Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari Università di Roma “La Sapienza”
Modulo 5:Modulo 5:
Basi di dati (Access)Basi di dati (Access)
Corso di Alfabetizzazione Informatica
Scuola Speciale Archivisti e Bibliotecari
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M5: Access
Concetti fondamentaliConcetti fondamentali
Basi di dati (Access)Basi di dati (Access)
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M5: Access
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Basi dati: Sommario Argomenti
Concetti di baseConcetti di baseGestione documentiGestione documenti
Operazioni di base: inserimentoOperazioni di base: inserimentoModificaModifica
QueryQueryMaschereMaschere
Stampa: i rapportiStampa: i rapporti
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Cos’è un software di base dati?
E’ un programma che permette di gestire gruppi di dati omogenei (es. Nomi, Cognomi, Indirizzi, numeri di telefono…)
TerminologiaBase dati: “Insieme di archivi integrati che costituiscono una base di lavoro per utenti diversi con applicazioni diverse”Tabelle, Campi, Record.
Concetti fondamentali: Basi di dati
M5: Access
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RecordRecord
CampoCampo
TabellaTabella
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Data base relazionali: problematica archiviazione dati
Nel primo caso, per ogni riga ripeto gli stessi dati, cosa succede se devo cambiarne uno? Devo cambiarli tutti!posso spezzare le tabelle e metterle in relazione tramite Cod Cliente
Concetti fondamentali: Basi dati
M5: Access
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Cod Cliente Ragione Sociale Indirizzo Città Importo Fattura Data46 ROSSI SpA Via Palestro 64 Roma 10000 345 01/10/0097 DE MARTINO SpA Via Palestro 81 Roma 12000 346 01/10/0046 ROSSI SpA Via Palestro 64 Roma 10000 347 14/02/01
Cod Ragione Sociale Indirizzo Città46 ROSSI SpA Via Palestro 64 Roma97 DE MARTINO SpA Via Palestro 81 Roma
Cod Importo Fattura Data46 10000 345 01/10/0097 12000 346 01/10/0046 10000 347 14/02/01
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Chiave primaria:
Uno o più campi i cui valori permettono di identificare univocamente una riga di una tabella. Nell’esempio, Ragione sociale non basterebbe! La chiave deve essere unica e non nulla.
Concetti fondamentali: Basi dati
M5: Access
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Cod Cliente Ragione Sociale Indirizzo Città Importo Fattura Data46 ROSSI SpA Via Palestro 64 Roma 10000 345 01/10/0097 DE MARTINO SpA Via Palestro 81 Roma 12000 346 01/10/00
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Dati in relazione per evitare ridondanza (ripetizione) e garantire coerenza :integrità referenziale (es. codice fattura inesistente)
Concetti fondamentali: Basi dati
M5: Access
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Applicazione “storica” dei computer! (in Francese, “ordinateur”)
Basi dati per creare siti web dinamici su Internet con ASP (Active Server Pages) o PHP (Pretty Home Pages)
Programmi di data base: Claris FileMaker, Microsoft Access (95, 97, 2000 ….), Microsoft SQL Server 2000SQL (Structured Query Language): linguaggio standard per interrogare qualunque DB! ODBC: Open DataBase Connectivity
Estensione dei documenti di Access: .mdb Icona:
Differenze con Excel: poche e tante! (dipende dalle applicazioni)Meno orientato ai calcoli, ottimizzazione per funzioni di ricerca, maschere input, report
Concetti fondamentali: Basi dati
M5: Access
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Operazioni su database
-Creazione
-Manipolazione-Inserimento-Modifica-Cancellazione
-Interrogazione
-Presentazione
Concetti fondamentali: Basi dati
M5: Access
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Avvio di Access
Concetti fondamentali: Basi di dati
M5: Access
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Menu Avvio (Start) Programmi
(Office)• Microsoft Access
Se non si trova:
Menu Avvio Trova
• File o cartelle– Access
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Uso dell’aiuto: Assistente, Sommario, Guida Rapida
M5: Access
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3 tipi di aiuto: Tasto F1 o menu ? -> Guida in linea di Microsoft Access ? -> Sommario e indice Shift+F1 e poi clic su qualunque elemento da spiegare
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Finestra di Access
M5: Access
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Nome base datiNome base dati
Barra strumentistandard
Barra strumentistandard
Elementi presenti nella scheda selezionata
Elementi presenti nella scheda selezionata
Schede:tabelle, maschere, query, report, macro, moduli
Schede:tabelle, maschere, query, report, macro, moduli
Barra di statoBarra di stato
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Gestione documenti: Menu File
M5: Access
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File -> Esci(possibilità di salvare )
Nuovo database
Apri database
Salva?
Menu files recenti
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Data Base (vuoto) o Autocomposizioni (se installate)
Gestione documenti: Nuovo
M5: Access
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Access vuole salvare subito il data base per motivi di ottimizzazione della velocità dell’accesso ai dati.
Gestione documenti: Nuovo Data Base (2)
M5: Access
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(barra strumenti) oppure File -> SalvaAccess aggiorna automaticamente il data base!!! Inoltre “Salva col nome” diverso da altri programmi!!“Esporta” salva in altro formato (Excel)
Gestione documenti: Salva (o salva con nome)
M5: Access
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NomeNome
Tipo: base dati,Excel, File di Testo, Stampa Unione di Word
Tipo: base dati,Excel, File di Testo, Stampa Unione di Word
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PosizionePosizione
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Gestione documenti: Lavorare con più documenti
M5: Access
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In Access posso avere un solo data base aperto alla volta!(ma posso avere più finestre aperte per tabelle, query, ecc.. )Menu Finestra per selezionarle o per disporre le finestre
Oggetti apertiOggetti aperti
Utile per disporre le finestreUtile per disporre le finestre
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Gli Oggetti di Access
M5: Access
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TABELLELe Tabelle rappresentano un insieme di dati relativi ad un argomento specifico. Una tabella può ad esempio contenere dati relativi a libri o autori.Sono strutturate in righe (record) e colonne (campi).Ciascun campo contiene un’informazione relativa all’argomento della tabella. Ad esempio può contenere un’informazione relativa ad un libro, come il suo titolo, o ad un autore, quale ad esempio il suo nome.Ciascun record contiene tutte le informazioni relative ad un’entità di quell’argomento, cioè ad es. un determinato libro o autore.E’ possibile visualizzare una tabella in due modalità: Struttura o Foglio dati.Visualizzando una tabella con la prima modalità è possibile creare o modificare la struttura della tabella stessa, cioè definire il nome e il tipo dei campi.Visualizzando la tabella in modalità foglio dati è invece possibile modificare o aggiungere dati alla tabella stessa.
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Gli Oggetti di Access (2)
M5: Access
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QUERYLe Query rappresentano richieste di informazioni relative ai dati memorizzati in una o più tabelle.I dati che costituiscono la risposta alla query formano il DYNASET, cioè una ‘vista’ selettiva e provvisoria dei dati estratti. Ad ogni esecuzione della query, sul dynaset saranno disponibili le informazioni aggiornate.E’ possibile visualizzare una query in tre modalità: Struttura, Foglio dati, SQL.La prima modalità di visualizzazione viene utilizzata per creare o modificare la struttura di una query. E’ con questo tipo di visualizzazione che è possibile effettuare una ricerca sui dati, specificando il tipo di dati desiderato ed il loro ordinamento.La seconda modalità di visualizzazione consente invece di aggiungere, modificare o analizzare i dati.La terza modalità è il formato di memorizzazione interna di Access per la query, corrispondente al linguaggio SQL standard con alcune integrazioni.
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Gli Oggetti di Access (3)
M5: Access
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MASCHEREUna maschera presenta i seguenti vantaggi funzionali:efficienza: una maschera visualizza solo determinate informazioni nel modo desiderato;semplicità: in una maschera di Microsoft Access si utilizzano controlli quali le caselle di testo e le caselle di controllo che sono familiari agli utenti di Windows;veste grafica (presentazione): una maschera può essere colorata e personalizzata utilizzando un’ampia varietà di elementi grafici.Anche le maschere possono essere visualizzate in tre modalità che prendono il nome di Struttura, Maschera e Foglio Dati.La visualizzazione struttura delle maschere consente di creare o modificare la struttura di una maschera.E’ possibile aggiungere sulla maschera, tramite la casella degli strumenti, dei controlli legati ad un campo di una tabella o di una query (controlli casella di testo) oppure controlli contenenti testo (controlli etichetta) o immagini (controlli immagini).La visualizzazione maschera consente invece di aggiungere, modificare o analizzare i dati, accedendo alla tabella un record alla volta.
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Gli Oggetti di Access (4)
M5: Access
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REPORTI Report vengono utilizzati per la formattazione, il calcolo, la stampa e il riassunto/raggruppamento dei dati selezionati.I report consentono di rappresentare i dati con un accurato profilo estetico grazie alla possibilità di controllare le dimensioni e l’aspetto di tutti gli elementi del report (intestazioni, piè di pagina, corpo e titoli).Un report lo si può visualizzare come Struttura, Anteprima di stampa e Anteprima di Layout. La visualizzazione della struttura consente di creare o modificare dei report. E’ possibile, con questa modalità di visualizzazione, aggiungere dei controlli legati ai campi di una tabella o di una query oppure controlli che calcolano totali o percentuali.L’Anteprima di stampa mostra il report esattamente come apparirà una volta stampato, ma senza tutti i dettagli dell’Anteprima di Layout
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Gli Oggetti di Access (5)
M5: Access
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PAGINEConsentono agli utenti di lavorare e manipolare i dati del database Access da internet o da una intranet.
MACROSono costituite da una sequenza strutturata di azioni, pre-registrate, che Access deve eseguire al verificarsi di un evento definito.
MODULIRappresentano programmi (procedure e funzioni) scritte in Visual Basic per Applicazioni.Si utilizzano quando l’applicazione richiede funzioni non eseguibili tramite le azioni delle macro.
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Nuova tabella
M5: Access
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Modi di creazione: Foglio dati (simile a Excel) Struttura: modalità manuale Autocomposizione
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Nuova tabella: Foglio Dati
M5: Access
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Simile a Excel Doppio clic sui titoli delle colonne per cambiare i nomi dei campi il tipo di dato viene determinato automaticamente (data, ora…)
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Nuova tabella: Foglio Dati
M5: Access
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Chiave primaria:
Per identificare univocamente le righe di una tabella
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Nuova tabella: Foglio Dati
M5: Access
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Aprire la tabella creata nella modalità “Struttura”:
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Tabella: Foglio Dati
M5: Access
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Aprire la tabella creata per inserire i dati nella finestra principale clic sulla tabella e poi su Apri
simile ad un foglio di Excel, ma per aggiungere righe devo scrivere nella riga con il triangolo
il campo contatore viene aggiornato automaticamente
posso modificare ogni record cliccando e correggendo
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Nuova Tabella: Autocomposizione
M5: Access
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Nella finestra principale, clic su scheda Tabella e poi su Nuovo
Viene proposto un insieme di campi (categorie) ben definito Quando ho finito, definisce la chiave e mi chiede come
inserire i dati nella tabella
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Nuova Tabella: Visualizzazione struttura
M5: Access
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Tipi di dati:•Testo (Lunghezza max 255 caratteri)•Memo (Lunghezza Max 64000 caratteri)•Numerico (un numero, varie ampiezze)•Data/Ora •Valuta•Contatore (inserito automaticamente)•Si/No
•Proprietà di ciascun campo: Indicizzato - Etichetta - Dimensione
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Nuova Tabella: Visualizzazione struttura
M5: Access
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Maschera di input: controlla l’immissione dei dati quando il campo è vuoto e il formato in cui essi vengono memorizzati.
L è richiesta l’immissione di un carattere alfabetico ? è consentita l’immissione di un carattere alfabetico 9 valore numerico facoltativo 0 valore numerico obbligatorio C è consentita l’immissione di qualsiasi carattere o
spazio --------------------------------------------------- < rende in testo minuscolo > rende il testo maiuscolo ! allinea il testo a sinistra
Valore predefinito: è possibile usare un’espressione del tipo = date() = Time = null = “MI”
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Tabella: Foglio Dati
M5: Access
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Valori “nulli”:
Campo che non contiene nessun valore. È diverso da una stringa di lunghezza zero (“”) o da un campo contenente il valore 0.
Non è possibile immettere un valore null in una chiave
primaria.
N.B. Eliminando un record con un campo contatore, quel
valore non sarà più utilizzato nella stessa tabella.
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Barre degli strumenti
M5: Access
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Sono meno di quelle degli altri programmi ma più complicate!
Visualizzazione(SQL solo nelle Query)
Visualizzazione(SQL solo nelle Query) OrdinamentoOrdinamento
Filtro in base a selezioneFiltro in base a selezione
Filtro in base a mascheraFiltro in base a maschera TrovaTrova
Nuovo oggetto,cancella oggetto
Nuovo oggetto,cancella oggetto
Finestra database, Nuovo oggetto
Finestra database, Nuovo oggetto
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Tabella: Ordinamento colonne in una tabella
M5: Access
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Aprire la tabella per modificare i dati (nella finestra principale clic sulla tabella e poi su Apri)
fare clic su un dato, poi premere una icona
la tabella viene ordinata sempre su tutte le colonne!
Il salvataggio avviene ogni volta che si chiude una finestra
Criteri multipli: Record->Filtro->Ordinamento/Filtro avanzato
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Tabella: Ricerca dati in una tabella
M5: Access
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Aprire la tabella per modificare i dati (nella finestra principale clic sulla tabella e poi su Apri) Clic su oppure Modifica->Trova
Cerca: Sù / Giù / Tutto Cerca in campi come formattati Confronta: Campo intero / Parte del campo / inizio campo Possibilità di sostituire: Modifica->Sostituisci
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Tabella: Filtro
M5: Access
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Filtro in base a selezione: seleziono un testo (all’inizio, in mezzo o tutto) e attivo il filtro per vedere solo le righe che lo contengono
Filtro in base a maschera: analogo a Excel: seleziono i dati per ogni colonna e per attivarlo premo il terzo pulsante
Posso eseguire l’OR logico con la linguetta “Oppure” in basso
Il terzo pulsante in figura attiva e disattiva il filtro
Filtro in basea selezione
Filtro in basea selezione
Filtro in basea maschera
Filtro in basea maschera
Filtro on/offFiltro on/off
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Tabella: Query
M5: Access
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Fare una query: “Interrogare il Database” Anche un filtro è una (semplice) query Linguaggio standard per query: SQL (sequel)
Diversi tipi di query: Selezione Aggiornamento Cancellazione di creazione tabella a campi incrociati (simile a tabella pivot di Excel)
Si basano tutte sulla query di selezione...
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Tabella: Query
M5: Access
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Query -> Nuovo Struttura: vengono visualizzate le tabelle, posso scegliere i
campi da esse e impostare le condizioni
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Tabella: Query
M5: Access
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Aggiunta di campi ad una query Selezionare una tabella e trascinare i campi nel riquadro in basso Impostare le condizioni
(altrimenti avrò solo una “proiezione” di colonne)
Per le condizioni:generatore di espressioni
Premere il pulsante
La query vieneconsiderata unanuova tabella
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Query: generatore di espressioni
M5: Access
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Espressione in costruzioneEspressione in costruzione
OperatoriOperatori
Oggetti nel databaseOggetti nel database
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Query: espressioni
M5: Access
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• Un’espressione è costituita da operatori, nomi di campo o di controlli (identificatori), valori alfanumerici, costanti (null, si, …), funzioni
•Es. Somma([prezzo unitario] * [quantita] * 0,9)
•Le espressioni prevedono i seguenti caratteri di controllo:
[ ] prima o dopo nomi di maschere, report, campi e controlli es. [nome]# prima e dopo le date es. [data] > #13/1/96#“ prima e dopo un testo
•Access, in alcuni casi, inserisce automaticamente i caratteri di controllo
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Query: espressioni (2)
M5: Access
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• Gli operatori si suddividono in:
operatori aritmetici (*, /, +, -, ^)operatori di concatenazione (&)operatori di confronto (>, <, >=, <=, =, <>)operatori logici (and, or, not)operatori vari (between, in, is (null), is not (null), like)operatori di identificazione (!, .) (es. Maschere![clienti]![codice cliente])
•caratteri jolly: ? (un singolo carattere), # (una singola cifra), * (un qualsiasi numero di caratteri).
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Query: esempio query semplice
M5: Access
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“Mostra NomeSocietà, Contatto, Città dalla tabella Clienti dove Città=Parigi”
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Query: esempio query con più campi di più tabelle
M5: Access
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“Mostra NomeSocietà, Città e DataOrdine dalle tabelle Clienti e Ordini, dove Città=Parigi e IDCliente della tabella clienti = IDCliente di tabella Ordini”
Aggiungi tabellaAggiungi tabella TotaliTotali
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Query: criteri
M5: Access
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Criteri Spiegazione
Univ? Il ? è un carattere jolly che rappresenta un qualsiasi caratterealfabetico.
Univ* L’* è un carattere jolly che rappresenta un qualsiasi numero di caratteri.
1## Il # è un carattere jolly che rappresenta un qualsiasi carattere numerico
<100 Valore < di 100
>=1 Valore > o = a 1
<>"MO" Diverso da MO
Between 1 and10
Numeri da 1 a 10
Is NullIs Not Null
Trova records nessun valoreTrova tutti i records che hanno un valore
Like "a*" Tutte le parole che iniziano con "a"
>0 And <=10 Tutti i numeri > 0 e <= 10
"Bob" Or "J ane" Valori = Bob o Ja ne
I n (“MO”, “BO”) Deve essere = MO oppure = a BO
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Query: SQL
M5: Access
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Query: SQL
M5: Access
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Manipolazione dei dati
•Formato generale dell'interrogazione:SELECT [DISTINCT] colonna(e)FROM tabella(e) [WHERE predicato][GROUP BY colonna(e) [HAVING predicato]][ORDER BY colonna(e)];
•Esempio:SELECT P# FROM SP;I duplicati non vengono eliminati
Ricavare i codici e lo stato dei fornitori nella città di Parigi.SELECT S#, STATUS FROM SWHERE CITY='Parigi';
Il risultato è una tabella.
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Query: SQL
M5: Access
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• Ricerca qualificata:
Individuare i numeri dei fornitori di Parigi constato > 20
• Ricerca con Ordinamento
Ricavare i codici e lo stato dei fornitori di Parigiin ordine decrescente rispetto allo stato:SELECT S#, STATUS FROM SWHERE CITY='Paris'ORDER BY STATUS DESC;
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Relazioni
M5: Access
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Come creare una relazione fra due tabelle Menu Strumenti - Relazioni Selezionare le tabelle della relazione e clic sul pulsante ‘Aggiungi’ impostare i campi di collegamento trascinando il campo comune della parte ‘a uno’ sul campo corrispondente della seconda tabella (parte ‘molti’) impostare le opzioni della relazione attivare l’integrità referenziale per mantenere la consistenza dei dati memorizzati nelle due tabelle collegate. Se si attivano le altre due opzioni (Aggiorna/Elimina campi correlati a catena) verranno automaticamente aggiornati i record della tabella correlata a seguito di modifiche/eliminazioni fatte nella tabella primaria. Se le due opzioni sono disabilitate non è possibile modificare il campo utilizzato nella relazione dalla tabella primaria e non è neppure possibile eliminare un record da tale tabella se è collegato a qualche record della tabella correlata.
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Relazioni
M5: Access
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Impostare il tipo di relazione da utilizzare quando le tabelle vengono impiegate in una query.Equi join: dalla query vengono restituiti solo quei record aventi il contenuto del campo collegato perfettamente uguale;join esterno 1: include tutti i record della tabella primaria e quei record della tabella correlata aventi il contenuto del campo collegato uguale;join esterno 2: include tutti i record della tabella correlata e quei record della tabella primaria aventi il contenuto del campo collegato uguale. Crea
• Per eliminare una relazione fra due tabelleSelezionare la linea di unioneModifica - Elimina• Per modificare una relazione fra due tabelleSelezionare la linea di unione
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Maschere
M5: Access
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Modalità di visualizzazione dei dati per l’inserimento o la presentazione (input/output)
Possibilità di campi calcolati (ad es. totali)
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Maschere: creazione
M5: Access
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Dalla finestra principale, clic su scheda Maschere e poi Nuovo Struttura (modo manuale) o autocomposizione Manuale:
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Maschere: autocomposizione
M5: Access
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Dalla finestra principale, clic su scheda Maschere e poi Nuovo Autocomposizione Passi necessari:
definire la tabella e i nomi dei campi di origine dei dati Layout Stile Cosa fare dopo? (aprire in inserimento, modificare)
Menu visualizza:
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Report
M5: Access
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Un Report consente di organizzare e formattare dei dati con elementi grafici, allo scopo di realizzare uno stampato.
Diversi scopi per diversi oggetti:
Per estrapolare e selezionare dati da tabelle: queryPer facilitare immissione e visualizzazione dati: maschera
Per organizzare la stampa: report
I report vengono aperti in “anteprima di stampa”
Esempi di report:
Catalogo prodottiFattura
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Report
M5: Access
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Creazione nuovo report: Scheda Report, pulsante Nuovo
Struttura (manuale) o autocomposizione
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Report
M5: Access
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Selezione campi da tabella
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Report
M5: Access
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Livelli di gruppo
Opzioni raggruppamento: per ogni livello di raggruppamento posso avere somme, medie o altre funzioni
Scelte successive: ordinamento, layout, stile
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Report
M5: Access
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Risultato:
Notare i livelli di raggruppamento!!
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Report: personalizzazione
M5: Access
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Apertura in modalità struttura
Notare i vari tipi di sezioni … Menu Inserisci -> Data e ora e Inserisci->Numeri di Pagina
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M5: Access
Modulo M5Modulo M5
e-mail: [email protected]: [email protected]
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