Michele PANTE' 1

IL CONTROLLO DI GESTIONE NELLA P.A.

un caso di benchmarking

Alessandria, 10 maggio 2002

COREP – Consorzio per la Ricerca e l’Educazione Permanente

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Le principali norme di riferimento L 241/90 trasparenza, partecipazione

alla gestione del potere pubblico, procedimento funzionale ai bisogni del cittadino

D. Lgs. 29/93 Interesse pubblico primario, attività amministrative soggette a valutazione

L. 537/93 legge finanziaria misurazione attività - carichi di lavoro

L. 20/94 riforma dei controlli Corte Conti D. Lgs 77/95 (per EE.LL.) il controllo entra

nel ciclo pianificazione, programmazione, gestione e controllo

L. 59/97

si è arrivati al D. Lgs. 286/99 dopo un processo di riforme

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L’evoluzione della P.A.

sul piano del lorofunzionamento interno

asp

etti

sost

anzi

ali

approcciomanageriale

esiti d

ella

gestio

ne

foc

ali

zza

zio

ne

mo

de

lli

org

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izza

tiv

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ge

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on

ale

asp

etti

form

ali

approccioburocratico

legittim

ità

foc

alizza

zion

es

iste

ma

di c

on

trollo

adempimento risultato

cultura prevalente

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Desiderio (ambizioso) sotteso al D. Lgs. 286/99… e non solo

Realizzare una P.A. in grado di produrre di più a parità di costo

oin grado, a costi inferiori, di erogare i servizi programmati senza compromettere la qualità

PERTANTO ……….

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Il controllo e la verifica sono condizioni necessarie per il miglioramentoinfattinon si può controllare (e quindi migliorare) ciò che non si può misurare (e quindi conoscere)Pertantooccorre individuare metodi analitici per legare “le cose da fare” a indicazioni sul “cosa si sta facendo” in modo che qualcuno possa prendere delle decisioni

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COROLLARIO 1 ( ………… sulle “cose da fare”)

Necessario stabilire obiettivi da raggiungereCOROLLARIO 2 ( ………… sulle indicazioni da

ottenere) Necessario stabilire standard di riferimento costruiti con metodo rigoroso (diversi per efficacia, efficienza e qualità)COROLLARIO 3 ( ………… sul qualcuno e sulle

indicazioni) Ogni soggetto che interviene nel processo decisionale deve possedere le informazioni di cui necessita e deve interpretarle correttamente

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La funzione dei controlli interni

I controlli interni rappresentano un sistema informativo creato per aiutare i diversi livelli di decisione a coordinare le loro azioni in modo da realizzare gli obiettivi di mantenimento, performance ed evoluzione stabiliti alle diverse scadenze

MA …….

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Occorre, a monte, definire i FABBISOGNI INFORMATIVI, ossia rispondere a:

3.Oggetti: di cosa hanno bisogno? Perché?

1.Destinatari informazioni: chi sono?

2.Metodo: in quale modo? E’ possibile?

e solo alla fine

4.indicatori: cosa misuro? Come?

Michele PANTE' 9

3. Oggetti. Cosa serve, quali informazioni e perché Analisi di attività per snellimento, tempi del

procedimento, ecc. Ricerca prassi migliori (best practice) Analisi organizzative per dimensionamento

organico Analisi per esternalizzazioni (make or buy) Erogazione di premi (valutazione del

personale) Rispetto di programmi (Gantt)

QUALI ELEMENTI COMUNI

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(segue)3. Oggetti. Cosa serve, quali informazioni e perché

ABBIAMO SEMPRE BISOGNO DI CAPIRE I NOSTRI SPAZI DI MIGLIORAMENTO

Analisi di attività per snellimento, tempi del procedimento, ecc.

Ricerca prassi migliori (best practice) Analisi organizzative per dimensionamento

organico Analisi per esternalizzazioni (make or buy) Erogazione di premi (valutazione del

personale) Rispetto di programmi (Gantt)

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4. Indicatori (solo alla fine!)

A seconda di ciò che ci interessa conoscere, giudicare, valutare, capire, verificare, ……indicatori di:efficienza efficaciaqualitàprocesso/risultato

Siamo a posto? Abbiamo tutto?NO!Ci mancano gli standard

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I controlli interni(art. 17 c. 1 l. 59/1997)

NECESSITA’/FUNZIONI: prevedere ed istituire sistemi per la

valutazione, sulla base di parametri oggettivi, dei risultati dell’attività amministrativa e dei servizi pubblici ……

prevedere che ciascuna amministrazione provveda …… alla valutazione comparativa dei costi, rendimenti e risultati;

collegare l’esito dell’attività di valutazione …… alla allocazione annuale di risorse

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Il controllo di gestioneCOMPITI: verifica del grado di efficacia, efficienza ed economicitàNecessario definire: l’unità responsabile del CdG le unità che si intende misurare (centri costo) procedure definizione obj e soggetti responsabili modalità di rilevazione e ripartizione costi indicatori frequenza di rilevazione

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Qualità del servizio

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Il benchmarking“è la ricerca delle migliori prassimigliori prassi aziendali che portano ad una prestazione superiore”

(Robert C. CAMP)

Controlli interni

CdG BMK

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Tipologie di BMK

singoli fattori produttivi

Competitivo o intrasettoriale

interno

parti di processi aziendali

Funzionale o intersettoriale

risultati dell’azione

IN BASE AI SOGGETTI

IN BASE AGLI OGGETTI

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Perché fare BMK

Permette di individuare gli enti virtuosi

Supera l’attuale problema di veloci mutamenti ambientali

Agisce in regime di non concorrenza

Trova i veri spazi di miglioramento

Supera la tabella dei parametri gestionali (art. 70 e 40 D. Lgs. 77/95)

Crea standard di riferimento

E’ utile per le valutazioni

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Punti di debolezza Resistenze al cambiamento e

legittimazioni all’operato

Gruppo di lavoro

Influenze “politiche”

E’ processo “negoziato”

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Procedura Scelta enti Identificazione scopo Determinazione oggetto di analisi

Nuovo monitoraggio

Raccolta dati ed elaborazione

Interpretazione dei gap

Costruzione del metodo

Confronto

Definizione piani di miglioramento

Scelta indicatori

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Gli esempi (citati dalla Corte dei Conti)

Utenze telefoniche Farmacie comunali Gestione calore

Fase 1: SCELTA ENTI Comune di Beinasco Comune di Collegno Comune di Cuneo Comune di Nichelino Comune di Orbassano Comune di Rivalta Comune di Rivoli Comune di Volvera

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Bolletta telefonica

Fase 2: IDENTIFICAZIONE SCOPO (perché) Capire le ragioni di una spesa telefonica

elevata in alcuni enti e attuare correttivi

Fase 3: OGGETTO DELL’ANALISI (cosa) Individuare i singoli oggetti da analizzare

(n° edifici, n° linee, n° apparecchi, n° accessi internet, n° teledrin, n° fax, n° verdi, bolletta con Iva, canoni da centralini iva esclusa, canoni da bollatrici, linee interne Iva esclusa, costo scatti telefonici)

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Bolletta telefonica

Fase 4: SCELTA INDICATORI (quale rappresentazione)

Individuare come rendere omogenei i dati ottenuti e come sintetizzarli(importo totale bollette, costo medio per abitante, per dipendente, costo totale in relazione alle spese correnti)

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Bolletta telefonica

Fase 6: RACCOLTA DATI ED ELABORAZIONE Problema per articolazione dati su singoli

plessi

Fase 7 - 8 - 9: CONFRONTO - INTERPRETAZIONE GAP - INDIVIDUAZIONE SOLUZIONI

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Bolletta telefonica(in migliaia di lire)

L. 0

L. 100.000

L. 200.000

L. 300.000

L. 400.000

L. 500.000

L. 600.000

L. 700.000

L. 800.000

Ente1

Ente2

Ente3

Ente4

Ente5

Ente6

Ente7

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Costo per abitante

L. 0

L. 2.000

L. 4.000

L. 6.000

L. 8.000

L. 10.000

L. 12.000

L. 14.000

L. 16.000

Ente 1 Ente 2 Ente 3 Ente 4 Ente 5 Ente 6 Ente 7

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Costo per dipendente(in migliaia di lire)

L. 500

L. 700

L. 900

L. 1.100

L. 1.300

L. 1.500

L. 1.700

L. 1.900

L. 2.100

Ente 1 Ente 2 Ente 3 Ente 4 Ente 5 Ente 6 Ente 7

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Rapporto con spese correnti (titolo I)

(valore percentuale)

0,00%

0,20%

0,40%

0,60%

0,80%

1,00%

1,20%

1,40%

Ente 1 Ente 2 Ente 3 Ente 4 Ente 5 Ente 6 Ente 7

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Farmacie comunali

Fase 2: IDENTIFICAZIONE SCOPO (perché) Capire le ragioni modalità di gestione ottimale

e individuare criterio oggettivo per MBO

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Farmacie comunaliFase 3: OGGETTO DELL’ANALISI (cosa) Individuare i singoli oggetti da analizzare

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Fase 4: SCELTA INDICATORI Individuare come rendere omogenei

i dati ottenuti e come sintetizzarli

Farmacie comunali

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Farmacie comunali

Fase 6: RACCOLTA DATI ED ELABORAZIONE Problema per articolazione dati su singoli

plessi

Fase 7 - 8 - 9: CONFRONTO - INTERPRETAZIONE GAP - INDIVIDUAZIONE SOLUZIONI

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Parafarmaco venduto/totale vendite(valore percentuale)

10,00%

12,00%

14,00%

16,00%

18,00%

20,00%

22,00%

F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F11

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Costo del personale/totale costi(valore percentuale)

7%

9%

11%

13%

15%

17%

19%

21%

F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F11

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Reddito operativo / totale costi(valore percentuale)

-10%

-5%

0%

5%

10%

15%

20%

F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F11

Michele PANTE' 36

Rotazione delle scorte(RF/ RI + acq. Anno)(valore percentuale)

10,00%

12,00%

14,00%

16,00%

18,00%

20,00%

22,00%

24,00%

26,00%

28,00%

30,00%

F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F11