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ALLEGATO PER LA CHIUSURA DELL’ESERCIZIO FINANZIARIO 2010
OPERAZIONI FINALI - ATTI DI CHIUSURA. RELAZIONI FINALI DEI CENTRI DI RESPONSABILITA’.
ISTRUZIONI OPERATIVE
1. Le scadenze. .................................................................................................. 1 2. La verifica delle imputazioni ........................................................................ 6
2.1. Le partite di giro ................................................................................................................. 6
2.2. Partite compensate ............................................................................................................ 7
3. Le conciliazioni bancarie .............................................................................. 8
4. Gli adempimenti relativi ai residui................................................................ 9
5. Gli aspetti di contabilità economica e patrimoniale. .................................. 12
5.1. Le liquidazioni ................................................................................................................... 12
5.2. I ratei ...................................................................................................................................... 12
5.3. I risconti ................................................................................................................................ 13
5.4. Le fatture da ricevere. .................................................................................................... 15
5.5. La rilevazione delle giacenze dei buoni pasto per il personale. .............. 16
5.6. Interventi sui beni presenti nell’inventario beni mobili e/o immobili (Cespiti). .............................................................................................................................. 17
6. Le relazioni conclusive dei Centri di Responsabilità. ................................ 18
1. Le scadenze.
a) Determinazioni di accertamento o impegno. Verifiche di cassa - 31 dicembre 2010
È, come noto, il termine ultimo fissato dal DPR n. 97/2003 e dal Regolamento INPDAP
per la conclusione della gestione finanziaria dell’esercizio. Le determinazioni per accertare
entrate ed impegnare spese nell’esercizio 2010, fatte salve le eccezioni esplicitamente
Istituto Nazionale
di Previdenza
per i Dipendenti
dell’Amministrazione
Pubblica
DIREZIONE GENERALE DIREZIONE CENTRALE RAGIONERIA E FINANZA UFFICIO I - CONTABILITÀ, BILANCI E GESTIONE FINANZIARIA.
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evidenziate nel contesto della presente, devono, pertanto, essere adottate entro e non oltre
l’ultimo giorno lavorativo dell’anno.
Entro tale data, inoltre, i Centri di Responsabilità dove è attivo il servizio di economato
e cassa interna, ove non già svolta nel corso dell’ultimo trimestre, devono effettuare la verifica
alla cassa, ai valori ed alle scritture del cassiere redigendo l’apposito verbale ai sensi dell’art.
48, comma 4 del vigente Regolamento di Amministrazione e Contabilità dell’Istituto.
b) Ritenute erariali, previdenziali e IVA - 05 gennaio 2011
È la data entro la quale dovranno essere effettuate tutte le operazioni contabili (impegni,
accertamenti, registrazioni contabili e relativi storni o integrazioni) che riguardino – per
l’esercizio 2010 – le posizioni finanziarie relative alle trattenute per le imposte dirette, per le
ritenute previdenziali e per l’IVA delle operazioni sponsorizzate e degli acquisti
intracomunitari. Si ricorda che in questo caso il termine non ha solo un’indiscutibile valenza
operativa interna, ma è indicato per evitare operazioni tardive che possono rendere l’Istituto
passibile di sanzioni o dare luogo a versamenti d’imposta eccessivi.
Per le stesse ragioni sopra evidenziate, oltre tale data, non sarà, dunque, possibile
procedere all’effettuazione di operazioni contabili che riguardino qualsivoglia tipologia di
prestazioni istituzionali deliberate nel corso dell’esercizio 2010 e sulle quali gravino ritenute
erariali e simili (ad es. prestazioni di TFS o TFR deliberate nel corso dell’esercizio 2010 e non
ancora impegnate).
c) Giacenze buoni pasto e gestione residui approvvigionamenti - 18 gennaio 2011
Entro tale termine i Centri di Responsabilità comunicheranno all’Ufficio I della
Direzione Centrale Ragioneria e Finanza il valore delle giacenze dei buoni pasto per il
personale, acquistati e non distribuiti entro il termine dell’esercizio.
Ulteriori dettagli tecnici relativamente al corretto espletamento di tale adempimento di
fine esercizio sono contenuti nel successivo punto 5.5 della presente.
d) Gestione dei residui attivi e passivi - 31 gennaio 2011
È l’ultimo giorno per inserire nella procedura apposita i residui da ridurre o eliminare.
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Entro la stessa data tutti i Centri di Responsabilità dovranno inviare all’Ufficio I della
Direzione Centrale Ragioneria e Finanza, a mezzo posta elettronica, le determinazioni relative
ai residui, complete degli allegati K, degli allegati RR e della relazione tecnica, senza replicare
gli invii in posta ordinaria o via fax, anche alla luce di quanto disposto dalla Legge n. 244/2007
(legge finanziaria per il 2008). Tutta la documentazione ricevuta oltre la data indicata, per
motivi tecnici, non potrà essere presa in considerazione.
Si fa presente che anche quest’anno, è attiva la specifica funzionalità del sistema di
contabilità SAP che permette la produzione automatica degli allegati K ed RR, come
dettagliato nell’apposito manuale.
e) Estratti conto bancari e postali - 01 febbraio 2011
È la data entro la quale dovranno pervenire – come per ogni trimestre – gli estratti conto
bancari e postali corredati dai modelli C. Qualora le banche cassiere non dovessero inviare in
tempo utile gli estratti conto, si dovrà comunque provvedere all’invio dei sopra menzionati
modelli corredandoli con attestazioni sostitutive rilasciate dalla medesime e recanti la
consistenza del saldo bancario al 31/12/2010.
La spedizione, in tale circostanza, dovrà essere successivamente integrata con l’invio
degli estratti conto definitivi.
Si rammenta, in ogni caso, che i saldi bancari e postali sono consultabili on-line tramite
gli appositi servizi WEB messi a disposizione dalle banche cassiere e da Poste Italiane S.p.A.
I dirigenti dei Centri di Responsabilità di secondo livello assicureranno la puntualità di
tale adempimento. Il mancato invio comporterà, così come per gli scorsi anni, un’apposita
segnalazione alla Direzione Centrale Audit.
f) Eventuali operazioni di integrazione e rettifica in SAP - 04 febbraio 2011
È l’ultimo giorno per effettuare operazioni di integrazione e rettifica nel sistema SAP,
relativamente alla contabilità finanziaria (impegni, accertamenti, storni, integrazioni e
registrazioni contabili, salvo quanto indicato al punto b).
Gli impegni ed accertamenti integrativi in conto competenza 2010 dovranno essere
adottati tramite specifici atti determinativi recanti la data del giorno di effettiva adozione.
Nell’oggetto degli atti determinativi di che trattasi, oltre ai consueti elementi volti a sintetizzare
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le finalità dell’atto, dovrà essere riportata la dicitura “chiusura esercizio 2010: operazioni di
integrazione”. Le motivazioni dell’atto dovranno recare le ragioni della necessità di procedere
all’integrazione in conto competenza 2010 e attestare l’impossibilità di assunzione nell’anno
solare 2010 degli impegni o accertamenti in argomento.
Al riguardo, si evidenzia che nell’ambito delle operazioni di integrazione rientrano
anche gli accertamenti con contestuale liquidazione dei ratei di pensione non riscossi
nell’ambito dell’esercizio 2010, relativi a somme pervenute entro il 31/12/2010.
Gli storni necessari ai fini delle rettifiche di impegni ed accertamenti assunti in conto
competenza 2010 potranno essere adottati anche con nota in calce alla determinazione
originaria dell’impegno e/o dell’accertamento oggetto di rettifica, indicandone le ragioni. La
nota a firma del dirigente competente dovrà recare la data reale di apposizione nonché la
dicitura “chiusura esercizio 2010: operazioni di rettifica”.
g) Relazioni sull’esercizio 2010 - 11 febbraio 2010
E’ la data entro cui i Centri di Responsabilità di terzo livello provinciali, territoriali e
coincidenti con le strutture sociali dovranno fornire le proprie relazioni sull’esercizio (cfr.
punto 6 della presente) ai Centri di Responsabilità di secondo livello. Questi ultimi avranno
facoltà di anticipare o posticipare la scadenza per i Centri di Responsabilità di terzo livello che
ricadono nella loro sfera di competenza, fatto salvo in ogni caso il rispetto del termine di cui al
successivo punto h). Nulla dovrà essere inviato dai Centri di Responsabilità di terzo livello alla
scrivente Direzione.
h) Relazioni sull’esercizio - 28 febbraio 2011
Entro tale data tutti i Centri di Responsabilità di secondo livello devono trasmettere le
proprie relazioni sull’esercizio ai Centri di Responsabilità di primo livello (v. successivo
punto 6 della presente).
Si specifica che nessuna scadenza viene indicata per i Centri di Responsabilità di terzo
livello incardinati nelle Direzioni Centrali configuranti Centri di Responsabilità di primo
livello, poiché le tempistiche saranno valutate da questi ultimi in funzione delle proprie
esigenze e della propria organizzazione interna.
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i) Liquidazioni, ratei e risconti – 04 marzo 2011
Ultimo giorno utile per effettuare liquidazioni con data 31/12/2010 e per inserire nel
sistema SAP ratei, risconti e fatture da ricevere. Si ricorda che dovranno essere liquidati (con
data 31/12/2010) gli accertamenti per tutte le posizioni finanziarie e gli impegni per le partite
di giro.
Il sistema SAP non consentirà la liquidazione sull’esercizio 2011 degli accertamenti e
delle partite di giro provenienti dall’esercizio 2010.
l) Relazioni alla Direzione centrale di Ragioneria e riclassificazione dei residui attivi - 18
marzo 2011
Entro tale data i Centri di Responsabilità di primo livello dovranno inviare le proprie
relazioni alla Direzione Centrale Ragioneria e Finanza.
È inoltre la data per inserire nel sistema SAP il grado di esigibilità di ogni residuo
attivo, come descritto dall’articolo 39 comma 3 del RAC.
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2. La verifica delle imputazioni
Tutti i Centri di Responsabilità, preliminarmente alla data ultima del 04/02/2011 fissata
per le operazioni di integrazione e rettifica sulla contabilità finanziaria, dovranno porre in
essere un’attenta attività di controllo finalizzata al riscontro di eventuali errori di imputazione
contabile (ad esempio, correzione in parte corrente di poste in conto capitale, l’utilizzo di poste
correttive per recupero spese di acquisto di beni in occasione di recupero di spese per
l’acquisto di servizi, inversione delle tipologie di manutenzione, inversioni tra posizioni
finanziarie ecc.).
2.1. Le partite di giro
Tutti i Centri di Responsabilità dovranno assicurare l’equivalenza tra impegni e
accertamenti assunti in partita di giro nel corso dell’esercizio. Come già indicato per la
chiusura degli esercizi precedenti, l’equivalenza tra accertamenti ed impegni in partita di
giro dovrà essere assicurata a livello di posizione finanziaria1.
Costituiscono eccezione a tale principio, e pertanto non dovrà esserne assicurata
l’equivalenza, le partite di giro incardinate nelle seguenti posizioni finanziarie:
E41101* S41101*
E4110504 S4110504
E4110505 S4110505
E4110509 S4110509
E41106* S41106*
E41107* S41107*
E41108* S41108*
1 (es. gli impegni della posizione finanziaria S4110508 dovranno essere equivalenti agli accertamenti della posizione finanziaria E4110508 e gli impegni della posizione S4110501 dovranno essere equivalenti agli accertamenti sulla posizione E4110501)
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2.2. Partite compensate
Dovrà essere verificato che, in una determinata gestione, ad ogni partita debitoria nei
confronti di un’altra gestione corrisponda, in quest’ultima, un’equivalente partita creditoria nei
confronti della prima. (Ad esempio, se nella gestione 01 il conto 4901011201 presenta un saldo
avere per €uro 55, nella gestione 50 il conto 4901010101 dovrà presentare un saldo dare di
€uro 55). Si ricorda che negli esercizi precedenti si sono verificati casi di non conciliazione
delle partite compensate causati dallo storno parziale delle registrazioni per trasferimento di
valori capitali. Tali registrazioni debbono essere stornate in tutte e due le gestioni interessate.
Si suggerisce, nel controllo delle partite compensate, l’utilizzo dell’apposito report
attivabile con l’apposita funzione da azionare dal menù “Stampe - Sistema info.Contab.”.
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3. Le conciliazioni bancarie
Particolare attenzione dovrà essere posta da tutti gli uffici nel certificare l’esatto
ammontare delle disponibilità liquide esistenti al 31/12/2010 sui conti correnti bancari e
postali. In particolare, dovranno essere compilati i modelli C1, C2 e C3 di cui alla Disposizione
Operativa n. 1/2001, che saranno sottoscritti congiuntamente dal responsabile di Ragioneria e
dal Direttore, ed inviati entro il termine del 01.02.2011 insieme agli estratti in originale dei
conti correnti bancari e postali relativi all'ultimo trimestre dell'esercizio, al seguente indirizzo:
I.N.P.D.A.P. - Direzione Centrale Ragioneria e Finanza - Ufficio I Bilanci e contabilità
generale – Largo Josemaria Escrivà de Balaguer, 11 - 00142 ROMA.
Qualora il saldo contabile SAP al 31 dicembre 2010 sia diverso dal saldo comunicato
dalla Banca cassiera in pari data, le cause giustificative della differenza, specificate con
adeguata analiticità, dovranno essere indicate nei modelli C1, C2 e C3, precisando se alla data
della compilazione del modello C1 si è proceduto alla loro regolarizzazione o, in caso
contrario, i motivi che hanno impedito la stessa.
Per quanto concerne la compilazione del modello C1 al 31/12/2010, si raccomanda
particolare attenzione nella specificazione delle differenze esistenti fra il saldo contabile e il
saldo effettivo, utilizzando le tipologie già indicate nella nota prot. 1615/p.e. del 14 aprile 2006
(entrate da registrare, uscite da registrare, reversali ineseguite, mandati ineseguiti, altre partite).
Si ricorda che, nell’ipotesi in cui la differenza derivi da ordinativi 2010 non estinti dalle
banche cassiere e restituiti dalle medesime, gli uffici interessati dovranno tassativamente
richiedere l'annullamento degli stessi all’Ufficio I della Direzione Centrale Ragioneria e
Finanza a cui dovranno essere inviati gli ordinativi da annullare in copia debitamente
conforme all’originale (con esclusione di eventuali “ristampe”), insieme all’apposito modello
D, debitamente compilato e sottoscritto, in conformità alle disposizioni contenute nella nota n.
437 P.E. del 22.12.2000.
Infine, si sottolinea che per i conti correnti postali è necessario assicurare la
corrispondenza fra il saldo effettivo al 31/12/2010, risultante dall’estratto conto inviato da
Poste Italiane S.p.A. (o, se non ancora disponibile, dall’ interrogazione on-line), e il saldo
contabile (cfr. nota 1781 del 06/11/2006).
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4. Gli adempimenti relativi ai residui
Il percorso di miglioramento della qualità della rendicontazione trova uno snodo
fondamentale nella rappresentazione veritiera e corretta dei debiti e dei crediti dell’Istituto.
In ragione di ciò, la Direzione Centrale di Ragioneria, anche per l’esercizio 2010, sta
effettuando un monitoraggio sulla situazione residui dei Centri di Responsabilità del territorio,
invitando con specifiche e singole comunicazioni gli Uffici interessati alla definizione di tutte
le situazioni la cui persistenza appare insolita. Si ribadiscono, pertanto, nel seguito, alcuni
concetti chiave che dovrebbero orientare le decisioni dei colleghi dirigenti in tema di residui e
la cui corretta applicazione consente di evitare la formazione degli stessi o ne rende
obbligatoria l’eliminazione.
a) La formazione e il mantenimento di residui passivi vanno limitati ai soli impegni
conseguenti ad obbligazioni giuridicamente perfezionate, di cui debbono essere
chiaramente determinati i seguenti elementi: somma da pagare, soggetto creditore,
ragione. Ciò implica l’eliminazione di ogni residuo passivo e di ogni impegno 2010
adottato in carenza di uno di questi elementi;
b) Gli equilibri finanziari dell’Istituto risultano significativamente influenzati dall’entità dei
residui attivi iscritti in Bilancio. Conseguentemente, dovrà essere evitata la formazione di
nuovi residui attivi correlati a crediti per i quali non sia avvenuto un esatto
accertamento;
c) Un’attenta verifica della sussistenza dell’attualità degli impegni/accertamenti residui,
specie se particolarmente datati, costituisce specifica responsabilità dirigenziale;
d) Le modalità di perseguimento dei crediti, obiettivo individuato come prioritario nel
Piano industriale 2009-2011, è prescritto in maniera puntuale dal vigente Regolamento di
Amministrazione e Contabilità secondo le cui disposizioni, i titolari dei centri di
responsabilità dell’Istituto che hanno gestione di entrate curano, nei limiti delle rispettive
attribuzioni e sotto la personale loro responsabilità, che l’accertamento, la riscossione e il
versamento delle entrate siano effettuati prontamente e integralmente.
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Al di là dei principi sopra ricordati, con specifico riferimento alle operazioni a
rendiconto 2010, i dirigenti dei Centri di Responsabilità di ogni livello dovranno determinare
la consistenza dei residui attivi e passivi (esercizi 2009 e precedenti, esclusi i documenti
dell’esercizio 2010) da mantenere nella contabilità dell’esercizio e proporre, nella medesima
determinazione (una per gestione), le riduzioni e le eliminazioni da effettuare.
Le consistenze dei residui dovranno essere indicate a livello analitico nell’allegato RR
(la cui stampa è disponibile nel sistema SAP ).
Per quanto riguarda i residui da ridurre o eliminare dovranno essere indicati
nell’allegato K. Gli allegati K, da compilare con l’apposita funzionalità SAP, dovranno
contenere le singole partite da ridurre o eliminare.
Si ribadisce la necessità di fornire analitiche e congrue motivazioni da allegare alla
determinazione di consistenza dei residui. In particolare, le predette determinazioni devono
dare analiticamente conto dei debitori e creditori e delle ragioni sottostanti la radiazione dei
rispettivi debiti e crediti. Ciò impone la necessità che i Centri di Responsabilità alleghino alla
determinazione relativa ai residui, oltre ai consueti allegati RR e K, un’apposita relazione
dove sia analiticamente ricostruito, per ogni residuo eliminato o ridotto, il percorso
motivazionale sottostante, corredato dagli elementi fattuali e giuridici fondanti, attestando,
inoltre, in caso di eliminazione dei residui attivi, le azioni intraprese e l’impossibilità di
recupero del credito.
Nella precitata relazione, riguardo ai residui attivi e passivi riferiti a periodi precedenti
al 2002, il riaccertamento dovrà evidenziare, analiticamente per singola partita, la motivazione
che giustifica il mantenimento in bilancio della posta contabile.
Il dispositivo della determinazione dovrà essere conformato al seguente schema:
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Dove le riduzioni/eliminazioni si riferiscano ad accertamenti/impegni caratterizzati da
un cliente/fornitore SAP generico, i Centri di Responsabilità vorranno indicare nel campo testo
dell’allegato K le generalità del creditore/debitore, rappresentando all’Ufficio I della
Direzione Ragioneria particolari casi di criticità nella identificazione dei soggetti citati.
Con riferimento ai residui rappresentati da documenti derivanti dalla procedura di
approvvigionamento, si ribadisce l’invalicabilità del limite temporale del 31 gennaio per
l’inserimento in SAP, sottolineando l’impossibilità modificativa nei casi dove vi sia stata già
registrata l’entrata merce. I documenti derivanti dalla procedura di approvvigionamento,
pertanto, potranno essere proposti per il riaccertamento secondo le ordinarie modalità
preesistenti solo nell’ipotesi in cui essi non abbiano avuto seguito con l’entrata merce
definitiva. Si sottolinea il carattere tecnico e non organizzativo della scadenza fissata, con la
conseguente implicazione di non poter ammettere alla procedura di riaccertamento invii
tardivi, seppur adeguatamente motivati.
I residui attivi mantenuti dovranno essere ripartiti – entro il 18 marzo 2011. - nelle sei
classi di cui all’art. 39 comma 3 del RAC. Tale operazione dovrà essere effettuata con la
funzione SAP dedicata. In proposito si ricorda che l’attribuzione della classe “inesigibili” non
DETERMINA
- l’esatta consistenza dei residui al 31/12/2010 provenienti dagli esercizi
2009 e precedenti per la gestione……come da allegato RR che fa parte
integrante della presente determinazione;
- di classificare i residui attivi per grado di esigibilità come indicato nel
sistema SAP;
- di svalutare i residui della gestione nelle consistenze complessive per
capitolo risultanti dall’allegato K che fa parte integrante della presente
determinazione, in ragione delle motivazioni analiticamente addotte nella
relazione allegata.
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può costituire un’alternativa alla svalutazione. Questo giudizio dovrà essere riservato solo a
quei residui che è ragionevole presumere che non verranno riscossi ma per i quali sono in corso
azioni per ottenerne la riscossione. Le partite classificate come inesigibili nello scorso
esercizio, per le quali siano stati ultimati i tentativi di riscossione, dovranno essere eliminate
ovvero, in caso di esito positivo, attribuite ad una classe di rango superiore.
5. Gli aspetti di contabilità economica e patrimoniale.
5.1 Le liquidazioni
Dovranno essere create (con data 31/12/2010) le liquidazioni per tutti gli accertamenti
assunti nell’esercizio 2010 ed eventualmente non ancora liquidati. Per svolgere questa attività
più rapidamente è operativa un’apposita funzionalità SAP (liquidazioni multiple); le
liquidazioni possono essere comunque create con le usuali modalità. La stessa regola vale per
tutti gli impegni assunti in partita di giro che dovranno essere liquidati con data 31/12/2010.
Come già indicato, il termine per tale operazione è il 04/03/2011.
La regola appena indicata non riguarda gli impegni assunti su capitoli diversi dalle
partite di giro che dovranno essere liquidati solo nel caso in cui il corrispondente costo sia
maturato nel corso dell’esercizio 2010 e ricorrano i presupposti per la liquidazione di cui
all’art. 30 del RAC.
Per gli accertamenti ed impegni assunti e liquidati in conto 2010 la cui riscossione o il
cui pagamento debba avvenire in più soluzioni rimane d’ausilio la oramai nota funzione di
storno e ripartizione delle liquidazioni che consente il pagamento (incasso) parziale di una
liquidazione degli esercizi precedenti (ovviamente, già da gennaio 2011 le liquidazioni 2010
saranno frazionabili).
5.2 . I ratei
I ratei costituiscono specifiche scritture di integrazione finalizzate ad attrarre
nell’esercizio oggetto di chiusura quote di costo che di fatto sono già in esso maturate ma che
verranno rilevate posticipatamente nel corso del futuro esercizio.
Trattasi, normalmente, di costi connessi a spese aventi ad oggetto prestazioni di durata a
cavallo di due esercizi (ad es. pulizia, vigilanza, ecc.).
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Nel caso, dunque, di impegni adottati per l’intero importo nel corso dell’esercizio 2010
riferiti a servizi la cui fruizione avviene già in parte nel 2010 ma che proseguirà anche in parte
nel 2011, con conseguente produzione successiva di fatturazione e di annessa liquidazione,
occorrerà calcolare un rateo per la parte di valore inerente la competenza dell’esercizio 2010.
Il rateo calcolato dovrà essere acquisito a sistema eseguendo l’apposita funzione
all’interno del “monitor delle chiusure” che sarà attivato, come di consueto, nel mese di
gennaio con diramazione di specifica comunicazione.
Si rammenta, in proposito, che qualora al momento dell’inserimento dei ratei calcolati
all’interno del monitor delle chiusure non siano ancora state rilevate (nel corso dell’esercizio
2011) le liquidazioni degli impegni di spesa correlativi, dovrà essere utilizzata la specifica
opzione di acquisizione dei ratei “senza liquidazione”.
I dati relativi ai ratei prima di essere acquisiti a sistema devono essere preliminarmente
approvati con specifico atto determinativo dirigenziale di cui si riassume, a titolo
esemplificativo, il tenore della componente dispositiva.
DETERMINA - di acquisire, per la gestione……… (Se.Co. …), i ratei risultanti dalla seguente tabella:
Le determinazioni di acquisizione dei ratei devono rimanere agli atti degli uffici
adottanti e non devono essere inviati alla Direzione scrivente salvo specifica richiesta da parte
di quest’ultima.
5.3. I risconti
Doc. Impegno Doc. Liquidazione Rateo da acquisire(importo)
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I risconti costituiscono specifiche scritture di rettifica finalizzate a depurare il risultato
dell’esercizio oggetto di chiusura da quote di costo (o di ricavo) già in esso rilevate
anticipatamente, ma che in realtà riguardano fruizioni future che si realizzeranno nel corso del
successivo esercizio.
Casi tipici, ad esempio, sono rappresentati da canoni di locazione pagabili
anticipatamente rispetto all’effettivo periodo di riferimento o, ancor di più, da premi
assicurativi che, per intrinseca caratteristica dei contratti di natura aleatoria, devono essere
pagati in anticipo rispetto al periodo di copertura del rischio.
Nel caso, dunque, di impegni adottati nel corso dell’esercizio 2010 e riferiti a servizi
già integralmente liquidati nel corso dello stesso esercizio, ma la cui fruizione avvenga in tutto
o in parte nel futuro esercizio 2011, occorrerà calcolare un risconto per la parte di valore
inerente l’esercizio 20112.
I risconti (attivi o passivi) calcolati dovranno essere acquisiti a sistema eseguendo
l’apposita funzione all’interno del citato “monitor delle chiusure”.
I dati relativi ai risconti da acquisire a sistema devono essere preliminarmente approvati
con specifico atto determinativo dirigenziale di cui si riassume, a titolo esemplificativo, il
tenore della componente dispositiva.
DETERMINA
2 Ad esempio, si pensi alla rata per l’assicurazione di un immobile impegnata e liquidata ad ottobre 2010 per il periodo novembre 2010 – aprile 2011. L’impegno e la liquidazione avverranno per l’intero ammontare nel 2010, ma la quota relativa all’esercizio 2011 (pari a 4/6) costituisce un risconto attivo dell’esercizio 2010. Per contro, anche nel caso di accertamenti assunti e liquidati nel corso dell’esercizio 2010, ma aventi effetti sull’esercizio 2011 occorre procedere al calcolo di un risconto per riportare sull’esercizio 2011 la quota parte di ricavo di relativa pertinenza. Si pensi, ad esempio, al caso di fitti attivi bimestrali anticipati riscossi e liquidati il primo dicembre a saldo del periodo di locazione dicembre 2010 - gennaio 2011. In tale circostanza il calcolo da effettuare avrà come oggetto un risconto passivo poiché la rettifica sul risultato d’esercizio non riguarda la sottrazione di costi da rinviare al futuro, bensì la sottrazione di ricavi da rinviare al futuro
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- di acquisire, per la gestione………(Se.Co….), i risconti attivi e/o passivi risultanti dalla seguente tabella:
5.4. Le fatture da ricevere.
Le fatture da ricevere costituiscono, al pari dei ratei, un’ulteriore fattispecie di scritture
di integrazione finalizzate ad includere nel risultato dell’esercizio oggetto di chiusura costi
integralmente già maturati nell’ambito dello stesso ma aventi la loro conclamata
manifestazione in via posticipata nel corso del futuro esercizio.
Le fatture da ricevere, tuttavia, a differenza dei ratei, si rilevano nella circostanza di
beni o servizi interamente acquistati e fruiti nel corso dell’esercizio 2010, ma che discendono
da impegni da liquidare e da pagare nel corso dell’esercizio successivo. In altre parole,
l’utilizzo della funzione “fatture da ricevere” consente la misurazione di un costo di
competenza già maturato, ancorché non liquidato ed avente integrale e conclamata
manifestazione finanziaria nel corso dell’esercizio successivo. Anche l’apposita funzione delle
“fatture da ricevere” è resa disponibile all’interno del citato “monitor delle chiusure”.
Qualora, nel corso dell’esercizio 2011, al momento di rilevare le “fatture da ricevere”
per la chiusura dell’esercizio 2010 non siano stati ancora liquidati gli impegni correlativi, si
dovrà utilizzare la specifica opzione “senza liquidazione”.
Si precisa che gli impegni derivanti dalla procedura approvvigionamenti determinano la
valorizzazione automatica delle fatture da ricevere al momento dell’esecuzione dell’entrata
merce.
Doc. Imp/acc Doc. Liquidazione Risconto attivo/passivo da acquisire
(importo)
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Le fatture da ricevere inerenti gli acquisti gestiti tramite il modulo SAP
approvvigionamenti non vanno, pertanto, calcolate manualmente ed inserite nel “monitor delle
chiusure”.
Le fatture da ricevere riferite ad acquisti gestiti al di fuori del modulo
approvvigionamenti SAP prima di essere acquisite nel monitor delle chiusure devono essere
preliminarmente approvate con specifico atto determinativo dirigenziale di cui si riassume, a
titolo esemplificativo, il tenore della componente dispositiva.
DETERMINA
- per la gestione… (Se.Co. …) i valori delle fatture da ricevere risultanti dalla seguente tabella:
5.5. La rilevazione delle giacenze dei buoni pasto per il personale.
Indipendentemente dagli adempimenti relativi alle fatture da ricevere, si dovrà
procedere alla quantificazione ed alla rilevazione delle giacenze al termine dell’esercizio di
buoni pasto in custodia presso le funzioni economali di ciascun centro di responsabilità.
La transazione di acquisto dei buoni pasto per il personale determina infatti una
rilevazione del costo integrale degli stessi al momento della liquidazione dell’impegno
correlativo in favore dell’azienda fornitrice.
I buoni pasto acquistati nel corso dell’esercizio, tuttavia, non sono interamente
distribuiti al personale entro la fine dello stesso, sicché il valore dei ticket non distribuiti al
termine dell’esercizio e giacenti in cassaforte costituisce oggetto di rettifica del costo
integralmente rilevato al momento dell’acquisto, costo che invece va in parte sospeso e rinviato
al futuro esercizio.
La parte da sospendere e da rinviare al futuro esercizio costituisce un elemento
patrimoniale di cui l’istituto potrà disporre in futuro. Tale parte deve essere acquisita nello
Doc. Impegno Doc. Liquidazione Fattura da ricevere(importo)
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stato patrimoniale di fine esercizio tramite specifica scrittura da eseguirsi a cura della scrivente
Direzione.
L’onere operativo di ciascun Centro di Responsabilità sarà, invece, quello di calcolare il
valore d’acquisto dei buoni pasto giacenti in cassaforte al termine dell’esercizio e di darne
comunicazione all’Ufficio I della Direzione Centrale Ragioneria e Finanza, tramite invio per
posta elettronica dello specifico “modello T” che si allega alla presente, entro il termine ultimo
del 18 gennaio 2011.
Il valore di rimanenza dei buoni pasto al termine dell’esercizio va calcolato assumendo
come riferimento temporale l’ultimo giorno lavorativo dell’anno.
Il criterio di valutazione da adottare corrisponde semplicemente al valore d’acquisto (e
quindi non nominale) di ciascun ticket.
5.6 Interventi sui beni presenti nell’inventario beni mobili e/o immobili (Cespiti).
Attraverso la procedura degli Approvvigionamenti/Cespiti, dall’esercizio 2006, ogni
attività posta in essere sul sistema informatizzato dalla Direzione Centrale Patrimonio e
Investimenti o da un altro Centro di Responsabilità su beni mobili o immobili insistenti sul
rispettivo territorio determina variazioni della consistenza patrimoniale che influenzano il
risultato economico–patrimoniale della gestione.
Nel raccomandare il rispetto delle norme contenute nel RAC in materia di gestione
patrimoniale, si precisa che deve essere cura di ogni singola U.O. che ha in dotazione beni
mobili o immobili, acquisiti nel corso dell’esercizio 2010 o già annotati negli esercizi passati
nell’inventario informatizzato, assicurare la rispondenza dell’inventario ai beni effettivamente
in dotazione.
La rispondenza può essere accertata attraverso gli strumenti di “reportistica” messi a
disposizione dalla procedura. Eventuali anomalie della contabilità Cespiti o rettifiche da
effettuare sugli inventari dei beni mobili o immobili, derivanti da interventi non di natura
finanziaria e/o non direttamente gestiti dalla procedura dovranno essere comunicate alla
scrivente Direzione.
A tal fine la documentazione, i relativi provvedimenti e i documenti di carico e scarico
dell’inventario necessari per l’intervento dovranno essere inviati all’Ufficio I della Direzione
scrivente entro il 04 marzo 2011.
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Per quanto riguarda in particolare la sistemazione delle vendite avvenute nel corso del
2010 degli immobili, si precisa che sarà compito di ciascuna Direzione regionale completare le
operazioni di accertamento, liquidazione e riscossione delle somme sul corrispondente capitolo
E2110101 e di effettuare le sistemazioni delle somme provvisoriamente iscritte nelle partite di
giro. L’Ufficio I della Direzione scrivente è comunque a disposizione per fornire le necessarie
indicazioni sulla procedura da utilizzare e in merito all’utilizzo della transazione appositamente
creata nel sistema di contabilità (“Vendita multipla beni immobili” all’interno del menù Cespiti
– Movimenti Contabili – Beni Immobili - Vendita).
6. Le relazioni conclusive dei Centri di Responsabilità .
La funzione delle relazioni dei Centri di Responsabilità è quella di rendere conto
sull’andamento della gestione economico finanziaria condotta nel corso dell’esercizio
precedente. E’ necessario, pertanto, che in tali relazioni siano indicate, con un livello di
dettaglio tale da rendere ben comprensibili le scelte adottate, le dinamiche sottese ai fatti di
rilievo finanziario di maggiore e significativa consistenza chiarendone il senso gestionale e i
conseguenti riflessi finanziari.
Il processo di relazione al Rendiconto generale opera, come ormai noto, dal basso verso
l’alto partendo dai Centri di responsabilità di terzo livello verso i Centri di Responsabilità
territoriali di secondo livello. Questi ultimi riassumeranno ed integreranno le relazioni dei
Centri di terzo livello e relazioneranno ai Centri di Responsabilità di Primo livello secondo le
materie di competenza.
Si invitano i centri di Responsabilità di secondo livello territoriali ad inviare copia delle
relazioni, oltre che ai centri di primo livello anche alla Direzione Centrale Welfare e Strutture
Sociali ed alla Direzione Centrale Approvvigionamenti e Provveditorato, per il necessario raccordo
fra uffici della Direzione generale.
La Direzione Centrale Ragioneria e Finanza fornirà entro il 10 febbraio 2011 la
versione aggiornata dello schema uniforme utile per i Centri di responsabilità di secondo
livello per redigere la relazione.
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I Centri di Responsabilità di primo livello redigeranno le relazioni da inviare alla
Direzione Centrale Ragioneria e Finanza entro la data del 25 marzo 2011, fornendo, fra l’altro,
le informazioni maggiormente richieste dagli Organi, con particolare riguardo:
• all’evidenziazione della eventuale connessione esistente tra i valori finanziari risultanti dalle
rendicontazioni e l’attuazione degli indirizzi dell’Istituto;
• all’illustrazione dei motivi che hanno condotto, per le spese, a risultati finali che presentino
evidenti disallineamenti tra importi stanziati ed utilizzati. In particolare, per tutte le poste di
bilancio la cui sottoutilizzazione abbia comportato una non piena attuazione delle linee di
indirizzo, dovranno essere forniti elementi idonei a illustrare le ragioni causali delle mancate
utilizzazioni e ad esplicitare quali azioni di correzione i Centri di Responsabilità intendano
porre in essere.
• Le metodologie con le quali i Centri di Responsabilità di primo livello rileveranno i
fenomeni non finanziari (numero pensioni, iscritti ecc.) dovranno essere compatibili
con gli standard riconosciuti e utilizzati dalla Consulenza attuariale dell’Istituto.
In particolare per i Centri di Responsabilità di primo livello:
• per il centro di responsabilità Entrate, è necessario un accurata e approfondita
illustrazione relativa all’accertamento e alla riscossione delle entrate contributive,
con l’evidenziazione dei fattori determinanti e del loro rilievo specifico (dinamiche
contrattuali, comportamenti delle Amministrazioni, Enti ed iscritti, nonché andamenti
delle lavorazioni per riscatti, ricongiunzioni ed indennità ad onere ripartito),
specificando i motivi degli scostamenti dalle previsioni di bilancio e dagli obiettivi
finanziari del piano industriale;
• per il centro di responsabilità Previdenza, è necessario rappresentare il numero dei
beneficiari delle prestazioni, tutte le notizie di carattere strategico dei fenomeni di
propria competenza nonché l’influenza sulla dinamica della spesa delle disposizioni di
legge;
• per il centro di responsabilità Credito, Investimenti e Patrimonio, la descrizione
dei fatti di maggior rilievo della gestione creditizia e sociale, del patrimonio
immobiliare e dei risultati della gestione diretta delle unità da reddito. Parti importanti
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e significative di questa relazione riguarderanno le spese per l’informatica e quelle per
approvvigionamenti di beni e servizi;
• per il centro di responsabilità Risorse Umane, gli Organi di Controllo sollecitano
l'indicazione degli aspetti economico finanziari delle vicende contrattuali intervenute
nel corso del 2010, e la puntuale predisposizione del modello di rilevazione della
consistenza del personale, in servizio e in quiescenza e delle relative spese, come
previsto dal comma 1 dell’art. 60 del D. Lgs. n. 165. I facsimili di tale modello sono
allegati alla Circolare MEF pubblicata nel mese di febbraio di ciascun anno.
Infine, Tutti i Centri di responsabilità coinvolti rappresenteranno:
• le iniziative adottate per il rispetto delle normative di contenimento della spesa;
• il legame tra risorse umane e finanziarie impiegate ed ogni singolo obiettivo strategico sulla
scorta dei prospetti e delle ulteriori indicazioni che verranno fornite dalla Direzione scrivente.
ALLEGATO 2
Fatto ? Adempimenti Cfr. Circolare Scadenze
Verificare che non vi siano determinazioni per cui non siano stati adottati gli impegni o gliaccertamenti
punto 1 a) 31 dicembre 2010 - punto 1 a)
Verifica della cassa economale ultimo trimestre 2010 punto 1 a) 31 dicembre 2010 - punto 1 a)
Ultimazione operazioni afferenti ritenute erariali, ritenute previdenziali e IVA su eventisponsorizzati o su transazioni con altri paesi intracomunitari
punto 1 b) 5 gennaio 2011 - punto 1 b)
Compilare il modello per la rilevazione del valore d'acquisto dei buoni pasto in giacenza punto 5.5 18 gennaio 2011 - punto 1 c)
Verificare ogni residuo attivo/passivo e svalutare quelli attivi classificati come inesigibili inprecedenza (o aumentarli di rango)
punto 4 31 gennaio 2011 - punto 1 d)
Verificare che a sistema SAP i saldi finali 2009 dei conti 38* e 39* coincidano con quelliindicati negli estratti conto bancari e postali ed inviare modelli C
punto 3 01 febbraio 2011 - punto 1 e)
Verificare che non vi siano ordinativi ineseguiti da parte delle banche cassiere punto 3 01 febbraio 2011 - punto 1 e)
Verificare che non vi siano impegni o accertamenti 2009 da stornare o integrare punto 1 f) 4 febbraio 2011 - punto 1 f)
Verifica delle imputazioni punto 2 4 febbraio 2011 - punto 1 f)
Verificare che sulle partite di giro sussista, su ciascun articolo, equivalenza tra impegni eaccertamenti.
punto 2.1 4 febbraio 2011 - punto 1 f)
Verificare con l'apposito report SAP la quadratura delle partite compensate (es. in Enpas il saldodare del conto 4901010301 deve essere pari al saldo avere in Inadel del conto 4901010101)
punto 2.2 4 febbraio 2011 - punto 1 f)
Liquidare tutti gli accertamenti effettuati nell'esercizio 2010 punto 5.1 04 marzo 2011 - punto 1 i)
Liquidare tutti gli impegni in partita di giro punto 5.1 04 marzo 2011 - punto 1 i)
Quantificare ratei risconti e fatture da ricevere e predisporre le apposite determinazioni punti 5.2, 5.3 e 5.4 04 marzo 2011 - punto 1 i)
Riclassificare i residui attivi punto 4 18 marzo 2011 - punto 1 l)
Segnalare eventuali rettifiche da effettuare sui Cespiti che devono essere sistemate entro lafine dell'esercizio (che modificano la consistenza patrimoniale), come ad es. le rottamazioni,eventuali integrazioni/diminuzioni di valore, ecc.
punto 5.6 04 marzo 2011
Chiusura Contabilità 2010
