Post on 16-Feb-2019
transcript
PROGETTO DIKE
Riorganizzazione dei processi lavorativi ed ottimizzazione delle risorse degli Uffici della
Procura della Repubblica di Cagliari
Presentazione delle attività
svolte al 30/11/2010 e prossimi interventi
RIMINI 2-5 Dicembre 2010
2
Indice
1. Le linee di azione del progetto
2. Il percorso
3.Analisi organizzativa
4.Scelta dei temi da approfondire
5.Approfondimento con i Gruppi di Lavoro
6.Scelta delle iniziative da realizzare
7. Le prossime attività
3
Indice
1. Le linee di azione del progetto
2. Il percorso
3.Analisi organizzativa
4.Scelta dei temi da approfondire
5.Approfondimento con i Gruppi di Lavoro
6.Scelta delle iniziative da realizzare
7. Le prossime attività
4
Modello di
“Servizio al
Cittadino”
Revisione organizzativa e
approccio per processi
Certificazione di qualità
Carta dei servizi
Rendicontazione sociale
Revisione sistemi
informatici
Comunicazione
istituzionale
La sintesi del progetto Schema delle linee di azione
1
6
5
2 4
3
N° N° della linea di azione
5
Indice
1. Le linee di azione del progetto
2. Il percorso
3.Analisi organizzativa
4.Scelta dei temi da approfondire
5.Approfondimento con i Gruppi di Lavoro
6.Scelta delle iniziative da realizzare
7. Le prossime attività
6
Il percorso Linea 1 -Revisione organizzativa
AVVIO ANALISI ORGANIZ- ZATIVA
ATTIV
ITA
’
SCELTA DEI TEMI DA APPRO- FONDIRE
APPRO- FONDI- MENTO
SCELTA DELLE INIZIATIVE DA REALIZ- ZARE
PROSSIME ATTIVITA’
2010
Mag. Mar. Giu. Sett. Nov. Feb. TE
MP
O
GdL 1
GdL 2
GdL 3
7
Indice
1. Le linee di azione del progetto
2. Il percorso
3.Analisi organizzativa
4.Scelta dei temi da approfondire
5.Approfondimento con i Gruppi di Lavoro
6.Scelta delle iniziative da realizzare
7. Le prossime attività
8
L’analisi organizzativa Organigramma e numero di risorse
Dirigente
Amministrativo
Intercet-
tazioni 415 Bis Ignoti
Segreteria
Penale Sequestri
Assi-
stenza
Magistrati
Citazioni Casel-
lario
Decreti
Penali
Spese di
Giustizia
Servizi
Civili
AA.GG. e
Personale Economato
4 1+5 11 13 20 4 4 7 4 11 8 2
3 6
Esecu-
zioni
8
1
1
1 2
Ricezio-
ne Atti
= Posizioni di coordinamento
= Il personale è assegnato all’insieme delle due unità; è attualmente distribuito tra esse secondo quanto indicato
= “Decreti Penali” è una unità recente, che opera con una risorsa assegnata (C2) e cinque ulteriori risorse fornite a tempo parziale da altre unità.
Tot = Dir Amm. + 106 add (*)
Personale al 17/3/2010, inclusi applicati da altri Uffici Giudiziari, esclusi applicati presso altri Uffici (*)
12
L’analisi organizzativa Macroprocessi della Procura
Organizzazione, pianificazione risorse, monitoraggio attività
Relazioni esterne
Processi di Governo
Civile
Penale
Processi di Servizio
Personale
Economato
Processi di Supporto
13
La rete degli stakeholder della Procura della Repubblica di Cagliari è strutturata su 4 livelli:
il primo livello è costituito “destinatari finali” dei servizi erogati : l’Indagato/Imputato/Condannato/Parte lesa, i testi, gli utenti che chiedono certificazioni (es. casellario giudiziale, carichi pendenti) o provvedimenti in ambito civile
il secondo livello è costituito dagli interlocutori “diretti e quotidiani” che partecipano attivamente nei “processi di produzione” della Procura pur non essendone formalmente parte (inclusi, quindi, Vice Procuratori Onorari e sezioni di PG presso la Procura)
il terzo livello è costituito da quei soggetti che hanno stabili relazioni di collaborazione con gli Uffici e che contribuiscono talvolta, direttamente e/o indirettamente allo svolgimento dei “processi di produzione” della Procura
Il quarto livello è costituito da tutti i “beneficiari” degli impatti dei servizi della Procura o da quanti sono interessati a valutarne il buon funzionamento.
Forze di
Polizia, ASL
Ufficiale
Giudiziario
Poste
Tribunale di
CA
Giudici di
Pace
Indagato,
Imputato,
Condannato,
Parte lesa,
Testi
Utenti
Avvocati
Banche
Anagrafi
comunali
Corte di
Appello CA
Cittadini
Imprese,
Associazioni
Imprenditoriali
L’analisi organizzativa Stakeholders
Regione,
Provincia
Media
UEPE
Tribunale di
Sorveglianza
Ordine degli
Avvocati
Genio
Militare
Fornitori di
Servizi per
intercettazioni
Consulenti
tecnici
Interpreti
Custodi di
beni
sequestrati
Sezioni PG
VPO
Ministero
della
Giustizia
Procura
Generale
Procura
Generale
14
L’analisi organizzativa Macroprocesso “Penale” (1/2)
Avvio Indagine Fase 1
Giudizio Esecuzione
da
timbratura CNR
a
iscrizione a REGE
fino a
firma avviso 415
bis o
richiesta archiviazio
ne
fino a
archivia-zione
o decisione rinvio a giudizio
o citazione diretta
fino a
sentenza definitiva
fino a
definizione (espiazione,
indulto,, morte, ecc.)
Fasi del processo di servizio “Penale”
Indagine Fase 2
15
L’analisi organizzativa Macroprocesso “Penale” (2/2)
Avvio Indagine
Fase 1 Giudizio Esecuzione
•Noti
•Ignoti
•FNCR
•Sequestri/ Corpi di reato •Intercettazioni
•Spese di giustizia
•Casellario
•Notifiche
Indagine Fase 2
16
RA
I-SP
I-SP I-SP 415 bis
Citaz Esec
Posta
FdP
Avv
predefinita DP
Ricezione Assegnaz. Qualificaz. Iscrizione GIUDIZIO ESECUZIONE
Proc
Coord
predefinita
GIP
VPO Citaz
GdP
PM
Ass
PM int
Ass
PM est
PM om
PM
Ass
PG
GIP
Int Seq
GIP
Giud
I-SP
PM
Ass
I-SP Cas
PM
AVVIO
Spese Giust.
PM ese
408
I-SP
DP
GIP
I-SP
GdP
408
I-SP DP GdP
DP
GdP Rich Arch
Rich Arch
Urg
Urg
Rich Arch
CNR Fascicolo del PM Fascicolo del Giudice Provvedimenti/richieste
Res
INDAGINE Fase 1
INDAGINE Fase 2
St12 Priv
I-SP
Ass
PM
Ass
PM
Ass Dir
I-SP
RG
GUP PM
PM
Ass
L’analisi organizzativa Flusso NOTI
17
RA
I-SP
St12
415 bis
Citaz
Esec
Posta
FdP
Avv
Priv
DP
Proc
Coord
predefinita
VPO
PM int Ass
PM est
PM om
PG
Int
Seq
Giud GUP
Cas
PM
Spese Giust.
PM ese
408
GIP
GdP
DP
GdP
Rich Arch
Urg Posta/fax
Forze di Polizia
Avvocati
Privati
Procuratore
Coordinatore
Sostituto
PM turno interno
PM turno esterno
PM turno omicidi
PM turno esecuz.
Vice Proc. Onorario
Polizia Giudiziaria
GIP
Giudice di Pace
Giudice/GUP
Ricezione Atti
I Segret. Penale
Sportello Unico
Assistente PM
Decreti Penali
Sequestri
Intercettazioni
Spese di Giustizia
415 bis
Citazioni
Casellario
Esecuzioni
CNR urgente
Reato Decreto Penale
Reato per il Giudice di Pace
Richiesta di archivazione
Archiviazione definitiva a seguito di sentenza
Archiviazione definitiva a seguito di richiesta a fine indagine, con azioni eventuali ex art. 408
Assegnazione predefinita secondo le tabelle
Res Reato “residuo”
RG
Dir
Rinvio a Giudizio
Citazione diretta
L’analisi organizzativa Flusso NOTI-legenda
18
I-SP
RA
St12
I-SP IGN Posta
FdP
Avv
Priv
predefinita
Ricezione Assegnazione Qualificazione Iscrizione INDAGINE
Fase 1
Proc
Coord
PM
Ass
Ass
PM
Ass
PG
GIP
Int Seq
GIP GdP
IGN
AVVIO
Spese Giust.
Urg
CNR Fascicolo del PM Fascicolo con denunce multiple Provvedimenti/richieste
Urg
PM est
PM om
PM int
IGN
Res Imp
Res
Res Imp
IGN
PM
Ass IGN
408
Rich Arch
Rich Arch
I-SP
a Noti
GIP
I-SP
I-SP DDA
I-SP 408
Rich Arch
DDA
408
INDAGINE Fase 2
L’analisi organizzativa Flusso IGNOTI
19
RA
I-SP
St12
Posta
FdP
Avv
Priv
IGN
Proc
Coord
predefinita
PM int Ass
PM est
PM om
PG Int
Seq
GIP GdP
PM
Spese Giust. 408
GIP
GdP
Rich Arch
Urg Posta/fax
Forze di Polizia
Avvocati
Privati
Procuratore
Coordinatore
Sostituto
PM turno interno
PM turno esterno
PM turno omicidi
Polizia Giudiziaria
GIP
GIP o Giudice di Pace
Ricezione Atti
I Segret. Penale
Sportello Unico
Assistente PM
Ignoti
Sequestri
Intercettazioni
Spese di Giustizia
CNR urgente
Reato “residuo” importante
Reato di competenza del Giudice di Pace
Richiesta di archivazione
Trasferimento al registro Noti
Archiviazione definitiva a seguito di richiesta a fine indagine, con azioni eventuali ex art. 408
Assegnazione predefinita secondo le tabelle
Res Reato “residuo”
Res Imp
A Noti
DDA Reato di competenza DDA
L’analisi organizzativa Flusso IGNOTI-legenda
24
Mappa dei “punti sportello” e dei “punti notifica”
Notifiche Sportello
8 originatori: Ignoti, Assistenti Magistrati, Segreteria Penale, Sequestri, 415 bis, Citazioni, Esecuzioni, Spese di giustizia
7 punti: Ricezione Atti, Ignoti, Segreteria Penale, 415 bis, Citazioni, Casellario stanza 12, Casellario stanza 15
25
L’analisi organizzativa Confronti (1/2)
Confronto tra tutte le Procure con magistrati DDA in pianta organica
26
L’analisi organizzativa Confronti (2/2)
N. Amministrativi
N. Magistrati non DDA
112
17
106
16
Se la Procura di Cagliari avesse la produttività della media delle Procure, allora, considerato il proprio volume di sopravvenienze, dovrebbe avere 17 magistrati ordinari e 112 Amministrativi. Nota: da un anno due magistrati prestano a turno servizio a Nuoro.
CA
27
Tipo di tema
TEMA Org Me-todi
Sist Inf
x 1 Gestione identificazione e notifiche
x 2 Modello di funzionamento del Gruppo di Magistrati
x 3 Criteri di priorità per il pendente del PM
x 4 Standardizzazione e automazione modulistica
x 5 “Cruscotto gestionale” della Procura
x 6 TIAP
x 7 Agenda congiunta PM / GUP / Giudici Tribunale
x 8 Protocollo e acquisizione via posta certificata delle CNR
x 9 Collegamento con Anagrafi comunali
x 10 Stesura delle sentenze ai fini dell'esecuzione
x 11 Automazione a livello nazionale
x 12 Attività di sportello
x 13 Modalità di aggiornamento del casellario
x 14 Completamento listino tariffe intercettazioni
L’analisi organizzativa Temi di approfondimento individuati
28
L’analisi organizzativa Temi individuati Descrizione (1/7)
TEMA ASPETTI PRINCIPALI DA APPROFONDIRE Esterni da coinvolgere
1 Gestione identificazione e notifiche
Cause ricorrenti di identificazione errata e relativa frequenza
N. di notifiche per tipo di notifica
Ricostruzione del ciclo esterno di notifica e relative criticità
Cause ricorrenti di mancata notifica e relativa frequenza
Ufficiale Giudiziario
FdP
Poste
Tribunale
2 Modello di funzionamento del Gruppo di Magistrati
Esplicitazione di possibili alternative di organizzazione del lavoro delle risorse (Assistenti, PG, VPO) assegnate ad un gruppo di magistrati
29
TEMA ASPETTI DA APPROFONDIRE Esterni da coinvolgere
3 Criteri di priorità per il pendente del PM
analisi del pendente tipico dei PM
analisi del supporto informatico già in uso per la registrazione ed il monitoraggio del pendente
verifica della possibilità di applicare criteri di priorità basati su dati (es. data di registrazione, data limite per l’indagine,
data dell’udienza) o su stime (es. tempo calendariale minimo
necessario per completare l’indagine, ore uomo necessarie per la prossima trattazione del caso)
definizione dei possibili criteri di ottimo (es. tempo medio,
% di indagini concluse oltre il limite)
verifica della applicabilità di regole semplici di gestione delle priorità, p.es.
priorità ai valori più bassi di prossimità della data limite, cioè [data limite-data attuale]
priorità ai valori più bassi della data entro cui partire per non chiudere oltre la data limite [data limite- tempo calendariale minimo necessario per completare l’indagine-data attuale]
priorità ai valori più alti di tempo stimato di chiusura indagine[data attuale-data iscrizione + tempo calendariale minimo necessario per completare l’indagine]
nel lavoro giornaliero inserire almeno un 20% di CNR da registrare
L’analisi organizzativa Temi individuati Descrizione (2/7)
30
TEMA ASPETTI DA APPROFONDIRE
Esterni da coinvolgere
4 Standardizzazione e automazione modulistica
esplicitazione di tutti i provvedimenti di struttura ricorrente
verifica di fattibilità su ACCESS
5 “Cruscotto gestionale” della Procura
(Il cruscotto è un insieme di indicatori che misurano con frequenza appropriata l’andamento dei diversi flussi produttivi: consente il governo dinamico dell’attività produttiva)
verifica del fabbisogno informativo del Procuratore e del Dirigente Amministrativo
definizione del modello di descrizione del flusso produttivo e dei punti di controllo
ricognizione delle fonti di dati disponibili, relativ
L’analisi organizzativa Temi individuati Descrizione (3/7)
31
TEMA ASPETTI DA APPROFONDIRE
Esterni da coinvolgere
6 TIAP (Trattamento Informatizzato Atti Processuali)
consolidamento e affinamento dell’ambito di intervento, al fine di massimizzare il l’impatto dell’iniziativa
affinamento delle stime quantitative già definite nel documento di impostazione
impostazione del progetto realizzativo (piano delle attività, gruppo di lavoro)
Tribunale
7 Agenda congiunta PM / GUP / Giudici Tribunale
verifica della fattibilità di una agenda congiunta che consenta al PM di partecipare all’Udienza Preliminare ed alle Udienze Collegiali relative ai casi su cui ha indagato
analisi delle soluzione informatiche elaborate dalle Procura di Lecce e di Torino e verifica delle condizioni tecniche e contrattuali per la loro applicazione presso la Procura di Cagliari
Tribunale
L’analisi organizzativa Temi individuati Descrizione (4/7)
32
TEMA ASPETTI DA APPROFONDIRE Esterni da coinvolgere
8 Protocollo e acquisizione via posta certificata delle CNR
esplicitazione degli impatti della non protocollazione in ingresso e relativa quantificazione
analisi delle cause di difficile abbinamento dei seguiti nella fase di pre-registrazione
analisi delle problematiche normative e tecniche relative alla posta certificata (applicata alle CNR)
Forze di Polizia
9 Collegamento con Anagrafi comunali
verifica dello stato delle iniziative di collegamento con le anagrafi comunali
analisi quantitativa delle esigenze di collegamento
individuazione dei Comuni prioritari per l’attivazione dei collegamenti e verifica della fattibilità
Comuni prioritari
10 Stesura delle sentenze ai fini dell'esecuzione
analisi quali quantitativa dei motivi/forme di non chiarezza delle sentenze
esplicitazione dei gradi di libertà nel predisporre schemi standard che minimizzino la probabilità di errore
Tribunale
L’analisi organizzativa Temi individuati Descrizione (5/7)
33
TEMA ASPETTI DA APPROFONDIRE
Esterni da coinvolgere
11 Automazione a livello nazionale
Precisazione delle criticità emerse
SIC (Sistema Informativo Casellario) talvolta non operativo REGE non user friendly per estrarre situazioni statistiche SIAMM non assistito Carichi pendenti non accessibili in data base nazionale Memoriale non automatizzato Registro intercettazioni non automatizzato Foglio Notizie preparato a mano, anche se i dati sono su sistema
Verifica con CISIA del quadro delle criticità di tipo informatico Verifica con CISIA
della capacità dei progetti nazionali in corso o previsti di risolvere le criticità in essere della loro tempificazione
CISIA
L’analisi organizzativa Temi individuati Descrizione (6/7)
34
TEMA ASPETTI DA APPROFONDIRE Esterni da coinvolgere
12 Attività di sportello
N. di accessi per motivazione
Risorse impegnate
Percezione del servizio da parte degli utenti
Fattibilità di un sistema di prenotazioni via internet
Avvocati
FdP
Privati
13 Modalità di aggiornamento del Casellario
analisi dei motivi di aggiornamento ritardato o impreciso del casellario giudiziale
esplorazione delle possibili cause (es. caricamento decentrato)
Tribunale,
Giudici di Pace
14 Completamento listino tariffe intercettazioni
esplicitazione dei punti ancora non definiti nel sistema di tariffazione delle intercettazioni, sia lato costi (es. unità di misura per intercettazioni), sia lato diritti (es. registrazioni su supporto informatico)
quantificare i valori economici correlati
Tecnici PG
L’analisi organizzativa Temi individuati Descrizione (7/7)
35
Indice
1. Le linee di azione del progetto
2. Il percorso
3.Analisi organizzativa
4.Scelta dei temi da approfondire
5.Approfondimento con i Gruppi di Lavoro
6.Scelta delle iniziative da realizzare
7. Le prossime attività
36
I temi da approfondire Priorità concordate con i vertici della Procura
1. Analisi di un campione di
procedimenti
5. Gestione identificazione
e notifiche
6. Modello di funzionamento
del Gruppo di Magistrati
7. Criteri di priorità
per il pendente del PM
8. Standardizzazione e
automazione modulistica
9. “Cruscotto gestionale”
della Procura
2. TIAP
3. Agenda congiunta
PM / GUP / Giudici Tribunale
4. Protocollo e acquisizione
via posta certificata delle
CNR
37
Indice
1. Le linee di azione del progetto
2. Il percorso
3.Analisi organizzativa
4.Scelta dei temi da approfondire
5.Approfondimento con i Gruppi di Lavoro
6.Scelta delle iniziative da realizzare
7. Le prossime attività
38
Nel corso di una giornata in outdoor sono stati attivati 3 Gruppi di Lavoro con il compito di progettare e proporre le ipotesi di miglioramento: 1. Analisi dei procedimenti: focus sulle cause di criticità e sui tempi
di attraversamento 2. CNR: focus sulla tracciabilità delle Notizie di Reato 3. TIAP: focus sulla Digitalizzazione degli atti
Il quarto Gruppo di Lavoro, sulla Agenda congiunta tra PM e Giudici, al momento non è stato attivato poiché il Tribunale non ha mostrato il necessario interesse.
Prima di cominciare il lavoro dei Gruppi sono stati forniti ai partecipanti strumenti operativi e di metodologia per facilitare le dinamiche di gruppo
I Gruppi si sono riuniti con cadenza settimanale e, ove necessario, ad alcuni componenti è stato richiesto di svolgere, singolarmente o in sottogruppi, delle attività di approfondimento supplementare al di fuori degli incontri programmati
I Gruppi di Lavoro Costituzione di 3 Gruppi
39
Il GdL ha avuto il compito di effettuare una analisi dei procedimenti e delle loro modalità di gestione al fine di fornire dati ed elementi informativi utili a confermare e ad impostare correttamente cinque linee di intervento già individuate:
Il GdL ha operato prevalentemente con 4 riunioni (la prima si è svolta il 24
giugno e l’ultima il 29 luglio), intervallate da attività mirate di acquisizione dati.
Analisi dei procedimenti
Gestione identificazione
e notifiche
Modello di funzionamento
del Gruppo di Magistrati
Criteri di priorità
per il pendente del PM
Standardizzazione e
automazione modulistica
“Cruscotto gestionale”
della Procura
I Gruppi di Lavoro Analisi proced. – Ambito di intervento
40
Il GdL ha svolto sei tipi di analisi, da cui sono state tratte indicazioni riguardo ai cinque interventi da definire, secondo le relazioni indicate
Gestione identificazione
e notifiche
Modello di funzionamento
del Gruppo di Magistrati
Criteri di priorità
per il pendente del PM
Standardizzazione e
automazione modulistica
“Cruscotto gestionale”
della Procura
Notifiche Modulistica
Criteri di classif. del pendente
Tempi a REGE
Tempi Consulenze
Tecniche
Fascicoli
Interviste 415bis,
Citaz., I-SP
3 Ass, 83 moduli,
TIAP
2 PM e Assistenti
54 proc. def. 4°Trim
2009
65% delle CT depos. nel 2009
6 casi
x x
x x x x x
x x x x
x
x x x x x
I Gruppi di Lavoro Analisi proced. – Metodologia
41
Reato CNR Registrazione
1°
atto
Avviso
415bis
Richiesta di
archiviazione
Richiesta di
archiviazione
Decreto di
archiviazione
Decreto di
archiviazione
Richiesta di
Rinvio a Giud.
Decreto di
fissazione data UP
Richiesta data
prima udienza
Data comunicazione
della data prima ud.
Inizio procedimento
Fine procedimento
Richiesta di
Giudizio immediato
Decreto fissazione
udienza GIP
Richiesta di
Giudizio direttissimo
Udienza
Giudizio direttissimo
Altri
atti
Atti interlocutori eventuali
Azioni: Istruttorie dirette, Intercettazioni, Deleghe PG, Consulenze, Autorizzazioni GIP
I Gruppi di Lavoro Analisi proced. – Modello semplificato dei percorsi dei procedimenti
42
1) Da REGE risulta che il tempo medio di registrazione [Data CNR-Data
Registrazioni] è pari a circa 20 giorni, con tempi fino a 80 giorni nel campione
esaminato
È confermata l’esigenza di organizzare meglio la fase di pre-registrazione
2) Da REGE risulta che la fase dalla emissione Avviso 415bis alla Definizione ha
una incidenza rilevante sulla durata complessiva: in circa il 40% dei casi, questa
fase dura più della precedente (da Registrazione a emissione Avviso 415bis ); in parte
è dovuto ai tempi di notifica (il campione è sui definiti del 4° trimestre 2009; forse ora
il problema è risolto?), in parte al tempo di richiesta udienza (per le citazioni dirette),
in parte a problemi di “qualità” del fascicolo che emergono in questa fase
Il sistema di monitoraggio e l’organizzazione non devono trascurare
questa fase e le fonti di errore della fase precedente
I Gruppi di Lavoro Analisi proced. – Tempi medi delle fasi dei procedimenti
44
0%
20%
40%
60%
80%
100%
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
Citazione diretta in 8 casi su 19 (42%) il tempo post-415 bis
pesa oltre il 50% del tempo totale di definizione
Pre-415 bis
Post-415 bis
I Gruppi di Lavoro Analisi proced. – Tempi a Re.Ge. Incidenza del tempo post-415bis (1/2)
45
0%
20%
40%
60%
80%
100%
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
Rinvio a Giudizio in 7 casi su 18 (39%) il tempo post-415 bis
pesa oltre il 50% del tempo totale di definizione
Pre-415 bis
Post-415 bis
I Gruppi di Lavoro Analisi proced. – Tempi a Re.Ge. Incidenza del tempo post-415bis (2/2)
46
3) Da REGE risulta che i procedimenti NOTI presentano tempi totali di definizione
caratterizzati da una elevata varianza intorno alla media (60% per le citazioni
dirette, 110% per i rinvii a giudizio, 130% per le archiviazioni).
Questa varianza non sembra giustificata dal reato o dalla complessità del caso, poiché
l’esame di alcuni fascicoli suggerisce che tempi lunghi trascorrono senza il
fascicolo venga “lavorato”; questo è coerente con il fatto che i PM non hanno
visibilità dello stato del pendente e, quindi, non hanno possibilità di recuperare dalla
“coda” fascicoli in attesa da molto tempo.
Ridurre la varianza, a parità di tempo medio, significherebbe dare al cittadino almeno
una certezza dei tempi.
Il sistema di monitoraggio e gestione del pendente dovrebbe essere
finalizzato almeno a consentire di ridurre questa incertezza dei tempi
I Gruppi di Lavoro Analisi proced. – Tempi a Re.Ge. Varianza dei tempi di definizione (1/2)
47
0 10 20 30 40 50 60 70
1
3
5
7
9
11
13
15
17
0 10 20 30 40 50 60 70 80
1
3
5
7
9
11
13
15
17
19
0 10 20 30 40 50 60 70
1
3
5
7
9
11
13
15
17
Tempo da CNR a richiesta di archiviazione [mesi]
Media: 13 mesi
Media: 33 mesi
Media: 15 mesi
Tempo da CNR a richiesta di rinvio a giudizio [mesi]
Tempo da CNR a richiesta data prima udienza [mesi]
I Gruppi di Lavoro Analisi proced. – Tempi a Re.Ge. Varianza dei tempi di definizione (2/2)
48
4) Attualmente non vi è un monitoraggio strutturato dei tempi di azioni esterne che hanno
impatto rilevante sulla durata del procedimento.
In particolare non vi sono scadenziari per
notifiche
consulenze tecniche (tempo medio di oltre 100 giorni; il 35% supera i 120 giorni)
delega a PG
Richieste a GIP/GUP
Il sistema di monitoraggio e gestione dei procedimenti deve monitorare i
tempi di questi percorsi esterni alla Procura
I Gruppi di Lavoro Analisi proced. – Tempi dei percorsi esterni alla Procura
49
Volumi
Anno N. Consulenze depositate
2006 279
2007 261
2008 226
2009 224
Abbiamo elaborato i tempi del 65% delle consulenze depositate nel 2009 (le prime 145)
0
100
200
300
400
500
600
1 7 13 19 25 31 37 43 49 55 61 67 73 79 85 91 97 103 109 115 121 127 133 139 145
Solo il 20% delle CT ha un tempo minore
di 30 gg
Il 35% (51/154) delle CT ha un
tempo maggiore di 120 gg
GG
Consulenze Tecniche (CT) del campione (145),
ordinate per tempo crescente
I Gruppi di Lavoro Analisi proced. – Tempi delle consulenze tecniche
50
Richiesta di udienza dibattimentale ai sensi dell’art. 160 del disp. att. c.p.p.
3 casi
Richiesta di proroga dei termini per le indagini preliminari (art. 406)
4 casi
Il campione di 16 casi contiene una “rappresentanza” dei quattro atti più frequenti
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Richieste di applicazione o modifica della custodia cautelare in carcere (artt. 434 ,435)
4 casi
Richieste di applicazione o modifica delle misure cautelari reali
5 casi
Media: 13 giorni
GG
I Gruppi di Lavoro Analisi proced. – Tempi a Re.Ge. Tempi di risposta del Gip/Gup
51
5) Il livello di efficienza (sforzo per unità di output) è penalizzato da fenomeni di ri-
lavorazione e non standardizzazione.
In particolare
tutti coloro che gestiscono notifiche lamentano disattenzioni avvenute a monte, che
comportano dunque rilavorazioni
la modulistica utilizzata dai singoli assistenti/PM, pur essendo precostituita su form
informatizzati, non è omogenea e non è alimentata in automatico con i dati di base
del fascicolo.
E’ emerso che TIAP offre già un repertorio di moduli e li può alimentare in
automatico con i dati di base del fascicolo prelevandoli da REGE.
I Gruppi di Lavoro Analisi proced. – Efficienza
53
1
11
Moduli GIP/GUP
I Gruppi di Lavoro Analisi proced. – Lista dei Moduli già disponibili in TIAP (2/3)
54
11
4
Totale 48
I Gruppi di Lavoro Analisi proced. – Lista dei Moduli già disponibili in TIAP (3/3)
55
6) In generale è emersa l’esigenza di
Controllare sistematicamente la qualità dei fascicoli, con procedure e
responsabilità ad hoc
Avere visibilità sul pendente (lasciando liberi i PM di decidere le priorità), con
strumenti ad hoc
Approfondire le potenzialità di TIAP come fonte di dati per monitorare i
procedimenti, come “vincolo” per elevare la qualità, come scadenziario.
I Gruppi di Lavoro Analisi proced. – Meccanismi di Controllo
56
Abbiamo esaminato i criteri di classificazione del pendente di due magistrati.
Sono emersi schemi diversi.
Tavolo del PM Tavolo dell’Assistente
CNR da qualificare
Fascicoli registrati da esaminare per la prima volta (incluso residuo)
Fascicoli da esaminare perché si sono conclusi gli atti delegati
Fascicoli da studiare per udienza
Atti da firmare
Fascicoli in attesa esito delega PG
Fascicoli in attesa deposito CT
Fascicoli in attesa adempimenti per archiviazione
Ritornati da 415bis e in attesa di slot per richiesta data udienza
In attesa di data fissazione udienza
Caso 1
I Gruppi di Lavoro Analisi proced. – Criteri di classificazione del pendente dei PM (1/2)
57
Tavolo del PM Tavolo dell’Assistente
Residuo da guardare per la prima volta (vecchio)
Non residuo con azioni in corso
Per materia
Droga
Abusi sessuali
Con sequestro
Con arresti
In attesa CT
L’azione “tocca a me”
Urgenti
Udienze
Urgenze varie
Non urgenti
Atti da firmare
Residuo da guardare per la prima volta (recente)
Fascicoli in attesa esito delega PG, che non abbiano in contemporanea una istruttoria diretta
Sul tavolo di PG
fascicoli per esame dopo i risultati delle deleghe
fascicoli “semplici” per primo esame
fascicoli delegati all’ufficiale di PG
Caso 2
I Gruppi di Lavoro Analisi proced. – Criteri di classificazione del pendente dei PM (2/2)
65
La figura a lato descrive i principali movimenti cartacei che sono attualmente generati durante un procedimento tipo fino alla fase della conclusione delle indagini.
Movimentazione fascicoli attuale (1/2)
Ufficio 415 bis Cancelleria DibattimentoGip/Gup e
Cancelleria Ufficio ArchiviazionePM e Segreteria
Istruisce il
fascicolo PM
Richieste
interlocutorie al
Gip
Depositato
richiesta
Invia richiesta +
fascicolo o parte di
esso (in originale o
in copia)
Decreto
Inserisce Decreto
in fascicolo PM
Invia il fascicolo
PM alla Procura
Aggiorna il
fascicolo
originale
PM decide
di procedere
PM decide
di archiviare
PM decide
lo stralcio
PM decide
fine indagine
Archivia il fascicolo
Stralcio,
istruisce nuovo
fascicolo
I Gruppi di Lavoro TIAP – Descrizione movimento fascicoli attuale (1/2)
66
Movimentazione fascicoli attuale (2/2)
Cancelleria DibattimentoGip/Gup e
Cancelleria Ufficio ArchiviazioneUfficio 415 bisPM e Segreteria
Assegnazione,
fissazione prima
udienza
Conclusione
indagine e invio
fascicolo
PM decide
di archiviare
Riti
specialiNon luogo
a procedere
Fissazione prima
udienza,
svolgimento
udienze, ecc.
Assiste avvocati o
indagati
(consultazioni,
copie, memorie dif)
PM decide
di procedere
Invio fascicolo
Rito
ordinario Conclusione
fase Gup
PM decide
fine indagine
Notifica avviso agli
indagati
Archivia il fascicolo Sentenza
PM decide
di archiviareInvio a
Dibattimento,
nuovo fascicolo
dibattimento
PM decide
di procedereInvio
fascicolo
La figura a lato descrive i principali movimenti cartacei che sono attualmente generati durante un procedimento tipo dalla conclusione delle indagini in poi.
I Gruppi di Lavoro TIAP – Descrizione movimento fascicoli attuale (2/2)
67
Indice
1. Le linee di azione del progetto
2. Il percorso
3.Analisi organizzativa
4.Scelta dei temi da approfondire
5.Approfondimento con i Gruppi di Lavoro
6.Scelta delle iniziative da realizzare
7. Le prossime attività
68
Rivedere ed uniformare la lista delle attività decentrate alle segreterie dei PM e riorganizzare segreterie e sportelli
Creare una funzione di Controllo Qualità (CQ)
Incorporare organicamente i VPO
Realizzare un software (“Scrivania virtuale del PM e dell’Assistente”) per visualizzare in modo personalizzato lo stato dei procedimenti pendenti e per segnalare le scadenze.
Operazionalizzare l’impiego di TIAP in tema di modulistica
Aggiornare il Modulo di iscrizione a REGE
Creare il Modulo di analisi della CNR
Razionalizzare e portare su supporto informatico unico i registri, formali o informali, esistenti o che verranno creati
Collegare ad esso e realizzare un software di elaborazione e visualizzazione di indicatori di flussi e pendenti
INTERVENTO RISULTATI Mettere in comune le buone pratiche e produrre una check list per tutti coloro che producono/gestiscono notifiche.
Realizzare un registro informatizzato unico delle notifiche, con relativo scadenziario
Stipulare accordi con soggetti esterni (UNEP, Forze dell’Ordine)
NOTIFICHE
MODELLO DI
FUNZIONAMENTO
SCRIVANIA
VIRTUALE
MODULISTICA
CRUSCOTTO
GESTIONALE
Le proposte di miglioramento Analisi proced. – Sintesi dei risultati attesi degli interventi
69
NOTIFICHE
MODELLO DI
FUNZIONAMENTO
SCRIVANIA
VIRTUALE
MODULISTICA
CRUSCOTTO
GESTIONALE
INTERVENTO
MACRO-OBIETTIVI
Riduzione Tempo da
CNR a Registrazione
Riduzione Tempi “morti” post-Registraz.
e varianze
Riduzione
Tempi esterni
Riduzione Rilavorazioni/
Miglioramento Efficienza
Check list notifiche
Accordi con PG/UNEP/Poste
Scadenziario Notifiche
Check list notifiche
Accordi
Modulo analisi CNR
Modulo di iscriz. a REGE
Moduli standard da TIAP
Visibilità dello stato del pendente
Scadenziario Consulenze, Deleghe
a PG
Monitoraggio ricezione atti
Monitoraggio attività
“accentrate”
Evidenza di situazioni
patologiche
Evidenza di situazioni
patologiche
Organizzazione flusso di
registrazione Utilizzo dei VPO
Allocazione di resp. per presidio tempi
Controllo qualità fascicoli
Minore frammentazione
IMPATTA SU
Le proposte di miglioramento Analisi proced. – Aree di impatto degli interventi
70
BREVE
(da subito)
BREVE
(da subito)
MEDIO
(3-5 mesi)
MEDIO
(3-5 mesi)
LUNGO
(12-18 mesi)
“Prenotazione su Re.Ge.”
“Registrazione su Re.Ge. con
turno di smistamento”
“Annotazione in un nuovo Protocollo
informatico”
“Modulo elettronico”
“Archimode”
Mantenendo inalterata l’attuale modalità di smistamento ed assegnazione delle CNR, si procede ad una immediata registrazione su RE.GE. solo del n° di protocollo di invio o delle generalità di chi ha consegnato e assegnazione al gruppo, finalizzata ad ottenere il numero di registro, in modo da consentire l’effettivo tracciamento della CNR
Istituendo un turno di smistamento dei PM, che potrebbe coincidere con quello di appoggio oppure essere quotidiano, si procede ad una immediata e completa registrazione su Re.Ge. con assegnazione al gruppo. La successiva assegnazione al PM verrebbe fatta seguendo l’attuale modalità.
Mantenendo inalterata l’attuale modalità di smistamento ed assegnazione delle CNR, si procede ad una immediata registrazione in un sistema informatico dedicato, in modo da consentire l’effettivo tracciamento della CNR
Si procede alla distribuzione alle Forze dell’Ordine di un “modulo elettronico” pre-strutturato con il quale queste possano compilare e consegnare alla Procura le CNR. In tale maniera si otterrebbero uniformità formale e immediata rintracciabilità delle informazioni necessarie alla registrazione in Re.Ge.
Adozione della soluzione Archimode “reingegnerizzato”.
OP
ZIO
NE
PER
IO
DO
D
ES
CR
IZ
IO
NE
Le proposte di miglioramento GdL CNR – Elenco opzioni individuate
71
La figura descrive il flusso delle attività e gli uffici/soggetti coinvolti nel caso ipotizzato di “prenotazione su Re.Ge.” delle CNR.
Flusso CNR con “prenotazione su Re.Ge.”
ProcuratoreRicezione Atti PM e SegreteriaCoordinatore Gruppo /
Residuo e SegreteriaStanza 12 / 1° Sez. Pen.
Riceve CNR
Annota su
copertina n° di
protocollo o
generalità di chi ha
consegnato
Inserisce CNR in
copertina manuale
Sottopone al
Procuratore per
verifica
Smista ai PM
Qualifica CNRVariazione in
Re.Ge.
con nome del PM
Registra in Re.Ge.
n° di protocollo o
generalità di chi ha
consegnato +
assegnazione
Invia CNR
Qualifica il reato
Completa
registrazione in
Re.Ge. (indagato,
reato, ecc.)
Invia CNR a
Ricezione Atti
Riceve CNR Analisi proposta e
smistamento tra
gruppi
Le proposte di miglioramento GdL CNR – Descrizione flusso opzione “Prenotazione su Re.Ge.”
72
“Prenotazione su Re.Ge.”
Elementi di attenzione Elementi favorevoli
• Tempi di implementazione rapidi • Tracciabilità delle CNR • Risparmio di tempo per personale
Amministrativo, PM e Forze dell’Ordine • Riduzione errori • Diminuzione casi di duplicazione di
fascicoli • Aumento della qualità del lavoro • Innalzamento del livello di qualità del
servizio al pubblico • Minimizzazione del rischio di perdere le
CNR
• Limiti normativi all’estensione d’uso del Re.Ge. e alla determinazione della data di decorrenza dei termini di indagine
• Possibili errori di assegnazione tra i registri
• Necessità di individuare una sostituzione del responsabile alla prenotazione su Re.Ge.
Le proposte di miglioramento GdL CNR – Elementi di riflessione opzione “Prenotazione su Re.Ge.”
73
La figura descrive il flusso delle attività e gli uffici/soggetti coinvolti nel caso ipotizzato di “registrazione su Re.Ge. con turno di smistamento” delle CNR.
Flusso CNR con “registrazione su Re.Ge. con turno di smistamento” dei PM
PM e SegreteriaCoordinatore Gruppo /
Residuo e SegreteriaProcuratore
Sostituo Procuratore
turno smistamentoRicezione Atti
Stanza 12 / 1° Sez.
Pen.
Inserisce CNR in
copertina manuale
Qualifica CNR
Invia CNRAutorizza
registrazione in
Re.Ge.
Qualifica il reato
Effettua la
registrazione in
Re.Ge.
Sottopone al
Sostituto di turno
per registrazione in
Re.Ge.
Conferma proposta
e smistamento tra
gruppi
Variazione in
Re.Ge.
con nome del PM
Avvia indagini
Invia CNR a
Ricezione Atti
Riceve CNR Riceve CNR Analisi proposta e
smistamento tra
gruppi
Smista ai PM
Sottopone al
Procuratore
Le proposte di miglioramento GdL CNR – Descrizione flusso opzione “Registrazione su Re.Ge. con turno di smistamento”
74
“Registrazione su Re.Ge. con turno di smistamento”
Elementi di attenzione Elementi favorevoli
• Tempi di implementazione rapidi • Riduzione tempi di registrazione su
Re.Ge. • Tracciabilità delle CNR • Risparmio di tempo per personale
Amministrativo e Forze dell’Ordine • Riduzione errori • Diminuzione casi di duplicazione di
fascicoli • Aumento della qualità del lavoro • Innalzamento del livello di qualità del
servizio al pubblico • Minimizzazione del rischio di perdere le
CNR
• Registrazione su Re.Ge., con relativi effetti (es.: decorrenza termini), in fase preliminare, cioè prima che sia assegnata al PM competente
• Prevedere turni di smistamento tra i PM
Le proposte di miglioramento GdL CNR – Elementi di riflessione opzione “Registrazione su Re.Ge. turno di smistamento”
75
La figura descrive il flusso delle attività e gli uffici/soggetti coinvolti nel caso ipotizzato di “annotazione in un nuovo Protocollo informatico” delle CNR.
Flusso CNR con “nuovo Protocollo informatico”
PM e SegreteriaCoordinatore Gruppo /
Residuo e SegreteriaProcuratoreRicezione AttiStanza 12 / 1° Sez. Pen.
Variazione in
Protocollo
Informatico
con nome del PM
Qualifica il reatoAnalisi proposta e
smistamento tra
gruppi
Riceve CNR
Invia CNR a
Ricezione Atti
Inserisce CNR in
copertina manuale
Effettua
registrazione in
Re.Ge. e annota n°
di Re.Ge. in
Protocollo
Informatico
Riceve CNR
Qualifica CNR
Smista ai PM
Registra in
Protocollo
Informatico data di
ricezione, n° di
protocollo invio o
generalità di chi ha
consegnato +
assegnazione
gruppo
Invia CNR
Annota su
copertina data di
ricezione, n° di
protocollo invio o
generalità di chi ha
consegnato
Sottopone al
Procuratore per
verifica
Le proposte di miglioramento GdL CNR – Descrizione flusso opzione “Annotazione in un nuovo Protocollo informatico”
76
“Annotazione in un nuovo Protocollo informatico”
Elementi di attenzione Elementi favorevoli
• Tracciabilità delle CNR • Risparmio di tempo per personale
Amministrativo, PM e Forze dell’Ordine • Riduzione errori • Diminuzione casi di duplicazione di
fascicoli • Aumento della qualità del lavoro • Innalzamento del livello di qualità del
servizio al pubblico • Minimizzazione del rischio di perdere le
CNR
• Duplicazione di attività • Necessità di acquistare il nuovo sistema
e/o adattare il protocollo attuale • Incremento del rischio di confusione tra
sistemi diversi
Le proposte di miglioramento GdL CNR – Elementi di riflessione opzione “Annotazione in un nuovo Protocollo informatico”
77
La figura descrive il flusso delle attività e gli uffici/soggetti coinvolti nel caso ipotizzato di adozione di un “Modulo elettronico” per la ricezione delle CNR in formato cartaceo ed informatico.
Flusso CNR con “Modulo elettronico” in formato cartaceo ed informatico
Procuratore PM e SegreteriaCoordinatore Gruppo /
Residuo e Segreteria
Sostituo Procuratore
turno smistamentoRicezione Atti
Stanza 12 / 1° Sez.
Pen.
Dispone del
formato elettronico
della CNR
Qualifica CNR
Esamina Modulo e
smista ai PM
Verifica proposta
tramite esame del
Modulo
Invia CNR a
Ricezione Atti
Sottopone al
Sostituto di turno
per registrazione in
Re.Ge.
Inserisce CNR e
Modulo in
copertina manuale
Invia CNR
Riceve CNR con
Modulo compilato
in doppio formato,
cartaceo e
supporto
informatico
Conferma proposta
e smistamento tra
gruppi tramite
esame del Modulo
Autorizza
registrazione in
Re.Ge.
Qualifica il reato
Effettua in Re.Ge.
la registrazione
agevolata dalle
informazioni
disponibili nel
Modulo
Variazione in
Re.Ge.
con nome del PM
Riceve CNR con
Modulo compilato
in doppio formato,
cartaceo e
supporto
informatico
Sottopone al
Procuratore
Le proposte di miglioramento GdL CNR – Descrizione flusso opzione “Modulo elettronico” sia cartaceo che informatico
78
La figura descrive il flusso delle attività e gli uffici/soggetti coinvolti nel caso ipotizzato di adozione di un “Modulo elettronico” per la ricezione delle CNR tramite Posta Elettronica Certificata.
Flusso CNR con “Modulo elettronico” tramite PEC
PM e SegreteriaCoordinatore Gruppo /
Residuo e SegreteriaProcuratore
Sostituo Procuratore
turno smistamento
Stanza 12 / 1° Sez.
Pen.Ricezione Atti
Invia CNR
Qualifica CNR
Esamina Modulo e
smista ai PM
Verifica proposta
tramite esame del
Modulo
Variazione in
Re.Ge.
con nome del PM
Riceve CNR con
Modulo compilato
in formato
elettronico tramite
PEC
Invia stampa ed
email CNR a
Ricezione Atti
Effettua in Re.Ge.
la registrazione
agevolata dalle
informazioni
disponibili nel
Modulo
Richiede formato
elettronico della
CNR
Inserisce stampa
CNR e Modulo in
copertina manuale
Conferma proposta
e smistamento tra
gruppi tramite
esame del Modulo
Riceve CNR con
Modulo compilato
in formato
elettronico tramite
PEC
Autorizza
registrazione in
Re.Ge.
Sottopone al
Sostituto di turno
per registrazione in
Re.Ge.
Qualifica il reato
Stampa CNR e
Modulo
Stampa CNR e
Modulo
Dispone del
formato elettronico
della CNR
Invia email con
CNR in formato
elettronico
Sottopone al
Procuratore
Le proposte di miglioramento GdL CNR – Descrizione flusso opzione “Modulo elettronico” tramite P.E.C.
79
“Modulo elettronico”
Elementi di attenzione Elementi favorevoli
• Ricezione CNR anche in formato elettronico
• Uniformità nella compilazione • Riduzione tempi di registrazione su
Re.Ge. • Semplificazione del lavoro dei PM • Riduzione errori
• Registrazione su Re.Ge., con relativi effetti (es.: decorrenza termini), in fase preliminare, cioè prima che sia assegnata al PM competente
• Prevedere turni di smistamento tra i PM • Modalità di gestione del doppio formato • In caso di utilizzo esclusivo della PEC
per la ricezione aumento dei costi di stampa
• In caso di utilizzo integrativo della PEC difficoltà di associazione al formato cartaceo pervenuto attraverso altri canali
Il “Modulo elettronico” conterrebbe in campi precostituiti e obbligatori le seguenti informazioni: • Autorità che trasmette • N° protocollo di invio • Data della comunicazione • Generalità, residenza, identificazione ed elezione di domicilio, difensore di fiducia, alias e C.U.I.
dell’Indagato (più campi) • Generalità e difensore di fiducia della Parte Offesa (più campi) • Tipo di Reato con indicazione del Luogo e della Data in cui è stato commesso (più campi) • Note • Descrizione del fatto (anche in allegato)
Le proposte di miglioramento GdL CNR – Elementi di riflessione opzione “Modulo elettronico”
80
“Archimode”
Elementi di attenzione Elementi favorevoli
• Abbattimento tempi di registrazione su Re.Ge.
• Ricezione CNR anche in formato elettronico
• Uniformità nella compilazione • Riduzione errori
• Registrazione su Re.Ge., con relativi effetti (es.: decorrenza termini), in fase preliminare, cioè prima che sia assegnata al PM competente
• Tempi di implementazione lunghi • Necessità di diffusione anche presso le
Forze dell’Ordine ed altre istituzioni
Le proposte di miglioramento GdL CNR – Elementi di riflessione opzione “Archimode”
81
Fattori critici di successo
Opzione 2 Opzione 1
• Garantire, soprattutto in fase iniziale, assistenza agli utenti per la consultazione
• Minimizzare i tempi di coesistenza tra la consultazione tradizionale e quella in TIAP dei fascicoli
• Coordinarsi con i tempi di implementazione di altri Uffici (in particolare il Gip/Gup)
• Rendere più efficiente il filtro per i documenti che arrivano alle Segreterie dei PM: – Atti che riguardano procedimenti che ormai
sono passati ad altri Uffici, la cui variazione risulta in Re.Ge. (es.: fogli rosa, decreti di pagamento, relate di notifiche).
– Atti che riguardano procedimenti ancora nella disponibilità del PM ma su cui il PM non interviene (es.: sub-deleghe di indagine effettuate dalle Forze dell’Ordine e mandate per conoscenza al PM)
• Gli stessi dell’Opzione 1
Il Gruppo di Lavoro ha affrontato il tema della digitalizzazione dei fascicoli studiando 2 ipotesi operative e le possibili implicazioni organizzative ad esse associate:
Opzione 1: digitalizzazione degli atti dal 415 bis (come da progetto “TIAP”);
Opzione 2: digitalizzazione degli atti dall’iscrizione in Re.Ge. (ipotesi di sperimentazione su 2 Segreterie).
Le proposte di miglioramento GdL TIAP – Opzioni esaminate e fattori critici di successo
82
Si procede alla scansione degli atti
Ricezione CNR
Iscriz.Re.Ge. Avvio indag.
Atti interlocutori
Ufficio scansione
415 bis Gip/Gup Chiusura indagini
Opzione 2
Opzione 1
Si presenta un quadro di confronto delle fasi di digitalizzazione di un procedimento nei 2 casi ipotizzati:
Non si procede alla scansione degli atti
FASI
OPZIONI
Opzione 1: digitalizzazione degli atti dal 415 bis
Opzione 2: digitalizzazione degli atti dall’iscrizione in Re.Ge.
Le proposte di miglioramento GdL TIAP – Fasi della digitalizzazione degli atti
83
Le 2 opzioni oltre a differenziarsi per i momenti in cui saranno digitalizzati gli atti si distinguono anche per altri aspetti organizzativi, quali:
1. Uffici coinvolti direttamente;
2. Logistica;
3. Criteri di priorità in fase iniziale;
4. Indicizzazione dei fascicoli secondo Titolario TIAP.
Esistono anche elementi in comune alle 2 opzioni analizzate, quali:
5. Modalità operative e tecniche di funzionamento del sistema TIAP;
6. Accesso al pubblico.
Le proposte di miglioramento GdL TIAP – Temi organizzativi (1/4)
84
Tema organizzativo
Opzione 1 Opzione 2
1. Uffici coinvolti direttamente
Il caricamento in TIAP dei procedimenti che stanno per essere inviati al 415 bis dovrà essere effettuato da un ufficio (Ufficio Scansioni) di nuova costituzione, al quale arriveranno i fascicoli dalle Segreterie dei PM già provvisti di indice conforme al Titolario TIAP.
Il caricamento in TIAP degli atti, dal momento dell’iscrizione in Re.Ge., e il relativo indice conforme al Titolario TIAP saranno effettuati progressivamente dalle Segreterie dei PM.
2. Logistica È stata individuata la stanza dei VPO al 6° piano della Procura come possibile Sala Scansioni, dotata di scanner collegati in rete, dove l’ufficio preposto possa caricare i procedimenti in TIAP.
Le Segreterie dei PM dovranno essere dotate ciascuna (2 in fase di sperimentazione) di scanner collegati in rete per poter caricare gli atti in TIAP.
La tabella seguente mostra per ciascun tema organizzativo le proposte individuate dal Gruppo di Lavoro.
Il colore grigio è assegnato alle proposte relative alla digitalizzazione degli atti dal 415 bis (opzione 1)
Il colore azzurro è assegnato alle proposte relative alla digitalizzazione degli atti dall’iscrizione in Re.Ge. (opzione 2)
L’arancio indica quelle in comune ad entrambe le opzioni.
Le proposte di miglioramento GdL TIAP – Temi organizzativi (2/4)
85
Tema organizzativo
Opzione 1 Opzione 2
3. Criteri di priorità in fase iniziale
È stato raccolto, tra le Segreterie dei PM, un elenco di procedimenti che tra Sett. e Dic. arriveranno all’Ufficio 415 bis e che hanno le seguenti caratteristiche:
Alto n° di indagati e parti offese;
Rilevante n° di pagine.
Non si procederà al caricamento dei fascicoli già al 415 bis per la difficoltà di indicizzarli secondo il Titolario TIAP.
Il Procuratore Mura e il Dott. Macis, sentiti i PM, indicheranno i procedimenti più urgenti anche in deroga ai criteri appena enunciati.
Nelle 2 Segreterie pilota si comincerà la digitalizzazione di tutti i procedimenti relativi ai reati che rispondono alle seguenti caratteristiche:
Alta % di rinvii a giudizio
Minore frequenza
I reati così individuati, da cui partirà la sperimentazione, sono:
Omicidi colposi;
Lesioni da colpe mediche;
Diffamazione a mezzo stampa;
Rapine contro noti;
Violenze sessuali.
4. Indicizzazione dei fascicoli secondo Titolario TIAP
Le Segreterie dovranno sempre usare il Titolario TIAP, con relativi codici, per indicizzare i fascicoli. Per quei fascicoli da caricare in TIAP in cui è già presente l’indice, sarà sufficiente che le Segreterie indichino i codici del Titolario per ciascuna voce dell’indice.
Le 2 Segreterie pilota inoltre, dovranno indicizzare secondo il Titolario TIAP tutti i fascicoli i cui reati rientrano tra quelli individuati per la sperimentazione.
Le proposte di miglioramento GdL TIAP – Temi organizzativi (3/4)
86
Tema organizzativo
Opzione 1 Opzione 2
5. Modalità operative e tecniche di funzionamento del sistema TIAP
E stata effettuata una verifica con la SiLine dalla quale sono emersi i seguenti elementi:
per il rilascio di copie di atti consultati tramite TIAP l’utente dovrà presentare una richiesta ad un operatore della Procura. I diritti di Cancelleria per le copie richieste saranno calcolati in automatico dal sistema e potranno essere riscossi direttamente dall’operatore che riceve la richiesta;
non sarà possibile importare direttamente file nel sistema, ma sarà sempre necessario fare la scansione e caricare in TIAP il relativo documento (per file documentali) o una pagina riepilogativa con i riferimenti del file disponibile (per qualsiasi altro formato).
6. Accesso al pubblico
Su proposta del Dirigente, gli utenti che vorranno consultare il TIAP potranno accedervi da postazioni adibite nella Sala Consultazioni presso l’Ordine degli Avvocati con la presenza di un operatore della Procura, che possa accreditare chi ne faccia richiesta, assisterlo durante la consultazione, ricevere la richiesta di copie, rilasciare le copie ed eventualmente riscuotere i diritti di Cancelleria.
Sarebbe necessario sottoscrivere un protocollo d’intesa per la Sala Consultazione tra Procura, Ordine degli Avvocati e Camera Penale.
Le proposte di miglioramento GdL TIAP – Temi organizzativi (4/4)
87
La figura a lato descrive i principali movimenti cartacei che saranno generati durante un procedimento tipo digitalizzato a partire dal 415 bis fino alla fase della conclusione delle indagini.
Movimentazione fascicoli con TIAP da 415 bis (1/2)
Ufficio 415 bisCancelleria
Dibattimento
Gip/Gup e
Cancelleria Ufficio ArchiviazioneUfficio ScansioniPM e Segreteria
Invia richiesta +
fascicolo o parte di
esso (in originale o
in copia)
PM decide
lo stralcio
Decreto
Richieste
interlocutorie al
Gip
Aggiorna il
fascicolo
originale
PM decide
fine indagine
Invia il fascicolo
PM alla Procura
Depositato
richiesta
Istruisce il
fascicolo PM
Inserisce Decreto
in fascicolo PM
PM decide
di archiviare
PM decide
di procedereStralcio,
istruisce nuovo
fascicoloArchivia il fascicolo
Le proposte di miglioramento GdL TIAP – Descrizione movimento fascicoli con TIAP da 415 bis (1/2)
88
La figura a lato descrive i principali movimenti cartacei che saranno generati durante un procedimento tipo digitalizzato a partire dal 415 bis dalla conclusione delle indagini in poi.
In grigio si riportano le differenze rispetto alla situazione attuale, mentre in arancio sono evidenziate le differenze comuni con l’altra opzione.
Movimentazione fascicoli con TIAP da 415 bis (2/2)
Ufficio ScansioniCancelleria
Dibattimento
Gip/Gup e
Cancelleria Ufficio ArchiviazioneUfficio 415 bisPM e Segreteria
Notifica avviso agli
indagatiFissazione prima
udienza,
svolgimento
udienze, ecc.
Assiste avvocati o
indagati (consultaz
e copie digitali,
memorie dif)
Non luogo
a procedere
Conclusione
fase Gup
Assegnazione,
fissazione prima
udienzaArchivia il fascicolo
PM decide
di procedere
PM decide
fine indagine
PM decide
di procedere
PM decide
di archiviare
Rito
ordinario
Riti
speciali
Invio
fascicolo
PM decide
di archiviare
Invio a
Dibattimento,
nuovo fascicolo
dibattimento
Sentenza
Conclusione
indagine e invio
fascicolo
Carica in TIAP
Invia fascicolo
Archivia il fascicolo
Invio fascicolo
Le proposte di miglioramento GdL TIAP – Descrizione movimento fascicoli con TIAP da 415 bis (2/2)
89
La figura a lato descrive i principali movimenti cartacei che saranno generati durante un procedimento tipo digitalizzato a partire dalla sua iscrizione in Re.Ge. fino alla fase della conclusione delle indagini.
In azzurro si riportano le differenze rispetto alla situazione attuale.
Movimentazione fascicoli con TIAP da iscrizione in Re.Ge. (1/2)
Cancelleria DibattimentoGip/Gup e
Cancelleria Ufficio ArchiviazioneUfficio 415 bisPM e Segreteria
PM decide
di procedere
Depositato
richiesta
Richieste
interlocutorie al
Gip e le carica in
TIAP
Istruisce il
fascicolo PM e
carica in TIAP
Istruisce nuovo
fascicolo e crea
copia in TIAP
Decreto
PM decide
di archiviare
PM decide
fine indagine Aggiorna il
fascicolo
Stralcio
PM decide
lo stralcio
Prepara copertina
per richiesta
e invia richiesta
Invia copertina PM
alla Procura
Inserisce Decreto
in copertina PM e
aggiorna TIAP
Le proposte di miglioramento GdL TIAP – Descrizione movimento fascicoli con TIAP da iscrizione a Re.Ge. (1/2)
90
La figura a lato descrive i principali movimenti cartacei che saranno generati durante un procedimento tipo digitalizzato a partire dalla sua iscrizione in Re.Ge. dalla conclusione delle indagini in poi.
In azzurro si riportano le differenze rispetto alla situazione attuale, mentre in arancio sono evidenziate le differenze comuni con l’altra opzione.
Movimentazione fascicoli con TIAP da iscrizione in Re.Ge. (2/2)
Ufficio 415 bis Cancelleria DibattimentoGip/Gup e
Cancelleria Ufficio ArchiviazionePM e Segreteria
Invio a
Dibattimento,
nuovo fascicolo
dibattimento
Assegnazione,
fissazione prima
udienzaSentenza
Conclusione
indagine
Conclusione
fase Gup
Archivia il fascicolo
Fissazione prima
udienza,
svolgimento
udienze, ecc.
Invio
fascicolo
Assiste avvocati o
indagati (consultaz
e copie digitali,
memorie dif)
Notifica avviso agli
indagati
Invio fascicolo
PM decide
di procedere
Non luogo
a procedere
Riti
speciali
Rito
ordinario
PM decide
di archiviare
PM decide
di procedere
PM decide
di archiviare
PM decide
fine indagine
Le proposte di miglioramento GdL TIAP – Descrizione movimento fascicoli con TIAP da iscrizione a Re.Ge. (2/2)
91
Indice
1. Le linee di azione del progetto
2. Il percorso
3.Analisi organizzativa
4.Scelta dei temi da approfondire
5.Approfondimento con i Gruppi di Lavoro
6.Scelta delle iniziative da realizzare
7. Le prossime attività
92
Modello di
“Servizio al
Cittadino”
Revisione organizzativa e
approccio per processi
Certificazione di qualità
Carta dei servizi
Rendicontazione sociale
Revisione sistemi
informatici
Comunicazione
istituzionale
La sintesi del progetto Schema delle linee di azione
1
6
5
2 4
3
N° N° della linea di azione
93
Il Progetto DIKE nel 2011 proseguirà e completerà la Linea 1 e avvierà e completerà le altre Linee.
Per la Linea 1 il vertice della Procura ha deciso di dedicare il prosieguo al Progetto “Definizione di un nuovo modello organizzativo della Procura”.
Le prossime attività Scelta dell’obiettivo da raggiungere
94
Linea 1-Organizzazione avrà per ambito l’intera Procura
L’attività è mirata prioritariamente a ridefinire il Modello organizzativo della Procura e ad avviarne la realizzazione, in termini di
Definizione di un nuovo organigramma, con indicazione delle unità organizzative di primo livello (riporti diretti al Dirigente Amministrativo) e di secondo livello (eventuali), che in particolare individui una logica ottimale di accentramento/decentramento tra Segreterie di Gruppo di PM e gli altri uffici, al netto dell’apporto dei VPO
Riallocazione delle attività e degli addetti dalle unità organizzative attuali a quelle future
L’attività produrrà anche linee guida, coerenti col suddetto modello, sui seguenti Temi Specifici
Modalità di funzionamento delle Segreterie dei Gruppi di PM
Razionalizzazione della dislocazione/specializzazione delle attività di sportello
Modifiche procedurali nella gestione delle Spese di Giustizia
Metodi per il controllo della qualità dei fascicoli
Meccanismi di interfacciamento con il Tribunale Ordinario di Cagliari
Le prossime attività Ambito del progetto (1/2)
95
Il progetto punta al miglioramento delle performance in termini di
Tempi dei procedimenti
Qualità dei fascicoli trasmessi al Tribunale
Per conseguire detto miglioramento, il progetto opererà sulla leva “struttura organizzativa”, cioè sulla riallocazione delle attività. Non sono in ambito razionalizzazioni di altra natura (es. automazione, competenze del personale, standardizzazioni di modulistica, criteri di pianificazione).
Dal punto di vista della quantità di addetti, ricercherà la migliore ridistribuzione delle risorse esistenti, nella ipotesi di invarianza del numero totale e dei livelli di inquadramento degli addetti
Le soluzioni che verranno definite considerano per realizzate
L’applicazione di TIAP a tutti i fascicoli interessati dal 415bis
L’applicazione della pre-iscrizione delle CNR a REGE
Le prossime attività Ambito del progetto (2/2)
96
Benchmarking
Individuazione prime alternative
di MODELLO
Individuazione alternative sui Temi Specifici
Consolidamento alternative di
MODELLO
Valuta- zione e Scelta
Descrizione dettagliata del Modello TO BE
Definizione linee guida sui Temi Specifici
Pianificazione della
attuazione
Avvio della attuazione
Fase 1-Scelta del Modello Fase 2-Dettagliazione del Modello
Fase 3-Avvio della realizzazione del Modello
21gen 15gen 4feb 18feb 4mar 29apr 13dic
Comunicazione al personale 6-10 dic
Comunicazione al personale 7-11 mar
3 sett 1 sett 2 sett 2 sett 2 sett 8 sett
Le prossime attività Fasi e Tempi di realizzazione