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Il Ciclo della Performance: una scelta strategica per i Comuni
Direzione Generale per le Politiche Attive e Passive del Lavoro
Progetto Valutazione delle Performance
25 marzo2013 h. 14.30 – 16.00
AGENDA DEI LAVORI
14.20 – 14.30 Avvio del collegamento e accoglienza dei partecipanti
14.30 – 14.40 Introduzione al tema - Pia Marconi, DFP
14.40 – 15.15 Managing performance: il caso degli enti locali in Italia Giovanni Valotti–
Dean Undergraduate School Università Bocconi
15.15 – 15.50 Il ciclo della perfomance - Mauro Bonaretti, DG comune di Reggio Emilia
e Presidente ANDIGEL
15.50 – 16.00 Chiusura dei lavori - Delia Zingarelli, Esperto Progetto Valutazione delle
Performance
Moderatore: Niccolò Mattia, Segreteria del Progetto Valutazione delle Performance
Progetto Valutazione delle Performance
Managing performance:
il caso degli enti locali in Italia Giovanni Valotti – Università Bocconi
Progetto "Valutazione delle Performance”
Il Ciclo della Performance: una scelta strategica per i Comuni
Direzione Generale per le Politiche Attive e Passive del Lavoro
Il posizionamento relativo dell’Italia nelle comparazioni internazionali
Use of performance budgeting system: indice composto da 14 variabili
Fonte: OCSE (2007)
2
3
La forma corrisponde alla sostanza?
• Le amministrazioni pubbliche in Italia, soprattutto a livello locale, hanno sviluppato negli ultimi venti anni sistemi di misurazione
• Le esperienza sono, tuttavia, fortemente eterogenee
2 aspetti sono rilevanti:
• la qualità dei sistemi di misurazione e gestione della performance
• l’effettivo utilizzo di questi sistemi
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Performance measurement ed accountability: interna ed esterna
Piano della performance/
Bilancio Previsione
Relazione sulla performance /Rendiconto
Cittadini
Programmazione (Budget)
Controllo
Reporting
Amministrazione Accountability
Esterna
Amministratori
Dirigenti
Strutture
Accountability Interna
TRASPARENZA
26/04/2012
Le condizioni abilitanti lo sviluppo dei sistemi di performance management
I Paesi con consolidata esperienza di performance management (interna/esterna) sono quelli in cui gli enti locali hanno elevata autonomia gestionale e finanziaria e domanda di accountability da parte degli stakeholder (NZ, Australia, USA, Canada)
Sono condizioni per lo sviluppo di sistemi di performance management “in action”:
1) l’autonomia gestionale e finanziaria degli enti locali
2) la responsabilizzazione degli amministratori e del management attraverso meccanismi di “quasi-mercato”.
Assessment esterno e indipendente della Performance
Benchmarking a livello regionale e nazionale
Transparency
Incentivi di sistema per gli enti legati alla performance
Lo sviluppo di forme di concorrenza nella gestione dei servizi
26/04/2012
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I diversi obiettivi della misurazione
Lo sviluppo dei sistemi di misurazione e valutazione della performance negli enti locali, risponde a diverse esigenze:
Migliorare la qualità delle strategie e la capacità di attuazione delle stesse
Amministratori
Migliorare l’efficacia e l’efficienza della gestione
Dirigenti
Rendere conto
Cittadini e stakeholder
Gestire le relazioni istituzionali
Altri livelli di governo e organi di controllo
26/04/2012
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Misurare per migliorare la qualità delle strategie: elaborazione, attuazione e impatto
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Sistemi di
pianificazione strategica
Sistemi di
misurazione della performance
Documenti
Processi
Comportamenti
Ambiente Aziende
Indicatori
8
Misurare per migliorare la gestione
Misurare per rendere conto
9
http://www.whitehouse.gov/omb/expectmore/index.html
4. La misurazione nelle relazioni tra i livelli di governo
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Quali ambiti misurare?
21%
21%46%
2%7%
3%0%
Indicatori per ambito - Francia
Impatti
Strategia
Attività e servizi
Salute finanziaria
Salute organizzativa
Salute relazioni
Contesto
69%
21%
10%
0%
0%0%
0%
Indicatori per ambito - Germania
Impatti
Strategia
Attività e servizi
Salute finanziaria
Salute organizzativa
Salute relazioni
Contesto
34%
16%22%
9%
7%
5%7%
Indicatori per ambito - UK
Impatti
Strategia
Attività e servizi
Salute finanziaria
Salute organizzativa
Salute relazioni
Contesto
32%
19%
24%
15%
7%
1% 2%
Indicatori per ambito - USA
Impatti
Strategia
Attività e servizi
Salute finanziaria
Salute organizzativa
Salute relazioni
Contesto
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Gli aspetti qualificanti del sistema di misurazione
• La significatività delle misure (selezione di KPI)
• La stabilità delle misure (analisi di trend)
• La confrontabilità delle misure (enfasi su benckmarking)
• La credibilità delle misure (performing vs not performing)
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La stabilità degli indicatori e l’importanza dei trend: il caso Inps
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L’utilizzo delle misure
• I dirigenti lamentano basso interesse dei politici verso le
misure
• I politici lamentano bassa disponibilità delle informazioni
Un primo nodo:
La creazione di cruscotti per categoria di destinatario
Un secondo nodo:
L’effettiva responsabilità sui risultati
Un terzo nodo:
La coerenza tra misure e responsabilità
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Policies evidence based
Laddove il livello di trasparenza è più alto ed il ruolo di
soggetti esterni più incisivo, aumenta il grado di utilizzo
delle misure da parte dei policy maker.
Il policy making fondato sulle evidenze migliora la qualità
delle politiche e le capacità di implementazione delle
stesse.
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Misure e produttività
Laddove il sistema di misurazione è più evoluto migliori
sono gli indici di produttività
In un periodo di forte contrazione delle risorse disponibili, un
buon sistema di misurazione è fondamentale per migliorare
la qualità della spesa
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Il ruolo dei “tensori” interni e di sistema
Di grande importanza può essere il ruolo:
degli Organismi indipendenti di valutazione (o Nuclei di
valutazione), che dovrebbero concentrarsi sulla performance
organizzativa
dell’adeguamento dei sistemi di responsabilizzazione degli
amministratori e della dirigenza (“dal danno erariale” alla
responsabilità di risultato)
dell’adaguemento dei criteri e delle metodologie di valutazione da
parte degli organi esterni di controllo
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Concludendo
I sistemi di misurazione, gestione e valutazione della performance sono
fondamentali per il miglioramento delle organizzazioni
Gli enti locali più evoluti hanno lavorato su questi sistemi
Tuttavia emergono ampi spazi di miglioramento
L’effettivo utilizzo dei sistemi di misurazione dipende:
dalla qualità degli stessi
dal sistema di responsabilizzazione interno agli enti
dal mutare di condizioni di sistema
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Mauro Bonaretti Direttore Generale Comune di Reggio Emilia
Presidente Andigel – Associazione Nazionale Direttori Generali Enti Locali
Progetto "Valutazione delle Performance”
Il Ciclo della Performance: una scelta strategica per i Comuni
Direzione Generale per le Politiche Attive e Passive del Lavoro
IL CICLO DELLA PERFORMANCE
Il Ciclo della Performance
Gestire il ciclo della performance nei Comuni
non è un adempimento normativo,
ma una necessità
Stabilire obiettivi chiari e misurabili e valutare i
risultati può consentire di selezionare e
focalizzare le azioni più strategiche per:
Evitare tagli lineari della spesa
Concentrare le risorse sulle priorità
Il Ciclo della Performance
I 5 fattori critici di successo
1. Quantificare gli obiettivi strategici attesi
2. Rendere coerenti pianificazione strategica
e programmazione operativa
3. Allocare le risorse sulla base degli impatti attesi
e delle azioni programmate per raggiungerli
e non viceversa
4. Valutare in funzione delle responsabilità
e degli obiettivi
5. Considerare performance, trasparenza e
rendicontazione non solo un processo interno
I fattori critici di successo
1. Definire in termini quantitativi di impatto gli
obiettivi strategici attesi
Es: Aumentare del 10% il n. dei posti disponibili negli asili nido/tot residenti 0-3 anni
Il coinvolgimento del livello politico
Sindaco e Giunta entrano
nel ciclo della performance esprimendo
gli obiettivi in modo misurabile e quantificabile
I fattori critici di successo
Rendere coerenti i livelli e gli strumenti della pianificazione strategica e della
programmazione operativa
Gli strumenti della pianificazione e della
programmazione non sono indipendenti tra loro
Obiettivo
Incrementare la sicurezza e la sostenibilità
ambientale nei trasporti
INDICATORI
Ridurre il numero di morti sulle strade nel
territorio comunale del 5%
Aumentare il numero di spostamenti in bicicletta
del 2%
1. MODERAZIONE DEL TRAFFICO PROGETTI DI RIQUALIFICAZIONE
PEDALARE
RETE CICLABILE STRATEGICA
BICIBUS
UFFICIO MOBILITA' CICLABILE
BICITTA' - PRONTO INTERVENTO BICI
3. QUALITA' DELL'ARIA INCENTIVI GAS
2. MOBILITA' CICLABILE
Un esempio...
OBIETTIVI E INDICATORI AZIONI E PROGETTI
RPP PEG
INDICATORI VALORE ATTESO
Numero di alunni nell'anno solare che hanno aderito
al bici-bus560
Numero iniziative promosse per la mobilità
sostenibile e sicura nei percorsi casa-scuolanon meno di 3
Numero scuole aderenti al progetto sul numero
totale di scuole primarie di 1° grado20 su 40
I fattori critici di successo
3. Allocare le risorse sulla base degli
impatti attesi e delle azioni programmate
per raggiungerli e non viceversa
I fattori critici di successo
PROCESSO TRADIZIONALE
1. Finanziare i budget
2. Programmare le azioni
3. Verificare gli impatti
CICLO DELLE PERFORMANCE
1. Pianificare gli impatti attesi
2. Programmare le azioni
3. Finanziare i budget
I fattori critici di successo
E’ strategica l’introduzione di una “zona 30” in
un quartiere della città?
I fattori critici di successo
SI
se l’obiettivo è quello di ridurre il numero
di incidenti e morti
NO
se l’obiettivo è aumentare la velocità del traffico
I fattori critici di successo
4. Definire ambiti della valutazione molteplici
e in funzione delle responsabilità
e degli obiettivi
Pre-condizioni trasversali agli ambiti e agli obiettivi
Indicatori
(es: costo per utente)
Standard di riferimento
(es: serie storica/benchmarking)
Target
(es: costo per utente 2011)
Fonti
(es: contabilità analitica)
Per valutare occorrono:
I fattori critici di successo
Considerare performance, trasparenza
e rendicontazione non solo un processo interno
La relazione con cittadini e portatori di interessi
- Ascoltare nella definizione degli obiettivi
- Esplicitare gli impegni
- Coinvolgere nella valutazione
- Rendere conto dei risultati
Il percorso dei webinar
Delia Zingarelli
FormezPA
Progetto "Valutazione delle Performance” - 25 marzo 2013
Progetto Valutazione delle Performance Seconda Fase
Il terzo webinar: alcuni riscontri
6 marzo 2013 “Lo sviluppo del sistema dei controlli e il ciclo della
performance” Relatori: Annalisa D'amato (Anci) Davide Galli (Università Sacro Cuore di Piacenza) 48 utenti, spesso in gruppi di più persone presso l'amministrazione 31 risposte al questionario di gradimento
Progetto "Valutazione delle Performance " 25 marzo 2013
I sondaggi (1) Sondaggio 1 - L’amministrazione ha approvato un regolamento sul sistema dei controlli interni?
Progetto "Valutazione delle Performance " 25 marzo 2013
Sì 81,2%
No 15,6%
Non so 3,1%
I sondaggi (2) Sondaggio 2 - L’amministrazione ha proceduto ad una revisione dei regolamenti di contabilità e di organizzazione al fine di rendere operativo il sistema dei controlli interni?
Progetto "Valutazione delle Performance " 25 marzo 2013
Sì 39,3%
No 50,0%
Non so 10,7%
I sondaggi (3) Sondaggio 3 - In una scala da 1 a 10, quanto ritenete che il nuovo sistema dei controlli interni incrementi l’onere delle attività delle unità preposte al controllo?
Progetto "Valutazione delle Performance " 25 marzo 2013
Poco (1,2,3,4) 9,7%
Abbastanza (5,6,7) : 42,0%
Molto (8,9,10) : 48,3%
I sondaggi (4) Sondaggio 4 - In quale mese dell’anno è stato approvato il Bilancio Previsionale 2012?
Progetto "Valutazione delle Performance " 25 marzo 2013
(Gen)-feb-mar 7,6%
Apr-mag-giu : 46,1%
Lug-ago-set : 23,1%
Ott-nov-dic : 23,1%
I sondaggi (5) Sondaggio 5 - L’amministrazione si era dotata di uno schema di Piano-PEG contenente obiettivi 2012 prima dell’approvazione del Bilancio Previsionale 2012?
Progetto "Valutazione delle Performance " 25 marzo 2013
Sì 43,3%
No 50,0%
Non so 6,7%
I sondaggi (6) Sondaggio 6 - In una scala da 1 a 10, quanto ritenete sia stato critico per la gestione degli obiettivi adottare il Bilancio Previsionale 2012 nella data in cui è avvenuto?
Progetto "Valutazione delle Performance " 25 marzo 2013
Poco (1,2,3,4) 10,7%
Abbastanza (4,5,6,7) : 32,1%
Molto (8,9,10) : 57,2%
Il position paper
Progetto "Valutazione delle Performance " 25 marzo 2013
Progetto VALUTAZIONE DELLE PERFORMANCE
Controlli interni e Ciclo della performance alla luce dell’art.3 del D.L. 174/2012
Position Paper
Febbraio 2013
www.qualitapa.gov.it/fileadmin/mirror/i-valperf/materiali/VDP_201303_Position_Paper_Controlli_interni.pdf
Il parere sul III webinar
Progetto "Valutazione delle Performance " 25 marzo 2013
Chiarezza delle relazioni
Rilevanza del tema per l'amministrazione
Adeguatezza del tempo rispetto alle esigenze di lavoro
Adeguatezza del tempo rispetto ai contenuti
Efficacia della modalità webinar
Qualità della discussione con i partecipanti
Utilità dei contenuti per lo sviluppo del CdP
Applicabilità dei contenuti da parte dell'amministrazione
5,2
4,9
4,5
4,6
4,6
5,0
4,2
4,8
I primi 3 webinar a confronto
Progetto "Valutazione delle Performance " 25 marzo 2013
I prossimi webinar
Il quinto webinar a supporto del percorso di affiancamento del
Progetto “Valutazione delle Performance” avrà luogo dopo la
pausa pasquale
Contatti :
valutazioneperformance@funzionepubblica.it Progetto "Valutazione delle Performance " 25 marzo 2013
L’area di lavoro rinnovata
Progetto "Valutazione delle Performance "
http://www.qualitapa.gov.it/iniziative-in-corso/valutazione-
performance/
Grazie per l'attenzione
e buon lavoro
Progetto "Valutazione delle Performance” 25 marzo 2013
Progetto Valutazione delle Performance