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BANCA DATI PATRIMONIOgestione integrata del patrimonio
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Patrimonio
Organizzazione
Notevole mole da gestire: Informazioni,dati, documenti tecnici-amministrativi, elaborati grafici
Utenti
Strategia sviluppo di strumenti di conoscenza e metodologie
operative
OBIETTIVO STRATEGICO
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COSTITUZIONE DEL GRUPPO DI LAVORO
Il Sistema Integrato di Gestione del Patrimonio SIGeP nasce per consentire il processo di condivisione e gestione della conoscenza e dei processi all’interno dell’Ente. ATC crea un Gruppo di Lavoro per progettare il sistema
Il processo è continuo: razionalizzazione ed ingegnerizzazione di ogni nuova esigenza funzionale dell’Ente.
Know How e processi
Strumenti
GdL metodologia Geticasistemi informatici
SIGeP Sistema Integrato di
Gestione del Patrimonio
Analisi continua del know how e degli strumenti a supporto
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ANALISI FLUSSO: ASSEGNAZIONE
Patrimonio
Costruito Acquistato
Utenti ERP
Gestito in Convenzione
con altri Enti
Commissione Assegnazione
Alloggi
CommissioneEmergenza Abitativa
Cambi/Scambi
Codifica UnitàDati metriciInfo “catastali”
Codifica UnitàDati metriciInfo “catastali”
Appl
icati
vo
Ges
tiona
le
SIGeP MAP - Elaborati graficiSIGeP – DocumentaleSIGeP – Patrimonio SIGeM – Gestione Manutentiva
SIGeP MAP - Elaborati graficiSIGeP – DocumentaleSIGeP – Patrimonio SIGeM – Gestione Manutentiva
Unità ImmobiliareERP/ NON
ERP
Unità ImmobiliareERP/ NON
ERP
Contratto(documento + allegati)
Contratto(documento + allegati)
Utenti NON ERP
(Privati)
Anagrafe Utenza
Lettera Assegnazione
SW Disponibilitàcontiene descr.
spaziale
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ANALISI FLUSSO: GESTIONE
Bollettazione(canone e spese)
Bollettazione(canone e spese)
SIGeP integra all’interno dei principali processi operativi dell’Ente i dati e le informazioni mancanti per consentire una più agevole e corretta gestione del patrimonio e degli utenti ATC.
Anagrafica Utenti
Documenti fisici cartelle alloggio
Contratti “on line”Federcasa
Canone
Spese manutenzione ordinaria
Spese manutenzione straordinaria
Applicativo Gestionale
Applicativo Gestionale
Contratto(documento + allegati)
Contratto(documento + allegati)
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ANALISI FLUSSO: CESSAZIONE CONTRATTO
Stipula ContrattoStipula Contratto
Sfratto
Disdetta
Alienazione PatrimonioValore del bene e manutenzione straordinaria
Anagrafica Utenti
…enne anni di vita del
contratto….
Ufficio legale gestione del contenzioso
Servizio Tecnico Manutentivo Patrimonio alloggi di risulta
Nota: in attesa dell’atto non vengono attribuite le spese ne del canone ne di manutenzione straordinariaCartelle Alloggio
Chiusura ContrattoChiusura Contratto
Applicativo Gestionale Applicativo
Gestionale
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ANALISI FLUSSO: DISPONIBILITA’ UNITA’ ABITATIVE
Addebito danni/ stato
conservazione alloggio se è
assegnabile o se richiede
adeguamento
Patrimonio
Gestione alloggi di
risulta
Gestione alloggi di
risulta
Patrimonio
Verbale di consistenza in sopralluogo
congiunto
Verbale di consistenza in sopralluogo
congiunto
Unità ImmobiliareERP/ NON
ERP
Unità ImmobiliareERP/ NON
ERP
SW Disponibilità
Servizio Tecnico Manutentivo
Applicativo Gestionale
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CRITICITA’ EMERSE DALLE ANALISI
L’attività del GdL ha fatto emergere una serie di criticità circa la conoscenza, la diffusione e la gestione dei dati inerenti il patrimonio.
CAUSE TECNICHECarenze negli strumenti informatici di supporto, esempio:• software che non dialogano fra loro • applicativi locali che non dialogano con le basi dati centrali
Mancanza di informazioni, esempio:• dati gestiti su applicativi o fogli di lavoro locali (non disponibili centralmente e non condivisi)• dati patrimoniali mancanti (cfr. dati rilevati censimento)
CAUSE METODOLOGICHE
Difficoltà alla standardizzazione delle informazioni, esempio:• differenti codifiche del patrimonio (es. Barriere Arch., Ispesl-CPI)• utilizzo di terminologie non normalizzate (es. Barriere Arch.)
Non corretto utilizzo degli strumenti informatici, esempio:• implementazione “artigianale” di applicativi locali con moltiplicazione di dati e funzionalità, in assenza di analisi iniziale (es. Ascensori, Centrali termiche)
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CAUSE ORGANIZZATIVE
Difficoltà di scambio delle informazioni, esempio:• processi complessi per gestire lo scambio e la condivisione dei dati presenti su applicativi locali (es. Catastini, Amianto, Millesimi, ecc.)
Incoerenze nell’attribuzione dei ruoli, esempio:• esigenza di doppi caricamenti di dati eseguiti da uffici diversi (es. dati vendite, dati amministratore, ecc.)• circolazione e duplicazione di informazioni tra i funzionari (mediante e.mail, lettere, ecc.), anziché condivisione di dati
Il GdL ha coinvolto settori e uffici, ha promosso lo scambio di informazioni, il confronto sulle procedure organizzative, l’attività di analisi per l’individuazione delle criticità esistenti e delle possibili soluzioni.
CRITICITA’ EMERSE DALLE ANALISI
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è un’ isola di informazioni e di processi
NECESSITA DI STRUMENTI DI CONOSCENZA
ogni direzione oggi
Le perdite d’informazioni riguardanti il patrimonio e gli utenti creano difficoltà e spesso inefficienze nella gestione quotidiana delle attività.
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I STRUMENTI DI CONOSCENZA: SVILUPPO DEGLI APPLICATIVI
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Applicazioni AziendaliApplicazioni Locali
Banca dati Ufficio Immobili
-Sw Uf. Immobili-
Banca dati Ufficio Tecnico
-Autocad/Office-
Ascensori-Access-
Centrali Termiche-Access-
Schede Tecniche C.T.
-Access-
Fabbisogno Manutentivo
-Access-
Piano Investimenti
-Access-
Amianto-Access / SQL-
Foglio di Lavoro Vari
-Excel-
Gestionale
PortaleSito Intranet
PORTALE
SIGeP ex UNI10951SIGeP ex UNI10951Sistema Integrato di Gestione del Patrimonio (Metodologie Operative e Sistemi Informatici)
CONFIGURAZIONE INIZIALE
Integrazione in SIGeP
degli applicativi locali
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Cartografia e catastini
Ascensori
Centrali Termiche
Fabbisogno ManutentivoPiano
Investimenti
Amianto
Barriere Architettoniche
Applicativi centrali
Gestionale
PortaleSito Intranet
PORTALE
RAZIONALIZZAZIONE DELLE INFORMAZIONI POST ANALISI
SIGeP - Censimento
Utenze Acqua-Enel
CPI - ISPESL
SICEFIN – INFO CESP
SIGeP - Centrali Termiche SIGeP -
Piano Investimenti
SIGeP - Documentale
SIGeM - Gestione
Manutentiva
SIGeP - MAP
File Millesimi
Analisi non prevista in fase di pianificazione attivitàSIGeP
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SVILUPPO APPLICATIVI 70%STATO AVANZAMENTO
AVANZAMENTO SVILUPPO STRUMENTO DI CONOSCENZA
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STRUMENTI DI CONOSCENZA:MAPPATURA DEL PATRIMONIO
II
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IT
Call Center
Patrimonio
Sviluppo applicativo per il rilievo – SIGeP Censimento
Supporto al processo di censimento
GRUPPO DI LAVOROIngegnerizzzazione processo e definizione linee guida
Aggregazione edelaborazione dati
Ricognizione sul campo
Campagna di comunicazione
PROGETTAZIONE FLUSSO ATTIVITA’ SUL CAMPO
Schede per rilevamento dati Analisi dati
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739739
1.0771.077
2.8332.833
31.19731.197
624624
21.30521.305 9.8259.825
% Successo
PATRIMONIO OGGETTO DI RILIEVO
EDIFICIin amministrazione
esterna non oggetto del rilievo
UNITA‘ IMMOBILIARI (U.I)oggetto del rilievo
SCALEoggetto del rilievo
EDIFICIoggetto del rilievo
COMPLESSIoggetto del rilievo
U.I Rilevate661 Complessi1521 Edifici
U.I non censite al secondo passaggio
68 % 32%
RICOGNIZIONE SUL CAMPO
Distribuzione proprietà prevalente delle U.I. negli edifici oggetto di rilievo
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IT
Squadredi rilievo
oltre 200 giorni uomo di sviluppo oltre 20.000.000 righe di codice scritto
15 squadre di rilievo impegnate sul campo 6 mesi di lavoro full time festivi inclusi oltre 5.700.000 di dati rilevati
Call Center 15.000 telefonate ricevute nei 4 mesi della
ricognizione sulle unità immobiliari
GRUPPOdi LAVORO
oltre 200 giorni uomo di analisi struttura data base, elaborazione schede e procedure di rilievo, formazione
oltre 5.700.000 di dati elaborati manualmente
NUMERI
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IIISTRUMENTI DI CONOSCENZA: IMPLEMENTAZIONE
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Rilievo delle caratteristiche specifiche degli alberi e delle relative anomalie
IMPLEMENTAZIONI
1 Censimento alberi
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Classificazione e archiviazione informatizzata della documentazione tecnico-amministrativa legata alla gestione del patrimonio immobiliare – cartelle alloggio
2Archivio
Documentale
IMPLEMENTAZIONI
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PROGETTO SICUREZZA
Rilievo specialistico dei dati inerenti i principali aspetti di sicurezza relativi al patrimonio immobiliare
3Progetto Sicurezza
IMPLEMENTAZIONI
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4Manutenzione programmata
STRATEGIA DI MANUTENZIONE
PIANO DI MANUTENZIONE SIGeM
SIGeP
GESTIONE E CONTROLLO
INFORMAZIONI DI RITORNO
Disponibilità dati anagrafici di base(sistema di classificazione
ex UNI 8290)
Definizione di prestazioni richieste, priorità di intervento, tipo di manutenzione
(a guasto, preventiva, ecc.)(ex UNI 10604)
Programmazione nel tempo degli interventi Pianificazione degli investimenti
Strutturazione Sistema Informativo per la Gestione della Manutenzione
(ex UNI 10951)
Gestione operativa servizi di manutenzione
Controllo della manutenzione
Implementazione informazioni anagrafiche e gestionali di dettaglio
IMPLEMENTAZIONI
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Chiusura superiore Coperture
Struttura di elevazione orizzontale Solai
Struttura di elevazione verticale Struttura portante
Struttura di elevazione inclinata Scale
Struttura di fondazione Fondazioni
FASCICOLO DEL FABBRICATO
Verifica sugli elementi strutturali che compongono il sistema edilizio
5Ricognizione
statica degli edifici
IMPLEMENTAZIONI
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ELABORAZIONE DATI:esempio
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COMPLESSO
UNITA’ IMMOBILIARE
AMBITI DI RILEVAZIONE
EDIFICIO
SCALA
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COMPLESSO
EDIFICIO
pertinenze di edificioservizi/dotazioni di edificiostruttura di elevazione (struttura portante, solai)chiusura superiore (coperture)chiusura verticale (pareti esterne, infissi)partizione esterna orizzontale (balconi)impianti comuni di edificiocentrali tecnologiche comunibarriere architettonichesicurezza incendi
SCALA
partizione interna inclinata (scala)finiture interne orizzontali (pianerottoli, gradini)finiture interne verticali (pareti vani scala)chiusura verticale (infissi vano scala)impianti comuni vano scalabarriere architettonicheimpianti elettrici comuni
UNITA’ IMMOBILIAREpertinenze di U.I.servizi/dotazioni di U.I.impianti di U.I.barriere architettonichesicurezza incendiimpianto elettricoimpianto a gas inferiore inferiore a 35 kW
pertinenze di complessoservizi/dotazioni di complessospazi esterni
aree verdi e aree grigieallestimenti esterni
partizione esterna verticale (recinzioni, cancelli)partizione esterna orizzontale (passerelle)partizione esterna inclinata (scale esterne)
impianti comuni del complessocentrali tecnologiche comunibarriere architettonichesicurezza incendiimpianti elettrici comuni
DATI RILEVATI PER AMBITO
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Struttura di elevazione verticale Struttura portante
Chiusura superiore Coperture
Struttura di elevazione orizzontale Solai
Chiusura verticale Pareti perimetrali, serramenti esterni
Partizione esterna orizzontale Balconi
EDIFICIOSistema di scomposizione del sistema edilizio(tratto da Norma UNI 8290-1:1981)
ELABORAZIONI
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ELEMENTO ANALIZZATO: Strutture portanti verticali
I grafici evidenziano le tipologie strutturali caratterizzanti il patrimonio, i materiali ed il
relativo stato conservativo.
ELABORAZIONI: esempio
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ELEMENTO ANALIZZATO: Serramenti esterni
I grafici rappresentano le diverse tipologie di serramenti esterni, di vetri e lo stato
conservativo generale dei serramenti stessi.
ELABORAZIONI: esempio
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ELEMENTO ANALIZZATO: Finiture esterne (facciate)
I grafici rappresentano le diverse tipologie di finiture esterne (facciate) ed il relativo stato
conservativo.
Degrado facciate Degrado facciate
ELABORAZIONI: esempio
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Materiale costruttivo a vistaPannelli prefabbricati
ELEMENTO ANALIZZATO: Facciate
I grafici rappresentano lo stato conservativo relativo alle principali tipologie di finiture
esterne.
ELABORAZIONI: esempio
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Cappotto termicoIn aderenza (intonaco)
ELEMENTO ANALIZZATO: Facciate
I grafici rappresentano lo stato conservativo relativo alle principali tipologie di finiture
esterne.
ELABORAZIONI: esempio
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Impianto idrosanitario Centrali idriche, autoclavi
Impianto di climatizzazione Centrali termiche, caldaie autonome
Impianto di distribuzione gas Impianti gas per uso domestico
Impianto di messa a terra
Impianto elettrico
IMPIANTI DI COMPLESSO, EDIFICIO, SCALA, UNITA’ IMMOBILIARESistema di scomposizione del sistema edilizio(tratto da Norma UNI 8290-1:1981)
ELABORAZIONI
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15%
Percentuale di edifici con centrale idrica autoclave
ELEMENTO ANALIZZATO: Centrali idriche-autoclavi
Rappresentazione del numero di complessi e di edifici in possesso di centrale idrica
autoclave
Percentuale di complessi con centrale idrica autoclave
12%ComplessiComplessi
EdificiEdifici
ELABORAZIONI: esempio
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Percentuale di edifici con centrale termica:
36%
Percentuale di edifici con centrale termica:
36%
Percentuale di edifici con centrale di teleriscaldamento:
14%
Percentuale di edifici con centrale di teleriscaldamento:
14%
Totale centrali presenti:Totale centrali presenti: 533 50%
ELEMENTO ANALIZZATO: Centrale termica o di riscaldamento
Rappresentazione del numero di edifici in possesso di centrale termica e di
teleriscaldamento
Centrale termica
Centrale di teleriscaldamento
ELABORAZIONI: esempio
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31%
ELEMENTO ANALIZZATO: Riscaldamento autonomo- centralizzato
Rappresentazione del numero di unità immobiliari in relazione alla tipologia di
riscaldamento presente
65%
5%
Presenza Impianto di
riscaldamento autonomo
Presenza Impianto di
riscaldamento centralizzato
Assenza impianto di riscaldamento
centralizzato ed autonomo
ELABORAZIONI: esempio
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ComplessiComplessi
EdificiEdifici
1,5%
Percentuale di edifici con centrale produzione acqua calda
ELEMENTO ANALIZZATO: Produzione di acqua calda sanitaria
Rappresentazione del numero di complessi e di edifici in possesso di centrali per la
produzione di acqua calda sanitaria
Percentuale di complessi con centrale produzione acqua calda
2,4%
ELABORAZIONI: esempio
Federcasa - 25 gennaio 2011Elaborazione a cura di 39
8%
13%
79%
ELEMENTO ANALIZZATO: Produzione di acqua calda sanitaria
Rappresentazione del numero di unità immobiliari in relazione alla tipologia di produzione di
acqua calda sanitaria presente
Presenza Impianto di produzione
acqua calda Autonomo
Presenza Impianto di produzione
acqua calda Centralizzato
Assenza di impianto di produzione
acqua calda sia autonomo che
centralizzato
ELABORAZIONI: esempio
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6.673Distribuite su 594 EDIFICIDistribuite su 594 EDIFICI
ELEMENTO ANALIZZATO: Apparecchi a gas per uso domestico o similari (<35 KW)
Rappresentazione del numero di caldaiette e scaldacqua presenti nelle unità immobiliari e
numero medio per edificio
CaldaietteCaldaiette
Media per edificio
Media per edificio
7.901Distribuite su 870 EDIFICIDistribuite su 870 EDIFICI
ScaldacquaScaldacqua
Media per edificio
Media per edificio
ELABORAZIONI: esempio
Federcasa - 25 gennaio 2011Elaborazione a cura di 41
VERIFICA ACCESSIBILITA’ E PARAPETTICOMPLESSO, EDIFICIO, SCALA, UNITA’ IMMOBILIARE
ELABORAZIONI: esempio
Federcasa - 25 gennaio 2011Elaborazione a cura di 42
Percentuale sul totale delle unità
85%
65%
38%
12%
Percentuale sul totale delle unità
85%
65%
38%
12%
ELEMENTO ANALIZZATO: Accessibilità
Rappresentazione del numero di complessi,edifici,scale in cui è stata rilevata l’accessibilità senza legarla all’ambito spaziale di livello gerarchico superiore.
Numero di Complessi con ingresso
e percorsi accessibili
Numero di Edifici con ingressi
accessibili
Numero di Scale con ingressi
accessibili
Numero di Scale con ascensore
accessibile
ELABORAZIONI: esempio
Federcasa - 25 gennaio 2011Elaborazione a cura di 43
Percentuale sul totale delle unità
20%
2%
10%
Percentuale sul totale delle unità
20%
2%
10%
ELEMENTO ANALIZZATO: Accessibilità
Rappresentazione del numero di unità immobiliari in cui è stata rilevata l’accessibilità o l’adeguabilità
Numero di Unità immobiliari con
ingresso accessibile
Numero di Unità immobiliari con ingresso, disimpegni e bagno accessibili
Numero di Unità immobiliari con ingresso, disimpegni accessibili e bagno adeguabile
ACCESSIBILITA’ UNITA’ IMMOBILIARI: esempio
Federcasa - 25 gennaio 2011Elaborazione a cura di 44
Complessi TOTALI490
Complessi TOTALI490
274274 ACCESSIBILI NON ACCESSIBILI
Edifici787
Edifici787
216216
ACCESSIBILI NON ACCESSIBILI595595 192192
ACCESSIBILI NON ACCESSIBILI216216 1.4601.460
Scale1676Scale1676
ACCESSIBILI NON ACCESSIBILI
Unità immobiliari3.209
Unità immobiliari3.209
1.7971.797168168
ADEGUABILI 1.2441.244
ELEMENTO ANALIZZATO: AccessibilitàLa verifica dell’accessibilità su tutti i livelli è stata eseguita
con procedimento a cascata partendo
dall’accessibilità dei complessi.
ELABORAZIONI: esempio
La verifica dell’accessibilità a cascata esclude tutti i casi di accessibilità parziale ad esempio sono escluse u.i. immobiliari direttamente accessibili dall’esterno ma collegate funzionalmente a scale non accessibili.
Federcasa - 25 gennaio 2011Elaborazione a cura di 45
Ringrazia per l’attenzione