Il Project Management negli impianti di processo
I Contratti e l’avvio del Progetto
Ing. Giorgio Zerboni
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I Contratti
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
Tipi di contratti secondo il codice civile italiano:
- contratto a misura (compensa le opere sulla base dei prezzi unitari);
- contratto a corpo (compensa le opere sulla base di un prezzo fisso indipendente dalle quantità);
- contratto a consuntivo (le opere vengono compensate a consuntivo in €/h per la manodopera, o per i servizi, e al costo per i materiali).
Tipi di contratti
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
Tipi di contratti secondo le consuetudini internazionali:
- Rimborsabili per servizi e materiali con diverse varianti: - servizi a tariffa fissa (raro) o a tariffa sulla base del
livello (PM, PE, specialista, ecc.) e materiali al costo; - servizi al costo + utile (cost plus fee): comprende una
parte rimborsata a tariffe più una fee fissa comprendente spese generali ed utile.
Tipi di contratti
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
Tipi di contratti secondo le consuetudini internazionali:
- Chiavi in mano con importo fisso per servizi e materiali (lump sum – turn key, LSTK) oppure con tetto massimo (target price): quest’ultimo è un contratto a libro aperto, con un prezzo di riferimento (target) e ripartizione tra Owner e Contractor dei costi extra e, talvolta, anche del saving.
Tipi di contratti
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
Tipi di contratti secondo le consuetudini internazionali:
- Convertible LSTK: parte come rimborsabile e viene
trasformato in LSTK quando le info sono sufficienti a
fissare un importo LS.
- Product in hand: lo scopo del lavoro del Contractor
comprende il trasferimento di tecnologia e arriva fino
ad includere la gestione dell’impianto in un primo
periodo di produzione.
Tipi di contratti
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
- Per un contratto di 100.000 ore (stimate) di servizi, corrispondenti ad un importo (stimato) di 10 milioni di €, si può concordare una fee fissa di 2 milioni di €, mentre le ore sono rimborsate al puro costo (comunque in funzione del livello della risorsa).
- La Società che presta i servizi viene così stimolata a non eccedere nel consumo di ore, dato che le tariffe non sono più remunerative.
Esempio di cost plus fee
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
- Perché un contratto rimborsabile:
per attività non ben definite e non stimabili a priori.
- Perché un contratto LST:
certezza (o quasi) dell’importo contrattuale;
minori controlli amministrativi.
N.B. il tipo di Contratto ha una incidenza determinante sull’ organizzazione del Progetto, sia per la parte tecnica che per quella organizzativa.
Tipi di contratti: vantaggi e svantaggi
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
Per i subappalti di costruzione (Subcontracts):
- a misura per le opere più una parte fissa per mobilitazione / demobilitazione, spese generali, utile, ecc.
Tipi di contratti
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
La comunicazione della Direzione (Project Charter)
Contiene:
- I riferimenti del Progetto;
- I dati relativi alla tipologia del progetto, alla potenzialità,alla località dell’impianto, al tipo di contratto;
- Le date di inizio e fine del Progetto;
- Gli eventuali partners e stakeholders;
- Gli obiettivi del Progetto;
- La nomina del PM e delle altre figure chiave del Progetto.
L’Avvio del Progetto
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
L’Esame del Contratto
L’Avvio del Progetto
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
L’analisi è essenziale: spesso il PM non ha partecipato all’offerta. L’offerta, spesso, è richiamata come parte integrante del Contratto per quanto in esso non stabilito.
N. B.: Il tipo di contratto ha influenza sulla scelta del personale, dal PM agli specialisti.
L’Esame del Contratto
L’Avvio del Progetto
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
E’ organizzato dal PM col team di progetto e i rappresentanti dei servizi. Il PM illustra: - scopo del lavoro; - tipo di contratto e caratteristiche tecniche; - programmi di massima; - esigenze specifiche e difficoltà particolari (tecnologiche, ambientali, di schedule, ecc,); - obiettivi della DG.
Il Kick-Off Meeting
L’Avvio del Progetto
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
Raccomandazioni:- Nel kick-off meeting è opportuno chiarire le funzioni di
ogni membro del team di Progetto, anche tenendo conto degli eventuali diversi Siti produttivi;
- E’ l’occasione per collegare le attività del Progetto agli altri progetti in corso all’interno della Società.
Il Kick-Off Meeting
L’Avvio del Progetto
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
Devono essere “SMART” e cioè:
. Specifici
. Misurabili
. Assegnabili
. Realistici
. Temporizzabili
Gli Obiettivi del Progetto
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
L’Avvio del Progetto
E’ fatta, a tutti gli interessati, dal PM per la parte contrattuale e dall’EM per la parte tecnica.
Una rapida e corretta distribuzione è essenziale per l’avvio delle attività del progetto.
Distribuzione della documentazione tecnica
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
L’Avvio del Progetto
Tutti devono sapere (Cliente incluso) chi partecipa al Progetto e che funzioni ha. Spesso un organigramma con le figure chiave (key personnel) è stato preparato in fase di offerta (2 candidati per ogni posizione). E’ utile che l’organigramma riporti le foto e non solo nomi.
Preparazione dell’organigramma
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
L’Avvio del Progetto
- Richiede una descrizione delle modalità di esecuzione di tutte le fasi del Progetto dall’ingegneria all’avviamento.
- Spesso è richiesto anche dal Contratto (il Cliente è molto interessato alla strategia dei subappalti).
L’Avvio del Progetto
Il Piano di esecuzione del Progetto (PEP: Project Execution Plan)
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
Contiene, ad esempio: la descrizione generale del progetto e le modalità di
esecuzione previste; la procedura di valutazione degli avanzamenti; l’elenco, il contenuto e la frequenza di emissione dei
documenti di reporting; la definizione dei ruoli e delle responsabilità di tutto il
personale chiave del progetto; l’identificazione dei ruoli degli altri partecipanti al
progetto ( partners, stakeholders, ecc.);
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
Il Project Execution Plan
le strategie di procurement e la lista degli eventuali fornitori imposti;
le strategie di subcontracting; le metodologie di QA/QC che saranno applicate nel
Progetto; le metodologie di Health, Safety ed Environmental
che saranno applicate nel Progetto; ecc.
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
Il Project Execution Plan
Le “Crash Activities”
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
Le attività dei primi 100 giorni
E’ l’elenco delle attività che richiedono una attenzione immediata.
Va preparato dal PM e dal suo staff; Deve comprendere tutte le attività da avviare con
urgenza, siano esse richieste dal Contratto o no.
N.B.: Molte info sono ricavabili dall’offerta.
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
Le “Crash Activities”
Le attività dei primi 100 giorni
Comprende, tipicamente, (oltre al PEP):
- Il programma generale di progetto;- Il budget di progetto;- Il piano di Qualità (Project Quality Plan);- La Vendor List di Progetto;- L’emissione delle richieste d’offerta per le
apparecchiature critiche;- L’elenco dei deliverables.
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
Le “Crash Activities”
Le attività dei primi 100 giorni
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
Le attività dei primi 100 giorni
L’organizzazione a matrice del Progetto, che prevede linee di dipendenza funzionali (verticali) e gerarchiche (orizzontali) non impedisce che nel gruppo di progetto confluiscano un certo numero di specialisti.
Si forma così una task force, cioè una unità che ha una finalità precisa, che è dotata di una certa autonomia, che occupa un’area dedicata, e che si scioglie a compimento del Progetto.
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
L’organizzazione del Progetto
Vantaggi della task force:- rapidità di informazione ed esecuzione;- flessibilità nell’esecuzione di modifiche;- riduzione dei costi dei servizi;- arricchimento nella cultura generale del personale.
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
L’organizzazione del Progetto
Svantaggi della task force:
- perdita della flessibilità per grandi progetti;- svuotamento delle sezioni specialistiche;- mancato arricchimento specialistico del personale.
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
L’organizzazione del Progetto
1.1
1.2.1 1.2.2 1.2.3
1.2
1 2
3.1 3.2 3.3
3
PROGETTO
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
La Work Breakdown Structure
Si tratta di una struttura “ad albero” degli elementi costituenti di un progetto (struttura di disaggregazione).
È uno dei documenti da impostare nella fase iniziale del progetto per garantire la congruenza dei dati contrattuali e quelli di gestione.
Nella WBS ogni linea orizzontale deve comprendere i dati dell’intero progetto.
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
La Work Breakdown Structure
Definizione del Project Management Institute:
“albero di attività orientate ad un obiettivo, che organizza, definisce e visualizza graficamente tutto il lavoro che deve essere fatto per raggiungere lo scopo di un progetto.
E’un sistema che permette di suddividere il progetto in elementi (work packages) gestibili”
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
La Work Breakdown Structure
“un elemento di WBS è un insieme di attività semplici aventi legami ben identificati con gli altri elementi di WBS e caratterizzato in modo univoco da dati di input, di output e dalle attività costituenti: ad ogni elemento di WBS sono associabili risorse, tempi di esecuzione e responsabilità, in modo da poter programmare, preventivare e controllare l’andamento del Progetto”.
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
La Work Breakdown Structure
Ogni attività di WBS deve quindi essere: identificabile (avere requisiti ed obiettivi chiari); misurabile in termini di risorse e di durata; controllabile (permetterne l’individuazione di un
responsabile).
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
La Work Breakdown Structure
Nella WBS ogni elemento è collegato ad uno e solo ad uno degli elementi di livello superiore.
Il lavoro richiesto per portarlo a termine è dato dalla somma del lavoro contenuto in tutti gli elementi sottostanti.
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La Work Breakdown Structure
Progetto
Unità di processo Utilities Edifici Infrastrutture
Ingegneria Approvvigionam. Costruzione
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
La Work Breakdown Structure
Progetto
Ingegneria Approvvigion. Costruzione
Unità di processo
Utilities. Edifici
Avviamento
Infrastrutture
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
La Work Breakdown Structure
Entrambe queste strutture sono dette “a logica mista“:
la 1°, ad esempio, presenta una suddivisione di primo
livello secondo la struttura di progetto ed una
suddivisione di 2° livello secondo le attività di progettazione;
Tra le 2 proposte la 1° è preferibile, in quanto il livello
di una Unità o di un Servizio è più elevato di quello di
una disciplina.
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
La Work Breakdown Structure
La WBS di uno stesso Progetto può quindi essere rappresentata in diverse forme;
La disaggregazione deve, nei livelli inferiori, permettere di individuare, per ogni livello, delle attività gestibili indipendentemente l’una dall’altra;
La struttura scelta per la WBS è alla base della programmazione di dettaglio del Progetto.
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
La Work Breakdown Structure
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
Obiettivi e strategie di un progetto
L’obiettivo di un progetto industriale, per chi lo esegue, è sempre di ottenere un utile, indipendentemente dal tipo di contratto. Questo obiettivo può essere parzialmente modificato - senza però mai accettare l’ipotesi di un progetto in perdita – per motivi commerciali particolari.
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
Obiettivi e strategie di un progetto
Ad esempio:- entrare in un nuovo settore merceologico
(es.: farmaceutico);
- iniziare un rapporto con un nuovo Cliente;
- entrare in una nuova area geografica;
- creare un backlog in previsione di un periodo di recessione.
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
Obiettivi e strategie di un progetto
La strategia di un Progetto può dipendere da questi o da altri fattori.
Un fattore fondamentale è legato al Cliente, il quale può avere delle priorità che possono privilegiare i tempi, i costi o la qualità del Progetto.
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Obiettivi e strategie di un progetto
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
Il Triangolo del Project Management
Il Triangolo del Project Management (Immagine da Wikipedia)
Gli obiettivi di un progetto si possono riassumere
nei 3 aspetti di tempi, costi e qualità; Privilegiare uno dei 3 aspetti penalizza sempre gli
altri 2; Il PM percepisce spesso le proprie priorità nella
sequenza costi/tempi/qualità, ma questa non
coincide né con quella del Cliente, né con quella
degli specialisti!
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
Il Triangolo del Project Management
Tempi: rispetto delle milestone intermedie e finali; Costi: rispetto del budget proprio o di quello del
Cliente; Qualità: ….. che cos’è?
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Il Triangolo del Project Management
Crosby 1979,: "Qualità significa conformità a requisiti."
Broh 1982,: "La qualità è il grado di eccellenza ad un prezzo accettabile ed il controllo della variabilità ad un costo accettabile.“
Price 1985,: "Fare le cose giuste la prima volta."
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La Qualità
La norma ISO 9000 del 2000 (Fondamenti e Terminologia)"Qualità: Capacità di un insieme di caratteristiche inerenti ad un prodotto, sistema, o processo di ottemperare a requisiti di clienti e di altre parti interessate."
La norma ISO 9000 del 2005 (Fondamenti e Terminologia) "Qualità: Grado in cui un insieme di caratteristiche intrinseche soddisfano i requisiti."
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La Qualità
La ISO 9000 nella versione 2000, ha creato una svolta nel concetto di qualità, spostando l'attenzione dallo specifico prodotto, o servizio, all'insieme dei processi aziendali che contribuiscono alla sua realizzazione.
Infatti, solo da processi ben gestiti e tenuti sotto controllo nascono buoni prodotti e servizi.
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
La Qualità
Rispondenza del prodotto, o servizio, alle caratteristiche fissate a priori durante la definizione dell'obiettivo.
Soddisfazione del Cliente. Rispetto dei tempi e dei costi.
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La Qualità del Progetto
L’attività del Project Quality Manager copre quindi:
il rispetto delle procedure di progetto;gli obiettivi sia di medio termine che quelli finali;tutte le fasi del Progetto.
L’attività si svolge mediante ispezioni (audit) sia nella fase di valutazione (con l’eventuale emissione di nota di “non conformità“) che nella fase di correzione dei difetti.
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
La Qualità del Progetto
Il Project Quality Plan ha i seguenti obiettivi: individuare i documenti di riferimento contrattuali; definire come sono organizzate, gestite ed eseguite
le attività principali del Progetto; confermare la conformità dei requisiti di qualità del
Progetto e il Manuale di Qualità della Società.
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
Il Project Quality Plan
Il Project Quality Plan comprende: l’organizzazione che il Progetto si darà per far fronte
agli impegni contrattuali, con il relativo Organization Chart;
l’elenco delle procedure, delle regole generali e dei codici di progettazione che verranno seguiti;
l’elenco delle milestones di Progetto vincolanti dal punto di vista della Qualità;
il programma di ispezione e di verifica.
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I Contratti e l’Avvio del Progetto Ing. Giorgio Zerboni
La Qualità del Progetto