COINVOLGERE, MOTIVARE E CENTRARE GLI OBIETTIVI

Il metodo del Project WorkEttore Turra

Trento, aprile 2015

ettore.turra@apss.tn.it

supportare i professionisti

• nell’analisi e precisazione di obiettivi “critici”,

d’integrazione tra ruoli e strutture

• per aiutarli a realizzare le attività richieste per

raggiungere gli obiettivi

OBIETTIVO

Limitata TEMPESTIVITÀ

nella definizione e condivisione degli obiettivi

gli obiettivi gestionali sono considerati poco fattibili a parità di

risorse e rispetto alla qualità clinica richiesta e pertanto vengono

“subiti”

ridotta possibilità di ottenere miglioramenti già nel corso

dell’anno e limitata capacità di prevedere dall’inizio quali

risultati complessivi saranno ottenuti

la gestione dei vincoli organizzativi ed economici limita / frustra

la propria dimensione professionale e le proprie aspettative di

sviluppo ed innovazione

- crescente integrazione degli obiettivi della rete ospedaliera

- necessità di maggiore integrazione Ospedale e Territorio

- forte cambiamento per realizzare i modelli di cura integrati

- difficoltà di conciliare risultati parziali e complessivi

Bassa MOTIVAZIONE dei professionisti

verso la responsabilità gestionale

Forte COMPLESSITA’ ed INTERDIPENDENZA

ESIGENZE CONCRETE

SOLUZIONI

mettere il clinico al centro del processo partendo dalle

migliori scelte cliniche possibili, ma anche ricercando, al suo

livello o ad un livello organizzativo superiore, le soluzioni

organizzative ed economiche migliori

anticipare il più possibile la definizione di un budget di alto

livello e lasciare tempo e spazio all’analisi nel merito ed alla

condivisione di obiettivi ambiziosi ma raggiungibili

passare dalla logica “a cascata” di “contrattazione + verifica” del

budget a una logica di supporto nella gestione della

complessità

Limitata TEMPESTIVITÀ

nella definizione e condivisione degli

obiettivi

Bassa MOTIVAZIONE dei professionisti

verso la responsabilità gestionale

Forte COMPLESSITA’ ed

INTERDIPENDENZA

Entrare nel merito delle questioni

cliniche evitando di restare su

posizioni generiche e di principio

Permettere ai professionisti di

misurarsi su target fattibili e

condivisi

Lavorare, già ad inizio anno,

sugli obiettivi specifici e gli

standard

Confrontarsi su criteri, standard

e fattibilità, ricercando un

equilibrio tra esigenze specifiche e

complessive, di breve e di medio

periodo

COINVOLGIMENTO TRASVERSALE DEI

PROFESSIONISTI A TUTTI I LIVELLI

e definizione di qualche “progetto” ingaggiante

OTTIMIZZAZIONE DEI TEMPI DEL PROCESSO DI

BUDGET

marzo - definizione del budget

giugno/luglio - prima revisione

INTEGRAZIONE TRA ASPETTI CLINICI E ASPETTI

GESTIONALI, tra strategia “dichiarata” dall’alto e

strategia “agita” dall’organizzazione

> RAGGIUNGIMENTO DEGLI OBIETTIVI A LIVELLO

COMPLESSIVO

ATTIVAZIONE DI INTERVENTI CORRETTIVI IN CASO

DI SCOSTAMENTI

BENEFICI

PROJECT WORK – PROCESSO (MACRO)

Linea

Project

Work

Obiettivo

individuato

Assegnazione

obiettivo

Pianificazione

di dettaglioMonitoraggio

Attività/risultati

Realizzazione

obiettivoChiusura

obiettivoRisultato

conseguito

Concetti, decisione

Revisione obiettivo /

Piano di attività

SAL

Feedback

Definizione

TO BE 2

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Direzione

• Definizione elementi macro

• Spalmatura macro obiettivi

sulle strutture coinvolte

Project Work

(gruppo di lavoro in aula)

• Definizione TO BE 1

• Verifica di coerenza con

obiettivo macro

Strutture Ospedaliere,

Distretti, Dipartimenti

PROJECT WORK – PROCESSO (MICRO)

La Direzione definisce obiettivi

generali aziendali e loro declinazione

sulle varie strutture coinvolte al fine

di avere macro obiettivi, macro

indicatori e linee guida di azione,

con una sommatoria di risorse

necessarie minore o uguale a quelle

disponibili.

•Analisi situazione attuale

(AS-IS), del contesto e delle

attività svolte (risorse, offerta,

domanda attesa, vincoli

qualitativi e quantitativi,

ecc…);

•definizione standard ottimali

di funzionamento clinico

organizzativo;

•confronto tra questi standard

e situazione attuale;

•identificazione delle

opportunità di miglioramento a

parità di risorse e attività;

•stima del risultato atteso

ottimizzato (TO BE 1).

Se questo target, ambizioso

ma fattibile, è coerente con gli

obiettivi ed i vincoli, il

processo è concluso.

Se il target non è coerente con gli obiettivi

ed i vincoli, è necessario definire degli

scenari alternativi (maggiori risorse,

riduzione di altre attività, cambiamenti

strutturali di medio periodo) e condividerli

con il livello superiore (TO BE 2).

• Analisi AS-IS e definizione

standard• Obiettivi complessi e di rete

Attuazione (monitoraggio e supporto)

SINOI macro obiettivi

sono coerenti?

Condivisione

MARZO

GIUGNO

I Modulo

2 mezze giornate

Analisi della

situazione,

definizione

opportunità di

miglioramento

(ambito) e obiettivi

progettuali

II Modulo

2 mezze giornate

Definizione

Soluzioni

e Piani di Attività

(metriche e

indicatori)

Verifica sul

campo:

•analisi,

•soluzioni

•Piano di

Azione

III Modulo

mezza giornata

Analisi degli Stati di Avanzamento dei

risultati e delle attività; analisi di

eventuali scostamenti; definizione

azioni correttive

Implementazione

progetto e

preparazione

Stato di

Avanzamento

(obiettivi e attività)

Validazione

Piani di

Attività

sulla base

dell’impatto

globale atteso

Monitoraggio

(coordinamento centrale)

Schematizzazione dell’intervento

Pianificazione

Settimana 1 Settimana 4

Settimana 20

Supervisione /

monitoraggio

•scostamenti

•attività a finire

(coordinamento centrale)

Febbraio

Giugno

Realizzazione della Rete Chirurgica

Il governo della domanda per particolari condizioni e gruppi di pazienti

Attuazione TAVI in Unità Operativa Cardiologia

Riorganizzazione Servizi Veterinari

Incremento appropriatezza delle prescrizioni farmacologiche nel rispetto del budget

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ESEMPI APPLICATIVI – casi selezionati

PROJECT WORK - REALIZZAZIONE DELLA RETE CHIRURGICA PROVINCIALE

Obiettivo: definire i criteri per una gestione uniforme del paziente chirurgico,

consolidare le azioni per ottimizzare la capacità produttiva della rete

chirurgica

Approccio: scelta delle condizioni da gestire; analisi della situazione attuale; definizione

degli standard di riferimento e dei target (R.A. ottimizzato, raggiungibile nel

corso del 2014) e elaborazione dei piani di azione (entro marzo)

Gruppo di lavoro:

professionisti del Dipartimento Anestesia e rianimazione; Ortopedico;

Chirurgico; Materno-infantile, Referenti dipartimentali, Direttori di struttura

ospedaliera

ESEMPIO APPLICATIVO – Integrazione Rete Ospedaliera

ESEMPIO APPLICATIVO – Integrazione Socio Sanitaria

PROJECT WORK - IL GOVERNO DELLA DOMANDA PER PARTICOLARI

CONDIZIONI E GRUPPI DI PAZIENTI

Obiettivo: sviluppare programmi integrati tra i servizi sanitari e sociali del territorio,

rivolti a facilitare l'accesso e la presa in carico delle persone con bisogni

complessi, nelle seguenti aree di fragilità e cronicità: disabilità (adulti e

minori), demenza, anziano fragile, dimissione protetta

Approccio: analisi del contesto di riferimento e scelta delle condizioni e dei gruppi di

pazienti da gestire; definizione dei programmi, degli standard e dei target

d’intervento; elaborazione dei piani di azione e dei risultati attesi nel 2014

(entro marzo), monitoraggio (entro giugno)

Gruppo di lavoro:

professionisti del territorio (Distretti), della rete ospedaliera (SOP), della

medicina primaria (MMG), dei servizi sociali (Comune di Trento)

dell’Integrazione Socio Sanitaria (Area di Governance)

RISULTATI

• coinvolgimento dei professionisti nello sviluppo degli obiettivi d’integrazione

(costruzione partecipata)

• approccio ritenuto utile dai partecipanti e consigliato ad altri colleghi

• ottimizzazione dei tempi di budget

• precisazione dei risultati attesi e indicatori di monitoraggio

• integrazione tra aspetti clinici e aspetti gestionali

Strategia dichiarata

Coinvolgimento interno Supporto dell’alta direzione

Strategia agita

CONCLUSIONI

• i metodi di programmazione “tradizionali” (top-down) sono poco utili per

pianificare le interdipendenze

• il coinvolgimento diretto dei professionisti è fondamentale

• approccio flessibile, applicabile ad ogni contesto “nuovo” e “trasversale”

• è stato diffuso, su richiesta dei professionisti, ad altri ambiti

• non richiede costi di implementazione

• “know-how” facilmente trasferibile all’interno o all’esterno di APSS