PROGETTO

LA GESTIONE DEL PROGETTO

Aspetti finanziari

Relatore: Pierfranco PizzalaCentro Congressi Marengo – 26 novembre 2010

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Rapporti: la modalità di presentazione

Durata progetto

Rapporto intermedio

Rapporto finale

24 mesi Entro il 14° mese dalla data di avvio del progetto

(30/11/2011)

Entro due mesi dalla data di chiusura del

progetto (30/11/2012)

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Rapporti: le fasi della valutazioneLe fasi della valutazione per RAPPORTO INTERMEDIO E FINALE sono:

• Controllo dei requisiti formali del Rapporto e della documentazione allegata

• Valutazione del Rapporto rispetto alle attività/risultati nonché ai costi sostenuti nel periodo considerato, in

termini di qualità e quantità, inclusa la verifica della veridicità ed ammissibilità dell’azione svolta

Per il solo RAPPORTO FINALE è prevista:

• Validazione del rendiconto finanziario e del materiale di supporto richiesto, al fine di verificare la veridicità ed

ammissibilità delle spese nonché la legalità e regolarità gestionale

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Rapporto intermedio: obiettivi

Gli obiettivi principali del Rapporto intermedio sono riassumibili in due punti:

monitorare lo stato di avanzamento del progetto

controllare l’utilizzo dei fondi comunitari

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Rapporto intermedio e finale:tempi della valutazione

l’Agenzia dispone di 90 gg. di calendario per approvare o respingere il rapporto ricevuto, oppure per richiedere ulteriori documenti giustificativi o informazioni

supplementari. Tale termine si sospende qualora vengano richieste integrazioni necessarie alla valutazione e prosegue alla ricezione delle stesse.

il Beneficiario dispone di 30 gg. di calendario per la trasmissione delle informazioni/dei documenti

supplementari o di un nuovo rapporto

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Rapporto finale: obiettivi

Gli obiettivi principali del rapporto finale sono riassumibili in tre punti:

verificare le azioni di trasferimento attuate e i risultati conseguiti

controllare l’utilizzo dei fondi comunitari

stabilire l’importo definitivo della sovvenzione comunitaria ai fini del pagamento corrispondente o del recupero dei fondi

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Rapporto finale: punteggi e ricadute

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Modalità di pagamento (art.IV Convenzione)

Durata progetto

I Pre-finanziamen

to

Ulteriori quote di Pre-

finanziamento

Saldo finale

24 mesi 40% entro 45 gg. dalla data in cui entra in vigore la Convenzione

Fino al 40% entro 90 gg. dalla ricezione del rapporto sullo stato di avanzamento delle attività e delle spese

Entro 90 gg. dalla ricezione del Rapporto finale

N.B.

Il secondo pre-finanziamento è frazionabile in un numero variabile di versamenti.

Il pagamento integrale della II quota verrà effettuato solo se si dimostra di aver utilizzato almeno il 70% del pre-finanziamento percepito.

Se si utilizza meno del 70% l’importo del II pre-finanziamento viene ridotto della quota non impiegata del primo versamento (art.IV.2 Convenzione)

Il termine dei 45 gg. per l’erogazione del pre-finanziamento inizia a decorrere dal giorno dell’acquisizione dell’ultimo documento correttamente predisposto

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Le voci di costo del piano finanziarioCosti diretti:

A. Costi del personale

B. Costi operativi

1. Viaggi e soggiorno

2. Dotazioni informatiche (10% del totale dei costi diretti)

3. Altro

C. Subappalti (30% del totale dei costi diretti)

Costi indiretti (massimo il 7% dell’importo totale dei costi diretti

ammissibili)

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Tipologia di costi: costi direttiSono costi che possono essere identificati come costi specifici direttamente connessi alla realizzazione del progetto

Costi diretti:

• costi del personale

• costi di viaggio e soggiorno

• costi per dotazioni informatiche

• altro

• costi di subappalto

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Tipologia di costi: costi indirettiSono costi che non possono essere identificati come costi specifici direttamente connessi alla realizzazione del progetto

L’importo stabilito all’atto dell’approvazione non può essere modificato

Non devono essere giustificati da documenti contabili

Sono costituiti da un importo forfetario fisso non superiore al 7% dell’importo totale dei costi diretti ammissibili

Esempi di costi indiretti:

• costi per comunicazione

• costi per infrastrutture dei locali dove si svolge il progetto

• fotocopie

• forniture d’ufficio

• costi per attrezzature relative all’amministrazione del progetto

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Tipologia di costi: costi ammissibiliSono considerati ammissibili i costi che soddisfano i seguenti

criteri generali:

• direttamente connessi con l’oggetto della Convenzione e presenti nel bilancio preventivo

• necessari per l’attuazione del progetto

• ragionevoli, giustificati e coerenti con il principio di sana gestione finanziaria

• generati durante l’arco di vita del progetto (art.II.2 Convenzione)

• effettivamente sostenuti dal beneficiario e/o dai membri della partnership

• identificabili e verificabili

• coinvolgere i Paesi partecipanti al programma

• conformi alla normativa fiscale e tributaria

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Tipologia di costi: costi non ammissibili

Sono considerati sempre non ammissibili i seguenti costi:

• costi inerenti la preparazione della candidatura

• costi di apertura e gestione conti bancari

• costi sostenuti da partner silenti

• costi del capitale investito

• debiti ed interessi passivi

• accantonamenti per eventuali perdite o debiti futuri

• altri interessi dovuti

• crediti inesigibili

• perdite di cambio

• costi dichiarati e sostenuti in relazione ad altri progetti o programmi di lavoro già finanziati da altra fonte, in particolare da altri fondi comunitari

• spese eccessivamente elevate ed ingiustificate

• costi di opzione di riscatto al termine di noleggio o leasing

• IVA, se non rappresenta un onere finale

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Imposta sul Valore Aggiunto - IVA

L’IVA è considerata un costo ammissibile solo se l’organismo può dimostrare di non essere in grado di recuperarla

N.B.

Il contributo Leonardo da Vinci non è soggetto al regime di applicazione dell’IVA e, di conseguenza, non è sottoposto ad alcuna imposizione fiscale

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Costi del personale (1/2)Costi prodotti dal personale del partenariato assegnato al progetto:

• personale dipendente assunto dal partner con contratto a tempo indeterminato o determinato

• personale temporaneo assunto attraverso un’agenzia esterna specializzata

CONTRATTI CON PARTITA IVA SOLO SE PER TUTTA LA DURATA DEL PROGETTO

Devono essere basati sugli effettivi costi giornalieri

Includono i salari reali, i contributi previdenziali, gli oneri sociali e altri costi previsti dalla normativa nazionale (compresi nella retribuzione ordinaria)

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Costi del personale (2/2)Sono calcolati moltiplicando il numero di giornate lavorate per l’effettivo costo giornaliero

Non possono eccedere i massimali per ciascuna categoria ISCO (cfr.Supplement for the electronic Application Form 2010)

Il personale degli organismi partner non può operare in veste di subappaltatore del progetto

Non sono eleggibili i costi non contrattuali: premi, conti spese, incentivi retributivi, programmi per la ripartizione degli utili, affitto di automobili

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Costi di viaggioSolo costi sostenuti dal personale della partnership assegnato al progetto

Solo viaggi direttamente collegati alle attività specifiche relative al progetto e chiaramente identificabili

Includono tutti i costi sostenuti dal punto di origine al punto di destinazione (e viceversa)

Applicazione del principio di economicità della spesa nella scelta del mezzo di trasporto

Utilizzo dell’auto propria – presa a noleggio – taxi

N.B.

I costi per visti, per assicurazione di viaggio e i costi di cancellazione sono ammissibili

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Costi di soggiornoSolo costi sostenuti dal personale della partnership di progetto per attività specifiche e chiaramente identificabili

Soggiorni in linea con i massimali giornalieri per Paese di destinazione (cfr. Supplement for the electronic Application Form 2010)

Comprendono il vitto, l’alloggio e il trasporto locale

Un giorno intero normalmente prevede di norma un pernottamento

Sistema di rimborso adottato dall’organismo

• spese effettivamente sostenute (rimborso di ricevute)

• rimborso su base forfetaria (sotto forma di diaria)

IN ENTRAMBE I CASI VA ESIBITA DOCUMENTAZIONE ATTESTANTE LA PRESENZA E IL PERNOTTAMENTO

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Costi per dotazioni informaticheSono ammissibili l’acquisto, il noleggio o il leasing di

attrezzature (nuove o usate) compresi i costi di installazione, manutenzione e assicurazione

Attrezzature acquistate prima dell’inizio del progetto rientrano nei costi indiretti

In caso di acquisto di apparecchiature:

• imputare al progetto il solo tasso annuo di ammortamento e la percentuale di utilizzo reale

• applicare le norme comunitarie in materia di appalti (cfr. slide n.24)

Il costo di qualsiasi azione di riscatto al termine del noleggio/leasing è ineleggibile

Il costo totale non può eccedere il 10%

dei costi diretti totali del progetto

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AltroDerivano da attività specifiche e necessarie ai fini del

raggiungimento degli obiettivi del progetto

Sostenuti dai partner di progetto, non riconducibili alle altre categorie di costo e sempre debitamente giustificati

Sono ammissibili costi derivanti direttamente da:

• requisiti imposti dalla convenzione, inclusi i costi di qualsiasi servizio finanziario (garanzia fidejussoria)

• realizzazione di azioni specifiche o di prodotti e risultati del progetto

Per le eventuali attività svolte da soggetti esterni alla partnership di progetto, si raccomanda di seguire le norme

comunitarie in materia di appalti (cfr. slide n.24)

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Altro: alcuni esempi• una tantum per comunicati stampa e pubblicità

• acquisto di diritti d’autore e altri diritti di proprietà intellettuale

• acquisto di materiali informativi quali: libri, studi, dati elettronici, ecc.

• quote di partecipazione a conferenze

• garanzie finanziarie

• noleggio di spazi espositivi

• diffusione delle informazioni

• valutazione specifica dell’azione

• revisioni contabili

• traduzioni

• organizzazioni di seminari (se considerato prodotto/risultato)

• stesura degli atti di un seminario

• produzione di un video

• acquisto di materiali di consumo collegati ad un prodotto risultato (risme di carta per la stampa di pubblicazioni)

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Costi di subappalto 1/2“Saranno considerati i costi derivanti da contratti di subappalto conclusi ai fini dell’esecuzione di un lavoro per il progetto che sia specifico e limitato, concessi da un partner ad un ente, un’organizzazione o un individuo (solo se non dipendenti da nessuna delle organizzazioni partner del consorzio)”

(Guida al candidato 2010)

Non può essere subappaltata la gestione e l’amministrazione generale del progetto

Il contratto deve includere tutti i costi, comprese le spese di viaggio e soggiorno

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Costi di subappalto 2/2E’ possibile procedere alla stipula di un contratto di subappalto solo nei seguenti casi:

• può essere subappaltata solo una parte limitata di azioni

• il ricorso al subappalto deve essere giustificato

• Le prestazioni devono essere dichiarate nell’allegato I e i costi devono essere esplicitati nell’allegato II

• Se non previsto nella domanda di finanziamento originaria è necessaria la preliminare autorizzazione scritta dell’AN

Il Beneficiario dovrà inoltre adoperarsi per evitare qualsiasi conflitto di interessi

Il costo totale non può eccedere il 30% dei costi diretti totali del progetto

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Norme comunitarie relative agli appalti

Valore contratti Procedura per l’attribuzione di un subappalto

Inferiore a 12.500 Affidamento diretto (possono essere pagati dietro presentazione di fattura)

Da 12.500 a 25.000 Richiedere almeno tre offerte

Da 25.000 a 60.000 Richiedere almeno cinque offerte

Oltre 60.000 Applicare le norme nazionali relative agli appalti pubblici.

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La riformulazione in itinere del budget

Le variazioni non possono:

• modificare il costo complessivo del progetto

• alterare il rapporto fra fondi propri e contributo LDV

• coinvolgere la voce di budget Costi indiretti

• violare il principio di parità di trattamento fra partner

• pregiudicare la realizzazione del progetto

Le modifiche al bilancio preventivo generano emendamento se:

• gli spostamenti tra le voci di costo ammissibili sono superiori al 10% della voce di costo di destinazione

Se inferiori al 10% è necessario

informare per iscritto l’Agenzia Nazionale (art.III.4 Convenzione)

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REFERENTI:

Per qualsiasi quesito o comunicazione di natura amministrativa e finanziaria contattare via mail:

pierfranco.pizzala@provincia.alessandria.it

giuliana.leidi@provincia.alessandria.it

donatella.nesti@provincia.alessandria.it