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La tecnologia abilitante il
cambiamento
Stefano Conte - Aresoft
11 Giugno 2015
Agenda
2
Chi siamo
La necessità del cambiamento
Strumenti e tecnologia a disposizione
Una dimostrazione pratica
Coffe break
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Ambiti Sistemi Informativi Aziendali
Office Automation
Dematerializzazione
Business Intelligence
System Integration
Mercati Pubblica Amministrazione
Sanità
Industria
Distribuzione
Il Gruppo
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Tecnologie utilizzate
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Soluzioni Applicative
Sistemi Gestionali• ERP Oracle EBS
• Recupero Crediti: GERC
• Logistica: VFS
• CRM
• Gestione Presenze
Office Automation• Arxivar
• Protocol Manager
• Dematerializzazione
• BPM
Sicurezza• Controllo Biometrico: BIOTEC
• Simposio TIME
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Progettuali: delivery end-to-end
Professionali
Assistenza
S.a.a.S.
Servizi e Approccio
Competenza di Processo
Tecnologia
BPI
Metodologia
Delivery
Formazione
Sviluppo Soluzioni Applicative
Servizi Approccio
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“Non è la specie più forte a
sopravvivere e nemmeno quella
più intelligente, è la specie che
risponde meglio al cambiamento”
Charles Darwin
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Tempo di reazione al cambiamento
Globalizzazione
Adeguamenti normativi e mercato
Tempo di reazione
Fattore di competitività
Gestire il cambiamento
Situazione sotto controllo
Individuazione dei cambiamenti
Implementazione dei cambiamenti
Verifica dei risultati
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Un esempio: la fatturazione elettronica
Cambiamenti
Sistema gestionale
Lavorazione della fattura
• Per le PA• Per le imprese di tutte le dimensioni• Di che tipo?
• Minimo
• Modalità di invio documento elettronico firmato
• Gestione dell’esito da parte della PA
• Eventuale ritrasmissione• Archiviazione e Conservazione
elettronica di documenti ed esiti
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In sintesi
Impatto dell’adeguamento normativo
sulla procedura di lavoro piuttosto
che sul sistema informatico di
contabilità
sulla logica di processo piuttosto
che sulla logica applicativa
Non occorre cambiare il sistema
gestionale
Occorre rendere più efficiente il
sistema aziendale, cross rispetto alle
funzioni e alle applicazioni di
supporto (es. ERP, CRM ecc.)
Reazione al cambiamento
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Le necessità aziendali
Disporre delle informazioni corrette nel tempo giusto
Classificare le informazioni/documenti circolanti
Assegnare gli owner e definire la procedura di archiviazione e distribuzione
Disegnare i processi operativi aziendali
Definire chi fa che cosa e quando
Tenere sotto controllo l’esecuzione in ottica di miglioramento continuo
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L’aiuto della tecnologia
Dematerializzazione
• Motori OCR semantici• Firma digitale e grafometrica• Servizi di comunicazione
• Archiviazione organizzata di documenti ed informazioni
• Livelli di sicurezza: stati, versioning, utenza• Conservazione elettronica a norma
Gestione documentale
Workflow
• Rappresentazione grafica e automazione della logica di processo
• Monitoraggio delle attività e segnalazione
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Protocollo
OCRERP
Fileimmagine
Validazione
Scan/fax
E-mail/PEC
DMS
Dematerializzazione: Automazione ciclo passivo
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Protocollo
OCRERP
Fattura
Elettronica
File strutturati
Fileimmagine
Validazione
Scan/fax
E-mail/PEC
DMSFornitori SDI
Dematerializzazione: Fatture elettroniche
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ARXivar è una piattaforma per la gestione dei documenti, delle informazioni e dei processi che le governano
Piattaforma Documentale eWorkflow ARXivar
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ARXivarERP/Gestionali
• SAP
• AS/400
• Zucchetti
• Teamsystem
FILE
• MS Office, Openoffice
• Immagini, video
PEC
FAX
CARTA
• Scanner
• Multifunzione
• Barcode
SOCIAL
EVENTI
Archiviazione
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Ogni informazione archiviata in ARXivardiventa immediatamente disponibile da qualunque piattaforma o da programmi
esterni
Archiviazione
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Accesso alle Informazioni
UFFICIO
WEB MOBILE
CUSTOMws/wcf
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WEB
MOBILE
WINDOWS
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Gestione Documentale
MAIL - FAX• Invio e ricezione• Allegati
PEC• Invio e ricezione• Gestione e archiviazione
MODULISTICA• Template aziendali• Moduli Office, PDF, web
GESTIONE DOCUMENTI• Fascicoli• Pratiche
REVISIONI
FIRMA DIGITALE -GRAFOMETRICA - TIMBRI • Validazione legale
WORKGROUP• Condivisione• Distribuzione
CONTROLLO• Log• Sicurezza - criptazione
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Conservazione Sostitutiva
Archiviazione
Conservazione
• Fatture di vendita• Fatture di acquisto• DDT
• Registri iva• Libri giornale• LUL
• Firma digitale• Marcatura temporale
• Responsabile CS• Manuale CS
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Processo di Conservazione
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Con la conservazione sostitutiva di ARXivarpotrete eliminare la carta mantenendo i
vostri documenti in forma elettronica
Conservazione
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Firma Grafometrica
11 Giugno 2015
Gestione Processi
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Ogni informazione inviata o ricevuta dovrebbe avere associato un processo per poterla gestire
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Firma Grafometrica
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Modellatore Processi
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Semplice
Intuitivo
Gestibile dal cliente
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Task• chi, cosa, come• Tempo
Link• decisioni• Input, output, azioni
Condizioni• Instradamento e collegamento
Elementi Base
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Controllo qualità merci
29
11 Giugno 2015
Gestione ordini cliente
30
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Approvazione fatture passive
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ARXivar permette la gestione di qualunque processo aziendale in modo semplice e
gestibile dal cliente
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Gestione
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Demo
11 Giugno 2015
Cosa si vede
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Funzionalità di archiviazione e gestione documentale
Esempio di workflow: emissione offerte di vendita: Rappresentazione grafica
Funzionamento
Manutenzione