Premio FORUM PA 2017: 10x10 = cento progetti per cambiare la PA

Documentazione di progetto della soluzione:

Orchestratore di processi e atti amministrativi

del

INDICE

1. Descrizione progetto;

2. Descrizione del team e delle proprie risorse e competenze;

3. Descrizione dei bisogni che si intende soddisfare;

4. Descrizione dei destinatari della misura;

5. Descrizione della tecnologia adottata;

6. Indicazione dei valori economici in gioco (costi, risparmi ipotizzati, investimenti necessari);

7. Tempi di progetto.

DiDOC 4.0

Consiglio regionale della Puglia

1 Descrizione progetto

Il progetto DiDOC 4.0 - Orchestratore di processi ed atti amministrativi - nasce alla fine del 2016

dalla volontà del Consiglio regionale della Puglia di dotarsi di una

piattaforma WEB usabile, collaborativa, accessibile, open source,

interoperabile e tecnologicamente neutrale in grado di «orchestrare»

i processi amministrativi ed attuare una intelligente, efficace e parte-

cipata PA digitale senza carta, attraverso il paradigma dati - regi-

strazione - processo - ruolo. Infatti, si può affermare, anche se in ma-

niera fortemente schematica, che la Funzione Pubblica, ovvero tutti i

procedimenti e le azioni amministrative di una PA siano articolate in

atti e documenti (ovvero contenitori di informazioni e dati), che ven-

gono classificati o protocollati (registrazione) prima di essere immessi nei flussi procedimentali in-

terni/esterni (processi) ed essere lavorati da più soggetti fisici con specifiche funzioni e competenze

amministrative (ruoli).

Pertanto è possibile non solo redigere e firmare digitalmente Atti e Documenti Amministrativi di

qualsiasi tipologia ma anche e soprattutto, integrarli nei quotidiani processi gestionali dell’Ente at-

traverso l’uso di tecnologie innovative e di ultima generazione e dei vari strumenti collaborativi ed

integrati, come

Organigramma Funzionale per la creazione delle relazioni gerarchiche funzionali dell’Ente, le de-

leghe ad operare, su tutte le funzionalità del sistema o

parte di esse, nella logica del chi fa che cosa, le nomine

ad interim, impostate su intervalli temporali e sul con-

cetto di replica, le assegnazioni delle postazioni di lavoro,

la gestione dello storico e l’interrogazione dell’organi-

gramma funzionale dell’Ente e delle anagrafiche degli

utenti del sistema, garantendo l’interoperabilità anche con

altri software in uso. Per ogni singolo nodo o posizione

sarà possibile assegnare una serie di dati quali: dati ana-

grafici, sede di lavoro, postazione di lavoro, profilo informatico associato, foto, ecc., che identifi-

chino, ad esempio, una scheda riepilogativa utente.

Business Process Management and Notation (BPMN) per la creazione dell’iter che ciascuna

tipologia di documento amministrativo deve seguire con

l’indicazione degli attori e dei ruoli coinvolti,

coerentemente con i flussi procedurali dell’Ente.

Attraverso tale strumento sarà possibile e semplice

definire il workflow documentale, ovvero il suo flusso

operativo e, grazie alla completa integrazione con i

moduli Organigramma Funzionale, Compositore

Documenti e Digital Signer Solutions, sarà possibile

dematerializzare/digitalizzare completamente le

procedure ed i procedimenti amministrativi.

dati

registrazione

processo

ruolo

PA

DIGITALE

?

Pyramid

1.0.0.

Mario Rossi

Documenti UO

Inviati

In Arrivo

DiDOC IV

Config

DiDOC

Orchestratore di processi e atti amministrativi

WorkFlow

Iter Documento

Acquisizione

Assegnazione

Statistiche

Configuratore Fonti

Ricerca nel testo...

I Miei Documenti

Da Lavorare

Lavorati

Rispediti

Archivio

Firma Digitale

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Firma Digitale

Compositore informatizzato dei Documenti ammnistrativi, completamente integrato con stumenti di

editing avanzati e con il Digital Signer Solutions per-

mette:

• la redazione di un documento, definendone, eventual-

mente i possibili attori interessati (ruoli), il suo iter pro-

cedurale ed il Fascicolo Amministrativo di apparte-

nenza;

• l’impostazione di un modello, definendone, il layout,

lo stile, i campi testo/paragrafo fissi e quelli variabili, i

possibili ruoli firmatari interessati, il suo iter procedurale ed il Fascicolo Amministrativo di appar-

tenenza;

• l’uso di funzionalità avanzate per la compilazione automatica e/o facilitata di documenti prove-

nienti da uno specifico modello, dei campi testo/paragrafo definiti come variabili e con il supporto

di un glossario di termini e frasi che è possibile arricchire e personalizzare;

• l’evidenziazione di eventuali campi soggetti a privacy e non pubblicabili;

• la firma digitale (Firma Elettronica Avanzata) e/o olografa (mediante tablet o altri strumenti simi-

lari) di tutti gli attori coinvolti nella stesura ed approvazione dell’Atto digitale;

• la realizzazione di un modello tecnico-amministrativo di supporto alle procedure connesse al “ver-

bale di passaggio delle consegne” in caso di avvicendamento di personale responsabile nei vari

ruoli della struttura interessata

DiDOC 4.0 - Orchestratore di processi ed atti amministrativi - sarà iscritto nel Catalogo Nazionale

del RIUSO.

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POSTA

ELETTRONICAPROTOCOLLI

PEC

FATTURE PA

DETERMINE

DIRIGENZIALI

DELIBERE

U.D.P.

RSS

CARTELLE

CONDIVISE

Fonti Attive:

Firma Digitale

Riepilogo:

Documenti in Arrivo 324

Documenti Inviati 24

Documenti Annullati 11

Documenti da Assegnare 21

Documenti da Lavorare 3

Documenti Recenti:

Scadenziario:

16 2

1

2 Descrizione del team e delle proprie risorse e competenze

Avv. Domenica GATTULLI: è il Segretario Generale Consiglio regionale della Puglia, con

notevoli competenze sia legali che procedurali nell’ambito dei procedimenti e dei processi

amministrativi digitali.

Dott. Riccardo SANNA: è il Dirigente della Sezione Informatica e Tecnica del Consiglio re-

gionale della Puglia e Coordinatore per l’implementazione informatica di Amministrazione

Trasparente, con le sue idee e la sua visione ad ampio spettro nel campo dell’ICT dal 2000

continua a dar vita a iniziative e progetti di innovazione tecnologica per tutta la Regione Pu-

glia.

Dott.ssa Angela VINCENTI: è la Dirigente della Sezione Amministrazione e Contabilità e

Responsabile Unico dei Procedimenti delle gare condotte dal Consiglio regionale della Puglia,

esperta in materia di bilancio, contabilità e dei procedimenti amministrativi, dal 2012 ha av-

viato incisivi interventi per la digitalizzazione e la dematerializzazione di Atti e Procedure.

Dott. Vito PISCOPO: è il Responsabile dei Sistemi Informatici e Tecnici del Consiglio regio-

nale della Puglia, possiede elevate competenze nell’ambito infrastrutturale dei sistemi.

Dott.ssa Rita SPORTELLI: è l’Alta Professionalità del Servizio Bilancio del Consiglio regio-

nale della Puglia, possiede elevate competenze in materia di bilancio, contabilità e dei proce-

dimenti amministrativi.

Dott.ssa Giulia CALVANI: è la Responsabile della Gestione Documentale del Consiglio re-

gionale della Puglia, possiede specifiche competenze nell’ambito dell’archiviazione docu-

mentale a norma.

Società CADAN S.r.l.: dal 1992 risponde prontamente al processo di innovazione tecnologica

offrendo servizi e soluzioni ICT professionali, consistenti e ad alto valore aggiunto, coadiu-

vando proattivamente la PA nell’attuazione dell’Agenda Digitale 2020. Parte attiva ed opera-

tiva del Progetto DiDOC 4.0, contribuisce al gruppo di lavoro attraverso il decennale know-

how di:

• Ing. Carmelo TOMMASI: Direttore Tecnico e Project Leader dell’intero progetto Di-

DOC.

• Dott. Danilo TOMMASI: Amministratore Unico e Service Manager per l’Application Ma-

nagement del Progetto DiDOC.

• Sig. Andrea MEDEA: Responsabile dell’Unità di Coordinamento Direzione SIT e Service

Manager per l’Infrastructure Management del Progetto DiDOC.

• Dott.ssa G. MARRAFFA: Specialista di Controllo di Qualità e procedure ITIL e Respon-

sabile Sistema Qualità del Progetto DiDOC.

3 Descrizione dei bisogni che si intende soddisfare

Con il progetto DiDOC 4.0 si intende avviare un radicale intervento sulla gestione paperless degli

Atti e dei Procedimenti amministrativi digitali della PA, attuando una innovativa virtualizzazione del

paradigma dati - registrazione - processo – ruolo. Si realizzerà, pertanto, una piattaforma WEB usa-

bile, collaborativa, accessibile, open source, interoperabile, integrata e tecnologicamente neutrale, in

sintonia con le regole tecniche e le norme vigenti e tale da garantire:

la creazione facilitata e collaborativa di tutti i documenti e gli atti amministrativi;

la gestione e il monitoraggio dei flussi documentali, con replica dei flussi autorizzativi e buro-

cratici di Atti e Documenti dell’Ente;

l’apposizione della Firma Elettronica Avanzata, semplice e massiva, completamente integrata

all’interno della piattaforma e atta a garantire la validità giuridica degli Atti digitali;

l’interazione automatica con gli strumenti per l’accesso civico e gli obblighi di pubblicità, tra-

sparenza e diffusione di informazioni (Amm. Trasparente, Albo Pretorio on line, etc.);

la riduzione della carta e la razionalizzazione dei processi interni;

l’utilizzo di strumenti innovativi e rapidi di ricerca e di classificazione dei documenti;

l’erogazione di servizi pubblici digitali end-to-end efficienti, inclusivi, personalizzati e intuitivi

per tutti i cittadini e le imprese, in sintonia con il Piano di Azione dell’UE per l’eGovernment

2016-2017.

4 Descrizione dei destinatari della misura

I destinatari, quali utilizzatori diretti del progetto DiDOC 4.0, sono tutti gli Enti Pubblici e le loro

Strutture. Mentre i fruitori delle informazioni da esso elaborate sono tutti gli stakeholder (cittadini,

imprese, soggetti politici e titolari di cariche, Enti, PPAA, etc.).

5 Descrizione della tecnologia adottata

Il progetto DiDOC 4.0 è realizzato come Web Application garantendo, quindi, la funzionalità anche

al di fuori della rete LAN interna all’Ente at-

traverso connessioni internet protette, crip-

tate e accessibile da qualunque piattaforma

disponibile (PC, Tablet, Smartphone). Es-

sendo completamente realizzato secondo

l’architettura a Web Services, la nuova re-

lease si propone come un tassello fortemente

integrato nei Sistemi Informativi Regionali,

garantendo l’interoperabilità e la conformità

allo schema di cooperazione applicativa (re-

gionale e nazionale). Il progetto prevede

l’adozione di un modello architetturale, che

ottimizzi gli investimenti tecnologici già esistenti e proponga nuove tecnologie, architetture infor-

matiche e processi di IT business:

standardizzati all'Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali

secondo il modello SInCRo

aperti in conformità a standard e specifiche “aperte”

aderenti alla ISO-IEC 9126 in termini di scalabilità, affidabilità, usabilità, efficienza ed in

generale, a tutti gli aspetti qualitativi di un sistema software

conformi ai Modelli di Riferimento OAIS ISO 14721:2003 per le registrazioni elettroniche

ed alla loro conservazione sul principio di ininterrotta custodia.

L’architettura è basata su di un nuovo framework simile a quello proprietario PYRAMID®, composto

di una serie di librerie e template di sviluppo integrabili e richiamabili, come servizi web, dai princi-

pali linguaggi di programmazione.

6 Indicazione dei valori economici in gioco (costi, risparmi ipotizzati, investimenti necessari)

Il Consiglio regionale della Puglia ha una produzione media annua di circa 30.000 documenti, il cui

costo di gestione per conservazione in archivi, per trattamento, trasmissione e ricerca si aggira intorno

ai 13,5 Euro a documento.

L’incidenza del progetto DiDOC 4.0 è di circa 4 Euro a documento, mentre la sua attuazione pre-

vede risparmi pari ad oltre il 60% (circa 8 Euro a documento) e dovuti a:

riduzione dei costi di conservazione, trasferimento e movimentazione in archivi;

riduzione dei costi di trattamento, trasmissione e ricerca documentale;

riduzione dei costi della carta;

riduzione dei costi di iter documentale;

riduzione dei costi di “passaggio di consegne”;

ottimizzazione dei flussi “manuali” di caricamento dati in osservanza agli obblighi di pubblicità,

trasparenza e diffusione di informazioni (Amm. Trasparente, Albo Pretorio on line, etc.);

aumento dell’efficienza interna (miglioramento della produttività del personale, valorizzazione

del patrimonio informativo);

miglioramento della qualità dei servizi verso cittadini e imprese;

attenzione e cura all’ambiente.

Per gli Enti che dovessero ricorrere al “riuso” del progetto i costi sono limitati alle sole attività ge-

stionali della piattaforma rimanendo, però, i risparmi ipotizzati.

7 Tempi di progetto

Si riporta il Gantt relativo alla realizzazione dell’intero progetto DiDOC 4.0. il cui rilascio finale è

previsto per il 31/12/2017.