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SAP® BUSINESS ONE:EFFICIENZA, CONTROLLO E PROFITTABILITÀ

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INDICE

Executive Summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

SAP Business One: L’applicazione integrata che risponde al meglio a tutte le esigenze

delle imprese . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6Migliorare il controllo dell’impresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Piena visibilità su tutte le attività aziendali . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6Accesso istantaneo a informazioni critiche in area CRM, produzione e contabilità . . . . . . . . . . . . . 7Notifica immediata di eventi aziendali e risposte automatiche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7Il software che evolve insieme all’impresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7Il software che si adatta alle modalità operative dell’impresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7Più vantaggi in meno tempo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Le caratteristiche che fanno di SAP Business One una soluzione unica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

SAP Business One: Dedicato al successo delle piccole e medie imprese . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Architettura . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Funzioni applicative e caratteristiche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Configurazione della soluzione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11Personalizzazione con elevata flessibilità . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11Campi definiti dall’utente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12Ricerche formattate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Funzioni facoltative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12Integrazione di Microsoft Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12XL Reporter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12Migration Packages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13Business Configuration Sets (BC Set) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13Payment Engine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13Support Desk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13SAP EarlyWatch Alert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13Immobilizzazioni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13DATEV-FI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13Intrastat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14Integrazione ELSTER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

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Integrazione di SAP Business Suite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14Scenari di integrazione per gruppi di applicazioni SAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Consolidamento dati con SAP Business Warehouse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14SAP NetWeaver Portal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15Ruoli utente definiti. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15Requisiti di sistema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

SAP Business One: L’applicazione ideale per la piccola e media impresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Appendice: Funzioni . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Contabilità . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19Opportunità di vendita . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20Vendite – Contabilità clienti. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20Acquisti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21Business Partners . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21Banche e pagamenti. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22Magazzini e logistica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22Produzione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23MRP – Pianificazione fabbisogno materiali . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24Gestione servizi e assistenza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24Risorse Umane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25Reporting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Report contabili . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25Report finanziari . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25Report di confronto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25Report di budget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25Report delle Opportunità di vendita . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25Report Vendite e Acquisti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26Report Business Partner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26Report di servizio e assistenza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26Report di magazzini e logistica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27Report di produzione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27Risorse Umane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

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EXECUTIVE SUMMARYL’applicazione SAP® Business One è una soluzione aziendale integrata, caratterizzata da ottimo rapporto costo-prestazioni e concepita appositamente per le piccole e medie imprese. Indipendentemente dal settore e dall’area geografica in cui le imprese operano, SAP Business One le supporta efficacemente con un sistema unico estremamente efficiente; automatizzando tutti i processi di business, tale sistema consente di ottenere informazioni che riflettono la situazione attuale e reale di ciascuna area aziendale, dalla gestione delle relazioni con i clienti (CRM), alla produzione e alla contabilità. Grazie a SAP Business one l’impresa può essere gestita con un netto incremento di profittabilità e un controllo rigoroso di ogni singolo processo.

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SAP® BUSINESS ONE:L’APPLICAZIONE INTEGRATA CHE RISPONDE AL MEGLIOA TUTTE LE ESIGENZE DELLE IMPRESESolo chi è attivamente coinvolto in un’impresa è in grado di comprenderne al meglio le esigenze operative e gestionali. Indipendentemente dagli obiettivi che si vogliono conseguire, quali l’espansione della presenza, l’incremento della profittabilità, l’acquisizione di nuovi clienti o semplicemente una maggiore disponibilità di tempo libero, la gestione e il controllo dell’impresa costituiscono sempre gli elementi fondamentali.

I sistemi “tradizionali” di gestione aziendale, che frequentemente sono solo una serie di programmi applicativi obsoleti e scarsamente integrati, non sono in grado di soddisfare le esigenze attuali. Informazioni insufficienti, interruzioni nel flusso che collega i processi di business nonché dati obsoleti e non aggiornati costituiscono gli ostacoli principali che impediscono un controllo efficace ed efficiente delle operazioni aziendali.La dislocazione delle informazioni critiche in diverse location non integrate e isolate obbliga gli utenti a operazioni lunghe e complesse per portare a termine attività aziendali di per sé semplici e consuete. In molti casi ciò si traduce in perdite di opportunità di grande interesse per l’impresa, in sprechi di risorse aziendali e in inefficienze che generano costi elevati.

Per affermarsi, le piccole e medie imprese devono disporre di una soluzione aziendale caratterizzata da piena integrazione e costi contenuti: un unico sistema che automatizzi i processi di business e fornisca un accesso semplice e immediato a informazioni costantemente aggiornate. Devono quindi utilizzare un sistema di gestione aziendale che offra loro il pieno e totale controllo sull’intera attività dell’impresa.

L’applicazione SAP® Business One offre tutto quanto occorre per gestire efficacemente un’impresa. Opera con le modalità richieste al presente, ma può essere adattata di pari passo alla crescita aziendale e al cambiamento dei processi di business. SAP® Business One costituisce il software aziendale leader di mercato, distribuito da una rete internazionale di business partner altamente qualificati che garantiscono il massimo supporto e la migliore assistenza a livello locale.

Migliorare il controllo dell’impresaMantenere il controllo di tutte le attività aziendali costituisce solo il primo passo di ciò che offre questa soluzione. Introducendo un maggiore controllo aziendale, SAP Business One consente di focalizzarsi sul conseguimento degli obiettivi prefissati e offre alle piccole e medie imprese una serie di vantaggi fondamentali.

Piena visibilità su tutte le attività aziendali

SAP Business One consente di:Gestire e controllare le operazioni aziendali mediante un’unica soluzione integrata che automatizza e razionalizza tutti i processi di business critici dell’impresa, inerenti a contabilità, gestione magazzino, acquisti, produzione, operazioni bancarie e relazioni con i clienti (CRM - Customer Relationship Management)Utilizzare le funzionalità CRM integrate allo scopo di instaurare un collegamento continuo tra tutti i processi relativi a vendite, servizi di assistenza, contatti con i clienti, integrandoli perfettamente con tutte le rispettive funzioni all’interno dell’impresa Utilizzare la gestione dei clienti basata su Web allo scopo di gestire e coordinare le attività remote di vendita, assistenza e marketing; creare un collegamento tra la sede centrale e i team di commerciali e di assistenza tecnica che operano fuori sede fornendo loro i dati richiesti residenti all’interno di SAP Business One Migliorare la gestione della produzione, automatizzando e snellendo i processi inerenti alla pianificazione dei materiali e alla gestione delle distinte basi; la soluzione prevede cinque fasi estremamente semplici con cui definire scenari di pianificazione e gestire al meglio la pianificazione del materiale, coniugando efficacemente domanda e produzione Implementare una soluzione pienamente integrata di commercio elettronico che abiliti la commercializzazione e la vendita online garantendo un costante aggiornamento delle informazioni relative a contabilità, magazzini e spedizioni.

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Accesso istantaneo a informazioni critiche in area CRM,

produzione e contabilità

SAP Business One consente di accedere in modo semplice e immediato a informazioni aziendali complete, precise, attendibili e aggiornate all’interno di tutte le aree funzionali. Utilizzando un’unica ed esaustiva fonte di dati, si ottiene una visibilità globale di tutte le operazioni e le attività aziendali. SAP Business One consente di:

Navigare agevolmente attraverso i dati, grazie a un’interfaccia caratterizzata da semplicità e immediatezza d’uso. L’accesso immediato a dati aggiornati sulla performance consente di operare più efficientemente e prendere decisioni rapide e affidabili.Identificare immediatamente relazioni e transazioni di importanza fondamentale grazie all’esclusiva tecnologia di Drag&Relate™.Qualora siano richieste informazioni supplementari sui dati, è possibile trascinare tali dati da un’area dell’applicazione a un’altra. È inoltre possibile eseguire il drilldown per ottenere informazioni maggiormente dettagliate e visualizzare le rispettive relazioni.Sincronizzare le comunicazioni grazie alla piena integrazione tra SAP Business One e Microsoft Outlook; in tal modo gli utenti possono operare su agende e calendari, schedulare contatti e attività, e acquisire tutte le informazioni rilevanti di clienti, partner e fornitori.

Notifica immediata di eventi aziendali e risposte

automatiche

Al verificarsi di eventi eccezionali, SAP Business One consente agli utenti di gestirli monitorando, notificando e intraprendendo misure adeguate ai singoli casi. La violazione di regole predefinite e parametrizzate genera una notifica immediata al rispettivo responsabile e attiva un processo di workflow mirato a gestire adeguatamente l’evento. Grazie alle modalità descritte di seguito, SAP Business One consente di migliorare la capacità di risposta degli utenti che possono:

Ricevere messaggi di allarme (alerts) in relazione a determinati eventi aziendali; tali messaggi di allarme attivano anche processi automatici di workflow.Prendere decisioni più appropriate grazie all’accesso rapido e semplice a informazioni dettagliate sull’evento di business che ha generato l’allarme.

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Definire determinati processi all’interno del workflow, quali approvazioni, autorizzazioni, procedure attivate automaticamente dal sistema in modo da poter rispondere immediatamente nel momento in cui si verifica un determinato evento.

Il Software che evolve insieme all’impresa

Con modalità estremamente semplici, SAP Business One può essere oggetto di un processo di adattamento che risponda adeguatamente al cambiamento delle condizioni di business e alle nuove esigenze dell’impresa, senza appesantire l’area IT con funzionalità complesse. SAP Business One consente di far leva sulle seguenti funzioni:

Modificare e adattare rapidamente la soluzione per soddisfare nuovi requisiti formulati da clienti o da nuove normative.Integrare all’interno di nuove versioni le modifiche apportate alla soluzione con attività che non richiedano un eccessivo impegno in termini di tempi e risorse evitando gli svantaggi generalmente correlati alle procedure di upgrade.Integrare il software SAP con altre applicazioni utilizzando a questo scopo procedure estremamente semplici e facendo leva sugli investimenti effettuati precedentemente e su tecnologie innovative.

Il Software che si adatta alle modalità operative

dell’impresa

SAP Business One offre potenti strumenti volti alla personalizzazione della soluzione e all’adattamento della stessa alle esigenze specifiche dell’impresa. Con SAP Business è possibile:

Personalizzare, conformemente alle proprie esigenze, moduli, contratti, interrogazioni (query) e report.Utilizzare le potenti funzionalità di personalizzazione allo scopo di apportare modifiche alla soluzione, con modalità estremamente semplici e senza la necessità di conoscenze informatiche specifiche.Implementare immediatamente le modifiche apportate al software.

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Più vantaggi in meno tempo

SAP Business One consente alle imprese di ridurre i tempi legati all’implementazione e di conseguire più rapidamente i vantaggi offerti da questa soluzione. SAP Business One è una soluzione caratterizzata da:

Un’interfaccia utente intuitiva e un ambiente Microsoft Windows standard. Ciò contribuisce ad abbreviare i tempi di apprendimento necessari agli utenti per essere pienamente produttivi. L’implementazione di SAP Business One risulta più semplice rispetto a quella di altre soluzioni; i suoi costi sono più contenuti grazie a un ambiente basato su un unico server (single-server).Funzionalità semplificate di gestione del sistema, le quali snelliscono sia l’operatività quotidiana che le procedure di aggiornamento e manutenzione, riducendo drasticamente i costi d’esercizio.Un TCO (Total Cost of Ownership) estremamente contenuto; la soluzione consente anche a persone prive di conoscenze tecniche specifiche di aggiungere nuove funzionalità al sistema. SAP Business One elimina i costi richiesti per l’integrazione e la manutenzione di più sistemi.

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Le caratteristiche che fanno di SAP Business One una soluzione unica Oltre ai vantaggi offerti da SAP Business One in termini di business, questa soluzione presenta benefici legati all’operatività dell’impresa, tra cui:

Integrazione – SAP Business One è l’unica soluzione di gestione aziendale dedicata alle piccole imprese, totalmente integrata ed espressamente concepita per automatizzare, all’interno di un unico sistema, la gestione delle relazioni con i clienti (CRM), la produzione e la contabilità.CRM nativo – SAP Business One è l’unica soluzione comprendente funzionalità native di CRM. Anche le funzioni legate a Vendite, Servizi, Assistenza e Processi di interazione con i clienti sono perfettamente integrate con tutte le altre funzioni rilevanti all’interno dell’impresa.Drag&Relate – SAP Business One è l’unica soluzione che utilizza la funzione innovativa di Drag&Relate per offrire una visibilità completa di tutte le operazioni aziendali agli utenti di qualsiasi livello, mettendoli in condizioni di identificare immediatamente relazioni e transazioni di importanza fondamentale all’interno dell’impresa.Workflow-based alerts – SAP Business One è l’unica soluzione che prevede una serie di funzioni di allarme basate su workflow, grazie alle quali è possibile controllare e segnalare eventi specifici e intraprendere le azioni correttive del caso.Adattabilità – SAP Business One è l’unica soluzione che permette agli utenti di operare con la massima libertà aggiungendo campi, modificando moduli già esistenti e personalizzando interrogazioni (query) e reports.

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Figura 1: La funzionalità Drag&Relate™ consente agli utenti di generare report personalizzati in pochi secondi

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Figura 2: Un ambiente basato su un unico server (single-server) rende SAP® Business One semplice da gestire, facile da manutenere e integrare con altre soluzioni

Server

Mandanti

SAP Business One

SAP BUSINESS ONE: DEDICATO AL SUCCESSODELLE PICCOLE E MEDIE IMPRESEArchitettura

L’applicazione SAP Business One risiede su un unico server perfettamente integrato nella rete Microsoft Windows dell’impresa. Con un’architettura client-server a due livelli e basata su Win32, SAP Business One garantisce agli utenti la massima performance anche in situazioni di picco. Il sistema sfrutta la rete già esistente ai fini di ottenere la massima efficienza. SAP Business One comprende funzioni di sicurezza, backup e protocolli di accesso alla rete. L’accesso avviene tramite servizi in rete WAN (Wide Area Network) o connettività di tipo dial-up.

L’ambiente di SAP Business One offre procedure standard di backup del database che consentono di salvare i dati con massima facilità e di trasferirli su un’altra macchina in modo da accedere immediatamente a tutte le informazioni critiche. Con un’architettura particolarmente snella, SAP Business One supporta i seguenti database:• Microsoft SQL Server• IBM DB2 Universal Database Express Edition

SAP Business One offre un sistema software di grande stabilità, dotato di potenti funzionalità core nell’area del CRM, della produzione e della contabilità. L’applicazione comprende processi operativi primari come pure localizzazioni che soddisfano i requisiti in materia legale, monetaria e finanziaria dei diversi paesi dove la localizzazione è disponibile.

Il SAP Business One Software Development Kit (SAP Business One SDK) fornisce interfacce API (Application Programming Interfaces) che supportano efficacemente le imprese nelle procedure di interfacciamento e di ampliamento di SAP Business One. Facilita le operazioni di modifica delle videate e semplifica progetti di integrazione sofisticati grazie a un insieme flessibile di tool tra cui:

L’Interfaccia utente API, con cui modificare SAP Business One creando nuove finestre, ridisegnando quelle già esistenti e aggiungendo menu o finestre di dialogo. Le operazioni di modifica possono essere semplici come quelle che nascondono o disabilitano un campo oppure di tipo molto più complesso come quelle finalizzate all’integrazione di una nuova transazione.

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Database Server

E-Mail

Backup

Servizi

API (COM)

Interfaccia

XML Adapter

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L’interfaccia dati API, con cui creare link in tempo reale tra SAP Business One e applicazioni esterne. Fornendo un’interfaccia di programmazione verso SAP Business One attraverso una serie di business object pienamente funzionali, l’interfaccia dati API consente di collegare le applicazioni e automatizzare i processi.Il connettore Java, attraverso il quale gli sviluppatori dispongono della flessibilità e delle potenti funzionalità dell’interfaccia dati API in un ambiente di sviluppo Java.

Funzioni applicative e caratteristiche

Soluzione semplice ma potente, SAP Business One può essere utilizzata nell’impresa come l’applicazione principale di gestione aziendale. La sua applicazione core fornisce una serie completa di funzionalità mirate a soddisfare tutte le esigenze specifiche dell’impresa gestendone la totalità delle attività. Qualora la situazione specifica dell’impresa lo richieda, è possibile aggiungere ulteriori ampliamenti funzionali. Collegandosi perfettamente ad altre applicazioni attraverso interfacce standard SAP Business One diventa uno strumento di gestione aziendale completo e versatile.

SAP Business One offre tutti gli strumenti che l’impresa richiede per eseguire il customizing e il backup dei dati, definire tassi di cambio, configurare autorizzazioni e allarmi, accedere alle informazioni provenienti da software di terze parti. 12 moduli contribuiscono all’ampliamento delle funzionalità di SAP Business One oltre alla sua primaria funzione amministrativa. Il design modulare consente ai componenti di “dialogare”, utilizzando un’interfaccia API.Le funzionalità principali di SAP Business One sono:

Contabilità: gestisce tutte le transazioni finanziarie, tra cui la contabilità generale, la definizione e l’aggiornamento dei conti, gli inserimenti di prima nota, gli adeguamenti della divisa estera, le definizioni di budget, di centri di costo e di regole di distribuzione dei costi.

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CRM - Gestione delle Opportunità di vendita: grazie a questa funzione è possibile registrare qualsiasi opportunità di vendita, dal primo contatto alla chiusura di una transazione. Integrata all’interno del modulo CRM, questa funzione consente agli utenti di acquisire informazioni dettagliate relative alle singole opportunità, tra cui l’origine, il potenziale di vendita, la data di chiusura della transazione commerciale, i dati sulla concorrenza e le attività eseguite. Nel momento in cui gli utenti definiscono una quotazione, questa è collegata alla rispettiva opportunità al fine di semplificare le operazioni di tracciabilità e di analisi che verranno eseguite successivamente. Potenti report consentono agli utenti di analizzare le opportunità per lead source, area geografica, settore, cliente e articolo. Grazie a tali report è possibile gestire le previsioni e visualizzare anticipatamente i ricavi impostando diverse date alternative, ad esempio, periodi mensili o trimestrali. Gli utenti possono inoltre visualizzare la distribuzione dei lead, suddivisi per source nell’arco di un periodo specifico, in modo da identificare le attività di lead generation maggiormente profittevoli.

Vendite e Assistenza: avvalendosi di Internet, questo modulo permette agli addetti di Vendite e Assistenza di operare online, creando e visualizzando in tempo reale ordini di vendita e offerte; grazie a questa modalità gli addetti possono selezionare e visualizzare prodotti, eseguire attività legate alla gestione dei conti, definire schedulazioni e tempistiche, gestire opportunità, cataloghi prodotto, ordini di servizio, prospects e campagne di marketing.

Vendite - contabilità clienti: con questo modulo è possibile creare quotazioni, inserire ordini di vendita, definire consegne, aggiornare i livelli dello stock e gestire tutte le fatture come pure tutte le attività relative alla contabilità clienti.

Acquisti - contabilità fornitori: questo modulo gestisce e aggiorna i contratti con i fornitori e le transazioni correlate, quali l’emissione di ordini d’acquisto, l’aggiornamento dello stock in transito, il calcolo del valore del prezzo d’acquisto di articoli importati e la gestione dei resi e dei crediti.

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Gestione magazzino: questo modulo gestisce i livelli dello stock, gli articoli, i listini prezzi, gli accordi di prezzi speciali, i trasferimenti tra magazzini, le transazioni relative alla correzione dello stock, il prelievo e l’imballaggio per le spedizioni.

Produzione: questo modulo fornisce tool specifici per la produzione che definiscono le distinte base multilivello e creano ordini di lavoro, consentendo di verificare e analizzare la disponibilità del prodotto e del materiale.

MRP: questo modulo gestisce la pianificazione MRP tramite un processo basato su wizard che consente di definire uno scenario di pianificazione. A questo scopo sono previste cinque semplici fasi, che si basano su una serie di criteri, grazie alle quali è possibile calcolare i fabbisogni in funzione delle previsioni.

CRM – Gestione Servizi e Assistenza: ottimizza l’operatività dei reparti di servizi e assistenza, offrendo un valido supporto per tutte le attività correlate a questa area, quali la gestione dei contratti di servizio, la pianificazione degli interventi, il tracking delle richieste di intervento e il supporto clienti. Questo modulo presenta inoltre un knowledge database che gestisce i problemi di questo settore nonché le relative soluzioni.

Risorse Umane: questo modulo offre funzioni di gestione del personale, tra cui informazioni dettagliate sui dipendenti, informazioni sui contatti e report sulle presenze.

Reporting: sistema con cui creare report efficaci destinati a essere utilizzati all’interno di tutte le aree aziendali, ovvero report su clienti e fornitori, vendite, flusso di cassa, storici dei contatti cliente, contabilità, stock di magazzino, stato patrimoniale, prezzi, attività dei clienti. Questo strumento presenta anche report predefiniti o interrogazioni personalizzate che possono essere esportate direttamente in Microsoft Excel, strumento principale di reporting.

Commercio elettronico: offre una soluzione completa per la vendita online. La soluzione comprende funzioni quali: elaborazione e notifica degli ordini, gestione di cataloghi, SKU (UMM) e relative configurazioni, prodotti configurabili, monitoraggio dello stock, una struttura articolata dei conti, customer self-service, merchandising, sconti e pricing personalizzato, customer service online, gestione prospect e campagne promozionali.

Configurazione della soluzione

Personalizzazione con elevata flessibilità

SAP Business One consente di parametrizzare la configurazione base del sistema per tutte le funzioni. Le operazioni previste comprendono la definizione dei tassi di cambio, l’impostazione dei parametri di autorizzazione, la definizione delle impostazioni per la posta interna, la posta elettronica e gli SMS, la configurazione delle funzioni di importazione/esportazione dei dati. Le funzioni principali previste per la configurazione del sistema sono:

Selezione dell’impresa – parametrizzazione fondamentale.Inizializzazione del sistema e impostazioni delle

preferenze generali – dati relativi all’impresa e impostazioni generali.Definizioni utente – piano dei conti, codici IVA, agenti, aree geografiche, progetti, formati indirizzo, termini di pagamento, gruppi di fornitori, clienti, articoli e provvigioni, magazzini, modelli di contratto di servizio, banche, modalità di pagamento e di spedizione.Autorizzazioni – gli amministratori possono definire le informazioni a cui gli utenti sono autorizzati ad accedere. Ogni documento è attribuito a un owner (proprietario) specifico e, in base alla relazione dell’utente con il relativo owner (proprietario), sarà caratterizzato da un accesso completo, di sola lettura o da nessuna possibilità di accesso. L’accesso può essere definito in funzione del fatto che l‘utente appartenga allo stesso gruppo, reparto o alla stessa filiale oppure abbia come riferimento lo stesso manager dell’owner (proprietario), oppure ne sia il responsabile o un subalterno.

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Definizione dei tassi di cambio – base di tutti i report e dei dati archiviati.Utility – dati di backup e definizione di processi automatizzati.Import/export di dati.

Ripristino – gestione e ripristino dei dati.Funzioni di allarme – definizione di profili personali per messaggi di avvertimento.Invio di messaggi – utente interno, cliente e fornitore.Saldi iniziali – definizione dei saldi iniziali per conti Co.Ge. e business partner.

Per un elenco dettagliato delle opzioni di configurazione relative ad altri moduli e funzionalità, si consiglia di consultare la sezione “Appendice: Funzioni”.

Campi definiti dall’utente

SAP Business One offre agli utenti la possibilità di definire campi specifici per qualsiasi tipo di oggetto, quali articoli, business partner e ordini. Ciò consente di gestire le informazioni che sono necessarie per eseguire le più svariate attività aziendali. I campi definiti dall’utente sono selezionabili al fine di acquisire diversi tipi di informazioni come, ad esempio testi, indirizzi, numeri telefonici, URL, allegati di file, immagini ed elenchi a discesa.

Ricerche formattate

Grazie alla ricerca formattata, i valori di un processo di ricerca predefinito possono essere salvati all’interno del sistema per ciascun campo (compresi i campi specifici dell’utente).

Di seguito sono elencate alcune tra le possibili modalità di utilizzo della ricerca formattata (selezione):

Imputazione automatica di valori nei campi sulla base di oggetti differenti utilizzati all’interno del sistema.Imputazione di valori nei campi sulla base di liste predefinite.Imputazione automatica di valori nei campi sulla base di query predefinite (specifiche dell’utente).Definizione di interrelazioni tra diversi campi di sistema (ad esempio il valore del campo X dipende dal valore del campo Y).Campi di visualizzazione utilizzabili esclusivamente per query, ad esempio firma utente, data di creazione, saldo di assegni ordinari (per un business partner).

Funzioni facoltative

Le funzioni facoltative comprendono le seguenti funzionalità:

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Integrazione di Microsoft Outlook

SAP Business One è totalmente integrato con Microsoft Outlook e comunica all’interno dell’impresa con tutti i settori e le aree aziendali integrandovi tutte le più diverse funzioni. Offerte, attività, contatti e appuntamenti sono gestiti in modo condiviso tra SAP Business One e Microsoft Outlook.

XL Reporter

Unendo le funzioni di reporting di Microsoft Excel a quelle di SAP Business One, il tool XL Reporter consente agli utenti di operare con massima efficienza ed efficacia. Le imprese possono far leva sulle potenzialità di gestione integrata delle informazioni aziendali di SAP Business One coniugandole alle funzionalità di Excel, conosciute e utilizzate dalla quasi totalità di utenti. La creazione dei report risulta essere un’operazione eseguibile con facilità e immediatezza grazie alle funzionalità di “point-and-click” e “drag-and-drop”. In pochi secondi è possibile realizzare report aziendali completi ed esaustivi. Laddove le esigenze degli utenti siano più complesse (calcoli o grafici) è possibile avvalersi delle opzioni di analisi offerte da Microsoft Excel coniugate alle informazioni aziendali integrate di SAP Business One con cui eseguire un reporting sofisticato e flessibile che abbraccia le più svariate aree aziendali, dalla gestione delle relazioni con i clienti (CRM) alla produzione e alla contabilità.

XL Reporter fornisce informazioni dinamiche all’interno dei report grazie a potenti funzionalità analitiche, che offrono all’intera impresa disponibilità di dati costantemente aggiornati.In quanto tool intuitivo, XL Report consente di creare i report in pochi secondi con modalità immediate e procedure facili da utilizzare.XL Reporter comprende funzionalità che spaziano dai report standard delle vendite e della contabilità fino alla reportistica ad-hoc più complessa, tra cui dashboard con valutazioni istantanee dei key performance indicator (KPI).XL Reporter offre funzionalità live di analisi dettagliate che possono scendere al livello della singola registrazione contabile.XL Reporter prevede funzionalità di schedulazione dei report e distribuzione automatica degli stessi via e-mail.XL Reporter gestisce la nomenclatura tecnica e le tabelle del database di sistema e facilita in tal modo gli utenti privi di competenze specifiche che non riscontrano alcuna difficoltà nella navigazione all’interno del sistema.

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Migration package

Concepito per SAP Business One, il tool di migrazione Data Transfer Workbench, offre un valido supporto nei progetti di implementazione, semplificando la migrazione dei dati anagrafici e transazionali dai sistemi preesistenti (legacy) a SAP Business One. Data Transfer Workbench contiene modelli di file predefiniti che facilitano sostanzialmente l’approntamento dei dati. In presenza di una forte crescita dell’impresa, la migrazione alla famiglia di applicazioni aziendali mySAP™ Business Suite si dimostra sempre una scelta vincente, in quanto tali applicazioni offrono un ampliamento delle funzioni e consentono ai processi aziendali di interfacciarsi con quelli di capogruppo e partner.

Business Configuration Sets (BC Set)

I Business Configuration Set si dimostrano di grande utilità per semplificare il processo di personalizzazione. Sono particolarmente vantaggiosi per i partner semplificando le operazioni di creazione e manutenzione di soluzioni personalizzate. Le parametrizzazioni possono inoltre essere utilizzate ripetutamente per una determinata funzione o per un intero processo di business.

Payment Engine

Il Payment Engine di SAP Business One crea i formati di file da utilizzare per i pagamenti elettronici. Garantisce l’accesso a formati di file predefiniti destinati a:• Bonifici bancari• Addebiti diretti• File bancari per documenti relativi a effetti • Import di estratti conto• Assegni elettronici, specifici di singoli paesi

La funzionalità “cash and bank” integrata consente di elaborare e riconciliare in un unico step diverse transazioni relative a estratti conto bancari.

Support Desk

Il Support Desk consente di accedere a SAP Service Marketplace direttamente da SAP Business One. La configurazione richiede tempi estremamente brevi; è possibile creare messaggi di servizio offline da inviare, unitamente ad allegati di dimensioni fino a 4 MB, al SAP Service Marketplace.

SAP EarlyWatch Alert

Il servizio SAP EarlyWatch® Alert fornisce informazioni sulla performance di sistema. Contribuisce a prevenire i problemi inerenti a quest’area, prima che questi si manifestino. I dati sono rilevati dal software SAP Business One ed esportati per essere analizzati da esperti SAP. L’accesso ai risultati dell’analisi viene fornito tramite il SAP Service Marketplace. In alternativa i report delle analisi effettuate possono essere recapitati ai rispettivi interessati sulle caselle di posta elettronica.

Immobilizzazioni

Con un libro cespiti destinato alla contabilità generale, il software specifico per le immobilizzazioni integrato in SAP Business One consente di gestire efficientemente e monitorare rigorosamente le immobilizzazioni. Questo software offre un valido supporto in processi fondamentali quali acquisizioni, note di credito, eliminazioni e trasferimenti. Il sistema calcola l’ammortamento programmato in base ai costi di acquisizione e produzione come pure la vita utile, ed esegue le registrazioni richieste nella contabilità generale. Per quanto concerne i dati anagrafici delle immobilizzazioni è possibile osservare il cambiamento dei valori nel corso di un anno; la funzione di previsione dell’ammortamento può simulare l’ammortamento futuro. Integrazione fondamentale per il bilancio, lo schema di variazione dei cespiti visualizza tutte le variazioni del patrimonio immobilizzato (transazioni) verificatesi nel corso di un esercizio. I dati storici e i valori iniziali di un esercizio possono essere resi disponibili grazie alla funzionalità di importazione dei dati (disponibile in Austria, Belgio, Canada, Germania, Finlandia, Francia, Repubblica d’Irlanda, Paesi Bassi, Portogallo, Spagna, Svezia, Svizzera e Regno Unito).

DATEV-FI

La funzionalità DATEV-FI è costituita da un’interfaccia che consente agli utenti di esportare informazioni di tipo finanziario e inoltrarle a consulenti fiscali. Questa interfaccia può essere utilizzata per la creazione e il trasferimento di dati finanziari da SAP Business One all’ufficio tedesco DATEV. Oltre ad essere trasferiti da SAP Business One al sistema DATEV i dati finanziaria possono essere inoltrati a un consulente contabile (nel formato di spedizione DATEV disponibile unicamente in Germania).

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Intrastat

Intrastat (intra-European-Union-trade statistics) è un sistema statistico completo, atto a monitorare il flusso di merci tra gli stati membri dell’Unione Europea. La funzionalità add-on Intrastat esegue la creazione dei file destinati alle dichiarazioni (specifiche di ogni singolo paese); rileva dai dati residenti all’interno di SAP Business One quanto richiesto in materia dagli uffici di competenza a cui inoltra le informazioni.

Integrazione ELSTER

Elektronische Steuererklärung (ELSTER) è un sistema elettronico per la dichiarazione dei redditi. E’ stato concepito espressamente per consentire agli utenti, indipendentemente dal rispettivo luogo di domicilio in Germania, di compilare elettronicamente la propria dichiarazione delle tasse via Internet. SAP Business One è compatibile con ELSTER e supporta le funzionalità in materia di dichiarazioni IVA (disponibile unicamente in Germania).

Integrazione di SAP Business Suite

L’architettura aperta di SAP Business One garantisce una piena integrazione con SAP Business Suite, nonché con altri software di terze parti. SAP Business One integra perfettamente società controllate, partner e fornitori nell’ambiente SAP Business Suite, tramite la piattaforma tecnologica SAP NetWeaver® che abilita tutte le applicazioni SAP Business Suite. La piattaforma SAP NetWeaver consente alle imprese di ottenere un valore aggiunto dagli investimenti IT precedentemente effettuati e di implementare, laddove richiesto, un’architettura orientata ai servizi. SAP NetWeaver offre le modalità migliori per integrare all’interno di un’unica piattaforma tutti i sistemi che utilizzano software SAP o di terze parti. L’ambiente Microsoft Windows integrato all’interno di SAP Business One consente agli utenti di scambiare dati con altre applicazioni desktop di Microsoft Windows, quali Microsoft Word, Excel e Outlook.

Scenari di integrazione per gruppi di applicazioni

SAP

SAP Business One è la soluzione ideale da utilizzare all’interno di gruppi multinazionali per gestire filiali o società controllate. L’integration package costituisce il collegamento migliore tra la famiglia di applicazioni SAP Business Suite, residente nella sede centrale, e il sistema SAP Business One, installato nelle società controllate e nelle filiali di gruppi o multinazionali. Con tale configurazione si ottiene un’infrastruttura di sistemi perfettamente integrata basata sulle funzionalità di SAP Business Information Warehouse e sulla tecnologia di SAP NetWeaver, tra cui il componente SAP NetWeaver Portal.

Consolidamento dati con SAP Business Warehouse

Soprattutto per i manager delle aziende multinazionali, chiamati a prendere decisioni di importanza strategica, è indispensabile disporre di sistemi informativi integrati che consentano di monitorare i dati provenienti da diverse applicazioni e soluzioni. Oltre a soddisfare pienamente tale esigenza, SAP Business One esegue l’estrazione dei dati in vista del reporting. Alle consociate estere che utilizzano SAP Business One, SAP offre sia il pacchetto di configurazione che le relative funzionalità richieste per l’accesso e l’allocazione dei dati.

Figura 3: SAP® Business One vede l’intera impresa come un unico oggetto, a prescindere dalla sua ubicazione

Magazzino

Magazzino

Ufficio

Fabbrica

Fabbrica

Ufficio

Magazzino

Ufficio

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SAP NetWeaver Portal

Grazie a SAP NetWeaver Portal è possibile integrare SAP Business One con SAP Business Suite, con fonti di dati esterne come pure con qualsiasi altra soluzione software. Tramite tale portale, le aziende possono creare un punto di accesso centrale per tutte le attività aziendali condivise, rendendo disponibili le informazioni a collaboratori, partner e clienti in qualsiasi paese. I vantaggi garantiti da SAP NetWeaver Portal comprendono:

Accesso centralizzato alle informazioni, indipendentemente dall’ubicazione della fonte dati (Intranet o Internet).Integrazione di processi di business trasversali rispetto all’azienda.Accesso trasparente e standardizzato alle soluzioni che consente la collaborazione tra più aziende o all’interno di un’unica azienda.Tecnologia interattiva di alto livello, staging intelligente dei contenuti, funzionalità point-and-click e Drag&Relate facili e rapide da utilizzare.

Ruoli utente definiti

Nello svolgimento delle rispettive attività, il personale che opera presso filiali o società controllate di gruppi multinazionali utilizza generalmente l’interfaccia standard di SAP Business One invece dell’interfaccia di SAP NetWeaver Portal. Utilizzando tuttavia SAP NetWeaver Portal, è comunque possibile accedere all’applicazione SAP Business One attraverso un browser Web, indipendentemente dal luogo in cui ci si trova.Gli utenti necessitano inoltre delle seguenti funzionalità:

Una videata iniziale che visualizzi i dati di importanza primaria, i KPI o i messaggi di avvertimento.Funzioni mirate alla visualizzazione in dettaglio delle informazioni, abilitazione della funzionalità di Drag&Relate con cui trascinare gli oggetti da un report e/o un allarme all’interno dell’iPanel, permettendo agli utenti di reperire informazioni supplementari o avviare processi trasversali rispetto all’azienda.Informazioni, provenienti in particolare dalle aree Contabilità e Vendite.

Requisiti di sistema

I requisiti minimi di sistema della soluzione assicurano un TCO (Total Cost of Ownership) estremamente contenuto e garantiscono immediatezza e semplicità nella gestione e nella manutenzione del sistema.

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SERVER

Sistema Operativo • Microsoft Windows Small Business Server 2003 SP1

• Microsoft Windows Server 2003 SP1 Standard/Enterprise 32 Bit

CPU • MS SQL Server – 1x Intel Pentium III• IBM DB2 Universal Database Express Edition

– 1x Intel Pentium IV

Memoria RAM • MS SQL Server – 1 GB• IBM DB2 Universal Database Express Edition

– 1 GB

Spazio su HD • MS SQL Server – System partition 0.5 GB/Data partition 2 GB

• IBM DB2 Universal Database Express Edition – System partition 0.5 GB/Data partition 2 GB

DVD-ROM Drive 24x o superiore

Video 640 x 480 con 256 colori o maggiore

Database • Microsoft SQL Server 2000 SP4 Standard o Enterprise Edition

• Microsoft SQL Server 2005 Standard o Enter-prise Edition (solo su sistema operativo Windows 2003 Server)

• IBM DB2 Universal Database 8.2.2 FP5 Express Edition

Software • Microsoft Internet Explorer 6.0 SP1 o successivo • Microsoft Data Access Components 2.6 (MDAC)

o successivo• Solo per IBM DB2 UDB – Microsoft .NET SDK

WORKSTATION

Sistema Operativo Microsoft Windows XP Professional SP2 32 Bit

CPU 1x Intel Pentium

Memoria RAM 128 MB + 60–80 MB per singolo add-on supple-mentare e seguito sulla workstation

Spazio su HD 500 MB

CD-ROM Drive 24x o superiore

Video 800 x 600 con colori 24 bit o maggiore

Software • Microsoft IE 6.0 SP1• MDAC 2.6 o successivo

Requisiti minimi hardware e software per SAP Business One

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SAP Business One garantisce il massimo controllo dell’impresa in qualsiasi situazione, presente e futura. Caratterizzata dalla massima integrazione e da costi estremamente contenuti, questa applicazione gestionale è stata concepita con un’attenzione particolare alle esigenze specifiche delle piccole e medie imprese. Con SAP Business One è possibile apportare modifiche al software, adattandolo perfettamente alle proprie esigenze; con altrettanta semplicità e rapidità SAP Business One fornisce le informazioni e le risposte ai quesiti da risolvere per gestire l’impresa. SAP Business One è un’applicazione sviluppata da SAP, il principale fornitore di software gestionale nel mondo, con oltre 30 anni di esperienza e 12 milioni di utenti a livello internazionale in tutti i settori d’industria.

Per saperne di più, vistare il sito www.sap.com/italy/pmi

SAP BUSINESS ONE: L’APPLICAZIONE IDEALEPER LA PICCOLA E MEDIA IMPRESA

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Contabilità

Piano dei conti – SAP Business One offre, per ogni singolo paese, un modello di piano dei conti che può essere adeguato alle esigenze specifiche dell’impresa. Se richiesto dal reporting, tale modello può inoltre essere utilizzato allo scopo di definire singoli piani dei conti, suddivisi fino a un numero massimo di 10 segmenti.

Registrazioni di prima nota – L’applicazione consente agli utenti di creare nuove registrazioni di prima nota e di ricercare quelle già esistenti (la maggior parte delle registrazioni nel libro giornale vengono eseguite automaticamente dalle aree Vendite, Acquisti e Transazioni bancarie.) Gli utenti possono inoltre attribuire automaticamente ogni singola transazione a un progetto o a un centro di profitto.

Registrazioni provvisorie di prima nota – Gli utenti possono salvare diverse registrazioni contabili manuali in un batch ed elaborarle contemporaneamente; ciò consente di verificare e rettificare le registrazioni prima di inserirle in Contabilità Generale.

Modelli di registrazione – Questa funzionalità permette di definire modelli di contabilizzazione di contabilità generale riducendone i tempi ed evitando eventuali errori in fase di registrazione manuale nel libro giornale.

Registrazioni ricorrenti – Gli utenti possono definire che le proprie registrazioni siano eseguite in Contabilità su base periodica, specificando la frequenza di ogni registrazione ricorrente (in questo caso, la soluzione invia automaticamente agli utenti un sollecito affinché provvedano a inserire le proprie registrazioni).

Storno delle registrazioni – L’applicazione consente di stornare automaticamente le registrazioni dei ratei/risconti eseguiti a fine periodo. Di default, lo storno delle registrazioni specificate sarà eseguito il primo giorno del mese di calendario successivo; tuttavia, se necessario, è possibile specificare una data di storno diversa per ogni registrazione.

Differenze di cambio – L’applicazione consente di valutare periodicamente le partite aperte in divise estere, di identificare le differenze e di scegliere la transazione di rettifica adeguata.

Modelli di report finanziario – È possibile generare in modo semplice e rapido un numero illimitato di modelli di report finanziari. Questo modulo consente di creare modelli per qualsiasi scopo (come, ad esempio, conti economici supplementari).

Budget – Questa funzionalità supporta gli utenti in fase di definizione e gestione dei budget. È possibile configurare metodi di assegnazione del budget, definire budget in qualsiasi divisa (locale, estera o entrambe) e visualizzare un report riepilogativo che confronti gli importi attuali con quelli pianificati. È inoltre possibile definire un allarme (alert) online che consenta di avvisare l’utente ogniqualvolta una transazione supera il limite di budget mensile o annuale.

Definizione di centri di profitto – Questa funzione permette di definire diversi centri di profitto (profit center) o reparti. I relativi conti di costi e ricavi possono essere attribuiti a un centro di profitto predefinito nel piano dei conti.

Definizione delle regole di distribuzione – Sulla base dei costi definiti e dell’esperienza maturata è possibile definire diverse regole di distribuzione al fine di contraddistinguere le attività di business e assegnare un conto di costi e ricavi alla regola di distribuzione corrispondente.

Tabella per centri di profitto e regole di distribuzione

Questa funzione consente di visualizzare diversi centri di profitto e regole di suddivisione sotto forma di tabella. Tutti i dati sono visualizzati in modo chiaro e, se richiesto, possono essere modificati. È inoltre possibile creare centri di profitto e regole di suddivisione supplementari. Una volta definiti tutti i fattori di costo, il sistema li attribuisce automaticamente ai singoli centri di costo all’interno di ogni transazione, fornendo quindi un rapido accesso alle informazioni dettagliate relative ai costi.

Report per centri di profitto – Questo conto economico si basa sui costi e sui ricavi, sia di tipo diretto che indiretto, in funzione di quanto definito nelle regole di allocazione, e può essere eseguito per qualsiasi centro di profitto. È possibile optare tra il formato di visualizzazione mensile e annuale e confrontare i risultati con gli importi dell’anno precedente.

Elaborazione modello 1099 – Con SAP Business One è possibile eseguire la registrazione dell’U.S. Internal Revenue Service Form 1099 e delle relative informazioni per ogni specifico pagamento eseguito dal fornitore. Queste informazioni possono essere modificate fino al momento della loro presentazione. Durante l’anno è possibile inserire, a scopo informativo, i saldi iniziali provenienti da altri sistemi; a fine anno, è possibile eseguire l’output delle informazioni 1099 in vista della loro presentazione alle autorità competenti.

APPENDICE: FUNZIONI

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APPENDICE: FUNZIONI

Opportunità di vendita

Le funzionalità inerenti alle opportunità di vendita consentono agli utenti di registrare ogni singola opportunità commerciale, a partire dal primo contatto fino alla chiusura positiva della transazione. Gli utenti possono specificare diverse informazioni dettagliate sulle singole opportunità, tra cui la fonte, il potenziale, la data di chiusura, dati sulla concorrenza e le attività eseguite. Dopo aver creato la prima offerta in relazione a un’opportunità, è possibile collegarla all’opportunità stessa al fine di semplificare la tracciabilità e l’analisi che saranno eseguite successivamente.

Vendite – Contabilità clientiOfferte – Questa funzionalità garantisce la massima flessibilità nella creazione dei contenuti delle offerte stesse o di qualsiasi altro documento di marketing. All’interno di un documento possono essere utilizzati diversi tipi di righe e ciò consente di creare totali parziali di righe precedenti. È possibile inserire testo in formato libero ovunque all’interno del corpo del documento, nonché visualizzare articoli alternativi. Commenti o testi standard possono essere memorizzati e riutilizzati. Per ogni singolo documento è possibile definire liberamente testi di intestazione oppure piè di pagina. È molto semplice calcolare l’utile lordo per ogni singola offerta oppure visualizzare gli ultimi prezzi offerti a un cliente specifico. Dopo aver creato un’offerta, questa può essere esportata con la massima semplicità in Microsoft Word.

Ordine – Questa funzionalità snellisce il processo di acquisizione degli ordini di vendita e offre una visibilità completa sulla situazione di un determinato articolo nei diversi magazzini, in modo da segnalare immediatamente articoli mancanti o in esaurimento. L’addetto all’acquisizione degli ordini può scegliere tra due opzioni: ordinare gli articoli da una lista di prodotti ordinati in precedenza oppure abilitare la consegna parziale di quanto ordinato. All’interno di ogni ordine e per ogni singola posizione è possibile specificare diverse date di consegna e indirizzi di spedizione. Basandosi su un ordine di vendita gli utenti possono creare automaticamente ordini d’acquisto e provvedere affinché i relativi articoli siano consegnati presso il cliente.

Consegna – Con questa funzionalità i reparti di spedizione possono generare la documentazione relativa all’imballaggio per tutte le merci spedite a un cliente. Il processo di packaging integrato facilita l’assegnazione degli articoli a diversi colli nel corso della consegna. Nel documento di trasporto (bolla di consegna) è possibile introdurre un numero specifico collegato al singolo collo che consente di tracciare esattamente tutti i dati relativi alla spedizione. Con un semplice clic del mouse si accede quindi allo stato della spedizione. Le quantità a magazzino sono aggiornate automaticamente dopo che la consegna è effettuata.

Resi – Questa funzione consente di gestire facilmente i resi senza note di credito o resi per riparazioni utilizzando il documento resi.

Fatture clienti – La fattura crea automaticamente una registrazione corrispondente nel libro giornale. Ne consegue che gli utenti possono creare una ricevuta automatica nel caso in cui il cliente paghi immediatamente parte della fattura.

Vendita con pagamento immediato – È possibile creare una fattura e una ricevuta in un unico passaggio, utilizzando lo stesso documento.

Nota di credito cliente – Quando si crea una nota di credito per il cliente, ad esempio per merce resa, i dati richiesti possono essere facilmente importati dalla fattura originale o da qualsiasi altro documento di vendita o di acquisto.

Stampa documenti – Questa funzione è utilizzata per stampare qualsiasi documento di vendita e di acquisto. È possibile operare una selezione per periodo, numero di documento o tipo di documento.

Generazione massiva documenti – Questo wizard consente di raggruppare in un’unica fattura tutti i documenti di vendita esistenti per un determinato cliente. Il wizard risulta particolarmente utile per coloro che, nell’arco del mese, creano una molteplicità di ordini e documenti di trasporto (bolle di consegna), i quali, alla fine del mese, necessitano di una fattura riepilogativa per ogni cliente.

Bozza documenti – Questa funzionalità consente di stampare, elaborare e gestire tutti i documenti salvati come bozze.

Assistente solleciti – Questo wizard estremamente potente gestisce diverse lettere di sollecito per singolo cliente e aggiorna uno storico dei solleciti per ciascuno di essi. Il wizard può essere eseguito a intervalli regolari, ad esempio mensilmente o settimanalmente, per eseguire un controllo delle fatture insolute. Una serie di lettere di sollecito di diverso livello può essere inviata a intervalli predefiniti. È inoltre possibile definire il metodo per calcolare gli interessi e le spese di sollecito.

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Acquisti

Ordine d’acquisto – SAP Business One offre la possibilità di ordinare materiali o servizi ai fornitori. Tali ordini aggiornano la quantità disponibile degli articoli ordinati e informano il responsabile del magazzino in merito alla data di consegna prevista. Gli utenti possono suddividere un singolo ordine d’acquisto in diverse parti, nel caso in cui, ad esempio, gli articoli debbano essere spediti a magazzini diversi. La suddivisione, o la revisione, è necessaria allo scopo di creare diverse distinte colli e documenti di trasporto (bolle di consegna) per ciascuna spedizione. Ogni posizione all’interno di un ordine d’acquisto o di un documento fornitori può essere inviata a un diverso magazzino o a un’ubicazione specificata.

Entrata merci collegata a ordine d’acquisto – Questa funzione consente di ricevere una consegna presso un magazzino o di allocare le consegne a diversi magazzini. Le entrate merci possono essere collegate a un ordine d’acquisto ed è possibile modificare la quantità dell’ordine d’acquisto a fronte della quantità effettivamente ricevuta.

Resi – È possibile gestire i resi fornitori per riparazione o i resi senza nota di credito utilizzando il documento di reso.

Fatture fornitori – Quando si elaborano le fatture fornitori, SAP Business One crea contemporaneamente una registrazione nel libro giornale. Queste informazioni possono essere utilizzate per elaborare i pagamenti successivi al fornitore.

Nota di credito fornitore – Con questa funzione la soluzione consente di emettere una nota di credito per il fornitore per le merci rese. I dati richiesti possono essere facilmente importati dalla fattura originale, come per qualsiasi altro documento di vendita e di acquisto.

Costi d’importazione – SAP Business One consente di calcolare il prezzo d’acquisto della merce importata. Le diverse voci di importazione (nolo, assicurazione e imposte doganali) possono essere assegnate ai costi FOB di ogni posizione determinando un aggiornamento del suo effettivo valore di magazzino.

Bozze di documenti – Questa funzionalità consente di stampare, elaborare e gestire tutti i documenti d’acquisto salvati come bozze.

Stampa documenti – Questa funzione consente di stampare tutti i documenti di vendita e di acquisto. È possibile operare una selezione per periodo, numero di documento o tipo di documento.

Business Partner

Tutte le informazioni rilevanti relative ai clienti e ai fornitori (indirizzo, preferenze, addetti alle vendite, condizioni di pagamento) sono inserite nella funzionalità destinata alla gestione dei business partner. In tale funzione è possibile definire un numero illimitato di contatti per ogni business partner, nonché i relativi numeri di telefono, indirizzi di posta elettronica e altri dati importanti. È possibile inoltre inserire un contatto cliente o il nome di un fornitore e inviare e-mail o SMS. Possono essere altresì visualizzati tutti i dati che hanno una correlazione con quelli sopra indicati (compresi report di vendita del cliente, saldi dettagliati, ecc.). Per trovare le posizioni corrispondenti, SAP Business One consente di utilizzare metodi di ricerca come “Inizia per”, “Contiene” e “Maggiore di”.

Attività – Grazie a questa funzionalità è possibile documentare tutte le interazioni che intercorrono con i clienti, quali contatti telefonici, incontri e attività di follow-up. Nelle singole attività gli utenti possono inoltre aggiungere note specifiche e allegati e programmare gli interventi successivi.

Calendario – SAP Business One è dotato di un calendario che consente di visualizzare graficamente le attività relative a uno o più utenti. Tale calendario offre altresì funzioni che permettono di programmare le attività nonché di modificare quelle già schedulate. Il calendario può essere configurato in modo da visualizzare solo determinati utenti e attività. È possibile inoltre visualizzare le attività in diversi layout, basati sul giorno, sul mese, sulla settimana lavorativa o solare e sui calendari di gruppo.

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APPENDICE: FUNZIONI

Banche e pagamentiPagamenti in entrata – Questa funzione fornisce un supporto per la registrazione di tutti gli incassi (assegni, pagamenti con carte di credito, pagamenti in contanti e bonifici bancari). È possibile altresì assegnare i pagamenti alle fatture aperte allo scopo di semplificare il processo di incasso. Nel momento in cui si crea un pagamento, la Contabilità Generale viene aggiornata automaticamente.

Gestione degli assegni – È possibile gestire facilmente tutti i dati relativi agli assegni, nonché girare o annullare i singoli assegni.

Gestione delle carte di credito – Grazie a questa funzione è possibile gestire tutti i dati relativi alle carte di credito nonché approvare o annullare un documento relativo alla carta di credito.

Depositi – Questa funzione consente di registrare le operazioni bancarie in contanti, quelle con carte di credito e quelle effettuate con assegni. Per i versamenti si utilizza un elenco di tutti gli assegni da cui si selezionano quelli che si intende presentare all’incasso. I pagamenti con carta di credito possono essere versati automaticamente, in funzione degli accordi presi con i fornitori di carte di credito.

Pagamenti in uscita – Questa funzione consente di definire i pagamenti verso i fornitori. È possibile assegnare i pagamenti alle fatture fornitori aperte, nonché avviare l’emissione automatica degli assegni ai fornitori.

Sistema di pagamento – La presente funzionalità consente di risparmiare tempo in quanto permette di creare un’intera serie di pagamenti da effettuarsi tramite bonifico bancario elettronico o con emissione di assegno. Gli utenti selezionano i fornitori che devono essere pagati in base a una serie di criteri definiti da essi stessi come, ad esempio, la data di scadenza della fattura o la data di scadenza dello sconto. Il sistema crea quindi una serie di pagamenti (batch) visualizzabile sotto forma di report. Tale batch può essere salvato come attività raccomandata o essere eseguito nel momento della sua creazione.

Annullamento di assegni – Questa funzionalità permette di stornare la registrazione completa di un pagamento e di iniziare nuovamente con le informazioni corrette. Tale funzione risulta particolarmente utile quando, in fase di esecuzione di un pagamento, si verificano eventi imprevisti (ad esempio blocco della stampante) in seguito ai quali i dati registrati divergono dalle informazioni stampate sugli assegni.

Estratti conto e riconciliazione – La soluzione abilita la riconciliazione in modalità totalmente automatica. È possibile riconciliare tra loro le transazioni a credito e a debito; in questo modo è possibile riconciliare qualsiasi conto di Contabilità Generale oppure confrontare i saldi del libro cassa con i saldi degli estratti conto.

Assistente di riconciliazione – Dopo aver definito i parametri di riconciliazione, questa soluzione basata su wizard utilizza un sofisticato algoritmo per calcolare in modo automatico la riconciliazione bancaria corretta.

Magazzini e logisticaLe funzionalità destinate alla gestione del magazzino consentono di gestire le informazioni anagrafiche degli articoli e di aggiornare i numeri di serie e di partita come pure i listini prezzi. È possibile definire articoli sostitutivi, eseguire rettifiche della quantità di stock, rivalutare i costi dello stock basandosi sui valori attuali del mercato, eseguire attività di cycle-count e generare liste di prelievo per ordini aperti.

Dati anagrafici articoli – Questa funzionalità consente di definire articoli di produzione (make), articoli di acquisto (buy) oppure articoli non gestiti a magazzino, tra cui manodopera, trasferte o immobilizzazioni. L’anagrafica gestisce le informazioni di default, quali il fornitore abituale, l’unità di misura di acquisto e di vendita, nonché l’aliquota IVA a cui i singoli articoli sono soggetti. Gli articoli a stock possono essere gestiti nei diversi magazzini; la soluzione può altresì gestire i costi di ogni singolo articolo nei diversi magazzini. SAP Business One supporta vari metodi di valutazione dello stock in base al singolo articolo. I metodi attualmente supportati sono a costo standard, a media mobile e a FIFO. Anche i dati relativi alla pianificazione sono gestiti all’interno dell’anagrafica articolo. È possibile definire un metodo di approvvigionamento (quale make oppure buy), nonché la frequenza e gli intervalli degli ordini d’acquisto (ordini mensili, settimanali o giornalieri). Si possono stabilire le dimensioni dei lotti con cui si acquistano gli articoli, così come la quantità minima degli ordini e il lead time medio.

Numeri di serie – I numeri di serie possono essere generati automaticamente in base a maschere predefinite; possono tuttavia essere creati anche manualmente e assegnati solo nel momento del rilascio di un articolo dal magazzino o, nel caso, contestualmente a ciascuna transazione.

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Lotti – È possibile attribuire le partite ai prodotti e classificarle in base alla data di scadenza o a qualsiasi altro attributo definibile a discrezione dell’utente. Negli ordini di vendita, nei documenti di trasporto (bolle di consegna) e nei movimenti di stock sono quindi definite le partite per questi prodotti. Per il monitoraggio delle partite è disponibile un report specifico.

Articoli alternativi – Questa funzionalità consente di creare un elenco di prodotti che possono essere suggeriti al cliente come alternativi se il prodotto richiesto non è disponibile. I prodotti alternativi possono essere classificati in base all’analogia con i prodotti “originali” in termini di tipologia, prezzo o quantità.

Definizione del codice di catalogo del business partner

– Questa funzionalità gestisce una tabella di riferimento incrociato tra i codici articolo dei fornitori e i codici articolo di magazzino. I codici articolo dei fornitori possono essere utilizzati all’interno dei documenti d’acquisto al posto dei codici articolo di magazzino.

Motodo di valutazione del magazzino – L’instaurarsi di situazioni diverse o di condizioni di mercato differenti può richiedere cambiamenti nel metodo di valutazione dello stock. Grazie al report di valutazione del magazzino, è possibile selezionare in modo semplice gli articoli da una lista e modificare il metodo di valutazione attuale adottandone uno alternativo.

Entrata/uscita merci – Queste due funzioni consentono di registrare le entrate e le uscite merci che non sono direttamente collegate a un documento di acquisto o di vendita.

Trasferimento stock – Questa funzionalità consente di trasferire gli stock tra differenti magazzini.

Registrazione stock – Con questa funzione gli utenti possono inserire i saldi iniziali per le posizioni stock e aggiornare i dati relativi al magazzino all’interno del sistema.

Inventario a rotazione – Questa funzione semplifica il processo identificando il momento in cui ogni posizione nello stock deve essere conteggiata. I messaggi di allarme (alert) e i report creati aiutano a garantire che le posizioni (articoli) con diversi livelli di importanza siano conteggiate con la frequenza richiesta.

Rivalutazione del materiale – Questa funzionalità consente di apportare cambiamenti agli attuali prezzi del magazzino. Ciò è necessario quando il prezzo corrente del materiale non corrisponde al prezzo di mercato vigente. In casi di questo tipo, il prezzo è adeguato e viene eseguita una registrazione manuale del cambiamento.

Listino prezzi – È possibile definire un numero illimitato di listini prezzi e di collegarli successivamente ai clienti o ai fornitori. Inoltre, si possono creare collegamenti dinamici di rapido utilizzo tra i listini prezzi e aggiornarli automaticamente ogniqualvolta il listino prezzi principale sia modificato.

Prezzi speciali – È possibile definire prezzi speciali per i singoli clienti o fornitori. È inoltre consentito definire prezzi specifici per quantità in base al volume dell’ordine e definire un periodo di validità per ogni listino prezzi, che viene aggiornato automaticamente ogni qualvolta si modifichino i dati. È possibile altresì definire sconti in base alle diverse condizioni di pagamento.

Pick and pack manager – Questa funzione consente di gestire il processo di prelievo e di imballaggio degli articoli in tre fasi. Nel momento in cui si acquisiscono gli ordini di vendita, questi sono visualizzati in stato “open” (aperto); è possibile contrassegnare le quantità come disponibili al rilascio completo o parziale per l’operazione di prelievo. Lo stato “released” (rilasciato) visualizza tutti gli ordini rilasciati per il prelievo; anche in questo caso gli ordini possono essere contrassegnati come prelevati completamente o parzialmente. Sia nello stato di “aperto” che in quello di “rilasciato”, gli utenti possono creare automaticamente liste di prelievo per singolo ordine o per una serie di ordini. Nell’ambito dello stato “picked” (prelevato) gli ordini contrassegnati come prelevati possono essere visualizzati e selezionati per l’imballaggio. La funzione di ”Pick and pack manager” offre una serie di opzioni di classificazione (sorting) e presenta un’elevata flessibilità che consente di operare al meglio nell’ambito dei processi di prelievo e di imballaggio.

ProduzioneDefinizione della distinta base – In questa finestra è possibile definire una distinta base multilivello specificando un prodotto finito (e tutte le materie prime richieste per produrlo) con le specifiche esatte delle quantità e i magazzini coinvolti.

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Ordine di produzione – Le funzionalità destinate alla produzione consentono di creare tre tipologie di ordini di produzione: un ordine standard (generato da una distinta base esistente), un ordine speciale (creato ex-novo) e un ordine di disassemblaggio (utilizzato per disassemblare i prodotti finiti e reinviare i relativi componenti allo stock). Gli ordini possono essere creati per gli articoli da produrre con uno stato pianificato e per essere successivamente rilasciati per la produzione. I componenti assegnati a un prodotto finito possono essere inviati all’ordine di produzione in modo manuale oppure tramite il metodo del prelievo retroattivo. I componenti possono essere sostituiti oppure aggiunti. La soluzione supporta inoltre il completamento parziale di ordini di produzione, che garantisce flessibilità e controllo globali per quanto concerne gli ordini interni. È inoltre possibile visualizzare le quantità pianificate a fronte di quelle completate e respinte; le date di scadenza dell’ordine possono essere controllate con la massima precisione. Gli ordini cliente possono fare riferimento a un ordine di produzione e, in tal modo, gli utenti possono controllare lo stato dell’articolo durante il processo di lavorazione.

Entrata da produzione – Tale funzionalità consente di ricevere ordini di produzione completati e versarli nello stock dei prodotti finiti.

Uscita per produzione – Tale funzionalità consente agli utenti di inviare componenti (materie prime) a ordini di produzione specifici.

MRP - Pianificazione fabbisogno materialiSAP Business One offre un sistema di pianificazione semplice e potente che supporta gli addetti alla pianificazione e agli acquisti nella schedulazione e nella gestione degli articoli relativi a produzione e acquisti, sulla base di una serie di criteri.

Definizione delle previsioni – Questa funzione consente di definire la domanda basandosi su previsioni, senza doversi affidare esclusivamente agli ordini ricevuti. Ciò permette agli utenti di effettuare una previsione sulla domanda del prodotto, adeguando il fabbisogno dei relativi materiali. Nel rispettivo report tali previsioni sulla domanda possono esser utilizzate come fabbisogno supplementare.

Assistente pianificazione MRP – Il wizard di pianificazione assiste gli utenti nel processo di creazione degli scenari di pianificazione con cinque semplici fasi. L’orizzonte di pianificazione viene definito e visualizzato sulla base di settimane o giorni. È possibile escludere dalla pianificazione della produzione e degli acquisti i giorni non lavorativi. Gli scenari possono essere previsti per tutti gli articoli o gruppi di articoli.

Nello scenario si possono selezionare i criteri richiesti, quali, ad esempio, i livelli di stock esistenti, gli ordini d’acquisto aperti, gli ordini di vendita, gli ordini interni e lo stock che ha raggiunto il livello minimo, nonché le previsioni di vendita predefinite. Una volta eseguito lo scenario, l’applicazione, in un apposito report, visualizza una raccomandazione che suggerisce di “produrre” o ”acquistare” articoli. Sono disponibili varie opzioni di drill-down che consentono agli addetti alla pianificazione di visualizzare i calcoli del fabbisogno netto e i documenti effettivi per la definizione del fabbisogno lordo. Sono inoltre disponibili messaggi di avvertimento per eccezioni e code che consentono di identificare gli ordini che devono essere sollecitati. Gli scenari di pianificazione possono essere salvati come “simulazioni” e gli utenti possono eseguire una serie di scenari “what if” senza produrre alcun impatto sul report delle azioni raccomandate.

Report ordini raccomandati – Da questo report, gli addetti alla pianificazione possono automaticamente selezionare gli ordini di produzione e d’acquisto raccomandati da destinarsi alla creazione automatica. Se per un articolo è richiesto un outsourcing (terziarizzazione), il sistema consente agli addetti alla pianificazione di trasformare un ordine di pianificazione in un ordine d’acquisto senza necessità di procedure complesse o onerose. Gli ordini d’acquisto destinati allo stesso fornitore possono essere consolidati in un unico ordine, ottimizzando il processo degli acquisti.

Gestione servizi e assistenzaLa funzionalità di Service Management (Gestione servizi e assistenza) ottimizza il servizio di assistenza clienti fornendo supporto per le operazioni di servizio, la gestione dei contratti di servizio, la pianificazione dei servizi, il monitoraggio delle attività di contatto con i clienti, il supporto ai clienti e la gestione delle opportunità di vendita.

Chiamate di servizio – Questa funzionalità consente di gestire e monitorare le richieste dei clienti dando risposte adeguate e affrontando tutti i problemi correlati ai prodotti. È possibile inoltre visualizzare e aggiornare uno storico delle chiamate relative a un evento specifico. Sono previsti vari stati di chiamata che possono essere monitorati; le chiamate possono essere inoltrate a singoli tecnici oppure tenute in coda a livello di gruppo/squadra di intervento.

Scheda attrezzatura del cliente – Questa funzione fornisce agli addetti ai servizi e all’assistenza le informazioni dettagliate in merito a un prodotto venduto a un cliente: numero di serie del produttore, numero di serie del prodotto sostitutivo, storico delle chiamate. Fornisce inoltre un elenco dei contratti di servizio correlati al singolo prodotto o alla singola posizione.

APPENDICE: FUNZIONI

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Contratto di servizio – Questa funzione consente di creare un regolare contratto di servizio e assistenza per prodotti o servizi specifici forniti a un cliente. Nel contratto sono indicate e aggiornate le date di inizio e di fine prestazione, come pure condizioni specifiche previste dal contratto, quali, ad esempio, tempi di risposta garantiti o di soluzione dei problemi. Lo storico delle chiamate di servizio può essere visualizzato da qualsiasi contratto e questa funzione visualizza altresì tutti i prodotti o servizi correlati al contratto stesso.

Database soluzioni – Questa funzionalità comprende soluzioni essenziali volte a risolvere problemi e situazioni di vario tipo. Aiuta a snellire e accelerare la performance degli addetti al servizio clienti. Offre la possibilità anche ad esterni di visualizzare quesiti e soluzioni inerenti ai prodotti dell’impresa.

Report di servizio – Consentono di visualizzare e analizzare dati relativi a contratti di servizio, impianti e attrezzature del cliente e chiamate di servizio. È possibile verificare le chiamate di servizio effettuate da singoli addetti alle vendite oppure quelle segnalate da determinati clienti. I report possono essere inoltre utilizzati per valutare l’efficienza e la performance.

Risorse UmaneIl modulo HR (Risorse Umane) offre funzionalità di gestione del personale, tra cui informazioni dettagliate sui dipendenti e informazioni per contattarli.

Dati anagrafici dipendenti – Questa funzione consente agli utenti di documentare e controllare le informazioni e i dati relativi a ogni singolo dipendente, quali nome, mansione, competenze, reparto, responsabile di riferimento, informazioni relative a presenze, retribuzione, appartenenza a un gruppo di lavoro e indirizzo.

ReportingLe funzionalità di reporting consentono di creare report, adottando immediatamente tutte le eventuali misure correttive che si rendono necessarie. Comprende report contabili, report aziendali, di magazzino, finanziari, nonché report a supporto del processo decisionale. È possibile esportare i report in Microsoft Excel con un semplice clic del mouse. Navigando tra i dati della soluzione è consentito inoltre reperire esattamente i dati richiesti per la singola esigenza. Il modulo permette di risparmiare tempo prezioso, accedendo a dati e informazioni in modo semplice e immediato. La riconciliazione interna ed esterna può essere eseguita attraverso il reporting delle eccezioni; grazie a tale procedura si riduce il tempo richiesto alla chiusura del bilancio e alla preparazione dei report. Il reporting comprende le seguenti funzionalità:

Report contabiliSaldi per business partner e conti di contabilità generale.Storico contabilità clienti e fornitori per data di scadenza. Cliccando con il mouse su una riga “cliente”, il sistema visualizza un report dettagliato per il cliente in oggetto. Con un semplice clic del mouse su un link a Microsoft Word, vengono visualizzati i saldi del conto del cliente nonché lo stato della relativa contabilità.Libro giornale delle transazioni.Libro giornale delle transazioni per progetto.Report fiscale che visualizza gli obblighi fiscali accumulati in conformità ai requisiti giuridici locali.

Report finanziariBilancio.Bilancio di verifica.Conto economico.Flusso di cassa. Il flusso di cassa analizza tutti i ricavi e le spese, compresi assegni, pagamenti con carte di credito, transazioni periodiche e contabilità clienti. È possibile operare una selezione tra numerosi livelli di dettaglio.

Report di confrontoTutti i report possono essere eseguiti anche con valenza comparativa (su base mensile, trimestrale, annuale o per altri periodi).

Report di budgetQuesta funzionalità supporta gli utenti nella definizione e nella gestione dei budget. È possibile configurare metodi di assegnazione dei budget, definire i dati in qualsiasi divisa (locale, estera o entrambe) e visualizzare un report di budget riepilogativo che confronti gli importi attuali con quelli pianificati. E’ inoltre possibile definire un allarme (alert) online che consenta di avvisare l’utente ogniqualvolta una transazione supera il limite di budget mensile o annuale.

Report delle Opportunità di venditaOpportunità – È possibile eseguire un’analisi delle opportunità partendo da tre diversi punti di vista: in base al cliente, in base al prodotto e in base all’addetto alle vendite. Tali punti di vista possono essere combinati tra loro; il sistema crea inoltre diagrammi che visualizzano i dati con maggiore chiarezza. I report possono essere visualizzati in diversi livelli di dettaglio, così come richiesto dall’utente, dal livello più generale (ad esempio opportunità in base a gruppo di clienti) a livelli estremamente dettagliati e specifici (opportunità per singolo cliente).

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Analisi delle fasi – Questa funzione consente di visualizzare le opportunità di vendita così come si presentano durante le varie fasi del ciclo attivo.Report pipeline – La pipeline genera un riepilogo dinamico delle opportunità relativo a tutte le fasi di vendita, dal lead all’ordine, e rappresenta tale riepilogo in un diagramma a imbuto. Per visualizzare un report dettagliato per ogni livello è sufficiente cliccare su un qualsiasi elemento. Per illustrare il processo di vendita sono disponibili anche altre funzioni grafiche. Ad esempio, la soluzione può visualizzare le più importanti opportunità, da 10 fino a 30, complete di tutti i dettagli, dall’inizio alla chiusura. Questo report rende molto più semplice identificare tendenze e modelli di acquisto.Previsione delle opportunità – Questa funzionalità consente di eseguire una stima delle opportunità aperte, raggruppate per area geografica, addetto alle vendite o business partner.Previsione delle opportunità nel tempo – Tale funzionalità visualizza le opportunità di vendita nell’arco di periodi specifici di tempo (mese, trimestre o anno); in tal modo i trend possono essere efficacemente identificati e analizzati e ciò costituisce un valido supporto per il processo decisionale nell’area del marketing e delle vendite.Opportunità vinte – Questo report costituisce un efficace supporto per poter analizzare le opportunità di vendita che hanno avuto un esito positivo e le fasi in cui le transazioni sono state concluse.Opportunità perse – Questo report fornisce informazioni sulle opportunità che hanno avuto un esito negativo e sulle fasi in cui ogni singola opportunità è andata persa.Opportunità utente aperte e chiuse– Questa funzione visualizza le opportunità aperte e quelle chiuse di un utente specifico.Distribuzione del lead nel tempo – Questa funzione fornisce informazioni sulla distribuzione delle opportunità aperte e di quelle chiuse nell’ambito di un determinato periodo di tempo.

Report Vendite e AcquistiLista delle partite aperte – Questa lista presenta un riepilogo di tutte le partite aperte all’interno di un’area, tra cui fatture non pagate, offerte aperte, consegne non fatturate e ordini in sospeso. L’integrazione con Microsoft Word consente di creare lettere da inviare ai clienti.Analisi delle vendite – Tale funzione permette di eseguire un’analisi delle vendite da tre prospettive: per cliente, per prodotto e per addetto alle vendite. È possibile combinare tra loro le diverse prospettive e ottenere ulteriori dettagli (ad esempio, articoli venduti da un determinato addetto alle vendite oppure articoli acquistati da un cliente). Il report crea automaticamente grafici che visualizzano i dati con maggiore chiarezza. Le informazioni possono essere visualizzate in molteplici livelli di dettaglio, dal più generico (come, ad esempio, le vendite in base al gruppo di clienti) al più specifico (una fattura relativa a un determinato cliente).

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Analisi degli acquisti – Questa analisi è analoga al report di analisi delle vendite e consente di analizzare i trend di acquisto in relazione a vari articoli acquistati dai fornitori nell’arco di vari periodi di tempo.

Report Business PartnerRiepilogo delle attività – Il riepilogo classifica tutti i contatti aperti in base alla data e con riferimento al giorno o alla settimana corrente. È possibile completare le attività e i contatti in corso nonché chiudere le attività e i contatti che sono già stati completati.Clienti non attivi – Questo report fornisce un elenco completo dei clienti considerati non attivi.Storico solleciti – Il report esegue la tracciatura dello storico dei solleciti in relazione a un business partner.

Report di servizio e assistenzaChiamate di servizio – Questo report consente di visualizzare tutte le chiamate di servizio inserite nel sistema che sono state create, gestite o chiuse in una determinata data oppure nell’arco di un intervallo di date. È possibile delimitare il report in modo da visualizzare esclusivamente le chiamate di servizio per una specifica attesa o effettuate da un determinato tecnico, oppure in base al tipo di problema riscontrato, alla priorità, all’articolo coinvolto e allo stato della chiamata. È altresì possibile visualizzare esclusivamente chiamate in ritardo.Chiamate di servizio in base alla coda d’attesa – Questo report esegue il tracking di tutte le chiamate di servizio che si trovano in attesa.Tempo di risposta per responsabile – Questo report consente di seguire l’interazione tra un cliente e gli addetti ai servizi e all’assistenza, registrando il tempo necessario per rispondere a una singola chiamata di servizio.Tempo medio di chiusura – Questo report analizza il tempo medio impiegato per risolvere un intervento richiesto da un cliente o una serie di interventi.Contratti di servizio – Questo report fornisce un elenco dei contratti di servizio in relazione a un cliente o a una serie di clienti, in base al tipo e allo stato del contratto in essere.Report dati anagrafici attrezzatura cliente – Questo report visualizza le attrezzature (impianti / apparecchiature / dispositivi) con i rispettivi numeri di serie venduti a un cliente specifico o a una serie di clienti.Monitor servizi – Il presente report monitora le chiamate aperte e quelle in ritardo tramite un report grafico dinamico. Attiva allarmi acustici nel momento in cui una chiamata raggiunge il limite massimo di attesa.

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APPENDICE: FUNZIONI

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Chiamate di servizio specifiche di un utente – Questo report consente agli addetti al servizio e all’assistenza di gestire e controllare le rispettive chiamate nei vari stati.Chiamate di servizio aperte specifiche di un utente – Il report visualizza le chiamate aperte per un singolo addetto al servizio e all’assistenza.Chiamate di servizio in ritardo specifiche di un utente

– Questo report visualizza questo tipo di chiamate per un singolo addetto al servizio e all’assistenza.

Report di magazzini e logistica

Lista degli articoli.

Ultimi prezzi – Il report visualizza una lista degli ultimi prezzi offerti a un cliente specifico.Articoli non attivi – Questo report visualizza un elenco di articoli non attivi in un determinato periodo, consentendo in tal modo di ridurre i costi di immagazzinamento.Interrogazione articoli – Questa query reperisce dettagli relativi agli articoli. Lista delle registrazioni di stock– Questo report raggruppa tutte le registrazioni di stock in base al business partner o all’articolo.Situazione stock – Questo report visualizza tutti gli stock di magazzino per singolo articolo a magazzino, quantità ordinata e quantità disponibile. Con un semplice clic del mouse su una posizione è possibile eseguire un report ordine di vendita aperto per l’articolo selezionato.Report stock in magazzino – Il report visualizza tutti gli stock di articoli in base al magazzino e il saldo totale di ciascun articolo.Report di valorizzazione stock – Il report esegue varie valorizzazioni dello stock utilizzando diversi metodi di valorizzazione (FIFO, LIFO, costi standard, media mobile e ultimo prezzo di acquisto) indipendentemente dal metodo di valorizzazione corrente utilizzato per registrare le transazioni. Consente inoltre di visualizzare un riepilogo di tutti gli articoli oppure dei singoli articoli in modo dettagliato. La soluzione comprende un algoritmo speciale che garantisce la corretta interpretazione degli stock negativi.Report transazioni articoli con numero di serie – Questo report elenca ciascuna transazione che interessa un articolo serializzato.Report transazioni articoli con numero a lotti – Il report visualizza ciascuna transazione che interessi articoli assegnati a partite.

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Report di produzione

Ordini interni aperti – Questo report offre un riepilogo di tutti i lavori in corso e visualizza gli ordini interni corrispondenti.Distinte base – Il presente report visualizza un riepilogo di tutte le distinte base del prodotto a qualsiasi livello di dettaglio.

Risorse Umane

Lista dipendenti – Questo report contiene informazioni sui dipendenti quali filiale, reparto, definizione della mansione, posizione, responsabile e dettagli personali.Report assenze – Il presente report elenca i giorni di assenza.Elenco telefonico – Questo report visualizza le informazioni dettagliate richieste per contattare ciascun dipendente, tra cui numero di telefono, interno, numero di cellulare, cercapersone e numero di fax.Generatore di query – Questo strumento si basa su un semplice linguaggio per la creazione di interrogazioni al database e la definizione di report. È possibile creare un report dettagliato o riepilogativo utilizzando i dati di qualsiasi campo. Una volta definita un’interrogazione, è possibile salvarla nella libreria delle query per essere eventualmente utilizzata in un momento successivo, oppure utilizzare l’editor del report per affinare e modificare le interrogazioni esistenti.Assistente di Query– Questo strumento è analogo al generatore di query, ma consente di generare le interrogazioni utilizzando un wizard per avviarle durante il processo. Si tratta di uno strumento particolarmente utile per gli utenti non esperti di sintassi SQL.

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50 082 838 (06/12).

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