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DOVER CORPORATION Codice di Condotta e Etica Aziendale
DOVER CORPORATION
Codice di Condotta e Etica Aziendale
LETTERA DELL’AMMINISTRATORE DELEGATO
Lettera dell’Amministratore
delegato
Caro collega Dover,
sin dalla fondazione di Dover nel 1955, i nostri team di
tutto il mondo si sono impegnati a tutelare e a migliorare
la nostra reputazione di fornitori di prodotti e servizi
eccezionali e di qualità ai nostri clienti, fatto che ha
permesso a Dover di diventare leader in tutti i settori in
cui opera.
Siamo estremamente fieri del fatto che l’intera
organizzazione è guidata dalla dedizione per l’eccellenza
operativa, l’innovazione, la leadership di mercato e la
concentrazione di tutti i nostri sforzi collettivi intorno a
cinque valori chiave. I Valori Dover definiscono la nostra
identità dinanzi al pubblico chiave e, specialmente, dinanzi
a noi stessi. Questi sono:
• Spirito imprenditoriale e collaborativo
• Successo con i nostri clienti
• Elevati standard etici, trasparenza e fiducia
• Aspettative di risultato
• Rispetto e valorizzazione delle persone
Questi valori sono espressi nel nostro lavoro e incarnano
le nostre azioni, poiché costituiscono la base mediante la
quale svolgiamo le nostre attività, prendiamo le decisioni
e misuriamo le nostre prestazioni. Ci impegniamo
fermamente a conservare questi valori, che definiscono la
nostra identità di Azienda.
Nel frenetico contesto odierno, la tecnologia e le operazioni
globali di Dover devono adattarsi per soddisfare le richieste
di un mercato dinamico. Nel corso di questi cambiamenti
spesso emozionanti, è fondamentale restare impegnati
nei confronti dei nostri Valori e operare servendoci dei più
elevati standard etici. Inoltre, con il crescente controllo
normativo in tutti i settori, le pratiche aziendali della
società sono sottoposte ad analisi sempre più minuziose. I
dipendenti Dover, ora più che mai, devono dare ancora più
importanza alla loro condotta.
Il Codice di Condotta e Etica aziendale di Dover
Corporation si applica a tutti i dipendenti e direttori,
e stabilisce i principi ai quali dobbiamo conformarci
sempre nell’ambito delle nostre operazioni. Desideriamo
sottolineare che il Codice di Dover sarà applicato in modo
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equo e costante, a prescindere dalla posizione ricoperta in
Azienda. Vi sarà chiesto di confermare formalmente di aver
letto il Codice, di averlo compreso e di rispettarlo.
In caso di domande o dubbi sul Codice, o se credete di
aver assistito o di essere a conoscenza di sospette
violazioni del Codice, parlatene con il vostro supervisore
o con gli altri rappresentanti designati dell’Azienda.
Dover tratterà le segnalazioni delle violazioni in modo
confidenziale, nei limiti massimi consentiti dalla legge,
e nessun individuo che segnalerà in buona fede una
violazione sospetta sarà soggetto a sanzioni per aver
effettuato tale segnalazione.
Se tutti noi continuiamo a lasciarci guidare dai Valori Dover
e rispettiamo il Codice, la nostra reputazione di società
che conduce prestazioni aziendali etiche continuerà ad
alimentare il nostro successo. Siamo emozionati per ciò
che ci riserva il futuro, e apprezziamo il vostro rinnovato
impegno nei confronti della tutela e del consolidamento
di questi principi.
Cordialmente,
Robert A. Livingston
SOMMARIO
I. Introduzione ..................................................................................................................................................... 5
A. Scopo ....................................................................................................................................................... 5
B. Ambito di applicazione .............................................................................................................................. 5
II. Porre le domande ed esporre i dubbi ................................................................................................... 6
A. Come ottenere assistenza e segnalare i problemi ........................................................................................ 6
B. Politica di non ritorsione ............................................................................................................................. 7
C. Indagini ...................................................................................................................................................... 7
D. Conseguenze delle violazioni del Codice ................................................................................................... 7
E. Clausole di esonero ................................................................................................................................... 7
III. Mantenimento di un luogo di lavoro imparziale e sicuro .............................................................. 8
A. Impiego etico e politica di non discriminazione ........................................................................................... 8
B. Sicurezza ................................................................................................................................................... 9
C. Contributi politici e benefici ........................................................................................................................ 9
IV. Tutela dei beni, delle informazioni e della reputazione di Dover ............................................ 10
A. Apparecchiature tecnologiche .................................................................................................................10
B. Proprietà intellettuale ...............................................................................................................................11
C. Informazioni riservate ..............................................................................................................................11
D. Comunicazioni elettroniche......................................................................................................................12
E. Gestione degli archivi ...............................................................................................................................13
F. Rispondere alle richieste dei media ..........................................................................................................13
V. Agire nei migliori interessi di Dover .....................................................................................................15
A. Conflitti di interessi ..................................................................................................................................15
B. Opportunità aziendali ..............................................................................................................................15
C. Collaborazione nell’ambito di indagini e revisioni ......................................................................................15
VI. Rispetto di tutte le leggi, le regole e le normative applicabili ...................................................16
A. Accuratezza della documentazione aziendale .........................................................................................16
B. Lotta al riciclaggio di denaro ....................................................................................................................17
C. Informazioni privilegiate ...........................................................................................................................17
D. Conduzione onesta degli affari e concorrenza ..........................................................................................17
E. Conformità commerciale globale ..............................................................................................................19
F. Anticorruzione..........................................................................................................................................21
Il nostro Codice si applica a tutti i dipendenti e direttori di Dover. Nel corso del Codice, il termine “Dover” si riferisce
a Dover Corporation e a tutte le sue affiliate. Il termine “noi” o “la nostra Azienda” può essere associato a Dover, a
un’affiliata specifica o ai relativi dipendenti, a seconda del contesto nel quale è utilizzato.
Il presente Codice non altera i nostri termini e condizioni di impiego, né crea diritti contrattuali per voi o altri.
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I. INTRODUZIONE
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Introduzione
A. Scopo
In Dover, comprendiamo che il successo dipende dalla
nostra reputazione di conduzione legittima ed etica
dell’attività. Abbiamo studiato questo Codice di condotta
e etica aziendale (il nostro “Codice”) per aiutare ciascuno
di noi a sostenere i Valori aziendali, e perseguiamo il nostro
obiettivo di diventare leader in tutti i mercati che serviamo.
Il nostro Codice è la guida che illustra come impegnarci in
pratiche aziendali etiche, responsabili e legittime,
nell’ambito di tutte le operazioni che conduciamo nel
mondo. Il nostro Codice chiarisce come interagire in modo
etico nei confronti dei nostri portatori di interessi, inclusi
i colleghi, i clienti, i fornitori, i concorrenti, i governi e le
comunità, e come agire nei migliori interessi dei
nostri azionisti.
Poiché il nostro Codice si applica a tutti, è importante essere consapevoli delle nostre responsabilità condivise. Quando si agisce per conto di Dover (termine che include tutte le società Dover, come indicato di seguito), ci si aspetta che:
• Si agisca con onestà e integrità
• Si comprendano e si rispettino le leggi e le normative
che si applicano a noi e alle nostre attività
• Si legga, si comprenda e si rispetti il nostro Codice
• Si richieda assistenza in caso di domande, e si segnalino
prontamente i dubbi in caso di attività che potrebbero
violare il Codice, seguendo i passaggi definiti nella
sezione “Porre le domande ed esporre i dubbi - Come
ottenere assistenza e segnalare i problemi” del nostro
Codice
• Si collabori nel corso delle indagini relative a possibili
violazioni delle norme di condotta
La comprensione e il rispetto del nostro Codice sono
fondamentali nel mantenimento della cultura e della
reputazione di Dover. Nel Codice sono disponibili numerose
risorse che vi aiuteranno a prendere le migliori decisioni
possibili nel corso della conduzione degli affari di Dover.
B. Ambito di applicazione
Tutti noi giochiamo un ruolo fondamentale nell’ambito
delle pratiche aziendali e della cultura etica dell’Azienda.
Ciò riguarda i dipendenti part time e full time di Dover
Corporation e i relativi segmenti, le piattaforme, le società
operative e le affiliate a livello globale, oltre al Consiglio di
Amministrazione dell’Azienda. Quando nel Codice ci si
riferisce a Dover, tutti noi siamo inclusi: siamo tutti guardiani
del Codice, a prescindere dalla nostra ubicazione,
posizione, unità aziendale o società operativa. Quindi,
dobbiamo rispettare tutti le stesse regole. Agendo in
questo modo, contribuiamo a creare una società Dover
migliore e più forte.
Inoltre, Dover si avvale di partner aziendali (distributori,
fornitori, consulenti, agenti e altri fornitori terzi) che agiscono
conformemente al nostro Codice. Ci rifiutiamo di condurre
affari con terze parti che violano i nostri elevati standard o
che sminuiscono i valori per cui lottiamo.
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II. PORRE LE DOMANDE ED ESPORRE I DUBBI
Porre le domande ed
esporre i dubbi
A. Come ottenere assistenza e segnalare i problemi
In caso di dubbi sulla cosa giusta da fare nell’ambito di
una situazione aziendale, bisogna richiedere assistenza.
Inoltre, se sospettate o siete a conoscenza di una cattiva
condotta, siete responsabili di avvisare il supervisore o
le risorse sottostanti. Segnalare i problemi contribuisce
alla promozione della nostra cultura etica, e aiuta Dover
ad affrontare prontamente le situazioni che, altrimenti,
potrebbero incidere negativamente sui dipendenti,
sugli altri portatori di interessi, sull’Azienda e sulla sua
reputazione. La mancata segnalazione di una violazione
effettiva o sospetta, o suggerire a un altro dipendente di
non effettuare tale segnalazione, costituisce di per sé una
violazione del nostro Codice e può comportare un’azione
disciplinare nei confronti del dipendente, che potrebbe
includere fino al licenziamento, ove consentito dalle
leggi locali.
Il vostro supervisore è spesso la persona più adatta a
fornire assistenza. Tuttavia, se non vi sentite a vostro agio
nel discutere la questione con il supervisore, o se le sue
risposte non sono adeguate, è possibile contattare:
• Un rappresentante delle Risorse Umane della sede,
del settore operativo o del segmento
• Il Direttore Finanziario o il Presidente della
società operativa
• L’Ufficio Legale di Dover
• Il Reparto Conformità Aziendale di Dover
• La Linea di assistenza globale Dover al numero
1-800-495-1775 (negli Stati Uniti) o all’indirizzo
www.thedoverhotline.com (fuori dagli Stati
Uniti), selezionando l’opzione “segnalazione
telefonica”
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La Linea di assistenza globale Dover è disponibile 24 ore
su 24, 7 giorni su 7, ed è gestita da una società esterna.
È possibile segnalare un problema alla Linea di assistenza
telefonicamente, oppure inviando una segnalazione sul
web. Per le chiamate alla Linea di assistenza, il call center
esterno risponde alle telefonate e trascrive le informazioni
riferite. Il numero del chiamante non viene identificato, e
non sarà intrapresa alcuna azione per tracciare le chiamate
effettuate alla Linea di assistenza. In alternativa, è possibile
inviare una comunicazione scritta con i dettagli del
problema e i documenti pertinenti a:
Dover Corporation
3005 Highland Parkway, Suite 200
Downers Grove, IL USA 60515
All’attenzione di: Ufficio Legale
È possibile effettuare una segnalazione anonima, se
consentito dalla legge locale. È bene ricordare che
maggiori informazioni si forniscono e più facile sarà per
l’Azienda effettuare le indagini in merito e rispondere
appropriatamente alla segnalazione.
B. Politica di non ritorsione
Dover non accetterà azioni di rivalsa contro coloro che
segnalano in buona fede il sospetto di condotta illecita
o immorale. Effettuare una segnalazione in “buona fede”
significa che sono state fornite tutte le informazioni in
proprio possesso e che queste sono ritenute veritiere,
anche se la segnalazione successivamente si rivela
infondata. Inoltre, Dover non tollera ritorsioni dovute alla
collaborazione nell’ambito di un’indagine di conformità. Se
sospettate di essere vittime di una ritorsione, contattate le
Risorse Umane o la nostra Linea di assistenza globale.
C. Indagini
In Dover, prendiamo sul serio le violazioni del nostro
Codice, incluse, secondo quanto opportuno, le indagini
sulle segnalazioni di cattive condotte effettive o sospette.
Se non diversamente previsto dalle leggi locali, Dover si
impegna a mantenere riservate le vostre informazioni nella
misura massima consentita dall’obbligo di indagare sulle
segnalazioni di cattiva condotta.
D. Conseguenze delle violazioni del Codice
Poiché il Codice è parte integrante della nostra cultura etica e
della nostra reputazione, le violazioni del Codice comportano
gravi azioni disciplinari, che potrebbero includere fino al
licenziamento, ove consentito dalle leggi locali. Nei casi
opportuni, Dover potrebbe riferire la cattiva condotta alle
autorità competenti per avviare un’azione penale.
Questa potrebbe comportare sanzioni civili o penali
per gli individui coinvolti.
E. Clausole di esonero
Per richiedere una clausola di esonero a una disposizione
prevista dal Codice, rivolgersi al contatto locale per la
conformità o al Dipartimento di Conformità di Dover. Le
clausole di esonero che si applicano ai nostri direttori o
amministratori devono essere approvate dal Consiglio
di Amministrazione (o da un comitato designato dal
Consiglio), e saranno divulgate come e quando previsto
dalla legge o dagli standard di quotazione della Borsa
di New York.
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III. MANTENIMENTO DI UN LUOGO DI LAVORO IMPARZIALE E SICURO
le leggi in materia di retribuzione e orari lavorativi dei luoghi in cui operiamo. Dover non tollera il lavoro minorile né il lavoro forzato, e ci rifiutiamo di condurre affari con i fornitori o con le altre terze parti che se ne servono.
Mantenimento di un luogo di
lavoro imparziale e sicuro
A. Impiego etico e politica di non discriminazione
Una delle forze di Dover sul mercato è la diversità della sua forza lavoro. Ricerchiamo attivamente individui qualificati e scrupolosi che agiscono con integrità, provenienti da un’ampia varietà di contesti culturali ed educativi, e che contribuiscono al successo della nostra Azienda e al mantenimento della sua cultura etica. Promuovendo i Valori Dover, è nostro obiettivo incoraggiare e sostenere la diversità della forza lavoro e favorire un luogo di lavoro che consenta a tutti noi di sviluppare il nostro completo potenziale per rafforzare la nostra Azienda. Grazie alla diversità della forza lavoro, arricchiamo la nostra cultura e le comunità che ci circondano, permettendo all’Azienda di raggiungere al meglio il suo obiettivo di diventare leader in tutti i settori in cui opera, e creando valore per i nostri portatori di interessi. Dobbiamo considerare la diversità una risorsa straordinaria, trattare gli altri con rispetto, e riconoscere il valore delle nostre rispettive abilità, idee e conoscenze.
Dover si impegna a mantenere un ambiente di lavoro professionale, libero da discriminazioni e molestie. La politica di Dover si basa sull’osservanza delle leggi vigenti in materia di lavoro. I dipendenti e i candidati a un determinato ruolo devono essere qualificati e in grado di svolgere le funzioni essenziali del lavoro; ad ogni persona devono essere riconosciute pari opportunità nella misura massima prevista dalla legge e senza discriminazioni di razza, colore, religione, disabilità, nazione di origine, sesso, orientamento sessuale, stato civile, età o altri aspetti tutelati dalla legge. Dover si impegna a garantire che le decisioni relative al processo di impiego sono basate sul merito. La nostra politica prevede l’offerta di accordi ragionevoli agli individui qualificati, nell’ambito di tutti gli aspetti del processo di impiego. Inoltre, siamo tenuti a rispettare tutte
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Inoltre, la nostra politica non tollera le molestie né i comportamenti che contribuiscono a creare un ambiente intimidatorio, offensivo o umiliante connesso alle caratteristiche protette di una persona. Le molestie possono essere di natura sessuale o non sessuale e includono, ad esempio, epiteti, insulti, stereotipizzazione, scherzi offensivi, proposte di natura sessuale o contatti fisici non graditi, commenti offensivi o di natura sessuale, palpeggiamenti, richieste di favori sessuali, l’esibizione o la circolazione di illustrazioni offensive o degradanti. Per tenere le molestie lontane dal nostro luogo di lavoro, dobbiamo essere sicuri che le nostre osservazioni e le nostre azioni siano appropriate e rispettose. Se ritenete di aver subito o assistito a un maltrattamento di lavoratori presso una delle nostre strutture, a un comportamento discriminatorio o opprimente, oppure a una procedura di impiego immorale, riferite immediatamente l’accaduto seguendo i passaggi indicati nella sezione “Porre le domande ed esporre i dubbi - Come ottenere assistenza e segnalare i problemi” del Codice.
Domanda:
Anastasia ed Elena lavorano vicine l’una
all’altra. Sebbene non abbiano uno stretto
rapporto lavorativo, fanno parte dello stesso
team. Quando è frustrata per il suo lavoro o
se sta passando una brutta giornata, Elena
utilizza spesso un linguaggio volgare che
Anastasia ritiene offensivo. Benché Anastasia
abbia chiesto gentilmente a Elena di smorzare
le sue imprecazioni, quest’ultima l’ha respinta
affermando “Io gestisco così lo stress. Non
significa nulla”. Il suo comportamento non è
migliorato, e Anastasia è ancora infastidita dalla
situazione. Come dovrebbe comportarsi?
Risposta:
Anastasia ha fatto la cosa giusta rivelando i suoi
dubbi a Elena. Tuttavia, Elena avrebbe dovuto
rispettare i sentimenti di Anastasia e smettere
di utilizzare un linguaggio osceno. Poiché il
comportamento di Elena non è migliorato, Anastasia
dovrebbe riferire la questione al suo supervisore
o al rappresentante delle Risorse Umane per un
ulteriore esame. Benché Elena non intenda offendere
i colleghi, le sue azioni sono inopportune, e Dover si
aspetta che i suoi dipendenti rispettino gli altri.
B. Sicurezza
Tutti noi abbiamo la responsabilità, nei confronti
dell’Azienda e di noi stessi, di promuovere un luogo di
lavoro protetto e sicuro per tutti i dipendenti Dover.
Oltre agli standard in favore della promozione della
sicurezza definiti in questa sede, è necessario
rispettare le politiche e le procedure di sicurezza locali,
che possono variare a seconda dei requisiti lavorativi e
delle normative locali. È vostra responsabilità
conoscere e rispettare le politiche e le procedure in
materia di sicurezza e le leggi locali che si applicano
alla vostra attività lavorativa.
Dobbiamo garantire che le aree di lavoro siano sicure e
prive di pericoli e atti di violenza. Non dobbiamo utilizzare,
né essere in possesso, né sotto l’influenza di alcol, droghe
illecite o di sostanze che potrebbero interferire con lo
svolgimento in sicurezza del nostro lavoro. Sebbene
l’alcol possa essere servito durante alcuni eventi aziendali
Domanda:
David lavora in uno stabilimento produttivo.
Opera a stretto contatto con una macchina
dotata di numerose parti in movimento, ma
non è né un ispettore né un meccanico. David
nota che una sezione del suo macchinario
non funziona correttamente, e che il prodotto
restituito non è come dovrebbe essere. Ha
paura ad aggiustarlo da solo, ma sa che la
manutenzione è già stata effettuata la settimana
precedente. Cosa deve fare?
Risposta:
David non deve provare a correggere il problema da
solo perché non è né un ispettore né un meccanico.
Deve restare alla larga dai pericoli possibili e
segnalare immediatamente il difetto sospetto al
supervisore o a un dipendente autorizzato a lavorare
sulla macchina, in modo che questa possa essere
arrestata, ispezionata e aggiustata il più presto
possibile. Inoltre, è tenuto a informare il supervisore
della non conformità del prodotto realizzato
dalla macchina.
aziendali che regolano la sicurezza e la qualità del prodotto.
Se non sosteniamo il nostro impegno nei confronti della
sicurezza e della qualità del prodotto, rischiamo di perdere
la fiducia dei nostri clienti, compromettendo la loro
sicurezza e macchiando la nostra reputazione.
Se siete a conoscenza di una violazione delle politiche di
sicurezza, di possibili rischi o di prodotti potenzialmente
pericolosi, riferite immediatamente l’accaduto seguendo
i passaggi indicati nella sezione “Porre le domande ed
esporre i dubbi - Come ottenere assistenza e segnalare i
problemi” del Codice.
C. Contributi politici e benefici
approvati, se si decide di consumarlo, ciò deve avvenire
con moderazione e non deve interferire con la propria
capacità di guidare un veicolo, altrimenti sarà necessario
optare per un metodo di trasporto alternativo.
Oltre alla sicurezza dei suoi dipendenti, Dover si impegna a
garantire la sicurezza e la qualità dei prodotti e servizi forniti
dalle sue società. Dobbiamo impegnarci continuamente
per ottenere e preservare la fiducia che i nostri clienti
ripongono nella sicurezza e nella qualità dei nostri prodotti
e servizi. A tal fine, è responsabilità di tutti noi conoscere,
comprendere e rispettare tutte le leggi vigenti e le politiche
Dover incoraggia tutti noi a mettere a disposizione il tempo e
i fondi personali per supportare i candidati politici e le
cause benefiche di nostra scelta. Tuttavia, non è possibile
utilizzare le risorse aziendali o il nome di Dover quando si
offrono contributi o si partecipa a tali attività senza la previa
autorizzazione. Se vi sentite sotto pressione o forzati in
questo senso, riferite l’accaduto a una delle risorse indicate
nella sezione “Porre le domande ed esporre i dubbi - Come
ottenere assistenza e segnalare i problemi” del Codice.
La decisione di supportare cause politiche o meno non
inciderà sulla vostra posizione in Azienda né sulla possibilità
di future promozioni.
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IV. TUTELA DEI BENI, DELLE INFORMAZIONI E DELLA REPUTAZIONE DI DOVER
Tutela dei beni, delle
informazioni e della
reputazione di Dover
Siamo tenuti a garantire l’utilizzo corretto dei beni di
proprietà dell’Azienda e a proteggerli da perdita, danno,
furto e cattivo uso. Con “beni di proprietà dell’Azienda” si
intendono i beni fisici e i beni intangibili, come strutture,
apparecchiature, veicoli, software, computer, fondi e
forniture, oltre ai nostri sistemi di rete e informatici, alle
fonti di energia, alle idee e innovazioni, e alle nostre
informazioni riservate. Se ritenete che qualcuno stia
mettendo in pericolo le prestazioni o la sicurezza dei beni di
proprietà dell’Azienda, informate immediatamente il vostro
supervisore o una delle risorse indicate nella sezione “Porre
le domande ed esporre i dubbi - Come ottenere assistenza
e segnalare i problemi” del Codice.
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A. Apparecchiature tecnologiche
Siamo tenuti a utilizzare le apparecchiature tecnologiche
dell’Azienda per finalità commerciali e per servire gli
interessi della società. Con “Apparecchiature tecnologiche”
si includono, a titolo esemplificativo, le apparecchiature
informatiche, gli smartphone, i software, i sistemi operativi,
gli account di rete della posta elettronica e i supporti di
archiviazione. Dover possiede o ha ottenuto in licenza
l’uso della tecnologia impiegata nell’ambito delle attività,
inclusi gli hardware, i software e i sistemi informatici. Tale
tecnologia e le informazioni archiviate sono essenziali per
il nostro successo. Tutti coloro che utilizzano un computer
all’interno di Dover sono responsabili di tutelare queste
preziose risorse tecnologiche.
Siamo tenuti ad adottare misure di sicurezza appropriate
durante l’utilizzo della rete e dei sistemi informatici
aziendali. Verificate di proteggere adeguatamente i
vostri PC, laptop, tablet e postazioni di lavoro se lasciati
incustoditi. Se inviate informazioni considerate sensibili o
vulnerabili, proteggetele mediante password o criptaggio
e rispettate i controlli interni della nostra Azienda. Per
ulteriori informazioni, consultare la Procedura in materia di
sicurezza dei dati di Dover, in particolare la Politica
d’uso accettabile.
B. Proprietà intellettuale
Brevetti, diritti d’autore e marchi commerciali sono
termini legali che definiscono quando un’invenzione, un
prodotto, un’opera scritta o un nome sono di proprietà di
un individuo o di un’azienda, e quindi il loro uso da parte
di altri soggetti senza l’esplicita autorizzazione è vietato. I
diritti di proprietà su marchi commerciali, brevetti e diritti
d’autore sono concessi paese per paese.
A volte sviluppiamo idee, processi e tecnologie per conto
della nostra Azienda o nell’ambito del nostro lavoro
presso quest’ultima, che saranno tutelati dalle leggi in
materia di brevetti, diritti d’autore, marchi registrati o
segreti commerciali. La “proprietà intellettuale” in genere
appartiene alla nostra Azienda o ai rispettivi clienti, a
seconda delle circostanze. Secondo quanto previsto dalle
leggi e dai termini del nostro lavoro, tutti noi accettiamo
di assegnare i diritti di qualsiasi proprietà intellettuale
all’Azienda o ai nostri clienti, secondo quanto opportuno.
I brevetti, i diritti d’autore e i marchi registrati che
appartengono ad altri soggetti non possono essere
utilizzati senza l’esplicita autorizzazione del proprietario.
Ciò riguarda anche tutte le risorse digitali (foto, video
e multimedia), e i riferimenti ai progetti del cliente. Non
copiare né utilizzare in nessun caso i dati proprietari, i
disegni del prodotto, i manuali utente, i nomi o i software
creati da qualcun altro senza aver ottenuto l’autorizzazione
prevista dal relativo autore o proprietario. Non plagiare né
utilizzare inappropriatamente articoli o materiali pubblicati
da altri. Inoltre, non installare mai un software del quale
non si possiede un contratto di licenza, che potrebbe
violare le leggi sui diritti d’autore, o che non ha una finalità
commerciale. Prima di installare qualsiasi software,
contattare il reparto IT.
Richiedere assistenza all’Ufficio Legale di Dover in caso di
dubbi relativi ai diritti di proprietà intellettuale.
C. Informazioni riservate
Le informazioni proprietarie e riservate di Dover sono
uno dei nostri beni più importanti. Il termine “Informazioni
proprietarie e riservate” include generalmente le
informazioni non pubbliche di Dover (incluse le sue
società) che, se rivelate, potrebbero apportare benefici
ai nostri concorrenti. Sono incluse tutte le informazioni,
scritte o orali, che abbiamo un interesse commerciale
legittimo a tutelare, inclusi, a titolo esemplificativo, tutti
i dati tecnici, di progettazione o i processi specifici, le
migliorie, i nuovi prodotti, i prodotti in fase di sviluppo, le
invenzioni, i modelli, i manuali, il know-how, i dati finanziari,
le informazioni sui prezzi, i piani di sviluppo aziendale o di
acquisizione, i piani di marketing, le pratiche di progetti e gli
elenchi di clienti e fornitori.
Dobbiamo comportarci in modo vigile, sia sul lavoro che
fuori, per garantire la tutela delle informazioni riservate
e proprietarie di Dover con estrema attenzione. Tali
informazioni possono essere rivelate solo a colleghi o a
soggetti esterni che devono conoscerle per un’esigenza
commerciale legittima. In tutti i casi, comunque, rispettate
le misure di salvaguardia adottate per proteggere queste
informazioni dal cattivo uso intenzionale o involontario (per
ulteriori informazioni sulle nostre misure di salvaguardia,
fare riferimento a Sicurezza dei dati di Dover - Politica
d’uso accettabile). Non discutere mai di queste
informazioni in un luogo pubblico dove soggetti esterni
potrebbero sentirvi.
Inoltre, siamo tenuti a proteggere le informazioni personali
degli altri individui, come gli indirizzi di casa, le informazioni
sulla retribuzione e sulla salute, i codici di identificazione
e le informazioni sulle paghe. È fondamentale rispettare le
leggi sulla privacy vigenti che regolano la gestione di queste
informazioni private e sensibili.
I nostri clienti, i fornitori e gli altri partner aziendali spesso
ci affidano dati e informazioni riservate. Tali informazioni
includono pratiche professionali, informazioni su
acquisizioni e cessioni, dati di marketing e relativi ai prezzi,
strategie, codici informatici, schermi, moduli, ricerche
sperimentali e informazioni relative ai clienti, ai fornitori
e agli altri partner aziendali passati, presenti e potenziali
di Dover. Non dobbiamo in nessun caso accedere a, o
condividere, informazioni riservate su colleghi, clienti,
fornitori o altre terze parti senza un motivo commerciale
legittimo e senza l’approvazione opportuna.
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IV. TUTELA DEI BENI, DELLE INFORMAZIONI E DELLA REPUTAZIONE DI DOVER
Alcune società Dover partecipano a joint venture con
aziende che potrebbero essere nostri concorrenti, fornitori
o clienti in altre circostanze. Ovviamente, nell’ambito di
queste joint venture la comunicazione è essenziale, ma
noi dobbiamo intraprendere le azioni ragionevoli dirette a
proteggere le informazioni proprietarie e riservate di Dover
dalla divulgazione accidentale e inopportuna, o dall’uso
al di fuori del contesto della joint venture. Siamo tenuti a
rispettare tutti gli accordi previsti dalle joint venture di Dover
che specificano e limitano l’accesso di alcuni individui alle
informazioni e ai sistemi di Dover.
Gli obblighi di riservatezza stabiliti in questa sezione si
estendono oltre l’ambito e la durata della nostra attività
lavorativa presso una società Dover, e continuano anche
al suo termine.
Domanda:
Durante una convention del settore, un
concorrente rivela a Joseph la capacità
industriale relativa a un suo prodotto specifico,
e chiede a Joseph di conoscere la capacità di
Dover. Può rispondere?
Risposta:
No. Per prima cosa, la capacità è un’informazione
riservata di Dover che non può essere divulgata.
Secondo, lo scambio di informazioni sulla capacità
con un concorrente può essere percepito come un
complotto anticoncorrenziale.
Fare riferimento alla Sezione VI. D. iii.
D. Comunicazioni elettroniche
Abbiamo a disposizione risorse come computer,
telefoni e altri beni materiali di proprietà dell’Azienda
che ci permettono di condurre l’attività. Sebbene l’uso
personale consentito di tali beni sia limitato, esso non
deve compromettere lo svolgimento dei nostri compiti né
violare le politiche aziendali o la legge applicabile. Non
possiamo usare queste risorse per divulgare o utilizzare in
modo scorretto le informazioni proprietarie e confidenziali
di Dover, condurre attività illegali, accedere o scaricare
materiali osceni o sessualmente espliciti, o trasmettere
messaggi discriminatori, opprimenti o minacciosi. Non
è possibile nutrire aspettative di privacy in relazione all’uso
di queste risorse aziendali, se non diversamente
consentito dalle leggi locali. Dover si riserva il diritto, nella
misura massima consentita dalla normativa applicabile, di
monitorare e analizzare i messaggi e le informazioni inviate
o ricevute servendosi delle risorse aziendali.
Domanda:
Jessica prende tutti i giorni il treno per recarsi
al lavoro. A volte inizia la sua giornata lavorativa
sul treno, richiamando le persone a cui non ha
risposto la sera precedente. È un problema?
Risposta:
Jessica deve fare attenzione a discutere solo le
informazioni note al pubblico mentre svolge l’attività
fuori dal suo ufficio. Quando si effettua una telefonata
in luoghi pubblici come ristoranti, treni, ascensori o
durante le conferenze, bisogna assicurarsi di non
discutere informazioni confidenziali che potrebbero
essere ascoltate da altre persone.
Bisogna prestare attenzione a tutelare la reputazione e le
informazioni aziendali di Dover. Ad esempio, seguite queste
linee guida:
• Prestate attenzione durante la redazione di e-mail,
messaggi istantanei e messaggi di testo: ricordate che
altre persone potrebbero inoltrare questi messaggi
elettronici senza che voi lo sappiate né lo permettiate, e
presumete che probabilmente saranno letti da persone
diverse dal destinatario designato
• Ricordate che i documenti e le informazioni
elettroniche possono essere recuperate anche dopo la
“cancellazione” dalla memoria del computer
12
• Assicuratevi che le vostre comunicazioni non violino la
legge (ad esempio le norme in materia di calunnie,
diffamazione, molestie o diritti d’autore) o le politiche
aziendali (ad esempio, la divulgazione non autorizzata di
informazioni proprietarie e riservate), inclusa la politica
sull’insider trading di Dover
• Quando visionate le e-mail in arrivo, prestate attenzione
ai tentativi di phishing via e-mail
Per ulteriori informazioni, consultare Sicurezza dei dati -
Politica d’uso accettabile di Dover.
E. Gestione degli archivi
Spesso abbiamo a che fare con grandi quantità di
documenti e archivi di Dover, cartacei ed elettronici. È
importante conoscere la politica aziendale relativa alla
durata di conservazione di tali documenti e archivi, e a
quando e come eliminarli. Tutti i documenti connessi
all’attività lavorativa sono di proprietà dell’Azienda, anche
se ne siete gli autori o se avete contribuito alla loro
preprazione. Se vi viene comunicato che i documenti in
vostro possesso sono rilevanti ai fini di una controversia
pendente, di un’indagine o di un audit, non alterate,
eliminate o distruggete i documenti, e rispettate le linee
guide definite nella comunicazione.
F. Rispondere alle richieste dei media
In quanto azienda globale, il messaggio di Dover viene
ascoltato in tutto il mondo. Per questo motivo, è importante
comunicare attraverso un’unica voce. Quindi, solo i
portavoce aziendali designati possono rilasciare
determinate dichiarazioni al pubblico. Se ricevete una
richiesta di informazioni da parte di analisti o potenziali
investitori, inoltrate la richiesta al Vicepresidente delle
Relazioni con gli investitori di Dover. In caso di assistenza
relativa alle richieste dei media, o se siete stati contattati da
un loro membro, rivolgetevi al portavoce dell’Azienda o al
Direttore delle Comunicazioni di Dover. Ricordate che non
dovete mai parlare per conto di Dover se non siete
autorizzati a farlo, e non dovete sentirvi sotto pressione
quando si tratta di rispondere alle richieste esterne
di informazioni.
Domanda:
Paula riceve una chiamata da una giornalista
finanziaria che dichiara di aver sentito dire che
Dover acquisirà Widget Corporation. Paula può
comunicare alla giornalista, in via ufficiosa, che
non è vero?
Risposta:
No. Per prima cosa, nessuno può parlare per conto
dell’Azienda senza autorizzazione, in via ufficiosa
o meno. Secondo, Paula potrebbe non essere
a conoscenza della situazione reale, e potrebbe
rilasciare una dichiarazione falsa. Terzo, le norme
della SEC prevedono che tutti siano in possesso
delle importanti informazioni pubbliche. Contattare il
Direttore delle Comunicazioni.
13
V. AGIRE NEI MIGLIORI INTERESSI DI DOVER
14
Agire nei migliori interessi
di Dover
A. Conflitti di interessi
Per continuare a essere un’azienda etica, dobbiamo evitare ogni coinvolgimento in “conflitti di interesse” effettivi o apparenti. Un conflitto di interessi si verifica quando i nostri interessi personali interferiscono, o sembrano interferire, con la nostra capacità di svolgere il lavoro. In generale, bisogna evitare qualunque interesse, investimento o associazione per i quali potrebbe sorgere un conflitto di interesse. Ad esempio, i prestiti o le garanzie degli obblighi da parte di Dover o di terze parti dovuti alla vostra posizione in Azienda potrebbero dare la percezione di un conflitto di interessi e, quindi, sono severamente vietati.
Se siete a conoscenza di un conflitto di interessi effettivo o apparente, avvisate immediatamente una delle risorse indicate nella sezione “Porre le domande ed esporre i dubbi - Come ottenere assistenza e segnalare i problemi” del Codice. L’esistenza di un conflitto di interessi non costituisce necessariamente una violazione del nostro Codice, mentre la mancata dichiarazione della sua esistenza è sempre considerata una violazione.
i. Relazioni personali
A volte, potremmo trovarci nella condizione di dover lavorare a stretto contatto con familiari o con persone con cui siamo coinvolti in relazioni personali intime, ossia con cui intratteniamo una relazione di natura sentimentale o sessuale. Non bisogna mai prendere una decisione d’affari basandosi su una relazione invece che su motivazioni commerciali appropriate. L’impiego di parenti o di persone con cui si è coinvolti in relazioni personali intime è vietato quando tale impiego comporta o potrebbe comportare: un rapporto di supervisione che rientra nell’ampiezza di controllo del supervisore stesso, un impatto sui termini e sulle condizioni, o qualsiasi altro conflitto di interessi. Non assumere in nessun caso né raccomandare l’assunzione di un fornitore o di un altro partner commerciale che impiega un proprio familiare o nelle quali attività voi o un vostro familiare stretto possedete una sostanziale quota di partecipazione. Ai fini della presente sezione, un “familiare” è qualsiasi persona alla quale si è legati da vincoli di sangue, matrimonio o stretta affinità. Ciò potrebbe includere il coniuge, il partner, genitori, figli, fratellastri, parenti acquisiti e chiunque altro risieda nella vostra stessa abitazione o con il quale intrattenete o avete sviluppato una relazione sentimentale. Per ulteriori informazioni, consultare le Linee guida in materia di relazioni personali di Dover.
ii. Lavori secondari
A volte, è possibile che gli individui desiderino svolgere
un altro lavoro oltre a quello eseguito per Dover. Non
possiamo svolgere un lavoro per un ente governativo o
legislativo, per una società concorrente, per un cliente
o per un fornitore di una società Dover. Inoltre, non
possiamo accettare un lavoro secondario se riduce
la nostra capacità di dedicare il tempo e l’attenzione
necessari allo svolgimento dei nostri compiti. In altre
parole, possiamo accettare una posizione esterna solo
se non crea un conflitto di interessi né interferisce con il
nostro lavoro per l’Azienda.
B. Opportunità aziendali
Durante la conduzione di un’attività di una società Dover,
è possibile imbattersi in opportunità che desideriamo
sfruttare. Non dobbiamo approfittare a scopo personale
di nessuna opportunità professionale appresa durante
l’utilizzo della proprietà o delle informazioni di Dover, o
grazie alla nostra posizione all’interno dell’azienda, salvo
esplicita rinuncia scritta di Dover Corporation. Proprio
come non è possibile beneficiare personalmente di tali
opportunità, non possiamo assistere nessun altro affinché
lo faccia. Ricordate, ove possibile, siamo responsabili di
agire nel miglior interesse legittimo dell’Azienda, quindi non
possiamo in nessun modo cercare di competere con essa.
Domanda:
Lorraine desidera investire in una società che
realizza un componente da noi acquistato e
utilizzato per uno dei nostri prodotti. Può farlo?
Risposta:
Forse. Deve informare il suo supervisore e consultare
l’Ufficio Legale di Dover.
C. Collaborazione nell’ambito di indagini e revisioni
Siamo tenuti a cooperare con i revisori interni o esterni,
oltre che con gli ispettori o i regolatori che richiedono
informazioni in relazione ad audit o indagini della nostra
Azienda. Non dobbiamo cercare di influenzare in modo
improprio i revisori, i regolatori o gli ispettori che esaminano
i nostri documenti aziendali, né incoraggiare altri a farlo.
Se un ispettore governativo vi chiede di prendere parte a
ispezioni o colloqui, o richiede documenti o informazioni,
è necessario informare immediatamente il proprio
supervisore e l’Ufficio Legale di Dover, e rispettare la
politica aziendale.
15
VI. RISPETTO DI TUTTE LE LEGGI, LE REGOLE E LE NORMATIVE APPLICABILI
Rispetto di tutte le leggi,
le regole e le normative
applicabili
A causa della nostra presenza a livello globale, è importante
riconoscere che le leggi, le norme, le prassi aziendali e le
abitudini possono variare enormemente da un paese
all’altro. Se si verifica una situazione in cui il nostro Codice,
le politiche aziendali, o le leggi di un paese entrano in
conflitto, richiedere assistenza al supervisore o a una
delle risorse indicate nella sezione “Porre le domande ed
esporre i dubbi - Come ottenere assistenza e segnalare i
problemi” del Codice prima di agire.
A. Accuratezza della documentazione aziendale
Uno degli obiettivi fondamentali dell’Azienda è quello di mantenere l’accuratezza della documentazione aziendale. Ciò consente all’Azienda di gestire in modo efficace le sue attività e di garantire che i documenti di divulgazione finanziari e di altro tipo, e le divulgazioni ai governi a livello mondiale, siano completi, accurati e tempestivi. Anche se non è sempre evidente che le informazioni generate hanno un impatto sui registri contabili di Dover, tutti noi giochiamo un ruolo fondamentale nell’assicurare il raggiungimento di questo importante obiettivo. Quindi, ogni dato o informazione presentato nei registri dell’Azienda, incluse,
ad esempio, le informazioni sul personale, sugli orari, sulle spese e sulla sicurezza, deve essere assolutamente onesto, accurato e completo. Quando si registrano questi dati, dobbiamo rispettare il sistema dei controlli interni dell’Azienda e tutti i requisiti contabili applicabili. Inoltre, dobbiamo presentare la documentazione contrattuale appropriata in qualsiasi momento. Il nostro impegno nei confronti del rispetto dei Valori e del Codice di Dover richiede che ci dedichiamo esclusivamente a transazioni aziendali legittime e autorizzate. Per fare ciò, non possiamo impegnarci nelle seguenti attività: • Rilasciare dichiarazioni false, orali o scritte • Celare i fondi dell’Azienda • Caratterizzare scorrettamente le transazioni aziendali • Creare conti di stanziamento non divulgati o
non registrati • Permettere consapevolmente che si verifichino
attività illecite simili Se notate irregolarità relative a contabilità o audit, o casi di frode commessi da individui responsabili dei rapporti finanziari o contabili dell’Azienda, comunicare immediatamente le proprie osservazioni seguendo le indicazioni contenute nella sezione “Porre le domande ed esporre i dubbi - Come ottenere assistenza e segnalare i problemi” del Codice. Ricordate che, quando effettuate una segnalazione in buona fede, siete tutelati da qualsiasi forma di ritorsione.
16
B. Lotta al riciclaggio di denaro
Allo stesso modo, Dover si impegna a combattere il
“riciclaggio di denaro” nei paesi in cui opera. Il riciclaggio
di denaro è il processo mediante il quale gli individui o gli
enti spostano fondi illeciti nel sistema finanziario al fine
di nascondere le tracce della loro origine criminale, o
altrimenti provano a far sembrare legittimi tali fondi.
Dobbiamo restare in guardia per verificare la presenza di
irregolarità delle modalità di pagamento. Se osservate uno
dei seguenti fatti, segnalatelo immediatamente:
• Pagamenti effettuati in valute diverse da quelle
specificate in fattura
• Tentativi di effettuare pagamenti in denaro o equivalenti
del denaro
• Pagamenti effettuati da o in favore di una terza parte
non coinvolta nel contratto o di un conto diverso da un
conto d’affari
• Richieste o tentativi di effettuare pagamenti per fatture
o per un gruppo di fatture mediante diverse forme di
pagamento
• Richieste di effettuare un pagamento eccessivo
C. Informazioni privilegiate
A causa del lavoro svolto in Dover, alcuni di noi potrebbero
essere esposti a informazioni privilegiate dell’Azienda, dei
clienti o dei partner aziendali. Le “informazioni privilegiate”
sono informazioni materiali che non sono disponibili al
pubblico. Le informazioni materiali sono le informazioni
che un investitore ragionevole considererebbe importanti
se dovesse decidere di acquistare, vendere o conservare
i titoli di un’azienda (ad esempio azioni, obbligazioni o
opzioni). Le informazioni sono considerate non pubbliche
se non sono state adeguatamente rivelate al pubblico.
Le informazioni sono considerate adeguatamente rivelate
quando sono rese generalmente disponibili agli investitori,
ad esempio mediante un comunicato stampa, un webcast
disponibile al pubblico, o il deposito presso la Securities
and Exchange Commission (Commissione per i titoli e gli
scambi) statunitense. Se siamo in possesso di informazioni
privilegiate, non è possibile acquistare o vendere i titoli
dell’Azienda né di altre società con le quali conduciamo
affari. Inoltre, non è possibile trasmettere le informazioni
privilegiate ad altri soggetti che potrebbero utilizzarle per
acquistare o vendere titoli.
Alcuni esempi di informazioni privilegiate includono:
• Informazioni o dati finanziari, come guadagni o previsioni
• Ottenimento o perdita di un nuovo importante contratto,
di un contratto esistente o di un affare
• Piani finanziari
• Cambiamenti che riguardano l’alta direzione
• L’esistenza di controversie o indagini governative,
o rispettivi sviluppi significativi o previsti
• Fusioni, acquisizioni o cessioni
• Variazione del revisore esterno o notifiche dei
revisori riguardanti l’attendibilità delle nostre
dichiarazioni finanziarie
Ricordate che anche le informazioni relative a eventi o
azioni che non si verificheranno con certezza, come la
possibile stipula di un contratto o la sottoscrizione di un
accordo di acquisizione, possono essere considerate
informazioni privilegiate.
In caso di domande su queste regole, contattare il
Dipartimento Legale di Dover prima di acquistare o
vendere i titoli. È inoltre possibile ottenere ulteriori
informazioni all’interno della Politica in materia di
operazioni sui titoli e riservatezza di Dover, disponibile
su www.integritycounts.com.
D. Conduzione onesta degli affari e concorrenza
i. Onestà nella conduzione di affari
Otteniamo i nostri successi competendo in maniera
leale. Operiamo in modo onesto con i clienti e i partner
aziendali, senza manipolazioni né occultamenti. Non
presentiamo dichiarazioni false o ingannevoli circa i
nostri concorrenti o i loro prodotti o servizi.
ii. Acquisizione di informazioni su società
concorrenti
Il nostro obiettivo di competere in modo etico ed efficace
sul mercato si estende all’acquisizione di informazioni
su società concorrenti. In generale, è opportuno
acquisire informazioni su altre aziende mediante fonti
pubbliche come siti web, articoli pubblicati, comunicati
sui prezzi, pubblicità, opuscoli, presentazioni pubbliche,
rapporti annuali pubblici o materiali di vendita pubblicati.
Inoltre, sfruttiamo le informazioni ottenute nel corso
di conversazioni con i clienti, purché non riservate, e
possiamo ottenere e utilizzare le informazioni provenienti
da consiglieri e consulenti rispettabili con le adeguate
garanzie del fatto che siano state ottenute in
modo corretto.
17
VI. RISPETTO DI TUTTE LE LEGGI, LE REGOLE E LE NORMATIVE APPLICABILI
Ad ogni modo, anche la percezione di un’acquisizione illecita delle informazioni può essere problematica per Dover e per gli individui coinvolti. Quindi, non bisogna mai utilizzare, né chiedere a terzi di utilizzare, mezzi illeciti o immorali, come dichiarazioni false, frode, furto, spionaggio o corruzione, per ottenere informazioni sulla concorrenza. Se ricevete informazioni che credete siano state acquisite in questo modo, consultate immediatamente il supervisore o l’Ufficio Legale di Dover.
A volte, i nuovi dipendenti di Dover saranno in possesso di informazioni commerciali sui nostri clienti, fornitori o concorrenti a causa del lavoro svolto presso il datore precedente. Tali informazioni includono:
• Dati specifici di natura tecnica, di progettazione o
di processo • Segreti commerciali o informazioni riservate • Software concessi in licenza al datore di lavoro
precedente • Informazioni contrassegnate o intese come riservate
o proprietarie, non disponibili pubblicamente
Rispettate sempre la riservatezza di tali informazioni, e non chiedete mai a un nuovo dipendente di rivelare informazioni riservate o proprietarie sul suo ex datore di lavoro, né di violare in altro modo un accordo di riservatezza stipulato con il datore precedente. Se il nuovo dipendente si offre di rivelare tali informazioni, rifiutate l’offerta. Bisogna intraprendere azioni dinamiche per garantire che i nuovi dipendenti comprendano la politica e non trasmettano queste informazioni alla nostra Azienda al momento dell’assunzione.
consumatori.Una concorrenza florida può comportare benefici per i consumatori, permettendo loro di acquistare beni e servizi a prezzi inferiori o rendendo disponibili beni e servizi di qualità superiore, in parte grazie alla concorrenza in ambito di ricerca e sviluppo. In linea generica, le leggi sulla concorrenza vietano attività che limitano la concorrenza tra società concorrenti. Ad esempio, vietano accordi tra concorrenti che incidono sui prezzi, sui costi, sui termini o sulle condizioni di vendita, sui mercati in cui competeranno, o sui clienti o fornitori con cui faranno affari. Molti paesi hanno adottato queste leggi sulla concorrenza, che variano da nazione a nazione. Ad esempio, le leggi sulla concorrenza di alcuni paesi possono regolare attività come accordi di distribuzione, riduzioni, sconti o limitazioni territoriali sui rivenditori. Le leggi di numerosi paesi, incluse quelle degli Stati Uniti, sono applicabili anche in caso di attività commerciali svolte all’estero. È vostra responsabilità informarvi e aderire a tutte le norme sulla concorrenza applicabili alle attività da voi svolte per conto di una società Dover. Durante la vostra attività presso Dover, potrebbe esservi richiesto di frequentare conferenze industriali o di associazioni commerciali. In tali situazioni, sarete tenuti ad agire con particolare prudenza e non dovrete discutere di argomenti anticompetitivi con un concorrente. Se un concorrente tenta di trattare un argomento proibito, la conversazione deve essere terminata immediatamente. Dopodiché, parlatene con il vostro supervisore o contattate l’Ufficio Legale di Dover per segnalare la situazione e ottenere ulteriori consigli.
Domanda: Il responsabile ha chiesto a Andrew di acquisire informazioni su un concorrente. Può assumere una terza parte affinché utilizzi i metodi di cui Andrew non può avvalersi poiché potrebbero essere illeciti?
Risposta: No. La politica di Dover sancisce il divieto di assumere una terza parte affinché agisca in modo considerato illecito per Dover.
iii. Leggi in materia di antitrust e concorrenza
Siamo soggetti a diverse leggi in materia di antitrust e concorrenza nei paesi in cui operiamo, anche note come leggi in materia di antimonopolio, commercio equo o cartelli. Queste leggi sono studiate per promuovere la concorrenza leale sul mercato per il beneficio dei
Domanda: Aneesa ha ricevuto una chiamata da un concorrente di Dover. Quest’ultimo le ha comunicato che se non avesse smesso di effettuare visite di vendita nel suo settore, egli avrebbe fatto commenti negativi pubblici su Dover che avrebbero potuto minacciare la nostra attività. Aneesa non vuole causare alcun danno pubblico a Dover. Cosa deve fare? Risposta: Aneesa deve informare il concorrente che la chiamata che sta effettuando è illegittima, e riagganciare immediatamente. Deve informare il suo supervisore e l’Ufficio Legale di Dover della telefonata. Il concorrente sta cercando di suddividere il mercato, operazione che viola le leggi sulla concorrenza e il nostro Codice. Siate sempre prudenti quando svolgete attività con i concorrenti, e consultate il supervisore e l’Ufficio Legale di Dover in caso di domande sulle azioni opportune.
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E. Conformità commerciale globale
La portata globale della nostra Azienda richiede di
esercitare un’adeguata due diligence sulle terze parti con
le quali operiamo, e di rispettare tutte le leggi internazionali
che regolano il commercio, oltre alle leggi e alle norme
locali in materia di importazione ed esportazione. Queste
leggi sono complesse, e possono variare rapidamente
man mano che i governi trattano nuove questioni politiche
o di sicurezza. In generale, riguardano le esportazioni,
le importazioni o il trasferimento di prodotti e tecnologie
controllati delle società Dover. Se il vostro lavoro riguarda
il trasporto o l’uso di prodotti o tecnologie soggetti alle
leggi in materia di controllo delle esportazioni o alle
norme in materia di importazioni, è vostra responsabilità
conoscere e rispettare tali norme e leggi, oltre alle politiche
e procedure aziendali connesse. Le conseguenze della
violazione delle leggi e delle norme in materia di controllo
del commercio sono gravi, sia per l’Azienda che per gli
individui coinvolti. Quindi, per eventuali domande relative
alle esportazioni, alle riesportazioni o alle importazioni,
contattate immediatamente il vostro coordinatore locale per
la conformità o l’Ufficio Legale di Dover.
Domanda:
L’azienda di Sue realizza delle valvole la cui
esportazione è limitata dalle leggi statunitensi.
Un nuovo dipendente che lavora per lei negli
Stati Uniti è in possesso del visto, e lei vorrebbe
assegnargli un lavoro nell’area che progetta
queste valvole. Può farlo?
Risposta:
Prima, Sue deve verificare ciò con il responsabile in
materia di controllo delle esportazioni aziendale, con
il funzionario ITAR autorizzato, oppure con l’Ufficio
Legale di Dover. Se presso la vostra sede sono
presenti prodotti la cui esportazione è controllata negli
Stati Uniti, l’accesso ai dati relativi a questi prodotti
(disegni, risultati dei test, distinte dei materiali) e
ai prodotti stessi potrebbe essere limitato ai sensi
delle leggi statunitensi. Ad esempio, la condivisione
di dati soggetti a esportazione controllata con un
cittadino straniero potrebbe essere considerata
“un’esportazione equivalente”, anche se la persona
sta esaminando i componenti o i risultati dei test
presso uno stabilimento negli Stati Uniti. Anche altri
paesi possiedono leggi in materia di controllo delle
esportazioni, tra cui, ad esempio, l’Unione Europea,
il Giappone e l’Australia. Le tipologie di prodotti
soggetti a esportazione controllata sono quelli che
prevedono un utilizzo finale di tipo militare, duplici
impieghi (militare e civile), o prodotti che contengono
tecnologie avanzate o crittografia.
19
VI. RISPETTO DI TUTTE LE LEGGI, LE REGOLE E LE NORMATIVE APPLICABILI
Inoltre, gli Stati Uniti e altri paesi in cui operiamo si servono
di embarghi e sanzioni per promuovere obiettivi di politica
estera e sicurezza nazionale. Questi embarghi e sanzioni
vietano o limitano severamente gli affari diretti o indiretti con
alcuni paesi. Questi possono anche limitare i nostri affari
con individui o con aziende controllate dal governo. Siete
responsabili dell’ottenimento di una revisione legale di tutte
le transazioni che coinvolgono paesi soggetti a embarghi,
a sanzioni statunitensi o che hanno ricevuto l’approvazione
delle Nazioni Unite, per determinare se le leggi statunitensi
o di altri stati vietano la transazione proposta. Inoltre, tutte
le transazioni devono essere valutate per verificare che non
coinvolgano soggetti, destinazioni o usi finali vietati.
La nostra Azienda rispetta le leggi statunitensi che vietano
la cooperazione nell’ambito di boicottaggi economici di
alcuni paesi. Inoltre, siamo tenuti a segnalare al governo
degli Stati Uniti la ricezione delle richieste di sostegno dei
boicottaggi o a fornire informazioni volte a verificare la
conformità a tali boicottaggi. Quindi, se ritenete di aver
Domanda:
Robert sta cercando di capire se il suo cliente
è un’azienda presente su uno degli elenchi che
riportano i soggetti con cui è proibito condurre
affari. Cosa deve fare?
Risposta:
Dover fornisce alle sue società operative l’accesso
a Visual Compliance, una risorsa online che tiene
aggiornati gli elenchi che includono i soggetti per
i quali sono previsti limitazioni e divieti in Stati Uniti,
Europa e altri paesi che si occupano della
pubblicazione di tali liste. È possibile ricevere ulteriori
informazioni su Visual Compliance nelle sezioni
riguardanti la formazione in materia di conformità
commerciale del sito www.integritycounts.com,
su www.VisualCompliance.com, o rivolgendosi
all’esperto in materia di conformità commerciale
dell’azienda.
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ricevuto una richiesta di boicottaggio o se avete domande
sulle attività di boicottaggio, è importante informare
immediatamente il supervisore, il contatto locale per la
conformità o l’Ufficio Legale di Dover.
Domanda:
Quali boicottaggi sono vietati dalle leggi
statunitensi e come sapere se il mio cliente mi
sta chiedendo di sostenere un boicottaggio?
Risposta:
Un esempio comune di una richiesta di boicottaggio
osservabile nei documenti dei clienti mediorientali è
la richiesta di evitare l’utilizzo di navi che si servono
di porti israeliani, oppure la richiesta di certificare
che i prodotti forniti non contengono componenti o
tecnologie prodotte in Israele. La terminologia che
riguarda ciò che è consentito o meno dalle norme è
molto complicata. Contattate l’esperto di conformità
commerciale o l’Ufficio Legale di Dover se notate
nei documenti del cliente (generalmente negli ordini
di acquisto o nelle lettere di credito) espressioni che
richiedono di rilasciare dichiarazioni specifiche sui
contenuti o sui contatti di origine israeliana.
Una “tangente” è un bene di valore offerto, promesso o
fornito direttamente o indirettamente per influenzare in
maniera illecita le azioni di una terza parte al fine di ottenere
o conservare un’attività o un vantaggio commerciale. Le
tangenti includono il denaro in qualsiasi forma (inclusi
gli equivalenti del denaro), i regali, i viaggi o altre spese,
l’ospitalità, i prestiti con tassi inferiori a quelli di mercato,
gli sconti, i favori, le opportunità commerciali o lavorative,
i contributi politici o benefici, o qualsiasi vantaggio o
corrispettivo diretto o indiretto.
È nostra responsabilità conoscere e rispettare le leggi
anticorruzione locali e le altre norme applicabili in tutti i
paesi in cui svolgiamo affari. Per ulteriori informazioni,
fare riferimento alla nostra Politica anticorruzione globale,
disponibile su www.integritycounts.com.
F. Anticorruzione
L’offerta o il pagamento di tangenti o di altre tipologie di
pagamenti illeciti per ottenere risultati aziendali è
inaccettabile, indipendentemente dal luogo in cui svolgiamo
la nostra attività. Le tangenti e altri tipi di corruzione violano
molteplici leggi anticorruzione ed espongono gli individui e
la Società a responsabilità civili e penali, nonché a sanzioni
gravi. Le violazioni possono anche comportare la perdita
di futuri contratti governativi. Quasi tutti i paesi possiedono
leggi che vietano le tangenti e la corruzione. Alcune di
queste, come il Foreign Corrupt Practices Act statunitense
e il Bribery Act del Regno Unito, si applicano alle attività
esterne ai confini dei paesi. La nostra Società non tollererà
forme di corruzione di nessun genere con terze parti, enti
pubblici o privati siano esse effettuate direttamente dai
nostri dipendenti o indirettamente attraverso terzi, anche
qualora dalla promozione di questa norma etica ne risultino
la perdita di affari o altre difficoltà (ad esempio, ritardi
nell’ottenimento di permessi o licenze).
21
VI. RISPETTO DI TUTTE LE LEGGI, LE REGOLE E LE NORMATIVE APPLICABILI
i. Regali aziendali, intrattenimento e ospitalità
L’offerta o la ricezione di regali, intrattenimento e
ospitalità può essere un modo eccellente per
promuovere rapporti commerciali positivi. Tuttavia,
esistono severe norme che regolano queste pratiche,
al fine di garantire che non siano mai offerti o ricevuti
come incentivo illecito o tangente. Inoltre, non dobbiamo
creare né dare la percezione di un conflitto di interessi
quando ci impegniamo in tali prassi commerciali. Quindi,
è importante comprendere e rispettare il nostro Codice, la
politica aziendale e la legge quando si tratta di offrire o
accettare regali, favori, pasti, intrattenimento o ospitalità
da clienti, fornitori o altri partner aziendali o i rispettivi
familiari. Fare riferimento alla Politica anticorruzione
globale, disponibile su www.integritycounts.com, per
ricevere indicazioni specifiche in quest’ambito.
Domanda:
Veronique è responsabile della negoziazione
dei contratti con i nostri venditori. Durante
le festività natalizie, un rappresentante delle
vendite di un potenziale venditore invita
Veronique a un sontuoso party che si terrà
presso un costoso resort. Il rappresentante
delle vendite scherza affermando che si tratta di
un evento “divertente” e che non sarà permesso
parlare di affari. Veronique può partecipare?
Risposta:
No, Veronique non dovrebbe accettare l’invito. Il party
è raffinato ed estraneo al normale corso dell’attività,
poiché non sono in programma discussioni d’affari.
Inoltre, se Veronique partecipa al party e poi conclude
un contratto con il venditore, l’invito potrebbe
essere percepito come se avesse avuto l’obiettivo di
influenzare le sue decisioni commerciali.
22
Domanda:
Durante un meeting fuori sede, Erich incontra
una cliente che non vede da mesi e la invita a
pranzo per aggiornarsi. La cliente accetta, ed
Erich le offre il pranzo. Queste azioni
sono corrette?
Risposta:
I pasti occasionali di solito sono accettabili, purché
tale offerta non influenzi scorrettamente una decisione
commerciale, né dia una simile percezione. Valutate
lo scenario e il costo del pranzo, la frequenza dei pasti
con il cliente, se il cliente è un funzionario governativo,
e se sono in sospeso altri potenziali affari con il
cliente.
ii. Interazioni con il governo
È anche importante comprendere e rispettare il nostro
Codice, la politica aziendale e la legge quando si tratta
di offrire a, o accettare da, funzionari statali e dipendenti
di enti di proprietà o controllati dal governo, regali,
intrattenimento e ospitalità, e ricordare che Dover
non consente alcun “pagamento di facilitazione”.
Per ulteriori informazioni, fare riferimento alla nostra
Politica anticorruzione globale, disponibile su
www.integritycounts.com.
Quando si lavora con clienti governativi potenziali o
effettivi, è fondamentale rispettare le diverse leggi,
norme e procedure che si applicano ai contratti
governativi. Queste regole sono spesso più severe
e complesse di quelle che regolano le vendite ai
clienti commerciali. Se la nostra attività riguarda la
commercializzazione, la vendita, i contratti, o l’attività
nell’ambito di progetti per un ente governativo, è vostra
responsabilità conoscere e rispettare le regole specifiche
che si applicano a tali clienti e ai relativi progetti.
Rivolgetevi al vostro supervisore o all’Ufficio Legale di
Dover in caso di domande o dubbi su tali norme o sul
modo in cui si applicano al lavoro svolto.
23
Codice di Condotta e Etica Aziendale Il nostro Codice si applica a tutti i dipendenti e direttori di Dover. Nel corso del
Codice, il termine “Dover” si riferisce a Dover Corporation e a tutte le sue affiliate.
Il termine “noi” o “la nostra Azienda” può essere associato a Dover, a un’affiliata
specifica o ai relativi dipendenti, a seconda del contesto nel quale è utilizzato.
Il presente Codice non altera i nostri termini e condizioni di impiego, né crea diritti
contrattuali per voi o altri.
3005 Highland Parkway, Downers Grove, IL 60515 USA
1 (630) 541-1540 · dovercorporation.com
