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Comprensione del flusso informativo
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I processi costituiscono una serie di attività sistematiche pianificate e
svolte per il perseguimento di specifici obiettivi aziendali ( produzione di
beni, vendita dei prodotti, ricerca e sviluppo, ecc.)
L’analisi dei processi aziendali per la valutazione del sistema di controllo
interno viene svolta secondo le seguenti fasi:
• Identificazione degli obiettivi
• Intervista ai gestori/responsabili dei processi
• Identificazione e valutazione dei rischi
• Identificazione dei controlli
• Documentazione
• Definizione dei Gap
Analisi dei processi
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Identificazionedegli obiettivi
Identificazionedegli obiettivi
Intervista ai gestori/resp. dei processi
Intervista ai gestori/resp. dei processi
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazionedei controlli
Identificazionee valutazionedei controlli
DocumentazioneDocumentazione
Le fasi dell’analisi dei processi
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Identificazione degli obiettivi
Il management definisce gli obiettivi strategici, sceglie la strategia e fissa
gli obiettivi specifici, coerenti con la strategia.
Gli obiettivi aziendali possono essere ricondotti alle seguenti categorie:
•Operativi: efficace ed efficiente gestione delle risorse
•Informazione di bilancio: attendibilità del bilancio
•Conformità: osservanza delle leggi e regolamenti
La rilevazione del processo e dei relativi rischi/controlli deve essere
focalizzata sugli obiettivi definiti dal management.
Analisi dei processi Identificazionedegli obiettivi
Identificazionedegli obiettivi
Intervista aiProcess-ownerIntervista ai
Process-owner
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazionedei controlli
Identificazionee valutazionedei controlli
Flow-chart e narrative
Flow-chart e narrative
Definizione dei GapDefinizione dei Gap
Identificazionedegli obiettivi
Identificazionedegli obiettivi
Intervista aiProcess-ownerIntervista ai
Process-owner
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazionedei controlli
Identificazionee valutazionedei controlli
Flow-chart e narrative
Flow-chart e narrative
Definizione dei GapDefinizione dei Gap
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Intervista al gestore/responsabile del processo
L’intervista al gestore/responsabile del processo consente di identificare
le fasi in cui è articolato il processo al fine di rilevare le attività operative,
i rischi connessi e le relative attività di controllo
Una rilevazione completa effettuata in modo strutturato sui processi
delle diverse aree aziendali consente una valutazione dei rischi esistenti
e dei controlli in essere per mitigarli.
Identificazionedegli obiettivi
Identificazionedegli obiettivi
Intervista aiProcess-ownerIntervista ai
Process-owner
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazionedei controlli
Identificazionee valutazionedei controlli
Flow-chart e narrative
Flow-chart e narrative
Definizione dei GapDefinizione dei Gap
Identificazionedegli obiettivi
Identificazionedegli obiettivi
Intervista aiProcess-ownerIntervista ai
Process-owner
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazionedei controlli
Identificazionee valutazionedei controlli
Flow-chart e narrative
Flow-chart e narrative
Definizione dei GapDefinizione dei Gap
Analisi dei processi
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Prima dell’intervista con il gestore/responsabile del processo è
fondamentale cercare di acquisire una conoscenza preliminare del
processo e delle attività oggetto di mappatura al fine di massimizzare
l’efficienza e l’efficacia dell’intervista (cogliere i rischi potenziali, approfondire
le aree di maggior rischio, etc.).
Le informazioni utili possono essere acquisite mediante l’analisi della
documentazione già esistente: procedure e linee guida, documentazione
relativa alla mappatura del processo prodotta in anni precedenti, etc.
Con queste informazioni si dovrebbero identificare anche l’inizio e la fine
del processo e come questi sono legati all’obiettivo del progetto.
Identificazionedegli obiettivi
Identificazionedegli obiettivi
Intervista aiProcess-ownerIntervista ai
Process-owner
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazionedei controlli
Identificazionee valutazionedei controlli
Flow-chart e narrative
Flow-chart e narrative
Definizione dei GapDefinizione dei Gap
Identificazionedegli obiettivi
Identificazionedegli obiettivi
Intervista aiProcess-ownerIntervista ai
Process-owner
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazionedei controlli
Identificazionee valutazionedei controlli
Flow-chart e narrative
Flow-chart e narrative
Definizione dei GapDefinizione dei Gap
Analisi dei processi
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Le informazioni da ottenere nel corso dell’intervista:
• quali sono i punti di inizio e fine del processo;
• Individuare e conoscere ogni attività all’interno del processo;
• input e output chiave del processo;
• tipologie e natura dei controlli
- automatici o manuali
- successivi o preventivi;
• rischi presenti nel processo;
Identificazionedegli obiettivi
Identificazionedegli obiettivi
Intervista aiProcess-ownerIntervista ai
Process-owner
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazionedei controlli
Identificazionee valutazionedei controlli
Flow-chart e narrative
Flow-chart e narrative
Definizione dei GapDefinizione dei Gap
Identificazionedegli obiettivi
Identificazionedegli obiettivi
Intervista aiProcess-ownerIntervista ai
Process-owner
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazionedei controlli
Identificazionee valutazionedei controlli
Flow-chart e narrative
Flow-chart e narrative
Definizione dei GapDefinizione dei Gap
Analisi dei processi
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• Dopo aver formalizzato la documentazione del processo, è
necessario validare sempre tale documentazione con il
gestore/responsabile del processo, al fine di verificare la
correttezza e la completezza delle informazioni riportate;
• documentare la persona che ha validato l’informazione e la data
della validazione;
• verificare che eventuali cambiamenti (se necessari) siano
completamente e accuratamente elaborati;
• Archiviare la documentazione finale al fine di renderla disponibile
per eventuali revisioni.
Identificazionedegli obiettivi
Identificazionedegli obiettivi
Intervista aiProcess-ownerIntervista ai
Process-owner
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazionedei controlli
Identificazionee valutazionedei controlli
Flow-chart e narrative
Flow-chart e narrative
Definizione dei GapDefinizione dei Gap
Identificazionedegli obiettivi
Identificazionedegli obiettivi
Intervista aiProcess-ownerIntervista ai
Process-owner
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazionedei controlli
Identificazionee valutazionedei controlli
Flow-chart e narrative
Flow-chart e narrative
Definizione dei GapDefinizione dei Gap
Analisi dei processi
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Identificazione e valutazione dei rischi
Un rischio di impresa è la minaccia che un evento, un’azione o una non
azione possano avere un impatto negativo sulle capacità dell’azienda di
raggiungere con successo gli obiettivi aziendali ed di attuare le
strategie.
Identificazionedegli obiettivi
Identificazionedegli obiettivi
Intervista aiProcess-ownerIntervista ai
Process-owner
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazionedei controlli
Identificazionee valutazionedei controlli
Flow-chart e narrative
Flow-chart e narrative
Definizione dei GapDefinizione dei Gap
Identificazionedegli obiettivi
Identificazionedegli obiettivi
Intervista aiProcess-ownerIntervista ai
Process-owner
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazionedei controlli
Identificazionee valutazionedei controlli
Flow-chart e narrative
Flow-chart e narrative
Definizione dei GapDefinizione dei Gap
Analisi dei processi
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Analisi dei processi
• Identificazione e valutazione dei rischi
- Modalità di valutazione (significatività e probabilità di
accadimento) e gestione dei rischi descritte nella parte generale
del modello
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Identificazione e valutazione dei controlli
Un controllo costituisce qualsiasi azione atta a mitigare o gestire i rischi
insiti nel processo e ad aumentare la probabilità che un processo possa
raggiungere gli obiettivi.
L’identificazione dei controlli nei processi aziendali è mirata
all’individuazione dei controlli più efficaci e, a parità di efficacia, più
efficienti, per consentire di ridurre il rischio ad un livello accettabile,
fornendo una ragionevole sicurezza sul conseguimento degli obiettivi
aziendali
Identificazionedegli obiettivi
Identificazionedegli obiettivi
Intervista aiProcess-ownerIntervista ai
Process-owner
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazionedei controlli
Identificazionee valutazionedei controlli
Flow-chart e narrative
Flow-chart e narrative
Definizione dei GapDefinizione dei Gap
Identificazionedegli obiettivi
Identificazionedegli obiettivi
Intervista aiProcess-ownerIntervista ai
Process-owner
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazionedei controlli
Identificazionee valutazionedei controlli
Flow-chart e narrative
Flow-chart e narrative
Definizione dei GapDefinizione dei Gap
Analisi dei processi
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Analisi dei processi
Documentazione
La formalizzazione della rilevazione del processo può avvenire tramite
specifico diagramma di flusso o descrizione narrativa (o entrambe).
Il diagramma di flusso è una rappresentazione grafica del processo
aziendale dall’inizio alla fine che mostra la sequenza delle singole
attività permettendo una facile identificazione dei rischi e controlli
associati (o mancanze di essi) e l’identificazione dei punti di debolezza
o opportunità di miglioramento dello stesso processo.
Identificazionedegli obiettivi
Identificazionedegli obiettivi
Intervista aiProcess-ownerIntervista ai
Process-owner
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazionedei controlli
Identificazionee valutazionedei controlli
Flow-chart e narrative
Flow-chart e narrative
Definizione dei GapDefinizione dei Gap
Identificazionedegli obiettivi
Identificazionedegli obiettivi
Intervista aiProcess-ownerIntervista ai
Process-owner
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazionedei controlli
Identificazionee valutazionedei controlli
Flow-chart e narrative
Flow-chart e narrative
Definizione dei GapDefinizione dei Gap
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Il diagramma di flusso
Obiettivi: strumento per documentare ed analizzare i processi:
• Input + Processo = Output;
• Caratteristiche:
Scompone il processo in eventi/attività singole.
• Consente di identificare interdipendenze a tutti i livelli
dell’azienda.
• Collega sistemi ed attività manuali;
• Permette di identificare carenze, punti di debolezza, problemi di
separazione dei compiti ed inefficienze.
Analisi dei processi Identificazionedegli obiettivi
Identificazionedegli obiettivi
Intervista aiProcess-ownerIntervista ai
Process-owner
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazionedei controlli
Identificazionee valutazionedei controlli
Flow-chart e narrative
Flow-chart e narrative
Definizione dei GapDefinizione dei Gap
Identificazionedegli obiettivi
Identificazionedegli obiettivi
Intervista aiProcess-ownerIntervista ai
Process-owner
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazionedei controlli
Identificazionee valutazionedei controlli
Flow-chart e narrative
Flow-chart e narrative
Definizione dei GapDefinizione dei Gap
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Il diagramma di flusso
Vantaggi:
fornisce una SINTETICA rappresentazione visiva del processo
dall’inizio alla fine;
• mostra la sequenza degli eventi/attività;
• aiuta a chiarire ruoli e responsabilità, ed i flussi di informazioni;
• permette una facile identificazione dei rischi e controlli associati (o
mancanze di essi);
• aiuta ad identificare punti di debolezza o opportunità di
miglioramento del processo;
• per processi complessi, può essere più chiaro della descrizione.
Analisi dei processi Identificazionedegli obiettivi
Identificazionedegli obiettivi
Intervista aiProcess-ownerIntervista ai
Process-owner
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazionedei controlli
Identificazionee valutazionedei controlli
Flow-chart e narrative
Flow-chart e narrative
Definizione dei GapDefinizione dei Gap
Identificazionedegli obiettivi
Identificazionedegli obiettivi
Intervista aiProcess-ownerIntervista ai
Process-owner
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazione
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Identificazionee valutazionedei controlli
Identificazionee valutazionedei controlli
Flow-chart e narrative
Flow-chart e narrative
Definizione dei GapDefinizione dei Gap
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Il diagramma di flusso
Svantaggi:
• può non consentire di documentare, con il livello richiesto di
approfondimento:
• il dettaglio delle attività svolte;
• la frequenza delle attività;
• la descrizione dei rapporti utilizzati.
• può essere dispendioso, in termini di tempo, per la creazione e
l’aggiornamento;
• può essere difficile distinguere l’importanza relativa dei vari compiti.
Analisi dei processi Identificazionedegli obiettivi
Identificazionedegli obiettivi
Intervista aiProcess-ownerIntervista ai
Process-owner
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazionedei controlli
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Flow-chart e narrative
Flow-chart e narrative
Definizione dei GapDefinizione dei Gap
Identificazionedegli obiettivi
Identificazionedegli obiettivi
Intervista aiProcess-ownerIntervista ai
Process-owner
Identificazionee valutazione
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Identificazionee valutazione
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Identificazionee valutazionedei controlli
Identificazionee valutazionedei controlli
Flow-chart e narrative
Flow-chart e narrative
Definizione dei GapDefinizione dei Gap
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Il diagramma di flusso
Contenuti
Il flow chart dovrebbe sempre contenere almeno le seguenti informazioni:
• titolo;
• legenda;
• punti di inizio e fine;
• decisioni e TUTTI i punti di decisioni rilevanti;
• rischi e controlli chiave;
• Note – per fornire dettagli aggiuntivi nella descrizione
del/dei processo/controlli.
Analisi dei processi Identificazionedegli obiettivi
Identificazionedegli obiettivi
Intervista aiProcess-ownerIntervista ai
Process-owner
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazionedei controlli
Identificazionee valutazionedei controlli
Flow-chart e narrative
Flow-chart e narrative
Definizione dei GapDefinizione dei Gap
Identificazionedegli obiettivi
Identificazionedegli obiettivi
Intervista aiProcess-ownerIntervista ai
Process-owner
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazionedei controlli
Identificazionee valutazionedei controlli
Flow-chart e narrative
Flow-chart e narrative
Definizione dei GapDefinizione dei Gap
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La descrizione narrativa
Definizione:
• Documento che descrive in modo narrativo un flusso di processo o transazione;
• La descrizione di processo può essere usata: per documentare il processo al posto del diagramma di
flusso; come integrazione del diagramma di flusso (per acquisire i
dettagli).
Obiettivi:
• Documentare la comprensione del processo e permette di identificare i rischi ed i controlli chiave o le carenze di controllo;
Analisi dei processi Identificazionedegli obiettivi
Identificazionedegli obiettivi
Intervista aiProcess-ownerIntervista ai
Process-owner
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazionedei controlli
Identificazionee valutazionedei controlli
Flow-chart e narrative
Flow-chart e narrative
Definizione dei GapDefinizione dei Gap
Identificazionedegli obiettivi
Identificazionedegli obiettivi
Intervista aiProcess-ownerIntervista ai
Process-owner
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazionedei controlli
Identificazionee valutazionedei controlli
Flow-chart e narrative
Flow-chart e narrative
Definizione dei GapDefinizione dei Gap
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La descrizione narrativa
Vantaggi:
I vantaggi della descrizione narrativa :
• Creazione ed aggiornamento più veloci rispetto al diagramma di
flusso;
• Permette di documentare maggiori dettagli come:
• titolarità del processo;
• obiettivi del processo;
• tipologie di sistemi usati;
• descrizione dei report/documenti usati come input/output.
• Può evidenziare frequenza ed importanza delle attività e dei
controlli;
Analisi dei processi Identificazionedegli obiettivi
Identificazionedegli obiettivi
Intervista aiProcess-ownerIntervista ai
Process-owner
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazionedei controlli
Identificazionee valutazionedei controlli
Flow-chart e narrative
Flow-chart e narrative
Definizione dei GapDefinizione dei Gap
Identificazionedegli obiettivi
Identificazionedegli obiettivi
Intervista aiProcess-ownerIntervista ai
Process-owner
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazionedei controlli
Identificazionee valutazionedei controlli
Flow-chart e narrative
Flow-chart e narrative
Definizione dei GapDefinizione dei Gap
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La descrizione narrativa
Svantaggi:
• Comprensione più difficile dell’insieme dei processo:
- Collegamenti tra attività/controlli non facilmente percepibile;
• l’elaborazione e la revisione possono richiedere molto tempo per
processi dettagliati;
• Prolissità della documentazione
Analisi dei processi Identificazionedegli obiettivi
Identificazionedegli obiettivi
Intervista aiProcess-ownerIntervista ai
Process-owner
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazionedei controlli
Identificazionee valutazionedei controlli
Flow-chart e narrative
Flow-chart e narrative
Definizione dei GapDefinizione dei Gap
Identificazionedegli obiettivi
Identificazionedegli obiettivi
Intervista aiProcess-ownerIntervista ai
Process-owner
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazionedei controlli
Identificazionee valutazionedei controlli
Flow-chart e narrative
Flow-chart e narrative
Definizione dei GapDefinizione dei Gap
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La descrizione narrativa
Contenuti
Ogni descrizione narrativa dovrebbe contenere almeno i seguenti
elementi:
• data;
• elementi anagrafici (società, nome process owner, titolo, etc.)
• nome del processo;
• obiettivi del processo;
• una sintesi del processo;
• punti di inizio e di fine;
• sistemi a supporto del processo;
• rischi e controlli (con riferimento incrociato al flowchart);
• eventuali punti di miglioramento identificati;
Analisi dei processi Identificazionedegli obiettivi
Identificazionedegli obiettivi
Intervista aiProcess-ownerIntervista ai
Process-owner
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazionedei controlli
Identificazionee valutazionedei controlli
Flow-chart e narrative
Flow-chart e narrative
Definizione dei GapDefinizione dei Gap
Identificazionedegli obiettivi
Identificazionedegli obiettivi
Intervista aiProcess-ownerIntervista ai
Process-owner
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazionedei controlli
Identificazionee valutazionedei controlli
Flow-chart e narrative
Flow-chart e narrative
Definizione dei GapDefinizione dei Gap
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Analisi dei processi
La descrizione narrativa
Un esempio
Identificazionedegli obiettivi
Identificazionedegli obiettivi
Intervista aiProcess-ownerIntervista ai
Process-owner
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazionedei controlli
Identificazionee valutazionedei controlli
Flow-chart e narrative
Flow-chart e narrative
Definizione dei GapDefinizione dei Gap
Identificazionedegli obiettivi
Identificazionedegli obiettivi
Intervista aiProcess-ownerIntervista ai
Process-owner
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazione
dei rischi
Identificazionee valutazionedei controlli
Identificazionee valutazionedei controlli
Flow-chart e narrative
Flow-chart e narrative
Definizione dei GapDefinizione dei Gap
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Processi- Approvvigionamento e debiti verso fornitori
I principali processi aziendali dell’approvvigionamento e debiti verso
fornitori in un’impresa manifatturiera di medie dimensioni sono i
seguenti:
1. Strategia di approvvigionamento
2. Selezione dei fornitori
3. Emissione degli ordini di acquisto
4. Ricevimento beni/prodotti
5. Registrazioni acquisti
6. Pagamenti ai fornitori
Pagina 23
1. Analisi piani di produzione
2. Identificazione categorie merceologiche degli acquisti e
scomposizione degli stessi
3. Individuazione acquisti strategici
4. Analisi localizzazione potenziali fornitori
5. Programmazione acquisti (volumi, scorte minime)
6. Definizione requisiti qualitativi e standard da richiedere ai
fornitori
1. Strategia di approvvigionamento
ATTIVITA’ TIPICHE:
Pagina 24
1. Censimento dei fornitori
2. Analisi di affidabilità
3. Analisi dei costi di trasporto
4. Approvazione elenco fornitori
5. Rivisitazione periodica elenco fornitori
6. Gara per la selezione dei fornitori
7. Stipulazione contratti di acquisto
8. Implementazione di un sistema di Vendor Rating
2. Selezione dei fornitori
ATTIVITA’ TIPICHE:
Pagina 25
2. Selezione dei fornitori (esempio)
2) Selezione fornitori e gestione anagrafica
Acquisizione informazioni
Creazione/modifica
anagrafica fornitori
Funzione Acquisti
Sistema X
Documentazione da fornitori
Invio Richieste di offerte a fornitori
Ricevimento, registrazione e
esame richieste di offerte
Negoziazione ed aggiornamento
graduatorie fornitori
Formalizzazione del contratto
Approvazione proposta di
aggiudicazione/annullamento
Inserimento contratto in sistema
Sistema
Selezione del fornitore
Monitoraggio prestazioni fornitore
Gestione del contratto
Pagina 26
1)Scegliere fornitori
in grado di soddisfare le
esigenze dell’azienda.
O
gjdàjsGObiettivi
2. Selezione dei fornitori (1/2)
1.1)
Impossibilità dei fornitori scelti di
soddisfare le esigenze dell’azienda.
Rischi Tecniche di controllo
Prevedere un processo di qualificazione dei fornitori.
Istituire ed aggiornare periodicamente l’albo dei fornitori.
Monitorare le performance dei fornitori.
Mantenere storia dei resi a fornitori.
2)Acquistare
prodotti/servizi soltanto da
fornitori autorizzati e in conformità a
leggi, regolamenti,
contratti.O, C
2.1)
Non conformità alle norme dei
prodotti/servizi forniti.
2.2)
Mancanza di correttezza nei rapporti tra fornitori
ed azienda.
Indagare su moralità, reputazione e standard qualitativi dei fornitori.
Istituire un codice di condotta per i fornitori e monitorarne il rispetto.
Richiedere certificazioni di prodotto/servizio e/o di sistema.
La descrizione degli obiettivi è accompagnata dall’indicazione della relativa categoria: O - operazioni, B - bilancio e informativa finanziaria, C - conformità.
Pagina 27
3)Garantire un
adeguato flusso di
approvvigionamento di
prodotti/servizi.O
gjdàjsGObiettivi
2. Selezione dei fornitori (2/2)
3.1)Incapacità dei fornitori di eseguire le richieste di approvvigionamento
ordinarie e/o straordinarie.
Rischi Tecniche di controllo
Verificare potenzialità dei fornitori di evadere gli ordini.
Richiedere impegni formali e cauzioni da riscuotere in caso di insorgenza di
controversie.
Anticipare richieste ai fornitori rivedendo periodicamente piani di approvvigionamento e
livelli di riordino.
Individuare fornitori alternativi.
4) Garantire un
adeguato livello qualitativo in rapporto al
prezzo.O
4.1)Scarsa qualità fornita in
rapporto al prezzo.
Stabilire modalità e criteri per la scelta dei fornitori tramite gare.
Pagina 28
1. Richiesta beni da Produzione/Ufficio Logistica/Ufficio Programmazione
2. Richiesta e ricevimento offerta dai fornitori
3. Contrattazione prezzo e definizione delle altre condizioni contrattuali
4. Emissione Ordine da Ufficio Acquisti
5. Abbinamento Ordine – Richiesta d’Acquisto
6. Approvazione specifica da enti gerarchicamente superiori per acquisti
straordinari o particolarmente consistenti
3. Emissione ordini di acquisto
ATTIVITA’ TIPICHE:
Pagina 29
3. Emissione ordini di acquisto (esempio)
3. Emissione ordine di acquisto
Responsabile Unità Emittente BuyerUnità RichiedenteResponsabile di Funzione
Processo Pianificazione del fabbisogno
Ø
Creazione manuale delle RdA
a sistemaSistema
Report delle RdA aperte
Le informazioni nelle RdA sono sufficenti?
Sì
Invio della RdA alla unità richiedente per
perfezionamento richiesta
No
Gestione gara per approvvigionamento
o per stipula contratto quadro
NoIndividuazione
Buyer
L’unità emittente è competente per la
gestione dell’approvvigionamento?
Modifica del gruppo acquisti
No
Sì
Inserimento nome a sistema
Sistema
Sistema
Sì
Processo Ricevimento
materiali
E’presente un contratto quadro per l’evasione
dell’ordine?
Invio Richiesta di Offerta
Formalizzazione del contratto
Sistema
Creazione ordine di rilascio
Inserimento flag di blocco
Stampa dell’ordine
Ricezione accettazione
Fornitore
Eliminazione flag di blocco
X
Firma ordine per autorizzazione
Invio ordine firmato al fornitore
Ø
Sistema
Creazione Ordine d’acquisto
Sistema
Pagina 30
1)Ordinare adeguati
quantitativi di beni/prodotti o
servizi necessari nei tempi più
opportuni.O
gjdàjsGObiettivi
3. Emissione ordini di acquisto (1/4)
1.1)Imprecise e/o non
tempestive informazioni sui fabbisogni della
produzione e sul livello delle scorte.
Rischi Tecniche di controllo
Confrontare i programmi di produzione con i dati sulle scorte ed i tempi di evasione degli ordini.
Verificare coerenza tra programmi di produzione, livello delle rimanenze e tempi di
evasione degli ordini.
Valutare opportunità di magazzino just-in-time in entrata.
1.2)Non conformità degli ordinativi dei beni alle esigenze produttive.
Predisporre richieste di acquisto da approvare a livello appropriato.
Rilevare sistematicamente le richieste di acquisto.
La descrizione degli obiettivi è accompagnata dall’indicazione della relativa categoria: O - operazioni, B - bilancio e informativa finanziaria, C - conformità.
Pagina 31
2)Contrattare un
prezzo congruo.O
gjdàjsGObiettivi
3. Emissione ordini di acquisto (2/4)
2.1)Onerosità degli acquisti.
Rischi Tecniche di controllo
Ottenere offerte da pluralità di fornitori.
Scegliere il fornitore in funzione dei criteri generali fissati per le gare.
Definire regole per ordini chiusi e ordini aperti con sconti quantità.
Utilizzare contratti di copertura o a termine.
3)Contrattare termini di
pagamento ed altre condizioni
contrattuali vantaggiose per
l’azienda.O
3.1)Inadeguatezza dei tempi
di pagamento e altre condizioni contrattuali.
Definire una policy dei tempi di pagamento medi per tipologia di beni/servizi.
Prevedere giornate fisse di pagamento per ciascun mese.
Utilizzare formule contrattuali standard concordate con l’Ufficio Legale.
Pagina 32
4)Prevenire
l’emissione di ordini di
acquisto non autorizzati.
O, B
gjdàjsGObiettivi
3. Emissione ordini di acquisto (3/4)
4.1)Emissione ritardata e
mancanza di autorizzazione degli
ordini di acquisto.
Rischi Tecniche di controllo
Definire livelli autorizzativi per acquisti di ciascuna categoria di beni/servizi.
Verificare accessi al sistema di emissione degli ordini d’acquisto.
Comunicare ai fornitori i nominativi dei dipendenti autorizzati all’approvazione degli ordini d’acquisto.
5)Ordini di acquisto
predisposti in modo accurato,
completo e tempestivo.
O, B
5.1)Incompletezza ed imprecisione nella
predisposizione degli ordini di acquisto
autorizzati.
Utilizzare ordini di acquisto prenumerati.
Prevedere campi obbligatori.
Prevedere controlli automatici.
Pagina 33
6) Ordini di acquisto
elaborati in modo accurato,
completo e tempestivo.
O, B
gjdàjsGObiettivi
3. Emissione ordini di acquisto (4/4)
6.1)Mancanza rilevazione degli impegni e delle
obbligazioni a seguito di ordini di acquisto smarriti o persi.
Rischi Tecniche di controllo
Utilizzare ordini di acquisto prenumerati.
Definire modalità di trasformazione delle richieste di acquisto in ordini di acquisto.
Verificare che ad ogni acquisto corrisponda una richiesta di acquisto ed investigare su RdA
inevase.
Verificare integrità del sistema di emissione degli ordini d’acquisto.
Controllare periodicamente la sequenza numerica degli ordini di acquisto.
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1. Ottenimento documento di trasporto (DDT) da fornitore
2. Verifica esistenza Ordine di Acquisto (OdA) ed approvazione
3. Controllo quantità ricevute – quantità risultanti da DDT
4. Selezione materiali da collaudare, effettuazione collaudo e
preparazione relativo verbale
5. Registrazione entrata merci in contabilità di magazzino
6. Eventuale attivazione procedura di reso
4. Ricevimento beni/prodotti*
ATTIVITA’ TIPICHE:
* Con riferimento al presente processo si rimanda al modulo “Produzione e Rimanenze di Magazzino”
trattato nel seguito del corso odierno.
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4. Ricevimento beni/prodotti (esempio)
4. Ricevimento materiali
Addetto al ricevimento
Ricevimento fisico dei materiali
Controllo delle rispondenza del
materiale ricevuto con il DDT e dell'integrità dei
colli
Firma del documento di trasporto, indicazione
degli eventuali problemi riscontrati e della data e dell’ora di ricevimento
Funzione Acquisti
Comunicazione al fornitore
Sistema
Rilevazione a sistema dell'entrata
merce
Ø
Processo Accertamento dei documenti
di addebito
Ø
Processo Stipula contratto
Responsabile Unità Utilizzatrice
Scrittura contabile(Costo per acquisto materiali a Debiti per fatture da ricevere)
Verifiche su requisiti tecnici della
fornitura
Vi sono incongruenze?
Sì
Segnalazione delle incongruenze alla Funzione acquisti
No
Il materiale viene accettato?
Sì
Sistema
Penali applicabili?
Sì/No
Sì
Ø
ProcessoGestione penalità
Accettazione con riserva?
Sì
XNo
Resa del materiale al
fornitore
No
Sistema
Invio richiesta di blocco al
pagamento al Responsabile Amministrativo
X
Ø
Processo Gestione anagrafica fornitori
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1. Ricevimento fattura da fornitore
2. Abbinamento Fattura - DDT - Ordine di Acquisto
3. Registrazione della fattura (Aggiornamento saldi di contabilità
sezionale)
4. Posting della fattura (Aggiornamento saldi di contabilità generale)
5. Quadratura periodica saldi contabilità sezionale – contabilità
generale
6. Archiviazione fatture e altri documenti associati (es. DDT)
5. Registrazione acquisti
ATTIVITA’ TIPICHE:
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5. Registrazione acquisti (esempio)
5) Contabilizzazione acquisti
Addetto Contabilità Fornitori
Controllo fattura
I dati della fattura sono
corretti? Sì
No
Fattura respinta
Richiesta riemissione
fattura
L’OdA è presente in sistema?
Sì
No
Indagini presso l’Unità di
competenza per scoprirne le
ragioni
Ricevimento fattura da fornitoriØ
L’importo è inferiore a quello previsto per
l’emissione dell’ordine?
No
Contattare l’unità competente ed
attendere l’inserimento dei dati in sistema
Processo Ricevimento
materiali
L’Unità competente ha stipulato il
contratto?
Sì
NoRegistrazione
manuale
Inserimento blocco al
pagamento
Sistema
Scrittura contabile(Costo per acquisto
materiali a Debiti v/fornitori per fatture da ricevere
accertamento manuale)
Sì
L’EM è presente in sistema?
NoRegistrazione
manuale a sistema
Sistema
Sì Registrazione fattura automatica
con accoppiamento
all’ordine
Scrittura contabile(Debiti v/fornitori per fatture
da ricevere a Debiti v/fornitori)
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1)Registrare in
modo accurato e tempestivo tutti gli acquisti ed i
resi.B
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5. Registrazione acquisti (1/2)
1.1)Inadeguatezza e
incompletezza dei dati inseriti relativi agli acquisti e ai resi.
Rischi Tecniche di controllo
Abbinare fatture fornitori ricevute con documenti di entrata merci e gli ordini di
acquisto.
Abbinare note credito con documenti di reso a fornitori.
Verificare periodicamente le fatture non abbinate con bolle di ricevimento ed ordini di acquisto da parte di personale estraneo a tali attività.
Effettuare periodicamente riconciliazioni dei saldi confermati dai fornitori con i relativi
partitari.
La descrizione degli obiettivi è accompagnata dall’indicazione della relativa categoria: O - operazioni, B - bilancio e informativa finanziaria, C - conformità.
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2)Proteggere
l’accesso ai conti dei fornitori.
B
gjdàjsGObiettivi
5. Registrazione acquisti (2/2)
2.1)Assenza di
autorizzazioni per accedere alle
registrazioni sui conti dei fornitori.
Rischi Tecniche di controllo
Prevedere procedure per creare/modificare le anagrafiche fornitori ed inserire funzioni di
blocco.
Verificare restrizioni all’accesso alla contabilità fornitori.
Prevedere una procedura per l’accertamento delle fatture da ricevere.
3)Garantire
completezza e accuratezza dei saldi fornitori.
B
3.1)Assenza o
incompletezza delle registrazione di fatture e
note credito.
Riconciliare il partitario fornitori con gli acquisti e i pagamenti.
Riconciliare il partitario fornitori con il mastro.