Date post: | 01-May-2015 |
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I CONTROLLI
2
Attuazione e gestione dei Programmi
Operativi
Autorità di Gestione
Autorità di Certificazione
Istituzioni scolastiche
USR
Autorità di Audit
I soggetti coinvolti nell’attuazione e gestione dei PO
ANSAS INVALSI
Assistenza tecnica
Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca
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Autorità di Gestione
Autorità di Certificazion
e
Istituzioni scolastiche
USR
Effettua i controlli di I
livello
Producono le certificazioni
di spesa
Autorità di Audit
Effettua i controlli di II
livello
Effettua dei controlli a campione
Supporta l’AdG per i controlli di I
livello in loco
I controlli – L’architettura del sistema: le funzioni chiave
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PRODUCONO LE CERTIFICAZIONI DI SPESA E LE INSERISCONO NEL SISTEMA INFORMATIVO
ATTRAVERSO IL SISTEMA INFORMATIVO "GESTIONE FINANZIARIA" VERIFICA:
• La tipologia delle spese• La ripartizione della spesa• La corrispondenza tra gli importi imputati e la scansione dei mandati di pagamento inserita dalle istituzioni scolastiche nelle CERT
ATTRAVERSO IL SISTEMA INFORMATIVO "GESTIONE INTERVENTI“ VERIFICA:
per il FSE• La registrazione delle presenze /assenze dei corsisti• La presenza del calendario del percorso formativo
per il FESR• La corrispondenza, a conclusione del progetto, tra gli ACQUISTI indicati nel verbale di collaudo e la MATRICE acquisti
Istituzioni scolastiche
I controlli di I livello desk - L’architettura del sistema: il dettaglio delle operazioni
Autorità di Gestione/A.T.
EFFETTUA IL CONTROLLO SUL
100% DELLE CERTIFICAZIONI
Attività
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Autorità di GestioneIstituzioni scolasticheUSR
Producono le certificazioni di spesa
e le inseriscononel sistema informativo
Controllo di I livello desk
L’istituzione scolastica visualizza sul sistema informativo "Gestione Finanziaria” lo stato
positivo associato allaCERT controllata
I controlli di I livello desk - L’architettura del sistema: il dettaglio delle operazioni
A.1 Verifica positiva
Viene validata la Certificazione attraverso un
flag sul sistema informativo
A.2 Verifica con sospensivaL’AdG/A.T. assegna sul
sistema informativo lo
stato “sospeso” alla certificazione
Certificazione validata
Avvio del processo
Dallo svolgimento del controllo non emergono
anomalie/irregolarità
Dallo svolgimento del controllo emergono anomalie/irregolarità
L’istituzione scolastica visualizza sul sist
informativo "Gestione Finanziaria” lo stato
sospeso associato allaCERT controllata
Sistema Informativo
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Autorità di Gestione Istituzioni scolastiche
USR
I controlli di I livello desk - L’architettura del sistema: il dettaglio delle operazioni
Se contattate dall’AdG e/o A.T.
apportano le misure correttive
richieste
Comunicazione chiarimenti da fornire misure correttive da adottare
Forniscono all'AdG la documentazione integrativa atta a sanare la causa di
anomalia, se presente
Dallo svolgimento del controllo emergono anomalie/irregolarità
Anomalie facilmente risolvibili
Presunte irregolarità
Sistema Informativo
Anomalia Risolta
Anomalia NON risolta
Controllo di I livello desk Attivazione
USR
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Autorità di
Gestione
Istituzioni scolasticheUSR
I controlli di I livello desk - L’architettura del sistema: il dettaglio delle operazioni
Esito negativoAvvia la
procedura di rettifica e/o
recupero della spesa
Effettua accertamenti supplementari per la verifica
dei casi di inammissibilità
Fornisce all'AdG gli esiti degli accertamenti
supplementari richiesti
Esito positivo
Inserisce nella CERT
controllata l’esito positivo
Contattate dall’USR apportano le misure correttive richieste
Forniscono agli USR e/o all'AdG la
documentazione integrativa atta a sanare la causa di inammissibilità, se
presente
Sistema Informativo
L’istituzione scolastica provvede ad effettuare le rettifiche necessarie
e/o a restituire gli importi non ammissibili
Attivazione USR
A.1 Verifica positiva
Viene validata la
Certificazione attraverso un
flag sul sistema
informativo
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AUTORITA’ di GESTIONE USRISTITUZIONE SCOLASTICA
SISTEMA INFORMATIVO
Su richiesta dell'A.d.Gl’USR INDIVIDUA I FUNZIONARI USR
ADDETTI AI CONTROLLIe ne trasmette l’elenco
CONTROLLI DI I LIVELLO DESK
CONTROLLO SUL 100% DELLE
CERTIFICAZIONI
CONTROLLI DI I LIVELLO
ACQUISISCE LE CERTIFICAZIONI DI
SPESA
PRODUCE E INSERISCENEL SISTEMA LE
CERTIFICAZIONI DI SPESA
ESTRAE IL CAMPIONEDELLE CERTIFICAZIONI DA
CONTROLLARE(2 VOLTE L’ANNO)
CONTROLLI DI I LIVELLO IN LOCO
CONTROLLO SU UN CAMPIONE DEL 10% ANNUO dell’importo
certificato
Recepisce in un Decreto del Direttore Generale l'elenco dei funzionari USR addetti
ai Controlli
ASSOCIA AD OGNI FUNZIONARIO
PREPOSTO UNA LISTA DI CERTIFICAZIONIe invia le attribuzioni
all'A.d.G che formalizza l'incarico.
I CONTROLLORI
ESTRAE IL CAMPIONEDELLE CERTIFICAZIONI DA
CONTROLLARE(2 VOLTE L’ANNO)
FORMALIZZA GLI INCARICHI
I controlli di I livello in loco - L’architettura del sistema: il dettaglio delle operazioni
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ACQUISISCE L’ESITO POSITIVO
DEL CONTROLLO
VERIFICA LA RESTITUZIONE DEGLI IMPORTI E ASSEGNA LO STATO POSITIVO ALLA
CERTIFICAZIONE
FORNISCE AL CONTROLLORE
TUTTA LA DOCUMENTAZIONE
RICHIESTA
CONTROLLI DI I LIVELLO IN LOCO
AUTORITA’ di GESTIONE USR ISTITUZIONE SCOLASTICA
SISTEMA INFORMATIVO
PREAVVISA L’ISTITUZIONE SCOLASTICA
EFFETTUA IL RIMBORSO
DISPOSTO DALL’USR
ON LINE
B. 2 Verifica con “SOSPENSIVA”:SEGNALA ALL’IS
L’ANOMALIA RISCONTRATA
B.3 Verifica NEGATIVA:VERBALIZZA L’ESITO
NEGATIVOINDICA LE IRREGOLARITA’ EQUANTIFICA LA SPESA DA
RECUPERARE
MODIFICA LE CERT SUL SISTEMA INFORMATIVO
CHIEDE LO “SBLOCCO DELLA
CERTIFICAZIONE ED APPORTA LE
MODIFICHE e/o INTEGRAZIONI
CONCORDATE CON CONTROLLORE/USR/Ad
G
B.1 Verifica POSITIVA:VERBALIZZA LA
REGOLARITA’ DELLA SPESA E DELLE PROCEDURE
EFFETTUA IL CONTROLLO IN LOCO E REDIGE UN VERBALE
PER OGNI CERT
PONE LA CERTIFICAZIONE“IN PREPARAZIONE” PER CONSENTIRE LA
RETTIFICA DELL’ISUlteriore verifica
Esito PositivoEsito Negativo
I controlli di I livello in loco - L’architettura del sistema: il dettaglio delle operazioni
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ATTUAZIONE DEI CONTROLLI IN LOCO
ISTITUTI SCOLASTICI CAMPIONATI 1.325OPERAZIONI CAMPIONATE: 1.940 PARI A € 19.838.000OPERAZIONI CONTROLLATE: 1.681 PARI A € 17.489.000
DI CUI:
CIRCA 1.350 OPERAZIONI HANNO AVUTO ESITO POSITIVO IMMEDIATO
CIRCA 300 OPERAZIONI NON HANNO AVUTO ESITO POSITIVO IMMEDIATO
PER 30 OPERAZIONI E’ STATO PREDISPOSTA LA RESTITUZIONE DELLE SPESE INAMMISSIBILI OVVERO OLTRE 100.000 EURO
VISITE ISPETTIVE: 80 DISPOSTE SULLA BASE DI SEGNALAZIONI/ESPOSTI
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ERRORI E INADEMPIENZE RICORRENTI NEI CONTROLLI DI PRIMO LIVELLO DESK
Gestione finanziaria (interventi FSE e FESR )
assenza parziale o totale del codice di progetto sui mandati di pagamento relativi ad una determinata certificazione;
incongruenza tra la somma dei mandati allegati e l’importo dichiarato certificato;
incongruenza tra il periodo a cui fa riferimento la CERT e le date inserite su uno o più mandati relativi alla CERT;
assenza di mandati allegati alla CERT (mandati illeggibili e/o inserimento di altra documentazione);
assenza di specifica descrizione, in presenza di mandati di pagamento cumulativi, per l’individuazione dell’esatta imputazione della spesa al progetto di riferimento;
fatture, o altra documentazione probatoria della spesa, non allegate al modello REND;
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ERRORI E INADEMPIENZE RICORRENTI NEI CONTROLLI DI PRIMO LIVELLO DESK
Gestione interventi (FSE aspetti amministrativi)
assenza dei verbali delle riunioni del GOP, ove previsto;
assenza, nei verbali del GOP, del riferimento al codice di progetto;
verbali del GOP incompleti - ogni verbale deve contenere: i presenti,
l’o.d.g., le decisioni prese e l’orario di inizio e fine della riunione;
assenza degli allegati relativi al bando di selezione degli esperti;
assenza dell’indicazione dei criteri di valutazione nei bandi di
selezione;
registrazioni incomplete o assenti delle presenze;
assenza dell’indicazione del rappresentante della ditta fornitrice nel
verbale di collaudo (FESR);
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ERRORI E INADEMPIENZE RICORRENTI NEI CONTROLLI DI PRIMO LIVELLO IN LOCO
non corretta gestione degli archivi documentali dei progetti;
non perfetta rispondenza dell’individuazione dei criteri per la
selezione degli esperti rispetto alla normativa di riferimento (progetti
FSE);
non perfetta rispondenza delle procedure di individuazione delle ditte
fornitrici di beni e servizi rispetto alla normativa di riferimento;
presenza di casi di incompatibilità tra incarichi istituzionali e quelli
previsti nell’ambito dei progetti (esperti, tutor e facilitatore);
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RACCOMANDAZIONI PER MIGLIORARE L’EFFICACIA DELLA GESTIONE
LIMITARE IL NUMERO DELLE CERT:
SI RITIENE CHE NE SIANO SUFFICIENTI IN TOTALE 4
LA PRIMA PER CERTIFICARE L’ACCONTO RICEVUTO ALL’AVVIO DEL
PROGETTTO, LA SECONDA E LA TERZA PER CERTIFICARE L’IMPORTO FINO AL
90% DEL REND, LA QUARTA PER CERTIFICARE IL RESIDUALE 10%.
LIMITARE IL NUMERO DEI MANDATI:
OVE POSSIBILE, EMETTERE MANDATI CUMULATIVI PER CATEGORIA DI SPESA
OMOGENEA (es.: ritenute, compensi al personale, etc…)
EFFETTUARE L’AUTOCONTROLLO:
RAFFORZARE LE AZIONI CHE POSSANO PREVENIRE GLI ERRORI DI
IMPUTAZIONE E CALCOLO