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Dott. Ing. Marco ArcuriProject Manager ProfessionalVice Presidente ASSIREPwww.marcoarcuri.it

Webinar: Il Project Management

Roma, 26 ottobre 2016

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Cosa Fare ?

Chi fa ?

Chi fa cosa ?

Con che cosa fare? Come fare ?

Quando fare?

Con quali risorse?

Domande Strumenti

Piani delle risorse

Gantt

ReticoloLogicoStime

RAM

OBS

WBS

Quanto costa fare? Budget

I processi di

pianificazione

Quali rischi? Piano dei rischi

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I Processi di Pianificazione

BASELINE (TEMPI, RISORSE, COSTI)

PrototipoBICICLETTA

ProgettarePrototipo

CostruireParti

IdeareModello

AssemblareParti

ProgettareTelaio

ProgettareSistemi

CostruireSistemi

CostruireRuote

CostruireTelaio

ProgettareFreni

ProgettareCambio

CostruireFreni

CostruireCambio

CostruireRuote Ant.

CostruireRuota Post.

IdeareModello

AssemblareParti

ProgettareTelaio

CostruireTelaio

ProgettareFreni

ProgettareCambio

CostruireFreni

CostruireCambio

CostruireRuote Ant.

CostruireRuota Post.

Passo 1 : WBS - Cosa si deve fare ? Passo 2 : OBS - Chi sono i responsabili (Team)?

DirezioneProgetto

DivisioneProgettazione

DivisioneProduzione

DivisioneRicerca & Sviluppo

Passo 3 : RAM - Assegnazione responsabilitàPrototipo

BICICLETTA

ProgettarePrototipo

CostruireParti

IdeareModello

AssemblareParti

ProgettareTelaio

ProgettareSistemi

CostruireSistemi

CostruireRuote

CostruireTelaio

ProgettareFreni

ProgettareCambio

CostruireFreni

CostruireCambio

CostruireRuote Ant.

CostruireRuota Post.

IdeareModello

AssemblareParti

ProgettareTelaio

CostruireTelaio

ProgettareFreni

ProgettareCambio

CostruireFreni

CostruireCambio

CostruireRuote Ant.

CostruireRuota Post.

DirezioneProgetto

DivisioneProgettazione

DivisioneProduzione

DivisioneRicerca & Sviluppo

Passo 4 : Schede Descrittive WP

SC – Studio dei concorrentiAE – Analisi delle Esigenze

Attività:

Le attività del WP devono essere svolte entro una settimana circa

Tempi realizzazione:

•Disegno del Modello con specifiche per la Progettazione•Documento Costi/Benefici

Prodotti di Output:

•Specifiche Generali•Ricerca di Mercato

Prodotti di Input:

1000€Costo:

Dott. Bianchi Divisione RISV – Ricerca & Sviluppo

Responsabile:

Svolgimento delle attività di Marketing, Design e scelta dei materiali che portino alla creazione di un prodotto innovativo e competitivo nel mercato delle due ruote ecologiche.

Descrizione:

IDMO - Ideare ModelloWORK PACKAGE:

SC – Studio dei concorrentiAE – Analisi delle Esigenze

Attività:

Le attività del WP devono essere svolte entro una settimana circa

Tempi realizzazione:

•Disegno del Modello con specifiche per la Progettazione•Documento Costi/Benefici

Prodotti di Output:

•Specifiche Generali•Ricerca di Mercato

Prodotti di Input:

1000€Costo:

Dott. Bianchi Divisione RISV – Ricerca & Sviluppo

Responsabile:

Svolgimento delle attività di Marketing, Design e scelta dei materiali che portino alla creazione di un prodotto innovativo e competitivo nel mercato delle due ruote ecologiche.

Descrizione:

IDMO - Ideare ModelloWORK PACKAGE:

Passo 5 : Reticolo Logico di progetto

Passo 6 : Gantt - Piano dei tempi Passo 8 : Piano dei costi/ricaviPasso 7 : Piano delle risorse

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La pianificazione delle Risorse

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La stima delle risorse di progetto riguarda:

– le persone che collaborano al raggiungimento degli obiettividel progetto;

– i beni (strumentali e materiali);

– i servizi utilizzati (infrastrutture, laboratori, logistica, servizi inoutsourcing e altri).

Tutte le risorse si traducono in costi e valori economici diimpiego.

Il raggiungimento di un obiettivo di progetto si ottieneattraverso l’impiego di risorse necessarie alla sua realizzazione.

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La stima delle risorse identifica, sulla base delle attività dasvolgere, quali siano le risorse adeguate, in che misura sianonecessarie e la loro disponibilità per il progetto, generalmente subase temporale e/o economica: in questa fase si utilizzanoesperienze e metodi di stima volti alla valutazione quantitativa delfabbisogno del progetto.

Il fabbisogno stimato va quindi confrontato con l'effettivadisponibilità delle risorse, sia in termini quantitativi chetemporali, in modo da verificare di avere la disponibilità dellarisorsa giusta nella misura e nel periodo necessari: vi sono, difatti,risorse a disponibilità illimitata e risorse a disponibilitàlimitata.

Il raffronto fra fabbisogno e disponibilità può evidenziare eventualisovraccarichi e/o sottocarichi; questi devono essere eliminati,per ottimizzare la pianificazione temporale delle attività, tramiteapposite procedure di livellamento risorse.

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I passi da seguire per effettuare una corretta pianificazione delle risorse sono:

Calcolo del fabbisogno delle risorse;

Verifica della disponibilità delle risorse;

Carico delle risorse,

Livellamento delle risorse a tempi limitati;

Livellamento a risorse limitate.

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0

1

2

3

4

5

6

7

1° sett 2° sett 3° sett 4° sett 5° sett 6° sett 7° sett 8° sett 9° sett 10° sett 11° sett 12° sett

Fabbisogno

ABCD

Durata Q.tà risorsa

7 sett.4 sett.

4 sett.4 sett.

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3

Calcolo del fabbisogno delle risorse Data fine progetto

TF=2

TF=3

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È importante riuscire ad identificare la disponibilità di ciascunatipologia di risorsa sul progetto con riferimento a:

• Periodo• Quantità disponibile nel periodo

Ulteriore punto di attenzione è l’identificazione dell’unità di misura.

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1

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1° sett 2° sett 3° sett 4° sett 5° sett 6° sett 7° sett 8° sett 9° sett 10° sett 11° sett 12° sett

Disponibilità

Verifica della disponibilità

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Carico delle risorse

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1° sett 2° sett 3° sett 4° sett 5° sett 6° sett 7° sett 8° sett 9° sett 10° sett 11° sett 12° sett

Fabbisogno

ABCD

Durata Q.tà risorsa

7 sett.4 sett.

4 sett.4 sett.

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3

Data fine progetto

TF=2

TF=3

Disponibilità

Sovraccarichi

Sottocarichi

Sovraccarichi Sottocarichi

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Livellimento delle Risorse a Tempi limitati

(Time Constrained Schedule)

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1° sett 2° sett 3° sett 4° sett 5° sett 6° sett 7° sett 8° sett 9° sett 10° sett 11° sett 12° sett

Fabbisogno

ABCD

Durata Q.tà risorsa

7 sett.4 sett.

4 sett.4 sett.

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3

Data fine progetto

TF=2

Disponibilità

Sovraccarichi

Sottocarichi

TF=1

Sovraccaricho

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Livellimento delle Risorse a Tempi limitati

(Time Constrained Schedule)

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1° sett 2° sett 3° sett 4° sett 5° sett 6° sett 7° sett 8° sett 9° sett 10° sett 11° sett 12° sett

Fabbisogno

ABCD

Durata Q.tà risorsa

7 sett.4 sett.

4 sett.4 sett.

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3

Data fine progetto

Disponibilità

Sovraccarichi

Sottocarichi

TF=2

Sovraccarico

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TF=1

Livellimento delle Risorse a Tempi limitati

(Time Constrained Schedule)

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1° sett 2° sett 3° sett 4° sett 5° sett 6° sett 7° sett 8° sett 9° sett 10° sett 11° sett 12° sett

Fabbisogno

ABCD

Durata Q.tà risorsa

7 sett.4 sett.

4 sett.4 sett.

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3

Nuova data fine progetto

TF=3

Disponibilità

Sovraccarichi

Sottocarichi

Ritardo

Sottocarico

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La pianificazione dei rischi

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La pianificazione dei rischi di progetto riguarda tutti queiprocessi tesi a:

– diminuire la probabilità e l’impatto di minacce o eventinegativi;

– ad aumentare la probabilità e l’impatto di opportunità oeventi positivi per il progetto.

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In un contesto strettamente progettuale, si considera rischiosoqualsiasi evento il cui accadimento abbia una determinataprobabilità di realizzazione.

A seconda che le conseguenze associate al suo verificarsirisultino sfavorevoli o al suo contrario, vantaggiose,l'evento viene definito, rispettivamente, minaccia oopportunità.

È compito del Responsabile di Progetto minimizzare gli effettiprodotti da eventi negativi (minacce) e, allo stesso tempo,massimizzare gli effetti prodotti da eventi positivi (opportunità).

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Il primo processo da attuare e’ quello dell`identificazione deirischi, che consiste nell’identificare tutti gli eventi, per quantopossibile, che possano avere impatti sul raggiungimentodell’obiettivo, e le loro cause.

Ogni rischio va descritto chiarendo le fonti (eventi, cause) che logenerano, i “segnali” con cui si manifesta, e gli effetti cheprocura: il risultato dell’identificazione dei rischi è un elenco, il piùesteso possibile, dei potenziali rischi di progetto; può esserecomodo disporre di elenchi di rischi tipici di progetto,soprattutto nel caso di un progetto simile ad altri svolti inprecedenza.

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Il valore di qualunque approccio in questa fase risiede nella suanatura metodica e nella capacità di ricercaresistematicamente i rischi all’interno dei diversi elementi delprogetto: per la sistematicità del metodo si possono analizzareseparatamente i diversi elementi della WBS, ipotizzando lediverse tipologie di rischio all’interno dei suoi diversi elementi odei suoi work package.

Possono essere utilizzate diverse tecniche, e, fra queste, ilbrainstorming (discussione di gruppo) è quella più utilizzata perla sua efficacia e flessibilità.

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Il processo successive e’ quello della valutazione dei rischi.

Questo processo inizia con l’analisi delle informazioni relative adun rischio, allo scopo di valutare sia la probabilitàdell’occorrenza del rischio che il relativo impatto sugliobiettivi del progetto (in particolare in termini di tempi, costi, equalità).

Una volta quantificati probabilità di accadimento ed impatto di unrischio, come conseguenza viene associato a quest’ultimo il suolivello di rischio: quanto sopra permetterà di concentrarel’attenzione, sia in fase di pianificazione (azioni preventive)che in fase di controllo del progetto (azioni correttive), suirischi più importanti.

Esistono diversi modelli, più o meno articolati e complessi, perquantificare probabilità ed impatto, fra cui ad esempio, il modellodi seguito proposto (matrice probabilità / impatto).

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Stimata la Probabilità (P) e l’Impatto(I) è possibile associare il Livello dirischio corrispondente.

Ad esempio, una probabilità mediaassociata ad un impatto altodetermina un livello di rischio alto.

IMPATTO

Livello di

RischioBasso

Livellodi

RischioMedio

Livellodi

RischioAlto

PRO

BA

BIL

ITA’

Bas

so

M

edio

Alto

Basso Medio Alto

Il livello di rischio può anchedeterminarsi in termini di:

Livello di rischio = P X I

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Esempio di matrice dei rischi

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La pianificazione dei costi

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Il budget di progetto è l’allocazione temporale dei costi, perverificare l’effettiva copertura degli stessi, e per garantire lacontinuità del progetto stesso nel tempo: il budget di progettocosì definito costituisce la baseline dei costi, rispetto alla qualesi potranno a misurare le future performance economiche in corsod’opera.

In relazione ai rischi valutati, il budget prevede riserveeconomiche, a disposizione del PM (“contingency”) o dellosponsor.

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Il budget di progetto, deve quindi fornire tutti gli elementinecessari a garantire la gestione finanziaria del progetto,cioè il reperimento dei fondi necessari, anche garantendo lasincronizzazione con i flussi di cassa durante il ciclo di vita delprogetto.

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Stima del Costo Totale del progetto, detto anche Budget AtCompletion (BAC) – Budget al completamento: si calcola comesomma dei costi di tutte le attività e dei costi indiretti associati alprogetto;

Esempio:

Costi indiretti = € 23.000Costo segreteria: € 5.400Costi di struttura: € 12.600 Costo di struttura esterna x collaudi: €5.000

Costi diretti = € 57.000

Totale costo progetto (BAC) = €80.000

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Stima della distribuzione temporale dei costi di progetto• Si calcola distribuendo nel tempo i costi delle attività di progetto• Rappresenta l’insieme delle previsioni dei costi di progetto nel

tempo

tempo

cost

i

€ 500

€ 1.500

€ 2.300€ 3.500

€ 9.400

€ 1.500€ 4.500

€ 1.000

€ 2.500€ 1.800

€ 2.500

BAC=€ 40.000

PV2=€ 33.000

T1 T2

PV1=€ 13.500

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Individuazione del piano dei ricavi di progetto.

Consiste in una pianificazione dei pagamenti da ricevere persostenere le uscite del progetto, a partire dall’individuazione dieventi fatturabili secondo apposite regole espresse nel contratto(che sono spesso coincidenti con le milestone previste).

Si rappresenta tramite una curva crescente (solitamente, unaspezzata), che rappresenta la stima dei ricavi di progetto neltempo.

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MP2

T2

R2 = € 11.500

Esempio di un Piano dei pagamentiMilestone con pagamento: MP1=€5.500; MP2 €6.000; MP3=€12.500; MP4=€11.000, Milestone Saldo = €11.000, Totale ricavo = € 46.000

tempo

rica

vi

T1

R1 = € 5.500

Tf

MS

RT = € 46.000

MP3

T3

R3 = € 24.000

MP4

T4

R4 = € 35.000Ipotesi: tempi di pagamento trascurabili

MP1

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CASH FLOW DI PROGETTOConfronto della curva di budget con il piano dei pagamenti;Evidenzia dei periodi di Fabbisogno e di Disponibilità economica;Analisi per ridurre l’area di fabbisogno.

tempo

Cos

ti/r

icav

i

T2 T3T1 T4 Tf

MS

RT = € 46.000

BAC = € 40.000Utile = € 6.000

Fabbisogno

Disponibilità

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Compito del Project Manager: ampliare i periodi di disponibilità eridurre i periodi di fabbisogno.L’obiettivo è ottenibile provocando ritardi nelle attività cheproducono costi, ma che non condizionano i ricavi.

tempo

Cos

ti/r

icav

i

T2 T3T1 T4 Tf

MSRT = € 46.000

BAC = € 40.000

Fabbisogno

Disponibilità

Utile = € 6.000