Date post: | 02-May-2015 |
Category: |
Documents |
Upload: | capricia-fumagalli |
View: | 215 times |
Download: | 2 times |
Una esperienza
progettuale nella
Regione Marche come strumento di
condivisione per il
lavoro
Argomenti trattati
Cenni sul cambiamento nella pubblica amministrazioneLa statistica e il cambiamento
Sistema statistico procedurale
Una esperienza progettuale nella Regione Marche
Il manuale “Le procedure amministrative:gestione e razionalizzazione”
Cenni
sul cambiamento
nella pubblica amministrazione
L’amministrazione è posta
prima di tutto
al servizio della collettività
La prima ed essenziale funzione dell’amministrazione
è
rendere i servizi di cui la collettività ha bisogno
L’attività amministrativa viene giudicata
non solo
sul rispetto delleregole e dei vincoli
ma anche
sul risultato e sulla qualitàdel prodotto reso
IN SINTONIA
efficienza ed efficaciaefficienza ed efficacia
del sistema pubblicodel sistema pubblico
si deve misurar
e
COMEla capacità e la
competitività di un sistema
sociale ed economico
si misura
sulla qualità del processo produttivo
che lo genera
si misura
Obiettivi dell’amministrazio
ne
Impiego delle risorse
Prestazioni erogate
Efficacia
Efficienza
si devono misurare
RAZIONALIZZAZIONE ED ALTO SNELLIMENTO
DEI PROCEDIMENTI AMMINISTARTIVI
scandita dalle leggi di semplificazione delle norme e delle procedure
RICORSO A STRUMENTI DI SEMPLIFICAZIONE
• la conferenza dei servizi
• il silenzio assenso
• gli sportelli unici
• autocertificazione
Programma di ordine normativo
che si propone di organizzare in
TESTI UNICI
la disciplina delle materie in cui la normativa è
frammentaria
di difficile comprensione per i cittadini e gli operatori economici che ad essa devono fare riferimento
COSTITUZIONE DEL NUCLEO PER LA SEMPLIFICAZIONE
quale presidio per assicurare la qualità della regolazione
introduzione delle analisi di impatto delle politiche della pubblica amministrazione sul territorio
AIR
Analisi di Impatto della Regolamentazione
integrazione a queste misure come strumento più innovativo
Serve
a giudicare se un intervento è veramente indispensabile
a indirizzare il regolamento verso soluzioni normative che siano il meno possibile onerose per chi è tenuto ad osservarle
La statistica e il ….. cambiamento
al fine di produrre e diffondere informazioni statistiche in coerenza con il processo di innovazione della pubblica amministrazione?
Come “innovare” la funzione statistica
il processo di innovazione della pubblica amministrazione ?
Come la funzione statistica può “supportare”
al fine di produrre e diffondere informazioni statistiche in coerenza con il processo di innovazione della pubblica amministrazione?
Come “innovare” la funzione statistica
il processo di innovazione
della pubblica amministrazione ?
Come la funzione statistica può “supportare”
ex post
al fine di valutare i risultati conseguiti, la loro sostenibilità nel tempo e la possibilità di reiterare interventi analoghi attraverso identiche o simili modalità operative.
La statistica può essere di ausilio per una
misurazione validata degli interventi
al fine della verifica e del progressivo innalzamentodell’ efficacia e dell’ efficienza:per valutazioni e analisi di impatto
ex ante
costruendo indicatori di base per la misurazione
simulando gli effetti dell’intervento sui fruitori prima ancora che l’azione proposta diventi definitiva;
Il sistema informativo statistico proceduralecontenuti esemplificativi
composizione
variabili per il campionamento
della platea dei destinatari dei provvedimenti normativial fine di una corretta definizione degli utenti potenziali degli interventi pubblici
dimensione
serie storiche ai fini di proiezioni e di elaborazioni di andamenti nel medio periodo
Il sistema informativo statistico proceduralecontenuti esemplificativi
variabili economiche congiunturali
ai fini di analisi del settore di riferimento
aspetti concettuali, contenuti e significatività delle informazioni da trattate (metadati)
ai fini di comparazioni omogenee
variabili analitiche di impatto nelle diverse tipologie di intervento ai fini di valutare gli oneri e i benefici dei destinatari degli interventi
Il sistema informativo statistico proceduralecontenuti esemplificativi
variabili analitiche sull’impiego delle risorse
ai fini dell’efficienza
attività, tempi, percorsi, costi e prodotti intermedi …… delle procedure amministrative attivate
ai fini del monitoraggio
variabili di risultato e variabili analitiche di obiettivo
ai fini dell’efficacia
Il sistema informativo statistico proceduralecontenuti esemplificativi
indicatori della qualità erogata e della qualità percepita
ai fini di valutare e innalzare la soddisfazione dei fruitori dell’intervento
indicatori dello stato degli archivi gestionali creati con procedure amministrative
ai fini della trasformazione di archivi gestionali in data base statistici per incrementare il patrimonio informativo statistico
• di una corretta informazione di base
• di una elaborazione di indicatori analitici e complessi
• della realizzazione della rilevazione delle informazioni sull’utenza
• della conduzione di indagini ad hoc relative ai risultati attesi ed effettivi
• di metodologie per il campionamento dei destinatari degli interventi pubblici
• di analisi di customer satisfaction sui servizi pubblici erogati
L’apporto della metodologia statistica
permette quindi di disporre
Una esperienza
progettuale nella
Regione Marche
al Servizio Sistema Informativo Statistico
con il supporto tecnico del Consorzio per lo sviluppo delle Metodologie e Innovazioni nella Pubblica Amministrazione – MIPA
il ……….mandato
In linea con quanto previsto nel Programma Regionale di Sviluppo relativamente alla innovazione istituzionale amministrativa ed organizzativa
la Giunta ha affidato la realizzazione di tale progetto:
Perché un progetto sperimentale?
la razionalizzazione delle procedure nella pubblica amministrazione:
si scontra con una realtà qualche volta di resistenza al cambiamento
deve essere condivisa
deve essere introdotta in modo graduale per adattarla alle singole realtà
Obiettivi del progetto
sperimentare le modalità e le tecniche di analisi, valutazione e razionalizzazione delle procedure amministrative
far nascere presso alcune strutture regionali dei laboratori della razionalizzazione procedurale all’interno dei quali sviluppare dei processi di apprendimento e diffusione delle esperienze via via realizzate
Obiettivi del progetto
diffondere le conoscenze di base all'interno della regione sia attraverso interventi formativi d’aula sia (soprattutto) attraverso un coinvolgimento diretto del personale della regione nell’effettuazione della sperimentazione
Obiettivi del progetto
individuare delle modalità organizzative per gestire il complessivo processo di razionalizzazione delle procedure determinando “chi fa che cosa” e con quali risorse umane e informative
costituire una prima libreria delle razionalizzazioni in cui conservare le esperienze di successo
Comitato di indirizzo
Comitato operativo
Aspetti organizzativi
Elenco regionale dei rilevatori statistici
Comitato di indirizzo
al fine di definire
le strategie d’azione
il monitoraggio del percorso progettuale compresa la rimozione degli eventuali ostacoli
Comitato operativo
al fine di coordinare
le fasi operative del progetto
le rilevazioni effettuate sulle strutture pilota dai rilevatori statistici
Aspetti organizzativi
Comitato di indirizzo
coordinato da un rappresentante della
Giunta
composto dai responsabili:
delle strutture: controllo di gestione, informatica, organizzazione, personale programmazione, sistema informativo statistico
delle strutture pilota
del consorzio Mipa
Aspetti organizzativi
Comitato operativo
coordinato dal responsabile del
sistema informativo statistico
composto da rappresentanti
delle strutture: controllo di gestione, informatica, organizzazione, personale programmazione, sistema informativo statistico
delle strutture pilota
del consorzio Mipa
percorsi formativi
relativi a tematiche incentrate sulle tecniche di analisie di razionalizzazione delle procedure amministrative.
formazione specifica per alcuni soggetti sulla statistica orientata alla misurazione e valutazione dei processi amministrativi
laboratorio di formazione durante lo svolgimento del progetto per una condivisione delle metodologie e del processo di cambiamento
rivolti ai soggetti che partecipavano al progetto
Svolgimento della sperimentazione
individuazione delle strutture pilota
preselezione delle procedure da razionalizzare
selezione e attivazione di interventi di razionalizzazione su specifiche procedure
effettuata con pesi attribuiti nell’ambito del comitato operativo con una metodologia standardizzata e proposta al comitato di indirizzo
strutture pilota individuate
Agricoltura
Industria
Personale
Servizio Personale: Protocollo e archivio
Il Servizio Personale ha utilizzato le proposte di
standardizzazione del protocollo, l’archiviazione ed i flussi
che ne derivano, quale documento base su cui realizzare una
specifico software applicativo.
Si sono poste le basi per il protocollo informatico
Alcuni esempi
Analisi di una serie di procedure di concessione contributi
Alcuni esempi
Servizio agricoltura
In relazione ai risultati ottenuti è scaturita l’esigenza di approfondire l’analisi su specifiche attività in particolare:
la riprogettazione della procedura inerente l’applicazione della Legge Regionale 37/99 Concessione di contributi per attività di assistenza tecnica
la reingegnerizzazione di alcune misure del Piano di Sviluppo Rurale.
Sono state innovate radicalmente le modalità attuative
sia in termini di presentazione delle istanze
sia di valutazione delle istanze, mediante la ridefinizione del bando di accesso agli aiuti, l’individuazione di un sistema di valutazione oggettivo, la progettazione della modulistica per la presentazione e la valutazione delle pratiche
Concessione di contributi per attività di assistenza tecnica
A completamento dell’attività svolta sono state effettuate l’analisi preliminare per la costruzione della banca dati per l’assistenza
tecnica; l’individuazione delle variabili significative per la definizione degli indicatori fisici ed economici e la progettazione del questionario finalizzato ad un’analisi di customer satisfaction
per valutare l’efficacia dell’assistenza e riorientare, laddove necessario, il servizio offerto
condotta si è risolta, in particolare:
nella progettazione degli iter procedurali e revisione dei bandi di attuazione;
nella costruzione di un sistema di indicatori per la programmazione degli obiettivi di qualità e di performance e il monitoraggio dello stato di attuazione delle misure;
nella revisione della modulistica in uso ai fini della standardizzazione nella formulazione di una prima bozza di manuale operativo per la gestione delle procedure di attuazione delle misure
la reingegnerizzazione di alcune misure delPiano di Sviluppo Rurale della Regione Marche 2000 -2006. L’analisi
hanno riguardato, in modo specifico, gli aspetti di seguito elencati.
standardizzazione dei contenuti dei bandi delle singole misure;
progettazione e razionalizzazione delle procedure relative alle singole misure (fasi, attività, attori organizzativi responsabili, tempi di attuazione, etc.), tenendo anche conto delle risultanze della prima attuazione delle misure;
standardizzazione della modulistica in uso, delle check list di controllo e dei modelli di interazione uffici regionaliutenza relativi alle singole misure di attuazione del piano;
la reingegnerizzazione di alcune misure delPiano di Sviluppo Rurale della Regione Marche 2000 -2006. Le proposte di razionalizzazione
Procedure di attuazione delle misure del piano di sviluppo rurale della regione Marche 2000 – 2006
risultatiRiduzione dei tempi di attraversamento della procedura.
In quasi tutte le procedure analizzate si sono riscontrati tempi di attraversamento piuttosto lunghi, anche a causa del comportamento dell’utenza, solita presentare le domande di accesso a ridosso della scadenza prevista. Le proposte per affrontare questo tipo di criticità hanno riguardato sia l’introduzione di meccanismi di “incentivo” che premino i beneficiari più rapidi nel presentare la documentazione necessaria, sia modifiche alla scansione temporale dei bandi che alle modalità di presentazione delle domande.
Il secondo fronte di intervento attiene alla semplificazione e alla riduzione del numero e delle modalità di interazione tra le unità organizzative coinvolte, innovando non solo la configurazione dei flussi operativi, ma anche la ripartizione delle attribuzioni tra unità organizzative intervenienti (spesso centrali – decentrate)
Criteri di istruttoria e valutazione delle istanze.
In alcune procedure si è rilevato l’utilizzo di criteri qualitativi per la valutazione delle pratiche presentate. Questo rappresenta una criticità in quanto la valutazione è fortemente legata all’esperienza e alla conoscenza dell’istruttore e non permette l’utilizzo di strumenti informatici per snellire il lavoro.
Per ovviare a questa criticità sono state inoltrate proposte inerenti l’adozione di fattori quantitativi per una valutazione più oggettiva legata a criteri ed elementi specifici che permettono di assegnare punteggi alle pratiche e quindi redigere una graduatoria.
Procedure di attuazione delle misure del piano di sviluppo rurale della regione Marche 2000 – 2006
risultati
Oggettivazione della modulistica
Sono state formulate proposte di snellimento e di oggettivazione della modulistica per ottenere modalità di presentazione omogenee facilmente interpretabili da qualsiasi operatore, tali da individuare in modo univoco i requisiti di ricevibilità, ammissibilità e priorità delle pratiche.
Intervento analogo è stato attuato sulle modalità di valutazione delle istanze presentate
Procedure di attuazione delle misure del piano di sviluppo rurale della regione Marche 2000 – 2006
risultati
Informatizzazione dei flussi operativi e delle attività.
In generale, nessuna proposta di miglioramento della performance e del percorso procedurale può prescindere dal suggerire un maggiore ricorso a soluzioni informatiche per quanto riguarda la presentazione delle domande di accesso, il loro trattamento (protocollo–archivio amministrativo, istruttoria amministrativa e tecnica, formulazione graduatoria, etc.), le comunicazioni con gli utenti, il flusso dei documenti all’interno della regione, la possibilità di accedere a banche dati esistenti – per fare controlli su archivio ed estrarre campioni per sopralluoghi – e di costruire nel tempo archivi ad hoc con informazioni più ricche e mirate (utilizzabili successivamente per valutazioni di efficacia)
Procedure di attuazione delle misure del piano di sviluppo rurale della regione Marche 2000 – 2006
risultati
In generale è importante sottolineare come gli interventi progettati e realizzati, pure riferiti ad un novero limitato di misure (rappresentativo, tuttavia, delle principali tipologie e della rilevanza gestionale)
hanno consentito promuovere una gestione delle procedure di attuazione delle misure quanto più uniforme, trasparente e oggettiva
indipendentemente dai contenuti specifici delle singole misure e dei beneficiari dei finanziamenti
Procedure di attuazione delle misure del piano di sviluppo rurale della regione Marche 2000 – 2006
risultati
Procedure di attuazione delle misure del piano di sviluppo rurale della regione Marche 2000 – 2006.
progettazione e redazione del “Manuale delle
procedure, dei controlli e delle sanzioni” delle
misure di attuazione del piano di sviluppo rurale
Procedure di attuazione delle misure del piano di sviluppo rurale della regione Marche 2000 – 2006.sistema di controlli di secondo livello
Si tratta di controlli “sul posto”, effettuati presso un campione di beneficiari di finanziamenti che stiano attuando (o abbiano attuato) le iniziative per cui hanno ottenuto il finanziamento, finalizzati a valutare il rispetto delle condizioni di concessione degli aiuti previste dal piano o all’atto della concessione
Il controllo in loco è effettuato da un funzionario (ispettore) non coinvolto nell’attività istruttoria
Procedure di attuazione delle misure del piano di sviluppo rurale della regione Marche 2000 – 2006.sistema di controlli di secondo livello Fasi:
la corretta definizione del campione di destinatari da sottoporre a controlli di secondo livello, tale per cui esso sia statisticamente significativo;Particolare rilevanza viene riservata alle modalità del campionamento e alla consistenza del campione, anche in relazione all’esito del controllo
È stata effettuata con una procedura amministrativa e metodologia standard dal SIS Marche
Procedure di attuazione delle misure del piano di sviluppo rurale della regione Marche 2000 – 2006. sistema di controlli di secondo livello Fasi:
modello organizzativo dei controlli in generale prevede l’uniformità (e, per quanto possibile, l’oggettività) del sistema di controllo
l’affidamento ad un funzionario (ispettore) non coinvolto nella precedente attività istruttoria dell’istanza del finanziamento;
la definizione di griglie standard per l’individuazione degli aspetti oggetto di valutazione (check list di controllo) e delle modalità di rappresentazione (verbali)
la definizione di modelli uniformi (per quanto possibile) per diverse misure, relativamente alle modalità di interazione con l’utenza
costituisce quindi non un manuale “accademico” rivolto agli esperti di programmazione e controllo, semplificazione amministrativa e procedurale
che peraltro troveranno utili spunti teorici in approfondimenti metodologici e bibliografici
ma uno strumento di lavoro per gli operatori regionali incaricati dell’attuazione delle procedure e della verifica continua del grado di corrispondenza rispetto alle aspettative dell’utenza e agli obiettivi gestionali della regione
è stato concepito come strumento operativo di supporto alle attività di progettazione, programmazione, gestione
e razionalizzazione delle procedure condotte dalle strutture regionali
un manuale