U-GOV Gestione ProgettiVerso il governo

dei progetti in Ateneo

White PaperMarzo 2010

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U-GOV Gestione Progetti Verso il governo

dei progetti in Ateneo

White Paper Marzo 2010

Titolo White Paper: U-GOV Gestione Progetti – Verso il governo dei progetti in Ateneo Marzo 2010 S3-1 Livello: pubblico Autori: Area Ricerca, Relazioni Esterne Audience: Direttori amministrativi, Prorettori dell’area Ricerca,

Dirigenti/Responsabili dell’area Ricerca, Capi Ufficio dell’area Ricerca

CINECA Consorzio Interuniversitario Via Magnanelli 6/3 40033 Casalecchio di Reno (BO) www.cineca.it Dipartimento Soluzioni e Servizi per l’Amministrazione Universitaria Relazioni Esterne Tel: 051-6171485 Mail: re.univ@cineca.it © CINECA, 2010-2011 Questo documento è fornito solo a scopo informativo e i contenuti possono essere modificati senza previo avviso. Questo documento non può essere riprodotto o trasmesso in alcuna forma o attraverso alcun mezzo elettronico o meccanico, per alcun scopo, senza previa autorizzazione da parte di CINECA.

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Indice

1. PER GOVERNARE LA REALIZZAZIONE DEI PROGETTI IN ATENEO ...................................5

2. LA GESTIONE DEI PROGETTI IN U-GOV ....................................................................................7

2.1. IL FLUSSO DI PROCESSO ............................................................................................................................................................7 2.2 TIPOLOGIE DI PROGETTO GESTITE E INTEGRAZIONE CON ALTRE AREE FUNZIONALI ..........................................................8 2.3 PRIMA VERSIONE DI GESTIONE PROGETTI................................................................................................................................9

3. U-GOV GESTIONE PROGETTI: DALLA CONFIGURAZIONE DEL PROGETTO ALLA RENDICONTAZIONE......................................................................................................................10

3.1 INNOVAZIONI E VANTAGGI OFFERTI NELLA CONFIGURAZIONE DEI PROGETTI ................................................................. 11 3.2 LE ATTIVITÀ DI GESTIONE: FUNZIONALITÀ DI RILIEVO ......................................................................................................... 14

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1. Per governare la realizzazione dei progetti in Ateneo

Nella definizione dell’articolazione funzionale dei moduli della suite U-GOV

rivolti all’ambito della Ricerca in Ateneo si è cercato di identificare quale fosse la

“catena del valore” e quali processi potessero trarre giovamento nell’essere

supportati da un sistema informativo.

Una prima ricognizione, tutt’oggi validata dalle attività di analisi requisiti in corso,

ha evidenziato un quadro disomogeneo in cui alcuni processi esprimevano forte

necessità di supporto di strumenti informativi, tanto da aver spinto molti atenei a

individuare soluzioni ad hoc, ed attività, pur essenziali, ma i cui aspetti di

processo non venivano evidenziati.

Il diagramma che segue rappresenta questa visione d’insieme dei processi della

“Filiera della Ricerca”.

Figura 1. Digramma dei Processi della filiera della Ricerca

Il perseguimento del mandato istituzionale per la ricerca scientifica, soprattutto

se orientato all’incremento qualitativo dei risultati e della produttività, deve

prevedere un processo di definizione degli obiettivi a cui destinare le risorse.

Sulla base degli obiettivi strategici da perseguire, gli attori possono procedere

nella pianificazione dell’impiego delle risorse e delle modalità migliori per il

raggiungimento degli stessi.

Programmazione e indirizzo

Pianificazione e selezione strumenti

Gestione attività e asset

Competenze

Catalogazione e valutazione risultati

Risorse

Sviluppo del patrimonio delle competenze e reinvestimento delle risorse

Valorizzazione risultati

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La visione d’insieme e gli obiettivi generali una volta declinati in attività operative

entrano nei processi gestionali dell’Ateneo.

Le attività di ricerca scientifica in Ateneo si realizzano in particolare con lo

sviluppo di progetti che rappresentano il motore di questa area funzionale.

I progetti di ricerca sono un ambito particolarmente complesso e in genere

richiedono la gestione di fondi erogati da terze parti. Esigono quindi un’attenta

gestione dei finanziamenti e un rispetto dei requisiti e dei vincoli contrattuali

predefiniti per lo sviluppo del progetto stesso.

Ogni Ateneo è quindi chiamato a predisporre i migliori sistemi e processi per

garantire che le attività di ricerca siano guidate da un’efficace ed efficiente

gestione dei finanziamenti a disposizione. Allo stesso modo l’Ateneo deve

monitorare l’insieme dei progetti attivati dalle proprie strutture e favorire

economie di scala attraverso il coordinamento di tutte le risorse coinvolte.

Di fronte a questo panorama gli strumenti informatici possono offrire concreti

vantaggi solo se garantiscono una copertura completa dei processi, integrando

informazioni e flussi tra le diverse aree coinvolte, quali ricerca, contabilità e

risorse umane.

Inoltre l’importanza strategica dei progetti non è limitata solamente all’ambito

della ricerca. Gli Atenei promuovono altre attività rilevanti tramite lo sviluppo di

progetti. La didattica si serve di progetti per l’attivazione dei nuovi corsi di

studio. La gestione delle risorse umane sviluppa progetti ad esempio per

pianificare la formazione del personale.

Allo stesso modo l’Ateneo definisce progetti per la manutenzione e lo sviluppo

delle infrastrutture, dell’edilizia, dei laboratori. Infine esistono progetti di vario

tipo che interessano attività strategiche, dai progetti legati ad attività marketing

ai progetti su ordine di terze parti.

Un sistema informatico non deve quindi limitarsi all’ambito della ricerca ma, per

quanto possibile, estendere il proprio dominio alla gestione di tutti i progetti

sviluppati dall’Ateneo.

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2. La gestione dei progetti in U-GOV

2.1. Il flusso di processo Il processo associato al ciclo di vita di un progetto, nella visione CINECA, può

essere rappresentato suddiviso in sei fasi rilevanti:

1. Notizia del bando

2. Presentazione della domanda di finanziamento in risposta al bando

seguita da un’eventuale negoziazione (tipica dei progetti di ricerca

europei)

3. Stipula del contratto

4. Attivazione del progetto

a. Definizione di sottoprogetti

b. Definizione del prospetto dei costi per il progetto ed i

sottoprogetti

c. Definizione del budget

5. Gestione del progetto

a. Innesco di cicli attivi e passivi, legati ad entrate finanziarie o

all’approvvigionamento di risorse

b. Coordinamento di risorse

c. Organizzazione di attività

6. Rendicontazione

In caso di progetti di ricerca, il risultato potrà confluire automaticamente nel

sistema di gestione del catalogo della produzione scientifica (U-GOV Catalogo e

Valutazione Ricerca). Una volta inserito nel catalogo, il risultato finale del progetto

potrà essere sottoposto all’iter di valutazione interno ed ai successivi processi di

valorizzazione della ricerca.

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Figura 2. Progetti di ricerca: flusso di processo

2.2 Tipologie di progetto gestite e integrazione con altre aree funzionali CINECA ha sviluppato U-GOV Gestione Progetti con l’obiettivo di fornire un

sistema flessibile che permetta all’Ateneo di definire una propria tassonomia

delle tipologie dei progetti che intende attivare. Questo consente quindi di

gestire progetti di varia natura: progetti di ricerca, progetti afferenti al mondo

della didattica (ad esempio i progetti didattici finanziati dal Fondo Sociale

Europeo), ed infine progetti appartenenti al mondo delle risorse umane (ad

esempio la gestione di progetti di formazione del personale interno dell’Ateneo).

La necessità di raggiungere una copertura completa degli aspetti di gestione di un

progetto, siano essi organizzativi che economico-gestionali, ha indirizzato inoltre

l’analisi verso un modulo che fosse “visibile” e interconnesso con l’area della

ricerca, l’area della contabilità e l’area delle risorse umane.

Pertanto il disegno originale di un insieme di funzionalità interne al sistema è

stato modificato promuovendo Gestione Progetti a modulo trasversale a tutte le

aree funzionali di U-GOV, come descritto dalla figura successiva.

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Figura 3. Relazione tra U-GOV Gestione Progetti e gli altri moduli del prodotto U-GOV.

2.3 Prima versione di Gestione Progetti Il modulo Gestione Progetti mira a coprire le diverse fasi del processo indicato

in figura 2, dalla pubblicazione del bando di finanziamento fino alla conclusione

del progetto.

La prima versione di U-GOV Gestione Progetti offre funzionalità a partire dalla

fase di creazione del progetto (fase n°4, riportata sopra nel paragrafo 2.1

“Flusso di processo”), fino alla sua rendicontazione (fase n°6). I passi

propedeutici alla stipula del contratto (fasi 1-3) saranno informatizzati nelle

successive release del modulo.

Quanto riportato in questo documento illustra dunque le funzionalità rilasciate,

legate alla fase di gestione vera e propria del progetto per il quale sia stato

stipulato un contratto.

Inoltre il modulo U-GOV Gestione Progetti si focalizzerà inizialmente sulla

gestione dei progetti di ricerca, siano essi interni, nazionali o europei ed in

particolare sugli aspetti specifici della gestione economica e della relativa attività

di rendicontazione. Anche se, come detto, è disegnato per una prospettiva più

ampia di progetti.

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3. U-GOV Gestione Progetti: dalla configurazione del progetto alla rendicontazione

U-GOV Gestione Progetti è uno strumento per coordinare interventi di natura

organizzativa e gestionale delle attività di progetto al fine di conseguire

efficientemente gli obiettivi di progetto e di operare un corretto controllo di

gestione.

Per i progetti di ricerca le “richieste” di enti finanziatori, cui l’Ateneo risponde,

sono dei bandi, che vincolano in maniera stringente gli aspetti organizzativi e

finanziari del progetto stesso. Pianificare una proposta progettuale, che risponda

agli elementi del bando, significa individuare macro attività e costi, che siano

quanto più possibile conformi ai vincoli del richiedente. Questo può essere

necessario anche nella ricerca di base o conto terzi quando emerga la necessita

di una riclassificazione della natura dei costi ai fini di una gestione uniforme

rispetto ai piani contabili.

Quando poi il contratto viene stipulato deve essere acquisito dal sistema di

gestione dei progetti e deve costituire un elemento di riferimento per la

valutazione dell’attività progettuale. In particolare un contratto prevede sia dei

risultati, che rispondano alle necessità del committente (sia esso interno od

esterno), ad esempio l’erogazione di appropriate forme di didattica oppure la

pubblicazione di articoli a fronte di una riuscita attività di ricerca, sia una

rendicontazione delle spese sostenute per l’esecuzione del progetto stesso.

Queste richieste, contenute nel contratto, dovranno essere acquisite dal sistema

di gestione progetti, che provvederà a impostare degli opportuni controlli per

garantire che siano soddisfatte.

Pertanto, da un lato il sistema si dovrà preoccupare di gestire gli aspetti

organizzativi, monitorando lo scadenziario del progetto, garantendo il

coordinamento e la gestione di eventuali partner e supportando al meglio la

pianificazione di risorse ed attività, dall’altro dovrà preoccuparsi di amministrare

le eventuali entrate, legate ai finanziamenti ottenuti e contemplati nel contratto,

e le spese sostenute per poter svolgere l’attività progettuale.

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Il sistema informatico così concepito rappresenta quindi uno strumento di

integrazione e collegamento tra l’organizzazione delle attività di progetto, le

richieste di risorse, che attivano opportuni cicli gestionali, e gli aspetti finanziari

del progetto stesso.

3.1 Innovazioni e vantaggi offerti nella configurazione dei progetti Di seguito sono evidenziate le funzionalità innovative proposte da U-GOV nella

gestione dei progetti:

- Strutturazione organizzativa disaccoppiata dalla gestione

finanziaria

Fino ad oggi i progetti erano considerati solo all’interno della Contabilità

come elementi di unità finanziarie, senza avere una loro identità a livello

di tutto il sistema informativo.

L’obiettivo di CINECA per il sistema U-GOV è stato di portare al di

fuori della contabilità i progetti, elevandoli ad entità a sé stanti

riconosciute all’interno delle diverse aree funzionali.

Il progetto è associato ad una o più strutture responsabili, che possono

essere Unità Organizzative dell’Ateneo (ad esempio uno o più

Dipartimenti) oppure enti esterni (INFM, INFN o CNR).

L’Unità Organizzativa a sua volta è connessa ad una o più unità contabili.

Questo legame consente di associare un progetto ad una o più Unità

Finanziarie e/o Analitiche e viceversa un’Unità Finanziaria e/o Analitica ad

uno o più progetti.

- Voci di costo, causali finanziarie, nature economiche

Ai fini della gestione finanziaria in U-GOV Gestione Progetti è

determinante la tipologia di progetto e l’Ente Finanziatore che

definiscono i prospetti dei costi, richiesti nella rendicontazione.

Catalogando i progetti in base alle diverse tipologie, questi “ereditano”

anche tutte le informazioni riguardanti il prospetto dei costi, le voci di

costo (attivabili in funzione delle caratteristiche del progetto) ed il flusso

informativo del progetto stesso. In corrispondenza di ogni voce, viene

anche imputato il budget annuale o pluriennale.

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Figura 4. Gestione finanziaria ed analitica del progetto in U-GOV

Per gli Atenei che al momento utilizzano CIA (sistema CINECA

precedente a U-GOV e dedicato alla gestione della contabilità)

l’associazione con la causale finanziaria, se noto il capitolo, consente di

determinare automaticamente anche la natura economica (Co.Ge.) della

spesa sostenuta, che permetterà l’associazione con il piano dei conti

Co.Ge. e dunque Co.An.

Separando i progetti dagli aspetti di natura contabile, il sistema

consentirà una più semplice gestione in termini organizzativi e di attività,

che può prescindere dalle caratteristiche finanziarie dei progetti, delegati

o delegabili a profili amministrativi.

- Sostegno ad un controllo più approfondito

In U-GOV Gestione Progetti è contemplata la possibilità di avere delle

macro voci di costo per gestire i casi in cui la modalità di

rendicontazione prevista dal finanziatore sia troppo generale. In questo

caso, per agevolare i controlli interni all’Ateneo, è possibile introdurre

una diversa ripartizione dei costi, utilizzando le voci di costo di progetto

e valorizzando le macro voci di costo con i dati richiesti per la

rendicontazione.

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- Reportistica strutturata in base alle richieste dell’ente

finanziatore

Nel Modulo sono previsti report impostati secondo le modalità di

rendicontazione richieste dal tipo di progetto. Questo permette di

monitorare ed evidenziare velocemente gli eventuali scostamenti delle

varie voci rispetto agli accordi definiti all’interno del contratto.

- Verso il controllo di gestione

In U-GOV Contabilità è possibile agganciare direttamente le voci di

costo del progetto alle voci del piano dei conti della Contabilità

Analitica, in modo tale da non dover passare necessariamente per la

Contabilità Finanziaria o per la Contabilità Generale.

- Flessibilità nel modello delle attività

Per alcuni tipi di progetto è fondamentale determinare una

“macrotipologia di attività” e delle “tipologie di attività” in base alle quali

presentare poi il prospetto delle spese.

Le attività associate ai progetti saranno organizzate in work package, che

saranno caratterizzati da una tipologia di attività. Anche nel caso dei tipi

di attività, la classificazione prevista dai bandi, cui rispondo i progetti,

può essere troppo generica, per cui è stato introdotto il concetto di

macro tipo attività, che mappa queste classi generali, nel caso in cui le

tipologie di attività non coincidano con quanto richiesto nel bando, ma

ne costituiscano una parte.

In U-GOV Contabilità, il progetto e i suoi work package sono

dimensioni analitiche trasversali che qualificano ogni singola scrittura

analitica di costo. Questo permette di estrarre direttamente dalla

contabilità i costi imputati sui singoli work package e, attraverso

l’associazione con le relative tipologie di attività, determinare il

contributo atteso dall’ente finanziatore.

- Gestione dei work package e integrazione con le Risorse

Umane

Quali ulteriori informazioni a corredo di un progetto (oltre ai diversi

responsabili) è possibile inserire la ripartizione in work package e in

attività. Queste informazioni sono obbligatorie se per il progetto è

prevista la definizione del budget per attività oltre che per voci di costo.

Per ogni work package e/o attività potranno essere definite le risorse

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umane assegnate ed il monte ore previsto in fase di budget. E’ possibile

indicare le risorse umane indipendentemente dalla posizione giuridica in

Ateneo, è sufficiente che siano censite nell’Anagrafe Comune di U-GOV.

3.2 Le attività di gestione: funzionalità di rilievo Con operazioni di gestione si intende indicare sia le operazioni di natura

contabile, che le attività legate all’approvvigionamento di risorse ed al loro

utilizzo, come ad esempio i timesheet per registrare l’impiego delle risorse

umane.

- Visione completa sull’andamento economico e finanziario del

progetto

Come detto, all’avvio di un progetto sono stanziati dei finanziamenti,

che, se provenienti da un ente esterno, innescano un ciclo attivo di

acquisizione di fondi.

Inoltre, a fronte di un progetto dovranno essere sostenute anche delle

spese e, come vedremo anche nel paragrafo successivo, queste

innescheranno dei cicli passivi, che culmineranno nella registrazione e

contabilizzazione di una registrazione COFI o COAN.

L’integrazione di Gestione Progetti con U-GOV Contabilità innesca i cicli

attivi e passivi legando in maniera univoca le entrate e le uscite ai

progetti e alle relative voci di costo. Per ogni registrazione contabile

(prenotazione, impegno, fattura e scrittura COAN) possono essere

specificati per la singola voce di dettaglio:

- in COFI il capitolo, la causale finanziaria (se prevista) e il

progetto

- in COAN il piano dei conti analitico, il progetto e, se necessaria,

l’attività di riferimento (work package).

Questa caratteristica permette al coordinatore del progetto di verificare

in ogni momento che la spesa vada effettivamente a “consumare” le

risorse allocate sul progetto ed in particolare che si stiano effettuando le

spese in maniera conforme a quanto pianificato nel budget.

Per individuare rispetto a quali voci le spese non sono conformi al

budget stanziato, in Gestione Progetti alcuni report riportano la relazione

tra budget e capitale speso sia per budget pluriennali, che per budget

annuali.

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Nel sistema U-GOV questi report sono disponibili in apposite sezioni

dell’applicativo, fruibili sia dai responsabili di progetto, che dall’operatore

amministrativo incaricato di registrare un eventuale documento

contabile.

Nel caso in cui U-GOV Gestione Progetti sia integrato con CIA, invece,

occorrerà fornire una visione al responsabile del progetto, fruibile dal

nuovo modulo, ed una serie di report integrati con CIA in cui si

evidenziano i rapporti tra lo speso ed il pianificato.

Per progetti in cui le spese devono essere classificate sia per voci di

costo che per attività (work package) è utile avere una vista della

ripartizione delle spese effettuate per queste due coordinate.

Per essere sicuri di registrare in maniera corretta il progetto e

l’eventuale attività queste informazioni devono essere riportate in tutti i

documenti gestionali, pertanto non solo a livello di fattura, ma anche di

richiesta d’acquisto ed ordine, ad esempio, oppure di richiesta di

missione.

In U-GOV l’immissione di dati completi nei documenti gestionali

consente il puntuale riscontro tra la spesa effettuata (o che si vuole

effettuare nel caso di richieste d’acquisto o di ordini) e quanto assegnato

alla singola voce di progetto nel budget presentato al finanziatore. In

U-GOV quindi i controlli sulla coerenza di una spesa con quanto

pianificato possono essere fatti ancor prima della registrazione contabile

del documento gestionale.

Il controllo è disponibile già al dettaglio della fattura (in realtà di qualsiasi

documento corrispondente) e dà luogo ad una segnalazione bloccante

oppure ad un warning, in funzione della modalità di configurazione del

sistema.

Per quanto riguarda CIA questi controlli di coerenza con il budget

possono essere fatti a posteriori verificando le spese mediante report

opportuni.

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- Preventivazione e consuntivazione dell’effort delle risorse

umane: il timesheet

Al fine di ottenere una corretta gestione delle risorse umane impegnate

sul progetto, il modulo offre la possibilità di definire per ciascuna di esse

il ruolo con cui ciascun attore coinvolto vi partecipa, le singole attività

(work packages o task) cui contribuisce ed il relativo effort previsto. A

partire dal monte ore stimato e dall’articolazione del progetto, la singola

risorsa può consuntivare le ore sul progetto confrontando il consuntivo

inserito, con lo stimato sull’attività di progetto. L’integrazione con il

Registro Lezioni ed il Diario di ESSE3, il sistema CINECA-KION per la

gestione degli studenti, permette di coprire l’intero arco di attività del

ricercatore rispondendo in questo modo al requisito degli enti

finanziatori di avere una reportistica completa delle attività delle risorse

umane coinvolte nei progetti.

- Rendicontazione economica e controllo di gestione

Di norma il finanziatore richiede dei momenti di verifica sullo stato di

avanzamento del progetto con cadenze prefissate. L’Ateneo, di

conseguenza, dovrà produrre specifici documenti, che dipendono dalla

tipologia del progetto, per delineare lo stato del progetto stesso.

Queste regole, oltre a definire le tipologie e gli schemi per i documenti

previsti, indicano in dettaglio quali sono le spese ammissibili (eleggibili) e

quali sono i criteri di rimborso delle singole spese.

Per riuscire a fornire le informazioni richieste in fase di rendicontazione,

occorre determinare i costi diretti ed i costi indiretti sostenuti per il

progetto e spesso per ottenere dei prospetti di spesa corretti è

necessario ricorrere al controllo di gestione.

U-GOV è in grado di gestire la rendicontazione di progetti

indipendentemente dallo schema di rendicontazione che si deve

adottare. In particolare l’integrazione di U-GOV Gestione Progetti con

U-GOV Contabilità Analitica diventa determinante nel caso di progetti che

prevedano una rendicontazione dei costi indiretti, per i quali appunto il

mezzo più naturale per valutarli è la contabilità analitica, integrata da

strumenti per il controllo di gestione.

Se per un progetto è richiesta una rendicontazione full-cost, come nel

caso dei progetti di ricerca europei, è necessario ricorrere ai moduli

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dell’area funzionale U-GOV Pianificazione e Controllo, che

consentiranno di applicare, alle registrazioni del sistema, opportuni

driver per il calcolo dei costi indiretti al fine di ricavare i costi non

direttamente associabili al progetto.

I costi diretti di un progetto sono facilmente individuabili, ad esempio

costi di viaggio, costi per acquisto di materiale consumabile, costi per

realizzazione di convegni. I costi indiretti, invece, necessitano di calcoli,

talvolta anche complessi, per l’esatta determinazione del loro

ammontare.

Per quanto riguarda i costi indiretti in U-GOV è possibile effettuare delle

riallocazioni su opportuni centri di costo, operando dei ribaltamenti sulla

base di alcuni driver “pre-confezionati” calcolati dal sistema U-GOV

Pianificazione e Controllo o da sorgenti extra-contabili.

Figura 5. Schema di ripartizione dei costi indiretti

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