’emissione dei titoli di pagamento da parte della stessa AdG per le
operazioni eseguite a favore dei beneficiari.
La gestione dei residui e la registrazione contabile delle economie di stanziamento e di spesa sui
diversi capitoli di bilancio impiegate per la gestione delle risorse finanziarie destinate al POR FSE
2007-2013 viene assoggettata alle regole di contabilità previste dall’ordinamento regionale e,
nello specifico, dalla L.R. n. 40/2001.
In particolare, l’azione di gestione amministrativa della parte spesa del bilancio regionale, in
base alle prescrizioni dettate dalle normative statali, ha reso necessario operare specifiche
distinzioni in grado di individuare, già in fase di costruzione del bilancio, uno strumento di
lettura contabile che tenga conto:
a. dei soggetti (pubblici/privati) che verranno coinvolti nelle diverse operazioni di spesa;
b. delle diverse modalità di utilizzo dei fondi (spese dirette della Regione per acquisizione di
beni e servizi o assegnate in funzione delegata ad Organismi Intermedi);
c. della fonte finanziaria utilizzata a copertura delle spese (articolazione per fondo;
cofinanziamento nazionale);
d. dell’arco temporale preso a base di riferimento.
L’identificazione operata in sede di predisposizione del bilancio costituisce pertanto per la
programmazione finanziaria delle risorse 2007-2013 il primo tassello giuridico-contabile in grado
di offrire, in forma specifica per le operazioni contabili direttamente eseguite a titolarità della
Regione, la massima trasparenza e rintracciabilità sull’utilizzo dei fondi accreditati essendo per
codifica precedentemente strutturati con precisione gli elementi connotativi che sorreggono
l’intero processo di spesa. A ciò si aggiunga che, in riferimento al contesto normativo non è
possibile l’autorizzazione all’utilizzo improprio e indistinto delle risorse finanziarie né sotto il
profilo della tipologia di spesa che si intende realizzare, né sotto l’aspetto dei soggetti coinvolti
nel percorso amministrativo-contabile.
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In termini più specifici, il sistema contabile informatizzato regionale, operante dal 2001, si basa
sul Bilancio annuale e pluriennale delle entrate e delle spese, di cui alla Legge Regionale n.
40/2001 “Ordinamento contabile della Regione Emilia-Romagna, abrogazione delle L.R. 6 luglio
1977, n. 31 e 27 marzo 1972, n. 4”; a tale sistema per la strutturazione delle reportistiche in
grado di tracciare le transazioni per la legittima rendicontazione della spesa nel sistema
contabile hanno accesso le Autorità di Gestione, Certificazione e Audit.
Tramite il sistema contabile di Bilancio, utilizzato a livello centrale per la gestione delle
movimentazioni contabili dell’Ente Regione, si possono consultare tra l’altro i seguenti dati con
riferimento ad ogni capitolo di entrata: previsione di competenza e di cassa articolate in unità
previsionali di base (U.P.B.); accertamenti di competenza e in conto residui, con indicazione dei
relativi estremi; riscossioni di competenza e in conto residui, con indicazione degli estremi di
ogni relativa reversale d’incasso; reversali di incasso, con indicazione del relativo debitore, della
causale e delle relative date di emissione e di riscossione; somme da riportare a nuovo esercizio
e residui attivi derivanti da esercizi precedenti; eventuali variazioni intervenute sul capitolo, con
relativa indicazione degli estremi dell’atto amministrativo.
Con riferimento ai capitoli di spesa, invece, le informazioni accessibili sul sistema sono le
seguenti: previsione di competenza e di cassa articolate in unità previsionali di base (U.P.B.);
impegni di competenza ed in conto residui, con indicazione degli estremi di ogni relativa
liquidazione emessa con riferimento ad essi; liquidazioni di competenza ed in conto residui, con
indicazione degli estremi di ogni relativo mandato di pagamento; mandati di pagamento, con
indicazione del relativo beneficiario, della causale e delle relative date di emissione e di
quietanza; somme da riportare a nuovo esercizio e residui passivi derivanti da esercizi
precedenti; eventuali variazioni intervenute sul capitolo, con relativa indicazione degli estremi
dell’atto amministrativo.
Il sistema contabile informatizzato di bilancio permette di ottenere tutte le informazioni
riguardanti i “movimenti finanziari” relativamente ai singoli capitoli di spesa o di entrata,
riconducendoli ai relativi centri di responsabilità. Ai sensi dell’art. 19 della L.R. n. 25 del 21
dicembre 2007, “Al bilancio è allegato un apposito documento che disaggrega per ogni unità
previsionale di base i capitoli, ai fini della gestione e della rendicontazione”. Per il
raggiungimento degli obiettivi individuati per gli interventi, i programmi e i progetti finanziati
nell'ambito dello stato di previsione delle spese, è disposta l'assegnazione delle risorse ai
dirigenti responsabili di direzione generale. Le risorse possono essere integrate e/o modificate
sulla base sia dei provvedimenti di variazione di bilancio, sia dei provvedimenti di attribuzione
delle competenze adottati nel corso dell'esercizio.
In fase di attuazione, qualsiasi sia la forma assunta dal provvedimento amministrativo quando
sussistono i presupposti che comportano una creazione di una legittima obbligazione contabile a
favore di soggetti terzi, le proposte di atti, prima della loro adozione formale, sono trasmesse
Pagina n. 138
alla struttura organizzativa competenze in materia di controllo contabile (Servizio Gestione della
Spesa regionale). Il controllo effettuato in questa fase intende garantire, partendo dal riscontro
amministrativo del percorso giuridico che legittima l’azione amministrativa dell’Autorità di
Gestione (verifica degli adempimenti amministrativi richiesti dal POR e dai provvedimenti
approvati dagli organi competenti dell’Ente sulle diverse azioni): l’esatta imputazione della spesa
sul bilancio regionale; la disponibilità finanziaria sul relativo capitolo di spesa relativamente
all’arco temporale nel quale si articola il bilancio regionale; la copertura finanziaria; la
conformità alle norme generali della contabilità pubblica (controllo che abbraccia l’intero
panorama dei profili di legittimità giuridica, dal rispetto dei procedimenti che identificano la
spesa, alle normative comunitarie); la coerenza dell’impegno alle codifiche utilizzate dal bilancio
(nel caso dei POR fondo, tipologia del beneficiario, fonte finanziaria, natura della spesa). Una
volta approvato l’atto di impegno e disponendo delle domande di rimborso, si attiva la
procedura di liquidazione (a partire da atti formali dell’ADG) che porterà, in termini specifici per
le operazioni a titolarità diretta della Regione, all’effettivo pagamento del beneficiario finale. I
controlli riferiti a questa fase permettono, per questa fattispecie, una perfetta tracciabilità della
spesa disponendo infatti l’accertamento della sussistenza dei presupposti necessari alla
liquidazione (atto di impegno, eventuali contratti, ecc.), della corretta applicazione della
normativa, alla completezza della documentazione richiesta, alla corretta individuazione del
destinatario.
La richiesta di emissione del titolo su supporto cartaceo viene effettuata dall’ADG sulla base del
provvedimento di liquidazione ed inoltrata alla struttura del Servizio Gestione della Spesa
Regionale con a corredo la documentazione che giustifichi la spesa sostenuta e l’identificazione
del trattamento fiscale/contributivo. Si tratta dell’esecuzione di un ulteriore controllo preventivo
interno operato da una struttura autonoma al processo di spesa teso ad assicurare che nella
fase di ordinazione e pagamento:
a. sia intervenuta la liquidazione della spesa secondo la predisposizione della determina
dirigenziale;
b. sia riscontrato che la somma da pagare risulti contenuta nei limiti dello stanziamento
generale di cassa dell’Ente autorizzato con la Legge di Bilancio annuale e dell’impegno di
spesa cui si riferisce;
c. sia correttamente ascritta al conto della competenza o al conto dei residui distintamente
per ciascun esercizio di provenienza.
Attraverso l’emissione del titolo di spesa (mandato di pagamento informatico a firma digitale) si
determina la chiusura del “ciclo passivo” della procedura contabile. La Regione, con
l’approvazione della Delibera di Giunta Regionale n. 1493 del 19 settembre 2005, ha introdotto
nel sistema di registrazione dei dati contabili interni ed al fine di meglio monitorare le
transazioni delle operazioni finanziarie con il Tesoriere dell’Ente l’adozione del mandato
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informatico a partire dal 1° ottobre 2005. Lo strumento consente agli operatori (con particolare
riferimento agli attori istituzionali presenti nel processo di spesa sopra indicato) una immediata
visione di tutte le transazioni finanziarie eseguite con perfetta tracciabilità e percorribilità delle
diverse operazioni contabili realizzate attraverso l’individuazione dei riferimenti contabili quali:
Esercizio finanziario; Bilancio (Capitolo di imputazione della spesa); Voce economica;
Descrizione Bilancio (sintetica ed estesa; in quest’ultima voce viene riportata la motivazione al
pagamento, cioè la causale che legittima l’ammissione al titolo); Titolo di spesa (emissione
mandato); Mandato (numero e data di emissione); Anno di imputazione della spesa al Bilancio;
Importo oggetto di pagamento (lordo e netto); Gestione (competenza/residuo); Stanziamento
di Cassa; Disponibilità residua di Cassa; Mandati emessi su stanziamenti di Cassa; Tipo di
contabilità (ordinaria o speciale); Destinazione (fruttifera/infruttifera).
Il mandato informatico consente inoltre di rintracciare elementi prettamente amministrativi quali
il provvedimento di liquidazione adottato per consentire il pagamento con indicazione del
numero e della data di adozione. Nel mandato di pagamento informatico risultano altresì
inseriti, in apposita sezione di riferimento, tutti i dati relativi al soggetto beneficiario in termini di
identificazione anagrafica: numero progressivo; denominazione; codice fiscale / partita iva;
indirizzo (CAP/Località); impegno/sub impegno a favore del beneficiario; codice SIOPE; importo;
motivazione del pagamento; coordinate per l’esecuzione del pagamento (bonifico, accredito c/c,
etc.).
L’adozione dello strumento consente altresì una identificazione e visualizzazione della quietanza
di avvenuto pagamento registrata in termini di data / numero mandato / importo e le modalità
di avvenuto pagamento con gli estremi della valuta sia per il beneficiario che per l’Ente.
La transazione finanziaria a favore del soggetto beneficiario viene registrata con le codifiche di
bilancio che garantiscono attraverso ricerche informatiche l’ottenimento di report e riscontri sul
complesso delle operazioni finanziate.
Il sistema di reportistica dei dati contabili (sistema contabile) dell’AdG, strutturato ponendo a
base di riferimento quanto sopra illustrato ed in termini specifici per i progetti / azioni a titolarità
diretta, e quello dell’Ente Regione consentono quindi (tramite l’utilizzo delle codifiche standard
di bilancio, il codice unico di progetto, la registrazione dell’impegno di spesa sul bilancio
regionale, la registrazione delle visualizzazioni delle partite contabili di spesa per beneficiario, la
visualizzazione del provvedimento di liquidazione con specifico collegamento all’impegno di
spesa, la registrazione del titolo di spesa individuale o cumulativo) di ricostruire in forma
immediata e diretta il “ciclo dei pagamenti” appositamente registrati dalla presentazione della
domanda di rimborso al pagamento eseguito. L’autorità di certificazione, con l’ausilio dei report
del sistema contabile utilizzato è in grado di verificare l’intero flusso dei dati disponendo
dell’accesso ad entrambi i sistemi contabili. A completezza del sistema è fatto obbligo di
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procedere alla registrazione sistematica dei pagamenti eseguiti, essendo elemento cardine della
tracciabilità del sistema di gestione contabile delle risorse iscritte a bilancio. La registrazione dei
dati nel sistema contabile dell’ADG per i progetti / azioni a titolarità indiretta della Regione ai fini
della certificazione delle spese è strutturato con l’ausilio dei report informatici in grado di
addivenire ad una procedura di riconciliazione tra le poste registrate in termini di spesa nel
bilancio regionale e le risultanze contabili da sottoporre a certificazione. Si ricorda inoltre che è
in corso di definizione un sistema di registrazione che consenta il passaggio informatizzato di
dati dai sistemi informativi dell’AdG a quello dell’Ente, in modo da evitare errori materiali di
trascrizione dei dati utilizzabili come parametro di riferimento delle Autorità coinvolte.
4.4.2. Grado di dettaglio del sistema contabile
Il sistema di registrazione contabile dell’Autorità di certificazione, basandosi sui dati a livello di
singola operazione forniti dall’Autorità di gestione, consente di elaborare la spesa totale per
fondo e per asse prioritario, di verificare l’assegnazione e i trasferimenti delle risorse pubbliche
nazionali e comunitarie, distingue i pagamenti effettuati ai beneficiari per anno. Potenzialmente
consente di elaborare la spesa per ogni variabile connotativa il progetto.
4.5. IMPORTI RECUPERATI
4.5.1. Descrizione del modo per garantire un rapido recupero del
sostegno comunitario
La procedura che viene utilizzata per la revoca ed il recupero di contributi è quella riportata al
punto 5.3.5 del Programma Operativo. Una ulteriore specificazione delle procedure è contenuta
nel Manuale dell’Autorità di gestione allegato al presente documento.
Il dirigente responsabile procede al recupero delle risorse indebitamente erogate emanando gli
atti di sospensione e revoca del finanziamento indebitamente corrisposto al beneficiario.
Successivamente l’Autorità di Gestione provvede a fornire l’elenco delle operazioni per cui sono
stati attivati provvedimenti di recupero all’Autorità di Certificazione, la quale procederà
all’iscrizione delle somme nel registro dei recuperi ed alla detrazione della somma recuperata
dalla prima certificazione delle spese utile computando gli eventuali interessi di mora maturati.
I rimedi previsti nel caso di inerzia ed omissione della procedura amministrativo-contabile di
recupero vengono mantenuti, per disposizione normativa regionale (LR 26 novembre 2001,
n.43) in capo ai dirigenti responsabili. La disciplina normativa attribuisce la competenza ad
Pagina n. 141
adottare gli atti prevedendo le modalità per la sostituzione del dirigente inerte o inadempiente
in presenza di determinati presupposti.
La relativa disciplina è contenuta nell’art. 42, comma 2, relativo al controllo sostitutivo con
riferimento agli atti di competenza dei Direttori Generali, mentre per quanto riguarda gli atti
degli altri dirigenti, occorre rinviare alle previsioni della lett. c) del comma 1 dell’art. 39 sulle
funzioni dei dirigenti e della lett. h) del comma 1 dell’art. 40 sulle funzioni del direttore
generale.
L’obbligo imposto dalla Commissione Europea nella procedura di separazione tra le diverse
Autorità coinvolte nella gestione e controllo delle risorse finanziarie legate ai fondi strutturali
deve essere contestualizzato in rapporto alle prescrizioni inter-organizzativa indicata nella
Deliberazione della Giunta regionale n. 450/2007.
In primo luogo in caso di inerzia o ritardo, la Giunta può fissare con apposita deliberazione, su
proposta dell’Assessore competente in materia di Organizzazione e acquisito il parere del
Direttore generale competente in materia di organizzazione (ovvero del capo di gabinetto del
presidente nel caso in cui il Direttore competente in materia di organizzazione sia quello
interessato), un termine perentorio al Direttore generale competente ad adottare gli atti. Il
termine deve essere congruo in relazione alla complessità dell’atto da adottare ed alle ragioni di
interesse pubblico che motivano la necessità della sua adozione. Qualora l’inerzia permanga
scaduto il termine assegnato, la Giunta, su proposta dell’Assessore competente in materia di
Organizzazione e acquisito il parere del Direttore generale competente in materia di
organizzazione (ovvero del capo di gabinetto del presidente nel caso in cui il Direttore
competente in materia di organizzazione sia quello interessato), può attribuire ad altro Direttore
Generale, previa contestazione, il compito di adottare gli atti.
In secondo luogo, in caso di grave inosservanza delle direttive generali da parte del Direttore
Generale, la Giunta, con apposita motivata deliberazione su proposta dell’Assessore competente
in materia di Organizzazione ed acquisito il parere del Direttore generale competente in materia
di organizzazione (ovvero del capo di gabinetto del presidente nel caso in cui il Direttore
competente in materia di organizzazione sia quello interessato), può attribuire ad altro Direttore
Generale, previa contestazione, il compito di adottare gli atti.
In entrambe le ipotesi previste dal comma 2 dell’art. 42 della L.R. n. 43/2001 ed in casi di
particolare urgenza, la Giunta può procedere, su proposta dell’Assessore competente in materia
di Organizzazione ed acquisito il parere del Direttore generale competente in materia di
organizzazione (ovvero del capo di gabinetto del presidente nel caso in cui il Direttore
competente in materia di organizzazione sia quello interessato), senza previa contestazione,
all’attribuzione ad altro Direttore generale della competenza ad adottare gli atti; nella
deliberazione che provvede alla sostituzione dovranno essere indicati i motivi che giustificano
l’urgenza a provvedere.
Pagina n. 142
4.5.2. Disposizioni prese per tenere il registro dei debitori e per detrarre
gli importi recuperati dalla spesa da dichiarare.
Il registro dei debitori si alimenta dei dati sulle singole operazioni per cui è stata attivata una
procedura di recupero integrate dalle informazioni che identificano la procedura utilizzata (data
atto di revoca, data ordinativo di incasso, scadenza, data di eventuali segnalazioni ad altri
soggetti), tenuto conto che i verbali che hanno prodotto questi atti sono comunque disponibili
presso il sistema informativo dell’Autorità di Gestione.
Il registro, accessibile al personale dell’Organismo Intermedio che si occupa del FSE ed al
personale dell’Autorità di Certificazione che certifica le spese, consente la distinzione tra gli
importi revocati, recuperati o ancora da recuperare, principalmente al fine di compilare la
dichiarazione annuale relativa agli importi ritirati, recuperati e ai recuperi pendenti (Allegato XI
del Regolamento 1828/2006 e s.m.i.).
Il registro è distribuito cronologicamente e conservato nel sistema informativo dell’Autorità di
Certificazione e tiene al proprio interno anche la colonna destinata ad evidenziare gli interessi
richiesti.
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5. AUTORITÀ DI AUDIT E ORGANISMI DI CONTROLLO
5.1. DESCRIZIONE DEI PRINCIPALI COMPITI E DELLE
INTERCONNESSIONI DELL'AUTORITÀ DI AUDIT CON GLI ORGANISMI DI
CONTROLLO SOTTO LA SUA RESPONSABILITÀ
Come indicato nel POR FSE 2007-2013, l’Autorità di Audit adempie a tutte le funzioni
corrispondenti a quanto definito dal Regolamento (CE) del Consiglio n. 1083/2006 e s.m.i.,
secondo le modalità attuative definite dal Regolamento (CE) della Commissione n. 1828/2006 e
s.m.i.. In particolare, essa è incaricata dei compiti seguenti:
a) garantire che le attività di audit siano svolte per accertare l'efficace funzionamento del
sistema di gestione e di controllo del programma operativo;
b) garantire che le attività di audit siano svolte su un campione di operazioni adeguato per
la verifica delle spese dichiarate;
c) presentare alla Commissione, entro nove mesi dall'approvazione del programma
operativo, una strategia di audit riguardante gli organismi preposti alle attività di audit di
cui alle lettere a) e b), la metodologia utilizzata, il metodo di campionamento per le
attività di audit sulle operazioni e la pianificazione indicativa delle attività di audit al fine
di garantire che i principali organismi siano soggetti ad audit e che tali attività siano
ripartite uniformemente sull'intero periodo di programmazione;
d) entro il 31 dicembre di ogni anno, dal 2008 al 2015:
i) presentare alla Commissione un rapporto annuale di controllo che evidenzi le
risultanze delle attività di audit effettuate nel corso del periodo precedente di 12
mesi che termina il 30 giugno dell'anno in questione conformemente alla strategia di
audit del Programma Operativo e le carenze riscontrate nei sistemi di gestione e di
controllo del Programma;
ii) formulare un parere, in base ai controlli ed alle attività di audit effettuati sotto la
propria responsabilità, in merito all'efficace funzionamento del sistema di gestione e
di controllo, indicando se questo fornisce ragionevoli garanzie circa la correttezza
delle dichiarazioni di spesa presentate alla Commissione e circa la legittimità e
regolarità delle transazioni soggiacenti,
iii) presentare, nei casi previsti dall'articolo 88 del Regolamento (CE) del Consiglio n.
1083/2006 così come modificato dal Regolamento CE n. 539/2010, una
dichiarazione di chiusura parziale in cui si attesti la legittimità e la regolarità della
spesa in questione;
Pagina n. 144
e) presentare alla Commissione, entro il 31 marzo 2017, una dichiarazione di chiusura che
attesti la validità della domanda di pagamento del saldo finale e la legittimità e la
regolarità delle transazioni soggiacenti coperte dalla dichiarazione finale delle spese,
accompagnata da un rapporto di controllo finale.
L’Autorità di Audit assicura che gli audit siano eseguiti tenendo conto degli standard
internazionalmente riconosciuti, e garantisce che le componenti che li effettuano siano
funzionalmente indipendenti ed esenti da qualsiasi rischio di conflitto di interessi.
Le funzioni dell’Autorità di Audit sono svolte da un Servizio interno alla regione, denominato
“Servizio Autorità di Audit”, che si avvale del supporto di assistenza tecnica per il quale si è
conclusa a metà ottobre 2008 apposita procedura di gara. La gara è stata aggiudicata alla
società Lattanzio & Associati con atto n. 12166 del 13 ottobre 2008.
Nel contratto sottoscritto in data 13 novembre 2008 sono elencati i compiti che l'organismo di
controllo deve svolgere.
a) Supporto all’audit di sistema da svolgere ogni anno e preliminare/ contestuale valutazione ed
analisi dei rischi; b) aggiornamento della metodologia per l’estrazione del campione ai sensi
dell’art. 17 del Regolamento 1828/06 e s.m.i. ed estrazione del campione di operazioni da
sottoporre ad audit; c) audit delle operazioni da effettuare nel corso di ogni anno; d) supporto
nella redazione dei documenti da presentare all’organismo di coordinamento dei controlli ed alla
Commissione Europea (ai sensi dell’art. 18 del Regolamento CE n. 1828/2006 così come
modificato dal Regolamento CE N. 846/2009, ed art. 62 Reg. (CE) n. 1083/2006 e s.m.i.).
Il soggetto aggiudicatario predispone, in accordo con l'Autorità di Audit della Regione, un elenco
e calendario delle attività da svolgere e dei controlli da effettuare (piano di audit) che verrà
costantemente monitorato dal Servizio Autorità di Audit al fine di garantire la supervisione del
lavoro dell'organismo di controllo esterno alla Regione.
5.2. ORGANIZZAZIONE DELL'AUTORITÀ DI AUDIT E DEGLI ORGANISMI DI
CONTROLLO SOTTO LA SUA RESPONSABILITÀ
5.2.1. Organigrammi (compreso il numero di posti assegnati)
L’autorità di Audit della Regione Emilia Romagna come indicato nei POR FSE e FESR 2007-2013
è collocata nella Direzione Generale Programmazione Territoriale e Negoziata, Intese. Relazioni
europee e relazioni internazionali.
Pagina n. 145
E’ stata infatti istituita in data 28 gennaio 2008 a seguito di un processo complesso di
riorganizzazione dell’Ente, con Delibera di Giunta n. 99, un’apposita struttura operativa
attraverso la quale la Direzione svolge il ruolo di autorità di audit previsto dal Reg. (CE) n. 1083
del 2006.
Il numero di persone assegnate al Servizio A.d.A. con determina dirigenziale n. 3168/08 e
successiva documentazione integrativa è di sei unità, come da prospetto sotto indicato.
QuickTime™ e undecompressore
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Responsabile del Servizio
( Marisa Canu )
QuickTime™ e undecompressore
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Ass ist.tecnica FE SR
QuickTime™ e undecompressore
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Assist.tecnica FSE
QuickTime™ e undecompressore
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Coord.esiti Audit e predisp.docum.finale
( Daniela Orsili )
QuickTime™ e undecompressore
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Coord. Audit di Sistema e Assist.tecniche ( Barbara Parma )
QuickTime™ e undecompressore
sono necessari per visualizzare quest'immagine.Predisp. reportistica e
supporto alla supervis. Audit delle Operazioni
Segret.tecnica (Marina Bernardi M.Francesca Caniato)
QuickTime™ e undecompressore
sono necessari per visualizzare quest'immagine.
Collab.statistico-informatica
( Rossana Franchi )
Pagina n. 146
5.2.2. Disposizioni volte a garantire l'indipendenza
L’autorità di Audit è funzionalmente indipendente sia dall’Autorità di Gestione che dall’Autorità di
Certificazione nel rispetto dell’art.59, punto 1 lett. C) del Reg. (CE) 1083/2006 e s.m.i..
Infatti le Autorità dipendono da tre Direzioni Generali differenti e nello specifico:
• l’Autorità di Gestione FSE dalla Direzione Generale Cultura, Formazione e Lavoro;
• l’Autorità di Certificazione dalla Direzione Generale Risorse Finanziarie e Patrimonio;
• l’Autorità di Audit dalla Direzione Generale Programmazione Territoriale e Negoziata,
Intese. Relazioni europee e relazioni internazionali.
La medesima separazione è prevista per il programma operativo relativo al FESR, la cui autorità
di gestione è collocata presso la Direzione generale Attività produttive, Commercio e Turismo.
Per quanto concerne il rispetto dell'art. 62, paragrafo 3 del Reg. (CE) n. 1083/2006 e s.m.i.,
relativamente alla struttura esterna di supporto, all'interno del capitolato e del disciplinare di
gara era stato indicato che l'aggiudicatario non potesse svolgere attività di consulenza o
supporto specialistico alle autorità di Gestione, di Certificazione, agli Organismi Intermedi e
beneficiari relativi ai P.O. FSE e FESR della Regione Emilia Romagna relativamente alle
operazioni e compiti connessi all'attuale periodo di programmazione 2007-2013. L'indipendenza
funzionale doveva essere garantita anche da tutti coloro che avrebbero composto il gruppo di
lavoro di supporto al Servizio Autorità di Audit nei controlli (eventuali consulenti esterni al
soggetto aggiudicatario). Tutti i soggetti concorrenti hanno fornito dichiarazione in tal senso.
Pagina n. 147
5.2.3. Qualifiche o esperienze richieste
In relazione al personale assegnato al Servizio Autorità di Audit, le risorse sono state individuate
all’interno della Regione. Si tratta di persone in possesso di professionalità e profili il più
possibile attinenti alle attività gestionali del servizio, per le quali, di seguito, si riportano le
competenze acquisite più significative, sia nella pubblica amministrazione che nel settore
privato:
La responsabilità della struttura è affidata a Marisa Canu. Laureata in sociologia, conta
pluriennale esperienza (ininterrottamente dal 1989) nell’ambito dei Fondi Strutturali soprattutto
in relazione alle procedure finanziarie. Nel ruolo regionale si è occupata anche di FESR e
programmazione essendo impegnata in occasione delle ultime due Riforme nel negoziato dei
Fondi Strutturali, alle dipendenze della Presidenza della Regione. Dal 2000 al 2004 in posizione
di comando, ha svolto il ruolo di responsabile del settore comunitario in Tecnostruttura delle
regioni.
Barbara Parma (posizione organizzativa), laureata in Scienze politiche indirizzo politico-
economico e in Lingue e letterature straniere, si è occupata della gestione di gare d’appalto e di
acquisti in economia in materia di beni e servizi per l’amministrazione regionale ed ha gestito i
relativi contratti con le ditte aggiudicatarie; ha curato inoltre la programmazione di risorse per
l’acquisizione di beni e servizi per la Direzione Generale e per la programmazione dei fabbisogni
per le consulenze.
La collaboratrice ha svolto nella programmazione 2000-06 anche attività di rendicontazione
nell’ambito della cooperazione territoriale e supportato l’attività amministrativa nella gestione di
alcuni progetti. La stessa è membro supplente presso il gruppo dei controllori ed è attualmente
la referente operativa per il programma Italia-Slovenia. Possiede ottime conoscenze parlate e
scritte della lingua inglese e francese.
Marina Bernardi possiede il diploma di Analista Contabile e Programmatrice.
Ha lavorato diversi anni nel settore privato dove ha svolto l’attività di “Credit Manager”,
consulenza amministrativo-finanziaria e recupero del credito.
In Regione si è occupata del coordinamento della gestione amministrativa, contabile,
rendicontazione e monitoraggio delle Leggi legate all’edilizia residenziale pubblica e alla
riqualificazione urbana delle città della Regione Emilia Romagna. Ha conseguito la qualifica di
“Auditor Interno” rilasciata dall’Istituto Bonfiglioli Consulting nell’aprile del 2003.
Pagina n. 148
E’ in possesso di attestato di partecipazione al corso di “Strumenti e Tecniche di Internal Audit
nel settore della Pubblica Amministrazione” rilasciato dall’Associazione Italiana Internal Auditors
nell’ottobre 2008.
Daniela Orsili (posizione organizzativa), è laureata in giurisprudenza; in qualità di funzionario
dell’Ufficio Indirizzi e Vigilanza su Istituti Autonomi Case Popolari, ha istruito, predisposto e
redatto per diversi anni Rapporti Informativi consistenti in elaborazioni ed analisi di tabelle di
sintesi relative all’attività gestionale degli Iacp, rilevata nei bilanci consuntivi dei medesimi, ha
istruito pratiche per l’espressione di parere di competenza regionale su bilanci preventivi,
variazioni di bilancio e bilanci consuntivi Iacp. Ha coordinato i gruppi di lavoro Iacp/Regione in
materia di statuti e bilanci di previsione Acer, in materia di definizione di massimali dei costi di
gestione degli alloggi di Erp, con riferimento ai capitolati prestazionali dei servizi resi.
Rossana Franchi, funzionario direttivo in Sviluppo Risorse e Servizi d’Integrazione, appartiene al
profilo regionale “Statistici e Analisti di Settore”. Negli oltre vent’anni d’attività presso l’Ente
Regione Emilia-Romagna ha collaborato, in team con i referenti territoriali competenti, nei ruoli
di coordinamento di gruppi di progetto, gestione e aggiornamento di Banche Dati regionali quali
quelle inerenti la Contabilità direzionale per Centri di Costo delle UU.SS.LL., il Sistema
informativo per il Front-Office dell’URP della Regione Emilia-Romagna, il Patrimonio edilizio
pubblico in Locazione abitativa permanente, i Censimenti ISTAT della popolazione regionale. Dal
1983 ha frequentato corsi specialistici di Statistica e Calcolo automatico presso gli Istituti
universitari, e relativi Centri di Calcolo, di Milano e Bologna e presso società internazionali di
software per sistemi operativi e applicativi statistici. Ha svolto attività di docenza su software
statistici per collaboratori regionali. Dispone di conoscenze parlate e scritte intermedie della
lingua inglese e avanzate della lingua francese.
Maria Francesca Caniato è laureata in Economia e Commercio, con specializzazione post laurea
in Economia della Cooperazione. Ha conseguito la maturità linguistica.
Ha prestato servizio presso la Vicepresidenza della Giunta Regionale e presso il Servizio
Gestione della Spesa Regionale, dove ha svolto attività di controllo sui pagamenti delle
obbligazioni giuridico-contabili contratte dall’Ente.
Per quanto concerne la formazione del personale, nel corso del 2007 e 2008, alcuni funzionari
preposti all’attività di audit hanno partecipato a tutti gli incontri di coordinamento interregionale
e alle riunioni organizzate dal FORMEZ nell’ambito del progetto SINTESI, finalizzate alla
descrizione e alla condivisione delle procedure relative alla strategia di audit e alla
predisposizione del manuale operativo; in particolare sono state approfondite le tematiche
Pagina n. 149
relative al campionamento e alla valutazione dei rischi. Il confronto permanente tra le Autorità
di audit è un obiettivo che le Regioni si sono date e rappresenta, tra l’altro, un’importante
occasione di formazione.
Inoltre, il piano di formazione del personale, al momento della stesura della presente
descrizione, ha riguardato la partecipazione ad incontri periodici di coordinamento delle Autorità
di Audit delle regioni ed ai seguenti seminari e corsi:
- Perugia ottobre 2008, a cura della Regione Umbria: ”Procedure di gestione, verifica e
controllo nella programmazione comunitaria 2007-2013;
- Milano ottobre 2008, corso a cura dell’ A.I.I.A. “Strumenti di Internal audit”
- Bologna novembre 2008, a cura dell’Autorità di Gestione del FSE e di Tecnostruttura
delle Regioni: “Ammissibilità dei costi” ;
- Bologna febbraio 2009, corso a cura dell’Associazione Italiana Internal Auditors:
“Internal audit e i fondi strutturali”;
- Bologna marzo 2009, a cura dell’Autorità di Gestione FSE “Adempimenti semplificati per
la rendicontazione da bilancio”;
- Roma marzo 2009, a cura di Tecnostruttura delle Regioni: “Semplificazione dei costi”
- Roma maggio 2009, a cura di Tecnostruttura delle Regioni: “Il ruolo dell’Autorità di
Audit”;
- Roma marzo 2010, a cura di Tecnostruttura “Semplificazione dei costi”;
- Roma aprile 2010, a cura di Transparency International Italia: “Gestione
trasparente di fondi comunitari”;
- Roma gennaio 2011, a cura di Tecnostruttura delle Regioni: “Il ruolo dell’Autorità di
Certificazione”
- Bologna settembre 2011, a cura di Alma Graduate School: “Corso di aggiornamento sui
contratti pubblici”.
Alla struttura tecnica di supporto, è stato richiesto, in sede di offerta tecnica, di presentare i
curricula del personale che compone il gruppo di lavoro che supporta l'Autorità di Audit della
Regione Emilia Romagna. Nel capitolato era altresì richiesto che il personale disponesse di
un'esperienza pluriennale in attività di controllo di secondo livello. Dai curricula presentati è
emerso che il personale della società Lattanzio & Associati ha un’esperienza pluriennale
nell’ambito dell’audit.
5.2.4. Descrizione delle procedure per controllare l'attuazione delle
raccomandazioni e dei provvedimenti correttivi indicati nei rapporti di audit
Pagina n. 150
Le procedure di sorveglianza in opera presso l’AdA sono finalizzate a controllare l’attuazione
delle misure raccomandate dalla stessa ed emerse dall’audit di sistema e da quelli delle
operazioni.
Le procedure, allo stesso modo, debbono garantire l’adeguatezza, l’efficacia e la tempestività
delle azioni intraprese dai soggetti sottoposti ad audit a seguito di tutte le rilevazioni e le
raccomandazioni effettuate.
Rispetto all’audit di sistema i destinatari delle relazioni e documenti prodotti a valle
dell’aggiornamento annuale dello stesso sono l’Autorità di Gestione, l’Autorità di certificazione, e
gli OO.I.I.. Per questo motivo le raccomandazioni prodotte in esito all’aggiornamento annuale
dell’audit di sistema avranno come destinatari i soggetti già indicati e saranno caratterizzate da
una durata temporale di implementazione non eccedente, in genere, un anno (arco di tempo
preso a riferimento per la redazione del rapporto annuale di controllo).
L’esito dell’audit di sistema potrebbe portare alla rilevazione di errori o problemi di sistema e, in
alternativa, di errori o problemi relativi a componenti “non essenziali” del sistema (ovvero tali da
non inficiare il funzionamento essenziale del sistema di gestione e controllo). Per ognuno dei
primi verrà formulato e concordato con il destinatario una sorta di “piano d’azione” che evidenzi
l’obiettivo di miglioramento da raggiungere, il timing relativo, i ruoli, i mezzi necessari, le
risorse, ecc. Di questi errori, così come del relativo piano di azione, verrà data contezza nel
rapporto annuale di controllo (in quello dell’anno a cui si riferisce l’audit di sistema che ha
evidenziato l’errore verrà segnalato il problema e indicato il relativo piano di azione; in quello
dell’anno successivo si darà contezza dello stato di attuazione della soluzione di miglioramento
correlata, che sarà oggetto di specifica rilevazione in occasione del relativo audit di sistema).
Per quanto riguarda gli errori – problemi a componenti non essenziali del sistema si prevede di
concordare con il destinatario un “piano d’azione” equiparabile a quello per errori di sistema,
anche se in tal caso nel rapporto annuale di controllo verranno evidenziate solo le linee
essenziali (dell’errore rilevato e del successivo intervento). Il sistema di monitoraggio
dell’attuazione della soluzione sarà il medesimo sopra evidenziato.
Nello specifico, la procedura volta a monitorare l’attuazione delle azioni correttive che
risulteranno dai rapporti di audit, è definita al cap. 9 del manuale. Il riferimento alla procedura
viene anche dettagliato nella strategia di audit.
5.2.5. Descrizione delle procedure relative alla supervisione del lavoro
degli altri organismi di controllo sotto la responsabilità dell'autorità di audit
(se pertinente)
La supervisione del lavoro dell’organismo di controllo è dettagliato nel contratto con particolare
riguardo alle condizioni e termini per l’espletamento delle attività che la società deve seguire per
Pagina n. 151
la realizzazione dei compiti affidati dall’Autorità di Audit, nonché all’osservanza di
leggi/regolamenti e riservatezza; inoltre, la supervisione viene effettuata mediante un’apposita
check list creata dall’AdA.
L’organismo di controllo deve rispettare per le attività di audit le modalità dettagliate nel
manuale delle procedure adottato con determina del Direttore Generale n. 8401 del 15/07/2008
(in allegato). A seguito dei controlli in loco, la cui tempistica verrà concordata con l’autorità di
audit, tenuto anche conto del calendario degli stessi previsto nella strategia definita con
determina del Direttore Generale n. 7724 del 02/07/2008 (in allegato) e successivamente
modificata a seguito delle osservazioni pervenute dalla Commissione, l’organismo di controllo
dovrà riferire rapidamente all’AA circa l’esito del controllo producendo verbali/relazioni ed
eventuale documentazione a supporto, dai quali emergano tutti gli estremi dei documenti
giustificativi soggetti a verifica, le eventuali criticità ed errori riscontrati ecc. Uno o più
collaboratori regionali assegnati al Servizio Autorità di Audit potranno affiancare ed
accompagnare l’organismo di controllo in parte dei controlli in loco. Ciascuna azione di controllo
sarà accompagnata da un verbale/relazione descrittivo dei criteri seguiti e dei risultati
conseguiti.
In sintesi, l’organismo di controllo dovrà effettuare i controlli sul campione selezionato in base
alla metodologia individuata nella strategia di audit dell’autorità, nel rispetto delle procedure di
controllo che verranno dettagliate nel manuale.
In sintesi, l’organismo di controllo dovrà effettuare i controlli sul campione selezionato in base
alla metodologia individuata nella strategia di audit dell’autorità, nel rispetto delle procedure di
controllo dettagliate nel manuale.
Nello specifico, per quanto attiene il manuale, così come per la strategia, questo è stato
trasmesso all’Autorità di Gestione e all’Autorità di Certificazione anche per il relativo invio agli
Organismi Intermedi.
E’ stato altresì messo a disposizione della struttura tecnica di supporto. Sulla base
dell’esperienza acquisita e/o di eventuali modifiche che potranno intervenire, il manuale potrà
essere rivisto o potranno essere previste indicazioni di maggiore dettaglio. Tali revisioni o
perfezionamenti potranno essere decisi anche alla luce del confronto tra Regioni a cui s’intende
dare carattere permanente. In particolare, nel manuale di audit, all'interno degli allegati, sono
forniti gli strumenti di lavoro quali check list, bozze di verbali da utilizzare da parte dei
controllori.
Pagina n. 152
5.3. RAPPORTO ANNUALE DI CONTROLLO E DICHIARAZIONI DI
CHIUSURA
5.3.1. Descrizione delle procedure relative alla redazione del rapporto
annuale di controllo e delle dichiarazioni di chiusura
Il Rapporto di controllo annuale dal 2008 al 2015 è da presentare entro il 31/12 di ciascun
anno. Contiene i risultati degli audit (sistema e operazioni) effettuati nel periodo precedente di
12 mesi (dal 1/07 dell’anno N al 30/06 dell’anno N+1) su operazioni per le quali la spesa è stata
certificata alla CE nell’anno N (operazioni dell’anno N).
La procedura relativa alla preparazione del rapporto annuale di controllo, del parere relativo
all'efficace funzionamento del sistema di gestione e controllo e della dichiarazione di chiusura,
viene descritta nella strategia di audit.
Procedure relative alla redazione del rapporto annuale di controllo:
AUDIT DEI SISTEMI
AUDIT DELLE OPERAZIONI
Aggiornamento del system audit dell’anno precedente: analisi dei rischi che tiene conto delle risultanze dell’anno precedente e si pone come fase preliminare all’Audit di Sistema
Descrizione provvisoria dei fenomeni rilevati e relativa descrizione delle aree di criticità Verifica dei requisiti chiave attraverso apposita check list e svolgimento di test di conformità Controllo eventuale difformità dal modello di gestione e controllo rappresentato nella descrizione iniziale dei sistemi per la valutazione di conformità Controllo eventuale difformità da quanto rilevato l’anno precedente in occasione del system audit e Rapporto Annuale di Controllo; interviste sulle modifiche che si intendono apportare alla descrizione dei sistemi approvata Verifica del seguito dato alle osservazioni formulate dall’AdA in occasione del system audit precedente A monte dell’Audit dellle Operazioni, viene
predisposto il RAC con gli esiti dell’Audit di Sistema precedente e degli Audit delle Operazioni. Gli esiti combinati dell’Audit di Sistema con gli Audit delle Operazioni del precedente anno consentono di determinare il livello di certezza, parametro fondamentale per il campionamento delle operazioni (le tecniche di campionamento adottate dalla Regione sono dettagliatamente descritte nella strategia di audit e nel manuale)
Pagina n. 153
AUDIT DEI SISTEMI
AUDIT DELLE OPERAZIONI
Acquisizione della lista delle spese certificate nell’anno precedente e campionamento delle operazioni su cui si svolgerà l’audit .
Da quest’analisi scaturiscono: aree di criticità e ipotesi provvisorie di miglioramento che vengono descritte in una relazione provvisoria che viene inviata agli organismi controllati per l’avvio del contraddittorio e che può essere redatta nel periodo in cui sono in corso gli audit delle operazioni. A conclusione del contraddittorio, predisposizione d’un rapporto definitivo d’Audit di Sistema che viene inviato agli organismi controllati e alla Commissione Europea con giudizi sintetici per ciascun requisito-chiave. A seguito della predisposizione del rapporto definitivo, il system audit s’arresta temporaneamente
L’Autorità’ di Audit invia l’estrazione del campione all’Autorità’ di Gestione chiedendo che vengano messi a disposizione dell’A.T. e dell’AdA i fascicoli relativi alla documentazione non presente sul S.I. SIFER Comunicazione ai beneficiari interessati (e per conoscenza ad AdG e AdC) d’essere rientrati nel campionamento dei controlli, che verranno contattati e saranno sottoposti al controllo da parte dell’A.T. Formulazione del calendario di Audit delle Operazioni da parte dell’A.T., in accordo con AdA Trasmissione dello stesso da parte di AdA ad AdG e AdC prima dell’inizio dei controlli e comunicazione ai beneficiari rientrati nel campione, con opportuno anticipo, da parte dell’A.T.
Per ogni operazione, verifica amministrativo – contabile: acquisizione documentazione amm.va e di spesa e relativa analisi, interviste, eventuale richiesta di integrazioni
Per ogni operazione, a seguito della verifica amministrativo – contabile, verifica in loco: verifica dei beni e servizi, acquisizione di eventuali integrazioni alla documentazione di spesa, ecc.
Per ogni controllo effettuato, redazione di un rapporto di verifica con formulazione di una Valutazione conclusiva del controllo da parte del verificatore A.T.. Se non vengono ammesse una o più voci di spesa, queste vengono descritte dettagliatamente e documentate, indicandone la motivazione Controllo del rapporto di verifica e documentazione relativa attraverso apposita check list da parte dell’AdA. Di seguito validazione del parere (che, in alcuni casi, potrebbe anche discostarsi da quello del verificatore) dettagliato e motivato, con l’indicazione di prescrizioni obbligatorie/ facoltative e di azioni correttive da segnalare al beneficiario e ad AdG e AdC Invio del rapporto di verifica, da parte dell’ADA ad AdG e AdC Raccolta ed esame di eventuali controdeduzioni da parte dell’ AdG, dell’OI interessato e del beneficiario per il tramite dell’AdG. Se si sono riscontrate anomalie, AdG procede con la revoca totale o parziale del finanziamento
Pagina n. 154
AUDIT DEI SISTEMI
AUDIT DELLE OPERAZIONI
Predisposizione e svolgimento nuovo audit di sistema che può realizzarsi contestualmente alla fase finale del percorso riguardante gli Audit delle Operazioni (stesura del report/fase del contraddittorio). Nella preparazione dell’Audit di Sistema si terrà conto del system audit precedente e degli esiti degli Audit delle Operazioni, soprattutto se questi hanno evidenziato criticità riguardanti il sistema.
Verifica in sede di follow up delle misure intraprese per correggere le irregolarità
Esame comparato dell’esito dell’audit di sistema svolto nell’ultimo semestre dell’anno precedente, di quello delle Operazioni e delle eventuali indicazioni derivanti dall’Audit di Sistema in corso e formulazione della bozza di Rapporto Annuale di Controllo, sulla base del modello di cui all’allegato VI del Reg. CE 1828_2006. Il rapporto annuale di controllo è redatto dall’Autorità di Audit con eventuale supporto della struttura tecnica di appoggio. Redazione del Rapporto Annuale di Controllo e del Parere Annuale
La dichiarazione di chiusura da presentare da parte di AdA consiste in:
• rapporto di controllo finale per le attività di audit effettuate dall’1/7/2015 in poi e fino al
31/12/2016, da spedire alla CE entro il 31/03/2017 (secondo il modello di cui all’allegato
VIII Reg. 1828/06 e s.m.i., parte A);
• dichiarazione di chiusura finale (secondo il modello di cui all’allegato VIII Reg. 1828/06 e
s.m.i., parte B) che attesti la validità della domanda di pagamento del saldo finale e la
legittimità e regolarità delle transazioni coperte dalla dichiarazione finale delle spese.
Il rapporto di controllo finale documenterà, così come avviene per le altre annualità, l’esito
dell’audit di sistema e di quello delle operazioni, secondo le metodologie e modalità operative
che sono descritte nelle varie sezioni della strategia di audit.
Relativamente ai suoi contenuti il rapporto di controllo finale si configurerà, quindi, al tempo
stesso come:
• rappresentazione degli esiti dell’audit di sistema e delle operazioni nell’arco di tempo
preso a riferimento (così come avverrà per i rapporti periodici di controllo in fase di
attuazione del PO, redatti con cadenza annuale), a consuntivo del periodo di
programmazione considerato, attraverso la rappresentazione del lavoro “supplementare”
svolto da AdA e dagli altri attori coinvolti nella gestione e controllo del PO per la chiusura
del PO stesso (es. audit delle procedure di chiusura di AdG, AdC; esame del lavoro
supplementare svolto da AdG e AdC per rendere possibile un parere senza riserve;
modalità di utilizzo dell’esito dei rapporti di altri organismi di controllo nazionali o
comunitari, ecc.);
• sintesi finale relativamente ai fattori che, nell’arco di tempo di attuazione del PO,
avranno limitato la portata dell’esame effettuato da AdA (es. problemi rilevanti a livello di
Pagina n. 155
sistema, carenze organizzative o procedurali del sistema di gestione e controllo, ecc.)
con indicazione dei relativi importi stimati delle spese;
• descrizione e certificazione della conformità alla normativa delle procedure adottate per
la segnalazione delle irregolarità.
Le informazioni relative alle attività di audit effettuate dopo l’1/7/2015 vanno incluse nel
rapporto finale di controllo (a supporto della dichiarazione di chiusura, che va presentata entro
il 31/3/2017 e attesta la validità della domanda di pagamento del saldo finale e la legittimità e
regolarità delle transazioni soggiacenti coperte dalla dichiarazione finale delle spese).
Rispetto alle procedure per la redazione delle dichiarazioni di chiusura si prevede di utilizzare:
• la procedura esposta nella tabella sopra riportata (relativa alla redazione del rapporto
annuale) relativamente all’audit di sistema, solo fino alla fase dell’effettuazione di stime
quantitative sull’affidabilità dei sistemi, che alimentano la numerosità del campione di
operazioni da controllare con l’ultimo audit delle operazioni;
• la procedura esposta nella tabella sopra riportata (relativa alla redazione del rapporto
annuale) relativamente all’audit delle operazioni, solo fino alla fase di redazione di un
rapporto di controllo che sintetizzi quanto esaminato nel corso dell’audit delle operazioni
e i risultati generali.
Il lavoro di analisi organizzativa e procedurale che, per gli anni precedenti, avrà contraddistinto
l’audit di sistema (usualmente finalizzato, nel corso del periodo di attuazione del PO a verificare
l’esito delle precedenti raccomandazioni espresse dall’AdA, a verificare l’assetto e il
funzionamento del sistema di gestione e controllo e a formulare nuove raccomandazioni per il
suo ottimale funzionamento) sarà, in occasione dell’analisi per l’emissione delle dichiarazioni di
chiusura del PO, finalizzato principalmente a:
1. descrivere a consuntivo il periodo di programmazione mediante la rappresentazione e il
controllo del lavoro svolto da AdA e dagli altri attori coinvolti nella gestione del PO per
la chiusura del PO stesso (audit delle procedure di chiusura di AdG, AdC e degli OI;
controllo del lavoro svolto da AdG e AdC per rendere possibile un parere senza riserve);
2. rappresentare a consuntivo i fattori organizzativi e di contesto che avranno limitato o,
viceversa, agevolato, il lavoro svolto dall’AdA. A tal proposito verrà fornita una
descrizione dei problemi - errori di sistema evidenziati, le relative spese, i correttivi
apportati per la loro risoluzione o riduzione;
3. descrivere le procedure adottate per la segnalazione delle irregolarità.
Pagina n. 156
Per questo motivo la redazione delle dichiarazioni di chiusura, relativamente ai contenuti di cui
ai punti 1, 2 e 3 sarà effettuata in stretto raccordo e mediante coordinamento tra AdA, AdG e
AdC, senza ricorrere al meccanismo usualmente utilizzato per la redazione dei rapporti annuali,
basato sulla scansione logica:
• analisi del sistema da parte di AdA;
• formulazione di possibili correttivi da parte di AdA a AdG e AdC;
• raccolta di controdeduzioni e pareri da parte di AdG e AdC;
• successiva emissione, da parte di AdA, di raccomandazioni da applicare.
5.4. DESIGNAZIONE DELL'ORGANISMO DI CONTROLLO COORDINATORE
5.4.1. Descrizione del ruolo dell'organismo di controllo coordinatore, se
pertinente
Il MEF-IGRUE, Organismo nazionale di coordinamento delle Autorità di Audit, eserciterà il
proprio ruolo attraverso un’azione di orientamento e di impulso finalizzata ad assicurare la
corretta attivazione dei sistemi di gestione e controllo previsti dalla normativa comunitaria
anche attraverso l’emanazione di linee guida e manuali sugli adempimenti e sulle procedure e
metodologie, finalizzate ad assicurare una sana gestione finanziaria. Nell’ambito della funzione
di coordinamento, di cui al comma precedente, l’IGRUE esprime il parere in merito alla
conformità, con il disposto degli articoli da 58 a 62 del Regolamento (CE) n. 1083/2006 e s.m.i.,
dei sistemi di gestione e di controllo istituiti presso le amministrazioni titolari dei programmi
operativi, ai sensi dell’art. 71, paragrafo 2, dello stesso Regolamento.
5.5. FLOW CHART DESCRIZIONE ADEMPIMENTI ATTIVITÀ PREVISTE
DALL’ART. 62 DEL REGOLAMENTO 1083/2006
In generale, la procedura su come si intende adempiere a tutte le attività previste dall'art. 62
del Reg. CE 1083/2006 e s.m.i. viene descritta in parte nel sistema di gestione e controllo
fornita, in parte nella strategia di audit e nel manuale delle procedure; nello specifico, al fine di
una sintetica rappresentazione, si riporta di seguito il relativo flow chart.
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Pagina n. 158
5.6. DEFINIZIONE STRATEGIA DI AUDIT (ALLEGATO 5 DEL REGOLAMENTO
1828/2006)
La strategia e il manuale delle procedure sono stati completati e adottati rispettivamente con
determina n.7724 del 02/07/2008, successivamente modificata (determina presa d’atto modifiche n.
277 del 27/01/2009) a seguito delle osservazioni della Commissione Europea che l’ha approvata in
data 9/12/2008 con nota n. 22514, e con determina 8401 del 15/07/2008.
Pagina n. 159
6. SISTEMA INFORMATICO
(ARTICOLO 60, LETTERA C) DEL REGOLAMENTO (CE) N. 1083/2006 DEL
CONSIGLIO)
6.1. DESCRIZIONE DEL SISTEMA INFORMATICO COMPRESO IL DIAGRAMMA
(Sistema centrale o comune di reti o sistema decentrato con collegamenti tra i
sistemi)
Il sistema informativo della Regione Emilia-Romagna per la programmazione FSE 2007-2013 (SIF-
ER) è centralizzato presso l’amministrazione regionale e fruibile in tutte le sue funzionalità dalle
amministrazioni provinciali, in qualità di Organismi Intermedi5
Si tratta di un sistema unico con struttura modulare, costituito da sezioni già realizzate e in uso nel
precedente periodo di programmazione6 ed aggiornate alle nuove esigenze e modalità
organizzative, nonché da nuove procedure già realizzate, in corso di realizzazione o da realizzare. Il
sistema informativo è stato completato al 31.12.2008.
Gli Organismi Intermedi hanno accesso alle banche dati, per le informazioni di loro competenza
riferite alle proprie attività, per alimentare il sistema con i dati di gestione e contabili di pagamento.
L’Autorità di Audit e l’Autorità di Certificazione hanno accesso, in sola visualizzazione, a tutte le
informazioni presenti nel Sistema Informativo, per le attività di competenza.
Inoltre sono state realizzate due apposite sezioni per l’inserimento dei controlli di competenza delle
due Autorità come illustrato ai successivi punti D ed E.
Il sistema informativo raccoglie tutte le informazioni fisiche e finanziarie previste dai regolamenti
comunitari e nazionali, e rappresenta, quindi, la sola fonte informativa per l’elaborazione di tutti i
rapporti di valutazione e di monitoraggio, compresi i rapporti annuali di esecuzione.
Il sistema consente di rilevare tutte le informazioni ex allegato III del Reg. (CE) 1828/2006 e s.m.i.,
nonché le variabili contenute nella sezione 4 “Dossier operazione” dello standard di pista di controllo
presenti nelle Linee guida IGRUE, come specificato al precedente punto 2.5.
5 Per quanto concerne la Sovvenzione Globale, approvata con DGR n. 237 del 25/2/2008,
sono in corso di definizione le modalità accesso al Sistema informativo e/o scambio
informatizzato dei dati fisico-finanziari di attuazione. 6 Il sistema informativo a supporto della programmazione comunitaria FSE 2000-2006 è
stato verificato dalla Commissione Europea senza rilievi in occasione della visita di audit tenutasi
nell’ottobre 2004.
Pagina n. 160
Il SIF-ER è realizzato in ottica web based ed è sviluppato in aderenza alle politiche della Regione
Emilia-Romagna per la governance dei sistemi informativi regionali7.
In particolare, le Linee Guida regionali perseguono l’obiettivo di assicurare:
l’ integrità, la confidenzialità e la disponibilità dei sistemi, dei dati e delle risorse;
il rispetto della normativa vigente in tema di autenticazione, privacy, sicurezza e accessibilità8.
Il SIF-ER è strutturato in due aree, Pubblica Amministrazione (PA) e Soggetti Attuatori (SA),
contenenti le applicazioni a supporto delle attività rispettivamente delle Amministrazioni regionale e
provinciali e dei Soggetti Attuatori. Si accede alle aree riservate attraverso un portale web; tali aree
comunicano attraverso un “Gestore comunicazioni web” (GECO on line) che consente:
alle Amministrazioni Provinciali e Regionale di visualizzare, valutare e validare le comunicazioni
provenienti dai soggetti attuatori;
ai soggetti attuatori di ricevere notifica degli esiti delle comunicazioni inviate alle
Amministrazioni.
GECO on line consente di storicizzare le comunicazioni scambiate tra la Pubblica Amministrazione ed
i soggetti attuatori, generate a partire dagli applicativi descritti ai punti B) e C).
Nello specifico, il sistema informatico è costituito da due parti integrate tra loro:
1. Un sistema di raccolta dati via web destinato ai soggetti attuatori;
2. Un sistema gestionale e di monitoraggio per la Pubblica Amministrazione (Regione e Organismi
Intermedi).
I rispettivi moduli applicativi realizzati prevedono l’impiego delle seguenti tecnologie:
Moduli applicativi Web Application server Php 5
Web service Apache
Database Filemaker 9
Moduli applicativi Lan Application server Filemaker Server 9
Web service non previsto
Database Filemaker 9
In base alle caratteristiche dei singoli moduli è previsto l’impiego di tecnologie addizionali (es. Java)
per la realizzazione di particolari funzionalità.
7 “LINEE GUIDA PER LA GOVERNANCE DEL SISTEMA INFORMATICO REGIONALE”,
approvate con D.D. n. 451 del 23/01/2008. 8 Per la descrizione delle modalità di accesso, gestione dei privilegi autorizzativi e policy di
backup si rinvia ai paragrafi successivi.
Pagina n. 161
L’architettura a regime sarà la seguente:
A. Portale SIF-ER
Il sito è dedicato a tutti gli operatori della formazione, in particolare ai soggetti attuatori e ai
funzionari delle Pubbliche Amministrazioni regionale e provinciali ed offre l’accesso alle rispettive
aree riservate contenenti ciascuna le applicazioni descritte ai punti B e C.
Dal punto di vista tecnologico il sito attuale è sviluppato in HTML, CSS e JavaScript 1.3, utilizza il
linguaggio PHP e data base MySQL e risiede su server del CED regionale.
E’ in corso di realizzazione una reingegnerizzazione dello sviluppo del portale su PLONE.
Pagina n. 162
B. Prodotti e servizi di supporto alle attività dei soggetti attuatori (moduli
applicativi web)
B.1 MODULO WEB DI REGISTRAZIONE DEI NUOVI SOGGETTI ATTUATORI
Si tratta di un’applicazione finalizzata alla raccolta delle principali informazioni anagrafiche (codice
fiscale, ragione sociale, localizzazione della sede legale, anagrafica del legale rappresentante,
classificazione del soggetto) dell’ente/azienda che intende registrarsi presso la Regione Emilia-
Romagna. Il modulo, previa verifica dei controlli impostati (campi obbligatori, liste valori, …),
registra una comunicazione informatizzata della prima registrazione del soggetto. Contestualmente,
allo stesso viene assegnato un codice identificativo numerico (codice soggetto attuatore) e viene
creato, sul dominio regionale EXTRARER, l’account di livello amministratore associato al legale
rappresentante, al quale sono automaticamente inoltrate, all’indirizzo di posta elettronica indicato a
sistema, le credenziali per l’accesso all’area riservata soggetti attuatori. L’interazione con il dominio
regionale avviene tramite i web services appositamente predisposti dalla Regione Emilia-Romagna.
B.2 PROCEDURA DI GESTIONE UTENTI SOGGETTI ATTUATORI
Si tratta del pannello autorizzativo ad uso dei soggetti attuatori che consente all’administrator di
creare, gestire e autorizzare i propri utenti per l’accesso alle varie applicazioni secondo un
meccanismo di grant. Tutti gli utenti generati con questa modalità vengono automaticamente creati
nel sistema centralizzato di autenticazione regionale sul dominio EXTRARER.
B.3 APPLICATIVO SIF-ER S.A.
B.3.1 Modulo web anagrafica soggetti attuatori
Il modulo, finalizzato al costante aggiornamento delle informazioni anagrafiche dei soggetti attuatori
negli archivi regionali, prevede l’articolazione in due procedure integrate ma distinte: la prima per la
raccolta delle informazioni anagrafiche e la successiva comunicazione alla PA da parte del soggetto
attuatore; la seconda per la ricezione delle comunicazioni da parte della PA, con possibilità di
definizione dell’esito dell’operazione (recepimento/rifiuto), il contestuale aggiornamento degli archivi
interessati, la storicizzazione delle comunicazioni ricevute. L’esito dell’operazione sarà inoltre
immediatamente visibile al SA mittente.
B.3.2 Modulo web Progettazione
Il modulo permette, per ogni scadenza di bando regionale e provinciale, la creazione e
compilazione, da parte del SA, delle richieste di finanziamento e delle operazioni da presentare,
secondo la modulistica definita dalla Regione Emilia-Romagna. Vengono informatizzati tutti i livelli
delle informazioni (operazione, progetto, modulo, aziende), relativamente agli elementi oggetto di
Pagina n. 163
controllo e/o monitoraggio fisico finanziario. La descrizione delle attività viene raccolta in allegati
formato pdf.
B.3.3 Modulo web Presentazione
Il modulo di presentazione permette ai soggetti attuatori di inviare alla Pubblica Amministrazione,
attraverso GECO ON LINE, le richieste di finanziamento delle operazioni progettate e dei relativi
allegati previsti dalla normativa comunitaria, nazionale e regionale. Consente inoltre la stampa dei
documenti inviati elettronicamente alla pubblica amministrazione.
Sono previsti i controlli di coerenza e completezza delle informazioni, i controlli applicativi e la
storicizzazione delle informazioni relative alle operazioni inserite.
La procedura di presentazione rilascia un identificativo univoco (Rif_PA) per ogni operazione e
prevede una funzionalità di notifica via posta elettronica al Legale Rappresentante del S.A.
B.3.4 Modulo Gestione S.A.
Il modulo di gestione permette ai soggetti attuatori di inviare alle pubbliche amministrazioni,
attraverso GECO ON LINE, tutte le comunicazioni relative alle fasi di avvio, gestione e conclusione
delle attività approvate (data avvio attività, schede anagrafiche partecipanti, ore di frequenza svolte
al termine, calendari delle attività formative, preventivo di dettaglio, data termine attività ecc.).
B.3.5 Modulo pagamenti 4 S.A.
La procedura permette l’invio di una richiesta di pagamento a partire da un’operazione e consente
di allegare una fattura (nel caso di unico titolare dell’operazione) o più fatture (in caso di RTI) in
formato .pdf. corredata dei documenti definiti dalla pubblica amministrazione rispettivamente per le
richieste di anticipo/rimborso/saldo. In linea generale, nel caso di domande di rimborso, l’applicativo
prevede che venga allegata la lista delle spese pagate dal beneficiario in formato CSV, sulla base di
un tracciato record contenente le informazioni identificative del documento di spesa, dei relativi
pagamenti e delle imputazioni alle voci di spesa del preventivo dell’operazione. Al momento del
caricamento del file della lista delle spese, la procedura esegue una serie di controlli sulla
correttezza dei formati utilizzati, congruenza dei nomi di file, presenza di campi obbligatori. Il
mancato esito positivo di tali controlli comporta il rifiuto del caricamento della lista e, quindi,
dell’invio della richiesta di rimborso. Una volta caricata con successo la lista delle spese, il sistema
estrae il campione del 15% delle spese pagate e consente al soggetto attuatore di allegare e quindi
trasmettere la scansione dei documenti giustificativi relativi.
Per quanto concerne invece le operazioni approvate a costi standard, le domande di rimborso sono
presentate sulla base dell’avanzamento incrementale degli indicatori fisici di realizzazione
dell’operazione ed il sistema, a seguito di opportuno campionamento, consente al soggetto
Pagina n. 164
attuatore di allegare e quindi trasmettere la scansione dei documenti giustificativi relativi
all’avanzamento fisico.
L’invio formale all’Amministrazione avviene via web previa apposizione di firma digitale da parte del
Legale Rappresentante o suo delegato.
All’interno della medesima procedura il soggetto attuatore può verificare lo stato delle richieste di
pagamento inoltrate alla Pubblica Amministrazione.
C. Prodotti e servizi di supporto alle attività delle Amministrazioni regionale e
provinciali (moduli applicativi lan)
C.1 PROCEDURA DI GESTIONE UTENTI
Si tratta di una “porta unica di accesso” agli applicativi in uso nella Direzione Generale Cultura,
Formazione e Lavoro per gli utenti regionali e provinciali. La procedura consente agli amministratori
di sistema la gestione dei privilegi autorizzativi degli utenti (per i quali viene creata la tabella di
riferimento) e, per il database administrator, la gestione della chiusura degli archivi e messaggistica
per gli utenti.
La creazione/gestione degli account utenti della Regione e delle Amministrazioni provinciali avviene
sui due domini Active Directory RERSDM e EXTRARER, a cura dei funzionari della Regione Emilia-
Romagna.
C.2 SIF-ER P.A. 2007-2013
C.2.1 Modulo anagrafica soggetti attuatori
Il modulo contiene tutte le informazioni anagrafiche relative ai soggetti attuatori sia provenienti dal
data base degli organismi di formazione riferiti alla programmazione 2000-2006, sia provenienti
dalla registrazione web dei nuovi soggetti attuatori (v. modulo descritto al punto B.1)
Il modulo consente inoltre la gestione delle cariche sociali e delle informazioni relative alle
procedure di controllo dell’antimafia. Le variazioni dei dati anagrafici, comunicate dai soggetti
attuatori attraverso GECO ON-LINE, vengono validate dagli operatori autorizzati e sono storicizzate,
così come descritto al punto B.3.1.
C.2.2 Modulo Anagrafica Destinatari
Si tratta di un modulo software per la raccolta delle schede anagrafiche dei partecipanti come
comunicate dai S.A. in fase di attuazione delle operazioni finanziate dalle Amministrazioni Provinciali
e Regionale per tutta la programmazione 2007-2013, contenenti tutte le informazioni necessarie ai
fini del monitoraggio e dei controlli dei requisiti dei destinatari previsti dai bandi. Sono previsti
opportuni controlli di univocità dei soggetti presenti nel database e, per ognuno, di completezza e
coerenza delle informazioni.
Pagina n. 165
Si prevede la possibilità di ricomporre in capo a ciascun partecipante tutte le informazioni connesse
alla formalizzazione e certificazione delle sue competenze.
C.2.3 Modulo Anagrafica Aziende
Si tratta di un modulo software per la raccolta delle schede anagrafiche delle aziende come
comunicate dai S.A. in fase di attuazione delle operazioni finanziate relative a destinatari occupati,
contenenti tutte le informazioni necessarie ai fini del monitoraggio, dei controlli amministrativi sul
rispetto del “de minimis” e per la stesura delle relazioni alla UE sugli aiuti di stato.
I dati vengono raccolti in fase di presentazione delle operazioni e si sta procedendo all’analisi di
dettaglio per l’integrazione con le procedure di gestione.
C.2.4 Modulo Gestione bando
E’ un modulo software per l’inserimento delle informazioni relative agli avvisi di diritto pubblico per
la selezione delle operazioni. Per ogni bando le Amministrazioni Provinciali e Regionale indicano
alcune informazioni di dettaglio (es. numero di atto, data di scadenza, assi, obiettivi operativi, azioni
specifiche, link ai documenti ufficiali pubblicati dalle Amministrazioni Provinciali e Regionale, ecc.),
che sono utili per la corretta progettazione e presentazione delle operazioni da parte dei soggetti
attuatori.
Una volta convalidati i dati, i soggetti attuatori potranno visualizzare e selezionare i bandi attraverso
il modulo di progettazione descritto al punto B.3.2.
C.2.5 Modulo per la ricezione on-line delle operazioni
Il modulo permette il monitoraggio in tempo reale dell’andamento della presentazione sulle
scadenze di bando pubblicate: la PA ha la possibilità di verificare immediatamente le richieste di
finanziamento presentate dai soggetti attuatori, effettuare elaborazioni sull’andamento delle risorse
richieste, produrre reportistiche. Le richieste di finanziamento così presentate sono storicizzate
all’interno del modulo applicativo, permettendone la consultazione in qualsiasi momento successivo.
C.2.6 Modulo Operazioni presentate
Si tratta di un modulo destinato a contenere le operazioni presentate alle Amministrazioni Provinciali
e Regionali.
Sono previste due distinte modalità di inserimento delle operazioni: per quanto riguarda gli avvisi
pubblicati via web nell’area SA (presentazione on line), l’inserimento delle operazioni avviene
attraverso apposita funzionalità di importazione dei dati; in alternativa, per quelle particolari
tipologie di avvisi per i quali non sia prevista la modalità di presentazione via web, è possibile
effettuare l’inserimento manuale delle operazioni.
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C.2.7 Modulo Istruttoria Operazioni
Si tratta di un modulo finalizzato a supportare la valutazione delle operazioni presentate e consente
l’attribuzione dei punteggi sulla base dei criteri di volta in volta definiti nei bandi, nonché la
predisposizione delle graduatorie.
Sono disponibili procedure per la definizione delle griglie di valutazione e dei gruppi di valutazione,
nonché la definizione e registrazione delle ri-parametrazioni delle operazioni rispetto al presentato.
C.2.8 Modulo Approvazione Operazioni
Il modulo consente di visualizzare per tutte le operazioni gli esiti dell’istruttoria e di registrare le
eventuali modifiche apportate dalle amministrazioni provinciali e regionali a seguito della
valutazione. La procedura prevede funzionalità di reportistica a supporto dell’attività amministrativa.
C.2.9 Modulo Attuazione delle Operazioni
Il modulo di attuazione contiene le informazioni e le funzionalità descritte nelle sezioni che seguono:
C.2.9.a Gestione fisica e finanziaria delle operazioni
Gli operatori autorizzati, in questa sezione, valutano e validano le informazioni provenienti dal
modulo Gestione S.A. (descritto al punto B.3.4): data di avvio dell’attività, preventivi di dettaglio,
schede anagrafiche dei partecipanti, calendari delle attività formative, data di conclusione delle
attività ecc. Vengono pertanto raccolte tutte le informazioni per il monitoraggio fisico delle attività. Il
modulo è integrato con un’interfaccia software di raccordo con il modulo applicativo web per i
soggetti attuatori, attraverso la quale la PA può verificare le comunicazioni inviate dai SA, con
possibilità di definizione dell’esito dell’operazione (recepimento/rifiuto), il contestuale aggiornamento
degli archivi interessati, la storicizzazione delle comunicazioni ricevute.
C.2.9.b Erogazioni
Gli operatori, sulla base dei parametri finanziari approvati e realizzati per ogni operazione,
gestiscono i pagamenti e tengono sotto controllo i flussi informativi relativi alle erogazioni secondo
quanto previsto dalle disposizioni attuative regionali. Di norma il set dei dati proviene dalla
procedura Pagamenti 4 P.A. sotto descritta, alla quale è possibile accedere tramite un apposito link;
è contemplata inoltre la possibilità di inserimento manuale delle informazioni.
Sono previste funzionalità di ricerca e reportistica di supporto all’attività amministrativa, opportuni
controlli applicativi in aderenza alle disposizioni attuative regionali (ad es. step di pagamento,
fideiussione ecc.), funzionalità per la registrazione e gestione dei recuperi dei pagamenti irregolari.
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C.2.9.c Controllo domande di rimborso
La procedura consente alle Amministrazioni di visualizzare le richieste di pagamento pervenute, di
controllare i documenti allegati e di attivare i controlli automatici descritti al paragrafo 2.2.5., oltre a
supportare ulteriori controlli sulle registrazioni contabili degli enti accreditati attivabili da parte del
funzionario addetto alla validazione della domanda di rimborso. La procedura di controllo genera un
report dettagliato degli esiti; l’esito positivo dei controlli automatici permette la validazione della
richiesta di pagamento.
Analogamente, con riferimento alle operazioni finanziate a costi standard, è previsto il controllo
documentale di ogni giustificativo relativo all’avanzamento fisico associato alla domanda di rimborso
e, a fronte di esito positivo, l’operatore potrà procedere alla validazione della richiesta di
pagamento.
La procedura consente inoltre:
agli operatori delle Amministrazioni Provinciali di inviare telematicamente al Tesoriere le
richieste di pagamento validate, il quale, tramite un opportuno accesso, può visualizzarle per
procedere alla liquidazione;
agli operatori dell’Amministrazione Regionale di procedere alla liquidazione tramite la ragioneria.
Sono previste funzionalità di ricerca e reportistica di supporto all’attività amministrativa, opportuni
controlli applicativi in aderenza alle disposizioni attuative regionali (ad es. step di pagamento,
fideiussione ecc.).
C.2.9.d Controlli
Nella sezione vengono registrati gli esiti dei controlli di conformità amministrativa di gestione, di
conformità e regolarità dell’esecuzione e dei controlli amministrativo contabili previsti dai
regolamenti comunitari e dalle norme nazionali e regionali, sulla base di check-list informatizzate
come esplicitato al precedente punto 2.2.4 del presente documento.
Sono previste modalità di inserimento automatico di controlli a seguito dell’esecuzione di altre
funzionalità (per esempio, a seguito della validazione di una comunicazione effettuata dal SA e
relativa ai partecipanti, può essere registrato il controllo relativo ai requisiti dei partecipanti).
In riferimento ai controlli di competenza dell’Autorità di Audit e dell’Autorità di Certificazione si
rimanda ai successivi punti D. ed E. che illustrano il contenuto e le procedure delle due Autorità
implementate nel SIFER.
C.2.9.e Irregolarità
In tale sezione è prevista la registrazione sia degli importi indebitamente versati sia delle irregolarità
sulla base di quanto previsto dalla normativa comunitaria e nazionale in materia, secondo quanto
indicato nel precedente punto 2.6.2.
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C.2.10 Modulo Rendicontazione
Il modulo consente la gestione fisico-finanziaria dei rendiconti delle operazioni, finalizzata al
riconoscimento degli importi dovuti ai soggetti attuatori e all’erogazione dei saldi. Tale applicativo
consente la predisposizione di documenti e di verbali, nonché la registrazione degli esiti della
rendicontazione.
C.3 APPLICATIVO PER IL MONITORAGGIO (MONITER 2007-2013)
E’ un applicativo che consente la gestione informatizzata dei monitoraggi fisici, finanziari e
procedurali delle operazioni afferenti il Programma Operativo Regionale FSE 2007-2013, secondo il
Protocollo di colloquio MonitWeb del Ministero del Tesoro.
C.4 APPLICATIVO AR.PA.C (Archivio Pagamenti Certificabili)
E’ un applicativo che contiene tutte le informazioni di dettaglio relative ai pagamenti e consente di
determinare le spese certificabili da inviare all’Autorità di Certificazione.
D. Interfaccia Autorità di Audit
Il SIF-ER consente all’Autorità di Audit di osservare gli aspetti della gestione oggetto dell’auditing e
di registrare i risultati dell’attività di auditing di interesse per l’AdG secondo quanto stabilito dai
regolamenti UE.
Infatti l’AdA può accedere in sola lettura a tutte le sezioni del SIF-ER ed è stata creata un’apposita
sezione in cui vengono raccolte le informazioni relative all’attività di controllo sulle operazioni e ai
relativi esiti.
Sinteticamente, le funzionalità garantite sono:
• L’identificazione delle operazioni oggetto di campionamento annuale
• La registrazione, per ogni operazione campionata, degli esiti dei controlli sul campo, delle
eventuali proposte di tagli ai finanziamenti
• La produzione del verbale di controllo
• La tracciabilità dell’esito delle raccomandazioni fatte a valle dei controlli (esito del
contraddittorio, recupero delle spese)
In particolare il processo è strutturato come segue:
1. Creazione anagrafica campioni estratti
Viene creata selezionando dall’anagrafica delle operazioni quelle selezionate per le singole
campagne attuali e contiene le seguenti informazioni:
• Anno di riferimento della campagna controlli
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• Codice dell’operazione (Rif PA)
• I dati di progetto (soggetto attuatore, titolo, valore, stato alla data, ecc…)
• campione riserva (SI/NO)
2. Gestione esito controlli sul campo
Consente di registrare l’esito dei controlli fatti sulle operazioni campionate, e in particolare
di associare ad ogni operazione le seguenti informazioni:
• data completamento audit
• verbale auditing
• esito finale (OK, KO)
• note
• eventuali riprese proposte da AdA
3. Gestione contraddittorio
Consente di registrare l’esito del contraddittorio con AdG/AdC relativamente alle operazioni
di cui si propongono delle riprese economiche e di associare ad ogni operazione le seguenti
informazioni:
• data contraddittorio con AdG/AdC
• eventuali riprese concordate
• note
• data ripresa effettuata
Il modulo consente di raccogliere le informazioni previste dal protocollo di colloquio di IGRUE.
E. Interfaccia Autorità di Certificazione
L’AdC svolge i controlli sulle certificazioni ricevute dall’Autorità di Gestione, secondo quanto stabilito
dai regolamenti UE, tramite l’accesso in sola lettura a tutte le sezioni del SIF-ER.
Gli esiti di tali controlli vengono inseriti in un’apposita sezione che registra:
• L’identificazione della certificazione
• La registrazione degli esiti dei controlli documentali a campione e delle eventuali proposte di
tagli ai finanziamenti
• La raccolta dei verbali scansionati
• La tracciabilità dell’esito delle raccomandazioni fatte a valle dei controlli
Il diagramma seguente evidenzia le relazioni tra i diversi attori che partecipano alla fase di
attuazione delle operazioni nell’ambito del Sistema Informativo Pubblica Amministrazione.
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A corredo del SIF-ER, sono stati realizzati ulteriori moduli o applicazioni, di seguito descritti.
F. Moduli trasversali
F.1 Modulo Accreditamento
Si tratta di un modulo Web costituito da due procedure integrate ma distinte:
- per i soggetti attuatori: il modulo consente l’inserimento dei dati utili per la domanda di
accreditamento, per le integrazioni e per il mantenimento dello stesso, nonché per tutte le attività di
aggiornamento delle informazioni presenti nel database. Si prevede l’utilizzo della firma digitale e
della PEC per la raccolta dei dati;
- per la Pubblica Amministrazione: il modulo consente la gestione e valutazione delle informazioni,
inviate tramite GECO ON-LINE. Sono previste funzioni di reportistica per la redazione degli atti e per
la gestione del mantenimento dell’accreditamento dei soggetti attuatori, oltre che una attività di
recupero nel nuovo modulo dello storico dei dati presenti nel precedente database. Sono previste
inoltre funzioni per la gestione degli audit effettuati in loco presso le sedi dei soggetti attuatori e per
la produzione della relativa reportistica necessaria a supporto della visita.
F.2 Applicativo per la presentazione candidature per i ruoli di responsabile del sistema
di formalizzazione e certificazione (RFC) e di esperto dei processi valutativi (EPV)
Pagina n. 171
L’applicativo prevede funzionalità per i Soggetti Attuatori e per la Pubblica Amministrazione:
- per i Soggetti Attuatori: il modulo consente la raccolta informatizzata delle candidature, in
attuazione di procedure di evidenza pubblica che ne approvano modalità e requisiti per il
reclutamento dei ruoli previsti. La presentazione delle candidature avviene attraverso la
compilazione di un form web ad accesso riservato e la successiva convalida; a chiusura della
procedura è prevista la stampa del file .pdf generato, che viene firmata dal Legale Rappresentante
del soggetto attuatore ed inviata all’Amministrazione Regionale a convalida dei dati on line;
- per le amministrazioni provinciali e regionale: i funzionari della pubblica amministrazione
registrano la presa in carico della candidatura informatizzata a seguito della convalida cartacea ed
effettuano la valutazione delle informazioni on line, proponendo alla commissione un esito tecnico.
La commissione valida le candidature che entreranno a far parte dell’albo dei potenziali
membri/responsabili delle commissioni d’esame.
Il modulo si integra con il Modulo Servizio Regionale di Formalizzazione e Certificazione sotto
descritto e con il Modulo Attuazione delle operazioni di cui al punto C.2.9.
F.3 Applicativo sistema regionale di formalizzazione e certificazione (SRFC)
L’applicativo prevede funzionalità per i Soggetti Attuatori e per la Pubblica Amministrazione:
- per i Soggetti Attuatori: l’applicativo consente: la compilazione del Dossier delle evidenze,
la composizione della commissione d’esame, la registrazione e gestione della documentazione
dell’esame, l’inserimento e controllo dei dati utili per generare l’attestato, la produzione di
Certificati e/o schede di Capacità o altri documenti afferenti al servizio SRFC.
- per le amministrazioni provinciali e regionale: visualizzazione, reportistica, statistiche e
monitoraggi.
Sono previste integrazioni con i seguenti moduli del SIF-ER: Modulo Attuazione Operazioni, Modulo
Anagrafica Destinatari e con il Repertorio delle Qualifiche regionali e con il Repertorio unico
regionale dei certificati sotto descritto.
F.4 Applicativo per il repertorio unico regionale dei certificati S.A.
Si tratta di un modulo Web per la repertoriazione e la gestione degli attestati rilasciati in esito alle
attività di formalizzazione e certificazione, con riferimento a tutte le tipologie di attestazione previste
dalla Regione Emilia-Romagna. Il modulo consente l’abbinamento di un numero di repertorio al
documento elettronico, corrispondente alla scansione del certificato finale ed è prevista la
tracciabilità degli attestati effettivamente rilasciati agli interessati.
Il modulo si integra con il Modulo Anagrafica Destinatari e con l’Applicativo Sistema Regionale di
Formalizzazione e Certificazione di cui al punto D.4.
F.5 Applicativo per la rilevazione degli esiti occupazionali
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La procedura web attualmente viene utilizzata dai soggetti attuatori per la registrazione e la
gestione delle interviste somministrate ai partecipanti dei corsi di formazione a valere sul POR 2000-
2006. I dati registrati nel sistema costituiscono la base informativa per valutare l’efficacia della
formazione. Il sistema consente di importare nel database i dati relativi ai percorsi formativi e agli
allievi provenienti dal sistema informativo 2000-2006 nel formato CSV.
Si prevedono gli adeguamenti applicativi necessari per l’utilizzo dello strumento anche nella
programmazione 2007-2013, prevedendo anche un automatismo per il caricamento delle
informazioni di partenza (es. Titolo dell’operazione, titolo del progetto, anagrafica partecipante,
ecc.).
F.6 Applicativo per i controlli di II livello sull’efficacia e l’occupazione pertinente
L’applicativo consente la raccolta informatizzata, con questionario on-line, delle interviste
somministrate ad un campione di partecipanti dei corsi di formazione; la gestione informatizzata
delle medesime interviste; la produzione di reportistica e/o di visualizzazione delle informazioni alle
amministrazioni regionale e provinciali.
E’ prevista l’integrazione con il modulo F.6 Applicativo per la rilevazione degli esiti occupazionali e
con il Modulo Anagrafica Destinatari quali basi informative per il campionamento delle unità da
verificare.
F.7 Reingegnerizzazione dell’applicativo per la preiscrizione dei ragazzi a percorsi a
qualifica
La procedura consente ai soggetti attuatori di registrare le schede dei ragazzi che intendono
iscriversi ai corsi di formazione in assolvimento del diritto e dovere all’istruzione e alla formazione,
nonché di gestire le scelte effettuate rispetto alle qualifiche autorizzate dalla Regione. L’applicativo
consente la composizione dei gruppi classe da validare da parte dell’Amministrazione Provinciale
(applicativo web). La procedura prevede funzionalità di controllo, monitoraggio e reportistica per i
Soggetti attuatori, per le Amministrazioni provinciali e regionale.
Il sistema di autorizzazione risiede all’interno dell’applicativo e consente all’amministratore (Legale
Rappresentante) dell’ente di creare, gestire e autorizzare i propri utenti per l’accesso all’applicazione
stessa (v. punto B.2). Il sistema di autenticazione prevede l’integrazione con il sistema centralizzato
regionale.
L’applicativo è stato integrato con il SIF-ER per evitare ogni duplicazione delle informazioni raccolte.
F.8 Procedura di integrazione con Orienter e con il sito www.emiliaromagnasapere.it
Si tratta di una procedura web per:
Pagina n. 173
- l’estrazione delle informazioni relative alle operazioni approvate dalle Amministrazioni Provinciali e
Regionale, per la pubblicazione nell’apposita sezione Orienter accessibile all’indirizzo
www.emiliaromagnasapere.it;
- l’estrazione relativa ai dati dei Soggetti Attuatori accreditati, completi di ambiti e sedi operative,
per la pubblicazione nell’apposita sezione accessibile all’indirizzo www.emiliaromagnasapere.it;
- l’estrazione relativa ai dati delle qualifiche presenti nel repertorio regionale per la pubblicazione
nell’apposita sezione accessibile all’indirizzo www.emiliaromagnasapere.it.
F.9 Integrazione tra il SIF-ER e il repertorio delle qualifiche regionali
Attualmente è disponibile una procedura web utilizzata dall’amministrazione regionale per la
registrazione e l’aggiornamento di tutte le informazioni utili per la connotazione e descrizione delle
Qualifiche regionali presenti nel repertorio approvato. E’ stata prevista una realizzazione applicativa
che consenta l’integrazione di tale repertorio con tutti i moduli/applicazioni del SIF-ER che utilizzano
fra i propri dati di dettaglio riferimenti alle qualifiche regionali.
Rispetto alle modalità di trasmissione dei dati di spesa alla Commissione europea, si ricorda che,
come indicato nel Quadro nazionale di riferimento, già nel periodo di programmazione 2000-2006 le
Autorità di pagamento utilizzavano un sistema di elaborazione e trasmissione delle domande
predisposto dall’Ispettorato Generale per i Rapporti finanziari con l’Unione Europea della Ragioneria
Generale dello Stato. Tale sistema è operativo al livello nazionale e prevede la partecipazione al
processo di tutti soggetti interessati. La domanda viene immessa nel sistema dall’Autorità di
certificazione, ottiene per via informatica la validazione dell’Autorità nazionale capofila del fondo
strutturale pertinente e avvia la procedura per il pagamento della quota nazionale da parte
dell’Ispettorato Generale per i Rapporti finanziari con l’Unione Europea della Ragioneria Generale
dello Stato.
Il sistema, integrato con il sistema di monitoraggio, è ormai entrato a regime e, opportunamente
adeguato per tener conto delle novità introdotte dalla normativa comunitaria, continua ad essere
utilizzato anche per il periodo di programmazione 2007/2013, nel corso del quale è prevista
l’introduzione della firma digitale. L’inoltro della domanda di pagamento alla Commissione europea
sarà effettuato, attraverso il descritto sistema informatizzato, dall’ Organismo nazionale di
coordinamento per la trasmissione delle domande di pagamento, individuato nell’Autorità nazionale
capofila del fondo strutturale pertinente.
La rappresentazione grafica della struttura del Sistema Informativo e della relazione con gli attori è
di seguito riportata.
Pagina n. 174
6.1.1. Modalità di accesso agli applicativi
L’accesso agli applicativi viene effettuato attraverso il sistema di autenticazione centralizzato
regionale che si basa su due domini “Active Directory”: uno contiene gli account degli utenti
regionali (Dominio intranet-RERSDM), uno contiene gli account degli utenti esterni alla regione
(Dominio extranet-EXTRARER). L’autenticazione consiste nella verifica dell’esistenza dell’utente (che
utilizza credenziali di autenticazione composte da Username+password) nei domini “Active
Directory” e nella verifica dell’appartenenza ad un gruppo di dominio definito a priori.
Il sistema di accesso agli applicativi rispetta le misure minime di sicurezza previste dal “Codice in
materia di protezione dei dati personali” - D.Lgs. 196/2003:
La procedura di autenticazione permette l’identificazione univoca dell’utente attraverso
opportune credenziali di autenticazione (username+password);
Viene utilizzata la password, composta da almeno otto caratteri;
Pagina n. 175
E’ prevista l’obbligatorietà della modifica della parola chiave (password) da parte dell’utente al
primo accesso e, successivamente entro 90 giorni;
Esistono meccanismi di disattivazione delle credenziali di autenticazione non utilizzate da
almeno sei mesi;
I codici di identificazione già impiegati non sono riutilizzati nel tempo assegnandoli ad altri
utenti;
Esistono meccanismi di autorizzazione per la separazione dei privilegi degli utenti in base a
diversi privilegi autorizzativi.
6.1.2. Rilascio delle credenziali di accesso
Applicativi SIF-ER S.A.
Se il Soggetto Attuatore è presente nella banca dati regionale, l’utente attraverso l’applicazione web
procede alla validazione telematica dei dati del Soggetto medesimo e dei dati anagrafici completi del
Legale Rappresentante; la procedura applicativa, dopo la verifica dei dati, consente il rilascio delle
credenziali di autenticazione che vengono inviate all’indirizzo e-mail del Legale Rappresentante.
Se il Soggetto Attuatore non è presente nella banca dati regionale, l’utente attraverso l’applicazione
web registra i dati del Soggetto Attuatore ed i dati anagrafici del Legale Rappresentante. Al termine
della registrazione, il soggetto attuatore otterrà, oltre al Codice Organismo (codice univoco per il
riconoscimento del Soggetto Attuatore), anche le credenziali di accesso del Legale Rappresentante.
Le credenziali di autenticazione vengono, anche in questo caso inviate all’indirizzo e-mail del Legale
Rappresentante.
In entrambi i casi, le informazioni validate devono essere inviate via fax alla Regione Emilia-
Romagna, con timbro e firma del Legale Rappresentante.
Le credenziali di autenticazione sono composte da una username (Cognome.Nome) e da una
password generata dal sistema che l’utente dovrà obbligatoriamente cambiare al primo accesso.
Il Legale Rappresentate del Soggetto Attuatore è anche l’amministratore della procedura e,
pertanto, ha la possibilità di creare gli utenti (sempre con il meccanismo di autenticazione
centralizzato) e di profilare le autorizzazioni.
Applicativi SIF-ER P.A.
Agli applicativi SIF-ER P.A. accedono i funzionari della Regione Emilia-Romagna e delle
Amministrazioni Provinciali ed i collaboratori delle Società di assistenza tecnica.
Per ottenere le credenziali di autenticazione occorre una richiesta via e-mail ai funzionari regionali
amministratori della procedura.
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6.1.3. Gestione dei profili autorizzativi
Con riferimento al SIF-ER S.A., l’applicazione prevede la gestione dei profili autorizzativi in base ai
ruoli: relativamente a ciascun modulo del sistema è possibile scegliere tra nessun privilegio e
lettura/scrittura.
Il ruolo di amministratore della procedura è affidato al legale rappresentante che ha anche il ruolo
di assegnazione dei privilegi autorizzativi per i collaboratori del Soggetto attuatore che lui
rappresenta come indicato dalla D.G.R. n. 140 del 2008 e ss.mm..
Con riferimento al SIF-ER P.A., l’applicazione prevede la gestione dei profili autorizzativi in base ai
ruoli. Le sezioni su cui è possibile definire il privilegio autorizzativo sono:
Sezioni trasversali ai piani (Regione Emilia-Romagna e tutte le Amministrazioni provinciali):
o Organismi
o Antimafia
o Amministrazione tabelle
o Organismi utenti web
Sezioni per ogni singolo piano (Regione Emilia-Romagna e tutte le Amministrazioni provinciali):
o Progettazione
o Approvazione
o Gestione
o Rendicontazione
o Erogazioni
o verifiche
o Istruttoria
o Gestione Utenti tesorieri
o Bandi
Relativamente ad ognuna delle sezioni sopraindicate è possibile scegliere tra: nessun privilegio,
lettura, lettura/scrittura.
Il ruolo di amministratore della procedura è affidato ai funzionari del Servizio Monitoraggio e
Coordinamento dei Sistemi Informativi dell’Istruzione, della Formazione e del Lavoro della Regione
Emilia-Romagna. Il ruolo di assegnazione dei privilegi autorizzativi è affidato alla rete dei referenti
regionali e provinciali per il Sistema informativo, come indicato nell’atto n. 5556/2008.
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6.1.4. Policy di backup per il SIF-ER
Nel corso del 2010, tutti gli apparati server di supporto al sistema informativo SIF-ER sono stati
ubicati presso il CED regionale al fine di migliorare il sistema di sicurezza fisica; di conseguenza
vengono applicate, anche per questi apparati, le policy di backup centralizzato dei server regionali,
come previsto dal Documento Programmatico sulla Sicurezza della Regione Emilia-Romagna.