pag. 1 CONSERVAZIONE DIGITALE DELLE FATTURE ELETTRONICHE EMESSE NEI CONFRONTI DELLA P.A. Aggiornamento del 31/10/2016 Nel presente documento è indicato il flusso per la conservazione digitale delle fatture elettroniche emesse verso la Pubblica Amministrazione, con l’aggiunta di alcuni aspetti rilevanti sull’argomento. Il documento è rivolto sia agli Studi Professionali sia alle Aziende. Sommario: 1. Copia modelli di documento dagli standard Sistemi. 2. Il Responsabile della Conservazione Digitale 3. Affidamento dell’incarico per la Conservazione Digitale (rilevante solo per gli Studi Professionali) 4. Manuale della Conservazione 5. Firma Digitale 6. Marca temporale 7. Flusso Conservazione Appendice: a) Conservare i documenti del soggetto conservatore 1. Copia modelli di documento dagli standard Sistemi Ai fini della conservazione digitale occorre redigere più documenti (Manuale della Conservazione, Nomina Responsabile Conservazione ecc.). La Gestione Documentale fornisce i modelli standard da utilizzare per creare tutti i documenti necessari. Copiare i modelli dagli standard Sistemi Menu: “Gestione Documentale > Gestione Tabelle > Modelli documento” Cliccare in alto a destra sul triangolino a fianco del pulsante “Nuovo (F4)” e selezionare “Copia modelli da standard” come da videata: Nella videata successiva cliccare su “Seleziona raccoglitore” e selezionare “Manuali della conservazione”.
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CONSERVAZIONE DIGITALE DELLE FATTURE ELETTRONICHE
EMESSE NEI CONFRONTI DELLA P.A.
Aggiornamento del 31/10/2016
Nel presente documento è indicato il flusso per la conservazione digitale delle fatture elettroniche emesse
verso la Pubblica Amministrazione, con l’aggiunta di alcuni aspetti rilevanti sull’argomento. Il documento è
rivolto sia agli Studi Professionali sia alle Aziende.
Sommario:
1. Copia modelli di documento dagli standard Sistemi. 2. Il Responsabile della Conservazione Digitale3. Affidamento dell’incarico per la Conservazione Digitale (rilevante solo per gli Studi Professionali)4. Manuale della Conservazione5. Firma Digitale6. Marca temporale7. Flusso Conservazione
Appendice:
a) Conservare i documenti del soggetto conservatore
1. Copia modelli di documento dagli standard SistemiAi fini della conservazione digitale occorre redigere più documenti (Manuale della Conservazione,
Nomina Responsabile Conservazione ecc.). La Gestione Documentale fornisce i modelli standard da
utilizzare per creare tutti i documenti necessari.
Cliccare in alto a destra sul triangolino a fianco del pulsante “Nuovo (F4)” e selezionare “Copia modelli
da standard” come da videata:
Nella videata successiva cliccare su “Seleziona raccoglitore” e selezionare “Manuali della
conservazione”.
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Nella videata successiva mettere la spunta come da videata:
Avvia (Invio)
Salva (End)
Procedere allo stesso modo (con “Nuovo F4” - “Copia modelli da standard” - “Seleziona raccoglitore”)
selezionando “Documenti del soggetto conservatore”: compare l’elenco di tutti i modelli disponibili.
Spuntare tutte le righe come da videata:
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Avvia (Invio)
Premendo “Salva (End)” i modelli sono generati, e sarà possibile utilizzarli per creare i vari documenti
come descritto di seguito.
2. Il Responsabile della Conservazione digitaleLa norma non prevede specifiche indicazioni sulle modalità di nomina; sarà sufficiente la redazione di un
atto di nomina che dovrà essere controfirmato dal soggetto interessato. Nel caso dello Studio, il
Responsabile della Conservazione sarà il professionista titolare o un'altra figura professionale nominata
dallo Studio. Nel caso di Azienda, il Responsabile della Conservazione sarà una persona formalmente
nominata dall’organo di amministrazione; in mancanza di nomina sarà il Legale Rappresentante.
Inserire il Responsabile e, nella parte bassa della videata, aggiungere il/i “soggetti conservatori” per i
quali il responsabile è stato nominato. Per l’Azienda il “Soggetto conservatore” è l’Azienda stessa, per lo
Studio professionale è lo Studio. E’ importante inserire la “data nomina” e l’eventuale “data cessazione”,
informazioni che saranno riportate nel Manuale della Conservazione.
Creare il documento di nomina del Responsabile della Conservazione
Richiamare il menu “Conservazione digitale – Documenti del soggetto conservatore – Altri documenti”.
Come da videata seguente, cliccare prima su “Varia (F9)”, poi su “Nuovo (F4) – Da modello”:
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Nella videata successiva compare l’elenco dei modelli a disposizione. Selezionare il modello “Nomina
responsabile della conservazione”:
“OK (Invio)”
Inserire i dati richiesti:
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Premere Ok (Invio). La procedura genera il documento e lo apre con word.
Scorrere il documento, nel quale sono evidenziati in giallo eventuali dati mancanti, che potranno
essere digitati manualmente (nella videata di esempio manca il numero di telefono):
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Al termine delle modifiche, salvare ed uscire dal documento.
Si procede poi con la creazione del documento in formato PDF tramite il pulsante “Azioni – Genera
PDF”.
3. Affidamento dell’incarico per la Conservazione Digitale
Lo Studio Professionale che esegue la conservazione per conto dei propri clienti è tenuto a predisporre il
Mandato di affidamento della Conservazione Digitale, con cui la ditta cliente affida al “soggetto
conservatore” (lo Studio) il servizio di conservazione digitale dei documenti. La norma non prevede
alcuna indicazione sulle modalità di affidamento dell’incarico. La procedura Gestione Documentale
fornisce un modello standard da utilizzare per creare il documento.
Creare il documento
Richiamare il menu “Conservazione digitale – Documenti del soggetto conservatore – Altri documenti”.
Come da videata seguente, cliccare prima su “Varia (F9)”, poi su “Nuovo (F4) – Da modello”:
Nella videata successiva compare l’elenco dei modelli a disposizione.
Adempimento rilevante solo per gli Studi Professionali.
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Selezionare il modello “Mandato di affidamento conservazione” e premere “OK (Invio)”. Compilare i
campi richiesti indicando la ditta per la quale si sta creando il documento:
Premere “OK (Invio)”, la procedura genera il documento e lo apre con word.
Scorrere il documento, nel quale sono evidenziati in giallo eventuali dati mancanti, che potranno
essere digitati manualmente:
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Al termine delle modifiche, salvare ed uscire dal documento.
Si procede poi con la creazione del documento in formato PDF tramite il pulsante “Azioni – Genera
PDF”.
4. Manuale della ConservazioneIl Manuale della Conservazione è un documento informatico redatto ai sensi dell'art. 8 del DPCM 3
dicembre 2013 e DMEF 17 giugno 2014, che descrive l'organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli degli
stessi, e ogni altra informazione utile alla gestione del sistema di conservazione. Il documento redatto in
formato PDF deve essere firmato digitalmente dal responsabile della conservazione e conservato solo in
formato digitale.
La procedura Sistemi permette di:
- Generare la prima versione del manuale e le versioni successive, utilizzando il modello standard fornito da Sistemi.
- Apportare eventuali modifiche al documento (in formato DOC)- Creare il documento in formato PDF- Apporre la firma digitale sul documento da parte del responsabile della conservazione- Eseguire la conservazione digitale del manuale- Includere il manuale nel supporto masterizzato.
La gestione “Manuali della conservazione” è richiamabile dal menu “Gestione Documentale – Conservazione
digitale – Documenti del soggetto conservatore”.
Di seguito le istruzioni sulle principali operazioni per la redazione del Manuale della conservazione.
(esempio di Fatture Elettroniche emesse nel 2014 e conservate nel 2015)
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Anno di riferimento: è l’anno a cui fanno riferimento i documenti da conservare (ad esempio 2014 per le
fatture elettroniche da conservare entro dicembre 2015).
Premere “+ Nuovo (F4)” e compilare i campi:
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Tipo Proprietario: il campo compare solo nelle installazioni in contesto Studio Professionale: indicare
sempre “Ditta”. Il professionista infatti produce/detiene le fatture elettroniche in base all’incarico
professionale assunto verso il proprio cliente, il quale rimane il proprietario dei documenti e della distinta.
Ditta: indicare il codice della ditta (si crea una distinta per ogni ditta).
Soggetto conservatore: se il Responsabile è associato ad un solo soggetto conservatore, quest’ultimo sarà
proposto in automatico. Indicando il soggetto conservatore, in fase di masterizzazione della distinta sarà
possibile includere sul supporto anche il Manuale della Conservazione di cui il soggetto è proprietario.
Cliccare a sinistra su “Documenti” per proseguire:
Premere “+ Inserisci (F4)” per inserire i documenti (nell’esempio le fatture P.A. del 2014):
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Nel campo “Tipologie documento” è possibile inserire la Tipologia 5027 o 6027 “Documenti IVA Vendite”
per filtrare solo questi documenti.
Cliccare su “Avvia ricerca”, compariranno le fatture P.A. emesse nel 2014:
Premere “Salva (End)”
Prerequisito: sulle Tipologie 5027 5028 6027 6028 deve essere impostata la “Conservazione in house”
(la mancanza viene segnalata). L’impostazione si esegue, una sola volta, dalla voce di menu
“Configurazione Gestione Documentale” presente nel menu “Gestione Documentale –
Configurazione”. Nel caso fare riferimento al servizio assistenza.
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Ora i documenti sono inseriti in distinta. In questa fase la procedura segnala eventuali anomalie sui
documenti tramite uno specifico warning (triangolino). Nella videata di esempio la procedura avverte che i
documenti non sono firmati digitalmente. Occorre correggere le anomalie segnalate prima di procedere.
Proseguire cliccando a sinistra su “Pacchetti di versamento”:
Indicare il Tipo supporto che si sceglie di utilizzare per la successiva masterizzazione.
Cliccare su “Invia in conservazione”.
In conformità con quanto previsto dal DPCM 3 dicembre 2013, in coda alla generazione del pacchetto di
versamento viene generato il corrispondente "Rapporto di Versamento (RdV)", ovvero un file in formato
XML contenente l'elenco dei documenti inclusi nel pacchetto di versamento e, per ciascuno di essi, la
relativa impronta di hash:
Al termine della generazione del Rapporto di Versamento, i pacchetti di versamento assumono la
denominazione di “Pacchetti di Archiviazione”.
Cliccare a sinistra su “Pacchetti di Archiviazione”.
Sarà possibile cliccare su “Conserva distinta” per terminare il flusso con l’apposizione della Firma Digitale
del Responsabile della Conservazione, e contemporaneamente (ed automaticamente) l’apposizione della
Marca Temporale. Nell’esempio è presente un solo “pacchetto”, quindi sarà utilizzata una sola Marca
Temporale.
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Controllare i dati del dispositivo di firma associati al responsabile, inserire il PIN e confermare. Verrà
apposta la firma e la marca temporale.
Al termine dell’operazione di conservazione, nella videata sarà indicato l’esito, e sarà presente l’Indice
Pacchetto di Archiviazione in corrispondenza della Distinta:
Cliccare a sinistra su “Supporti” per masterizzare il contenuto della Distinta:
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Premere “+ Nuovo (F4)” per creare il supporto
Indicare il tipo di supporto utilizzato (nell’esempio CD)
Documenti del soggetto conservatore
Includi documenti nel supporto: consente di copiare sul supporto anche i documenti del soggetto conservatore. I documenti inclusi nel supporto sono il Manuale della Conservazione, solo se risulta firmato
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e valido alla data della marca temporale apposta sull'indice del pacchetto di archiviazione (vedi punto 3), e il mandato di affidamento o il prospetto delle tipologie da conservare.Soggetto conservatore: esegue una ricerca sulla tabella dei soggetti conservatori validi alla data di sistema.
Il Manuale della Conservazione può essere incluso anche quando la masterizzazione è relativa a distinte prive del soggetto conservatore (nel caso in cui le distinte siano state conservate prima dell'introduzione del concetto "soggetto conservatore").
Premere “OK (Invio)” per avviare la masterizzazione.
Confermare per scrivere i dati sul supporto.
Ogni supporto è memorizzato in modo da essere consultato successivamente da qualsiasi computer con
sistema operativo Microsoft Windows con queste avvertenze:
Avere installato un applicativo idoneo (es.: DIKE), per poter aprire documenti nella versione firmata;
Avere installato il software Acrobat Reader per la lettura dei documenti in formato PDF;
Disporre dell’accesso ad internet per poter eseguire la verifica delle firme.
Appendice
a) Conservare i documenti del soggetto conservatoreCome indicato in precedenza, ai fini del servizio di conservazione digitale il soggetto conservatore
(Azienda o Studio) è chiamato a produrre vari documenti in formato digitale, di cui citiamo i più
significativi:
- Il Manuale della Conservazione- Il mandato di affidamento della Conservazione Digitale (lo Studio professionale nei confronti
dei propri clienti)
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- Il prospetto delle tipologie documento da conservare (lo Studio o l’Azienda che conserva i propri documenti)
- L'atto di nomina del responsabile della conservazione
I documenti in questione vanno redatti se si è optato per la modalità di conservazione “in house”.
Abbiamo già visto che la procedura permette di gestire questi documenti dal menu: “Conservazione
digitale – Documenti del soggetto conservatore”. Essi devono essere conservati entro l’anno successivo
dalla loro produzione.
Tutti i documenti devono essere raggruppati in una distinta di conservazione.
Questa operazione si esegue dal menu “Conservazione digitale – Documenti del soggetto conservatore –
Distinte di conservazione”. La funzione recupera e conserva:
• Tutti i Rapporti di Versamento prodotti dal sistema di conservazione "in house"• Il Manuale della Conservazione• Gli altri documenti predisposti dal soggetto conservatore (mandato di affidamento, nomina del
responsabile, ecc.).
Termini di conservazione consigliati da Sistemi
La soluzione consigliata è che, se lo Studio o l'Azienda ha conservato ad esempio documenti dell'anno 2014
nel corso del 2015, il corrispondente rapporto di versamento, così come tutti i rapporti di versamento
dell'anno 2015, vengano conservati entro la fine del 2015, mentre il rapporto di versamento che ne
consegue verrà conservato entro la fine del 2016 congiuntamente ai rapporti di versamento prodotti nel
corso del 2016.
Esempio:
1. Anno 2014: generazione documenti2. Anno 2015:
• conservazione dei documenti (dell'anno 2014), con contestuale generazione del rapporto di versamento (A)
• generazione Manuale della Conservazione• conservazione del rapporto di versamento (A) e del Manuale della Conservazione generati nel 2015,
con contestuale generazione del rapporto di versamento (B)
3. Anno 2016: conservazione del rapporto di versamento (B) ed eventuali altri documenti e/o rapporti di versamento generati nel 2016.
