1Marco Gentili CNIPA
Esternalizzazione dell’ICT nella PA
Linee Guida per la Qualità delle Forniture ICT negli appalti pubblici
Marco GentiliResponsabile Ufficio Monitoraggio e gestione
progetti delle Regioni e degli Enti Locali
Seminario AIEA - Roma, 1 marzo 2006
2Marco Gentili CNIPA
Forme di esternalizzazione
Un contratto di esternalizzazionenon è
un contratto di fornitura di servizi (consolidato nella PA)attiva una partnership PA – Fornitore
prevedeverifica della qualità delle prestazionicontrollo strategico e valutazione delle performance del Fornitorericonoscimento dell’autonomia imprenditoriale del Fornitore cui compete individuare le modalità più opportune di realizzazione e innovazione
Classificazione delle forme di esternalizzazione in relazione a missione affidata al Fornitore
Information Technology Outsourcing (ITO)Business Process Outsourcing (BPO)
ampiezza del mandato conferito al FornitoreStrategie di acquisizione (sourcing strategies)
3Marco Gentili CNIPA
Forme di esternalizzazioneStrategie di acquisizione
elaborazione da Fonte Gartner Group
4Marco Gentili CNIPA
Forme di esternalizzazioneComparazione Strategie di acquisizione
Criteri diComparazione
SelectiveOutsourcing
Consorzi Full Outsourcing
ottimizzazionescelta fornitore
alta alta bassa
costo acquisizioneservizi
alto alto basso
gestione contrattoda parte del cliente
molto complessa complessa, rischiocreazione di cartelli
semplice
competitività tra ifornitori
elevata media bassa
costo dei servizi migliorato dallacompetizione
migliorato dallacompetizione
poco competitivo
responsabilità neiconfronti del cliente
di tutti i fornitori,con rischio conflitti
di un unico fornitore di un unico fornitore
conoscenza delleesigenze del cliente
lenta, menoapprofondita
lenta, menoapprofondita
veloce, facilitata,approfondita
rilassamento deifornitori
prevenuto dallacompetizione
prevenuto dallacompetizione
elevato rischio
assicurazionedella qualità
complessa molto complessa,rischio incoerenza
semplice
5Marco Gentili CNIPA
Evoluzione EsternalizzazioneInfrastrutture IT
1990 - 2000 2000 - 2010
Risoluzione malfunzionamenti
Servizi a valore aggiunto
Gestione e ottimizzazione
Assistenza e manutenzione
Ambienti desktop e distribuiti
Getione relazioni con il cliente
Offerta orientata al prodotto
Complessità dei collegamenti
Offerta globale multivendor
Continuità operativa
Networking Sicurezza ed Integrità
Evoluzione
6Marco Gentili CNIPA
Evoluzione EsternalizzazioneSviluppo Sw
1990 - 2000 2000 - 2010
Frammentazione attività sviluppo
Contrasti Interni
Coordinamento Attività Sviluppo
Sviluppo ad hoc e manutenzione
Application Management
Riutilizzo componenti Sw
Architetture technology driven
Business Process Reengineering
Architetture business driven
Soluzioni a macrogranularità
System Integration Soluzioni a microgranularità
Evoluzione
7Marco Gentili CNIPA
Evoluzione Esternalizzazione Benefici e Rischi
Minimizzare i rischi per ottenere i benefici
E-business
Focus su core-business
Costo elevatodel personale
Mancanza di risorse
specializzate
L’outsourcing non riduce i costi
Rapidi cambiamenti tecnologici
Esperienze negative
Globalizzazionee decentramento
Preoccupazioni circa la perdita di
controllo Cattiva
pubblicitàper contratti fallimentari
crescita esternalizzazione dei servizi
crescita esternalizzazione dei servizi
8Marco Gentili CNIPA
ICT Governance5 domini decisionali
PrincipiAffermazioni di alto livello su come l’ICT deve essere usata neiprocedimenti amministrativiAllineamento delle strategie ICT alle strategie della PA
InfrastrutturaStrategie per definire servizi ICT trasversali ai procedimenti amministrativiValorizzare l’ICT come fattore abilitante massimizzandone i benefici
ArchitetturaScelte tecniche integrate (inerenti dati, tecnologie, applicazioni) per soddisfare le necessità della PA inerenti i procedimenti amministrativi
ApplicazioniIndividuazione delle applicazioni di supporto ai procedimenti amministrativi da acquisire o realizzare
InvestimentiDecisioni su quanto investire in ICT e su come selezionare i progetti
9Marco Gentili CNIPA
ICT Management5 domini decisionali
Missione da affidare al fornitoreScelta tra IT Outsourcing e Business Process Outsourcing
Strategie di acquisizioneScelta tra make or buy
funzione ICT interna, insourcer, società partecipata, consorzio, selective outsourcing, full outsourcing, project financing
Analisi dei pro e dei contro, punti di vista alternativi Cliente/FornitoreStrategica e Organizzativa, Economica e Finanziaria, Operativa
Scelta del fornitore (Modalità di appalto)Stabilità finanziaria, Affidabilità (capacità di rispettare gli impegni)Attitudine al servizio (soddisfazione cliente, assicurazione qualità)Capacità tecnica IT (competenze, conoscenze, metodologie, infrastrutture) e di innovazione
Definizione del contratto (Cosa succede se … ?)Attività, Prodotti, Indicatori di qualità, Livelli di servizioResponsabilità, Pagamento corrispettivi, Applicazione penali, Flessibilità
Governo del contratto (Direzione dei lavori)gestione delle attività, varianti in corso d'opera, monitoraggio livelli di qualità, gestione non conformità
10Marco Gentili CNIPA
ICT Governance & ManagementCriticità dell’esternalizzazione in Italia
CriticitàDifficoltà a confrontare i costi dell’esternalizzazione con quelli delle strutture interne del ClienteScarsa flessibilità dei contratti che spesso porta a rinegoziarli entro 12-18 mesiLimitato uso di meccanismi di misurazione delle prestazioni del FornitoreMancanza di professionalità adeguate a governare il contratto
ICT GovernanceStrutture, meccanismi organizzativi, decisioni e quadri di controllo preposti a garantire che l’IT sia coerente e funzionale al perseguimento degli obiettivi della PA
ICT ManagementDecisioni, quadri di controllo, strumenti (di misura)per gestire i progetti (contratti di esternalizzazione)al fine di raggiungere gli obiettivi preposti minimizzando i rischi
11Marco Gentili CNIPA
ICT Governance & Management Best Practices
Più strategie focalizzate, grande differenziazione trasoddisfazione degli utentiinnovazione tecnologicaeccellenza operazionale
Chiari obiettivi per gli investimenti in ICT, differenziazione trasupporto di nuovi modi di effettuare i procedimenti amministrativiincremento della flessibilità facilitazione delle comunicazioni con gli utenti
Partecipazione del top management, grande coinvolgimento di Seg. Generali, Capi Gabinetto, Direttori Generali, Capi Dipartimento
Stabilità, pochi cambiamenti anno per annoProcessi per gestire le eccezioni, formalizzati e ben funzionanti
per garantire la flessibilità necessaria ed evolvere gli standard ICT
Metodi formali di comunicazione, per assicurare la trasparenza pianificazione strategica ed esecutivacontrollo di gestione e misura dei livelli di servizio
12Marco Gentili CNIPA
Impatto organizzativo esternalizzazione
Servizi ICTsempre più combinazione di attività interne ed esterne
Interazioni PA - Fornitoremolto più complesse di quanto descritto in un contratto ben fatto
Servizi ICTcome una torta
Contratto diOutsourcing selettivo
Contrattointerno/informale
Contrattoesterno/formale
Strategia diOutsourcing selettivo
Insieme di Contrattiesterni/formali e interni/informali
13Marco Gentili CNIPA
Impatto organizzativo esternalizzazione Funzione ICT interna
Studi di Fattibilit� Pianificazione e Controllo
Relazioni con Utenti Osservatorio Mercato IT
Progettazione eSviluppo
ConduzioneSistemi
EDP Manager
Infrastruttura IT
Applicazioni Sw
Apparati TLC
Asset Manager
DirezioneSistemi Informativi
Studi di Fattibilit�e Analisi C/B
Contrattie Atti di Gara
Progettazione Pianificazione e Controllo
Relazioni con Utenti Osservatorio Mercato IT
Stato AvanzamentoLavori
DeliverablesLivelli di Servizio
PenaliEscalation
Project Manager
GestioneBanche Dati
Data Administrator
GestioneSicurezza
Security Manager
DirezioneSistemi Informativi
La funzione ICT interna non va soppressa, è però necessario modificarla profondamente perchè non è più una unità di servizio
Struttura organizzativa, compiti e responsabilità Conversione e riallocazione delle risorse
Oggifareoperativi e tecnici poco specializzati
Domanifar faremanager e tecnici molto specializzati
14Marco Gentili CNIPA
Impatto organizzativo esternalizzazione Competenze
Gestione del personale
Obiettivi interni
Comunicazioniinformali
Integrazione difornitori e servizi
Relazioni formalied escalation
Gestione delle Risorse Gestione del Servizio
Gestione di contratticomplessi
Oggi DomaniLe competenze vanno evolute (outplacement)
15Marco Gentili CNIPA
Impatto organizzativo esternalizzazione Sistema dei valori dei dipendenti
La nostra PA è diversa da ogni altra perciò richiede soluzioni ICT fatte su misura
E’ meglio produrre internamente i prodotti e servizi ICT perché si raggiunge il livello di qualità più elevato
Oggi DomaniProcessi produttivi industriali si traducono in qualità costante, preferibile alla variabilità della produzione artigianale interna
E’ più importante progettare soluzioni, scegliere fornitori, governare contratti che realizzare prodotti e servizi ICT
Regole non scritte che determinano la cultura della PA e influenzano i comportamenti individuali che la esprimono
modalità di gestione dei conflitti e stile di direzione delle risorse
16Marco Gentili CNIPA
Esternalizzazione e qualità forniture ICT Contesto - Catena Cliente/Fornitore
Erogazione di servizi a cittadini ed impreseAmministrazione fornitore di servizi amministrativi ai propri Clienti (cittadini, imprese, utenti interni)
Acquisizione di servizi ICT per supportare l’innovazione organizzativa e tecnologica
Amministrazione cliente dei Fornitori ICT
fornitore clientefornitore cliente
CittadiniAmministrazioni
fornitore clientefornitore cliente
Fornitori ICT
17Marco Gentili CNIPA
Esternalizzazione e qualità forniture ICT Linee guida del CNIPA
Per erogare servizi efficaci, rapidi e di qualità, le PA hanno bisogno di tecnologie in grado di offrire sicurezza, affidabilità e prestazioni ad altissimo livello
Come acquistare servizi ICT di qualità?Come misurare la qualità dei servizi offerti dai fornitori?
Linee guida sulla qualità dei beni e dei servizi ICT per la definizione e il governo dei contratti della PA predisposte dal CNIPA per dare una risposta a queste due domande, forniscono indicazioni utili alle PA
nella acquisizione di forniture ICTnell’efficace governo dei contratti stipulati con i fornitori
18Marco Gentili CNIPA
Esternalizzazione e qualità forniture ICT Linee guida del CNIPA
Collana di 7 Manuali, di cui 4, i Manuali applicativi e operativi, supportano i passi operativi fondamentali della definizione della qualità della fornitura
# Titolo Utilizzo
7 Governo dei contratti ICTDirezione lavori e monitoraggioManuale applicativo
Definizione delle modalità di selezione del fornitoreManuale applicativo
Introduzione ai contenuti e all’uso delle Linee guidaManuale d'uso
2Strategie di acquisizione delle forniture ICT
Identificazione della strategiaManuale applicativo
1Presentazione e utilizzo delle Linee Guida
3 Appalto pubblico di forniture ICT
6Modelli per la qualità delle forniture ICT
Approfondimenti teoriciManuale di riferimento
Definizione degli atti di garaManuale operativo
5 Esempi di applicazioneEsempi di costruzione di capitolatiManuale applicativo
4 Dizionario delle forniture ICT36 lemmi (classi di fornitura elementari)
GovernoContrattoAppaltoStrategia
19Marco Gentili CNIPA
Esternalizzazione e qualità forniture ICT Utilizzo delle Linee guida del CNIPA
Vantaggiaccesso diretto alle tematiche di specifico interessepercorsi di lettura differenziati per tipo di destinatariomanutenzione semplificata per aggiornamentipossibilità di rilasci progressiviscarico dei documenti facilitato con banda stretta
Caratteristicheautoconsistenti (ridondanza)indipendenti (riferimenti)riutilizzabili (cut & paste)
20Marco Gentili CNIPA
Esternalizzazione e qualità forniture ICT Utilizzo delle Linee guida del CNIPA
Opera Enciclopedica1.600 pagine in 7 manuali
36 lemmi = 32 Forniture + 4 processi trasversali450 attività (task) descrittive delle forniture ICT305 prodotti (deliverables) generati dalle attività111 indicatori di qualità per attività/prodotti490 applicazioni degli indicatori di qualità
Impegno180 incontri
1.300 giorni persona di 120 persone50% CNIPA15% PA35% Fornitori ICT
21Marco Gentili CNIPA
Esternalizzazione e qualità forniture ICT Canali di distribuzione delle Linee Guida
La pubblicazione e distribuzione delle Linee guida prevede il concomitante utilizzo di diversi canali
Sito www.cnipa.gov.it sezione Qualità servizi ICT
Collana editoriale iQuadernidistribuiti ai Convegni di presentazione delle Linee guidadistribuiti direttamente dal CNIPA
Cd-Rom Qualità dei Servizi ICTdistribuito ai Convegni di presentazione delle Linee guidadistribuito direttamente dal CNIPAallegato alla versione a stampa
La struttura delle Linee guida è mantenuta invariata indipendentemente dal canale di distribuzione utilizzato
22Marco Gentili CNIPA
Manuale 2
Identificazione della corretta strategia di acquisizioneanalizzando in modo sistematico le possibili alternative
Forme di acquisizioneoutsourcing, insourcing, ecc.
Approccio allo sviluppo swad hoc, riuso, open source, soluzioni commerciali, etc.
Modalità di fornituracontratto quadro o a progetto, numero dei lotti, etc.
Definizione del contratto e del corrispettivoprezzo a corpo, prezzo a tempo e spesa, etc.
Manuale 2 Strategie di acquisizione di forniture ICT
GovernoContrattoAppaltoStrategia
23Marco Gentili CNIPA
Manuale 3
Costruzione del meccanismo di selezione del Fornitore
Scelta della procedura di garaasta pubblica, licitazione privata, etc.
Determinazione dei criteri di accesso alla garafatturato, capacità tecnica, etc.
Attribuzione del punteggio tecnicocriteri, soglie minime, etc.
Attribuzione del punteggio economicoscelta delle formule economiche
Manuale 3Appalto pubblico di forniture ICT
GovernoContrattoAppaltoStrategia
24Marco Gentili CNIPA
Manuale 4 Dizionario delle forniture ICT
Manuale 4
. . .
36 Lemmiad oggi
Il Dizionario delle forniture ICT si compone di un documento introduttivo a cui logicamente si aggiunge un insieme di documenti separati contenenti ciascuno uno dei lemmi costituenti il Dizionario
Scomposizione dell’oggetto della fornitura in forniture elementari (lemmi)
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25Marco Gentili CNIPA
Manuale 4Forniture ICT
1. Servizi per l’utente1.1 Sviluppo e MEV applicazioni1.2 Gestione, manutenzione applicazioni1.3 Assistenza all’utente 1.4 Formazione
2. Servizi interoperabilità e cooperazione2.1 Servizi di integrazione2.2 Servizi applicativi 2.3 Riconoscimento digitale
3. Servizi infrastrutturali3.1 Servizi per le Reti3.2 Servizi per i Sistemi3.3 Servizi di sicurezza3.4 Servizi di Gestione Documentale3.5 Servizi monitoraggio qualità servizi3.6 Servizi di Desktop
4. Servizi di consulenza e body rental4.1 Servizi professionali4.2 Servizi di body rental
5. Fornitura di beni5.1 Fornitura di prodotti Hw e Sw
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. . .
26Marco Gentili CNIPA
Manuale 7
Governare un contrattomantenere il controllo, nel periodo di validità, di tutti gli elementi che caratterizzano una fornituradisporre degli strumenti necessari per intervenire nei casi in cui si rilevino situazioni difformi da quelle attese
Contrattidi affidamento progettiper l’erogazione di servizi
Punti di vistaAmministrazione appaltanteFornitore ICT
Manuale 7Governo dei contratti
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27Marco Gentili CNIPA
Direttiva CE2004/18/CE
Testo unico per appaltiGU 10 giugno 2004, II serie speciale n° 145Forniture (beni)Lavori (opere)Servizi sostituirà il D.Lgs 157/95
Gli Stati possono decidere se recepire le novitàDovevano essere emanate leggi di recepimento a livello nazionaleentro il 31 gennaio 2006In Italia non è accaduto
Presentato uno schema di D.Lgs nel consiglio dei ministri n° 39 del 13 gennaio 2006 (testo De Lise)
recepisce tutti gli elementi di novità introdotti dalla Direttivaelimina la prederminazione per legge tra criterio di aggiudicazione del prezzo più basso e offerta economicamente più vantaggiosa
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28Marco Gentili CNIPA
Direttiva CE2004/18/CE
Novità
accordi quadro
dialogo competitivo
sistemi dinamici di acquisizione
Aspetti messi in evidenza (cose che si possono già fare)
Criteri di aggiudicazione
Principio dell’avvalimento
Avvalimento e subappalto
Prestazioni in House
Specifiche tecniche
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29Marco Gentili CNIPA
AccordiQuadro
Possibilità per le amministrazioni aggiudicatrici di concludere accordi quadro per gli appalti di forniture e di servizi
da utilizzare nell’ipotesi di forniture di beni per i quali l’amministrazione appaltante non è in grado a priori di quantificare in modo adeguato il numero di prodotti da acquisire in un arco temporale di medio periodoperiodo massimo 4 anni
Art. 32 DIRETTIVA 2004/18/CE
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30Marco Gentili CNIPA
DialogoCompetitivo
Introduzione di una nuova procedura da utilizzare nel caso di appalti particolarmente complessi qualora la PA ritenga che la procedura aperta o ristretta non permetta l'aggiudicazione
contiene elementi propri delle procedure ristrette (licitazione privata , appalto concorso) assieme ad altri tipici della trattativa privataDomanda di partecipazione alla gara
Preselezione imprese da parte dell’amministrazioneInvito a presentare propostePresentazione proposte tecniche e non economiche
Apertura dialogo competitivo con le impresescelta della proposta ritenuta migliore
Chiusura del dialogo competitivo con le impreseinvito alle imprese preselezionate a formulare una offerta tecnica ed economica sulla soluzione prescelta
Valutazione delle offerte da parte dell’amministrazioneaggiudicazione offerta economicamente più vantaggiosa
Art. 29 DIRETTIVA 2004/18/CE
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31Marco Gentili CNIPA
Sistemi dinamicidi acquisizione
Possibilità per le amministrazioni aggiudicatrici di ricorrere a sistemi dinamici di acquisizione
modalità di acquisizione che prevede che l’intero procedimento di appalto venga svolto tramite l’impiego di mezzi elettroniciprocesso interamente elettronico per acquisti di uso correntelimitato nel tempo e aperto per tutta la sua durata a qualsivoglia operatore che abbia presentato offerta indicativa conforme al capitolato d’oneri
Art. 33 DIRETTIVA 2004/18/CE
Ricorso alle aste elettroniche
Art. 54 DIRETTIVA 2004/18/CE
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32Marco Gentili CNIPA
Criteri diaggiudicazione
Obbligo di indicazione dei pesi, deve essere prevista la ponderazione relativa degli elementi scelti per determinare l’offerta economicamente più vantaggiosa
nel bando di gara o nel capitolatoin caso di dialogo competitivo nel “documento descrittivo”
Art. 53 DIRETTIVA 2004/18/CE
Per i servizi ICT dovrebbe essere applicato, quasi esclusivamente, il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa
Norme sui criteri di aggiudicazione dell’appaltocodice De Lise Art. 81 scelta della migliore offertacodice De Lise Art. 82 prezzo più bassocodice De Lise Art 83, 84 offerta economicamente più vantaggiosa
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33Marco Gentili CNIPA
Avvalimentoe Subappalto
Principio del cosiddetto “avvalimento”, secondo il quale una impresa, nella partecipazione ad una gara di appalto, ha facoltà di fare affidamento sulla capacità economica e tecnica di altri soggetti
non necessariamente impresea condizione che dimostri, all'ente appaltante, la disponibilità di dette capacitàdandone prova concreta
Per esempio attraverso la presentazione di un impegno, da parte del soggetto di cui intende avvalersi, di mettere tali capacità a disposizione dell'impresa concorrente.
Art. 47 e 48 DIRETTIVA 2004/18/CE
Subappalto
Art. 25 DIRETTIVA 2004/18/CE
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34Marco Gentili CNIPA
Prestazioniin House
Prestazioni in houseuna amministrazione che si avvale di un’altra amministrazione inbase ad un diritto di esclusiva conferito con disposizione di legge, regolamentare o amministrativa
Appalti di servizi aggiudicati sulla base di un diritto esclusivo
È confermata la disposizione della direttiva 92/50/CEE che consente, per i soli appalti di servizi, la prestazione in house e stabilisce che tale modalità è lecita laddove le norme che conferiscono tale diritto di esclusiva “siano compatibili con il Trattato”
Art. 18 DIRETTIVA 2004/18/CE
GovernoContrattoAppaltoStrategia
35Marco Gentili CNIPA
SpecificheTecniche
Caratteristiche
devono figurare nella documentazione di gara
devono consentire pari accesso e non comportare ostacoli ingiustificati all’apertura alla concorrenza
previsione in termini di prestazioni e requisiti funzionali
sempre possibili le offerte basate su soluzioni equivalenti (dimostrazione con qualsiasi mezzo di prova)
possibilità di inserire esigenze ambientali ed esigenze sociali
Art. 23 DIRETTIVA 2004/18/CE
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