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OPEN Dot Com SpaSocietà di servizi dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili
Normativa antiriciclaggio:
il nuovo manuale delle procedure
21 marzo 2016
dott.ssa Teresa Aragno
2lunedì 21 marzo 2016
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e degli Esperti Contabili
L’organigramma dello studio professionale
3lunedì 21 marzo 2016
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Procedure preliminari
E’ opportuno stilare e conservare:
- organigramma
- nomina scritta degli incaricati e dei responsabili
- delega scritta, sottoscritta per accettazione, a dipendenti ecollaboratori
- piano di formazione
- piano di controllo interno per la verifica del correttoadempimento dei vari obblighi
4lunedì 21 marzo 2016
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Chi fa che cosa - Professionista- Imposta e attua procedure di controllo interno per il corretto
adempimento degli obblighi antiriciclaggio
- Dispone e attua il programma di formazione
- Accetta l’incarico e formalizza il mandato
- Determina il tipo di adeguata verifica (ordinaria, semplificata,rafforzata) secondo l’approccio basato sul rischio
- Imposta ed esegue l’adeguata verifica
- Imposta ed esegue gli obblighi di registrazione econservazione
- Esegue il controllo costante
- Comunica eventuali infrazioni al divieto di trasferimento dicontante
- Segnala eventuali operazioni sospette
5lunedì 21 marzo 2016
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Chi fa che cosa – Responsabile antiriciclaggio- Laddove individuato, il RA verifica l’idoneità delle procedure
deputate alla prevenzione del rischio di riciclaggio efinanziamento del terrorismo rispetto alla tipologia dioperazioni, di clientela, di aree geografiche e adotta ogniiniziativa utile ad adeguare la procedura stessa all’evoluzionedi tali fattori
- Se il RA non è individuato, le relative attività sono svolte dalprofessionista
6lunedì 21 marzo 2016
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Chi fa che cosa – Responsabile antiriciclaggio- Definisce, formalizza e aggiorna la procedura antiriciclaggio e
ne monitora il rispetto
- Verifica la completezza e l’accuratezza degli adempimentiantiriciclaggio effettuando controlli periodici sulle registrazioniin archivio, anche mediante estrazioni e comparazione con glialtri database di studio
- Coordina e pianifica le attività di formazione, aggiornamento esensibilizzazione del personale
- Verifica e mantiene adeguata documentazione dellarispondenza del software per la gestione dell’archivio aglistandard tecnici
7lunedì 21 marzo 2016
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Chi fa che cosa – Responsabile antiriciclaggio- Interagisce con i collaboratori quando necessario,
interessando i responsabili di studio in caso di negligenzereiterate
- Gestisce gli errori formali e di caricamento nell’archivio
- Analizza i movimenti finanziari rilevanti al fine di individuareeventuali indizi di operazioni sospette
- Favorisce la diffusione e la conoscenza della normativaantiriciclaggio all’interno dello studio
- Mantiene un archivio aggiornato delle disposizioni di naturalegislativa e regolamentare
- Tiene i rapporti con la UIF e con le autoritàinvestigative/inquirenti
- Rappresenta lo studio in sede di ispezione e collabora allapredisposizione di eventuali controdeduzioni ai verbali ispettivi
8lunedì 21 marzo 2016
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Chi fa che cosa – Collaboratore e dipendenteOve delegato dal professionista:
- Identifica il cliente e il titolare effettivo, raccogliendo idocumenti di identità in corso di validità
- Verifica i documenti formati e raccolti e, in caso didocumentazione errata o incompleta, segnala immediatamentele difformità al professionista di riferimento
- Istituisce il fascicolo della clientela e raccoglie ladocumentazione necessaria
- Inserisce nell’archivio i dati anagrafici e quelli relativi agliincarichi professionali
- Aggiorna tempestivamente il fascicolo della clientela con leinformazioni e i documenti raccolti in caso di mutamenti neidati rilevanti
9lunedì 21 marzo 2016
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Chi fa che cosa – Collaboratore e dipendente- Istituisce uno scadenzario al fine di avere, del fascicolo del
cliente, documenti di identità sempre in corso di validità
- Partecipa al piano di formazione/aggiornamento proposto dalprofessionista
- Collabora al piano di controllo interno attuato dal professionista
- Segnala tempestivamente al professionista:
• qualsiasi incongruenza nel rapporto con la clientela, anchecon riferimento agli indicatori di anomalia e agli schemi dicomportamento anomalo
• i movimenti finanziari rilevanti al fine di individuare eventualiindizi di operazioni sospette
• infrazioni all’uso del trasferimento di contante, riscontratinella contabilità
10lunedì 21 marzo 2016
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La procedura per la gestione dell’incarico professionale
11lunedì 21 marzo 2016
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Conferimento dell’incarico- Preferibilmente in forma scritta, anche per successive
integrazioni e modificazioni (vedi CNDCEC, Facsimile di letteradi incarico professionale)
- Deve contenere:
• oggetto della prestazione
• data di conferimento dell’incarico
• professionista incaricato (soprattutto nel caso di studio conpiù professionisti)
• richiamo all’adozione degli obblighi antiriciclaggio da partedel professionista
• informativa al cliente sul trattamento dei dati ai finiantiriciclaggio e, più in generale, ai fini della normativa sullaprivacy (d.lgs. 196/2003)
12lunedì 21 marzo 2016
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Oggetto della prestazioneDetermina l’applicazione o meno degli obblighi di adeguataverifica della clientela e di registrazione e conservazione.
L’adeguata verifica della clientela è dovuta quando:
• la prestazione professionale ha ad oggetto mezzi dipagamento, beni o utilità di valore pari o superiore a 15.000euro
• il professionista esegue prestazioni occasionali checomportano la trasmissione o la movimentazione di mezzidi pagamento di importo pari o superiore a 15.000 euro, conun’operazione unica o con più operazioni tra di lorocollegate per realizzare un’operazione frazionata
• l’operazione è di valore indeterminato o non determinabile
./.
13lunedì 21 marzo 2016
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Oggetto della prestazione./.
• vi è sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo
• vi sono dubbi sulla veridicità o sull’adeguatezza dei datiprecedentemente ottenuti ai fini dell’identificazione di uncliente
La segnalazione di operazioni sospette, quando nericorrono i presupposti, è dovuta, salve le eccezionipreviste dall’art. 12 comma 2 d.lgs. 231/2007, qualunquesia l’oggetto dell’incarico e anche se questo non vieneaccettato
14lunedì 21 marzo 2016
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Adeguata verifica della clientela
Nell’ambito dell’adeguata verifica della clientela, gli adempimentida porre in essere al momento dell’accettazione dell’incaricosono:
• identificazione del cliente e verifica della sua identità
• identificazione del titolare effettivo e verifica della suaidentità
• ottenimento di informazioni sullo scopo e sulla natura dellaprestazione professionale
Viene svolta secondo modalità ordinarie, rafforzate o semplificatein applicazione dell’approccio basato sul rischio
15lunedì 21 marzo 2016
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Data di conferimento dell’incaricoDetermina il momento:
• in cui devono essere posti in essere gli obblighi di adeguataverifica della clientela
• in cui viene istituito il fascicolo del cliente
• da cui decorrono i trenta giorni entro cui deve essereassolto l’obbligo di registrazione
16lunedì 21 marzo 2016
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Chi fa che cosa - Professionista- Accetta l’incarico e formalizza il mandato
- Determina il tipo di adeguata verifica (ordinaria, semplificata,rafforzata) secondo l’approccio basato sul rischio
- Imposta ed esegue l’adeguata verifica
17lunedì 21 marzo 2016
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Chi fa che cosa – Collaboratore e dipendenteOve delegato dal professionista:
- identifica il cliente e il titolare effettivo, raccogliendo idocumenti di identità in corso di validità
- verifica i documenti formati e raccolti e, in caso didocumentazione errata o incompleta, segnala immediatamentele difformità al professionista di riferimento
- istituisce il fascicolo della clientela e raccoglie ladocumentazione necessaria
18lunedì 21 marzo 2016
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Modelli- Modello P04.1 – Dichiarazione del cliente (*)
- Modello P04.2 – Parte riservata allo studio professionale
- Modello P04.3 – Delega per l’identificazione dei clienti e deititolari effettivi
(*) Il cliente fornisce, sotto la propria responsabilità, tutte le
informazioni necessarie e aggiornate per consentire al
professionista di adempiere agli obblighi di adeguata
verifica della clientela
Ai fini dell’identificazione del titolare effettivo, il cliente
fornisce per iscritto, sotto la propria responsabilità, tutte le
informazioni necessarie e aggiornate delle quali sia a
conoscenza
19lunedì 21 marzo 2016
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La procedura per la valutazione del rischio
20lunedì 21 marzo 2016
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La valutazione del rischio
- E’ il cardine del sistema previsto dalla direttiva UE 2015/849(IV direttiva)
- La bozza di legge di delegazione europea 2015 (art. 14) indicaal Governo quale criterio direttivo: prevedere che i destinataridegli adempimenti antiriciclaggio
• «adottino efficaci strumenti per l’individuazione e lavalutazione dei rischi di riciclaggio e finanziamento delterrorismo cui sono esposti nell’esercizio della propriaattività e
• predispongano misure di gestione e controlloproporzionali al rischio riscontrato»
21lunedì 21 marzo 2016
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Costruzione del modello
La valutazione del rischio deve essere obiettiva, motivata etracciabile
È necessario definire a priori i criteri divalutazione che saranno applicati nei singolicasi concreti, cioè costruire un modelloastratto
22lunedì 21 marzo 2016
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Costruzione del modello
La costruzione del modello passa attraverso tre fasi
- prima fase: attribuzione di un punteggio di rischio complessivoa ciascuno dei due gruppi di criteri generali (cliente eoperazione) di cui all’art. 20 d.lgs. 231/2007
- seconda fase: attribuzione di un punteggio di rischio a ciascunaspetto relativo al cliente e all’operazione
- terza fase: individuazione di una serie di elementi da valutareper ciascun aspetto relativo al cliente e all’operazione
23lunedì 21 marzo 2016
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Costruzione del modello – prima fase
Attribuzione di un punteggio di rischio complessivo ai criterigenerali relativi al cliente e a quelli relativi all’operazione
24lunedì 21 marzo 2016
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Costruzione del modello – seconda fase
Attribuzione di un punteggio a ciascuno degli aspetti previsti dall’art. 20 d.lgs. 231/2007
25lunedì 21 marzo 2016
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Costruzione del modello – terza fase
Individuazione degli elementi da valutare e definizione per ciascuno di essi del relativo punteggio –Cliente – Natura giuridica
26lunedì 21 marzo 2016
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Costruzione del modello – terza faseIndividuazione degli elementi da valutare e definizione per ciascuno di essi del relativo punteggio – Cliente – Prevalente attività svolta
27lunedì 21 marzo 2016
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Costruzione del modello – terza faseIndividuazione degli elementi da valutare e definizione per ciascuno di essi del relativo punteggio – Cliente – Comportamento tenuto al momento del conferimento dell’incarico
28lunedì 21 marzo 2016
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Costruzione del modello – terza faseIndividuazione degli elementi da valutare e definizione per ciascuno di essi del relativo punteggio – Cliente - Area geografica di residenza del cliente
29lunedì 21 marzo 2016
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Costruzione del modello – terza faseIndividuazione degli elementi da valutare e definizione per ciascuno di essi del relativo punteggio – Operazione – Tipologia
30lunedì 21 marzo 2016
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Costruzione del modello – terza faseIndividuazione degli elementi da valutare e definizione per ciascuno di essi del relativo punteggio – Operazione – Modalità di svolgimento
31lunedì 21 marzo 2016
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Costruzione del modello – terza faseIndividuazione degli elementi da valutare e definizione per ciascuno di essi del relativo punteggio – Operazione – Ammontare
32lunedì 21 marzo 2016
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Costruzione del modello – terza faseIndividuazione degli elementi da valutare e definizione per ciascuno di essi del relativo punteggio – Frequenza e durata
33lunedì 21 marzo 2016
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Costruzione del modello – terza faseIndividuazione degli elementi da valutare e definizione per ciascuno di essi del relativo punteggio – Operazione – Ragionevolezza
34lunedì 21 marzo 2016
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Costruzione del modello – terza faseIndividuazione degli elementi da valutare e definizione per ciascuno di essi del relativo punteggio – Operazione - Area geografica di destinazione
35lunedì 21 marzo 2016
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Applicazione del modello
- Attribuire i punteggi di rischio, da zero al massimo previsto, aglielementi individuati nella fase tre così da ottenere il livello dirischio complessivo da assegnare al cliente e all’operazionerichiesta
- Se del caso, aumentare il punteggio ottenuto qualora elementiulteriori rispetto a quelli considerati nel modello costruito,suggeriscano tale conclusione, motivando la deviazionerispetto al risultato scaturito
36lunedì 21 marzo 2016
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Punteggio di rischio
Il punteggio di rischio influisce su:
• tipo di adeguata verifica da applicare
• periodicità del controllo costante
Rischio Tipo di adeguata verifica
Basso (fino a 30)/(fino a 15)
Ordinaria (semplificata, ove ne ricorrano i presupposti)Controllo costante con periodicità da definire
Medio(> di 30 e fino a 70)/(> di 15 e fino a 35)
OrdinariaControllo costante con frequenza più elevata
Alto(> di 70 e fino a 100)/(>di 35 e fino a 50)
RafforzataControllo costante a intervalli ravvicinati
37lunedì 21 marzo 2016
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Aggiornamento del punteggio di rischio
Nel corso del rapporto, in occasione di:
• mutamenti rilevanti delle caratteristiche soggettive delcliente (es. modifica attività prevalente, mutamentodell’atteggiamento nei confronti del professionista,spostamento della residenza, etc.)
• ogni nuova prestazione professionale
38lunedì 21 marzo 2016
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Chi fa che cosa- Professionista
• redige il modello
• applica il modello ai singoli casi concreti (professionista diriferimento)
- RA
• formalizza il modello di valutazione di riferimento per lostudio
• segnala eventuali incongruenze
• verifica l’applicazione del modello all’interno dello studio
• suggerisce eventuali modifiche
39lunedì 21 marzo 2016
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Che cosa conservare- Nella documentazione delle procedure di studio: il modello
astratto
- Nel fascicolo di ciascun cliente: il percorso e l’esito dellaspecifica valutazione
40lunedì 21 marzo 2016
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Definizione di titolare effettivo
- la persona fisica per conto della quale è realizzata
un’operazione o un’attività
ovvero, nel caso di entità giuridica
- la persona o le persone fisiche che, in ultima istanza,
possiedono o controllano tale entità, ovvero ne risultano
beneficiari
41lunedì 21 marzo 2016
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Chi è il titolare effettivoRegola generale
Cliente persona fisica
che agisce per conto di
altra persona fisica
titolare effettivo
Il cliente deve fornire le complete generalità e
gli estremi del documento di identificazione del titolare effettivo
Cliente persona fisica
che agisce in proprio
e per conto proprio
Titolare effettivo è il
cliente
Cliente società
La persona fisica che
rappresenta la
società/ente deve
fornire le complete
generalità del/i titolare/i
effettivo/i
42lunedì 21 marzo 2016
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Nel caso delle società
Possesso o controllo• tutti i soggetti che
soddisfano il criterio del
possesso di una
percentuale
corrispondente al 25%
più uno di
partecipazione al
capitale sociale
Controllo in altro modo• patti parasociali
• socio di riferimento in
virtù di rapporti familiari
tra i partecipanti al
capitale
• persona fisica che
controlla la società che
esercita attività di
direzione e
coordinamento
43lunedì 21 marzo 2016
OPEN Dot ComSocietà di servizi dei Dottori Commercialisti
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Il titolare effettivo delle società secondo la IV direttiva- Una percentuale di azioni pari al 25% più una quota o altra
partecipazione superiore al 25% del capitale detenuta da unapersona fisica costituisce indicazione di proprietà diretta
- Una percentuale di azioni del 25% più una quota o altrapartecipazione superiore al 25% del capitale di un clientedetenuta da una società, controllata da una o più personefisiche, ovvero da più società controllate dalla stessa personafisica, costituisce indicazione di proprietà indiretta
- Gli stati membri possono prevedere che una percentualeinferiore possa costituire indicazione di proprietà o di controllo
44lunedì 21 marzo 2016
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Il titolare effettivo delle società secondo la IV direttiva
Se dopo avere esperito tutti i mezzi possibili
- non è individuata alcuna persona secondo i criteri indicati o
- in caso di dubbio circa il fatto che la/le persona/e individuata/e
sia/siano titolari effettivi
purché non vi siano motivi di sospetto
sarà titolare effettivo la persona o le persone
fisiche che occupano una posizione dirigenziale di
alto livello
45lunedì 21 marzo 2016
OPEN Dot ComSocietà di servizi dei Dottori Commercialisti
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Il titolare effettivo delle società secondo la IV direttiva
Alto dirigente:
- un funzionario o dipendente sufficientemente informato
dell’esposizione al rischio di riciclaggio e di finanziamento del
terrorismo dell’ente
e
- in una posizione giuridica che gli permetta di adottare decisioni
tali da influenzare l’esposizione al rischio
ma non necessariamente, in ogni caso, un membro del consiglio
di di amministrazione
46lunedì 21 marzo 2016
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D PF
70%
C PF
25%B PF
5%
Società
Alfa srl
Chi è il titolare effettivo
47lunedì 21 marzo 2016
OPEN Dot ComSocietà di servizi dei Dottori Commercialisti
e degli Esperti Contabili
G PF
50%
H PF
40%I PF
10%
Delta
società di diritto lussemburghese
70%
Charlie srl
25%
B PF
5%
Società
Beta srl
Chi è il titolare effettivo
48lunedì 21 marzo 2016
OPEN Dot ComSocietà di servizi dei Dottori Commercialisti
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A PF
20%C PF
20%
D PF
20%E PF
20%
Società
Zeta snc
Chi è il titolare effettivo
B PF
20%
Se tutti i soci sono amministratori e non sono presenti patti
parasociali, è consigliabile in via prudenziale identificare come
titolari effettivi tutti i cinque soci
49lunedì 21 marzo 2016
OPEN Dot ComSocietà di servizi dei Dottori Commercialisti
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Società A
fiduciaria art. 199 comma 2 tuf(quando sarà formato l’elenco di cui
all’art. 106 tub - termine ultimo
12 maggio 2016)
Chi è il titolare effettivo
Trovano applicazione obblighi semplificati di adeguata
verifica per cui non è necessario identificare il titolare
effettivo
50lunedì 21 marzo 2016
OPEN Dot ComSocietà di servizi dei Dottori Commercialisti
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Società A
fiduciaria l. 1966/1939
Chi è il titolare effettivo
Che agisce in
nome e per conto proprio
Identificare titolari effettivi della
fiduciaria
E’ tenuta a fornire per iscritto tutte
le informazioni necessarie e
aggiornate di cui sia a conoscenza
sui fiducianti quali titolari effettivi
Che agisce per
conto dei fiducianti
51lunedì 21 marzo 2016
OPEN Dot ComSocietà di servizi dei Dottori Commercialisti
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T.e. in caso di fondazioni e trust
‒ se i futuri beneficiari sono già stati determinati, la persona fisica o le
persone fisiche beneficiarie del 25% o più del patrimonio di
un’entità giuridica
‒ se i beneficiari non sono ancora stati determinati, la categoria di
persone nel cui interesse principale è istituita o agisce l’entità
giuridica
‒ le persone fisiche che esercitano un controllo sul 25% o più del
patrimonio di un’entità giuridica
52lunedì 21 marzo 2016
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Quindi
- Per i trust trasparenti
• i beneficiari del 25% o più del patrimonio
• il disponente se in base all’atto costitutivo mantiene il controllo
sui beni conferiti al trust o su almeno il 25% di essi
- Per i trust opachi
• la categoria di beneficiari (ad es. i futuri eredi del disponente)
• il disponente se in base all’atto costitutivo mantiene il controllo
sui beni conferiti al trust o su almeno il 25% di essi
- Per entrambi i tipi di trust, se non è possibile applicare i suddetti
criteri, il titolare effettivo deve essere individuato nel trustee
53lunedì 21 marzo 2016
OPEN Dot ComSocietà di servizi dei Dottori Commercialisti
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Quindi
Per le fondazioni
• i beneficiari (se individuati e se beneficiari di almeno il 25% dei
beni) o la categoria dei beneficiari (se non individuati
specificamente)
• il fondatore, se mantiene il controllo sui beni conferiti o su
almeno il 25% di essi, in particolare nelle fondazioni non
riconosciute
• chi amministra se nessuno dei suddetti criteri risulta applicabile
54lunedì 21 marzo 2016
OPEN Dot ComSocietà di servizi dei Dottori Commercialisti
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Il titolare effettivo dei trust secondo la IV direttiva
La nozione di titolare effettivo, in relazione ai trust, comprende almeno:
- il costituente
- il o i trustee
- il guardiano, se esiste
- i beneficiari o la categoria di beneficiari
- qualunque altra persona che esercita in ultima istanza il controllo
sul trust attraverso la proprietà diretta o indiretta o attraverso altri
mezzi
55lunedì 21 marzo 2016
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La proceduraper la conservazione e la registrazione dei dati
56lunedì 21 marzo 2016
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Modalità di registrazione- Archivio formato e gestito a mezzo di strumenti informatici
- Registro della clientela a fini antiriciclaggio in cui conservare i dati
identificativi del cliente
Fino all’emanazione dei provvedimenti attuativi previsti in materia
dall’art. 38, comma 7 d.lgs. 231/2007, continuano ad applicarsi, in
quanto compatibili, le disposizioni emanate in attuazione di norme
abrogate o sostituite (art. 66, comma 1 d.lgs. 231/2007)
I professionisti possono istituire alternativamente:
- l’archivio informatico
- il registro cartaceo
(d.m. 141/2006 e provv. UIC 24 febbraio 2006)
57lunedì 21 marzo 2016
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‒ E’ una procedura realizzata in conformità al tracciato UIC
(24 febbraio 2006)
‒ NON è ammesso l’utilizzo di file word o excel
Regole di tenuta:
• unicità
• ordine cronologico e storicità delle informazioni
• facilità di consultazione e trattamento dei dati
Archivio informatico
58lunedì 21 marzo 2016
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Archivio cartaceo
- Registro numerato progressivamente e siglato in ogni pagina
con indicazione, alla fine dell’ultimo foglio, del numero delle
pagine di cui è composto il registro e l’apposizione della firma
del soggetto obbligato
- No registri su fogli mobili o quaderni ad anelli
- Prestazioni professionali poste in essere e conservate in
ordine crescente di registrazione
- Anagrafiche clienti eseguite e conservate in ordine crescente
di codice cliente (obbligatoriamente un progressivo crescente
- Ordine cronologico e storicità delle informazioni
- Ordinato e chiaramente leggibile, senza spazi bianchi e
abrasioni
- Facilità di consultazione e trattamento dei dati
59lunedì 21 marzo 2016
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Dati da registrare
Relativi alla prestazione
professionale:
‒ descrizione della
prestazione professionale
fornita
‒ valore dell’oggetto della
prestazione professionale
‒ data e numero della
registrazione
Relativi al cliente:
‒ complete generalità ed
estremi del documento di
identificazione del cliente
‒ dati identificativi della
persona (anche giuridica)
per conto della quale il
cliente opera
‒ attività lavorativa svolta dal
cliente e dalla persona per
conto della quale opera
‒ data dell’avvenuta
identificazione
60lunedì 21 marzo 2016
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Titolare effettivo
Il d.lgs. 231/2007 prevede che vengano registrati anche i dati
identificativi del titolare effettivo
Tuttavia, in mancanza dei provvedimenti attuativi, le
informazioni relative al titolare effettivo non devono essere
registrate nell’archivio informatico, ma devono essere
conservate nel fascicolo di studio
(chiarimento MEF 20 maggio 2010, 11 novembre 2013)
61lunedì 21 marzo 2016
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Termini di registrazione
La registrazione deve essere effettuata entro 30 giorni:
- dal compimento dell’operazione
- dall’accettazione dell’incarico professionale
- dall’eventuale conoscenza successiva di ulteriori
informazioni
- dal termine della prestazione professionale
La registrazione va conservata per 10 anni dalla conclusione
della prestazione professionale
62lunedì 21 marzo 2016
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Fascicolo della clientela- E’ istituito all’atto del conferimento dell’incarico professionale
- E’ aggiornato costantemente
- E’ presentato su richiesta degli organi di controllo
- E’ conservato, nel rispetto delle norme sulla protezione econservazione dei dati personali, per dieci anni dallaconclusione dell’operazione o dalla fine della prestazioneprofessionale continua
- Può essere tenuto anche in modalità informatica secondo lanormativa vigente
63lunedì 21 marzo 2016
OPEN Dot ComSocietà di servizi dei Dottori Commercialisti
e degli Esperti Contabili
Fascicolo della clientela - Contenuto- Copia o riferimenti del documento di riconoscimento
- Fotocopia codice fiscale e partita iva
- Visura camerale
- Verbale CdA di nomina
- Eventuale ulteriore documentazione richiesta dalprofessionista per l’individuazione del titolare effettivo
- Documentazione in base alla quale si è verificata la possibilitàdi applicare obblighi semplificati o rafforzati di adeguataverifica
- Dichiarazione del cliente
- Scheda di valutazione del rischio
64lunedì 21 marzo 2016
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Fascicolo della clientela - Contenuto- Eventuale attestazione in caso di esecuzione dell’obbligo di
adeguata verifica da parte di terzi
- Copia del mandato professionale
- Documenti relativi alle prestazioni professionali svolte
- Documentazione relativa alla cessazione della prestazioneprofessionale
- Eventuale documentazione comprovante l’attività diconsulenza precontenzioso svolta
- Scheda di controllo periodico sul rispetto delle limitazioniall’uso del contante
- Ogni altro documento o annotazione che il professionistaritenga opportuno conservare ai fini della normativaantiriciclaggio
65lunedì 21 marzo 2016
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Chi fa che cosa- Professionista
• Imposta ed esegue gli obblighi di registrazione econservazione
- Responsabile antiriciclaggio
• Verifica la completezza e l’accuratezza degli adempimentiantiriciclaggio effettuando controlli periodici sulleregistrazioni in archivio, anche mediante estrazioni ecomparazione con gli altri database in archivio
• Verifica e mantiene adeguata documentazione dellarispondenza del software per la gestione dell’archivio aglistandard tecnici
• Gestisce gli errori formali e di caricamento nell’archivio
66lunedì 21 marzo 2016
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Chi fa che cosa – Collaboratore e dipendenteOve delegato dal professionista:
- inserisce i dati nell’archivio
- verifica i documenti formati e raccolti e, in caso didocumentazione errata o incompleta, segnala immediatamentele difformità al professionista di riferimento
- istituisce il fascicolo della clientela e raccoglie ladocumentazione necessaria
- aggiorna tempestivamente il fascicolo della clientela con leinformazioni e i documenti raccolti in caso di mutamenti neidati rilevanti
- istituisce uno scadenzario al fine di avere documenti di identitànell’ambito del fascicolo della clientela
67lunedì 21 marzo 2016
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La proceduraper il controllo costante
68lunedì 21 marzo 2016
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Controllo costante
- Analisi delle transazioni concluse durante tutta la durata del
rapporto in modo da verificare che siano compatibili con la
conoscenza che il professionista ha del proprio cliente, delle
sue attività commerciali e del suo profilo di rischio, avendo
riguardo, se necessario, all’origine dei fondi
- Aggiornamento dei documenti, dei dati o delle informazioni
detenute
69lunedì 21 marzo 2016
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- Dati identificativi – Natura giuridica
- Attività svolta – prodotti/servizi commercializzati – aree di
destinazione
- Comportamento tenuto in occasione dello svolgimento delle
varie prestazioni nel corso del rapporto
- Area geografica di residenza o sede delle principali controparti
- Tipologia di prestazioni richieste nel corso del rapporto
- Modalità di svolgimento delle operazioni oggetto della
prestazione
- Frequenza con cui viene richiesta la prestazione
- Ricorrenza, storicità o ciclicità delle operazioni
Quali aspetti tenere sotto controllo
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- Frequenza delle operazioni in contante, anche se non in
violazione dei limiti di legge
- Frazionamento delle operazioni
- Controllo dell’origine e della destinazione del denaro utilizzato
- Presenza di uno o più indicatori di anomalia
- Confronto con gli schemi di comportamenti anomali
- Confronto del quadro generale del cliente con le strategie e le
prassi conosciute e aggiornate, utilizzate per l’attuazione del
riciclaggio e del finanziamento del terrorismo
Quali aspetti tenere sotto controllo
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- La tipologia e la frequenza degli aggiornamenti devono essere
proporzionate alle dimensioni dello studio e alle procedure
adottate al suo interno nonché al rischio associato al cliente
- Le attività effettuate e le considerazioni svolte devono essere
annotate nel fascicolo del cliente
- L’attività di controllo deve essere condotta alla luce degli
elementi acquisiti nell’ambito dell’attività professionale prestata
a seguito del conferimento dell’incarico, non esistendo alcun
obbligo di effettuare ulteriori attività di accertamento
Indicazioni operative
72lunedì 21 marzo 2016
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- Effettuare una prima richiesta scritta con impegno del cliente a
comunicare la variazione dei dati dichiarati
- Programmare richieste periodiche di aggiornamento dei dati
- Istituire automatismi per l’aggiornamento dei dati (ad es.
rinnovo cariche sociali, eventuali termini connessi a contratti o
atti, altri elementi ritenuti utili)
- Prevedere incontri con i clienti in caso di criticità
- Verificare l’efficacia della formazione del personale di
collaboratori/dipendenti al fine valutarne la capacità di fornire
elementi utili alla valutazione del profilo di rischio
Come organizzarsi
73lunedì 21 marzo 2016
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- Mantenimento del livello di rischio del cliente
- Modifica del livello di rischio e, di conseguenza:
• del tipo di adeguata verifica
• della periodicità del controllo
In esito al controllo costante
74lunedì 21 marzo 2016
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Chi fa che cosa - Professionista
- Esegue il controllo costante
- Comunica eventuali infrazioni al divieto di trasferimento dicontante oltre soglia
- Segnala eventuali operazioni sospette
75lunedì 21 marzo 2016
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Chi fa che cosa – Responsabile antiriciclaggio
- Analizza i movimenti finanziari rilevanti al fine di individuareeventuali indizi di operazioni sospette
- Favorisce la diffusione e la conoscenza della normativaantiriciclaggio all’interno dello studio
- Mantiene un archivio aggiornato delle disposizioni di naturalegislativa e regolamentare
76lunedì 21 marzo 2016
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Chi fa che cosa – Collaboratore e dipendente- Istituisce uno scadenzario al fine di avere documenti di identità
nell’ambito del fascicolo della clientela
- Partecipa al piano di formazione/aggiornamento proposto dalprofessionista
- Collabora al piano di controllo interno attuato dal professionista
- Segnala tempestivamente al professionista:
• qualsiasi incongruenza nel rapporto con la clientela, anchecon riferimento agli indicatori di anomalia e agli schemi dicomportamento anomalo
• i movimenti finanziari rilevanti al fine di individuare eventualiindizi di operazioni sospette
• Infrazioni all’uso del trasferimento di contante riscontratinella contabilità
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grazie per l’attenzione
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